Hur man använder AI för Word-dokument för att effektivisera skapandet av innehåll

När jag står inför den hopplösa uppgiften att skriva femhundra sidor, drabbas jag av en sjuk känsla av misslyckande och jag vet att jag aldrig kommer att klara det.

Oavsett om du är en hyllad författare eller en aspirerande SEO-innehållsförfattare, var rädslan för den tomma sidan alltför verklig. Oavsett om det handlade om skrivmaskiner eller tomma skärmar, upplevde författare regelbundet startproblem. Tack och lov har AI satt stopp för det!

AI för Word-dokument, Google Docs eller ClickUp Docs har gjort det mirakulöst mycket enklare att komma igång. AI har gjort det enklare att brainstorma utan att dömas och skriva med en vänlig följeslagare.

I det här blogginlägget, kära författare, introducerar vi dig till hur du kan använda AI för att effektivisera och optimera din process för att skapa innehåll.

Så här skapar du ett dokument med ClickUp Brain:

Vad är AI för Word-dokument?

Populära program för att skapa innehåll, som Microsoft Word och Google Docs, har Microsoft Copilot och Google Gemini integrerade. Men de är inte de enda. Du kan skapa innehåll med AI i en rad olika verktyg, varav några vi diskuterar senare i detta blogginlägg.

Men först, låt oss se vad AI för innehållsgenerering innebär.

Funktioner i AI för Word-dokument

I sin enklaste form skapar AI för Word-dokument innehåll som svar på användarens inmatning, så kallade prompts. Men det kan göra mycket mer än så.

Innehållsgenerering

En AI-skrivassistent hjälper dig att skriva snabbare och bättre. Den tar dina allmänna idéer/uppslag och skapar ett första utkast. Den förstår din målgrupp, stil och innehållsform för att generera ett utkast som du kan bygga vidare på.

Skrivhjälp

När du väl har skrivit klart finns det mycket som AI kan göra som dokumentautomatiseringsprogram.

Formatering och design

Bra innehåll är multimodalt nuförtiden. Din AI-dokumentskapare kan också skapa visuella element, som banners, bilder, tabeller, citat etc.

Dataanalys och insikter

Behöver du en kritisk granskare för ditt innehåll? Prova AI. En bra AI-dokumentskapare ger dig en rad analysfunktioner, till exempel:

Allt detta, och vi befinner oss fortfarande i ett tidigt skede av artificiell intelligens-tekniken. Allteftersom AI utvecklas kan den göra mer och mer och erbjuda några extraordinära fördelar.

Fördelar med AI-dokumentgenerering

Den främsta fördelen med att använda AI är att det eliminerar friktionen i det första steget. Genom att helt enkelt skriva in några ord kan du få AI att ge dig idéer, varav du kan utforska och utveckla några. Det ger i sin tur andra fördelar, såsom:

Hastighet: AI för Word-dokument sköter de två första stegen i skapandet av innehåll, dvs. research och första utkast. Detta ökar dramatiskt hastigheten med vilken du kan generera dokument. Om du tog tre timmar på dig för research, två för att skriva och en för att redigera, kan du minska tiden med upp till fyra timmar (66 % av tiden) med AI.

Effektivitet: Research och första utkast är utmattande kreativt arbete. Genom att påskynda dessa två steg skapar AI mer kreativ energi hos författare, vilket kan användas för att skala upp deras innehållsproduktion.

Produktivitet: En viktig del av innehållsgenerering är också återanvändning, dvs. att skapa inlägg på sociala medier, generera utdrag, skriva videoskript etc. AI kan automatisera detta och återanvända innehåll på några sekunder.

Kostnadsbesparingar: AI-dokumentgenerering gör det möjligt för organisationer att skapa mer innehåll med mindre team.

Författarupplevelse: Att skriva kan vara ett ensamt jobb. AI blir en problemfri sparringpartner som du kan brainstorma med, diskutera idéer, hitta datapunkter, redigera och knyta ihop allt med en rosett.

Användningsfall för AI-dokumentgenerering

Allt detta är fantastiskt, men vem är AI-dokumentgenerering egentligen till för? Är det bara för SEO-författare som behöver skapa innehåll i en aldrig tidigare skådad skala? Eller är det bara för marknadsförare som regelbundet behöver komma på fantasifulla uttryckssätt?

AI-dokumentgenerering är till för alla som behöver skriva något – ett e-postmeddelande, en rapport, en sammanfattning, ett mötesprotokoll och mycket mer. Om du kommunicerar är AI-innehållsgenerering något för dig!

Affärs- och professionella tillämpningar

Professionella skapar regelbundet ett antal dokument – förslag, kontrakt, periodiska prestationsrapporter, forskningssammanfattningar, marknadsinsikter, kundanteckningar och så vidare.

Låt oss titta på några exempel.

Standardförslag: Använd AI för att genomsöka dina befintliga dokument och identifiera de mest relevanta, utifrån vilka det kan skapa ett standardförslag med anpassningsbara delar för fält, såsom kundnamn, pris och vissa villkor.

Resultatrapportering: Integrera AI med dina affärsapplikationer, såsom CRM eller medarbetarportalen, för att sammanfatta information från viktiga dashboards.

Kundinsikter: Utnyttja AI för att bearbeta anteckningar från hundratals, om inte tusentals, kundinteraktioner och få fram värdefulla insikter. Använd detta för att skapa strategier, utforma kampanjer eller anpassa konversationer med framtida kunder.

Skapande av utbildningsinnehåll

Pandemin må ha tvingat människor att gå online, men de verkliga transformativa möjligheterna med digitalt innehåll har fått människor att stanna kvar där.

Disposition: Skapa lättsmält utbildningsinnehåll för onlineplattformar med AI. Brainstorma med AI-skrivverktyget för att skapa omfattande och detaljerade dispositioner för ämnen av alla komplexitetsnivåer.

Stödmaterial: De flesta onlinekurser är videobaserade. Skapa text- och bildbaserat stödmaterial, såsom videotranskriptioner, sammanfattningar av viktiga punkter, indexkort och mer med AI.

Quiz: Automatisera quiz och tester för dina elever på ett intelligent sätt. Vad mer? Skapa obegränsade kombinationer av frågor för att hålla klassen på tårna hela tiden.

Hantering av finansiella dokument

Ekonomiavdelningen hanterar en extraordinär mängd dokument, inklusive inköpsorder, fakturor, kund-/bankutdrag etc. Som ekonomichef gör AI-verktyg för innehållsskapande det extraordinärt enkelt för dig att kommunicera med dina kollegor.

Rapportering: Bearbeta otaliga dokument, samla in viktiga insikter och rapportera till relevanta intressenter, vare sig det är styrelsen eller dina kollegor. AI kan också hjälpa till med versionshantering av dokument för bättre granskbarhet.

Sammanfattningar: Studera långa och grundliga finansiella rapporter, såsom resultaträkningar, kundkonton, efterlevnadsdokument etc., och skapa sammanfattningar för ledningsgruppen.

Projektledning och teamsamarbete

Inom organisationskommunikation är den största utmaningen för team att upprätthålla ett gemensamt sammanhang.

Historisk sammanfattning: Föreställ dig en nyanställd som öppnar AI-skrivverktyget och ber om att få en uppdatering om projektet hittills. Ett bra verktyg sammanfattar allt som har hänt hittills, identifierar viktiga milstolpar och ser till att alla är uppdaterade.

Standup/uppdateringar: AI kan sammanfatta alla projektuppdateringar och kommentarer för att ge en helhetsbild för alla i teamet.

Som du ser är möjligheterna oändliga. Hur kan vi dra nytta av fördelarna? Låt oss ta reda på det.

Hur man implementerar AI-dokumentgenerering

Som med de flesta moderna tekniska framsteg kan du komma igång med AI-dokumentgenerering nästan omedelbart.

