När du är på semester eller har tagit ledigt från jobbet vill du inte bli störd av att din telefon ringer hela tiden, eller hur? Men ibland finns det meddelanden som du bara måste svara på.
Att inte svara kan innebära att du går miste om viktiga konversationer och kundfeedback, vilket påverkar den totala nöjdheten. I sådana situationer är även ett enkelt meddelande för att bekräfta mottagandet ett bra alternativ.
Om du är en av de 1,5 miljarder användarna av WhatsApp Business kan funktionen för autosvar vara en lösning. Med funktionen för autosvar i WhatsApp kan du skicka automatiska svar på all din affärskommunikation.
Att kunna kommunicera effektivt, även när du har tagit ledigt, är kännetecknande för en välorganiserad person. Låt oss titta på hur WhatsApps autosvar kan göra din inkorg lättare.
Så här ställer du in autosvar i WhatsApp
Först tittar vi på hur du ställer in dessa autosvar i WhatsApp Business-appen. Genom att följa dessa steg bör du kunna styra ditt autosvarsmeddelande, vem du skickar det till och till och med hur du anger dina öppettider.
Steg 1: Skapa ett WhatsApp Business-konto
Det första du behöver för att ställa in dessa autosvar är ett konto i WhatsApp Business-appen. Det är enkelt: ladda bara ner appen från din appbutik och logga in med ditt registrerade WhatsApp Business-telefonnummer.
Steg 2: Hitta verktygen för företag
Du måste sedan hitta avsnittet Business Tools i WhatsApp Business-appen. Om du använder Android finns det i menyn längst upp till höger, så klicka bara på de tre punkterna. iOS-användare hittar avsnittet Business Tools under Inställningar.
Läs också: WhatsApp-statuscitat
Steg 3: Ställ in ett "Borta-meddelande"
Under avsnittet Affärsverktyg hittar du fliken Frånvaromeddelande där du kan ställa in dina autosvar. När du trycker på den får du ett alternativ för att skicka frånvaromeddelande. Aktivera det genom att klicka på alternativet.
Steg 4: Anpassa ditt meddelande
Under fliken Frånvaromeddelande kan du redigera dina automatiska svar i WhatsApp. Du kan anpassa dina automatiska meddelanden efter dina affärsmässiga eller personliga behov.
Steg 5: Schemalägg meddelandena
Nästa steg i processen är att välja det schema du vill följa för ditt frånvaromeddelande. Det finns tre grundläggande alternativ:
- Skicka alltid: Detta standardsvar skickas till alla som kontaktar dig. När du har ett färdigt meddelande redo att skickas känner de som kontaktar dig aldrig sig försummade.
- Anpassat schema: Använder du WhatsApp för din verksamhet eller intern kommunikation? Ställ in dina automatiska svar så att de skickas ut inom angivna tider. Detta är också ett utmärkt sätt för yrkesverksamma att hantera sina inkommande meddelanden på ett effektivt sätt.
- Utanför kontorstid: Även när du inte arbetar svarar WhatsApp med ett automatiskt meddelande till dina kunder.
Steg 6: Välj mottagare
När du har anpassat ditt meddelande och bestämt när det ska skickas måste du ställa in mottagarna. Det kan vara alla eller bara de som du har lagt till i din adressbok. Här kan du göra mindre anpassningar, till exempel välja att inte skicka bortmeddelandet till vissa personer.
Och det var allt! Du måste spara allt det hårda arbete du har lagt ner, och efter en snabb verifiering är du klar!
💡Proffstips: Se till att din enhet har en aktiv internetanslutning för att frånvaromeddelanden ska fungera.
Begränsningar vid användning av WhatsApp
Att automatisera dessa svar i WhatsApp Business-appen innebär att du får mer tid över, men det finns vissa begränsningar:
- Inte helt anpassningsbart: WhatsApps nuvarande standardlösning gör att du endast kan anpassa det första meddelandet. För uppdateringar eller för att skapa uppföljningsuppgifter måste du fortfarande kontakta dina kontakter manuellt i WhatsApp.
- Brist på flexibilitet: Även om du kan hantera ditt schema i viss utsträckning, finns det vissa tillfällen när du önskar att du kunde automatisera processen. Till exempel kan yrkesverksamma vilja schemalägga ett automatiskt svar i WhatsApp endast för helgdagar.
- Se upp för missförstånd: Om du inte uppdaterar dina autosvar regelbundet kan du ge fel information. Se till att du håller koll på dina autosvar och redigerar dem då och då.
- Saknar den mänskliga känslan: En av de största utmaningarna med automatiska meddelanden är bristen på interaktiv kommunikation. Utan ett svar i realtid kan dina mottagare känna sig alienerade från dig.
Ja, WhatsApp Business-appen hanterar inkommande meddelanden för företag. Men när meddelanden och konversationer måste omvandlas till åtgärdsbara punkter, erbjuder ett allt-i-ett-produktivitetsverktyg som ClickUp möjligheter att förbättra företagskommunikationen. Låt oss lära oss mer.
Schemalägg frånvaromeddelanden med ClickUp
När du inser att WhatsApp Business automatiska svar inte räcker för att lösa dina problem måste du leta efter en mer omfattande lösning som gör att du kan kommunicera smidigt samtidigt som du automatiserar svar och sorterar uppgifter efter prioritet.
En snabb sökning visar många verktyg som erbjuder dessa funktioner. Men vilket ska du välja?
Svaret är ClickUp. Det är en flexibel och effektiv lösning för att förenkla företagskommunikationen. Du kan också använda den för att hantera inkommande meddelanden, dela filer och ringa videosamtal.
Innan ClickUp ledde möten och fram-och-tillbaka-kommunikation via e-post till ett svart hål där saker blev osynliga och obehandlade. På grund av detta granskades inte uppgifterna i tid, och ingen visste hur den kreativa utvecklingen fortskred. Nu kan alla i teamet tydligt se när åtgärder ska vidtas, chatta och samarbeta inom uppgifterna.
Innan ClickUp ledde möten och fram- och återgående e-postkommunikation till ett svart hål där saker och ting blev osynliga och försummade. På grund av detta granskades inte uppgifterna i tid, och ingen visste hur den kreativa utvecklingen fortskred. Nu kan alla i teamet tydligt se när åtgärder ska vidtas, chatta och samarbeta inom uppgifterna.
Håll igång verksamheten även när du inte är på kontoret med den dynamiska ClickUp Chat. Här är några av funktionerna som den erbjuder:
1. Minska flaskhalsar med ClickUp Chat
ClickUp är den kompletta appen för arbete. Och med ClickUp Chat kan du samla allt ditt arbete på ett ställe. Istället för att ställa in autosvar på WhatsApp Business, som håller konversationerna separata från din arbetsplats, integreras ClickUp Chat direkt i hela ditt arbetsflöde.
ClickUp Chat eliminerar ständiga kontextbyten. Du kan skicka kommentarer, dela feedback eller begära uppdateringar om var dina uppgifter läggs till.
För anpassning fungerar chattkanaler som enskilda trådar och kan separeras efter team, projekt eller konversation. Med flera deltagare som kan se din tillgänglighet, ditt schema och dina prioriterade uppgifter gör ClickUp Chat det möjligt för dina kollegor att fortsätta kommunicera smidigt även när du inte är på plats!
Chat integrerar dessutom video- och ljudsamtal, vilket gör det möjligt för användare att smidigt övergå från en skriftlig konversation till en live-diskussion inom samma plattform.
2. Ställ in automatiska meddelanden för att varna dina team
Du kan skapa ett inlägg med "Uppdatering" eller "Meddelande" innan du tar ledigt, som integreras direkt i din arbetsplats. Länka alla relevanta uppdateringar, dokument eller instruktioner till denna uppdatering, så att dina kollegor kan komma åt dem medan du är borta!
Denna funktion är extremt användbar för att säkerställa att arbetet inte avstannar på grund av saknad information när någon i ditt team inte är tillgänglig.
3. Granska på en minut
ClickUp Chat säkerställer inte bara att ditt arbetsflöde inte avbryts, utan registrerar och länkar också alla relevanta kommentarer till motsvarande uppgifter.
Om din kollega nämner en specifik uppgift i chatten länkas den omedelbart. Detta gör att du kan spåra stegen i en uppgift utan att missa någon information. När du kommer tillbaka från din paus kan du granska chattarna och på några minuter komma ikapp med allt du har missat.
ClickUp Chat erbjuder oändliga möjligheter. När det används på rätt sätt kan detta interna kommunikationsverktyg förändra hur du ser på produktivitet.
📮ClickUp Insight: Nästan 20 % av våra undersökningsdeltagare skickar över 50 snabbmeddelanden dagligen. Denna höga volym kan tyda på ett team som ständigt surrar av snabba utbyten – bra för hastigheten, men också en grogrund för kommunikationsöverbelastning. Med ClickUps integrerade samarbetsverktyg, som ClickUp Chat och ClickUp Assigned Comments, är dina konversationer alltid kopplade till rätt uppgifter, vilket förbättrar synligheten och minskar behovet av onödiga uppföljningar.
ClickUp Brain: din AI-kompis
Ibland önskar vi att någon kunde svara på enkla frågor åt oss eller på frågor som vi får utanför kontorstid. ClickUp Brain är tränat att göra just detta.
ClickUp Brain är ett AI-verktyg som är tränat att svara på enkla frågor åt dig, även när du är borta, genom att härleda sammanhanget från tidigare konversationer.
Dessutom kan ClickUp Brain också sammanfatta de framsteg du kanske har missat i dina projekt. Glöm dagarna då du bläddrade igenom sidor med e-postmeddelanden och data för att komma ikapp – nu tar det bara några sekunder!
ClickUp Brain kan också hjälpa dig att skapa det perfekta meddelandet om att du är frånvarande, med hänsyn till vilken information som ska nämnas, tonen och sammanhanget för ditt autosvar.
Du kan ställa in autosvar och automatiska meddelanden med WhatsApp Business eller någon annan meddelandeapp. Dessutom stärker en väl utformad kommunikationsplan dina kommunikationsbehov i verksamheten.
4. Håll koll på alla konversationer med ClickUp-mallar
Snabbmeddelanden har blivit en oumbärlig del av modern arbetsledning. Att hantera flera konversationer på olika plattformar kan dock leda till kaos och förlorad information.
ClickUp Instant Message Template erbjuder en centraliserad lösning som underlättar kommunikationen i ditt team.
Denna mall kan organisera din chatt över hela teamets interna meddelanden. Med detta kan du:
- Se alla dina konversationstrådar på ett och samma ställe
- Markera prioriterade uppgifter och arbeta med dem i enlighet därmed.
- Riskera aldrig att missa ett meddelande
Förbättra din kommunikation med ClickUp
Även om WhatsApps autosvar-funktion kan vara fördelaktig finns det effektivare lösningar för att hantera din företagskommunikation.
WhatsApp har utmaningar som teckenbegränsningar, brist på avancerad automatisering och risk för missförstånd, vilket kan hämma produktiviteten.
ClickUp, å andra sidan, erbjuder en omfattande plattform som gör det möjligt för företag att effektivisera sin kommunikation och öka effektiviteten. Med Chat finns allt från daglig kommunikation till uppgiftshantering under ett och samma tak.
Det är inte allt! Lägg till, redigera, ta bort och automatisera svar som en kommunikationsninja.
Så om du vill ta en paus från jobbet eller låta AI svara på vardagliga frågor, prova ClickUp gratis idag!