10 примера за изпълнителни резюмета и как да напишете свое собствено (с AI)

В свят, в който хората имат концентрация на вниманието на златна рибка (или по-малко), ние не отделяме време да четем дълги, подробни документи, освен ако не са ценни за нас. Как тогава да убедим читателя, че документът е ценен? Тук на помощ идва резюмето.

Какво е изпълнително резюме?

Резюмето е по-кратка версия на по-дълъг корпоративен документ. То обобщава основните точки на бизнес план, предложение или доклад, така че мениджърите да могат да се запознаят с най-важното и да прочетат повече за това, което е от значение за тях.

С други думи, версията tl;dr (твърде дълго; не прочетох).

📮ClickUp Insight: Наскоро открихме, че около 33% от работниците в сферата на знанието изпращат ежедневно съобщения на 1 до 3 души, за да получат необходимата им информация. Но какво ще стане, ако имате цялата информация документирана и лесно достъпна?

С ClickUp Brain на ваша страна, превключването между контексти става нещо от миналото. Просто задайте въпроса директно от работното си пространство и ClickUp Brain ще извлече информацията от работното ви пространство и/или свързани приложения на трети страни – и дори ще я обобщи, за да можете да вземете по-бързо решение!

📥 Нашият доклад за състоянието на комуникацията на работното място разбива данните и обяснява как да поддържате екипа си на една вълна.

Типичното изпълнително резюме включва:

Това може да варира в зависимост от целта, за която пишете резюме. Нека вземем за пример доклад за проект. Може да се наложи да замените предложеното решение и очакваните резултати съответно с решения за изпълнение и действително постигнати резултати. Или, ако пишете бизнес план, предложение за изследване или пазарен анализ, може да включите и методологията си.

Сега, когато вече знаете целта на изпълнителното резюме, нека видим как се пише такова.

Как да пишете изпълнителни резюмета и примери

Въпреки че резюмето е просто съкратена версия на по-дълъг доклад, то не е лесно за писане. То трябва да улавя същността на доклада, да очертае най-важните точки и да разкаже история, която е толкова убедителна, колкото и пълният доклад. Ето няколко начина, по които можете да постигнете това.

1. Идентифицирайте историята

Простото излагане на факти и данни не би било интересно за никого. Затова определете историята, която наистина оказва влияние върху живота на хората. Макар че термини от бранша като „оптимизация на работния процес“ или „контрол на разходите“ привличат вниманието на хората, те не разкриват истинската история зад вашите усилия. Фокусирайте се върху последната.

Ако пишете изпълнително резюме на проект в областта на разработката на софтуер, можете да започнете с това, което е важно за читателя, както следва.

През 2020 г. голямата търговска верига управляваше запасите си чрез електронни таблици. Така че, когато клиент попиташе дали даден продукт е на склад, служител трябваше да пресече магазина с площ от 5000 кв. фута, за да провери, често с клиента в съпровождение. Новата цифрова система за управление на запасите ABC записва входящите и изходящите запаси онлайн в реално време. Служителят може да провери и потвърди за секунди. По-важното е, че самите клиенти могат да проверят на всеки от 25-те киоска в магазина.

2. Донесете данните

Макар че историята е по-важна, данните не са безполезни. Точните и релевантни данни помагат за установяване на достоверност. Следващата ви секция може да гласи следното в примера за цифровата система за управление на запасите ABC.

От внедряването на системата за управление на запасите ABC, големият търговец на дребно отбелязва: 85% намаление на времето, необходимо за проверка на запасите, 75% намаление на времето, необходимо за намиране на местоположението на запасите.

