İş Dağınıklığını Çözmek: ClickUp'ın Satış Genel Müdür Yardımcısı, Yapay Zeka ve İşin Geleceği Hakkında Konuşuyor

Çölden Masaya: İş Dağınıklığı Evrenseldir

Kısa bir süre önce Suudi Arabistan'da, ülkenin ilk elektrikli araç üreticisi ve dünyanın en büyük devlet fonunun liderleriyle bir toplantıya katıldım. Bu kuruluşlar, 20 milyar dolarlık kayak merkezleri, on iki Empire State Binası boyutundaki küp şeklindeki şehirler gibi, akıl almaz ölçekte projeler gerçekleştiriyorlar. Bu hem çılgınca hem de ilham verici.

Ancak beni en çok etkileyen şey, projelerinin ölçeği değil, karşılaştıkları zorlukların boyutu oldu. Dünyanın neresinde olursanız olun, iş dağınıklığı takımları geride tutan sessiz bir güçtür. İster fütüristik bir şehir inşa ediyor ister ABD'de bir satış ekibi yönetiyor olun, belirtiler aynıdır: çok fazla uygulama, süreç ve bunların arasında kaybolan bağlam.

ClickUp'ın dünyanın tamamen farklı bir bölgesinde yapacağı işi görmenin inanılmaz bir şey olduğunu görmek, ancak gerçekte iş dağınıklığı her yerde var.

Sorunun Adı: İş Dağınıklığı Nedir?

İş Dağınıklığı, bağlantısız sistemler arasında işyerinde uygulamaların, süreçlerin, bağlamın ve artık yapay zekanın parçalanmasıdır ve modern takımlar için giderek daha yaygın bir sorundur. Verimlilik, inovasyon ve bağlılık üzerinde gizli bir yük oluşturur. Küresel olarak verimlilik kaybının maliyetinin 2,5 trilyon doların üzerinde olduğunu tahmin ediyoruz. Ancak gerçek maliyet ölçülmesi daha zordur: hayal kırıklığı, yorgunluk ve işin olması gerekenden daha zor olduğu hissi.

İş Dağınıklığının sinsi yanı, nadiren kendini belli etmesidir. Çoğu insan buna isim vermez, sadece belirtilerini hisseder: gecikmeler, hayal kırıklığı, kaos. İşlerin tamamlanması sonsuza kadar sürer. İnsanlar hayal kırıklığına uğrar. Genel bir yorgunluk ve gecikme hissi vardır. Ancak tüm bunların altında yatan temel neden her zaman aynıdır: bağlantısız araçlar, tutarsız süreçler, eksik bağlam.

İş Dağınıklığıyla İlk Mücadelem: Snowflake Yılları

Ben ilk kez Snowflake'te İş Dağınıklığı ile karşılaştım.

Satış operasyonları ekibimiz her türlü projeyi inceliyordu: yerelleştirilmiş fiyatlandırma, yeni iş akışları, aklınıza ne gelirse. Ancak her proje Wrike'da yönetilirken, bağımlılıklar Salesforce'ta tutuluyordu ve geliştirme ekibi işlerini Jira'da izleme. İki yönlü senkronizasyon yoktu. Her hafta, önceliklerin uyumlu olup olmadığını kontrol etmek için toplantı yapıyorduk. Bu çok zorlu bir süreçti.

Bu durum, takımlar arasında büyük bir hayal kırıklığına, kişiler arası çatışmalara ve hiçbir şeyi çözmeyen toplantılarla dolu bir takvimin sonucunu doğurdu. Herkes farklı yönlere çekiyordu.

Teknoloji, daha hızlı hareket etmemize yardımcı olması gerekiyordu, ancak aslında bizi yavaşlattı. O toplantılarda otururken, entegrasyonlar eksikliğinin bize sadece zaman değil, moral de kaybettirdiğini bilmenin acısını hatırlıyorum.

Modern Satış Yığını: Her Dakikanın Önemli Olduğu Durumlar

Günümüzde bir satış takımını yönetmek, yoğun bir teknoloji yığınıyla yaşamak anlamına geliyor: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator... Liste uzayıp gidiyor. Satış temsilcileri, tek bir e-posta göndermek için bir araçtan diğerine geçip duruyor. Satışta zaman, kelimenin tam anlamıyla paradır. Bir e-postayı göndermek iki dakika yerine on dakika sürerse, gerçek anlamda para kaybedersiniz.

