วิธีสร้างกระดานคัมบังใน Google Sheets

ผู้สร้างวิธีการคัมบัง (Kanban Method) คือเดวิด เจ. แอนเดอร์สัน ได้สร้างระบบทั้งหมดขึ้นมาจากกฎเพียงข้อเดียว: คอลัมน์ควรมีอยู่เพียงในที่ที่งานกำลังรออยู่จริง ๆ ตารางคำนวณ (สเปรดชีต) สามารถเคารพกฎข้อนี้ได้ จนกระทั่งมันไม่สามารถทำได้

คนส่วนใหญ่เลือกใช้ Google Sheets เพราะมันฟรีและเปิดอยู่ในแท็บอื่นอยู่แล้ว จากนั้นก็ค่อยๆ ใช้เวลาไปกับการตัด วาง และแก้ไขการจัดรูปแบบที่ผิดพลาดมากกว่าการเดินหน้าทำงานให้เสร็จ

สำหรับปฏิทินเนื้อหาเดี่ยวหรือโปรเจกต์ 20 ใบ การแลกเปลี่ยนนั้นคุ้มค่า แต่หากเกินกว่านั้นก็ไม่คุ้มค่า

คู่มือนี้จะแสดงวิธีการสร้างกระดานคัมบังใน Google Sheets ได้ภายในประมาณ 20 นาที และจุดที่แน่นอนที่มันเริ่มมีค่าใช้จ่ายมากกว่าที่ประหยัดได้

คุณควรใช้ Google Sheets สำหรับ Kanban หรือไม่?

ก่อนที่จะสร้างขึ้น การรู้ว่าสเปรดชีตคัมบังเหมาะกับที่ไหนมากที่สุดจะช่วยให้ได้ประโยชน์

วิธีสร้างกระดานคัมบังใน Google Sheets

การตั้งค่าทั้งหมดนี้ค่อนข้างรวดเร็ว: คุณสร้างคอลัมน์สถานะ เช่น ต้องทำ, กำลังดำเนินการ, และเสร็จแล้ว, จัดรูปแบบแผ่นงานให้คล้ายกับกระดาน, จากนั้นเพิ่มบัตรงานที่สามารถใช้ซ้ำได้เพื่อย้ายระหว่างขั้นตอนต่างๆ มาดูวิธีที่เร็วที่สุดกัน:

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดหัวข้อคอลัมน์

หัวข้อคอลัมน์ของคุณกำหนดขั้นตอนการทำงานที่ทุกบัตรงานต้องผ่าน การกำหนดให้ถูกต้องตั้งแต่แรกจะช่วยประหยัดเวลาในการปรับโครงสร้างกระดานคัมบังในภายหลัง:

สามคอลัมน์คือจำนวนขั้นต่ำสำหรับบอร์ดที่มีประโยชน์. มากกว่าหกคอลัมน์อาจทำให้เกิดปัญหาการเลื่อนแนวนอนบนหน้าจอส่วนใหญ่ ซึ่งทำให้เสียประโยชน์ของการมองเห็นภาพรวม.

กรอกข้อมูลที่มีความหมายลงใน Google Sheet ของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: จัดรูปแบบเลย์เอาต์ของบอร์ด

การจัดรูปแบบเปลี่ยนสเปรดชีตธรรมดาให้กลายเป็นสิ่งที่อ่านเหมือนบอร์ด ทุกตัวเลือกที่นี่มีไว้เพื่อความสะดวกในการสแกน ซึ่งหมายความว่าคุณต้องการที่จะสามารถมองเห็นตำแหน่งของบัตรได้ในเวลาไม่เกินสองวินาที

เพิ่มเส้นขอบสีเทาอ่อนบาง ๆ รอบช่องใส่การ์ดแต่ละช่องเพื่อเสริมการแยกส่วนที่ชัดเจนยิ่งขึ้น วิธีนี้จะทำให้ดูเหมือนกระดานคัมบังจริงที่มีช่องขนาดเท่ากระดาษโน้ตติดอยู่ใต้หัวข้อแต่ละคอลัมน์

จัดรูปแบบ Google Sheet ให้ดูน่าสนใจและน่าดึงดูดสายตา

ขั้นตอนที่ 3: สร้างแม่แบบบัตรงานที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้

การสร้างแม่แบบบัตรบนแผ่นงานแยกต่างหากช่วยให้คุณไม่ต้องจัดรูปแบบงานใหม่ทุกครั้งตั้งแต่เริ่มต้น:

ทุกครั้งที่มีการสร้างบัตรใหม่ จะต้องทำการคัดลอกและวางข้อมูลนี้ทุกครั้ง ไม่มีทางลัดคีย์บอร์ดสำหรับการสร้างบัตรในคอลัมน์โดยการลากและวาง

ปรับแต่งเมนูแบบเลื่อนลงของลำดับความสำคัญใน Google Sheet ของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: ย้ายไพ่ระหว่างคอลัมน์

การย้ายการ์ดหมายถึงการเปลี่ยนแปลงสถานะของมัน ใน Google Sheets คุณมีสองวิธีในการทำเช่นนี้ ซึ่งแต่ละวิธีมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกัน

1. วิธีการตัดและวางด้วยตนเอง

2. วิธีการสูตร FILTER

เพิ่มการตรวจสอบข้อมูลในเมนูแบบเลื่อนลงสถานะใน Google Sheet ของคุณ

ข้อผิดพลาดทั่วไปใน Google Sheets Kanban (และวิธีหลีกเลี่ยง)

ปัญหาส่วนใหญ่ของ Kanban ในสเปรดชีตเกิดจากการใช้ทางลัดในการตั้งค่าที่ดูเหมือนไม่มีอันตรายในตอนแรก นี่คือตัวอย่างที่พบบ่อย

เทมเพลตกระดานคัมบังฟรีสำหรับ Google Sheets

หากการสร้างจากศูนย์รู้สึกเกินความจำเป็น ให้เริ่มต้นด้วยเทมเพลต เทมเพลตสามแบบด้านล่างนี้ครอบคลุมกรณีการใช้งานที่พบบ่อยที่สุด:ตัวติดตามงานส่วนบุคคลแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ, กระบวนการทำงานของทีมแบบง่าย, และบอร์ดสปรินต์แบบอไจล์ แต่ละแบบเปิดใน Google Sheets และพร้อมที่จะคัดลอก

กระดานคานบัน อินซารา ตัวติดตามงาน

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลต Kanban จาก Indzaraเป็นระบบอัตโนมัติมากที่สุดในสามระบบ คุณป้อนงานในแผ่นตั้งค่า (ผู้รับผิดชอบ, ความสำคัญ, วันครบกำหนด, สูงสุดหกขั้นตอน) และกระดานจะสร้างตัวเองโดยอัตโนมัติ พร้อมการ์ดความสำคัญที่มีรหัสสีและธงเตือนที่เปลี่ยนเป็นสีส้มเมื่อใกล้ถึงวันครบกำหนดและเปลี่ยนเป็นสีแดงเมื่อเลยกำหนดแล้ว

เหมาะสำหรับบุคคลหรือทีมขนาดเล็กที่ต้องการบอร์ดที่ดูเรียบร้อยและดูแลง่าย โดยไม่ต้องตั้งค่าสูตรคำนวณเอง

เทมเพลตกระดานคัมบังของ Weekdone

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลตกระดานคัมบังของ Weekdoneถูกออกแบบมาให้เรียบง่ายโดยเจตนา โดยมีสี่คอลัมน์: แผนงาน, ความคืบหน้า, ปัญหา, และไอเดียในอนาคต มาพร้อมกับตัวอย่างสถานการณ์ที่คุณสามารถลบและแทนที่ใหม่ได้ เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็กที่ต้องการภาพรวมสถานะแบบเบา ๆ มากกว่าระบบงานที่ละเอียด เช่น กระดานเช็คอินประจำสัปดาห์

แม่แบบกระดานคัมบังโดย Vertex42

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลต Kanban ของ Vertex42ถูกสร้างขึ้นสำหรับการทำงานแบบสปรินต์และใช้งานได้ทั้งใน Google Sheets และ Excel โดยใช้ช่องทางแนวนอน (แต่ละแถวคือบัตรที่คุณลากระหว่าง To Do, In Progress และ Done) พร้อมด้วยแบ็กล็อกที่คุณสามารถซ่อนระหว่างสปรินต์และแผนภูมิความคืบหน้าของสปรินต์ที่ติดตามความสมบูรณ์ตามเวลา เหมาะสำหรับทีมพัฒนาขนาดเล็กหรือนักพัฒนาเดี่ยวที่ทำงานแบบสปรินต์หนึ่งหรือสองสัปดาห์

ข้อดีและข้อเสียของกระดานคัมบังใน Google Sheets

กระดานคัมบังใน Google Sheets นั้นฟรี คุ้นเคย และไม่ต้องมีการฝึกอบรมใดๆ แต่ข้อเสียจะเพิ่มขึ้นเมื่อทีมหรือโครงการของคุณเติบโตขึ้น มาเปรียบเทียบกัน:

เมื่อใดควรใช้เครื่องมือคัมบังเฉพาะทางแทน Google Sheets

กระดานคัมบังใน Google Sheets เป็นเพียงวิธีแก้ปัญหาชั่วคราว ไม่ใช่เครื่องมือสำหรับจัดการกระบวนการทำงานอย่างแท้จริง ความแตกต่างนี้สำคัญเมื่อคุณถึงจุดที่กำหนดไว้ ไม่ว่าจะเลือกใช้เครื่องมือใดก็ตาม นี่คือสัญญาณบางประการที่บ่งชี้ว่าคุณควรอัปเกรด:

วิดีโอนี้แบ่งปันข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์บอร์ดคัมบังที่ดีที่สุด:

วิธีที่เราใช้กระดานคัมบังใน ClickUp

ClickUp นำกระดาน งาน และระบบอัตโนมัติมารวมไว้ในที่ทำงานเดียวสำหรับทีมที่ต้องการใช้ Kanban เพื่อจัดการงาน ไม่ใช่แค่แสดงผลเท่านั้น

นี่คือวิธีที่ทีมการตลาดของเราดำเนินการ

ทุกขั้นตอนการทำงานเริ่มต้นด้วยรายการ ClickUp ที่สร้างขึ้นรอบกระบวนการที่ติดตาม. กระบวนการทำงานด้านบรรณาธิการของเราอยู่ในรายการหนึ่ง ส่วนการผลิตแคมเปญอยู่ในอีกรายการหนึ่ง และแต่ละรายการใช้ชุดสถานะที่กำหนดเองของ ClickUp ของตัวเองเพื่อสะท้อนวิธีการทำงาน

มุมมองบอร์ดของ ClickUp สะท้อนกระบวนการทำงาน แทนที่จะบังคับให้เข้ากับโครงสร้างสเปรดชีต คอลัมน์มาจากสถานะงานของคุณโดยตรง ดังนั้นการย้ายการ์ดจะเปลี่ยนสถานะของมันจริงๆ ไม่มีการตัด-วาง ไม่มีการจัดรูปแบบที่เสียหาย ไม่มีสูตร FILTER ที่ต้องคอยดูแล แต่ละการ์ดยังพกพาบริบททั้งหมด: รายละเอียดย่อ งานย่อย วันที่ครบกำหนด ไฟล์แนบ และความคิดเห็นทั้งหมดจะไปด้วยกัน ดังนั้นเมื่อผู้แก้ไขเปิดการ์ดเพื่อตรวจสอบจะมีทุกอย่างในที่เดียว

ลากและวางงานของทีมคุณในรูปแบบคัมบังด้วยมุมมองบอร์ดของ ClickUp

ClickUp Automationsจัดการการส่งต่องานที่ทำซ้ำ เมื่องานย้ายไปยังขั้นตอนตรวจสอบ ระบบจะมอบหมายผู้แก้ไขที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติและโพสต์ความคิดเห็นการส่งต่อพร้อมคำแนะนำขั้นตอนถัดไป เมื่อถึงขั้นตอนอนุมัติ ระบบจะอัปเดตความสำคัญและส่งงานไปยังคิวการเผยแพร่

ทำให้งานที่ทำซ้ำๆ เช่น การเปลี่ยนสถานะเป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp Automations

เรายังใช้ขีดจำกัดงานที่อยู่ในระหว่างดำเนินการ เพื่อป้องกันไม่ให้คอลัมน์กลายเป็นที่จอดงาน หากงานรอการตรวจสอบเริ่มสะสม ระบบจะแสดงผลบนบอร์ดทันที บางทีมของเราใช้ClickUp Brainหรือ Super Agents ที่รับผิดชอบโดยเฉพาะในการแจ้งเตือนงานที่ล่าช้าไปยังเจ้าของที่เกี่ยวข้อง

การรายงานเกิดขึ้นในสถานที่เดียวกันโดยใช้ClickUp Dashboards พวกเขาดึงการกระจายสถานะและปริมาณงานจากกิจกรรมบนบอร์ดสด ดังนั้นคุณจะเห็นจุดที่งานชะลอตัวลงโดยไม่ต้องสร้างสูตรใหม่หรือรีเฟรชแผนภูมิ

ข้อจำกัดที่ซื่อสัตย์

กระบวนการทำงานที่เราอธิบายไว้ข้างต้นทำงานได้เพราะบอร์ด, งาน, และกฎของกระบวนการทำงานทั้งหมดอยู่ในเวิร์กสเปซเดียว การย้ายการ์ดจะอัปเดตสถานะของมัน, ทำให้ระบบอัตโนมัติทำงานอย่างถูกต้อง, และทำให้การรายงานเป็นปัจจุบันอยู่ตลอดเวลาโดยไม่ต้องให้ใครต้องไปแตะเครื่องมือที่สอง

หากทีมของคุณติดตามงานใน ClickUp อยู่แล้ว Board View จะกลายเป็นชั้นการทำงานตามธรรมชาติ หากไม่ใช่ การย้ายจาก Sheets มักหมายถึงการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานเอง

ClickUp ยังมีเส้นโค้งการตั้งค่าที่สเปรดชีตไม่มี ทีมงานที่คุ้นเคยกับความยืดหยุ่นในการลากแถวไปรอบๆ แผ่นงานอาจต้องใช้เวลาสักเล็กน้อยในการปรับตัวให้เข้ากับรายการ สถานะ การทำงานอัตโนมัติ และโครงสร้างงาน

ClickUp เหมาะที่สุดเมื่อ: กระดาน Kanban ของคุณจัดการงานที่กำลังดำเนินการโดยหลายคน คุณต้องการเจ้าของงานและระบบอัตโนมัติ และกระบวนการทำงานของคุณมีหลายส่วนที่เคลื่อนไหวมากจนการอัปเดตสเปรดชีตด้วยมือเริ่มมีปัญหา

ข้ามไปหาก: กระดานมีน้ำหนักเบา (มีเพียงไม่กี่การ์ดในขั้นตอนพื้นฐาน), กระบวนการทำงานแทบไม่เปลี่ยนแปลง หรือทีมของคุณต้องการเพียงเครื่องมือติดตามแบบง่าย ๆ ในกรณีเหล่านี้ การใช้กระดานคัมบังใน Google Sheets มักจะสร้างได้เร็วกว่าและดูแลรักษาง่ายกว่า

สร้างกังบันใน Google Sheet สำหรับกระบวนการทำงานที่ง่ายเท่านั้น

กระดานคัมบังใน Google Sheets ทำงานได้ดีเมื่อกระบวนการทำงานมีความเรียบง่าย ปริมาณงานสามารถจัดการได้ และเป้าหมายคือการมองเห็นข้อมูลอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเพิ่มเครื่องมืออื่น

ใช้เฉพาะคอลัมน์ที่งานรออยู่จริงและกำหนดขีดจำกัดงานที่กำลังดำเนินการให้สมเหตุสมผล เราขอแนะนำให้เก็บงานที่เสร็จแล้วไว้ในคลังข้อมูลก่อนที่จะทำให้คอลัมน์ "เสร็จสิ้น" ของคุณกลายเป็นความวุ่นวาย และหากการดูแลบอร์ดเริ่มใช้เวลามากกว่าการทำให้งานเสร็จ นั่นคือสัญญาณให้คุณทบทวนระบบใหม่

หากขั้นตอนการทำงานของคุณมีการส่งต่องานที่เกิดขึ้นซ้ำ มีผู้มีส่วนร่วมหลายคน ต้องการระบบอัตโนมัติตามสถานะ หรือมีความต้องการในการรายงาน การใช้บอร์ดเฉพาะทางจะคุ้มค่ามากขึ้น ClickUp เป็นตัวเลือกที่ดีหากทีมของคุณต้องการบอร์ดแบบลากและวาง ระบบอัตโนมัติในตัว การรายงานแบบเรียลไทม์ และงานที่นำบริบททั้งหมดติดตัวไปด้วย

สมัครใช้ ClickUpฟรีวันนี้!

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกระดานคัมบังใน Google Sheets

ความแตกต่างระหว่างกระดานคัมบังกับรายการสิ่งที่ต้องทำคืออะไร?