3. Разширете ползите

Данните показват, че е налице реално подобрение. За да може читателят да разбере неговото въздействие, обаче, трябва да обясните ползите. Това може да стане с помощта на реални сценарии или дори цитати. Например:

Адриан, мениджърът по обслужване на клиенти в магазина в Сентрал Парк, казва: „Сега, отвсякъде – от киоск, от касата или от мобилния си телефон – мога бързо да проверя наличностите и да потвърдя, че имаме продуктите, от които клиентът се нуждае. Виждам, че клиентите са доволни, че получават отговорите си незабавно. ”

Можете да използвате и данни за тази цел. Например, можете да обясните как намаленото време за проверка на запасите е повишило производителността на персонала, удовлетвореността на клиентите или приходите на компанията. Или можете да включите вашите предложения тук. Въз основа на вашите наблюдения, обяснете методологиите за подобряване на процесите, които препоръчвате.

4. Завършете с убедително заключение

Това е моментът да завършите историята. Тук разкажете как вашият проект е довел до промени в настоящето и подготвя още по-проспериращо бъдеще. Това може да бъде нещо като:

Системата за управление на запасите ABC бележи първата стъпка в пътя на дигиталната трансформация на търговията на дребно. До второто тримесечие на следващата година ще свържем решението за магазините с платформата за електронна търговия, за да осигурим 360-градусова видимост на състоянието на запасите. Това ще позволи и създаването на нов канал за продажби под формата на „Купи онлайн, вземи от магазина“ (BOPIS), което ще даде възможност за изпълнение на поръчките в същия ден.

Най-добри практики за писане на изпълнителни резюмета

Докато пишете своето резюме, ето някои най-добри практики, които трябва да имате предвид.

Бъдете кратки и ясни: Дължината може да зависи от доклада, който обобщавате, но е най-добре да се ограничите до една страница, за да се чете бързо. Избягвайте клишета и жаргон; направете го лесен за четене. Кратък бизнес план от по-малко от една страница е най-доброто първо впечатление, което можете да направите.

Фокусирайте се върху целевата аудитория: Не всички изпълнителни резюмета се четат от бизнес мениджъри. Често може да искате да адресирате резюмето си към колеги, доставчици, партньори или дори тийнейджъри. Познавайте целевата си аудитория и адаптирайте изпълнителното резюме според нея.

Използвайте подходящия инструмент: Разбира се, можете да използвате Notepad или Word doc, за да напишете вашите изпълнителни резюмета. Но подобрете резултатите си с модерна софтуерна програма за документи като ClickUp Docs.

Изберете подходящ шаблон: Ако пишете изпълнително резюме за първи път, ние сме тук, за да ви помогнем. Използвайте един от шаблоните за изпълнителни резюмета или шаблоните за писане на съдържание на ClickUp и започнете работа.

Възползвайте се от AI: Ако сте подготвили добре своя доклад, можете да напишете обобщението си много по-бързо с помощта на един от многото AI инструменти за писане. Например, ClickUp Brain предлага опция за обобщение с едно кликване директно в ClickUp Docs.

Какво още? ClickUp Brain ви подпомага при генерирането на нови идеи, писането на първите чернови на вашите изпълнителни резюмета и тяхното коригиране за по-голяма сигурност.

10 примера за изпълнителни резюмета

След като обсъдихме теорията на писането на изпълнителни резюмета, нека разгледаме няколко примера, за да видим как изглежда това на практика. Ето десет примера, от които можете да се поучите или да следвате.

1. Изпълнително резюме на доклада на борда

Периодично бордът очаква да види доклад за представянето на организацията. Обикновено различните отдели изготвят свои доклади, които се обединяват в доклад за борда. Ефективно изпълнително резюме на този доклад би включвало следното.

Този шаблон за обобщение на доклад на ClickUp Board събира всички тези аспекти, за да можете да започнете веднага с изготвянето на своето обобщение. Можете да персонализирате този безплатен шаблон за обобщение според вашите нужди и да попълните данните по подходящ начин.

2. Пример за резюме на изследователски доклад от McKinsey

McKinsey, една от водещите консултантски фирми в света, публикува десетки изследователски доклади годишно. За всеки от тях те пишат изпълнителни резюмета, често наричани „накратко“.

В този доклад, озаглавен „Производителност чрез хората: Превръщане на човешкия капитал в конкурентно предимство“, резюмето използва двустранен подход. То представя ключови идеи в текст на една страница и данни в инфографики на следващата.

Информация в текста: Докладът започва с директно представяне на основната цел на изследването. По-долу са първите няколко изречения.

Как развитието на талантите се отразява на финансовите резултати на фирмите? Това проучване установява, че компаниите, които се фокусират едновременно върху развитието на човешкия капитал и неговото добро управление, имат предимство по отношение на резултатите.

В тази секция са обобщени основните изводи от проучването. Заглавията на всяка секция са представени с удебелен шрифт, което улеснява читателя да ги прегледа.

Данни във визуални елементи: След текстовата част следва инфографика с ключовите заключения от данните. На една страница тя представя по атрактивен начин всички графики, които са от значение за читателя.

В рамките на две страници McKinsey предоставя на читателя обща представа за това, какво да очаква от 40-страничния документ, съобразен с целевия пазар.

Можете да прочетете резюмето на този доклад на уебсайта на McKinsey.

3. Изпълнително резюме на доклад от проучване на ООН

Докладът за адаптационната пропаст за 2023 г. на Програмата на ООН за околната среда е доклад от 112 страници с доста подробно резюме, което се простира на осем страници. Дълбочината на информацията и сериозността на разгледаните теми изискват разширено резюме.

Въпреки това, авторите полагат всички усилия, за да го направят привлекателен с комбинация от типография, дизайн и графики. Той започва със следното.

Въпреки ясните признаци за ускоряване на климатичните рискове и въздействия в световен мащаб, недостигът на финансиране за адаптация се увеличава и в момента възлиза на между 194 и 366 милиарда щатски долара годишно. Нуждите от финансиране за адаптация са 10–18 пъти по-големи от настоящите международни публични финансови потоци за адаптация – поне 50 % по-високи от предишните оценки.

На следващите страници са представени графики, които илюстрират основите на тези ключови заключения.

4. Изпълнително резюме на доклада за изпълнението на проекта

Всеки проектен мениджър създава отчети за изпълнението в края на всяка седмица, месец или тримесечие. Те обикновено включват проследяване на задачите, изразходвани ресурси, изразходвано време и др.

Макар че това може да бъде записано в списък, представянето на тази информация под формата на слайд с визуални елементи е много по-ефективно.

Един от начините да постигнете това е да използвате шаблоните за резюме на проекти на ClickUp, които предлагат специално проектирани шаблони за различни цели, свързани с управлението на проекти.

Другият начин е да използвате динамичните отчети в таблото за управление на ClickUp, което обединява всички ключови показатели и ги актуализира в реално време, за да можете да ги споделяте с всеки, с когото желаете.

5. Шаблон за обобщение на отчета за заплатите

Екипите по управление на човешките ресурси или персонала създават отчети за заплатите, обикновено в електронни таблици, за всеки период на плащане – на две седмици или месечно. Тези данни са полезни и за изготвянето на финансови прогнози. Висшите финансови ръководители често създават обобщения на критична информация, като например:

Шаблонът за обобщаващ отчет за заплатите на ClickUp може да ви спести време, като автоматично събира всички relevante данни от платформата. Когато данните не са налични в ClickUp, можете да маркирате всеки текст, за да @споменете членовете на екипа, които могат да попълнят правилната информация.

След като приключите, можете да актуализирате настройките на документа за контрол на достъпа и да го споделите незабавно с мениджърския екип.

6. Ръководство за стила на съдържанието на Mailchimp tl;dr

Описанието на компанията или начинът, по който тя се представя, често е важно, за да се отличи на пренаселения пазар. Mailchimp се отличи със своя стилов наръчник. Наръчникът е изчерпателен и се използва широко от по-малки екипи за съдържание, които все още нямат свой собствен.

Mailchimp го е направил публично достъпен под лиценз Creative Commons Attribution-NonCommercial 4. 0 International, за да може всеки да го адаптира според нуждите си.

Въпреки че всяка секция в това ръководство за стил е интересна и ценна, за целите на тази статия искаме да обърнем вниманието ви към секцията tl;dr, която действа като квази-изпълнително резюме.