Yeni bir araç veya özellik piyasaya sürüldüğünde ya da birisi bir şey satın almak veya kullanmak istediğinde, ilk içgüdüm mevcut sistemlerimizde bunu nerede ve nasıl yapacağımızı sormaktır. Kesinlikle gerekli olmadıkça başka bir şey eklemek istemiyorum.

Tüm bunlar tek bir pencerede görüntülenebilir mi ve görüntülenmeli mi? Daha iyi bir soru: bunu mümkün kılmak için ne gerekir?

Gerçek ne mi? Her yeni araç daha fazla gürültü, daha fazla "hayalet iş", daha fazla kör nokta ve daha fazla karmaşıklık getirir. İş zaten karmaşıktır; her takımın satışın uyması gereken süreçleri vardır. Bu nedenle, işi ne kadar basitleştirebilirsek o kadar iyi olur.

Özel Perspektifinden İş Dağınıklığının Gizli Maliyeti: Belirtiler ve Temel Nedenler

Çoğu özel, "İş Dağınıklığı'ndan boğuluyoruz" diyerek gelmez. Onlar sadece semptomları anlatır: "İşler kaotik görünüyor." "İşleri tamamlamak çok uzun sürüyor." "İnsanlar hayal kırıklığına uğramış durumda." Sorunun kökü her zaman İş Dağınıklığı'dır, ancak çok çeşitli yüzleri olduğu için bunu isimlendirmek zordur.

Yöneticilerle konuştuğumda şunu soruyorum: Beş veya sekiz yıl öncesine dönebilseydiniz, sistemlerinizi aynı şekilde mi tasarlardınız? Herkesin cevabı aynı: Hayır, aynı şekilde yapmazdım.

Bilgi siloları, veri aktarımı ve işbirliğine daha dikkatli bir yaklaşım sergilenmiş olsaydı, yıllarca süren sürtüşmelerden kurtulabileceklerini fark ediyorlar. Ancak çoğu kuruluş, sistemlerinin organik olarak yayılmasına izin vermiş, her takım kendi araçlarını (beyaz tahtalar, proje yönetimi araçları vb.) seçmiş ve yönetici müdahalesi çok az olmuş veya hiç olmamıştır.

İşyerinde yapay zeka norm haline geldikçe, birleşik bir çalışma alanı ve canlı bağlamın olmaması, yapay zekanın gerçek etkisini sınırlamaya başlıyor. Yapay zeka, erişebildiği bağlam kadar iyidir. Verileriniz 18 farklı araca dağılmışsa, buna bağlam dağınıklığı diyoruz, yapay zekanın sunabileceği birleşik avantajları göremezsiniz.

Aşırı Yükü Aşmak: Kuzey Yıldızı'nın Gücü

Peki, özellikle sorun çok büyük hissedildiğinde, iş dağınıklığını nasıl düzeltmeye başlayabilirsiniz? Benim için her şey bir yol göstericiye sahip olmakla ilgili.

Bağlam, Kuzey Yıldızı gibidir.

AI'nın gücü, ancak tam bağlamda anlaşılabilir. Ancak bu noktaya ulaşmak kolay değildir, özellikle de karmaşık sistemler içinde sıkışıp kalmışsanız. Aslında, sayısız gerçek dünya dönüşümünde gördüğümüz gibi, iş dağınıklığını aşmak için cesur ama kademeli adımlar atmak gerekir: her seferinde tek bir iş akışı seçmek, onu konsolide etmek ve gerçek bir yakınsama için ivme oluşturmak.

Her şeyi tek tek ele almak gerektiğini, ancak her bir parçaya kesin ve cesur bir şekilde yaklaşmak gerektiğini öğrendim.

Örneğin, proje yönetimini ele alalım. "Her şeyi taşıyın" basit bir ifade gibi görünebilir, ta ki dağınık belgeler ve yarı tamamlanmış planlarla karşılaşana kadar. Aşamalı olarak mı yoksa bir anda mı yaparsanız yapın, asıl iş bağlamı cesurca ileriye taşımak ve sisteme entegre etmektir. Yarım adımlar bilgiyi parçalar; cesur adımlar ise yapay zekaya bütün resmi gösterir.

