การมีส่วนร่วมของพนักงานมักจะเป็นเรื่องที่พูดง่ายแต่ทำยาก
ในความเป็นจริง งานวิจัยของ Gartner HR ยังแสดงให้เห็นว่า70% ของพนักงานรู้สึกไม่ผูกพันกับองค์กรเนื่องจากข้อเสนอแนะของพวกเขาถูกมองข้าม ความขาดการเชื่อมโยงนี้สามารถส่งผลกระทบโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงาน การรักษาพนักงาน และความสำเร็จโดยรวมของธุรกิจ
การสื่อสารภายใน หรือที่เรียกว่าการสื่อสารภายในองค์กร สามารถสร้างความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญได้ที่นี่ แต่จะไม่สามารถทำได้หากปราศจากข้อมูลเชิงลึก ข้อมูล และการสนับสนุนที่เหมาะสม
นี่คือจุดที่ AI ในการสื่อสารภายในองค์กรเข้ามามีบทบาท ตั้งแต่การวิเคราะห์ความคิดเห็นของพนักงานไปจนถึงการนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าและขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเครื่องมือสื่อสารที่ใช้ AIกำลังช่วยให้ผู้สื่อสารภายในองค์กรสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่น่าสนใจและตอบสนองได้ดียิ่งขึ้น
ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจกรณีการใช้งาน AIและวิธีที่มันกำลังเปลี่ยนแปลงการสื่อสารภายในองค์กร กรณีการใช้งานที่เป็นประโยชน์เพื่อแก้ไขช่องว่างในการสื่อสาร และความท้าทายสำคัญที่ควรตระหนัก
วิธีที่ปัญญาประดิษฐ์ช่วยปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กร
การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพคือการรักษาให้พนักงานของคุณเชื่อมต่อ ได้รับข้อมูล และมีส่วนร่วมอยู่เสมอ แต่เพื่อให้ประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง คุณต้องมองให้ไกลกว่าการอัปเดตประจำวัน—คุณต้องจับตาดูพลวัตภายในขององค์กรของคุณ และแนวโน้มการสื่อสารในวงกว้างด้วย
ซึ่งหมายถึงการเข้าใจความรู้สึกของพนักงาน การติดตามตัวชี้วัดการมีส่วนร่วม และการเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับความต้องการในการสื่อสาร. สิ่งนี้มีผลกระทบต่อทุกสิ่ง ตั้งแต่การประสานงานของผู้นำไปจนถึงการร่วมมือในทีม.
กุญแจสำคัญคือการรวบรวมข้อมูล, ระบุรูปแบบ, และดำเนินการตามข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นเพื่อสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่ชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น. เมื่อคุณทำเช่นนั้น, คุณจะสื่อสาร, กระตุ้นการมีส่วนร่วม, และขับเคลื่อนความสำเร็จทางธุรกิจ.
แต่ถ้าธุรกิจสามารถเปลี่ยนข้อเสนอแนะให้เป็นการกระทำและทำได้เร็วขึ้นล่ะ?
ปัญญาประดิษฐ์สามารถเข้ามาเป็นผู้ช่วยที่สมบูรณ์แบบที่นี่เพื่อดำเนินการงานอย่างชาญฉลาดและรวดเร็วขึ้น พร้อมกับการสื่อสารที่ชัดเจนและมีผลกระทบ นี่คือวิธีที่ปัญญาประดิษฐ์ที่มุ่งเน้นมนุษย์สามารถช่วยเหลือคุณได้:
- การเรียนรู้ของเครื่อง: สกัดข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายจากรูปแบบการสื่อสารของพนักงาน เช่น ระดับการมีส่วนร่วม แนวโน้มของข้อเสนอแนะ และการบริโภคข้อมูล
- การสร้างแบบจำลองเชิงคาดการณ์: ทำนายความต้องการในการสื่อสารของพนักงาน คาดการณ์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และทำนายผลกระทบของโครงการ
- การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP): ให้การสนับสนุนทันทีผ่านแชทบอทและผู้ช่วยเสมือน ตอบคำถามของพนักงานและส่งมอบการสื่อสารที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคล
- การวิเคราะห์ความรู้สึก: ติดตามความคิดเห็นของพนักงานและตรวจสอบช่องทางการสื่อสารเพื่อประเมินความกังวลและปรับกลยุทธ์ให้เหมาะสม
- การวิเคราะห์สถานการณ์: จำลองสถานการณ์การสื่อสาร เช่น การเปลี่ยนแปลงในองค์กรหรือวิกฤต เพื่อช่วยวางแผนกลยุทธ์เชิงรุก
👀 คุณรู้หรือไม่? คนรุ่นมิลเลนเนียล โดยเฉพาะผู้ที่มีอายุระหว่าง 35 ถึง 44 ปีเป็นผู้นำในการนำ AI มาใช้ในสถานที่ทำงาน โดยมีถึง 62% ของกลุ่มนี้ที่มีทักษะ AI ขั้นสูง ในทางตรงกันข้าม แม้ว่าคนรุ่น Gen Z (อายุ 18-24 ปี) จะแสดงความคุ้นเคยที่เพิ่มขึ้น แต่มีเพียง 50% เท่านั้นที่อ้างว่ามีความเชี่ยวชาญด้าน AI ในระดับสูง กลุ่มเบบี้บูมเมอร์ที่มีอายุมากกว่า 65 ปี มีอัตราการยอมรับต่ำที่สุด โดยมีเพียง 22% เท่านั้นที่รายงานว่ามีทักษะการใช้ AI อย่างมีนัยสำคัญ
วิธีใช้ AI สำหรับการสื่อสารภายในองค์กร
เมื่อถูกถามว่าทำไมพวกเขาถึงรู้สึกไม่มีส่วนร่วมพนักงานคนหนึ่งยอมรับว่า"โดยทั่วไปแล้ว ข้าพเจ้ามีข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและไม่ครบถ้วน ซึ่งทำให้รู้สึกไม่สบายใจเมื่อต้องค้นหาข้อมูลเหล่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่แน่ใจว่าจะถามใครดี"
เพื่อแก้ไขปัญหาการสื่อสารภายในและเพิ่มประสบการณ์ของพนักงาน นี่คือกรณีการใช้งาน AI ที่คุณสามารถนำไปใช้ได้:
1. การแนะนำและฝึกอบรมที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคล
นอกเหนือจากการรวบรวมทรัพยากรเพียงอย่างเดียว ทีมของคุณสามารถใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อมอบประสบการณ์การเรียนรู้ที่ปรับให้เหมาะกับบุคคลได้มากขึ้น AI สามารถปรับแต่งเอกสารการปฐมนิเทศและโมดูลการฝึกอบรมโดยวิเคราะห์โปรไฟล์ของพนักงานใหม่เพื่อให้ตรงกับบทบาทและแผนกของพวกเขา
ซึ่งหมายความว่าพนักงานใหม่จะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว ช่วยให้พวกเขาปรับตัวเข้ากับงานได้อย่างรวดเร็ว ลดระยะเวลาในการปรับตัว และรู้สึกมีส่วนร่วมตั้งแต่วันแรก
📌 ตัวอย่าง: พนักงานสามารถถามแชทบอทว่า 'ฉันจะขอลาหยุดได้อย่างไร?' และได้รับคำแนะนำทันทีพร้อมลิงก์ไปยังแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล
2. ข่าวสารและอัปเดตภายในอัตโนมัติ
ประกาศของบริษัท, การอัปเดตโครงการ, และข่าวสารในอุตสาหกรรมอาจดูน่าเบื่อ. อย่างไรก็ตาม, ฟีดข้อมูลส่วนตัวสำหรับพนักงานช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลโดยไม่ต้องรู้สึกถูกท่วมท้น, ทำให้พนักงานรู้สึกเชื่อมโยงและมีส่วนร่วมอยู่เสมอ.
