Bạn đang gặp khó khăn trong việc theo kịp các email, tin nhắn Slack và thông báo toàn công ty?
Giao tiếp nội bộ có thể giống như một công việc toàn thời gian — bởi vì đối với nhiều người, nó thực sự là như vậy. Từ việc trả lời tin nhắn, soạn thảo bản ghi nhớ đến chuyển đổi giữa các nền tảng, những công việc này chiếm phần lớn thời gian làm việc trong tuần của bạn.
42% sự gián đoạn công việc đến từ việc phải xử lý email, cuộc họp và các công cụ.
AI có thể thay đổi điều đó. Với các gợi ý phù hợp, AI có thể giúp bạn soạn thảo các thông điệp rõ ràng, hiệu quả nhanh hơn — dù bạn đang trả lời một câu hỏi nhanh, thông báo một cập nhật quan trọng hay xử lý một vấn đề nhạy cảm.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu các lời nhắc AI tốt nhất cho giao tiếp nội bộ và cách ClickUp — ứng dụng làm việc toàn diện — có thể giúp bạn hợp lý hóa việc nhắn tin, giảm thiểu trao đổi qua lại và tăng hiệu quả.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Giao tiếp nội bộ chiếm một phần đáng kể thời gian làm việc, và AI cung cấp các giải pháp để hợp lý hóa và nâng cao hiệu quả nhắn tin
- AI có thể cá nhân hóa giao tiếp của nhân viên, phân tích dữ liệu và tự động hóa các tin nhắn thường ngày, từ đó cải thiện sự tham gia và tính rõ ràng
- Các lời nhắc AI hiệu quả là yếu tố quan trọng để đạt được giao tiếp nội bộ có tác động, bao gồm các thông báo toàn công ty và khảo sát nhân viên
- Những thách thức trong việc áp dụng AI bao gồm các lo ngại về bảo mật, sự phù hợp với văn hóa công ty và duy trì tính nhân văn trong giao tiếp
- Tương lai của AI trong giao tiếp nội bộ bao gồm cá nhân hóa tin nhắn thông minh và quản lý quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI, đồng thời duy trì tương tác con người cần thiết
- Các công cụ AI như ClickUp có thể tạo ra tin nhắn, thông tin chi tiết và chiến lược, giúp giao tiếp nội bộ hiệu quả và hiệu quả hơn
- ClickUp Brain tích hợp AI vào không gian làm việc của bạn để cải thiện giao tiếp và quản lý dự án
Cách sử dụng AI trong giao tiếp nội bộ
Trước khi đi vào chi tiết về lời nhắc, hãy xem cách các nhóm sử dụng AI để cải thiện các cuộc trò chuyện hàng ngày và cập nhật tin tức công ty:
- Tùy chỉnh giao tiếp với nhân viên: Nói lời tạm biệt với các tin nhắn chung chung — AI điều chỉnh giọng điệu và cách trình bày dựa trên sở thích cá nhân để tạo ra các tin nhắn giao tiếp với nhân viên hấp dẫn
- Phân tích dữ liệu và đo lường cảm xúc của nhân viên: AI giải thích các xu hướng và cảm xúc trong các nỗ lực truyền thông gần đây của công ty cũng như dữ liệu năng suất, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt và tăng cường sự năng động của nhóm
- Tạo và tinh chỉnh nội dung: AI giúp đưa ra ý tưởng, tạo dàn ý giao tiếp và biến các ý tưởng sơ bộ thành nội dung hoàn chỉnh, hấp dẫn
- Tự động hóa tin nhắn thường ngày: Từ cập nhật hàng ngày đến thông báo và nhắc nhở, AI lên lịch và cá nhân hóa giao tiếp để giữ cho nhân viên luôn được thông báo
- Truy xuất thông tin ngay lập tức: AI nhanh chóng tìm thấy tài liệu, thông tin chi tiết và trích dẫn từ dữ liệu công ty được kết nối và cơ sở dữ liệu khổng lồ của Google chỉ bằng một lời nhắc đơn giản
📖 Cũng nên đọc: Cách sử dụng AI để tăng năng suất
Các mẫu nhắc nhở AI cho giao tiếp nội bộ
Với ứng dụng đa dạng, dưới đây là những gợi ý AI hàng đầu giúp mọi người dễ dàng tạo ra các thông điệp nội bộ hiệu quả.
1. Các mẫu nhắc nhở AI cho thông báo toàn công ty
Thông báo giúp nâng cao tinh thần nhân viên nhanh hơn cả một ly cà phê vào thứ Hai. Chúng cũng thể hiện cam kết của bạn đối với sự tin tưởng và minh bạch.
