أبلغ 71% من الموظفين عن شعورهم بالتوتر في العمل، وفقًا لجمعية علم النفس الأمريكية استبيان العمل والرفاهية . لا يقتصر الأمر على الإرهاق الذهني فقط - فقد أفاد 44% من العاملين بأنهم يشعرون بالإرهاق الجسدي.
واستجابة لذلك، بدأت الشركات في طرح امتيازات الموظفين مثل الإجازة غير المحدودة وأسابيع العمل لمدة أربعة أيام لحثهم على أخذ قسط من الراحة.
ومع ذلك، فإن المواطن الأمريكي العادي (مع إجازة غير محدودة من العمل) يأخذ فقط 10 أيام إجازة سنويًا
قد تقول الشركات: "هيا، خذوا تلك الإجازة!" لكن الواقع التشغيلي غالبًا ما يجعل من الصعب على الموظفين الانفصال عن العمل وإعادة شحن طاقاتهم بالكامل. أعباء العمل المرهقة، ووصمة طلب الإجازة، وعوامل أخرى تجعل الموظفين يخجلون من طلب الإجازة.
الحل: عملية موحدة لطلب الإجازة - مع نموذج (نماذج) طلب الإجازة - التي تقلل من الأعباء النفسية لطلب الإجازة والموافقة عليها وتضمن معاملة جميع الموظفين بشكل متساوٍ عند طلب الإجازة.
تستكشف هذه المقالة هذا الموضوع وتوفر 10 نماذج مجانية لمساعدتك في إنشاء عملية سلسة وخالية من الإجهاد عند طلب الإجازة لجميع المعنيين.
ما هي قوالب طلب الإجازة؟
قالب طلب الإجازة هو مستند موحد يستخدمه الموظفون لطلب الإجازة من العمل بشكل رسمي. من خلال وضع نماذج لطلبات الإجازة، يمكن للشركات تسريع عملية الموافقة وتقليل الأخطاء، والأهم من ذلك ضمان الامتثال لسياسات الإجازات.
يأتي نموذج طلب الإجازة عادةً مع الأقسام الثلاثة التالية:
- تفاصيل الموظف: المعلومات الأساسية عن الموظف، مثل الاسم ورقم الهوية والقسم والمسمى الوظيفي
- تفاصيل الطلب: تواريخ البدء والانتهاء، ونوع الإجازة (إجازة، مرضية، شخصية، إلخ)، وسبب موجز للغياب
- قسم الموافقة: هذه المساحة محجوزة للتوقيعات والتواريخ لتوثيق عملية الموافقة وتتضمن توقيع الموظف وموافقة المشرف وأحيانًا تأكيد الموارد البشرية
أيضًا، في حين أن الهيكل الأساسي لنماذج طلب الإجازة يظل ثابتًا، قد تكون هناك اختلافات بناءً على حجم الشركة والمجال وسياسات الإجازات المحددة. على سبيل المثال، قد تطلب منك بعض الشركات طريقة مفضلة للاتصال بك أثناء الإجازة الخاصة أو تذكر من هو الشخص المسؤول المباشر عن مشاريعك عندما لا تكون متاحاً.
ما الذي يجعل نموذج طلب إجازة جيدة؟
نموذج طلب الإجازة المناسب مهم لعملية سلسة وفعالة للموارد البشرية. يجب أن يبسط الأمور ولا يزيد من عبء العمل.