📌 ตัวอย่าง:ทีมขายสามารถใช้ AI เป็นผู้ช่วยส่วนตัวและให้ AI ส่งข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ในรูปแบบสรุปประจำวันโดยอัตโนมัติ
3. การวิเคราะห์ความรู้สึกจากข้อเสนอแนะของพนักงาน
ใช้เครื่องมือ AI เพื่อวิเคราะห์แบบสำรวจพนักงาน แบบฟอร์มข้อเสนอแนะ และแม้กระทั่งโพสต์บนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียภายในองค์กร เพื่อประเมินความรู้สึกของพนักงาน AI สามารถตรวจจับประเด็นที่เกิดขึ้นซ้ำ ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และแม้แต่โทนของข้อเสนอแนะ ช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่พนักงานคิดอยู่จริง ๆ
มันกลายเป็นเครื่องมือ AI ที่สมบูรณ์แบบสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล ช่วยให้สามารถดำเนินการเชิงรุกและชี้แจงขวัญกำลังใจของพนักงานได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่
📌 ตัวอย่าง: หาก AI ตรวจพบการเพิ่มขึ้นของความรู้สึกเชิงลบที่เกี่ยวข้องกับนโยบายใหม่ของบริษัท ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถจัดการกับข้อกังวลได้อย่างรวดเร็วผ่านข้อความส่วนบุคคลและการปรับเปลี่ยนนโยบาย
4. แชทบอทภายในที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับการสนับสนุนทันที
นักสื่อสารภายในสามารถใช้แชทบอท AI เพื่อตอบคำถามที่พบบ่อยของพนักงานได้ แชทบอทเหล่านี้ให้การสนับสนุนทันทีตลอด 24 ชั่วโมง ลดภาระของทีมสนับสนุนและรวบรวมสื่อการสื่อสารทั้งหมดไว้ในที่เดียว
การหาวิธีที่จะสร้างผลกระทบต่อการมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างแท้จริงเป็นความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะมันมีผลกระทบอย่างมากต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจที่สำคัญหลายประการ
การหาวิธีที่จะสร้างผลกระทบต่อการมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างแท้จริงเป็นความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะมันมีผลกระทบอย่างมากต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจที่สำคัญหลายประการ
5. แคมเปญการสื่อสารที่มุ่งเป้าเพื่อการจัดการการเปลี่ยนแปลง
ผู้ช่วย AI สามารถแบ่งกลุ่มพนักงานตามบทบาท แผนก และความชอบในการสื่อสาร เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับข้อความที่ตรงเป้าหมายในช่วงการเปลี่ยนแปลงขององค์กร นอกจากนี้ยังสามารถติดตามตัวชี้วัดการมีส่วนร่วมเพื่อปรับปรุงข้อความและเพิ่มประสิทธิภาพของแคมเปญ
📌 ตัวอย่าง: หากคุณกำลังนำระบบการจัดการประสิทธิภาพการทำงานใหม่มาใช้ AI สามารถทำการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อทำความเข้าใจกับข้อเสนอแนะในอดีตของพนักงานและระบุผู้ที่ต่อต้านการเปลี่ยนแปลง จากนั้น AI สามารถส่งข้อความส่วนตัวเพื่อแก้ไขข้อกังวลของพวกเขาและเน้นย้ำถึงประโยชน์ของระบบใหม่
6. การแปลเนื้อหาและการเข้าถึง
บริษัทที่มีวัฒนธรรมองค์กรแบบครอบคลุมมีพนักงานที่มีความผูกพันกับองค์กรสูงกว่าถึง 83% เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ให้ใช้เครื่องมือแปลภาษาที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อแปลข้อความและสร้างคำบรรยายวิดีโอโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลอย่างครบถ้วนโดยไม่คำนึงถึงอุปสรรคด้านภาษาหรือการเข้าถึง
📌 ตัวอย่าง: บริษัทระดับโลกสามารถใช้ AI เพื่อแปลข้อความในคู่มือพนักงานเป็นหลายภาษาโดยอัตโนมัติ ทำให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้ คำบรรยายวิดีโอที่สร้างโดย AI สำหรับวิดีโอการฝึกอบรมจะช่วยให้พนักงานที่มีความบกพร่องทางการได้ยินสามารถเข้าถึงได้