1. Välj rätt AI-verktyg för dokumentskapande

Det finns ett brett utbud av verktyg för att skapa dokument med integrerad AI. Här är några populära exempel.

Microsoft Word: Denna beprövade ordbehandlare levereras med Copilot integrerat för innehållsskapande, sammanfattning, redigering och mycket mer. Om du redan prenumererar på MS365 ingår AI i paketet.

Google Docs: Googles produktivitetssvit levereras med Gemini integrerat för att skapa alla typer av innehåll du behöver. Ett högre nivåerbjudande kan också utnyttja innehållet i din Google Drive för att skapa anpassat innehåll.

ClickUp Docs: Med ClickUp kan du skapa enkla, snygga och kontextuella dokument direkt i projektledningsverktyget. Starta ClickUp Brain för att generera utkast, köra stavningskontroller, skapa tabeller/mallar/transkriptioner och mycket mer.

I ClickUp Docs kan du bädda in bokmärken, lägga till uppgifter, inkludera bilder och samarbeta med ditt team i realtid. När du är klar kan du dela det säkert både inom och utanför din organisation.

Quillbot: Quillbot är ett verktyg med produkter för innehållsskapande, stavningskontroll, grammatik, plagieringsdetektering, översättning, sammanfattningar och citatgenerering.

Grammarly: Från att ha varit en stavnings- och grammatikgranskare för några år sedan är Grammarly idag en mer omfattande AI-skrivassistent som kan komponera, skriva om, svara eller anpassa ditt innehåll till en annan målgrupp.

2. Lär dig att använda AI-skrivverktyget

Kom ihåg att prompting inte är en situation med en fråga och ett svar. Du kan svara på AI:s svar och be den att skriva om/anpassa dem efter dina behov, och därmed träna dem på lång sikt.

För mer information om hur du kan utnyttja AI-innehållsgeneratorer, läs denna introduktion till AI-skrivprompter.

3. Integrera det i dina arbetsflöden

Som vi har sett ovan kan AI för Word-dokument göra mycket mer än bara skapa ditt första utkast. Integrera det därför i varje steg av ditt dokumenthanteringsflöde.

Integrationer: När författaren är klar med sin del av dokumentskapandet, ställ in sätt att automatiskt importera filer till AI-pipeline. Du kan göra detta genom att helt enkelt dela filerna på en gemensam enhet eller ställa in ett API för import.

Personspecifika funktioner: Om du har en redaktör som arbetar med allt ditt innehåll, integrera stavnings- och grammatikmodulerna i deras redigeringspaket. Ge formgivarna möjlighet att skapa bilder och bädda in dem i dokumentet. Om du arbetar med juridiska dokument, aktivera faktagranskning och tillämplighet för relevanta team.

Innehållsförbättringar: Innan du publicerar, ge ditt innehåll ett visuellt lyft med AI. Använd AI för Word-dokument för att markera viktiga punkter, skriva en kort sammanfattning, identifiera citat etc.

Projektledning: Om du använder ClickUp Docs för att dokumentera dina diskussioner, möten, sprintplanering, kravinsamling etc. kan du på ett intelligent sätt skapa uppgifter inifrån ditt dokument och hantera projektet.

4. Observera och dubbla insatsen

Som en ny teknik har AI fortfarande sina brister. För att få ut det mesta av den bör du noga observera dina interaktioner med den.

Gör mer av det som fungerar för dina innehållsflöden för att få perfekt polerade dokument snabbare.

Tips för att maximera AI i Word-dokument

När du har satt upp den övergripande processen finns här några tips och tricks att tänka på.

Börja med AI

Eliminera skrivkrampen genom att be AI att ge dig en utgångspunkt. Öppna ditt dokument och ställ en fråga till AI. Bygg ditt innehåll utifrån det.

Använd AI fullt ut

All AI kräver inte att du ställer en allomfattande fråga. Med ClickUp Brain kan du till exempel välja från en rullgardinsmeny med olika format istället för att beskriva dem i din prompt.

