วิธีตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp (+ตัวอย่าง)

เมื่อคุณกำลังพักผ่อนหรือหยุดงาน คุณคงไม่อยากถูกรบกวนด้วยโทรศัพท์ที่ดังตลอดเวลาใช่ไหม? แต่บางครั้งก็มีข้อความที่คุณ ต้อง ตอบกลับจริงๆ

การไม่ตอบกลับอาจหมายถึงการพลาดการสนทนาที่สำคัญและข้อเสนอแนะจากลูกค้า ซึ่งอาจส่งผลต่อความพึงพอใจโดยรวม ในช่วงเวลาเช่นนี้ แม้แต่ข้อความสั้นๆ เพื่อแสดงความรับรู้ก็ถือเป็นทางเลือกที่ดี

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ แม้ในช่วงที่คุณหยุดพักชั่วคราว คือเครื่องหมายของบุคคลที่มีการจัดการที่ดี มาดูกันว่าฟีเจอร์ตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp จะช่วยให้กล่องข้อความของคุณเบาลงได้อย่างไร

วิธีตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp

ก่อนอื่นเราจะมาดูวิธีการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในแอป WhatsApp Business โดยการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถควบคุมข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณได้ รวมถึงผู้ที่ต้องการส่งข้อความ และแม้กระทั่งการระบุเวลาทำการของธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: สร้างบัญชี WhatsApp Business

สิ่งแรกที่คุณต้องทำเพื่อตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติเหล่านี้คือ การมีบัญชีในแอป WhatsApp Business. กระบวนการนี้ง่ายมาก: เพียงดาวน์โหลดแอปจากแอปสโตร์ของคุณ และเข้าสู่ระบบด้วยหมายเลขโทรศัพท์ที่ลงทะเบียนไว้กับบัญชี WhatsApp Business ของคุณ.

ขั้นตอนที่ 2: ค้นหาเครื่องมือทางธุรกิจ

จากนั้นคุณต้องค้นหาส่วนเครื่องมือธุรกิจในแอป WhatsApp Business หากคุณใช้ Android ส่วนนี้จะอยู่ในเมนูที่มุมขวาบน ให้คุณคลิกที่จุดสามจุด ส่วนผู้ใช้ iOS สามารถค้นหาส่วนเครื่องมือธุรกิจได้ภายใต้การตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าข้อความแจ้งเตือนขณะไม่อยู่

ภายใต้ส่วนเครื่องมือทางธุรกิจ คุณจะพบแท็บข้อความไม่อยู่ ซึ่งคุณสามารถตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติได้ เมื่อคุณแตะที่แท็บนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกสลับเพื่อส่งข้อความไม่อยู่ ให้เปิดใช้งานโดยคลิกที่สวิตช์

ขั้นตอนที่ 4: ปรับแต่งข้อความของคุณ

แท็บข้อความตอบกลับขณะไม่อยู่ช่วยให้คุณแก้ไขข้อความตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp ได้ คุณสามารถปรับแต่งข้อความอัตโนมัติให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจหรือส่วนตัวของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: กำหนดเวลาส่งข้อความ

ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการนี้คือการเลือกตารางเวลาที่คุณต้องการใช้สำหรับข้อความไม่อยู่ของคุณ มีตัวเลือกพื้นฐานสามแบบ:

ขั้นตอนที่ 6: เลือกผู้รับ

หลังจากที่คุณได้ปรับแต่งข้อความของคุณและตัดสินใจว่าจะส่งเมื่อใดแล้ว คุณต้องตั้งค่าผู้รับ ซึ่งสามารถเป็นทุกคนหรือเฉพาะบุคคลที่คุณเพิ่มไว้ในสมุดที่อยู่ของคุณเท่านั้น การปรับแต่งเล็กน้อยสามารถทำได้ที่นี่ เช่น การเลือกไม่ส่งข้อความไม่อยู่ให้กับบุคคลบางราย

จบแล้ว! คุณต้องบันทึกผลงานทั้งหมดที่คุณได้ทำไว้ และหลังจากตรวจสอบอย่างรวดเร็ว คุณก็เสร็จสิ้นแล้ว!