7. ความรู้และการเพิ่มประสิทธิภาพการค้นหา
อัลกอริทึม AI การเรียนรู้ของเครื่องสามารถเพิ่มประสิทธิภาพฐานความรู้ของบริษัท ทำให้พนักงานค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น จากการค้นหาของพนักงาน อัลกอริทึมเหล่านี้ยังสามารถแนะนำเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและเอกสารเพิ่มเติมให้อ่านได้อีกด้วย
กระบวนการนี้จะช่วยปรับปรุงการแบ่งปันความรู้และลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูล
📌 ตัวอย่าง: หากพนักงานหลายคนค้นหา 'นโยบายการทำงานทางไกล' AI สามารถเน้นเอกสารนั้นและแนะนำบทความที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับสมดุลชีวิตการทำงานและเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางไกล
8. การวิเคราะห์และส่งมอบข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประสิทธิภาพ
ระบบ AI สามารถวิเคราะห์ปริมาณการประเมินผลการปฏิบัติงานจำนวนมากได้ ระบบช่วยให้สามารถให้ข้อเสนอแนะแบบ 360 องศาและประเมินการมีส่วนร่วมในโครงการเพื่อระบุรูปแบบและให้ข้อเสนอแนะที่ปรับให้เหมาะกับพนักงานแต่ละคนได้ ระบบนี้ยังสามารถแนะนำโอกาสในการพัฒนาตามจุดแข็งและจุดอ่อนของแต่ละบุคคลได้อีกด้วย
นำสิ่งเหล่านี้มารวมกัน แล้วคุณจะได้การจัดการประสิทธิภาพและการพัฒนาพนักงานที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมากขึ้น
📌 ตัวอย่าง: AI สามารถรวบรวมความคิดเห็นจากหลายแหล่งและสร้างรายงานสรุปที่เน้นจุดแข็งของพนักงานในการบริหารโครงการและพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงในการสื่อสาร
➡️ อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ AI ในอีเมล (กรณีศึกษาและเครื่องมือ)
การใช้ซอฟต์แวร์ AI สำหรับการสื่อสารภายในองค์กร
เกือบ 60% ของผู้นำระดับ Cพบว่าการปรับกลยุทธ์การสื่อสารองค์กรเป็นเรื่องท้าทาย ขณะที่เกือบครึ่งหนึ่งของผู้นำธุรกิจยอมรับว่าพวกเขาไม่เข้าใจสิ่งที่พนักงานให้ความสำคัญ
การขาดการเชื่อมโยงนี้อาจส่งผลเสียต่อองค์กร แต่การวิเคราะห์ข้อมูลและการวิเคราะห์ความรู้สึกด้วย AI สามารถพลิกสถานการณ์ได้โดยการติดตามความคิดเห็นและแนวโน้มการมีส่วนร่วมของพนักงานด้วยซอฟต์แวร์การสื่อสารภายในที่เหมาะสม บริษัทสามารถรับมือกับปัญหาได้ล่วงหน้า ปรับกลยุทธ์การสื่อสารให้เหมาะสม และเสริมสร้างความสัมพันธ์โดยรวมให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น
ลงทุนใน AI ที่เชื่อมต่อซึ่งรวมการทำงานของคุณให้เป็นหนึ่งเดียว
สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารภายในองค์กร ผู้ช่วยอัจฉริยะอย่างClickUp Brainสามารถเปลี่ยนเกมในการทำงานที่ต้องทำซ้ำๆ ปรับปรุงการเข้าถึงความรู้ และเพิ่มการมีส่วนร่วม
มันคือสูตรลับสำหรับกลยุทธ์การสื่อสารในที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น
ระบบAI ที่เชื่อมต่อนี้คือศูนย์กลางหลักที่ผสานรวมกับเครื่องมือในที่ทำงานและฐานความรู้ได้อย่างราบรื่น มันมีคุณสมบัติเช่น:
1. คำตอบอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับพนักงาน
แทนที่จะรอการตอบกลับจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือฝ่ายไอที พนักงานสามารถใช้ ClickUp Brain เพื่อรับคำตอบอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับนโยบายของบริษัท ยอดคงเหลือของวันลาพักร้อน สถานะของโครงการ และอื่นๆ อีกมากมาย Brain จะค้นหาข้อมูลจากพื้นที่ทำงานและวิกิของบริษัทที่เก็บไว้ภายในแพลตฟอร์มเพื่อดึงคำตอบที่เกี่ยวข้อง ข้อควรระวัง และแม้แต่ไฟล์สำหรับคำถามของคุณ
สรุป: คุณสามารถถามคำถามโดยใช้ฟีเจอร์ Ask AI ได้ทุกที่ในพื้นที่ทำงานของคุณ ไม่ต้องสงสัยอีกต่อไปว่าจะทำอะไร!
📌 ตัวอย่าง: พนักงานใหม่ต้องการทราบรูปแบบที่ถูกต้องสำหรับการส่งรายงานฉบับสุดท้าย แทนที่จะส่งอีเมลถึงหัวหน้าทีมหรือผู้จัดการ พวกเขาถาม ClickUp Brain และได้รับคำตอบที่ถูกต้องและทันทีตามแนวทางของบริษัท
2. บันทึกการประชุมอัตโนมัติ, สรุป, และรายการที่ต้องดำเนินการ
การประชุมส่วนใหญ่ของเราถูกกระจายอยู่ในเครื่องมือหลายอย่าง—การประชุมทางโทรศัพท์บน Zoom, บันทึกใน Google Docs หรือ Notion, และการติดตามงานในแพลตฟอร์มอย่าง ClickUp หรือ Asana การสลับไปมาระหว่างเครื่องมือเหล่านี้ทำให้เกิดความยุ่งยาก, รายละเอียดที่ตกหล่น, และงานเพิ่มเติมเพียงเพื่อให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ClickUp เปลี่ยนแปลงสิ่งนี้โดยการนำการประชุมเข้ามาในเวิร์กโฟลว์ของคุณโดยตรง ด้วยฟีเจอร์การโทรเสียงและวิดีโอในตัว คุณไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ อีกต่อไป
นอกจากนี้ยังมีClickUp AI Notetakerสำหรับบันทึกและสรุปประเด็นสำคัญของการสนทนาแบบเรียลไทม์ เมื่อการประชุมสิ้นสุด ClickUp Brain สามารถช่วยเปลี่ยนบันทึกเหล่านั้นให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้เพียงแค่ป้อนคำสั่ง ทำให้การเปลี่ยนจากการสนทนาไปสู่การปฏิบัติเป็นเรื่องง่าย ทุกอย่างจะถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว เชื่อมต่อโดยตรงกับโครงการและไทม์ไลน์ของคุณ
3. การสร้างและแก้ไขเนื้อหาอย่างชาญฉลาด
แทนที่จะสลับไปมาระหว่างผู้ช่วยเขียน, โปรแกรมตรวจสอบไวยากรณ์, และเครื่องมือคำสั่ง AI การมีทุกอย่างในที่เดียวช่วยประหยัดเวลาและทำให้การทำงานของคุณราบรื่น ด้วยเครื่องมือเช่น ClickUp Brain's AI Writer ทีมสามารถเขียนข้อความที่ตรงเป้าหมาย, หัวข้ออีเมล, การอัปเดตของบริษัท, หรือการเปลี่ยนแปลงนโยบายโดยใช้คำสั่งภาษาธรรมชาติที่ง่าย ไม่ต้องเชี่ยวชาญคำสั่งซับซ้อนหรือค้นหาบริบทก่อน
และเนื่องจากมันถูกฝังอยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณแล้ว จึงไม่จำเป็นต้องติดตั้งส่วนขยายเพิ่มเติมเพียงเพื่อตรวจสอบการสะกดคำหรือปรับแต่งงานเขียนของคุณ AI ที่ผสานรวมไว้ช่วยให้ทุกคนในทีมสามารถเขียนได้อย่างชัดเจนและมั่นใจ ตรงจุดที่งานเกิดขึ้นจริง
4. รวมการสนทนา, การประกาศ, การโทร, และการอัปเดตของคุณไว้ในที่เดียว
ประกาศภายในและการสนทนาของคุณกระจัดกระจายอยู่ในแอป แพลตฟอร์ม และห้องแชทนับร้อยหรือไม่? สิ่งนี้อาจทำให้การค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องยากขึ้น
แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างหลายแอป พนักงานสามารถสื่อสาร ทำงานร่วมกัน และจัดการงานได้ในที่เดียว นั่นคือClickUp Chat ซึ่งช่วยให้การสนทนานำไปสู่การปฏิบัติได้จริง
ClickUp Brain's AI Autopilot Agentsทำงานร่วมกับ ClickUp Chat เพื่อปรับปรุงการสื่อสารโดยไม่สูญเสียบริบท ตัวอย่างเช่น ClickUp Brain จะสแกนบทสนทนายาวและสร้างสรุปที่กระชับ ช่วยให้พนักงานสามารถติดตามประเด็นสำคัญได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้ยังสามารถแนะนำคำตอบและปรับปรุงข้อความให้ชัดเจนและเป็นมืออาชีพได้อีกด้วย ส่วนที่ดีที่สุดคือคุณสามารถแปลงการสนทนาในแชทให้เป็นงาน มอบหมายผู้รับผิดชอบ และเชื่อมโยงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ ช่วยลดการติดตามงานด้วยตนเอง
ClickUp Chat ยังช่วยให้งานประจำวันง่ายขึ้นเล็กน้อยผ่าน:
- สรุปทันที: สรุปบทสนทนายาวอย่างรวดเร็วเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
- ประเด็นสำคัญ: ดึงจุดสำคัญหรือการตัดสินใจจากการสนทนาโดยอัตโนมัติ
- สร้างรายการดำเนินการ: เปลี่ยนประเด็นการสนทนาให้กลายเป็นงานหรือการติดตามผลได้ง่ายๆ เพียงคลิกเดียว
- ร่างอย่างรวดเร็ว: ขอให้ AI ช่วยคุณเขียนคำตอบ, การอัปเดต, หรือการติดตามผลได้โดยตรงในแชท
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:ใช้การค้นหาแบบเชื่อมต่อของ ClickUpเพื่อค้นหาเอกสาร งาน หรือการสนทนาใด ๆ ได้อย่างรวดเร็วในทุกแอปการทำงานที่เชื่อมต่อของคุณ เพียงพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการ แล้ว ClickUp Brain จะดึงผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องมากที่สุดมาให้ พร้อมทั้งสรุปข้อมูลสำคัญโดยย่อ
5. ผสานการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเข้ากับกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กรของคุณ
ข้อความวิดีโอแบบอะซิงโครนัสเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารข้อมูลอัปเดต แบ่งปันประกาศ หรือให้ข้อเสนอแนะ โดยเฉพาะเมื่อทำงานกับทีมที่กระจายอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกัน ข้อความเหล่านี้ช่วยให้ทุกคนสามารถติดตามข้อมูลได้ตามความสะดวกของตนเอง โดยไม่พลาดบริบทสำคัญ
ด้วยClickUp Clips การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะทรงพลังยิ่งขึ้น เครื่องมือนี้จะถอดเสียงคลิปวิดีโอของคุณโดยอัตโนมัติ ทำให้สามารถ ค้นหา ได้ด้วยคำสำคัญหรือช่วงเวลาเฉพาะ เพื่อนร่วมทีมจึงสามารถค้นหาส่วนที่สำคัญที่สุดได้อย่างรวดเร็ว
คลิปจะถูกจัดระเบียบโดยอัตโนมัติในศูนย์กลาง และ AI จะช่วยในการตั้งชื่อและจัดหมวดหมู่เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา ไม่ว่าคุณจะรายงานข้อบกพร่องหรือแชร์การอัปเดต คุณสามารถบันทึกวิดีโอสั้น ๆ ได้ง่าย ๆ และ AI จะสร้างงานจากมันได้ด้วย
นี่เป็นวิธีฉลาดในการจัดระเบียบทุกอย่างให้เป็นระเบียบเรียบร้อย และทำให้ข้อความของคุณง่ายต่อการอ้างอิงโดยไม่ต้องมีการประชุมเพิ่มเติมหรือการติดตามผลที่ยาวนาน
💟 โบนัส: เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้านการสื่อสารภายในองค์กรของคุณด้วยการผสานรวม LLM หลายตัว (เช่น ChatGPT, Claude หรือ Gemini) เข้ากับพื้นที่ทำงานของคุณโดยตรง ผสานกับเครื่องมือค้นหาเว็บที่มีอยู่เพื่อระดมความคิด วิจัย และสร้างเนื้อหา—ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องออกจาก ClickUp ไม่ว่าคุณจะกำลังร่างอีเมล วิเคราะห์ข้อมูล หรือวางแผนโครงการ คุณสามารถสลับระหว่างโมเดลและผลการค้นหาได้แบบเรียลไทม์เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่ดีที่สุดจากแต่ละเครื่องมือ ✨
แซมานธา เดนเกต, ผู้จัดการโครงการอาวุโส ที่ Diggs, ได้จัดโครงสร้างการสื่อสารของพวกเขาด้วย ClickUp:
ก่อนใช้ ClickUp การประชุมและการสื่อสารทางอีเมลที่ส่งไปมาทำให้ข้อมูลตกหล่นและไม่มีใครติดตาม ส่งผลให้งานไม่ได้รับการตรวจสอบตามกำหนดเวลา และไม่มีใครทราบความคืบหน้าของการพัฒนาความคิดสร้างสรรค์ ตอนนี้ ทุกคนในทีมสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่างานที่ต้องดำเนินการมีกำหนดเมื่อใด สามารถพูดคุยและทำงานร่วมกันภายในงานนั้นได้
ก่อนใช้ ClickUp การประชุมและการสื่อสารทางอีเมลที่ส่งไปมาทำให้ข้อมูลตกหล่นและไม่มีใครติดตาม ส่งผลให้งานไม่ได้รับการตรวจสอบตามกำหนดเวลา และไม่มีใครทราบความคืบหน้าของการพัฒนาความคิดสร้างสรรค์ ตอนนี้ ทุกคนในทีมสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่างานที่ต้องดำเนินการมีกำหนดเมื่อใด สามารถพูดคุยและทำงานร่วมกันภายในงานนั้นได้
➡️ อ่านเพิ่มเติม: AI ในที่ทำงาน: วิธีเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน
ความท้าทายและข้อควรพิจารณาในการนำ AI มาใช้ในด้านการสื่อสารภายในองค์กร
การสื่อสารภายในองค์กรด้วย AI ฟังดูเหมือนจะสามารถแก้ไขปัญหาการสื่อสารทั้งหมดในที่ทำงานได้ อย่างไรก็ตาม มันก็มาพร้อมกับปัญหาที่ท้าทายไม่น้อยเช่นกัน
ก่อนที่จะดำเนินการตามกระบวนการเหล่านี้ ให้ความสนใจกับอุปสรรคเหล่านี้และปรับแก้แนวทางแก้ไข:
1. ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
ประมาณ50% ของพนักงานชาวอเมริกันกังวลเกี่ยวกับความไม่ถูกต้อง และ 40% กังวลเกี่ยวกับการละเมิดทรัพย์สินทางปัญญาเมื่อนำมาใช้ generative AI ในการสื่อสารภายในองค์กร
เพื่อแก้ไขปัญหานี้ องค์กรต้อง:
- รับรองการปฏิบัติตาม กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เช่น GDPR หรือ CCPA เพื่อปกป้องข้อมูลของพนักงาน
- ดำเนินการเข้ารหัสและควบคุมการเข้าถึง เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
- โปร่งใส กับพนักงานเกี่ยวกับวิธีที่ AI ประมวลผลและจัดเก็บข้อมูลการสื่อสารของพวกเขา
➡️ อ่านเพิ่มเติม: แม่แบบแผนการสื่อสารโครงการฟรี: Excel, Word, และ ClickUp
2. การต่อต้านการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม
ตามรายงานระบุว่า70% ของพนักงานต้องการการอัปเกรดทักษะเพื่อใช้ประโยชน์จาก AI ในกระบวนการทำงานของพวกเขา แน่นอนว่าช่องว่างนี้ทำให้พวกเขารู้สึกกลัวเกี่ยวกับความมั่นคงในงาน ความไม่มั่นใจในความน่าเชื่อถือ และความไม่สบายใจกับการทำงานอัตโนมัติ เพื่อบรรเทาการเปลี่ยนผ่าน บริษัทสามารถ:
- สื่อสารบทบาทของ AI ในฐานะเครื่องมือสนับสนุน ไม่ใช่การทดแทนการมีปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์
- ให้การฝึกอบรมและการปฐมนิเทศ เพื่อแสดงให้พนักงานเห็นวิธีที่ AI สามารถทำให้กระบวนการทำงานของพวกเขาง่ายขึ้น (ภายในระบบนิเวศของ ClickUp คุณสามารถใช้ClickUp Universityสำหรับการฝึกอบรม)
- รวบรวมความคิดเห็นอย่างสม่ำเสมอ เพื่อแก้ไขปัญหาและปรับปรุงการใช้งาน AI
👀 คุณรู้หรือไม่? 78% ของพนักงานรายงานว่าการมีโอกาสร่วมเรียนรู้มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจเปลี่ยนงานของพวกเขา
3. การผสานรวมกับเครื่องมือที่มีอยู่
หนึ่งในสาเหตุใหญ่ที่สุดของความวุ่นวายในการสื่อสารคือช่องทางการสื่อสารที่กระจัดกระจายอยู่ในเครื่องมือต่าง ๆ มากมาย. เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในที่เดียว ให้เลือกใช้แพลตฟอร์มที่รวมเป็นหนึ่งเดียวพร้อมการผสานการทำงานที่หลากหลาย.
ตัวอย่างเช่นการเชื่อมต่อ ClickUpสามารถใช้งานร่วมกับเครื่องมือในที่ทำงานมากกว่า 1,000 รายการ
เพื่อการเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่น:
- ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือ AI ที่มีความเข้ากันได้กับ API ซึ่งเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ได้อย่างราบรื่น
- ดำเนินการโครงการนำร่อง ก่อนการนำไปใช้ในวงกว้าง เพื่อทดสอบประสิทธิภาพของการบูรณาการ
- ติดตามประสิทธิภาพและปรับปรุงกระบวนการทำงาน เพื่อให้แน่ใจว่า AI ช่วยเสริมประสิทธิภาพ ไม่ใช่เพิ่มความซับซ้อนในการสื่อสาร
➡️ อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ AI ในการบริหารโครงการ (กรณีศึกษาและเครื่องมือ)
แนวโน้มในอนาคตของปัญญาประดิษฐ์และการสื่อสารภายในองค์กร
เมื่อปัญญาประดิษฐ์ (AI) ยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง บทบาทของ AI ในการสื่อสารภายในองค์กรจะก้าวข้ามการเป็นเพียงระบบอัตโนมัติ คาดว่าจะมีการวิเคราะห์ความรู้สึกที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น การส่งข้อความที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคลในระดับสูง และการให้ข้อมูลเชิงลึกที่สามารถคาดการณ์ล่วงหน้า ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วม แก้ไขปัญหา และสร้างความสัมพันธ์ในที่ทำงานที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน ต่อไปนี้คือภาพอนาคตของการสื่อสารภายในองค์กรด้วย AI:
การจัดการกับข้อมูลล้นเกิน
หนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดที่ระบุคือปริมาณข้อความที่พนักงานต้องเผชิญ อย่างน้อย43% ของผู้สื่อสารภายในองค์กรได้เน้นย้ำถึงปัญหาการรับข้อมูลมากเกินไปว่าเป็นความท้าทายที่สำคัญ
ปัญญาประดิษฐ์เชิงสร้างสรรค์สามารถช่วยได้โดยการ:
- การกรองและจัดลำดับความสำคัญของเนื้อหาตามความเกี่ยวข้องและบทบาทของพนักงาน
- สร้างสรุปข้อความสำคัญที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคล เพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่พลาดการอัปเดตที่สำคัญ
ตัวอย่างเช่น AI สำหรับวิเคราะห์ข้อมูลสามารถสแกนกล่องข้อความของคุณและแชทภายในองค์กร จากนั้นสร้างสรุปเช้าที่กระชับซึ่งเน้นข้อความเร่งด่วน การประชุมที่กำลังจะมาถึง และการอัปเดตที่สำคัญซึ่งปรับให้เหมาะกับบทบาทของคุณ
📮 ClickUp Insight:88% ของผู้ตอบแบบสำรวจของเราใช้AI สำหรับงานของพวกเขา แต่กว่า 50% ยังลังเลที่จะใช้ AI ในที่ทำงาน อุปสรรคหลักสามประการคือ การขาดการผสานรวมที่ราบรื่น ช่องว่างด้านความรู้ และข้อกังวลด้านความปลอดภัย
แต่ถ้า AI ถูกฝังอยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณแล้วและมีความปลอดภัยล่ะ?ClickUp Brain ผู้ช่วย AI ในตัวจาก ClickUp ทำให้สิ่งนี้เป็นจริงได้ มันเข้าใจคำสั่งในภาษาที่เข้าใจง่าย แก้ไขปัญหาการนำ AI มาใช้ทั้งสามข้อ พร้อมเชื่อมต่อแชท งาน เอกสาร และความรู้ของคุณทั่วทั้งพื้นที่ทำงาน ค้นหาคำตอบและข้อมูลเชิงลึกได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว!
การทดลองกับสื่อใหม่
ตามรายงาน องค์กรจำนวนมากกำลังหันไปใช้ช่องทางอื่นนอกเหนือจากอีเมลและการนัดหมาย การใช้วิดีโอสั้น พอดแคสต์แบบโต้ตอบ และแม้แต่ประสบการณ์ AR/VR ที่สมจริง กำลังกลายเป็นทางเลือกที่มีประสิทธิภาพ
การเปลี่ยนแปลงนี้สามารถตอบสนองความต้องการในการสื่อสารที่หลากหลายและลดการรับข้อมูลที่มากเกินไป ซึ่งจะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานในที่สุด
23% ของผู้คนอธิบายบทบาทปัจจุบันของ AI ในการสื่อสารภายในองค์กรว่าเป็น 'ความเป็นกลางสุทธิ' ในขณะที่ 48% ยอมรับว่าเครื่องมือ AI ทำให้พวกเขามีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถคาดหวังว่า AI จะ:
- ปรับให้เข้ากับความชอบในการสื่อสารของแต่ละบุคคลและนำเสนอการปรับแต่งเฉพาะบุคคลที่มากขึ้น
- ปรับกลยุทธ์การสื่อสารตามคำแนะนำทันทีและพฤติกรรมของพนักงานในเวลาจริง
- ผสานกลยุทธ์การนำเพื่อสร้างการสื่อสารของผู้บริหารที่โปร่งใสและมีอิทธิพล
👀 คุณรู้หรือไม่? 58% ของพนักงานรายงานว่ามีความพึงพอใจในการทำงานเพิ่มขึ้นและมีความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับเพื่อนร่วมงานอันเป็นผลมาจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน
ปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานของคุณด้วย ClickUp
การสื่อสารที่กระจัดกระจายอาจทำให้พนักงานรู้สึกสับสนและขาดการเชื่อมโยงกัน นั่นคือเหตุผลที่การมีโครงสร้างที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ—มันช่วยให้ทีมทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ลดปริมาณข้อมูลที่มากเกินไปและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์อย่าง ClickUp สามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการสื่อสารได้ เปลี่ยนการสนทนาอย่างรวดเร็วให้กลายเป็นงานอัตโนมัติ บันทึกเสียงจากการบันทึกหน้าจอ หรือสรุปข้อมูลสำคัญด้วย AI ทั้งหมดนี้ในที่เดียว
พร้อมที่จะทำให้การสื่อสารภายในง่ายขึ้นหรือไม่?ลงทะเบียนใช้ ClickUpฟรีวันนี้!