Hãy thử ba ví dụ về lời nhắc AI sau đây để có những giao tiếp hiệu quả trong toàn công ty:
Ra mắt dòng sản phẩm mới
Tháng tới, chúng tôi sẽ ra mắt dòng sản phẩm mới, [Tên sản phẩm]. Viết thông báo toàn công ty về việc đây là cột mốc quan trọng đối với [Tên công ty] trong lĩnh vực [Ngành/Mục tiêu]. Ghi nhận đóng góp của nhân viên và khuyến khích họ chia sẻ sự phấn khích của mình. Hãy viết ngắn gọn, hấp dẫn và truyền cảm hứng.
Thông báo về sự thay đổi trong mô hình công việc
Thông báo về việc chuyển sang [Mô hình làm việc mới] từ [Ngày], nêu rõ các kỳ vọng đối với công việc tại văn phòng và từ xa. Nêu rõ lý do, hỗ trợ có sẵn và cách thức phù hợp với cam kết của [Tên công ty] đối với [Giá trị khóa]. Giữ cho thông báo ngắn gọn, hấp dẫn và tạo động lực, đồng thời yêu cầu lãnh đạo thu thập phản hồi của nhân viên.
Nhận giải thưởng
Thông báo về việc [Tên công ty] đã nhận được giải thưởng [Tên giải thưởng], ghi nhận [Lý do nhận giải thưởng]. Kỷ niệm thành tích, bày tỏ lòng biết ơn đến nhân viên và mời họ tham dự sự kiện kỷ niệm vào [Ngày] lúc [Thời gian], trực tiếp hoặc ảo. Hãy viết ngắn gọn, hấp dẫn và truyền cảm hứng, kèm theo lời kêu gọi nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giữ sẵn một vài mẫu lời nhắc AI với các vị trí giữ chỗ cho sự kiện, ngày tháng và cột mốc — giống như chúng tôi làm. Khi đến thời điểm cần thông báo, chỉ cần điền thông tin chi tiết, điều chỉnh từ ngữ và nhấn gửi.
2. Các câu hỏi gợi ý AI cho khảo sát nhân viên
Phản hồi là một cách tuyệt vời để hiểu nhu cầu của tổ chức, đặc biệt là trong việc kiểm soát tỷ lệ nghỉ việc, tăng cường sự tham gia và thúc đẩy sự phát triển.
Và còn cách nào tốt hơn để thu thập phản hồi từ nhân viên hơn là thông qua các cuộc khảo sát? Dưới đây là ba gợi ý AI để tối đa hóa hiệu quả của chúng:
Chuẩn bị một cuộc khảo sát phân tích cảm xúc
Tạo khảo sát phân tích cảm xúc để đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên đối với [khía cạnh của tổ chức]. Bao gồm năm câu hỏi ngắn gọn bao gồm các chủ đề như [lĩnh vực tập trung cụ thể]. Sử dụng các tùy chọn trắc nghiệm, thang điểm Likert và một câu hỏi mở để nhận phản hồi chi tiết. Giữ giọng điệu trung lập, hỗ trợ và khuyến khích các câu trả lời trung thực.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các chủ đề khảo sát như thách thức sức khỏe và wellness để theo dõi mức năng lượng tổng thể của nhân viên.
Kích thích sự tham gia của nhân viên
Viết email theo dõi tự động từ lãnh đạo để thúc đẩy sự tham gia của nhân viên vào [Tên khảo sát]. Trấn an nhân viên về tính ẩn danh, nêu bật những cải tiến trong quá khứ nhờ khảo sát và bao gồm liên kết có thể nhấp vào để tham gia khảo sát. Khuyến khích hoàn thành trước [Ngày] và giữ giọng điệu hấp dẫn và thúc đẩy.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm một vài thông tin chi tiết về kết quả khảo sát, chẳng hạn như mức độ tham gia, vào lời nhắc của bạn. Điều này sẽ làm cho tin nhắn của bạn trở nên sâu sắc và có bối cảnh hơn.
Chia sẻ kết quả khảo sát với nhân viên
Viết thông báo cho toàn công ty để chia sẻ những phát hiện quan trọng từ [Tên khảo sát], bao gồm các số liệu thống kê như [Kết quả chính]. Bày tỏ lòng biết ơn đối với sự tham gia, phác thảo các hành động đã lên kế hoạch để giải quyết phản hồi và mời mọi người đóng góp thêm ý kiến để làm rõ hoặc đề xuất bổ sung. Giữ giọng điệu biết ơn và mang tính xây dựng.
👀 Bạn có biết? Khoảng 21% nhân viên ở Mỹ nghỉ việc vì văn hóa hoặc chính trị nơi làm việc. Khảo sát nhân viên giúp bạn hiểu và giải quyết các vấn đề này trước khi sự thay đổi nhân sự làm ảnh hưởng đến tổ chức của bạn.