فيما يلي العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار نموذج:
- سجل التدقيق: يجب أن يتضمن القالب ميزات لتتبع حالة الطلبات، بما في ذلك تواريخ التقديم، ومستويات الموافقة، وتاريخ الإصدار، وهو أمر مهم بشكل خاص إذا كنت تعتبر الشفافية قيمة أساسية للشركة
- يتضمن جميع المعلومات: يجب أن يغطي جميع التفاصيل المهمة المطلوبة لكل من الموظف والموافق حتى تتمكن من تقليل التواصل ذهاباً وإياباً
- قابلة للتكيف: بالإضافة إلى المعلومات الأساسية، يجب أن يكون القالب الجيد قابلاً للتخصيص لمختلف أنواع الإجازات
- قابل للتطوير: يجب أن تكون قادرًا على استخدام نفس القالب (ربما مع بعض التعديلات الطفيفة) لبضع سنوات على الأقل، أو إذا زاد عدد موظفي شركتك
- قدرات التكامل: ابحث عن قالب يتكامل مع برنامج الموارد البشرية وكشوف الرواتب حتى تتمكن من تتبع إجازات الموظفين
ابحث عن قوالب يمكن تمييزها بشعار شركتك وتكون متوافقة مع الهاتف المحمول. هذا يضيف مظهرًا احترافيًا ويضمن سهولة الوصول للموظفين أثناء التنقل.
10 قوالب مجانية لطلب الإجازات
لقد اخترنا لك 10 نماذج مجانية لطلبات الإجازات حتى تتمكن من تبسيط عمليات الموارد البشرية الخاصة بك والبدء في العمل:
1. انقر فوق نموذج طلب إجازة
اجعل جميع طلبات الإجازات مركزية وحسِّن رؤية الفريق باستخدام قالب طلب إجازة ClickUp
نموذج نموذج طلب إجازة ClickUp تم تصميمه لتبسيط عملية إدارة الإجازات بالكامل، بدءًا من طلبات الموظفين إلى موافقات المديرين. يساعدك على تتبع وقت الموظفين ومعرفة من هم خارج المكتب ومتى، حتى تتمكن من تخطيط عبء العمل وفقًا لذلك في حالة غيابهم.
تم تصميمه على مشاريع ClickUp (مجموعة إدارة المهام الخاصة ب ClickUp)، يتيح النموذج للموظفين تقديم طلبات الإجازة بسهولة، وعرض حالة الطلب، وحتى الحصول على إشعارات عند الموافقة على الطلب أو رفضه.
اطلب من الموظفين تقديم طلباتهم عبر نموذج طلب الإجازة في ClickUp
أفضل شيء في هذا النموذج هو أنه يأتي مع نموذج طلب إجازة مع حقول مخصصة لنوع الإجازة، وعدد الساعات/الأيام، وتواريخ البدء والانتهاء، وسبب الطلب الرسمي. يحتوي أيضًا على أقسام منفصلة حيث يمكن لمقدم الطلب والمشرف إضافة توقيعاتهما الإلكترونية.
بمجرد أن يقوم الموظف بتقديم النموذج، يمكنك استخدام أتمتة ClickUp لتعيينه إلى مشرفهم المباشر، الذي يمكنه مراجعة الطلب. يمكن للمديرين أيضًا استخدام طريقة عرض اللوحة والقائمة لمعرفة من هم في إجازة وتصفية الطلبات بناءً على حالتهم - جديدة أو معتمدة أو مرفوضة.
مع الحقول المخصصة لكل شيء، يعمل هذا القالب على أتمتة عملية طلب الإجازة بالكامل - ويضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة. بالإضافة إلى ذلك، فإن الطبيعة الموضوعية للنموذج تمنح الموظفين حرية طلب الإجازة دون الشعور بالتقييد أو الإدارة الدقيقة.
يُقرأ أيضًا:_ يوم في حياة مدير الموارد البشرية: الدور والمسؤوليات والتحديات
2. قالب تقويم ClickUp PTO
احصل على لمحة سريعة عن المتواجدين والمتغيبين عن العمل مع قالب تقويم ClickUp PTO
قد يكون هناك أي عدد من التطبيقات وأجهزة التتبع الفاخرة، ولكن لا شيء يمكن أن يتفوق على تقويم الشركة عندما يتعلق الأمر بتنظيم الوقت. سواء كنت تتبع المهام، أو الاجتماعات، أو إجازات الموظفين المؤقتة، فإن التقويم يوفر نظرة عامة مرئية واضحة لا يمكن لأي نظام آخر أن يضاهيها.
