วิธีที่ Yvi ผู้เชี่ยวชาญ ClickUp ขจัดปัญหาการแชทที่กระจัดกระจายและสร้างศูนย์บัญชาการธุรกิจใน ClickUp

คุณกำลังจมอยู่กับการแจ้งเตือน ข้อความที่พลาด และการสนทนาที่กระจัดกระจายในหลายแพลตฟอร์มอยู่หรือไม่? คุณไม่ได้อยู่คนเดียว เจ้าของธุรกิจจำนวนมากต้องเผชิญกับความวุ่นวายจาก "การแพร่กระจายของแชท" ซึ่งเป็นความสับสนและไร้ประสิทธิภาพที่เกิดจากการจัดการเครื่องมือสื่อสารและข้อความมากเกินไป

ความวุ่นวายนั้นไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในกล่องจดหมายหรือแชทของทีมเท่านั้น แต่มันเป็นส่วนหนึ่งของปัญหาที่ใหญ่กว่ามากที่เรียกว่า "Work Sprawl" Work Sprawl เกิดขึ้นเมื่อกิจกรรมการทำงาน การสนทนา งาน และเครื่องมือต่างๆ ถูกกระจายไปอยู่ในระบบที่ไม่เชื่อมต่อกันและไม่สามารถสื่อสารกันได้ ส่งผลให้ทีมต้องสลับบริบทและค้นหาข้อมูลอยู่ตลอดเวลา

ผู้เชี่ยวชาญประมาณการว่า การขยายตัวของพื้นที่ทำงานทำให้องค์กรสูญเสียผลผลิตประมาณ 2.5 ล้านล้านดอลลาร์ต่อปี เนื่องจากทีมงานเสียเวลาในการสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชัน ค้นหาบริบท และทำงานซ้ำซ้อน แทนที่จะทำงานที่แท้จริง

แต่จะเป็นอย่างไรหากคุณสามารถรวมการสนทนาทางธุรกิจ การอัปเดต และกระบวนการทำงานทั้งหมดไว้ในที่เดียว?

เกี่ยวกับฉัน: ที่ปรึกษาที่ได้รับการยืนยันจาก ClickUp และผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพ

ฉันชื่ออีวอนน์ "อีวี" ไฮมันน์ ที่ปรึกษาที่ได้รับการรับรองจาก ClickUp และโค้ชด้านประสิทธิภาพธุรกิจ ฉันเข้าใจดีถึงความท้าทายนี้เป็นอย่างดีในเว็บบินาร์ของชุมชน ClickUp เมื่อเร็วๆ นี้ ฉันได้แบ่งปันประสบการณ์ของฉันจากการสื่อสารที่วุ่นวายไปสู่ความชัดเจน และทั้งหมดนี้เกิดขึ้นในขณะที่ฉันเปลี่ยนพื้นที่ทำงาน ClickUpของฉันให้กลายเป็นศูนย์บัญชาการธุรกิจที่แท้จริง!

ความท้าทายของฉัน: การสื่อสารที่ล้นเกินและการสนทนาที่ขยายตัว

ทีมของฉันกำลังสูญเสียเวลาและข้อมูลที่มีค่าไปอย่างน่าเสียดาย เนื่องจากการสื่อสารที่ไม่เป็นระบบ

การสื่อสารที่กระจายตัวมากเกินไปนี้ทำให้ยากต่อการจัดระเบียบและตอบสนองอย่างรวดเร็ว

ทางออก: การรวมศูนย์การสื่อสารใน ClickUp Chat

จุดเปลี่ยนของฉันเกิดขึ้นเมื่อฉันเริ่มใช้ClickUp Chatเป็นศูนย์กลางสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดของเรา แทนที่จะปล่อยให้การสนทนาเกิดขึ้นกระจัดกระจายตามที่ต่าง ๆ เราตั้งใจออกแบบ Chat ให้ ดึงงาน การอัปเดต และการตัดสินใจทั้งหมดมารวมไว้ในที่เดียว

นี่คือวิธีที่ฉันใช้ ClickUp Chat เพื่อกำจัดปัญหา Chat Sprawl อย่างถาวร:

การจัดส่งการแจ้งเตือนไปยังช่องทางแชท ClickUp ที่กำหนดไว้

หนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ก่อให้เกิด Chat Sprawl คือ การรับข้อมูลมากเกินไป การอัปเดตที่สำคัญถูกผสมปนกับข้อความแจ้งเตือนทั่วไป และข้อความสำคัญจะหายไปทันทีที่มีข้อความที่ดังกว่าปรากฏขึ้น

เราแก้ไขปัญหานี้โดยการส่งการแจ้งเตือนสำคัญ—การอัปเดตงาน การเปลี่ยนแปลงกำหนดส่ง กิจกรรมของลูกค้า และเหตุการณ์สำคัญของโครงการ—ไปยัง ช่องทางแชท ClickUp ที่เฉพาะเจาะจงซึ่งเชื่อมโยงกับงานจริง แต่ละช่องทางมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ทำให้สมาชิกในทีมทราบได้ทันทีว่าควรดูการอัปเดตที่สำคัญที่ไหน

แทนที่จะต้องค้นหาผ่านกระทู้ใน Slack หรืออีเมลที่ยาวเหยียด ทุกอย่างยังคงมองเห็นได้ ค้นหาได้ และเชื่อมโยงกับงานโดยตรง—ช่วยลดการพลาดกำหนดส่งงานและการติดตามงานได้อย่างมาก