3. Các mẫu AI để đo lường các chỉ số KPI của giao tiếp nội bộ
Việc thiết lập và phân tích các chỉ số quan trọng như thời gian phản hồi và tỷ lệ mở tin nhắn giúp hiển thị ngay lập tức tiến độ của giao tiếp nội bộ.
Để đo lường các chỉ số KPI với sự can thiệp tối thiểu của con người, hãy xem xét áp dụng các lời nhắc này:
Xây dựng các chiến lược giao tiếp nội bộ hiệu quả, chỉ số KPI và kênh truyền thông phù hợp
Chia sẻ năm bước thực tế để thiết lập các chỉ số KPI truyền thông nội bộ tốt nhất và lựa chọn các kênh hiệu quả nhất cho các nhóm nhân viên khác nhau. Cân nhắc các yếu tố như [công cụ truyền thông, sở thích của nhân viên, mức độ tham gia và cơ chế phản hồi]
🧠 Thông tin thú vị: Nếu lời nhắc của bạn yêu cầu câu trả lời dài, ClickUp Brain thường sẽ tạo một tài liệu ClickUp Doc để trả lời và chia sẻ liên kết với bạn, thay vì trả lời trong cửa sổ trò chuyện. Thật hiệu quả! 🤯
Phát hiện và chuẩn bị cho các dấu hiệu của các chỉ số KPI hoạt động kém hiệu quả
Xác định các chỉ số và hành vi khóa cho thấy KPI hoạt động kém liên quan đến [chỉ số giao tiếp hoặc tương tác cụ thể]. Bao gồm các ví dụ như [chỉ số hành vi] và giải thích cách chúng có thể xuất hiện trong các tổ chức lớn.
Tạo chiến lược từ trạng thái KPI hiện tại
Chia sẻ năm chiến lược để cải thiện [Trạng thái KPI] từ [Chỉ số hiện tại] lên [Chỉ số mục tiêu] trong vòng [Thời gian]. Cân nhắc các yếu tố như sự tham gia của lãnh đạo, cải thiện giao tiếp, phần thưởng, hợp tác nhóm và cơ hội phát triển nghề nghiệp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đính kèm tất cả các báo cáo hoặc chi tiết liên quan khi bạn yêu cầu AI phân tích KPI của mình. Thông tin chi tiết và bộ dữ liệu sẽ giúp AI cung cấp các phản hồi phù hợp với ngữ cảnh và chính xác hơn.
4. Các mẫu AI để tạo bản tin nội bộ
Việc phát sóng thường xuyên qua bản tin nội bộ trở thành kênh hiệu quả để cập nhật thông tin thường xuyên và các bài viết giáo dục. Ngoài ra, với ID email nhóm mà nhiều doanh nghiệp đã sử dụng, việc gửi bản tin trở nên rất đơn giản.
Dưới đây là một số gợi ý AI để thử nghiệm cho các chuyên gia truyền thông nội bộ cần những cách sáng tạo để tạo ra các bản tin hấp dẫn.
Cài đặt mẫu bản tin
Tạo mẫu bản tin nội bộ hàng tháng nêu bật [Chủ đề chính]. Bao gồm các phần [các phần cụ thể như thông điệp của CEO, sự kiện sắp tới, v.v. ]. Đảm bảo giọng điệu mang tính chúc mừng, động viên và cung cấp thông tin.
Tạo lịch chủ đề cho bản tin
Tạo lịch chủ đề bản tin 6 tháng cho [Trọng tâm kinh doanh]. Cung cấp năm tùy chọn chủ đề hàng tháng, đảm bảo sự liên quan đến các sự kiện sắp tới như [Sự kiện/Kế hoạch cụ thể].
Danh sách ý tưởng thiết kế cho bố cục và hình ảnh
Tạo ý tưởng thiết kế cho bố cục bản tin [Số trang] trang. Phác thảo bố cục bài viết để dễ đọc, đề xuất các bảng màu hiện đại và đề xuất kiểu chữ dễ đọc với [Phong cách chủ đề].
👀 Bạn có biết? Một số công cụ AI, như Dall-E và SORA, không chỉ tạo ra văn bản mà còn tạo ra hình ảnh và video thực tế! Tuy nhiên, độ chính xác của chúng có thể khác nhau. Vì vậy, tốt nhất là sử dụng chúng trong trường hợp bạn không có tài sản nội bộ.
5. Các mẫu tin nhắn AI cho giao tiếp lãnh đạo
Lãnh đạo không chỉ dừng lại ở việc đưa ra những quyết định khó khăn, mà còn phải truyền đạt chúng một cách rõ ràng và có tác động. Từ việc tập hợp các nhóm và nâng cao tinh thần đến giải quyết các vấn đề khó khăn với sự đồng cảm, lời nói của một nhà lãnh đạo định hình hướng đi của tổ chức.