إذا كنت تحب البساطة والوضوح المرئي للتقويم، فإن التقويم هو قالب تقويم PTO النقر فوق قالب تقويم PTO* هو لك. إنه ينشئ عرض تقويم قابل للمشاركة لجميع أوقات إجازة موظفيك حتى يعرف الجميع ما إذا كان هناك شخص ما في أو خارجها.
لا يعرض التقويم من هم خارج المكتب فحسب، بل يتتبع أيضًا عدد الأيام التي حصل فيها كل موظف على إجازة. وهذا مفيد بشكل خاص لتشجيع أعضاء الفريق على استخدام وقت إجازتهم.
إليك كيفية عمل ذلك:
- أولاً، قم بإنشاء مستند فيانقر فوق المستندات وحدد مقدار الإجازة التي يحصل عليها الموظفون وكيفية التعامل معها
- أنشئ نموذج طلب الإجازة السنوية باستخدام ClickUp Forms
- استخدمعرض تقويم ClickUp لتصور إجازات الموظفين المدفوعة الأجر
- قم بتوصيل ClickUp ببرنامج الموارد البشرية لتتبع عدد إجازات الموظفين وتحديثها
وأخيراً، يمكنك جعل التقويم عاماً لتعزيز الرؤية والشفافية بين جميع الموظفين.
يُقرأ أيضًا:_ احتضان المرونة في مكان العمل: تنمية فريقك عن بُعد!
3. قالب نموذج طلب ClickUp
قم بإلحاق أعضاء الفريق الجدد بنظام الإجازات الخاص بك باستخدام قالب نموذج طلب ClickUp
هذا ليس قالب طلب إجازة مباشرة بل هو الأساس لعملية إجازة سلسة. هذا ليس نموذج طلب إجازة مباشرة بل هو الأساس لعملية إجازة سلسة قالب نموذج طلب الإجازة يبسط عملية التأهيل عن طريق جمع كل المعلومات الضرورية من الموظفين الجدد دفعة واحدة.
في أي وقت ينضم فيه عضو جديد إلى الفريق، يمكن للموظف (أو قائد الفريق) وفريقه أن يطلب بسهولة من فريق عمليات الموظفين إعداد ملفه الشخصي ومنحه حق الوصول إلى نموذج إجازة العمل الإضافية والتقويم.
في حين أن النموذج يحتوي على بعض الحقول الأساسية، يمكنك إضافة حقول إضافية لتفاصيل المناوبة أو المعلومات المستندة إلى الموقع أو البيانات الأخرى ذات الصلة. على سبيل المثال، إذا كانت لديك سياسات إجازات مختلفة لمناطق مختلفة وأنواع مختلفة من الإجازات، مثل الإجازات والإجازات المرضية، يمكنك تحديد السياسة التي تنطبق على الموظف الجديد.
وبهذه الطريقة، يمكنك إظهار التزامك برفاهية الموظفين والتوازن بين العمل والحياة الشخصية.
يُقرأأيضًا_: أفضل 10 برامج لتدريب الموظفين عبر الإنترنت
4. قالب طلبات فريق ClickUp
وحِّد عملية طلبك (من الإجازة إلى الوصول إلى البرامج) باستخدام قالب طلبات فريق ClickUp
يمكن أن يصبح التنقل بين نماذج متعددة لطلبات مختلفة أمرًا فوضويًا بسرعة كبيرة، خاصةً إذا كنت شركة ناشئة أو شركة صغيرة ومتوسطة الحجم (SMB) ولديك الكثير من المهام. في مثل هذه الحالات، يمكن أن يساعدك نموذج واحد لجميع طلبات الموظفين.
