Att dela filer i affärsvärlden kan ofta vara en svår balansgång – att hantera behovet av snabbhet samtidigt som känslig data förblir säker.
Risken för överträdelser eller felhantering är påtaglig, eftersom konfidentiella kunduppgifter, kontrakt och interna dokument utbyts dagligen.
Efter flera år inom IT har jag sett hur svårt det kan vara att balansera säkerhet med användarvänlighet. Genom erfarenhet och forskning har jag lärt mig vad som fungerar – och vad som inte fungerar – när det gäller säker och pålitlig fildelning.
Utifrån dessa insikter och omfattande forskning från ClickUp-teamet har jag sammanställt en lista över plattformar för den bästa säkra fildelningen för affärsbehov. Läs vidare för att utforska verktygen som kan hålla dina data säkra utan att offra effektiviteten.
Vad bör du leta efter i säker fildelning?
Att välja säkra lösningar för fildelning handlar inte bara om pris eller lagringsbegränsningar – det handlar om att hitta en lösning som erbjuder säker fildelning för företagsdata och samtidigt är enkel att använda.
Här är de viktigaste funktionerna att tänka på när du väljer plattform:
- Kryptering: Grunden för alla säkra plattformar för fildelning är stark kryptering både vid lagring och överföring. Leta efter tjänster som erbjuder end-to-end-kryptering för att minimera risken för dataintrång.
- Efterlevnad: Beroende på din bransch är efterlevnad av regleringar som GDPR, HIPAA eller SOX avgörande. Leta efter en plattform som balanserar säker fildelning för företag samtidigt som alla nödvändiga efterlevnadskrav uppfylls.
- Detaljerade åtkomstkontroller: Möjligheten att ställa in detaljerade användarbehörigheter är avgörande för att kontrollera vem som kan visa, dela eller redigera filer. Denna funktion hjälper till att minska interna hot genom att hantera åtkomsten strikt utifrån behovsprincipen.
- Revisionsspår: Att övervaka vem som har haft åtkomst till vad och när ger ett extra lager av säkerhet och ansvarsskyldighet. Denna funktion är avgörande för att spåra eventuella problem som kan uppstå och säkerställa att känslig information inte har komprometterats.
- Användarvänlighet: Trots de robusta säkerhetsfunktionerna bör den plattform du väljer vara användarvänlig. Detta säkerställer att alla anställda kan använda den effektivt utan att behöva genomgå omfattande utbildning.
- Integrationsmöjligheter: En säker fildelningstjänst bör integreras smidigt med dina befintliga verktyg och arbetsflöden för att öka produktiviteten utan att störa etablerade processer.
När du väljer en säker fildelningslösning för företag bör du leta efter skalbarhet som kan växa i takt med dina behov och användarvänligt utbildningsmaterial. Dessa faktorer säkerställer att lösningen skyddar dina data samtidigt som den stödjer ditt företags effektivitet.
De 10 bästa verktygen för säker fildelning för företag
Med rätt plattform kan du skydda din känsliga information och samtidigt göra fildelningen till en barnlek.
Här är min lista över de tio bästa tjänsterna för säker fildelning som balanserar stark säkerhet med användarvänliga funktioner:
1. Google Drive (bäst för gemensam filhantering)
Google Drive är ett populärt val för företag som behöver bekväm fildelning. Dess sömlösa integration med Google Workspace-appar som Docs, Sheets och Slides skapar en samarbetsmiljö där mitt team och jag kan arbeta tillsammans, oavsett var vi befinner oss.
Det som skiljer Google Drive från andra är dess robusta säkerhetsfunktioner, inklusive tvåfaktorsautentisering och avancerad datakryptering. Dessa datasäkerhetsåtgärder säkerställer att vår information förblir skyddad och ger oss trygghet i att våra känsliga data är säkra från obehörig åtkomst.
Google Drives bästa funktioner
- Samarbeta med dokument, kalkylblad och presentationer tillsammans med dina kollegor.
- Kom åt filer från vilken enhet som helst med internetuppkoppling
- Spara och säkerhetskopiera filer automatiskt till molnet för att förhindra dataförlust.
- Dela och organisera filer och mappar direkt med team eller externa partners.
Begränsningar för Google Drive
- Användarnas integritet kan vara ett problem, eftersom dataskanning används för att anpassa annonser.
- Det har begränsade anpassningsalternativ för åtkomstinställningar jämfört med andra företagsinriktade lösningar.
Priser för Google Drive
- Startpaket för företag: 6 $/månad
- Business Standard: 12 $/månad
- Business Plus: 18 $/månad
- Företag: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner för Google Drive
- G2: 4,6/5 (42 544+ recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (27 486 recensioner)
💡Proffstips: Få det bästa av två världar – integrera Google Drive med ClickUp.
