Medarbetarnas engagemang är ofta lättare sagt än gjort.
Gartner HR:s forskning visar också att 70 % av medarbetarna känner sig oengagerade eftersom deras feedback ignoreras. Denna brist på kontakt kan direkt påverka produktiviteten, personalomsättningen och företagets totala framgång.
Intern kommunikation kan göra en betydande skillnad här, men inte utan rätt insikter, data och stöd.
Det är här AI i internkommunikation kommer in. Från att analysera medarbetarnas feedback till att leverera värdefulla datadrivna insikter hjälper AI-kommunikationsverktyg interna kommunikatörer att skapa mer engagerande och responsiva kommunikationsstrategier.
I den här bloggen utforskar vi användningsfall för AI och hur det förändrar internkommunikationen, praktiska användningsfall för att lösa kommunikationsbrister och viktiga utmaningar att vara medveten om.
Hur AI förbättrar internkommunikationen
Effektiv internkommunikation handlar om att hålla personalen sammankopplad, informerad och engagerad. Men för att verkligen lyckas måste du se bortom de dagliga uppdateringarna – du måste hålla ett öga på organisationens interna dynamik och bredare kommunikationstrender.
Det innebär att förstå medarbetarnas känslor, följa upp engagemangsmätningar och ligga steget före när det gäller kommunikationsbehov. Det påverkar allt, från ledarskapets samordning till teamsamarbete.
Nyckeln här är att samla in data, identifiera mönster och agera utifrån dessa insikter för att skapa smartare och effektivare kommunikationsstrategier. När du gör det kommunicerar du, ökar engagemanget och driver företagets framgång.
Men tänk om företag kunde omvandla feedback till handling och göra det snabbare?
Artificiell intelligens kan fungera som den perfekta assistenten för att utföra uppgifter smartare och snabbare, vilket säkerställer tydlig och effektiv kommunikation. Så här kan en människocentrerad AI stödja dig:
- Maskininlärning: Extraherar meningsfulla insikter från medarbetarnas kommunikationsmönster, såsom engagemangsnivåer, feedbacktrender och informationskonsumtion.
- Prediktiv modellering: Förutsäger medarbetarnas kommunikationsbehov, förutser potentiella utmaningar och prognostiserar effekterna av initiativ.
- Naturlig språkbehandling (NLP): Ger omedelbar support via chattbottar och virtuella assistenter, svarar på medarbetarnas frågor och levererar personlig kommunikation.
- Sentimentanalys: Spårar medarbetarnas feedback och övervakar kommunikationskanaler för att mäta oro och justera strategier därefter.
- Scenarioanalys: Simulerar kommunikationsscenarier, såsom organisatoriska förändringar eller kriser, för att hjälpa till att planera proaktiva strategier.
👀 Visste du att? Millennials, särskilt de i åldern 35 till 44 år, är ledande när det gäller att anamma AI i arbetslivet. Hela 62 % av denna demografiska grupp uppger att de har avancerade AI-kunskaper. Däremot visar generation Z (18–24 år) en växande förtrogenhet, men endast 50 % uppger att de har hög AI-kompetens. Babyboomers över 65 år har den lägsta användningsgraden, där endast 22 % uppger att de har betydande AI-kunskaper.
Hur man använder AI för internkommunikation
På frågan varför de kände sig oengagerade svarade en medarbetare: ”I allmänhet saknar jag korrekt och fullständig information, och det känns obehagligt att behöva leta efter den, särskilt när jag inte vet vem jag ska fråga.”
För att ta itu med denna utmaning inom internkommunikation och förbättra medarbetarnas upplevelse finns här några praktiska användningsfall för AI som du kan implementera:
1. Personlig introduktion och utbildning
Utöver att bara sammanställa resurser kan ditt team utnyttja AI för att erbjuda en mer personlig inlärningsupplevelse. AI kan skräddarsy introduktionsmaterial och utbildningsmoduler genom att analysera nyanställdas profiler för att matcha deras roller och avdelningar.
Det innebär att nya medarbetare snabbare får rätt information, vilket hjälper dem att komma in i arbetet, minskar uppstartstiden och gör att de känner sig engagerade från första dagen.
📌 Exempel: En medarbetare kan fråga en chatbot: ”Hur ansöker jag om ledighet?” och få omedelbara instruktioner och länkar till relevanta formulär utan att behöva kontakta HR.
2. Automatiserade interna nyheter och uppdateringar
Företagsmeddelanden, projektuppdateringar och branschnyheter kan verka vardagliga. Men ett personligt flöde för medarbetarna hjälper till att hålla alla informerade utan att överväldiga dem, vilket säkerställer att medarbetarna förblir engagerade och delaktiga.