Nếu bạn muốn hoàn thiện thông điệp của lãnh đạo, các mẫu AI dễ tùy chỉnh này sẽ giúp tạo ra các thông điệp nội bộ mạnh mẽ hơn:
Cài đặt tầm nhìn chiến lược của công ty
Soạn thảo một thông báo từ [Nhóm lãnh đạo/Giám đốc điều hành] nêu rõ [Tầm nhìn chiến lược] của công ty trong [Khoảng thời gian] tới. Nêu rõ các ưu tiên chính, giá trị cốt lõi và cách thức nhân viên sẽ thúc đẩy chiến lược. Khuyến khích phản hồi và đề xuất.
Chia sẻ thành tựu của nhóm chức năng
Tạo thông báo ghi nhận thành tích của [Nhóm chức năng] trong [Khoảng thời gian] vừa qua. Nêu bật những thành công quan trọng, bao gồm [Thành tích cụ thể] và đóng góp từ các bộ phận khác như [Bộ phận hỗ trợ]. Đề cập đến các sáng kiến sắp tới và khuyến khích sự cống hiến liên tục bằng thông điệp cá nhân từ [Giám đốc điều hành/Lãnh đạo].
Giải quyết thách thức và quản lý khủng hoảng
Soạn thảo một thông điệp minh bạch và trấn an của CEO về những thách thức hiện tại, chẳng hạn như [Thách thức cụ thể]. Công nhận các yếu tố góp phần như [Yếu tố góp phần] và vạch ra các bước như [Hành động đã lên kế hoạch]. Thông báo cho nhân viên về cách họ có thể hỗ trợ và nhấn mạnh tinh thần đồng đội, trấn an họ về [Điểm trấn an chính]. Khuyến khích giao tiếp cởi mở và mời nhân viên đóng góp ý kiến.
👀 Bạn có biết? Giám đốc điều hành ảnh hưởng đến 45% hiệu suất của công ty. Cho dù là để phát huy tối đa năng lực của các thành viên hội đồng quản trị hay nhân viên, giao tiếp có thể giúp đạt được thành công vượt trội.
6. Các gợi ý AI cho giải quyết xung đột
Mặc dù xung đột tại nơi làm việc là không thể tránh khỏi, nhưng cách bạn xử lý xung đột có thể quyết định sự thành công hay thất bại của nhóm. Từ xoa dịu căng thẳng đến thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau, thông điệp phù hợp có thể biến bất đồng thành cơ hội phát triển.
Cần hỗ trợ xử lý tình huống phức tạp? Các gợi ý AI này giúp bạn chọn đúng giọng điệu và duy trì sự hài hòa:
Kết nối khoảng cách giao tiếp giữa các đồng nghiệp
Soạn thảo một tin nhắn từ [Giám sát viên/Quản lý] khuyến khích hai nhân viên đang gặp vấn đề trong giao tiếp có một cuộc hội thoại cởi mở, trung thực. Nhấn mạnh việc lắng nghe tích cực, tạo không gian an toàn để bày tỏ lo lắng và cung cấp các nguồn lực hòa giải. Nêu bật sự hỗ trợ của công ty trong việc giải quyết vấn đề.
Xử lý mâu thuẫn trong phân bổ tài nguyên
Viết một tin nhắn với tư cách là [Vai trò] để giải quyết xung đột giữa [Nhóm A] và [Nhóm B] về [Vấn đề về tài nguyên/phân bổ]. Thừa nhận cả hai quan điểm và đề xuất một cuộc họp để thống nhất các ưu tiên. Nhấn mạnh vai trò của lãnh đạo trong việc đảm bảo phân phối tài nguyên công bằng đồng thời duy trì [Mục tiêu dự án].
Yêu cầu hỗ trợ giải quyết xung đột
Soạn thảo yêu cầu gửi đến [Bộ phận/Người] để hòa giải do [Vấn đề] đang diễn ra vẫn chưa được giải quyết. Yêu cầu hướng dẫn về cách giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp đồng thời đảm bảo sự tôn trọng lẫn nhau. Nhấn mạnh tầm quan trọng của [Kết quả mong muốn] và đề xuất [Bước tiếp theo] để đánh giá tiến độ.
📖 Xem thêm: Các công cụ AI tốt nhất cho Nhân sự
7. Các mẫu nhắc nhở AI cho tương tác với nhân viên
Các tương tác có ý nghĩa tại nơi làm việc giúp xây dựng kết nối thực sự trong nhóm, khiến công việc trở nên thú vị như trò chơi.