2. Box (Bäst för hantering av företagsinnehåll)
Om du funderar på att göra en total översyn av dina dokumenthanteringssystem är Box ett utmärkt val. Dess AI-drivna plattform för fildelning, Intelligent Content Cloud, förbättrar avsevärt säker samverkan inom hela organisationen.
Enligt min erfarenhet har Box varit ovärderligt för säker fildelning för företagsteam på alla platser. Dess heltäckande dataskydd och verktygssvit ökar produktiviteten och optimerar arbetsflödena. Det är en oumbärlig tillgång för alla moderna företag som behöver säker molnlagring för företag.
Box bästa funktioner
- Hantera innehåll säkert med heltäckande dataskydd
- Automatisera arbetsflöden och processer för att spara tid och minska manuellt arbete.
- Samarbeta säkert med filer mellan team med redigering och delning i realtid.
- Använd AI-drivna verktyg för att förbättra innehållshantering och beslutsfattande.
Box-begränsningar
- Övergångsproblem från Box Sync till Box Drive kan leda till ofullständiga filöverföringar, vilket kräver att användarna manuellt verifierar migreringen av varje fil.
- Användargränssnittet för Box Drive återspeglar ibland inte filernas aktuella status korrekt, vilket leder till förvirring om filerna är uppdaterade i molnet eller bara lagras lokalt.
Box-priser
- Företag: 20 $/månad
- Business Plus: 33 $/månad
- Företag: 47 $/månad
- Enterprise Plus: Anpassad prissättning
Box-betyg och recensioner
- G2: 4,2/5 (4 954 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (5 432 recensioner)
3. Dropbox (bäst för effektiv filhantering)
Dropbox samlar lagring, delning och samarbete i en enda molnlagringsplattform, vilket förbättrar vårt arbete. Det är ett säkert samarbetsverktyg som stöder redigering och hantering av dokument och videor direkt i plattformen.
Dessutom möjliggör Dropbox Paper enkel lagring av dokument och åtkomst varifrån som helst, medan Dropbox-anteckningar gör det möjligt för användare att markera och kommentera bilder för effektiv feedback.
Dess funktioner, som PDF-redigering i plattformen, videoinspelning och dokumentsignering, optimerar mina arbetsflöden avsevärt. Med sitt intuitiva gränssnitt och robusta säkerhet kan jag effektivt hantera uppgifter och samarbeta med mitt team, samtidigt som jag säkerställer att mina data förblir skyddade och tillgängliga.
Dropbox bästa funktioner
- Lagra och dela filer effektivt på en integrerad plattform
- Redigera PDF-filer, underteckna dokument och spåra engagemang utan att lämna Dropbox.
- Få enkel åtkomst till och hantera filer offline via dess stationära och mobila appar.
- Samarbeta enkelt med ditt team och leverera arbete snabbt från vilken plats som helst.
Begränsningar för Dropbox
- Synkroniseringen kan ibland vara långsam, vilket kan fördröja åtkomsten till filer i kritiska situationer.
- Även om de i allmänhet är säkra har vissa användare uttryckt oro över säkerhetsåtgärdernas robusthet jämfört med dedikerade säkra lagringslösningar.
Priser för Dropbox
- Plus: 11,99 $/månad
- Essentials: 19,99 $/månad
- Företag: 18 $/månad
- Business Plus: 30 $/månad
- Företag: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner för Dropbox
- G2: 4,4/5 (över 27 000 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 21 000 recensioner)
4. Microsoft OneDrive (bäst för omfattande molnintegration)
Om du behöver en säker fildelningslösning för ditt företag som integreras sömlöst med Microsoft 365, bör du överväga Microsoft OneDrive. Som dokumenthanteringsprogramvara låter det dig spara, komma åt och hantera filer på ett tillförlitligt sätt på olika enheter.
Enligt min erfarenhet har OneDrives säkra delningsfunktioner och produktivitetsverktyg – såsom filåterställning och synkronisering i realtid – varit avgörande för att hålla teamprojekt på rätt spår och säkerställa dataintegriteten.
Microsoft OneDrives bästa funktioner
- Synkronisera dina filer mellan alla enheter så att du alltid har den senaste versionen tillgänglig.
- Samarbeta med dokument tillsammans med kollegor och se uppdateringar direkt.
- Återställ förlorade data genom att enkelt återställa tidigare versioner av filer.
- Arbeta effektivt i hela Microsoft 365-ekosystemet
Begränsningar för Microsoft OneDrive
- Synkronisering kräver en stabil internetanslutning, och prestandan kan försämras vid låg bandbredd, vilket medför risk för dataförlust.
- Den initiala synkroniseringen av stora filer eller mappar kan vara tidskrävande.
Priser för Microsoft OneDrive
- OneDrive for Business (Plan 1): 5 $/månad (faktureras årligen)
- Microsoft 365 Business Basic: 6 $/månad (faktureras årligen)
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/månad (faktureras årligen)
Betyg och recensioner för Microsoft OneDrive
- G2: 4,3/5 (9 574 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (12 002 recensioner)
💡Proffstips: Anslut OneDrive till ClickUp
5. WeTransfer (bäst för överföring av stora filer)
WeTransfer förenklar överföringen av stora filer online och låter dig ladda upp och dela filer på upp till 2 GB gratis, med möjlighet att utöka kapaciteten till upp till 200 GB per överföring.
Jag rekommenderar denna fildelningsprogramvara för kreativa proffs som ofta behöver utbyta stora projektfiler och föredrar att undvika besväret med e-post eller fysiska lagringsmetoder. Det är en enkel och effektiv lösning för hantering av stora filöverföringar.
WeTransfers bästa funktioner
- Skicka stora filer på upp till 2 GB enkelt och gratis, och ännu mer med betalda abonnemang.
- Hantera och lagra dina projekt med upp till 1 TB personlig lagringsutrymme.
- Förbättra samarbetet med obegränsade portaler och recensioner för feedback.
Begränsningar för WeTransfer
- Uppladdning och nedladdning kan vara långsamt, särskilt med mycket stora filer, vilket kan påverka projektets tidsplan.
- Den kostnadsfria versionen begränsar fildelningen till endast tre mottagare, vilket kan vara begränsande för samarbetsprojekt.
Priser för WeTransfer
- Gratis för alltid
- Pro: 15 $/månad (faktureras årligen)
- Premium: 25 $/månad (faktureras årligen)
WeTransfer-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (501 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (2 944 recensioner)
6. GoAnywhere MFT (Bäst för säker lagring och överföring av stora filvolymer)
GoAnywhere MFT är en robust programvara för hantering av filer som är skräddarsydd för organisationer som behöver tillförlitlig, automatiserad datautbyte. Den stöder viktiga protokoll som HTTPS, SFTP och FTPS, som är avgörande för att skydda data både under överföring och lagring.
Denna plattform är särskilt värdefull för organisationer som vår, som hanterar stora datamängder och måste uppfylla strikta regler såsom HIPAA, PCI DSS och GDPR. Det är ett pålitligt verktyg för säker överföring av dina konfidentiella data och för att säkerställa efterlevnad i alla transaktioner.
GoAnywhere MFT:s bästa funktioner
- Skydda data under överföring med säkra protokoll
- Automatisera överföringar med triggare och schemaläggning för att effektivisera processer.
- Säkerställ efterlevnad av HIPAA, PCI DSS och GDPR genom stark kryptering och autentisering.
Begränsningar för GoAnywhere MFT
- De höga kostnaderna kan vara ett hinder för små och medelstora företag.
- Den komplexa installationen kräver betydande IT-expertis, vilket kan vara en utmaning för organisationer utan dedikerade IT-resurser.
Priser för GoAnywhere MFT
- Anpassad prissättning
GoAnywhere MFT-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (215 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (125 röster)
7. FileCloud (Bäst för säker, anpassningsbar fildelning)
FileCloud erbjuder mycket anpassningsbar och säker fildelning för företagsbehov. Det är lämpligt för företag som behöver robusta funktioner för dataskydd och efterlevnad. Det integreras smidigt med befintliga IT-system och stöder både molnbaserade och lokala installationer, vilket gör det mångsidigt för olika affärsbehov.
Det som verkligen utmärker FileCloud för mig är dess avancerade säkerhetsfunktioner, såsom robust kryptering och digital rättighetshantering. Dessa åtgärder säkerställer att dina känsliga data förblir konsekvent skyddade från obehörig åtkomst.
FileClouds bästa funktioner
- Implementera flexibelt i moln-, lokala eller hybridmiljöer.
- Anpassa i stor utsträckning för att återspegla ditt varumärke och kontrollera användarupplevelsen.
- Säkerställ säkerheten med omfattande verktyg för dataskydd och efterlevnad
- Hantera filer effektivt med kraftfulla administrations- och styrningsfunktioner
Begränsningar för FileCloud
- De komplexa funktionerna kan kräva extra utbildning, vilket kan bromsa användarnas acceptans och minska effektiviteten.
- Den högre kostnaden jämfört med vissa konkurrenter kan belasta budgeten, särskilt för mindre organisationer.
Priser för FileCloud
- Essentials: 12,50 $/månad
- Avancerat: 18,75 $/månad
- GovCloud: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner av FileCloud
- G2: 4,5/5 (144 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (224 recensioner)
8. Progress MOVEit (Bäst för säker filöverföring med fokus på regelefterlevnad)
MOVEit erbjuder en omfattande lösning för hanterad filöverföring (MFT) som gör det möjligt för organisationer att hantera och kontrollera affärskritiska dataöverföringar på ett säkert sätt. Den stöder efterlevnad av olika standarder som PCI-DSS, HIPAA, GDPR och mer, vilket säkerställer att känsliga filer överförs på ett säkert och tillförlitligt sätt.
MOVEit är avgörande för att upprätthålla datasäkerhet och integritet. Det hanterar dina dataöverföringar på ett tillförlitligt sätt och hjälper dig att uppfylla lagstadgade krav, vilket gör det till en viktig del av din dataskyddsstrategi.
MOVEits bästa funktioner
- Säkerställ efterlevnad av standarder som PCI, HIPAA och GDPR.
- Automatisera filöverföringar för att minska mänskliga fel och förbättra effektiviteten
- Säker dataöverföring med robusta krypteringsprotokoll
- Övervaka och logga aktiviteter för fullständiga revisionsspår och styrning.
Begränsningar för MOVEit
- Att hantera e-postmeddelanden för flera uppgifter kan vara tidskrävande på grund av bristen på centraliserad kontroll.
- Den initiala installationen och konfigurationen kan vara komplex, särskilt för organisationer med komplicerade krav eller begränsad teknisk expertis.
Priser för MOVEit
- Anpassad prissättning
MOVEit-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (439 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (93 recensioner)
9. Axway MFT Cloud Services (bäst för skalbar molnbaserad filhantering)
Axway MFT:s molnlagringstjänst erbjuder hög tillgänglighet, säkra miljöer och expertis inom hantering. Den är perfekt för organisationer som vill dra nytta av fördelarna med molnbaserad filöverföring utan komplexiteten i intern hantering.
För hantering av konfidentiella data garanterar Axway MFT säker datadelning och efterlevnad av viktiga standarder, och integreras sömlöst med våra befintliga molntjänster. Det hjälper organisationer att öka sin operativa effektivitet och förbättra datasäkerheten.
Axway MFT:s bästa funktioner
- Säkerställ hög tillgänglighet med upp till 99,99 % drifttid i molnbaserade installationer.
- Upprätthåll strikta säkerhetskontroller i en privat, enskild hanterad molnmiljö.
- Automatisera övervakning och varningar för skydd dygnet runt mot hot.
- Outsourca underhållet av infrastruktur, programvara och säkerhet
Begränsningar för Axway MFT
- Anpassningsmöjligheterna kan vara begränsade på grund av molntjänstens hanterade natur.
- Övergången till en hanterad molntjänst kan kräva justeringar av IT-arbetsflöden och processer.
- Beroendet av servicenivåavtal kan variera, vilket kräver noggrant urval för att matcha organisationens behov.
Priser för Axway MFT
- Anpassad prissättning
Axway MFT-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 60 recensioner)
- Capterra: Otillräckligt med recensioner
10. Sharefile från Citrix (bäst för säkra kundportaler)
ShareFile förenklar säker fildelning för affärsbehov samtidigt som det förbättrar produktiviteten och samarbetet mellan team. Det optimerar rutinuppgifter och integreras sömlöst med populära arbetsverktyg för att säkerställa ett smidigt arbetsflöde.
Med funktioner som säker delning och samarbete, intuitiva kundportaler och snabba e-signaturfunktioner är ShareFile utformat för att förbättra kundupplevelsen. Dessutom optimerar det finansiella processer och hjälper användare att uppfylla efterlevnadskrav på ett effektivt sätt med färdiga anpassade skattemallar.
ShareFiles bästa funktioner
- Dela dokument säkert med avancerad kryptering
- Få omfattande stöd för regelefterlevnad för branscher som hälso- och sjukvård och finans.
- Automatisera rutinuppgifter för att öka effektiviteten och förbättra kundservicen.
Begränsningar för ShareFile
- Användare som inte är bekanta med molnteknik kan behöva tid för att vänja sig vid ShareFiles funktioner.
- Att redigera samma dokument samtidigt kan orsaka konflikter, vilket kan leda till dataförlust eller förvirring.