الـ قالب طلبات فريق ClickUp هو نموذج عام يقدمه الموظفون لطلب أي شيء - من معدات الأجهزة والوصول إلى الأدوات إلى الإجازات. هذا يسهل الأمر على المديرين أيضًا، حيث لا يتعين عليهم التحقق من نماذج متعددة لمعرفة ما إذا كان هناك طلب جديد.
كل ما عليك فعله هو إضافة فئة جديدة لـ "أوقات الإجازة" في النموذج، إلى جانب حقول مخصصة لتفاصيل الإجازة، وستكون جاهزًا. نظرًا لأن ClickUp Forms تأتي مع حقول مشروطة، يمكنك إظهار الحقول ذات الصلة فقط للموظفين لكل نوع طلب.
بينما تسمح طريقة عرض اللوحة لرؤساء الفرق بتصنيف الطلبات، يمكنك تعيين طلبات الإجازات كأولوية قصوى باستخدام أتمتة ClickUp Automations حتى يتم معالجتها في أقرب وقت ممكن.
يساعدك ذلك على إنشاء نظام واحد وفعال لجميع الطلبات الداخلية.
5. قالب جدول فريق ClickUp
قم بتبسيط إدارة عبء العمل للموظفين أثناء الإجازة باستخدام قالب جدول جدول فريق ClickUp.
تُعد إدارة عبء العمل أثناء غياب الموظفين أمرًا بالغ الأهمية لضمان سير جميع العمليات التجارية في مؤسستك بدون عقبات. فهو يساعد المديرين على إعادة توزيع المهام لضمان بقاء المشاريع على المسار الصحيح، حتى عندما يكون أعضاء الفريق خارج المكتب . وبهذه الطريقة، يمكن للموظفين الاستمتاع بإجازتهم دون توتر بشأن تراكم العمل - وهو أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل معظم الموظفين يتجنبون طلب الإجازة.
الـ قالب جدول فريق ClickUp هو قالب مهام بسيط يمكن لقادة الفرق والمديرين تكراره واستخدامه في أي وقت يوافقون فيه على الإجازات المطلوبة. تأتي قائمة المراجعة مع أربعة بنود عمل:
- مراجعة الجداول الزمنية وتواريخ استحقاق المهام في الجدول الزمني للموظف
- مراجعة الأشخاص الآخرين المشاركين في المشروع (أو الذين يمكنهم المشاركة)
- التحقق من جدولهم الزمني الحالي والمستقبلي
- التأكيد معهم إذا كان بإمكانهم تولي أي من المهام ذات الأولوية القصوى
من خلال توفير نهج منظم لإعادة توزيع المهام، يضمن هذا النظام استمرارية المشروع، ويمنع الاختناقات، والأهم من ذلك أنه يقلل من الضغط على الموظفين في إجازة وزملائهم.
يُقرأ أيضًا:_ أفضل 10 برامج لتتبع PTO لإدارة طلبات الإجازات
6. قالب جدول المناوبات ClickUp Shift Schedule
احتساب النقص في عدد الموظفين خلال أوقات الإجازة باستخدام قالب جدول المناوبات ClickUp Shift Schedule
إذا كانت إدارة عبء العمل للموظفين في نوبات العمل العادية من 9 إلى 5 معقدة، فإن الأمر مضاعف بالنسبة للشركات ذات النوبات المتعددة. يمكن أن يساعدك جدول المناوبات المنظم بشكل جيد، والذي يمنحك نظرة عامة واضحة عن مدى توفر الفريق، على ضمان التخطيط الفعال للإجازات والموافقة عليها.
إن قالب جدول مناوبات ClickUp يبسطه إلى حد كبير
يساعد القالب على تقسيم الأدوار إلى نوبات عمل، وتعيينها للشخص المسؤول عنها، وتتبع حالات الغياب. يمكّنك هذا من
- معرفة من يعمل ومتى يعمل في لمحة سريعة
- تتبُّع المتغيبين وسبب غيابهم بسهولة
- ضبط المناوبات بناءً على مدى توافر الفريق
- توقّع احتياجات التوظيف والنقص المحتمل في عدد الموظفين
من خلال جعل معلومات المناوبة مركزية، فإن القالب يحسن التواصل بشكل استراتيجي والتعاون بين أعضاء الفريق.
