Mọi người thấy dễ hiểu hơn khi dữ liệu phức tạp được trình bày bằng biểu đồ hoặc bảng. Biểu đồ tròn là một trong những định dạng trình bày phổ biến nhất trong nhiều năm qua.
Bạn có thể thấy chúng trong các blog, báo chí, truyền hình và các bài thuyết trình tại nơi làm việc. Microsoft Excel là một trong những công cụ trực quan hóa dữ liệu lâu đời nhất và được sử dụng rộng rãi nhất để tạo biểu đồ tròn.
Biểu đồ tròn là gì?
Biểu đồ tròn mô tả dữ liệu hoặc thống kê dưới dạng trực quan. Các phân đoạn hoặc phần của biểu đồ tròn thể hiện tỷ lệ của toàn bộ. Kích thước của mỗi phần biểu đồ tròn tương ứng với số lượng tương đối hoặc tỷ lệ phần trăm của một danh mục cụ thể trong tập dữ liệu.
Điều này giúp truyền tải một cách rõ ràng và súc tích về sự phân phối và mối quan hệ giữa các thành phần khác nhau của tập dữ liệu đó.
Để tạo biểu đồ tròn, bạn cần có ít nhất hai giá trị riêng biệt có tổng bằng 100% dữ liệu.
Tuy nhiên, biểu đồ tròn sẽ kém hiệu quả hơn khi dùng làm định dạng trực quan hóa dữ liệu nếu tập dữ liệu quá phức tạp hoặc có quá nhiều biến.
Các biểu đồ này là những ví dụ phổ biến về biểu đồ tròn vì chúng tóm tắt dữ liệu phong phú trong một biểu mẫu trực quan đơn giản và không cần nhiều giải thích.
Ví dụ, chúng thường được sử dụng để biểu diễn các loại khác nhau của một tập dữ liệu, chẳng hạn như phân phối dân số thu thập qua điều tra dân số hoặc số người đã trả lời khảo sát.
Hãy xem ví dụ đầu tiên.
Giả sử bạn đã thu thập thông tin về trình độ ngôn ngữ của dân số hoặc phân phối các nhóm tuổi của dân số đó trong một khu vực địa lý cụ thể. Trong trường hợp này, biểu đồ tròn sẽ là cách hiệu quả nhất để thể hiện từng yếu tố một cách trực quan.
Trong ví dụ thứ hai, khảo sát trải nghiệm của khách hàng trên thang điểm Likert. Sử dụng các màu sắc khác nhau, sử dụng biểu đồ tròn để tính toán xếp hạng và biểu diễn các danh mục khác nhau.
Biểu đồ tròn trong quản lý dự án
Biểu đồ tròn rất hữu ích để tạo biểu đồ quản lý dự án hiển thị thông tin quan trọng của dự án. Biểu đồ hiển thị chi tiết về ai đang làm công việc nào trong nhóm và thời gian cần thiết để hoàn thành từng giai đoạn trong chu kỳ dự án.
Các nhà quản lý dự án chia sẻ và giải thích thông tin bằng biểu đồ tròn và các sơ đồ trực quan khác. Điều này giúp các nhà quản lý dự án đưa ra quyết định sáng suốt trong quá trình thực hiện dự án.
Bạn có thể tìm thấy nhiều phần mềm quản lý dự án và phần mềm thay thế Excel trên internet, và mỗi phần mềm đều có khả năng chuyển đổi dữ liệu thành hình ảnh ấn tượng. Tuy nhiên, chúng ta sẽ xem xét quá trình tạo biểu đồ tròn cơ bản trong Excel.
3 bước đơn giản để tạo biểu đồ tròn trong Excel
Trong hầu hết các ứng dụng bảng tính, bạn cần hai đầu vào để tạo biểu đồ tròn đơn giản: hai hoặc nhiều danh mục của tập dữ liệu và số liên quan đến mỗi danh mục.