ข้อจำกัดของการใช้ WhatsApp

แม้ว่าการทำให้การตอบกลับเหล่านี้เป็นอัตโนมัติบนแอป WhatsApp Business จะช่วยให้คุณมีเวลาเพิ่มขึ้น แต่ก็ยังมีข้อจำกัดบางประการที่ตามมาด้วย:

ใช่ แอป WhatsApp Business จัดการข้อความขาเข้าสำหรับธุรกิจ อย่างไรก็ตาม เมื่อข้อความและการสนทนาต้องถูกแปลงเป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้ เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพแบบครบวงจรอย่างClickUpจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารทางธุรกิจ เรามาเรียนรู้เพิ่มเติมกัน

ตั้งค่าวาระการไม่อยู่ในสำนักงานด้วย ClickUp

เมื่อคุณตระหนักว่าการตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp Business ไม่เพียงพอที่จะแก้ปัญหาของคุณ คุณจำเป็นต้องมองหาโซลูชันที่ครอบคลุมมากขึ้นซึ่งช่วยให้คุณสามารถสื่อสารได้อย่างราบรื่นในขณะที่ทำการตอบกลับอัตโนมัติและแยกงานตามลำดับความสำคัญ

การค้นหาอย่างรวดเร็วจะเผยให้เห็นเครื่องมือมากมายที่มีคุณสมบัติเหล่านี้ แต่คุณควรเลือกอันไหน?

ดีครับClickUpคือคำตอบ. มันคือโซลูชันที่ยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพสำหรับการทำให้การสื่อสารทางธุรกิจง่ายขึ้น. คุณยังสามารถใช้มันเพื่อจัดการข้อความที่เข้ามา, แชร์ไฟล์, และทำวิดีโอคอลได้.

ก่อนใช้ ClickUp การประชุมและการสื่อสารทางอีเมลที่ส่งไปมาทำให้ข้อมูลตกหล่นและไม่มีใครติดตาม ส่งผลให้งานไม่ได้รับการตรวจสอบตามกำหนดเวลา และไม่มีใครทราบว่ากระบวนการสร้างสรรค์คืบหน้าไปถึงไหนแล้ว ปัจจุบัน ทุกคนในทีมสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่างานที่ต้องดำเนินการมีกำหนดส่งเมื่อใด สามารถพูดคุยและทำงานร่วมกันภายในงานนั้นได้

ให้ทุกอย่างดำเนินต่อไปแม้ว่าคุณจะไม่อยู่ในสำนักงานด้วยClickUp Chatที่มีชีวิตชีวา . นี่คือคุณสมบัติบางประการที่มันมอบให้:

1. ลดปัญหาคอขวดด้วย ClickUp Chat

ทำมากขึ้นด้วย ClickUp Chat!

ClickUp คือแอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน และด้วย ClickUp Chat คุณสามารถรวมทุกงานของคุณไว้ในที่เดียว ดังนั้น แทนที่จะตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติบน WhatsApp Business ซึ่งทำให้การสนทนาแยกออกจากพื้นที่ทำงานของคุณ ClickUp Chat สามารถผสานเข้ากับกระบวนการทำงานทั้งหมดของคุณได้โดยตรง

ClickUp Chat ช่วยขจัดปัญหาการสลับบริบทไปมาอย่างต่อเนื่อง คุณสามารถส่งความคิดเห็น แชร์ข้อเสนอแนะ หรือขออัปเดตเกี่ยวกับตำแหน่งที่งานของคุณถูกเพิ่มได้

สำหรับการปรับแต่ง ช่องแชททำหน้าที่เป็นเธรดแยกต่างหากและสามารถแยกตามทีม โครงการ หรือการสนทนาได้ ด้วยผู้เข้าร่วมหลายคนที่สามารถดูความพร้อมใช้งาน ตารางเวลา และงานสำคัญของคุณได้ ClickUp Chat ช่วยให้เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถสื่อสารได้อย่างราบรื่นแม้ในขณะที่คุณไม่อยู่!

แชทเพิ่มเติมผสานรวมการโทรด้วยวิดีโอและเสียง ทำให้ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนจากการสนทนาแบบข้อความเป็นการสนทนาสดได้อย่างราบรื่นภายในแพลตฟอร์มเดียวกัน

2. ตั้งค่าข้อความอัตโนมัติเพื่อแจ้งเตือนทีมของคุณ

ผสานเข้ากับที่ทำงานของคุณได้อย่างลงตัว คุณสามารถสร้างโพสต์ 'อัปเดต' หรือ 'ประกาศ' ก่อนที่คุณจะหยุดงานได้ ลิงก์อัปเดต เอกสาร หรือคำแนะนำที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในโพสต์นี้ เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถเข้าถึงได้ขณะที่คุณไม่อยู่!

คุณสมบัตินี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการรับประกันว่างานจะไม่หยุดชะงักเนื่องจากข้อมูลที่ขาดหายไปเมื่อมีสมาชิกในทีมของคุณไม่สามารถใช้งานได้

3. ทบทวนในหนึ่งนาที

ไม่เพียงแต่ ClickUp Chat จะช่วยให้การทำงานของคุณไม่สะดุดเท่านั้น แต่ยังบันทึกและเชื่อมโยงความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องทั้งหมดกับงานที่เกี่ยวข้องด้วย

หากเพื่อนร่วมงานของคุณกล่าวถึงงานเฉพาะในแชท งานนั้นจะถูกเชื่อมโยงทันที ซึ่งช่วยให้คุณสามารถติดตามขั้นตอนของงานได้โดยไม่พลาดข้อมูลใด ๆ เมื่อคุณกลับมาจากการพัก คุณสามารถทบทวนแชทและติดตามทุกสิ่งที่คุณพลาดไปได้ภายในไม่กี่นาที

ClickUp Chat มอบความเป็นไปได้ที่ไม่มีที่สิ้นสุด เมื่อใช้เครื่องมือสื่อสารภายในนี้อย่างมีประสิทธิภาพ มันสามารถเปลี่ยนวิธีคิดของคุณเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานได้

ClickUp Brain: เพื่อนคู่ใจ AI ของคุณ

บางครั้ง งานทำให้เราอยากให้ใครสักคนช่วยตอบคำถามง่าย ๆ หรือคำถามที่ได้รับนอกเวลาทำการให้เราบ้างClickUp Brainได้รับการฝึกฝนมาเพื่อทำสิ่งเหล่านี้โดยเฉพาะ

ClickUp Brain เป็นเครื่องมือ AI ที่ได้รับการฝึกฝนให้ตอบคำถามง่ายๆ แทนคุณ แม้ในขณะที่คุณไม่อยู่ โดยอาศัยบริบทจากการสนทนาครั้งก่อนๆ

นอกจากนี้ ClickUp Brain ยังสามารถสรุปความคืบหน้าที่คุณอาจพลาดไปในโครงการต่าง ๆ ได้อีกด้วย ลืมวันเวลาที่ต้องเสียเวลาอ่านอีเมลและข้อมูลเป็นหน้ากระดาษเพื่อตามงานให้ทันไปได้เลย ตอนนี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีเท่านั้น!

ClickUp Brain ยังสามารถช่วยคุณสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่สมบูรณ์แบบ โดยคำนึงถึงข้อมูลที่ควรระบุ โทนเสียง และบริบทของอีเมลตอบกลับอัตโนมัติของคุณ

คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติได้โดยใช้ WhatsApp Business หรือแอปส่งข้อความอื่น ๆ นอกจากนี้การสร้างแผนการสื่อสารที่แข็งแกร่งยังช่วยเสริมความมั่นคงให้กับความต้องการในการสื่อสารทางธุรกิจของคุณอีกด้วย

4. ติดตามทุกการสนทนาด้วยเทมเพลตของ ClickUp

การส่งข้อความทันทีได้กลายเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้ของการจัดการงานสมัยใหม่ อย่างไรก็ตาม การจัดการการสนทนาหลายครั้งผ่านแพลตฟอร์มต่างๆ อาจนำไปสู่ความวุ่นวายและการพลาดข้อมูลได้

เทมเพลตข้อความโต้ตอบทันทีของClickUpมอบโซลูชันแบบศูนย์กลางเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารของทีมคุณ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตนี้สามารถจัดระเบียบการแชทของคุณในข้อความภายในทีมของคุณได้ ด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถ:

เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารของคุณด้วย ClickUp

แม้ว่าฟีเจอร์ตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp จะมีประโยชน์ แต่ก็มีวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าในการจัดการการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ

WhatsApp มีความท้าทาย เช่น ข้อจำกัดจำนวนตัวอักษร การขาดระบบอัตโนมัติขั้นสูง และความเสี่ยงต่อการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน ซึ่งอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน

ClickUp, ในทางกลับกัน, ให้บริการแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับปรุงการสื่อสารและเพิ่มประสิทธิภาพได้. ด้วย Chat, ทุกอย่างตั้งแต่การสื่อสารประจำวันไปจนถึงการจัดการงานอยู่ภายใต้หลังคาเดียว.

นั่นไม่ใช่ทั้งหมด! เพิ่ม แก้ไข ลบ และทำให้การตอบกลับเป็นอัตโนมัติเหมือนนินจาการสื่อสาร

ดังนั้น หากคุณต้องการหยุดพักจากการทำงานหรือให้ AI ตอบคำถามทั่วไปลองใช้ ClickUp ฟรีวันนี้!