هل تشعر أن العملية يمكن أن تكون أفضل؟ أهداف النقر يمكن أن تساعدك على قياس مدى جودة سير نوباتك وتحديد مجالات التحسين. يمكنك تعيين معالم وأهداف لقياس كفاءة عملياتك والعثور على مجالات التحسين. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام أهداف الصواب/الخطأ في ClickUp للتحقق مما إذا كنت تفي بمتطلبات التوظيف يوميًا.
في الأساس، لا يمكنك إدارة جداول المناوبات فحسب، بل يمكنك أيضًا تحسينها لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.
7. قالب تقويم جدول مواعيد فريق ClickUp
امنح فريقك رؤية واضحة لمهام الجميع (وأوقات الإجازة) باستخدام قالب تقويم جدول جدول فريق ClickUp
قالب قالب تقويم جدول مواعيد فريق ClickUp يساعد على تسهيل عملية التسليم من الموظف الذي يأخذ إجازة، مما يضمن مشاركة المهام والمعلومات الأساسية قبل غيابه. هذا يقلل من التأخير في المشروع ويسمح بالانتقال السلس ويسمح للموظفين بالانفصال التام خلال فترة إجازتهم.
يأتي القالب بأربع طرق عرض:
- أنشطة المشروع: "طريقة عرض قائمة" حيث يمكنك الحصول على نظرة عامة على جميع المهام الموكلة إلى الفريق، بالإضافة إلى إنشاء مهام جديدة وإدارتها
- الجدول الزمني الأسبوعي: لوحة على غرار كانبان تنظم المهام بشكل مرئي بناءً على تواريخ استحقاقها
- عبء العمل: توفر طريقة العرض هذه صورة واضحة لأعباء العمل الفردية والجماعية، مما يساعد على تحقيق التوازن بين المهام ومنع زيادة أعباء العمل. أفضل جزء هو أنه يمكنك تعديل مدة العرض إلى شهر واحد أو أسبوعين أو أسبوع واحد والتخطيط بشكل استباقي لإجازات الموظفين
- جدول الفريق: هذه طريقة عرض التقويم التي تعرض مدد المهام وتداخلها، مما يسمح بإدارة الوقت وتخصيص الموارد بكفاءة
يساعد هذا الأمر زملاء الفريق على تنسيق جهودهم، سواء كان ذلك بتولي مسؤوليات إضافية أثناء غياب زميل أو تحديد التبعيات المحتملة. وفي الوقت نفسه، يمكن للمديرين إعادة توزيع العمل بكفاءة دون تحميل أي شخص فوق طاقته.
8. قالب جدول ساعات عمل كليك أب
ادفع أجور العاملين بالساعة بدقة باستخدام قالب جدول ClickUp للجدول الزمني بالساعة
يمكن أن يصبح تتبع الإجازات للموظفين الذين يعملون بالساعة فوضويًا إذا لم يكن لديك نظام دقيق. على عكس الموظفين الذين يتقاضون رواتبهم بتعويضات ثابتة، يتم الدفع للموظفين الذين يعملون بالساعة على أساس ساعات العمل الفعلية. هذا يعني أن عليك تتبع ليس فقط "أيام الإجازة" ولكن أيضًا "ساعات الإجازة"
الـ قالب جدول ساعات عمل كليك أب يوفر إطار عمل لإدارة العاملين بالساعة باستخدام مزيج من طرق عرض التقويم وأجهزة تعقب الوقت. يساعدك هذا على تتبع الوقت الفعلي الذي يعمل فيه الشخص ويضمن دقة سجلات الرواتب.