Dưới đây là một số lời nhắc AI để mở khóa giao tiếp giữa các cá nhân tốt nhất với các thành viên trong nhóm của bạn:
Chia sẻ sự công nhận thành tích giữa các đồng nghiệp
Viết một tin nhắn chúc mừng đồng nghiệp [Tên đồng nghiệp] vì đã dẫn dắt thành công [Tên dự án]. Nêu bật thành tích của họ, tác động của thành tích đó đối với nhóm hoặc công ty và đóng góp của thành tích đó vào thành công chung. Viết tin nhắn mang tính cá nhân, bày tỏ sự đánh giá cao đối với đóng góp của họ và đề nghị hỗ trợ cho các dự án trong tương lai.
Khuyến khích thành viên nhóm tham gia dự án sắp tới
Viết một tin nhắn khuyến khích [Tên thành viên nhóm] từ [Tên bộ phận] hợp tác trong [Tên dự án]. Phác thảo mục tiêu của dự án, kết quả mong đợi và tầm quan trọng của tinh thần đồng đội. Nêu bật cách thức chuyên môn của họ sẽ đóng góp vào thành công và mời họ chia sẻ ý tưởng hoặc câu hỏi.
Liên hệ với đồng nghiệp để xin ý kiến chuyên môn
Viết tin nhắn cho [Tên đồng nghiệp] mời họ chia sẻ kinh nghiệm về [Dự án/Chủ đề]. Đề cập đến tầm quan trọng của ý kiến của họ, đề xuất một cuộc họp và hỏi thời gian thích hợp.
👀 Bạn có biết? Mối quan hệ công việc đóng góp tới 39% sự hài lòng trong công việc. Tương tác suôn sẻ = nhóm làm việc hạnh phúc hơn! 🤝
Gợi ý bổ sung: Truy xuất thông tin và tệp tin
Công việc ngày nay đang bị gián đoạn.
60% thời gian của chúng tôi được dành cho việc chia sẻ, tìm kiếm và cập nhật thông tin trên các công cụ khác nhau. Các dự án, tài liệu và thông tin liên lạc của chúng tôi nằm rải rác trên các công cụ không kết nối với nhau, làm giảm năng suất.
Các trợ lý công việc AI như ClickUp Brain có thể giúp bạn bằng cách lấy thông tin không gian làm việc của bạn trong vài giây. Hãy thử lời nhắc dưới đây:
Theo [Tên báo cáo], các xu hướng và thống kê chính là gì? Ngoài ra, hãy mở tài liệu mà bạn đang tham khảo.
📮ClickUp Insight: Chỉ 12% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng các tính năng AI được tích hợp trong bộ ứng dụng năng suất. Mức độ áp dụng thấp này cho thấy các triển khai hiện tại có thể thiếu sự tích hợp liền mạch, phù hợp với ngữ cảnh, khiến người dùng không muốn chuyển từ nền tảng hội thoại độc lập mà họ ưa thích.
Ví dụ: AI có thể thực hiện quy trình tự động hóa dựa trên lời nhắc văn bản thuần túy từ người dùng không? ClickUp Brain có thể! AI được tích hợp sâu vào mọi khía cạnh của ClickUp, bao gồm nhưng không giới hạn ở tóm tắt các chủ đề trò chuyện, soạn thảo hoặc chỉnh sửa văn bản, lấy thông tin từ không gian làm việc, tạo hình ảnh và hơn thế nữa!
Hãy gia nhập 40% khách hàng của ClickUp đã thay thế hơn 3 ứng dụng bằng ứng dụng đa năng dành cho công việc của chúng tôi!
Các phương pháp tốt nhất để sử dụng các lời nhắc AI
Các gợi ý của chúng tôi bao phủ gần như mọi tình huống trong môi trường làm việc, nhưng việc tạo ra một phản hồi chất lượng cao đòi hỏi sự tinh tế. Hãy tuân theo năm mẹo đơn giản sau để nâng cao chất lượng mọi tin nhắn do AI tạo ra.
Làm cho mọi thứ trở nên rõ ràng như ban ngày
Sử dụng lời nhắc rõ ràng và cụ thể để nhận được phản hồi AI chính xác hơn. Bạn cung cấp càng nhiều chi tiết, AI càng có thể điều chỉnh câu trả lời phù hợp với nhu cầu của bạn. Hãy nghĩ về thông tin quan trọng nhất và cấu trúc yêu cầu của bạn cho phù hợp.
📌 Ví dụ: Tránh các yêu cầu mơ hồ như "Hãy cho tôi biết về cập nhật dự án. "
Thay vào đó, hãy thử 'Lập danh sách các cột mốc quan trọng đã đạt được trong dự án phát triển ứng dụng di động quý 3, bao gồm ngày hoàn thành và các thành viên nhóm tham gia. '
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chia sẻ các ví dụ trong lời nhắc để nhận được phản hồi rõ ràng và thiết thực hơn.