📌 Exempel: Säljteamet kan använda AI som personlig assistent och få den att leverera uppdateringar om lanseringen av en ny produkt i ett automatiserat dagligt nyhetsbrev.
3. Sentimentanalys av medarbetarnas feedback
Använd AI-verktyg för att analysera medarbetarundersökningar, feedbackformulär och till och med inlägg på interna sociala medieplattformar för att mäta deras inställning. AI kan upptäcka återkommande teman, potentiella problem och till och med tonen i feedbacken, vilket hjälper dig att förstå vad medarbetarna verkligen tycker.
Det blir ett perfekt AI-verktyg för HR. Det möjliggör proaktiva insatser och klargör medarbetarnas moral innan mindre problem blir större problem.
📌 Exempel: Om AI upptäcker en ökning av negativa känslor relaterade till en ny företagspolicy kan HR snabbt hantera problemen genom personliga meddelanden och policyjusteringar.
4. AI-drivna interna chatbots för omedelbar support
Internkommunikatörer kan använda AI-chattbottar för att svara på vanliga frågor från medarbetarna. Dessa bots ger omedelbar support dygnet runt, vilket minskar belastningen på supportteamet och samlar allt kommunikationsmaterial på ett ställe.
Att ta reda på hur man faktiskt kan påverka medarbetarnas engagemang är en stor prioritet, eftersom det har en betydande inverkan på flera viktiga affärsresultat.
Att ta reda på hur man faktiskt kan påverka medarbetarnas engagemang är en stor prioritet, eftersom det har en betydande inverkan på flera viktiga affärsresultat.
5. Riktade kommunikationskampanjer för förändringshantering
En AI-assistent kan segmentera medarbetarna efter roll, avdelning och kommunikationspreferenser, så att de får riktade meddelanden under organisatoriska förändringar. Den kan också spåra engagemangsmätvärden för att förfina meddelanden och öka kampanjernas effektivitet.
📌 Exempel: Om du implementerar ett nytt prestationshanteringssystem kan AI utföra dataanalyser för att förstå tidigare feedback från medarbetarna och identifiera vilka som är motståndare till förändringen. Därefter kan AI skicka personliga meddelanden för att bemöta deras farhågor och lyfta fram fördelarna med det nya systemet.
6. Översättning och tillgänglighet av innehåll
Företag med en inkluderande kultur har 83 % högre medarbetarengagemang. För att uppnå detta kan du använda AI-drivna översättningsverktyg för att översätta meddelanden och automatiskt generera videotextning. Detta säkerställer att alla hålls informerade, oavsett språk eller tillgänglighetsbarriärer.
📌 Exempel: Ett globalt företag kan använda AI för att automatiskt översätta meddelanden i sin personalhandbok till flera språk, så att alla medarbetare har tillgång till samma information. AI-genererade undertexter för utbildningsvideor gör dem tillgängliga för medarbetare med hörselnedsättning.
7. Kunskap och sökoptimering
AI-algoritmer för maskininlärning kan optimera företagets kunskapsbas, vilket gör det lättare för medarbetarna att hitta information. Baserat på medarbetarnas sökningar kan dessa också föreslå relevant innehåll och ytterligare läsmaterial.
Denna process kommer att förbättra kunskapsdelningen och minska den tid som läggs på att söka efter information.
📌 Exempel: Om flera medarbetare söker efter ”policy för distansarbete” kan AI markera det dokumentet och rekommendera relaterade artiklar om balans mellan arbete och privatliv samt verktyg för distanssamarbete.
8. Analys och leverans av prestationsfeedback
AI-system kan analysera stora mängder prestationsutvärderingar. De gör det möjligt att ge 360-graders feedback och projektbidrag för att identifiera mönster och ge personlig feedback till medarbetarna. Systemet kan också föreslå utvecklingsmöjligheter baserat på individuella styrkor och svagheter.
Kombinera dessa och du får en mer datadriven prestationshantering och medarbetarutveckling.
📌 Exempel: AI kan sammanställa feedback från flera källor och generera en sammanfattande rapport som belyser en medarbetares styrkor inom projektledning och områden som kan förbättras inom kommunikation.
Använda AI-programvara för internkommunikation
Nästan 60 % av ledande befattningshavare tycker att det är svårt att anpassa sina kommunikationsstrategier, medan nästan hälften av företagsledarna medger att de inte har koll på vad medarbetarna bryr sig om.
Denna brist på samstämmighet kan bli kostsam, men AI-driven dataanalys och sentimentanalys kan vända utvecklingen genom att spåra medarbetarnas feedback och engagemangstrender. Med rätt programvara för internkommunikation kan företag ligga steget före, förfina sina kommunikationsstrategier och stärka den övergripande sammanhållningen.
Investera i en uppkopplad AI som förenar din arbetsplats
För personer som arbetar med internkommunikation kan intelligenta assistenter som ClickUp Brain vara en game changer när det gäller repetitiva uppgifter, förbättrad tillgång till kunskap och ökat engagemang.
Det är hemligheten bakom en mer effektiv och ändamålsenlig kommunikationsstrategi på arbetsplatsen.
Detta uppkopplade AI-system är en central knutpunkt som integreras sömlöst med arbetsplatsverktyg och kunskapsbaser. Det erbjuder funktioner som:
1. AI-drivna omedelbara svar för medarbetare
Istället för att vänta på svar från HR eller IT kan medarbetarna använda ClickUp Brain för att få snabba svar på frågor om företagets policyer, PTO-saldon, projektstatus och mycket mer. Brain dyker ner i din arbetsyta och företagets wikis som lagras i plattformen för att plocka ut relevanta svar, ansvarsfriskrivningar och till och med filer som svar på dina frågor.
Slutsats: Du ställer frågor med hjälp av funktionen Ask AI var som helst i din arbetsmiljö. Du behöver inte längre fundera på vad du ska göra!
📌 Exempel: En nyanställd vill veta hur man formaterar sin slutrapport på rätt sätt. Istället för att mejla teamledaren eller chefen frågar hen ClickUp Brain och får ett omedelbart, korrekt svar baserat på företagets riktlinjer.
2. Automatiserade mötesanteckningar, sammanfattningar och åtgärdspunkter
De flesta av våra möten är spridda över flera olika verktyg – samtal på Zoom, anteckningar i Google Docs eller Notion och uppgiftshantering i plattformar som ClickUp eller Asana. Detta ständiga växlande skapar friktion, missade detaljer och extra arbete bara för att hålla sig uppdaterad. ClickUp förändrar detta genom att integrera möten direkt i ditt arbetsflöde. Med inbyggda ljud- och videosamtal behöver du inte växla mellan olika plattformar.
Det finns också ClickUp AI Notetaker för att fånga upp och sammanfatta viktiga diskussionspunkter i realtid. När mötet är slut kan ClickUp Brain hjälpa till att omvandla anteckningarna till genomförbara uppgifter med bara en prompt, vilket gör det enkelt att gå från samtal till genomförande. Allt finns på ett ställe, direkt kopplat till dina projekt och tidsplaner.
3. Intelligent skapande och redigering av innehåll
Istället för att hoppa mellan skrivassistenter, grammatikgranskare och AI-promptverktyg sparar du tid och håller arbetsflödet smidigt genom att ha allt på ett ställe. Med verktyg som ClickUp Brains AI Writer kan team skriva riktade meddelanden, ämnesrader, företagsuppdateringar eller policyändringar med hjälp av enkla, naturliga språkinstruktioner – utan att behöva behärska komplexa promptar eller spåra sammanhanget först.
Och eftersom det är inbyggt i din arbetsyta behöver du inte installera ännu en tilläggsfunktion bara för att kontrollera stavningen eller finslipa dina texter. Integrerad AI gör det enklare för alla i teamet att skriva tydligt och säkert, precis där arbetet utförs.
4. Samla dina konversationer, meddelanden, samtal och uppdateringar på ett och samma ställe
Är dina interna meddelanden och konversationer utspridda över olika appar, plattformar och hundratals chattrum? Det kan göra det svårare att hitta relevant information.
Istället för att jonglera med flera appar kan medarbetarna kommunicera, samarbeta och hantera arbetet på ett och samma ställe, ClickUp Chat, vilket säkerställer att konversationerna leder till handling.
ClickUp Brains AI Autopilot Agents samarbetar med ClickUp Chat för att förbättra kommunikationen utan att tappa sammanhanget. ClickUp Brain skannar till exempel långa chattråd och genererar koncisa sammanfattningar, vilket hjälper medarbetarna att snabbt fånga upp viktiga punkter.
Det kan också föreslå svar och förfina meddelanden, vilket säkerställer tydlighet och professionalism. Det bästa av allt? Du kan omvandla chattdiskussioner till uppgifter, tilldela ägare och länka relaterade dokument, vilket minskar behovet av manuella uppföljningar.
ClickUp Chat gör också vardagliga uppgifter lite mindre komplexa genom:
- Omedelbara sammanfattningar: Sammanfatta snabbt långa chattråd för att få alla på samma sida.
- Viktiga punkter: Extrahera automatiskt viktiga punkter eller beslut från konversationer.
- Skapa åtgärdspunkter: Omvandla diskussionspunkter till uppgifter eller uppföljningar med ett enkelt klick.
- Snabba utkast: Be AI hjälpa dig att skriva svar, uppdateringar eller uppföljningar direkt i chatten.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Connected Search för att snabbt hitta dokument, uppgifter eller konversationer i alla dina anslutna arbetsappar. Skriv bara in vad du behöver, så hämtar ClickUp Brain de mest relevanta resultaten och sammanfattar även viktiga insikter.
5. Integrera asynkron meddelandehantering i din interna kommunikationsstrategi
Asynkrona videomeddelanden är ett utmärkt sätt att kommunicera uppdateringar, dela meddelanden eller ge feedback, särskilt när man arbetar med team som är spridda över olika tidszoner. De gör det möjligt för alla att ta del av informationen när det passar dem, utan att missa viktig kontext.
Med ClickUp Clips blir asynkron kommunikation ännu mer kraftfull. Verktyget transkriberar automatiskt dina videoklipp, vilket gör dem sökbara efter nyckelord eller specifika ögonblick, så att teammedlemmarna snabbt kan hitta de delar som är viktigast.
Klippen organiseras också automatiskt i en central hubb, och AI hjälper till med att namnge och kategorisera dem för enkel återhämtning. Oavsett om du rapporterar ett fel eller delar en uppdatering kan du helt enkelt spela in en kort video, och AI genererar till och med en uppgift utifrån den.
Det är ett smart sätt att hålla ordning på allt och se till att dina meddelanden är lätta att hitta utan att det behövs extra möten eller långa uppföljningar.
💟 Bonus: Effektivisera dina interna kommunikationsflöden genom att integrera flera LLM:er (som ChatGPT, Claude eller Gemini) direkt i din arbetsyta. Kombinera detta med inbyggda webbsökningsverktyg för att brainstorma, undersöka och generera innehåll – allt utan att lämna ClickUp. Oavsett om du skriver e-postmeddelanden, analyserar data eller skissar på projekt kan du växla mellan modeller och sökresultat i realtid för att få bästa möjliga insikter från varje verktyg. ✨
Samantha Dengate, senior projektledare på Diggs, strukturerade deras kommunikation med ClickUp:
Innan ClickUp ledde möten och e-postkommunikation fram och tillbaka till ett svart hål där ärenden lämnades osynliga och obehandlade. På grund av detta granskades inte uppgifterna i tid och ingen visste hur den kreativa utvecklingen fortskred. Nu kan alla i teamet tydligt se när åtgärder ska vidtas, chatta och samarbeta inom uppgifterna.
Innan ClickUp ledde möten och e-postkommunikation fram och tillbaka till ett svart hål där ärenden lämnades osynliga och obehandlade. På grund av detta granskades inte uppgifterna i tid och ingen visste hur den kreativa utvecklingen fortskred. Nu kan alla i teamet tydligt se när åtgärder ska vidtas, chatta och samarbeta inom uppgifterna.
Utmaningar och överväganden vid implementering av AI i internkommunikation
AI-internkommunikation låter som om det skulle lösa alla kommunikationsrelaterade problem på arbetsplatsen. Men det medför också en del utmaningar.
Innan du implementerar dessa processer bör du vara uppmärksam på följande hinder och anpassa lösningarna:
1. Dataskydd
Cirka 50 % av de amerikanska medarbetarna är oroliga för felaktigheter och 40 % oroar sig för intrång i immateriella rättigheter när generativ AI implementeras i internkommunikationen.
För att lösa detta problem måste organisationer:
- Säkerställ efterlevnad av dataskyddslagar som GDPR eller CCPA för att skydda medarbetarnas information.
- Implementera kryptering och åtkomstkontroller för att förhindra obehörig dataintrång.
- Var transparent med medarbetarna om hur AI bearbetar och lagrar deras kommunikationsdata.
2. Motstånd mot införandet
Enligt rapporter behöver 70 % av medarbetarna uppgradera sina kunskaper för att kunna använda AI i sitt arbete. Naturligtvis fyller denna klyfta dem med rädsla för anställningstrygghet, tvivel om tillförlitlighet och obehag inför automatisering. För att underlätta övergången kan företag:
- Kommunicera AI:s roll som ett stödverktyg, inte som en ersättning för mänsklig interaktion.
- Erbjud utbildning och introduktion för att visa medarbetarna hur AI kan förenkla deras arbetsflöden (inom ClickUp-ekosystemet kan du använda ClickUp University för utbildning).
- Samla in feedback regelbundet för att ta itu med problem och förfina AI-implementeringarna.
👀 Visste du att? 78 % av medarbetarna uppger att tillgången till utbildningsmöjligheter påverkar deras beslut att byta jobb.
3. Integration med befintliga verktyg
En av de största orsakerna till kommunikationskaos är spridda kommunikationskanaler över flera verktyg. För att ha all information på ett ställe, välj en enhetlig plattform med omfattande integrationer.
ClickUp Integrations är till exempel kompatibelt med över 1 000 arbetsverktyg.
För en smidig övergång:
- Utnyttja AI-verktyg med API-kompatibilitet som smidigt kan anslutas till befintlig programvara.
- Kör pilotprogram innan fullskalig implementering för att testa integrationens effektivitet.
- Övervaka prestanda och förfina arbetsflöden för att säkerställa att AI förbättrar kommunikationen istället för att komplicera den.
Framtida trender inom AI och internkommunikation
I takt med att AI fortsätter att utvecklas kommer dess roll i internkommunikationen att gå bortom automatisering. Förvänta dig smartare sentimentanalys, hyperpersonlig kommunikation och prediktiva insikter, som gör det möjligt för företag att öka engagemanget, ta itu med problem och skapa starkare relationer på arbetsplatsen som aldrig förr. Här är en titt på framtiden för AI-internkommunikation:
Hantera informationsöverflöd
En av de största hindren som identifierats är den enorma mängd meddelanden som medarbetarna utsätts för. Minst 43 % av de interna kommunikatörerna lyfte fram informationsöverflödet som en av de största utmaningarna.
Generativ AI kan hjälpa till genom att:
- Filtrera och prioritera innehåll baserat på relevans och medarbetarnas roller
- Skapa personliga sammanfattningar av viktiga meddelanden och se till att viktiga uppdateringar aldrig missas.
En AI för dataanalys kan till exempel skanna din inkorg och interna chattar och sedan skapa en kortfattad morgonbriefing som lyfter fram brådskande meddelanden, kommande möten och viktiga uppdateringar som är anpassade efter din roll.
📮 ClickUp Insight: 88 % av respondenterna i vår undersökning använder AI för sina arbetsuppgifter, men över 50 % drar sig för att använda det på jobbet. De tre största hindren är brist på smidig integration, kunskapsluckor och säkerhetsproblem.
Men vad händer om AI är inbyggt i din arbetsmiljö och redan är säkert? ClickUp Brain, ClickUps inbyggda AI-assistent, gör detta till verklighet. Den förstår kommandon i klartext och löser alla tre problem med AI-implementering samtidigt som den kopplar samman din chatt, dina uppgifter, dokument och kunskap i hela arbetsmiljön. Hitta svar och insikter med ett enda klick!
Experimentera med nya medier
Enligt rapporten vänder sig många organisationer till andra medier än e-post och mötesplanering. Korta videoklipp, interaktiva poddar och till och med uppslukande AR/VR-upplevelser framträder som effektiva alternativ.
Denna förändring kan tillgodose olika kommunikationspreferenser och minska informationsöverflödet, vilket i slutändan ökar medarbetarnas engagemang.
23 % av de tillfrågade beskriver AI:s nuvarande roll i internkommunikationen som ”neutral”, medan 48 % medger att AI-verktyg har gjort dem mer produktiva. Oavsett vilket kan du förvänta dig att AI:
- Anpassa dig efter individuella kommunikationspreferenser och erbjud ökad personalisering.
- Anpassa kommunikationsstrategier baserat på omedelbar feedback och medarbetarnas beteende i realtid.
- Integrera med ledarskapsstrategier för att skapa transparent och effektiv kommunikation från ledningen.
👀 Visste du att? 58 % av medarbetarna uppger att de har ökad arbetsglädje och bättre relationer med kollegor tack vare effektiv kommunikation på arbetsplatsen.
Förbättra dina anställdas upplevelse med ClickUp
Splittrad kommunikation kan göra att medarbetarna känner sig vilsna och frånkopplade. Därför är det viktigt att ha en tydlig struktur – det håller teamen samordnade, minskar informationsöverflödet och ökar produktiviteten.
En enhetlig plattform som ClickUp kan förändra hur kommunikationen sköts. Förvandla en snabb chatt till en uppgift, transkribera skärminspelningar automatiskt eller sammanfatta viktiga uppdateringar med AI – allt på ett och samma ställe.
Är du redo att förenkla den interna kommunikationen? Registrera dig gratis på ClickUp idag!