يحتوي القالب على طريقة عرض التقويم الأسبوعي، حيث يمكنك تخطيط الجدول الزمني للموظف لإدارة الوقت بكفاءة.
في أي وقت يرغب فيه الموظف في أخذ ساعة (أو يوم) إجازة، يمكنك حظر تلك الكتلة الزمنية المحددة على أنها "خارج المكتب" وتضمين ملاحظة تشرح لماذا أخذوا تلك الإجازة. مريح للغاية، أليس كذلك؟
يُقرأ أيضًا:_ 15 أسلوبًا لإدارة الوقت لزيادة إنتاجية فريقك
9. قالب سجل الإجازات للموارد البشرية بواسطة Template.net
عبر Template.net إذا كنت شركة صغيرة أو كنت تفضل نهجًا غير زخرفي لتتبع طلبات الإجازة، فهذا قالب سجل الإجازات للموارد البشرية من Template.net يمكن أن يساعدك. فقط قم بتكراره لكل موظف وقم بتحديثه كلما أخذ أحدهم إجازة. إنها طريقة غير مزعجة لتتبع أيام الإجازات والغيابات الأخرى.
يتضمن القالب التفاصيل الأساسية مثل معلومات الموظف، وبدل الإجازة الشخصية، وأنواع الإجازات، والرصيد المتبقي، وسجل الإجازات التي تم أخذها. يمكن أن تكون إضافة السياسة إلى سجل كل موظف مفيدة إذا كانت لديك سياسات وفئات إجازات مختلفة - للموظفين المتفرغين والموظفين بدوام جزئي وما شابه ذلك.
لذا، فأنت لا تقوم فقط بتجميع سجلات إجازات الموظفين بشكل مركزي ولكنك تضمن أيضًا الامتثال لسياسات الإجازات الخاصة بالشركة.
يُقرأ أيضًا:_ كيفية تجنب الإدارة التفصيلية في مكان العمل
10. نموذج طلب إجازة موظف بدء التشغيل بواسطة Template.net
عبر Template.net القالب الأخير في قائمتنا هو قالب بسيط آخر. الـ نموذج طلب إجازة موظف شركة ناشئة من Template.net هو نموذج بسيط يمكن للموظفين مشاركته مع مديريهم عند طلب إجازة.
يحتوي على أربعة أقسام: تفاصيل الموظف، وتفاصيل الإجازة، وموافقة المدير (والتعليقات)، وموافقة الموارد البشرية. يمكنك أيضًا إرفاق الملفات إذا كانت سياسة شركتك تتطلب إفادة الطبيب عند أخذ إجازة مرضية.
هذا القالب مناسب بشكل خاص للشركات الصغيرة والشركات الناشئة حيث يُفضَّل استخدام نظام مباشر لإدارة الإجازات.
إدارة أوقات إجازات الموظفين باستخدام ClickUp
لا يساعدك نظام إدارة الإجازات المنظم جيدًا على تتبع حالات الغياب وإدارة أعباء العمل فحسب، بل يضمن أيضًا امتثالك للوائح العمل المحلية. ويمكن أن يساعدك ClickUp في ذلك.
حيث يمكن أن تساعدك مجموعة أدوات إدارة العمل - نماذج طلبات الإجازات وجداول الفريق وتتبع الوقت وميزات إدارة عبء العمل - في تبسيط العملية وتقليل حالات الذهاب والإياب وخلق ثقافة تعطي الأولوية للتوازن بين العمل والحياة.
بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن ClickUp يتكامل مع أكثر من 1000 تطبيق ومنصة (بما في ذلك معظم برامج إدارة الموارد البشرية والرواتب)، يمكنك تتبع الإجازات تلقائيًا وضمان دقة المدفوعات.
فلماذا لا تجربه إذن؟ اشترك في ClickUp مجانًا وقم بتوحيد عملية طلب الإجازة (والموافقة عليها).