Đưa vào bối cảnh phù hợp
Một câu hỏi có thể có hàng triệu câu trả lời tùy thuộc vào câu chuyện hoặc bối cảnh. Đó là lý do tại sao bạn cần thêm các lời nhắc giàu bối cảnh để AI hiểu rõ hơn nhu cầu của bạn. Bao gồm mọi thứ, từ lý do bạn cần nó đến đối tượng mục tiêu của bạn.
📌 Ví dụ: Thay vì "Viết bản cập nhật nội bộ về chính sách mới của chúng ta", hãy thử: "Tạo bản cập nhật nội bộ thân thiện cho nhân viên về chính sách làm việc từ xa mới, nhấn mạnh tính linh hoạt, các hướng dẫn chính và cách chính sách này hỗ trợ cân bằng cuộc sống và công việc. "
Phân tích từng bước một
Bạn cần soạn thảo một câu hỏi hoặc thông báo phức tạp? Chia lời nhắc AI thành các phần nhỏ hơn, hợp lý hơn.
📌 Ví dụ: Bắt đầu rộng với "Các giai đoạn ra mắt sản phẩm là gì?" Sau đó, tinh chỉnh với "Tạo danh sách ý tưởng nội dung mạng xã hội cho ngày ra mắt. "
Thử nghiệm và điều chỉnh
Rất hiếm khi có thể tạo/lập lời nhắc ngay từ lần đầu tiên. Tốt nhất là bắt đầu từ những điều đơn giản và thử nghiệm các phương pháp khác nhau. Dựa trên các phản hồi nhận được, hãy bắt đầu điều chỉnh và hoàn thiện lời nhắc của bạn.
📌 Ví dụ: Bắt đầu với "Viết thông báo về sự kiện sắp tới của công ty. " Sau đó, dựa trên phản hồi, tinh chỉnh thành "Tạo thông báo hấp dẫn cho sự kiện xây dựng đội ngũ vào thứ Sáu tuần tới, bao gồm lịch trình, địa điểm và cách nhân viên có thể đăng ký tham dự. "
Hãy sáng tạo trong cách tiếp cận của bạn
Mặc dù AI có thể soạn thảo email hoặc báo cáo hoàn hảo, nhưng chất lượng của chúng phụ thuộc vào sự sáng tạo của lời nhắc của bạn. Hãy vượt ra khỏi những câu hỏi cơ bản và thử các tình huống đóng vai. Những lời nhắc sáng tạo sẽ dẫn đến những góc nhìn mới mẻ và các giải pháp dễ hiểu.
📌 Ví dụ: Thay vì hỏi "Viết báo cáo bán hàng cho quý 1", hãy thử "Nếu bạn là giám đốc bán hàng phân tích hiệu suất quý 1, bạn sẽ nhấn mạnh những xu hướng chính nào và bạn sẽ đề xuất hướng đi nào cho tương lai?"
Công cụ AI cho giao tiếp nội bộ
Bạn đã có thông điệp, giờ bạn chỉ cần phương tiện truyền tải, hay còn gọi là công cụ AI phù hợp. Nhưng tại sao lại giới hạn công cụ AI của bạn chỉ ở các lời nhắc giao tiếp khi bạn có thể làm được nhiều hơn thế?
Với ứng dụng ClickUp cho mọi công việc, các nhiệm vụ, dự án, kiến thức và sự hợp tác của bạn đều được cải thiện nhờ AI mạnh mẽ, bản địa: ClickUp Brain.
Từ soạn thảo tin nhắn cho giao tiếp nội bộ đến tinh chỉnh các chiến lược giao tiếp của bạn, ClickUp Brain sẽ hỗ trợ bạn. Truy cập từ mọi nơi trong ClickUp — nhiệm vụ, tài liệu và trò chuyện của bạn — và nhận hỗ trợ theo ngữ cảnh trong tầm tay.
Được tích hợp với ClickUp Docs, AI Writer for Work của Brain giúp bạn soạn thảo các nghiên cứu điển hình, bài đăng blog và email trong tài liệu của mình. Tính năng này cũng rất hữu ích để tạo mẫu và hướng dẫn kế hoạch truyền thông.
Cần phân tích nhanh các tài liệu dài? Tính năng tóm tắt của Brain giúp đơn giản hóa các báo cáo phức tạp trong vài giây. Nó thậm chí còn có bản tóm tắt riêng cho các nhà quản lý để cập nhật các ưu tiên và nhu cầu của nhóm.
ClickUp Brain cũng là một trình quản lý kiến thức tuyệt vời, chỉ với một cú nhấp chuột là có thể lấy thông tin chi tiết, tài nguyên và liên kết tài liệu có liên quan từ toàn bộ hệ sinh thái ClickUp của bạn (bao gồm cả các ứng dụng được kết nối).
Sự xuất sắc trong giao tiếp không chỉ dừng lại ở đó. ClickUp còn cung cấp giải pháp nhắn tin toàn diện, ClickUp Chat.