Това е списък с седем подраздела, който подчертава основите на стила на писане на Mailchimp.

Удивителното в тази кратка версия е нейната простота. Дори без визуални елементи, инфографики или диаграми, тази страница предоставя на читателите реално и приложимо резюме на целия стилов наръчник.

7. Бележки към версията на ClickUp

Когато говорим за резюме, почти винаги си представяме по-малка версия на целия документ. Но не е задължително да е така.

За екип от софтуерни инженери бележките към версията са нещо като резюме на всички промени/ъпгрейди, направени в най-новата версия.

Вземете за пример бележките към версия 3.04 на ClickUp. Всяка версия получава:

Тези бележки за версията информират потребителите и разработчиците за най-новите ъпгрейди на платформата ClickUp, без да ги претоварват с подробности.

8. Заглавието и описанието на статия в списание „Ню Йоркър“

Списание „Ню Йоркър“ публикува 10 000-думов профил на Джефри Хинтън, компютърен учен и когнитивен психолог, в броя си от 20 ноември 2023 г., озаглавен „Метаморфоза“. Дори в подкаст форма, той е с продължителност над 60 минути.

Когато беше публикувано онлайн, се нуждаеха от заглавие и описание, които да обобщават статията по начин, който да привлече вниманието на непрофесионалния читател да кликне и прочете. Заглавието улавя основния конфликт, разгледан в статията. Описанието представя главния герой.

Макар че това обикновено не е това, което бихме категоризирали като изпълнително резюме, то е фантастичен пример за улавяне на същността на дълъг член с няколко силни думи.

Това резюме служи като вдъхновение за авторите, независимо от темата, по която пишат, да обобщят основните си тези не само кратко, но и убедително и атрактивно.

9. Изпълнително резюме на доклад от проучване на Харвард

През пролетта на 2019 г. Харвардският университет проведе първото си проучване за културата в кампуса. Изпълнителното резюме на доклада за отговорите от проучването е много интересно четиво. То е и чудесен пример за това как да се представят честно и автентично ключовите заключения, дори и неприятните.

Изпълнителното резюме е честно в много аспекти. То признава, че:

В края на това резюме се очертават конкретните стъпки, които Харвард ще предприеме, за да отговори на тези реакции от страна на общността.

Проектните мениджъри могат да използват това като вдъхновение за работа с изпълнителни резюмета на проекти, които са се провалили. То помага на лидерите да поемат отговорност за случилото се и да изградят системи за предотвратяване на бъдещи грешки.

10. Мета резюме с ClickUp Brain (собствената AI на ClickUp)

Не всички изпълнителни резюмета трябва да бъдат написани ръчно от вас. Безплатен шаблон за изпълнително резюме също е нещо, което си заслужава да проучите. Много инструменти го предлагат. Десетки AI инструменти за автоматизация могат да обобщят текст за секунди.

Ето какво ни отговори ClickUp Brain, когато въведохме горния текст и поискахме обобщение.

С ClickUp Brain можете да изберете тона (професионален, прям, вдъхновяващ, оптимистичен, неформален, уверен, приятелски или хумористичен) и креативността (ниска, средна и висока), за да персонализирате резюмето според вашите нужди.

И това не е всичко! За проектните мениджъри и бизнес лидерите ClickUp Brain предлага широка гама от инструменти за писане и обобщаване на документи за обхвата, проектни брифинги, дневен ред на срещи, работни задания, въпроси за проучвания и др.

Можете да маркирате хора, за да ги поканите да дадат мнение или обратна връзка. Можете също така да превърнете коментарите в задачи и да ги управлявате без усилие, всичко на едно място.

Никога не сте използвали AI за писане? Няма проблем. Ето няколко шаблона за AI, с които можете да започнете веднага.

С персонализиран AI асистент, съобразен с вашата роля, можете да работите по-бързо, да пишете по-добре, да стимулирате творчеството си и да бъдете значително по-продуктивни.