Thực hiện ba bước sau để tạo biểu đồ tròn.
Bước 1: Nhập dữ liệu
Mở một trang tính trống trong Excel và nhập các danh mục dữ liệu cùng số hoặc tỷ lệ phần trăm cho mỗi danh mục. Mỗi danh mục cuối cùng sẽ trở thành một phần của biểu đồ hình tròn.
Hãy xem một tình huống quản lý dự án đơn giản: một tập dữ liệu thể hiện tỷ lệ hoàn thành công việc trong toàn bộ dự án.
Bộ dữ liệu có thể trông như thế này:
Hãy nhớ rằng bạn không thể để các tỷ lệ phần trăm hoặc số chồng chéo nhau; nếu bạn phải trình bày tỷ lệ phần trăm, lý tưởng nhất là tổng của chúng phải bằng 100. Ngoài ra, chỉ sử dụng một bảng dữ liệu tại một thời điểm.
Bước 2: Chọn dữ liệu
Đánh dấu bảng bạn muốn đưa vào biểu đồ tròn. Vì Excel chỉ sử dụng một chuỗi dữ liệu duy nhất, tất cả các giá trị bạn muốn biểu diễn dưới dạng các phần phải nằm trong một cột hoặc hàng trong bảng tính của bạn.
Mỗi giá trị trong chuỗi này sẽ tương ứng với một phần trong biểu đồ tròn.
Có một giải pháp hay để tạo tiêu đề biểu đồ trong Excel. Nếu bạn bao gồm nhãn cột trong lựa chọn của mình, nhãn sẽ tự động xuất hiện dưới dạng tiêu đề biểu đồ. Hãy nhớ rằng bạn không thể chỉnh sửa tiêu đề biểu đồ sau khi đã tạo biểu đồ.
Bước 3: Chèn biểu đồ tròn
Sau khi chọn bảng, nhấp vào tab "Chèn" trên dải công cụ, sau đó nhấp vào biểu tượng Biểu đồ tròn.
Chọn kiểu biểu đồ tròn 2D hoặc 3D phù hợp. Biểu đồ hình bánh rán cũng hoạt động theo cách tương tự.
Mẹo chuyên nghiệp: Chúng ta hiểu tỷ lệ chính xác hơn khi chúng được hiển thị phẳng thay vì ba chiều. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nhấn mạnh một phần cụ thể, có thể là phần quan trọng hơn nhiều so với các phần khác, hãy sử dụng biểu đồ tròn 3D.
Để minh họa ví dụ này, hãy chọn tùy chọn biểu đồ hình tròn 3D.
Biểu đồ tròn của bạn giờ sẽ trông như thế này:
Cách chỉnh sửa hoặc sửa đổi biểu đồ tròn trong Excel
Sau khi học cách tạo biểu đồ tròn cơ bản trong Excel, hãy học cách tùy chỉnh các yếu tố của biểu đồ.
Biểu đồ và đồ thị trong Excel có thể tùy chỉnh cao. Chọn màu sắc và độ dốc khác nhau cho các phần, thay đổi kích thước, tạo chú thích và hơn thế nữa.
Thay đổi kiểu và màu sắc của biểu đồ hình tròn
Nhấp vào biểu tượng cọ vẽ bên cạnh biểu đồ tròn để tùy chỉnh giao diện của biểu đồ. Chọn từ một mảng các tùy chọn kiểu và màu sắc để tạo biểu đồ tròn theo ý thích.
Thay đổi tiêu đề biểu đồ
Để tùy chỉnh tiêu đề biểu đồ, không chọn nhãn cột khi chèn biểu đồ tròn. Như trong ảnh chụp màn hình bên dưới, chọn các hàng chứa giá trị dữ liệu mà không có nhãn.
Trong trường hợp này, biểu đồ sẽ xuất hiện với tiêu đề biểu đồ có thể chỉnh sửa mặc định.
Bây giờ, nhấp vào 'Tiêu đề biểu đồ' ở đầu biểu đồ tròn để chỉnh sửa.
Thêm nhãn dữ liệu vào biểu đồ tròn
Sau khi chỉnh sửa tiêu đề biểu đồ, hãy học cách thêm và định dạng nhãn dữ liệu cho từng phần của biểu đồ tròn. Di chuyển con trỏ chuột đến biểu đồ tròn và nhấp chuột phải. Chọn tùy chọn 'Thêm nhãn dữ liệu' từ menu xuất hiện.
Bây giờ, chọn 'Thêm nhãn dữ liệu' từ menu thả xuống.
Sau khi được chọn, các nhãn dữ liệu tương ứng với từng phân đoạn biểu đồ tròn sẽ xuất hiện. Trong ví dụ này, đó là tỷ lệ hoàn thành.
Thêm chú thích dữ liệu vào biểu đồ tròn
Thêm chú thích dữ liệu vào biểu đồ tròn. Các bước tương tự như thêm nhãn dữ liệu.
Nhấp chuột phải vào Biểu đồ tròn, sau đó chọn 'Thêm nhãn dữ liệu'. Chọn 'Thêm chú thích dữ liệu' từ menu thả xuống.
Các chú thích sẽ hiển thị như sau:
Thay đổi kích thước biểu đồ tròn
Thay đổi kích thước biểu đồ tròn rất đơn giản. Để điều chỉnh kích thước biểu đồ, nhấp vào một trong các góc và kéo để thay đổi kích thước; làm lớn hoặc nhỏ theo yêu cầu của bạn.
Xoay biểu đồ tròn
Để xoay biểu đồ tròn trong Excel, nhấp chuột phải vào Biểu đồ tròn và chọn tùy chọn 'Định dạng chuỗi dữ liệu'
Sau khi chọn, chuyển đến 'Tùy chọn chuỗi' và chỉnh sửa góc của phần đầu tiên. Thử nghiệm cho đến khi bạn tìm được góc phù hợp nhất.
Định dạng chú thích biểu đồ tròn
Chú thích giúp người đọc xác định ý nghĩa của từng phần của biểu đồ và xuất hiện mặc định khi bạn tạo biểu đồ tròn trong Excel.
Để xóa chú thích, nhấp chuột phải vào chú thích và chọn tùy chọn 'Xóa'. Để sửa đổi hình thức của chú thích, nhấp chuột phải và chọn 'Định dạng chú thích'. Điều này cho phép bạn thay đổi vị trí của chú thích và định dạng phông chữ theo sở thích của bạn.
3 Giới hạn của việc tạo biểu đồ tròn trong Excel
Hầu hết các ứng dụng bảng tính cho phép bạn tạo biểu đồ tròn và biểu đồ hình bánh rán từ bảng. Mặc dù tạo và chỉnh sửa biểu đồ tròn trong Excel là một kỹ năng tuyệt vời, nhưng bạn cần lưu ý một số thách thức riêng của công cụ này.
Có ba hạn chế khi làm việc với biểu đồ tròn trong Excel.
Hạn chế chuỗi dữ liệu đơn
Biểu đồ tròn của Excel sẽ chứa một chuỗi dữ liệu duy nhất trong hầu hết các đối tượng/kỳ/phiên bản. Điều này giới hạn khả năng phù hợp của chúng trong việc thể hiện các tập dữ liệu phức tạp bao gồm nhiều chuỗi dữ liệu.
Trong trường hợp bạn cần biểu diễn trực quan các tập dữ liệu đa dạng, các loại biểu đồ thay thế như biểu đồ cột sẽ mang lại tính linh hoạt cao hơn.
Sử dụng Excel để tạo biểu đồ cột, nhưng quá trình này phức tạp hơn.
Thách thức trong tùy chỉnh
Các tùy chọn tùy chỉnh cho biểu đồ tròn trong Excel có phần giới hạn so với các loại biểu đồ khác. Việc tinh chỉnh các yếu tố như màu sắc của từng phần hoặc vị trí chính xác của nhãn thường rất phức tạp, thậm chí không thể thực hiện được.
Excel không cung cấp nhiều tính linh hoạt để tùy chỉnh. Nhưng tin tốt là bạn sẽ tìm thấy các công cụ biểu đồ tròn trong một số ứng dụng và phần mềm khác.
Khó khăn trong quản lý nhãn dữ liệu
Quản lý nhãn dữ liệu trên biểu đồ tròn trong Excel là một thách thức, đặc biệt khi xử lý các hình ảnh trực quan đông đúc.
Việc Excel tự động đặt nhãn có thể dẫn đến các vấn đề về chồng chéo hoặc khó đọc, đôi khi cần phải điều chỉnh thủ công thêm để hiển thị nhãn một cách rõ ràng.
Tạo biểu đồ tròn dễ dàng với ClickUp
Không thể phủ nhận Excel là một ứng dụng bảng tính tuyệt vời, tuy nhiên, nó có một số giới hạn riêng.
ClickUp là một công cụ hữu ích để tạo biểu đồ tròn (và các định dạng trực quan hóa dữ liệu khác). Khả năng thích ứng và tùy chỉnh có sẵn trong ClickUp khiến nó trở thành một lựa chọn thay thế đa năng.
Cách tạo biểu đồ tròn trong ClickUp
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp tổng quan cấp cao nhất về tất cả các hoạt động trong không gian làm việc của bạn.
Các bảng điều khiển này bao gồm các thẻ có thể tùy chỉnh cao, đóng vai trò như các khối xây dựng bảng điều khiển của bạn. Sử dụng các thẻ tùy chỉnh này để nhanh chóng tạo biểu đồ tròn cho dữ liệu của bạn.
Tính năng phân tích chi tiết cho phép bạn tùy chỉnh các thẻ trên bảng điều khiển để xem thêm chi tiết. Thực hiện thay đổi trên bất kỳ cột, phần, phân đoạn hoặc điểm dữ liệu nào trên biểu đồ của bạn trong bảng điều khiển ClickUp bằng tính năng phân tích chi tiết trên biểu đồ tròn.
Hãy lấy ví dụ về một tập dữ liệu phân tích khối lượng công việc theo trạng thái.
Bạn sẽ tìm thấy thẻ, số lượng công việc con, danh sách kiểm tra và chỉ báo để chặn hoặc chờ bên cạnh mỗi công việc.
Xem người được giao nhiệm vụ, ngày đáo hạn và trạng thái của nhiệm vụ trên các cột bên phải. ClickUp cho phép bạn đi sâu vào từng yếu tố và tìm thông tin cụ thể.
Một tính năng tuyệt vời khác của ClickUp là khả năng dễ dàng sắp xếp dữ liệu được thu thập bởi Trường Tùy chỉnh Ngày vào một phạm vi thời gian cụ thể để trực quan hóa xu hướng trong biểu đồ tròn.
Vượt qua Excel với công cụ mạnh mẽ hơn
Không giống như Excel, bạn có thể làm hơn là chỉ tạo biểu đồ và đồ thị cho các bản trình bày trong quá trình quản lý dự án của mình với ClickUp.
Quản lý dự án không chỉ là báo cáo và trực quan hóa dữ liệu. Mặc dù sử dụng Excel và các bảng tính khác là một kỹ năng tuyệt vời, nhưng quản lý vòng đời của một dự án sẽ phụ thuộc vào việc lựa chọn các công cụ phù hợp để bổ sung cho nó.
Với bảng điều khiển, tự động hóa, các công cụ hợp tác và nhiều hơn nữa, ClickUp là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ trong kho vũ khí của bạn.
Để tìm hiểu thêm về những gì ClickUp có thể làm, hãy đặt lịch trình một buổi giới thiệu ngay hôm nay.