När du har valt det AI-skrivverktyg du vill använda, ta dig tid att lära dig allt det har att erbjuda. Använd alla funktioner som är relevanta för dig.

Skapa mallar

Sluta uppfinna hjulet på nytt och spara tid genom att använda de bästa förslagen. Skapa mallar för dokument, stilar, förslag etc. och återanvänd dem för ökad effektivitet. Här är några mallar för processdokumentation som inspiration.

Ange dina källor

Den största utmaningen med AI är att den ofta döljer varifrån dess kunskap om ett specifikt ämne kommer. Det är naturligt, med tanke på den omfattande mängd data som används för att träna LLM. Ditt innehåll behöver dock inte vara ogrundat.

Be AI att visa dina källor och citera dem i ditt innehåll för att bygga trovärdighet och auktoritet inom ditt arbetsområde.

Utmaningar och överväganden

Trots de enorma möjligheterna befinner sig AI fortfarande i ett tidigt skede. Du kommer att märka att varje verktyg visar en ansvarsfriskrivning som säger att AI kan göra misstag och att ansvaret för noggrannheten ligger på dig. Det är bara början.

Hallucinationer och felaktigheter

AI-verktyg för innehållsskapande kan hallucinera, dvs. producera felaktigt innehåll som om det vore korrekt. Även om AI-leverantörer arbetar hårt för att minimera hallucinationer med varje ny LLM, ligger ansvaret för att producera korrekt innehåll fortfarande hos författaren.

Var därför försiktig med den AI du använder. Dubbelkolla fakta och granska idéerna i dina professionella dokument noggrant.

Visas som AI-genererat

Min poäng här är inte att jag ogillar "delve", även om jag gör det, utan att det är ett tecken på att texten är skriven av ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL

Hans teori var att användningen av ord som "delve" är ett tecken på att det är skrivet av ChatGPT. Även om det kan diskuteras, har användningen av AI-genererat innehåll i den offentliga sfären varit under granskning.

Till exempel har regeringar över hela världen föreskrivit att AI-genererat innehåll måste märkas på lämpligt sätt. Google straffar inte AI-innehåll i sina sökmotorresultatsidor (SERP). Däremot avråder man starkt från att använda AI som ett ”billigt och enkelt sätt att manipulera sökmotorrankningar”.

På ett sätt kan dina affärsdokument som ser ut att vara AI-genererade skapa ett ogynnsamt intryck hos din publik. Det bästa sättet att undvika detta är att göra dem mer förankrade och i linje med ditt varumärkeslöfte.

Brist på verklig innovation

AI-genererade dokument är ofta en sammanfattning eller kuratering av redan befintligt innehåll. Som denna blogg på Book Prize-webbplatsen uttrycker det: ”LLM är bakåtblickande. De är derivat, även när de skapar nya kombinationer; en gigantisk backspegel. De producerar imitationer av text som genererats av människor.”

Sammanfattningsvis kan AI i sig inte erbjuda banbrytande innehållsidéer. Dess styrka ligger i att påskynda processen för att skapa innehåll. Det enda sättet att säkerställa att du skapar exceptionellt, engagerande innehåll är att tillämpa en skarp mänsklig lins av mänsklig uppfinningsrikedom på AI:s resultat.

Effektivisera din innehållspipeline med ClickUp

Ordet innehåll har kommit att betyda bloggar, TikTok eller YouTube-videor, varav de flesta används i marknadsföringssyfte. Det är därför inte konstigt att marknadsförare har tagit till sig generativ AI som ingen annan.

Att tänka på ett AI-genererat dokument som begränsat till marknadsföring minskar dock en enorm möjlighet. AI kan nämligen hjälpa varje enskild anställd, chef, enskild medarbetare, konsult eller entreprenör att kommunicera bättre.

På många sätt kan AI hjälpa dig att göra mer av det du gör, och göra det bättre. Så, dyka in i AI för innehållsgenerering. Öppna ClickUp Docs och kom igång. Prova ClickUp gratis idag.