Tất nhiên, giải pháp giao tiếp nội bộ tích hợp cho phép bạn chia sẻ thông tin trên các chủ đề tin nhắn của nhóm, cá nhân và thậm chí toàn công ty. Nhưng đó mới chỉ là khởi đầu. Giải pháp này còn liên kết mỗi cuộc hội thoại với các công việc, dự án và tài nguyên có liên quan để cung cấp bối cảnh, giúp bạn không bao giờ phải gián đoạn công việc để giao tiếp.
Tóm tắt dựa trên AI giúp đơn giản hóa các chủ đề tin nhắn dài, giảm nỗ lực cần thiết để soạn thảo các câu trả lời hiệu quả. Nó thậm chí còn cho phép bạn phân loại các thông tin chi tiết có giá trị và biến chúng thành công việc trong nháy mắt.
Và trong những trường hợp tin nhắn văn bản không thể truyền tải đầy đủ bối cảnh thì sao?
Bạn có thể ghi lại màn hình và webcam của mình kèm theo lời bình luận bằng ClickUp Clips. Điều này giúp việc tạo hướng dẫn, thông báo và hướng dẫn trở nên dễ dàng.
Ngoài ra, các bản ghi âm của bạn rất dễ chia sẻ! Nhúng chúng vào nhiệm vụ, tài liệu và thậm chí cả bảng trắng trong ClickUp. Thực tế, khi bạn ghi âm một Clip từ cửa sổ trò chuyện hoặc chủ đề bình luận, nó sẽ tự động được đính kèm vào tin nhắn ngay sau khi bạn dừng ghi âm.
ClickUp Clips cũng bao gồm bản ghi chép được hỗ trợ bởi AI trong mỗi video. Những bản ghi chép đáng tin cậy này giúp bạn không phải liên tục ghi chú, từ đó thúc đẩy việc lắng nghe và hiểu rõ hơn.
Có, còn có các công cụ giao tiếp AI khác, chẳng hạn như ChatGPT, Gemini và Perplexity AI. Mặc dù tất cả đều là những lựa chọn phổ biến cho các phản hồi dựa trên lời nhắc, nhưng không có công cụ nào tích hợp hoàn hảo với công việc (và không gian làm việc) của bạn như ClickUp Brain.
ClickUp Brain thực sự giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tôi biết có những công cụ AI miễn phí khá hiệu quả, nhưng việc liên tục chuyển đổi giữa các tab rất tốn thời gian. Và thành thật mà nói, khi tôi đang tập trung làm việc, đây là việc cuối cùng tôi muốn làm. Tôi chủ yếu sử dụng AI để viết bài vì tôi làm trong ngành nội dung. Nó cũng chỉnh sửa những gì tôi đã viết (thật tuyệt vời!). Một thứ khác thực sự giúp ích cho tôi là Docs. Tôi thích các tùy chọn định dạng, đặc biệt là các băng rôn. Thật dễ thương!
ClickUp Brain thực sự giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tôi biết có những công cụ AI miễn phí khá hiệu quả, nhưng việc liên tục chuyển đổi giữa các tab rất tốn thời gian. Và thành thật mà nói, khi tôi đang tập trung làm việc, đây là việc cuối cùng tôi muốn làm. Tôi chủ yếu sử dụng AI để viết vì tôi làm trong ngành nội dung. Nó cũng chỉnh sửa những gì tôi đã viết (thật tuyệt vời!). Một thứ khác thực sự giúp ích cho tôi là Docs. Tôi thích các tùy chọn định dạng, đặc biệt là các băng rôn. Thật dễ thương!
Vượt qua thách thức trong việc áp dụng AI cho giao tiếp nội bộ
AI rất mạnh mẽ, nhưng việc sử dụng nó không phải lúc nào cũng đơn giản. Bên cạnh các phương pháp tốt nhất, việc chuẩn bị và giải quyết một số thách thức là điều quan trọng. Dưới đây là những điều cần lưu ý.
Giải quyết các vấn đề về bảo mật và quyền riêng tư
Bảo mật dữ liệu là yếu tố quan trọng khi sử dụng AI để truyền thông nội bộ hiệu quả. Vi phạm hoặc lạm dụng có thể làm tổn hại đến lòng tin và danh tiếng của công ty bạn.
👉🏼 Giảm thiểu những rủi ro này bằng cách hợp lý hóa kiểm soát truy cập và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Tăng cường bảo mật bằng mã hóa, kiểm tra thường xuyên và quản lý truy cập thích hợp để bảo vệ thông tin của bạn.
Đồng bộ với văn hóa doanh nghiệp
Để AI hòa nhập một cách tự nhiên vào DNA của công ty bạn cần phải có sự nỗ lực. Điều này trở nên đặc biệt khó khăn khi phản ánh tầm nhìn, sứ mệnh và giọng điệu của nhân viên và tổ chức.