การทำให้การอัปเดตโครงการและลูกค้าเป็นอัตโนมัติภายใน ClickUp Chat

การอัปเดตสถานะด้วยตนเองเป็นอีกหนึ่งปัจจัยแฝงที่ก่อให้เกิดการขยายตัวของงานโดยไม่จำเป็น เมื่อผู้คนต้อง จดจำ ว่าจะต้องแจ้งข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ ข้อมูลสำคัญก็มักจะหลุดรอดไปโดยไม่ตั้งใจ

ด้วยการใช้ClickUp Automations ฉันสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่โพสต์การอัปเดตไปยังแชทโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นความคืบหน้าของงาน การอนุมัติ การส่งต่องาน หรือกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า บุคคลที่เหมาะสมจะได้รับการแจ้งเตือนในเวลาที่เหมาะสม โดยไม่ต้องมีใครต้องตามหาข้อมูลเพิ่มเติม

สิ่งนี้ได้เปลี่ยนแชทให้กลายเป็น ฟีดกิจกรรมแบบเรียลไทม์สำหรับธุรกิจ ที่ซึ่งงานดำเนินไปอย่างเห็นได้ชัด

การใช้ ClickUp Brain สำหรับการรายงานแบบเรียลไทม์และการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก

การแพร่กระจายของการสนทนาไม่ได้หมายถึงแค่ข้อความมากเกินไปเท่านั้น แต่ยังหมายถึง สถานที่มากเกินไปในการตรวจสอบคำตอบ รายงานในเครื่องมือหนึ่ง การสนทนาในอีกเครื่องมือหนึ่ง การอัปเดตที่ซ่อนอยู่ที่อื่น

ฉันเริ่มใช้ClickUp Brain ผู้ช่วยAI เชิงบริบทของClickUp เพื่อปิดช่องว่างนั้น แทนที่จะต้องดึงรายงานด้วยตนเองหรือสลับเครื่องมือไปมา ฉันสามารถสร้างข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ได้โดยตรงจาก Workspace โดยอ้างอิงจากงาน กำหนดเวลา และการสนทนาที่กำลังดำเนินอยู่

การมองเห็นที่ชัดเจนเช่นนี้ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น และลดจำนวนข้อความเช่น "คุณสามารถส่งอัปเดตให้ฉันได้ไหม?" ที่ทำให้แชทเต็มไปด้วยข้อความ

ผลลัพธ์: ศูนย์บัญชาการธุรกิจที่แท้จริง

ด้วยการรวมการสื่อสาร การอัปเดต และการรายงานทั้งหมดไว้ใน ClickUp ทีมงานของฉันสามารถขจัดความสับสนและความไม่มีประสิทธิภาพที่เกิดจากการสื่อสารที่กระจัดกระจายได้ ตอนนี้ สมาชิกทุกคนในทีม รวมถึง ClickUp Brain ทราบอย่างชัดเจนว่าต้องค้นหาข้อมูล ทำงานร่วมกันในโครงการ และรักษาความสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจได้ที่ไหน

ชมการสาธิตของฉัน

อยากรู้เกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานของฉันหรือไม่? ชมการสาธิตแบบทีละขั้นตอนนี้เพื่อดูว่าเราเปลี่ยน ClickUp Chat ให้กลายเป็นศูนย์บัญชาการธุรกิจของเราได้อย่างไร และรับทรัพยากรฟรีของฉัน:คำสั่ง AI สำหรับ ClickUp และสร้าง Blueprint

จากข้อความมากมายสู่ศูนย์บัญชาการเดียวที่ชัดเจน

การแพร่กระจายของการแชทไม่รู้สึกเหมือนเป็น "ปัญหาด้านประสิทธิภาพ" จนกว่าคุณจะตระหนักว่าคุณมีข้อความอยู่ทุกที่ แต่ไม่มีบริบทเลย

การแก้ไขปัญหานี้ไม่ใช่การเพิ่ม เครื่องมือ อีกชิ้นหนึ่ง แต่เป็นการเลือกConverged AI Workspaceที่รวมการทำงาน การสนทนา และการตัดสินใจไว้ด้วยกัน—เสริมประสิทธิภาพด้วย AI ด้วยการ รวมศูนย์การสื่อสารใน ClickUp Chat, อัตโนมัติการอัปเดต และใช้รายงานแบบเรียลไทม์ คุณยังสามารถสร้างศูนย์บัญชาการธุรกิจที่ทำงาน ร่วมกับ คุณ ไม่ใช่ต่อต้านคุณ

หากวันของคุณรู้สึกวุ่นวายและกระจัดกระจาย ให้ถือสิ่งนี้เป็นสัญญาณ: คุณไม่ต้องการแอปเพิ่มเติม—คุณต้องการสถานที่ที่ต้องตรวจสอบให้น้อยลง

พร้อมที่จะควบคุมการสื่อสารทางธุรกิจของคุณแล้วหรือยัง?สร้างศูนย์บัญชาการของคุณเองใน ClickUpและดูว่างานจะเบาลงแค่ไหนเมื่อทุกอย่างอยู่ในที่เดียว ✨

อีวอนน์ ไฮมันน์เป็นผู้ก่อตั้ง FemAuthority LLC, ซีอีโอของ Ask Yvi และผู้สร้าง Boss Your Business Academy ซึ่งเธอช่วยผู้ก่อตั้งสร้างธุรกิจที่ยั่งยืนผ่านระบบง่าย ๆ และกระบวนการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วย AI ในฐานะผู้เชี่ยวชาญ ClickUp และนักกลยุทธ์ด้านระบบอัตโนมัติ เธอเชี่ยวชาญในการลดงานที่ต้องทำด้วยมือ ปรับปรุงการดำเนินงาน และส่งเสริมการเติบโตด้วยการออกแบบที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลาง