ข้อมูลการสำรวจใหม่แสดงให้เห็นว่าครึ่งหนึ่งของพนักงานที่มีความรู้ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจัดการแชทแทนที่จะทำงานจริงของพวกเขา

แชทถูกนำมาใช้เป็นทางลัด เป็นวิธีที่รวดเร็วกว่าในการประสานงาน สอบถาม ชี้แจง และตัดสินใจ

แทนที่จะเป็นเช่นนั้น สำหรับหลายทีม มันกลับกลายเป็นชั้นของแรงงานที่มองไม่เห็นซึ่งห่อหุ้มงานจริงไว้

คุณเปิดแชทในตอนเช้าเพื่อผ่อนคลาย สแกนหัวข้อไม่กี่หัวข้อ ตอบกลับการอัปเดต และค้นหาลิงก์ที่รู้สึกคุ้นเคย เมื่อคุณค้นหาความสำคัญที่แท้จริงจากหัวข้อต่างๆ เกือบหนึ่งชั่วโมงก็ผ่านไป

การสำรวจล่าสุดของเราเผยให้เห็นรูปแบบที่ยากจะมองข้าม: การจัดการแชทกลายเป็นงานที่แยกออกมาเป็นงานหนึ่งโดยเฉพาะมากขึ้นเรื่อยๆ

นี่คือสิ่งที่ข้อมูลแสดงให้เห็น

อะไรคือการแชทล้นเกินในที่ทำงาน?

การแชทมากเกินไปในที่ทำงาน หมายถึง เวลาและความพยายามทางความคิดที่ใช้ไปกับการจัดการการสื่อสารในที่ทำงาน แทนที่จะทำงานหลักที่รับผิดชอบ

💬 พนักงานใช้เวลาในการจัดการแชทมากแค่ไหน?

75% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าการเปิดแชททุกเช้าทำให้รู้สึกเหมือนค่อยๆ เริ่มต้นวันทำงาน รู้สึกมีประสิทธิภาพ เชื่อมโยง และมีความเคลื่อนไหว

แต่ความรู้สึกของแรงผลักดันนั้นกลับปกปิดต้นทุนที่ลึกซึ้งกว่า

ครึ่งหนึ่งของพนักงานที่ใช้ความรู้รายงานว่าใช้เวลา 2 ชั่วโมงหรือมากกว่าต่อวันในการจัดการแชท เพียงแค่คัดกรองการสนทนาที่เกิดขึ้นรอบตัวพวกเขา

14% ไปไกลกว่านั้น พวกเขาอธิบายว่าการแชทเป็นงานเสริมที่ซ้อนทับกับบทบาทหลักของพวกเขา

🧵 การเกิดขึ้นของ "การขุดค้นกระทู้"

เมื่อมีการกล่าวถึงงานในแชท งานเหล่านั้นไม่ได้ถูกนำไปปฏิบัติเสมอไป

ผู้ตอบแบบสอบถามบางคนถึงกับตั้งชื่อตำแหน่งให้ตัวเอง 37% ระบุว่าตนเองเป็น "นักโบราณคดีแห่งกระทู้" ในขณะที่ 23% เรียกตัวเองว่า "ผู้ประสานความโกลาหล"

อารมณ์ขันสะท้อนความเป็นจริงที่จริงจัง: การสนทนามักเป็นสถานที่ที่มีการตัดสินใจ แต่ไม่ใช่สถานที่ที่มีการติดตามงาน เมื่อความรับผิดชอบอยู่นอกเหนือการสนทนา บริบทจะจางหายไปทันทีที่การสนทนาดำเนินต่อไป

🔁 ต้นทุนด้านประสิทธิภาพจากการแชทมากเกินไป

เกือบครึ่งของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าขั้นตอนเพิ่มเติมที่ใหญ่ที่สุดที่แชทนำมาใช้คือการย้ายงานไปยังเครื่องมืออื่นด้วยตนเอง

อีก 20% ใช้เวลาในการอ่านกระทู้ยาวซ้ำเพื่อทำความเข้าใจว่าต้องทำอะไรต่อไป

แต่ละการถ่ายโอนมีขนาดเล็ก การคัดลอกข้อความ → การสร้างงาน → การกำหนดเจ้าของ → การเพิ่มบริบทอีกครั้ง

แต่เมื่อข้ามทีมและสัปดาห์ไป การส่งต่อเล็กๆ เหล่านี้สะสมมากขึ้น ความไม่สอดคล้องที่ใหญ่ที่สุดคืออะไร? การแชทให้ความรู้สึกทันทีทันใด แต่การดำเนินการยังคงอยู่ที่อื่น และช่องว่างนั้นคือที่ที่เวลาหายไป

🔔 ทำไมการแจ้งเตือนแชทถึงส่งผลเสียต่อผลกำไรของคุณ

26% ของพนักงานกล่าวว่าแชทจะรู้สึกไม่ท่วมท้นหากการแจ้งเตือนถูกปรับให้สอดคล้องกับความสำคัญของพวกเขาแทนที่จะส่งข้อมูลจำนวนมากให้พวกเขา

นั่นอาจฟังดูเหมือนปัญหาการใช้งาน แต่ไม่ใช่

เมื่อทุกข้อความถูกมองว่ามีความเร่งด่วนเท่าเทียมกัน ทีมงานจะทำงานในสภาวะถูกรบกวนอย่างต่อเนื่อง ความสนใจจะเปลี่ยนไปมาหลายสิบครั้งต่อชั่วโมง

การแจ้งเตือนแต่ละครั้งบังคับให้สมองต้องรีเซ็ตความคิดใหม่ การเปลี่ยนบริบทแต่ละครั้งยืดระยะเวลาออกไป เมื่อคูณสิ่งนี้กับหลายทีม หลายสัปดาห์ หลายระดับเงินเดือน ต้นทุนก็จะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ผู้ที่มีคุณค่าสูงใช้เวลาไปกับการตอบสนองแทนที่จะทำงานที่มีความหมายให้ก้าวหน้า

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ ผู้คนไม่ได้ต้องการข้อความน้อยลง แต่พวกเขาต้องการสัญญาณที่ดีกว่าเสียงรบกวน ท้ายที่สุดแล้ว ความเกี่ยวข้องคือข้อได้เปรียบในการดำเนินงาน

🎤 แชทเร็ว แต่ไม่ได้พาเราไปไหนเลย!

ในเบื้องต้น การแชททำให้ทุกอย่างเร็วขึ้น ข้อความถูกส่งทันที

แต่ข้อมูลเล่าเรื่องราวที่ซับซ้อนกว่านั้น มากกว่าหนึ่งในห้าบอกว่างานที่กล่าวถึงในแชทไม่เคยถูกทำเลย

ความเร็วไม่ใช่ปัญหา. ปัญหาอยู่ที่สิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากส่งข้อความไปแล้ว.

เมื่อรายการที่ต้องดำเนินการถูกฝังอยู่ภายในหัวข้อสนทนา ความชัดเจนจะขึ้นอยู่กับการที่ใครบางคนจำได้ อ่านซ้ำ หรือสร้างบริบทขึ้นมาใหม่

แชทให้ความรวดเร็วในทันที แต่ไม่ได้จัดโครงสร้างโดยอัตโนมัติ และหากปราศจากโครงสร้าง ความเร็วก็จะกลายเป็นความวุ่นวาย นั่นคือวิธีที่เครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันค่อยๆ กลายเป็นงานซ้อนอีกชั้นหนึ่ง

การคิดใหม่ว่าแชทจะเข้ากับการทำงานอย่างไร

ตราบใดที่การแชทยังคงเป็นศูนย์กลางของการทำงานร่วมกัน มันจำเป็นต้องได้รับการปฏิบัติเสมือนเป็นส่วนหนึ่งของระบบปฏิบัติการ ไม่ใช่เพียงแค่ชั้นของการสื่อสารเท่านั้น ต่อไปนี้คือการเปลี่ยนแปลงเชิงปฏิบัติที่ทีมสามารถทำได้สามประการ

1. เปลี่ยนทุกการตัดสินใจให้กลายเป็นผลลัพธ์ที่สามารถติดตามได้

หากกระทู้ใดนำไปสู่การดำเนินการแล้ว กรุณาอย่าปล่อยให้ค้างอยู่ในหน้าเลื่อน

ก่อนที่การสนทนาจะดำเนินต่อไป ขอให้ชี้แจงให้ชัดเจนว่า:

หากข้อมูลนั้นไม่สามารถบันทึกได้โดยตรงในสภาพแวดล้อมการแชท ควรถ่ายโอนไปยังระบบที่ใช้ติดตามงานทันที ยิ่งล่าช้ายิ่งมีโอกาสที่ข้อมูลจะหายไป

กฎง่าย ๆ ช่วยได้: ไม่มีการตัดสินใจหากไม่มีผู้รับผิดชอบ, ไม่มีผู้รับผิดชอบหากไม่มีกำหนดเวลา.

2. ปิดช่องว่างระหว่างการอภิปรายและการปฏิบัติ

เกือบครึ่งหนึ่งของพนักงานรายงานว่าต้องย้ายงานออกจากแชทไปยังเครื่องมืออื่นด้วยตนเอง ขั้นตอนเพิ่มเติมนี้เองที่ทำให้บริบทเริ่มสูญเสียไป

ตรวจสอบกระบวนการทำงานของคุณ:

เป้าหมายคือการลดการแข่งขันแบบผลัดนั้นให้น้อยลง ยิ่งมีการถ่ายโอนน้อยลงเท่าไร ภาระทางความคิดที่ทีมต้องแบกรับก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น

3. ออกแบบการแจ้งเตือนโดยยึดตามความสำคัญ ไม่ใช่ปริมาณ

หากทุกการติดต่อดูเหมือนเร่งด่วน ทุกสิ่งก็จะไม่ได้รับการจัดลำดับความสำคัญอย่างแท้จริง กำหนดมาตรฐานที่ชัดเจน:

หากเป็นไปได้ ให้กำหนดการตั้งค่าการแจ้งเตือนตามบทบาท ความเป็นเจ้าของโครงการ หรือระดับความสำคัญ แทนการตั้งค่าปริมาณการแจ้งเตือนเริ่มต้น

เป้าหมายไม่ใช่การปิดกั้นการทำงานร่วมกัน แต่เป็นการป้องกันไม่ให้ความสนใจถูกแบ่งแยกโดยอัตโนมัติ ผลลัพธ์ที่ได้คือการสนทนาที่เชื่อมโยงถึงกัน!

ClickUp นำการแชทกลับมาสู่กระบวนการทำงานอย่างไร

สิ่งที่ข้อมูลเปิดเผยในที่สุดไม่ใช่ปัญหาการสื่อสาร แต่เป็นปัญหาเชิงโครงสร้าง

เมื่อการสนทนา งาน และเอกสารประกอบการทำงานอยู่ในระบบแยกกัน ทีมงานจะต้องสร้างชั้นการประสานงานที่มองไม่เห็นขึ้นมาเพียงเพื่อให้งานดำเนินไปในทิศทางเดียวกัน การตัดสินใจต้องถูกแปลงเป็นงานที่ต้องทำ บริบทต้องถูกคัดลอกใหม่ ความรับผิดชอบต้องถูกกำหนดใหม่ งานแปลความหมายนี้เองที่ทำให้เวลาและความชัดเจนลดลง

นี่คือปรากฏการณ์การขยายตัวของงาน: ไม่ใช่แค่มีเครื่องมือมากเกินไป แต่เป็นระยะห่างที่มากเกินไประหว่างการสนทนาและการลงมือทำ

พื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์ช่วยลดระยะห่างนั้นลง

ในClickUp แชทไม่ใช่เพียงหน้าต่างซ้อนทับที่ปรากฏอยู่ข้างงาน แต่เป็นส่วนหนึ่งของระบบปฏิบัติการเดียวกัน

💬 การสนทนาที่กลายเป็นงานทันที

ด้วยClickUp Chat ข้อความจะไม่เป็นเพียงกระแสของข้อความที่แยกจากกัน การสนทนาสามารถกลายเป็นงานได้ในเวลาจริง พร้อมกับการรักษาความเป็นเจ้าของ วันที่ครบกำหนด และบริบทโดยอัตโนมัติ

ไม่จำเป็นต้องสรุปหัวข้อด้วยตนเองหรือสร้างรายละเอียดใหม่ในที่อื่น การสนทนาและผลลัพธ์ที่ส่งมอบมีพื้นฐานเดียวกันภายในพื้นที่ทำงานเดียว

🧠 AI ที่เข้าใจบริบท

ลองนึกถึงสิ่งที่มักเกิดขึ้นในกระทู้โครงการระยะยาว การตัดสินใจเกิดขึ้นเมื่อถึงครึ่งทาง มีการพูดถึงกำหนดส่งงานอย่างไม่เป็นทางการ มีคนอาสาที่จะจัดการเรื่องนี้ การสนทนาดำเนินต่อไป สองวันต่อมา ไม่มีใครแน่ใจอย่างเต็มที่ว่าตกลงกันไว้อย่างไร หรือมีการทำให้เป็นทางการหรือไม่

แทนที่จะสร้างกระทู้ใหม่ขึ้นมาเอง สมาชิกในทีมสามารถแท็กClickUp Brainได้โดยตรงในแชท