👉🏼 Để vượt qua thách thức này, việc tích hợp AI vào câu chuyện phát triển của công ty là điều cần thiết. Ngoài ra, việc xây dựng kỹ năng về kỹ thuật tạo prompt sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong quá trình chuyển đổi.
Quản lý sự kháng cự đối với thay đổi
Thay đổi có thể khiến mọi người lo lắng, đặc biệt là khi liên quan đến AI. Điều này thường tạo ra quan niệm sai lầm rằng giảm nỗ lực của con người sẽ làm giảm giá trị của con người. Cuối cùng, sẽ có sự từ chối hoặc phản kháng mạnh mẽ đối với việc chấp nhận tiềm năng của AI.
👉🏼 Bắt đầu nhấn mạnh rằng AI là để hỗ trợ, không phải thay thế. Khi các nhóm của bạn đã thoải mái, hãy cung cấp các mô-đun đào tạo để khuyến khích nhân viên tận dụng tối đa công nghệ này.
Cân bằng nội dung AI với cảm xúc con người
Nếu không có sự đóng góp sáng tạo của chuyên gia truyền thông, các công cụ AI sẽ chỉ tạo ra những tin nhắn đơn điệu. Khi AI giảm bớt nỗ lực thủ công và trí óc trong việc viết lách, bản thảo cuối cùng của bạn rất dễ mất đi tính nhân văn.
👉🏼 Cho phép đồng nghiệp xem bản nháp của bạn là một cách tuyệt vời để giải quyết vấn đề này. Ngoài ra, hãy ưu tiên cách bạn cá nhân hóa nội dung do AI tạo ra.
📖 Xem thêm: Cách sử dụng AI lấy con người làm trung tâm trong môi trường làm việc
Tương lai của AI trong giao tiếp nội bộ
Các công cụ giao tiếp AI thay đổi cách các nhóm giao tiếp và duy trì sự thống nhất tại nơi làm việc. Cùng với AI, các tin nhắn nội bộ sẽ phát triển và mở rộng. Nhưng để đạt được mục đích gì?
Dưới đây là một cái nhìn sơ lược về những gì tương lai mang lại.
Tùy chỉnh tin nhắn thông minh
61% công ty ở Mỹ hiện sử dụng AI để tối ưu hóa email, trong khi 55% dựa vào AI để cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.
AI sẽ vượt ra khỏi các tin nhắn chung chung, sử dụng tính năng cá nhân hóa cao để điều chỉnh nội dung dựa trên vai trò, lãi suất và phong cách làm việc của từng nhân viên. Với khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên tiên tiến, các doanh nghiệp sẽ sớm dễ dàng tạo ra các tin nhắn bằng ngôn ngữ địa phương, mang đến trải nghiệm độc đáo cho mọi độc giả.
44% doanh nghiệp được Forbes Advisor khảo sát có kế hoạch sử dụng ChatGPT để viết nội dung bằng các ngôn ngữ khác.
Quản lý quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI
Các công cụ AI sẽ tối ưu hóa thời gian, đảm bảo thông điệp phù hợp đến tay nhân viên vào thời điểm hoàn hảo. Bằng cách theo dõi mức độ tham gia và đánh dấu các cập nhật quan trọng, AI giúp luồng thông tin liên lạc diễn ra suôn sẻ và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông điệp quan trọng nào.
Sự tương tác con người bền vững
46% các công ty đã sử dụng AI để hợp lý hóa giao tiếp nội bộ, kế hoạch, bản trình bày và báo cáo.
Bất chấp sự phát triển của AI, tương tác giữa con người vẫn là yếu tố thiết yếu. Xây dựng kết nối, bổ sung bối cảnh và thúc đẩy đối thoại cởi mở là những yếu tố không thể thay thế để duy trì sự gắn kết và kết nối của các nhóm.
📖 Đọc thêm: Các xu hướng truyền thông hàng đầu định hình tương lai của công việc
Nâng cao sự tham gia của nhân viên với ClickUp
AI định hình lại cách bạn phản hồi tin nhắn và tác động của tổ chức đối với tinh thần của nhân viên. Tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng của lời nhắc, AI thậm chí có thể hợp lý hóa việc giải quyết xung đột và tạo ra các cuộc hội thoại có ý nghĩa.
Giờ đây, tất cả những gì bạn cần là công cụ phù hợp. Với ClickUp, bạn có AI, quản lý nhiệm vụ, nhắn tin, phân tích, tài liệu và hơn 1000 tích hợp — tất cả trong một nền tảng.
Sẵn sàng viết lại giao tiếp nội bộ của bạn (chơi chữ có chủ ý)? Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay!