การไล่ตามประสิทธิภาพ: การค้นหาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมของเอเจนซี่การตลาดดิจิทัล

โพสต์นี้มาจาก Ericka Marett ผู้จัดการโครงการของAdhere Creative นี่คือเรื่องราวของเธอเกี่ยวกับการค้นหาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมสำหรับเอเจนซี่ดิจิทัลของพวกเขา! ไปที่นี่เพื่อเรียนรู้ว่า ClickUpสามารถช่วยเอเจนซี่การตลาดดิจิทัลของคุณได้อย่างไร

ผู้ที่เคยมีประสบการณ์ทำงานในเอเจนซี่จะทราบดีว่าระบบการจัดการโครงการการตลาดที่ดีสามารถทำให้โครงการประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวได้ และแม้ว่าปัญหาที่เอเจนซี่เผชิญเมื่อต้องบริหารจัดการลูกค้าอาจคล้ายคลึงกัน แต่ทางออกที่เหมาะสมที่สุดจะขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของแต่ละเอเจนซี่

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ความต้องการของเราได้เปลี่ยนแปลงไป นำไปสู่ความไม่พอใจกับข้อจำกัดบางประการที่เราพบเจอจากสิ่งที่เราใช้มาตลอด ดังนั้น เราจึงเริ่มการค้นหาของเรา: เราถอยหลังก้าวหนึ่ง ม้วนแขนเสื้อขึ้นและการค้นหาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมได้เริ่มต้นขึ้น

เริ่มต้นการเดินทางของเรา

บริษัทของเราAdhere Creative ได้ใช้ Basecamp มาประมาณ 8 ปี และนานมากที่เราชื่นชอบมัน! มันช่วยให้เราสามารถสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างง่ายดาย ทำงานเป็นทีม และจัดระเบียบกำหนดเวลาได้อย่างเป็นระเบียบ อย่างไรก็ตาม เราค่อยๆ พบว่ามันไม่ตอบโจทย์ความต้องการของเราอีกต่อไป แม้ว่าเราจะเริ่มเตรียมตัวสำหรับการเปลี่ยนแปลงมาสักพักแล้ว แต่จุดเปลี่ยนที่แท้จริงเกิดขึ้นเมื่อเราเริ่มใช้การจัดการโครงการแบบ Agile

เราปิดร้านไปประมาณหนึ่งสัปดาห์และลงลึกในการทำสปรินต์, กระดานคัมบัง, การทบทวนงาน และอีกมากมาย เมื่อสิ้นสุดสัปดาห์ที่เข้มข้น เราได้กลายเป็นทีมที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและพร้อมสู้ นำโดยตัวฉันเอง สกริมมาสเตอร์ (แทรกเสียงหัวเราะชั่วร้าย) แม้ว่าเราจะเห็นการเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญในประสิทธิภาพหลังจากนำ Agile มาใช้ แต่เราก็ได้ตระหนักอย่างรวดเร็วว่าBasecamp ไม่สามารถรองรับกระบวนการใหม่ของเราได้

สัญญาณเตือนแรกคือคัมบัง (Kanban) หากคุณไม่คุ้นเคยกับคัมบัง ให้จินตนาการถึงกระดานดำที่แบ่งออกเป็นหลายคอลัมน์ ซึ่งแต่ละคอลัมน์แทนขั้นตอนของโครงการ เช่น กำลังดำเนินการ อยู่ระหว่างการตรวจสอบของลูกค้า และเสร็จสิ้นแล้ว โครงการทั้งหมดจะถูกย้ายไปมาบนกระดานนี้เพื่อแสดงภาพความคืบหน้าของทั้งเอเจนซี่อย่างชัดเจน

น่าเสียดายที่Basecampไม่สามารถรองรับโครงสร้างประเภทนี้ได้ ดังนั้นในขณะที่เรากำลังทำงานในโครงการต่างๆ ใน Basecamp เราต้อง "ย้าย" โครงการไปยังกระดานคัมบังชั่วคราวที่เราสร้างขึ้นใน Excel ตามที่คุณคาดคิด มันยุ่งเหยิงมาก

พูดง่ายๆ คือ เราเติบโตเกินกว่าที่ Basecamp จะรองรับได้ แพลตฟอร์มนี้ใช้งานง่ายและคุ้มค่าสำหรับเอเจนซี่ที่กำลังเริ่มต้น แต่เมื่อเราพัฒนาขึ้น มันกลับกลายเป็นข้อจำกัดที่ฉุดรั้งเราไว้ เมื่อ Basecamp สร้างปัญหาเพิ่มขึ้นมากกว่าที่จะแก้ไขได้ ทุกคนในทีมจึงเห็นพ้องต้องกันว่าเราต้องการแพลตฟอร์มการจัดการโครงการใหม่—และต้องการอย่างรวดเร็ว

ทำรายการ ตรวจสอบอีกครั้ง

มีแพลตฟอร์มการจัดการโครงการมากมายหลายร้อยแพลตฟอร์มให้เลือกใช้ และการคิดว่าจะต้องค้นหาผ่านทั้งหมดเพื่อหาแพลตฟอร์มที่เหมาะที่สุดนั้นเป็นเรื่องที่น่ากลัว. ดังนั้น เช่นเดียวกับผู้จัดการโครงการที่ดี ฉันเริ่มภารกิจนี้ด้วยการทำรายการตรวจสอบ.

เป็นเวลาหลายสัปดาห์ที่ฉันสังเกตการณ์หน่วยงานและทำรายการปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการทั้งหมดที่ฉันสังเกตเห็น เมื่อเวลาผ่านไป รูปแบบหนึ่งเริ่มปรากฏขึ้น ฉันระบุปัญหาหลักประมาณ 15 ข้อและจับคู่กับวิธีการแก้ปัญหาการจัดการโครงการ เมื่อมองย้อนกลับไป รายการที่อยู่ในรายการดูเหมือนจะชัดเจน แต่เป็นเวลาหลายเดือนที่เราเห็นแต่ปัญหาและไม่ได้เห็นวิธีแก้ปัญหาที่สามารถแก้ไขได้ นี่คือตัวอย่างรายการของฉัน:

สปีดเดทติ้ง

หลังจากที่ได้สร้างและตกลงในรายการเรียบร้อยแล้ว ฉันก็ดำเนินการหาซอฟต์แวร์สำหรับการจัดการโครงการที่เป็นตัวเลือก—หรือที่ฉันชอบเรียกว่าการเดทแบบรวดเร็ว ด้วยตัวเลือกหลายร้อยรายการให้เลือก แพลตฟอร์มเหล่านี้มีเวลาเพียงไม่กี่นาทีในการดึงดูดความสนใจของฉันก่อนที่จะถูกย้ายไปยังกองไม่ผ่าน

ฉันเริ่มกระบวนการด้วยการค้นหา "แพลตฟอร์มการจัดการโครงการสำหรับเอเจนซี่" คำตอบที่ปฏิเสธอย่างรวดเร็วคือซอฟต์แวร์ใดก็ตามที่ต้องมีการปรับแต่งกระบวนการที่ยาวนานและมีค่าใช้จ่ายสูง เช่น JIRA และ Kantata (เดิมชื่อ Mavenlink) จากนั้นฉันก็ตัดแพลตฟอร์มออกจากรายการหากขาดคุณสมบัติที่ Basecamp มีให้ เพราะรู้สึกเหมือนเป็นการถอยหลัง

หลังจากผ่านไปสองสามวัน ฉันมีรายชื่อแพลตฟอร์มประมาณ 10 แพลตฟอร์ม ซึ่งยังถือว่ามากเกินไป ดังนั้นจากจุดนั้น ฉันจึงค้นหาข้อมูลจากอินเทอร์เน็ตทุกแหล่ง ไม่ว่าจะเป็นบล็อก พอดแคสต์ หรือแม้แต่ข้อความโบราณที่เกี่ยวกับเอเจนซี่อื่นๆ ที่พูดถึงประสบการณ์การใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการของพวกเขา

ไม่น่าแปลกใจเลยที่ฉันพบว่ามีคนจำนวนมากผิดหวังกับ Basecamp แต่ฉันสามารถจำกัดรายชื่อให้เหลือกลุ่มที่มีแนวโน้มดี 5 กลุ่ม ได้แก่ ClickUp,Asana, DoInbound,TeamWork และFlow

ห้าคนสุดท้าย

ด้วยรายการในมือข้างหนึ่งและกาแฟในอีกมือหนึ่ง ฉันเริ่มจัดตารางการสาธิต ทุกแพลตฟอร์มต่างก็แสดงจุดเด่นของตัวเอง แต่สุดท้ายแล้วมันก็ขึ้นอยู่กับว่าผู้ให้บริการรายใดจะสามารถตอบสนองความต้องการ 15 ข้อในรายการเดิมของฉันได้ครบถ้วน

DoInbound เป็นการตัดสินใจที่รวดเร็ว ในตอนแรก แพลตฟอร์มนี้ฟังดูเหมาะสมอย่างยิ่ง พวกเขาสร้างแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับช่องทางการตลาดแบบอินบาวด์ของ HubSpot และในฐานะเอเจนซี่อินบาวด์ เราก็รู้สึกประทับใจทันที แต่เมื่อขาดความยืดหยุ่นในการผสานองค์ประกอบแบบ Agile เข้ากับแพลตฟอร์มได้ มันก็ไม่ใช่ทางเลือกสำหรับเรา

ฉันรู้สึกตื่นเต้นที่จะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Asana เพราะพวกเขาได้รับรีวิวที่ดีมาก สิ่งที่ฉันไม่รู้สึกตื่นเต้นเลยคือการถูกเมินเฉย หลังจากส่งอีเมลและโทรไปหลายครั้งโดยไม่มีใครตอบ ในที่สุดพวกเขาก็แจ้งว่าเอเจนซี่ของเราเล็กเกินไปสำหรับการสาธิตสด และแนะนำให้ฉันไปที่ศูนย์ทรัพยากรของพวกเขาแทน หากประสบการณ์การสาธิตเป็นเครื่องบ่งชี้ถึงการสนับสนุนลูกค้า ฉันคงไม่สนใจแล้ว

TeamWork และ Flow เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม พวกมันตอบโจทย์ส่วนใหญ่ในรายการของฉัน แต่มีคู่แข่งหนึ่งที่โดดเด่นกว่าใคร: ClickUp

โบนัส:ซอฟต์แวร์สำหรับเอเจนซี่การตลาด

ทำไมต้อง ClickUp?

หาก ClickUp เป็นคน เราคงเป็นเพื่อนสนิทกัน ฉันสามารถเขียนเกี่ยวกับ ClickUp ได้เป็นหน้ากระดาษ แต่เนื่องจากคุณอาจไม่ใช่คนที่คลั่งไคล้การจัดการโครงการเหมือนฉัน ฉันจะขอไม่ทำให้คุณเบื่อ ฉันขอแนะนำ ClickUp อย่างยิ่งหากคุณเป็นเอเจนซี่ กำลังเติบโตเกินกว่าแพลตฟอร์มปัจจุบันของคุณ หรือจัดการโครงการโดยใช้ Agile นี่คือเหตุผล:

1. หนึ่งในเหตุผลหลักที่เราชื่นชอบ ClickUp คือ ความสามารถในการจัดเรียง, กรอง, และจัดกลุ่มได้อย่างไม่จำกัด เรามีรายชื่อลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ และลูกค้าแต่ละรายก็มีรายการโครงการจำนวนมากพร้อมด้วยงานย่อยยาวเป็นหางว่าว ClickUp ช่วยให้คุณจัดเรียงได้ตามลูกค้า, โครงการ, งาน, งานย่อย, ผู้รับผิดชอบ, วันที่ครบกำหนด, และสถานะ

2. เราได้บอร์ดคัมบังแล้วในที่สุด! ClickUp มีมุมมอง "บอร์ด" ซึ่งเราได้ปรับแต่งให้แสดงสถานะงานต่างๆ ตอนนี้เราสามารถย้ายงานไปตามบอร์ดคัมบังได้อย่างชัดเจนในการประชุมเช็กอินทุกเช้า เราได้ยกระดับการบริหารโครงการของเราไปอีกขั้นแล้ว

3. ClickUp อัปเดตมากกว่าอัลกอริทึมของ Google. ซึ่งในครั้งนี้ถือว่าเป็นเรื่องดี ในระหว่างกระบวนการสาธิต ฉันได้รับแจ้งว่า ClickUp มีนักพัฒนาอยู่ในเกือบทุกเขตเวลา ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถแก้ไข อัปเดต และปรับปรุงแพลตฟอร์มได้อย่างรวดเร็ว หากมีสิ่งใดที่คุณต้องการให้เพิ่มเข้าไปใน ClickUp พวกเขาจะยินดีอย่างยิ่งที่จะเพิ่มเข้าไปในรายการ

4. ภายในงานของ ClickUp คือความฝันของผู้จัดการโครงการ คำแนะนำงาน ไฟล์ การสนทนา วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด การประมาณเวลา การติดตามเวลา และความเชื่อมโยงทั้งหมดมีที่ของตัวเอง ซึ่งทำให้การจัดการโครงการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เริ่มต้นใช้งาน

หากคุณกำลังมองหาแพลตฟอร์มการจัดการโครงการใหม่ ฉันขอแนะนำให้คุณเริ่มต้นแบบเดียวกับที่ฉันทำ: โดยการทำรายการสิ่งที่ต้องการ หลังจากทำรายการเบื้องต้นเสร็จแล้ว ให้จัดหมวดหมู่รายการเหล่านี้ออกเป็นสิ่งที่ต้องมีและสิ่งที่ดีถ้ามี ในอุตสาหกรรมที่มีตัวเลือกมากมาย สิ่งที่ต้องมีจะช่วยให้คุณตัดแพลตฟอร์มการจัดการโครงการออกจากรายการได้อย่างรวดเร็ว

แต่ในที่สุดแล้ว ไม่มีอะไรจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีไปกว่าการลงมือทำจริงและเผชิญกับปัญหาด้วยตัวเอง พยายามขอทดลองใช้ฟรีก่อนที่จะผูกมัดกับสัญญาเป็นปี และทดสอบแพลตฟอร์มให้ละเอียด ในระหว่างที่คุณกำลังศึกษา ลองถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้สามารถบอกอะไรได้มากมาย ฉันขอแนะนำให้ทดสอบกับลูกค้าหนึ่งรายก่อนที่จะย้ายโครงการทั้งหมดไปยังแพลตฟอร์มใหม่ของคุณ การทดสอบการส่งต่อระหว่างทีมบริหารโครงการ ทีมออกแบบ ทีมเนื้อหา และทีมผู้อำนวยการบัญชีของคุณก็สามารถช่วยในการตัดสินใจได้ว่าการใช้งานแพลตฟอร์มในแต่ละวันจะตรงกับความต้องการของคุณหรือไม่

—

เอริกา ลูอิส มาเร็ตต์

ในฐานะผู้จัดการโครงการของAdhere Creativeเอริกา มาร์เร็ตต์ นำพาลูกค้าและทีมงานไปสู่ความสำเร็จในการตลาดแบบอินบาวน์ เมื่อไม่ได้วางแผนโครงการ เธอสามารถพบได้ในครัวของเธอที่กำลังสร้างสรรค์เมนูเหมือนในรายการมาสเตอร์เชฟ