สมองอ่านการสนทนาทั้งหมดในบริบทและสร้างสรุปที่มีโครงสร้างของสิ่งที่ได้ตัดสินใจไว้ มันเน้นย้ำข้อผูกพันที่สื่อออกมาโดยนัยแต่ไม่เคยถูกมอบหมาย และนำเสนอรายการที่ต้องดำเนินการซึ่งอาจยังไม่มีอยู่ในรูปแบบของงาน หากจำเป็น มันสามารถร่างงานเหล่านั้นได้ทันที โดยนำประวัติการสนทนาไปต่อเพื่อไม่ให้บริบทสูญหายไปในระหว่างการแปล

กระบวนการทำงานไม่ได้หยุดเพียงแค่การสรุป หากใครต้องการข้อมูลอัปเดต พวกเขาสามารถกล่าวถึงSuper Agentได้โดยตรงในหัวข้อเดียวกัน

แทนที่จะขอให้เพื่อนร่วมงานส่งลิงก์หรือสรุปสถานะอีกครั้ง ตัวแทนจะดึงงาน เอกสาร หรือเหตุการณ์สำคัญที่เกี่ยวข้องจากพื้นที่ทำงานและตอบกลับในบริบทที่เหมาะสม เนื่องจากแชท งาน และเอกสารเชื่อมต่อกันภายในระบบเดียวกัน การตอบกลับจึงอ้างอิงจากข้อมูลโครงการจริงแทนการคาดเดา

📅 การจัดลำดับความสำคัญที่ชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่เสียงรบกวนที่มากขึ้น

การแจ้งเตือนจะกลายเป็นเรื่องที่ท่วมท้นเมื่อมันถูกตัดขาดจากงานที่แท้จริงซึ่งขับเคลื่อนผลลัพธ์

ใน ClickUp, ความสำคัญไม่ใช่แค่ป้ายกำกับ. งานสามารถกำหนดระดับความสำคัญ, วันที่ครบกำหนด, เวลาประมาณการ, และสถานะได้.ปฏิทิน ClickUpแสดงข้อมูลงานที่อยู่เบื้องหลังนั้น, ให้คุณมองเห็นสิ่งที่เร่งด่วน, สิ่งที่กำลังจะมาถึง, และสิ่งที่ได้กำหนดไว้แล้ว.

ด้วยระบบจัดตารางเวลาด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) งานต่าง ๆ จะถูกจัดวางลงในปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติตามเวลาว่าง กำหนดส่ง และปริมาณงาน แทนที่จะต้องลากงานแต่ละอย่างไปวางในช่องเวลาด้วยตนเอง ระบบจะช่วยให้คุณสามารถจัดโครงสร้างวันทำงานให้สอดคล้องกับภาระผูกพันของคุณ หากมีกำหนดส่งงานเปลี่ยนแปลงหรือมีงานสำคัญเร่งด่วนเข้ามา ปฏิทินของคุณก็จะปรับเปลี่ยนตามได้โดยอัตโนมัติ

สิ่งนี้มีความสำคัญเพราะการอัปเดตในแชทไม่ได้เป็นเพียงสัญญาณที่แยกออกมาอีกต่อไป เมื่อมีการพูดคุยเกี่ยวกับงานที่มีความสำคัญสูงในแชท งานนั้นจะถูกเชื่อมโยงกับช่วงเวลาที่กำหนดไว้ในปฏิทินของคุณแล้ว การสนทนาจะผูกกับงาน และงานก็จะผูกกับไทม์ไลน์ของคุณ

ความร่วมมือไม่ควรเป็นงานที่สอง

ข้อมูลชัดเจนในสิ่งหนึ่ง: เราได้ปรับให้เหมาะสมกับความเร็วในการส่งข้อความ แต่ไม่ได้ปรับเพื่อความต่อเนื่องในการทำงาน

แชทถูกออกแบบมาเพื่อทำให้การประสานงานง่ายขึ้น แต่กลับกลายเป็นว่ามันต้องการการประสานงานของตัวเอง

ทางออกไม่ใช่การลดการสนทนา แต่เป็นการผสานระหว่างการสนทนาและความรับผิดชอบให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

เมื่อการสนทนา การตัดสินใจ และการดำเนินงานอยู่ในสภาพแวดล้อมเดียวกัน การแชทจะกลับสู่จุดประสงค์ดั้งเดิม: เพื่อเอื้อต่อการทำงาน ไม่ใช่กลายเป็นงานเอง พร้อมที่จะปิดช่องว่างนั้นหรือยัง?ลองใช้ ClickUp Chatดูสิ!