Priser för ShareFile
- Avancerat: 17,60 $/månad
- Premium: 27,50 $/månad
- Branschfördelar för redovisning: 45,83 $/månad
- Virtuellt datarum: 75 $/månad
ShareFile-betyg och recensioner
- G2: 4,2/5 (1 422 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (398 recensioner)
Annan programvara för filhantering och samarbete
Det finns många verktyg för filhantering och samarbete, men ClickUp sticker ut med sina mångsidiga funktioner som är skräddarsydda för att förbättra arbetsflödet och produktiviteten.
ClickUp erbjuder robusta samarbetsfunktioner där du kan redigera i realtid, kommentera och konvertera text till spårbara uppgifter. Detta förbättrar kommunikationen och projektledningen inom ditt team. ClickUp centraliserar kommunikation och filhantering med extra säkerhet för datasäkerheten.
Med ClickUp Docs kan du till exempel skapa, hantera och dela dokument och wikis på ett säkert sätt samtidigt som du kopplar dem direkt till dina arbetsflöden. Denna integration hjälper ditt team att genomföra idéer på ett effektivt sätt, vilket gör roadmaps och kunskapsbaser lätta att komma åt och använda.
Dessutom förenklar ClickUps Connected Search sökningen efter filer i ClickUp och alla anslutna applikationer. Dess kraftfulla sökfunktion minskar tiden som spenderas på att navigera mellan olika plattformar, vilket gör det enkelt att hitta och dela den information du behöver.
Med ClickUps samarbetsdokumentation kan du:
- Samarbeta i realtid genom att redigera dokument samtidigt och tagga teammedlemmar för effektiv kommunikation.
- Säkra dina data med avancerade behörighetsinställningar och säkerhetsfunktioner som uppfyller kraven för att skydda känslig information.
- Länka dokument direkt till specifika uppgifter eller projekt, så att alla relevanta filer är tillgängliga inom arbetsflödet.
Dessutom förbättrar ClickUps samarbetsdetektering fildelningen genom att du kan se om teammedlemmar samtidigt visar eller redigerar en uppgift, lägger till kommentarer eller gör ändringar i realtid. Detta ger en smidig samarbetsupplevelse och håller dig informerad om samtidiga aktiviteter.
Med ClickUp Whiteboards kan du och ditt team dessutom samarbeta i realtid, brainstorma idéer och planera projekt tillsammans. Detta är särskilt användbart för visuella inlärare som har nytta av att se idéer istället för att bara läsa dem.
Det erbjuder dynamiska funktioner för att fånga upp och utveckla idéer direkt. Du kan rita mockups, skapa flödesscheman och omvandla koncept till genomförbara uppgifter eller arbetsflöden direkt från tavlan. Med automatisk sparning kan du återvända till ditt arbete när som helst utan att förlora dina framsteg.
ClickUps bästa funktioner
- Dela filer enkelt med ditt team och spåra dem med hjälp av olika vyer och verktyg.
- Skapa och hantera dokument och wikis, integrera dem med arbetsflöden för bättre projektgenomförande.
- Samarbeta i realtid genom att redigera dokument tillsammans och tagga teammedlemmar.
- Säkerställ datasäkerheten med avancerade behörighetsinställningar och funktioner för regelefterlevnad.
- Länka dokument till uppgifter för enkel åtkomst och sammanhang inom dina projekt.
- Spåra liveuppdateringar och ändringar som gjorts av teammedlemmar med realtidsmeddelanden.
- Designa och dela visuellt innehåll för brainstorming och planering
- Spara arbete automatiskt för att förhindra dataförlust och enkelt återuppta uppgifter
Begränsningar i ClickUp
- Det breda utbudet av avancerade samarbetsfunktioner kan vara svårt att bemästra för vissa användare.
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 $/månad per användare
- Företag: 12 USD/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
- ClickUp Brain: Lägg till i valfri betald plan för 7 dollar per medlem och månad.
ClickUp-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 9 700 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4 200 recensioner)
Optimera din fildelningsprocess med ClickUp
Att välja rätt dokumenthanteringssystem är avgörande för säker dokumentdelning och dokumentskapande.
ClickUp utmärker sig som en säker plattform som förenklar ditt arbetsflöde genom att kombinera dokumenthantering, projektuppföljning och teamsamarbete i en och samma plattform. Tack vare dess säkra fildelningsfunktioner kan team som prioriterar datasäkerhet arbeta utan stress.
Med ett brett utbud av anpassningsbara och färdiga funktioner och mallar hjälper det dig att effektivisera processer, automatisera uppgifter och hålla ditt team organiserat – samtidigt som dina data är säkra. Är du redo att öka din produktivitet och säkra din information? Registrera dig på ClickUp och upplev fördelarna redan idag!