รายการสิ่งที่ต้องทำจะติดตาม สิ่งที่ ต้องทำ; กระดานคัมบังจะติดตาม งานอยู่ที่ไหน ในแต่ละขั้นตอนและจำกัดปริมาณงานที่ดำเนินการพร้อมกัน (ผ่านขีดจำกัด WIP) กระดานจะเผยให้เห็นคอขวดที่รายการแบบแบนซ่อนอยู่

หลายคนสามารถใช้กระดานคัมบังใน Google Sheets พร้อมกันได้หรือไม่?

ใช่ สามารถแก้ไขชีตพร้อมกันได้สูงสุด 100 คน แต่การแก้ไขพร้อมกันในเลย์เอาต์แบบคัมบังจะทำให้เกิดการเขียนทับและเซลล์ที่รวมกันเสียหายอย่างรวดเร็ว ดังนั้นจึงเชื่อถือได้เฉพาะสำหรับผู้ร่วมงานเบาๆ 2-3 คนเท่านั้น

บอร์ดคัมบังใน Google Sheets ใช้งานบนมือถือได้หรือไม่?

ไม่ดี แอป Sheets บนมือถือไม่รองรับการลากและวาง และการตัด-วางข้ามคอลัมน์นั้นลำบากบนหน้าจอขนาดเล็ก ดังนั้นบอร์ด Sheets จึงใช้งานได้เฉพาะบนเดสก์ท็อปเท่านั้น

ความแตกต่างระหว่างกระดานคัมบังกับกระดานเทรลโลคืออะไร?

กระดานคัมบัง (Kanban board) เป็นวิธีการที่แสดงงานที่กำลังดำเนินการอยู่และกำหนดขีดจำกัดของกระบวนการ Trello เป็นซอฟต์แวร์เฉพาะที่นำหลักการของคัมบังมาใช้โดยใช้การ์ดแบบลากและวาง ไฟล์แนบ และระบบอัตโนมัติ

คุณสามารถสร้างกระดานคัมบังใน Excel ได้ไหม?

ใช่ รูปแบบการสร้างเดียวกันนี้ใช้ได้กับ Excel เช่นกัน: ใช้หัวข้อคอลัมน์เป็นสถานะต่างๆ ใช้เซลล์ที่จัดรูปแบบเป็นช่องสำหรับบัตร และใช้การตัด-วางเพื่อย้ายบัตรระหว่างคอลัมน์ Excel เพิ่มความสามารถสองอย่างที่ Sheets ไม่มี: มาโคร VBA สำหรับการทำงานอัตโนมัติแบบจำกัด และ PivotTables สำหรับการติดตามปริมาณงานขั้นพื้นฐาน อย่างไรก็ตาม Excel ยังคงไม่มีการลากและวางบัตร ดังนั้นการโต้ตอบหลักของ Kanban จึงหายไปในเครื่องมือสเปรดชีตทั้งสอง

กระดานคัมบังควรมีกี่คอลัมน์?

สามคอลัมน์เป็นจำนวนขั้นต่ำที่ใช้งานได้จริง (ต้องทำ, กำลังดำเนินการ, ทำเสร็จแล้ว) และหกคอลัมน์เป็นจำนวนสูงสุดที่เหมาะสมสำหรับทีมส่วนใหญ่ ผู้สร้างวิธีคัมบัง เดวิด เจ. แอนเดอร์สัน แนะนำให้กำหนดคอลัมน์ตามขั้นตอนของกระบวนการทำงานจริง ไม่ใช่หมวดหมู่ที่ตั้งขึ้นตามอำเภอใจ และควรเพิ่มคอลัมน์ใหม่เฉพาะเมื่องานต้องรอคิวอยู่ที่นั่นเป็นระยะเวลาที่มีความหมายเท่านั้น หากมีคอลัมน์มากกว่าหกคอลัมน์ จะทำให้เกิดปัญหาการเลื่อนหน้าจอในแนวนอนบนหน้าจอส่วนใหญ่ และทำให้สัญญาณภาพที่บอร์ดควรแสดงนั้นอ่อนลง

ฉันจะบังคับใช้ขีดจำกัด WIP ใน Google Sheets ได้อย่างไร?

Sheets ไม่มีการบังคับใช้ WIP ในตัว ให้ใช้สูตร COUNTA ในแต่ละคอลัมน์พร้อมการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่จะทำเครื่องหมายเซลล์เป็นสีแดงเมื่อจำนวนเกินขีดจำกัดของคุณ มันจะเตือนคุณ แต่จะไม่บล็อกการ์ดใหม่