Slack'ten ClickUp Chat'e geçişle ilgili iç hikayemizi sık sık paylaşım yaparım. Herkes ayak diriyordu. İlk denememizde, tek tek takımları taşıma girişimimiz başarısız oldu. İşe yaramadı. Sonra, cesur ve kararlı bir şekilde, belirli bir tarihte Slack'in kullanımdan kaldırılacağını ve herkesin ClickUp Chat'e geçeceğini kesin bir dille duyurduk ve bu gerçekten gerçekleşti! Slack ortadan kalktı, herkes geçiş yaptı ve her şey harika oldu. Artık, ClickUp Chat'te başka türlü elde edemeyeceğimiz sihirli yapay zeka deneyimleri yaşıyoruz.

Anlıyorum, mevcut durumun ataleti güçlü. Ancak işin geleceği cesur ve kasıtlı bir plan gerektiriyor. Ancak liderler olarak, iş dağınıklığını yaratanın öncelikle yukarıdan aşağıya doğru rehberliğin eksikliği olduğunu kabul etmeliyiz.

Matris: Yapay Zeka Dönüşümü için Bir Plan

Kullandığım bir çerçeve var: yapay zeka dönüşümü için bir tür matris. Bu, parlak nesnelerin peşinden koşmak veya daha fazla araç eklemekle ilgili değil. Şu konularla ilgili:

Yapay zeka, parçalanmış ve silolaşmış verilerin üzerine yerleştirildiğinde, bu durum bir şefe 18 mutfağa dağılmış malzemelerle yemek pişirmesini istemek gibidir. Ancak çalışma alanınızı ve bağlamınızı birleştirdiğinizde, yani gerçek bir Birleşik Yapay Zeka Çalışma Alanı oluşturduğunuzda, yapay zeka nihayet vaatlerini yerine getirebilir: içgörüler ortaya çıkarabilir, görevleri otomatikleştirebilir ve takımınızın önemli konulara odaklanmasını sağlayabilir. Bu nedenle, yapay zeka ile iş dağınıklığını çözmek sadece verimlilikle ilgili değil, tamamen yeni çalışma yöntemlerinin kapılarını açmakla ilgilidir.

ClickUp'ın farkı: Sizin için gerçekten işleyen yapay zeka

Takımlarla yapay zeka hakkında konuştuğumda, en büyük zorluk heyecan değil, uygulamadır. Herkes daha akıllı araçlar ister. Ancak gerçek bağlamdan yoksun olduğunda (takımınızın üzerinde çalıştığı konu, daha önce tartışılanlar, bundan sonra yapılması gerekenler), çoğu yapay zeka kopuk ve yetersiz kalır.

İşte burada ClickUp Brain devreye giriyor . Çalışma alanınızın içinde yer aldığı için, neler olup bittiğini gerçekten anlıyor. Görevlerinizden, belgelerinizden, sohbetlerinizden ve hedeflerinizden yararlanarak tahminlere değil, gerçeklere dayalı cevaplar sunuyor.

Ve esnektir. O anki ihtiyacınıza göre ChatGPT, Claude, Gemini ve daha fazlası gibi önde gelen yapay zeka modelleri arasında geçiş yapabilirsiniz. Hızlı taslak mı? Akıllı özet mi? Daha derin mantık mı? Akışınızı hiç bozmadan birçok seçeneğiniz var.

Ayrıca, bunu daha da ileriye götüren bir masaüstü yapay zeka yardımcısı olan ClickUp Brain MAX da var. Siz konuşursunuz, o dinler — kelimenin tam anlamıyla. Talk to Metin özelliği sayesinde, aklınızdan geçenleri söyleyebilir ve bunları bir güncelleme, görev, belge — neye ihtiyacınız varsa ona dönüştürebilirsiniz. Bağlamı algılar, her zaman açıktır ve ne kadar çok kullanırsanız o kadar akıllı hale gelir.

Bu sadece yapay zeka için yapay zeka değil. İşinizi gerçekten daha iyi hale getiren yapay zeka.

Kültürel Devrim: 10 kat daha güçlü bir takım oluşturmak

İşin geleceği sadece daha iyi araçlarla ilgili değil, aynı zamanda yeni bir zihniyetle de ilgili. Geleceğin, insanların insanları yönettiği ve bireysel katkıda bulunanların temsilcileri yönettiği bir gelecek olduğuna inanıyorum. İşte bu şekilde iş gücünü 10 katına çıkarabilirsiniz.

Ancak bunu teknolojiyle tek başına başarmak mümkün değil. Bu bir kültür devrimi. ClickUp'ta, her cuma bir saatimizi satıcılarımızın yapay zeka geliştirmelerine ayırıyoruz. Bu absürt bir kavram: satıcıları işlerinden, gelir getirici faaliyetlerinden alıp yapay zeka geliştirmeleri için görevlendirmek. Ancak bu, her bir kişinin işinin %30-40'ını otomasyonla gerçekleştirmesini ve önemli işler için zaman kazanmasını sağlamanın tek yolu.

Bu bir kültür devrimidir. Şirketler ve liderler tarafından yapılacak bu, şirketlerinin 10 kat büyümesini ve başarıya ulaşmasını getirecektir.

Bunu tek başına BT sağlayamaz. İşlerinin ayrıntılarını yalnızca son kullanıcılar bilir. Başarılı olan şirketler, her çalışanın bir kurucu gibi düşünmesini sağlayarak kendi ş akışlarını ve temsilcilerini oluşturmalarını ve yeniliği temelden itibaren teşvik etmelerini sağlayacaktır.

Dirençlerin Üstesinden Gelmek: Akran Şampiyonlarının Rolü

Değişim zordur. Slack'ten ClickUp Chat'e geçiş örneğine geri döneceğim. Evet, direnç vardı; insanlar kendi özel emojilerini ve tanıdık arayüzlerini istiyorlardı. Ancak şirket çapında kesin bir geçiş yaptığımızda bu değişim kalıcı oldu. Ve bu değişimin öncülüğünü sesli ve coşkulu bir şekilde yapan kişilere büyük bir kredi borçluyuz.

Şirketinizde doğal olarak sistemler halinde düşünen kişileri bulmalı ve onlara şirketinizi ileriye taşımak için bir platform sunmalısınız. Operasyonel şampiyonları güçlendirmek anahtardı. Onlar, meslektaşlarının yeni ortama uyum sağlamasına ve başarılı olmasına yardımcı olan savunucular haline geldi. Değişim yönetimi sadece yukarıdan aşağıya bir talimat değildir; hem liderlik hem de tabandan destek gerektiren bir harekettir.

Gerçek Dünya Sonuçları: Frustrasyondan Akışa

Bu değişiklikleri yaptığımızdan beri, dönüşümü ilk elden gördüm. Eskiden uyum sağlamak için yapılan toplantılar artık eylem odaklı hale geldi. Yapay zeka, ben sormadan önce içgörüler sunuyor. Temsilciler, araçlar arasında geçiş yapmak için daha az zaman harcıyor ve satışa daha fazla zaman ayırıyor. Hayal kırıklığı yerini akışkanlığa bıraktı.

Peki ya özel müşterilerimiz? Bu yaklaşımı benimseyenler de aynı sonuçları görüyor. Bu kolay değil, yıllarca süren iş dağınıklığını ortadan kaldırmak hiçbir zaman kolay değildir. Ancak net bir hedef, cesur liderlik ve kültüre yatırım yapma isteği ile bu mümkün olabilir.

sayılar da bunu doğruluyor. Forrester Total Economic Impact™ araştırmasına göre, ClickUp kullanan takımlar %384 ROI elde etti ve 3. yılda 92.400 saat tasarruf sağladı. *

Sonuç: Harekete Geçme Zamanı Şimdi

İş Dağınıklığı, modern iş dünyasının en büyük sorunudur. Ancak bu kaçınılmaz bir durum değildir. Birleşik bir çalışma alanı, bağlam açısından zengin sistemler ve yapay zeka destekli ş akışları ile takımlar zaman kazanabilir, yapay zeka ile verimliliği artırabilir, yenilikçiliği ortaya çıkarabilir ve herkes için uygun çalışma alanları oluşturabilir.

Öncelikle bir değerlendirme yapmanızı öneririm: İş dağınıklığı kuruluşunuzda nerede ortaya çıkıyor? Bu çeyrekte bağlamı birleştirmek ve takımınızı güçlendirmek için yapabileceğiniz cesur bir hamle nedir?

Gelecek, iş dağınıklığını çözenlere aittir: tek bir platform, tek bir yapay zeka merkezi, tek bir kültürel değişim.