I efterdyningarna av den stora avgångsvågen, där många anställda lämnade eller planerade att lämna sina jobb för nya anställningar, undrar HR-chefer och organisationsledare varför. Personalomsättning är kostsamt, vilket gör aktiviteter som främjar personalbehållning ännu viktigare.
Stay-intervjuer är den enklaste och snabbaste metoden att genomföra av de olika strategierna för att behålla personal, såsom medarbetarfeedback, engagemangsaktiviteter och lojalitetsprogram.
Chefer lägger mer tid på att förstå varför medarbetarna väljer att stanna kvar, vad som gör att de känner sig knutna till sin arbetsplats, och använder denna information för att införa mer proaktiva metoder.
En rapport från Non-Profit HR visar att användningen av stay-intervjuer har ökat från 33 % år 2022 till 46 % år 2023, vilket bevisar deras effektivitet när det gäller att minska personalomsättningen.
En stay-intervju ger värdefull information om teamets engagemang, medarbetarnas tillfredsställelse och personalbehållning, och gör det möjligt för chefer att återknyta kontakten med värdefulla medarbetare för att förhindra att talanger lämnar organisationen.
Om du vill genomföra effektiva stay-intervjuer, läs vidare.
Vad är en stay-intervju?
Stay-intervjuer, även kallade stay-samtal, är möten mellan chefer och medarbetare om varför de trivs på ditt företag och vad de skulle vilja ändra i verksamheten, teamet eller sin nuvarande roll.
Dessa samtal kan användas för att bedöma risken för att medarbetaren ska lämna företaget och därmed förutse rekryteringsbehovet.
Organisationer genomför stay-intervjuer för att upptäcka och ta itu med vad som inte fungerar och vilka utmaningar som finns eller väntar. Denna information används för att åtgärda orsaken till medarbetarnas missnöje innan de börjar söka efter ett nytt jobb.
Relevansen av kvarstannandeintervjuer idag
Det finns flera anledningar till varför människor lämnar sina jobb; vissa har fått en ny syn på sitt arbete under pandemin, medan andra har specifika arbetsförhållanden som orsak. De främsta faktorerna som driver personalomsättningen idag är:
- Brist på karriärutveckling och besvikelse över sin roll
- Pandemin fick människor att reflektera och omvärdera sina mål och vad som gjorde arbetet meningsfullt för dem.
- Önskan om större flexibilitet när det gäller distansarbete/hybridarbete
- Problem efter pandemin, såsom stigande kostnader för barnomsorg och minskad lojalitet gentemot arbetsgivaren efter omfattande uppsägningar.
Här är några av de frågor du får svar på från teammedlemmarna när du genomför stay-intervjuer för att förbättra medarbetarupplevelsen och arbetskulturen.
Syftet med och värdet av en stay-intervju
Stay-intervjuer syftar till att ställa frågor som berör det du skulle få reda på i exit-intervjuer. Du kan integrera dem i dina befintliga enskilda samtal eller genomföra dem varje månad om du inte har regelbundna uppföljningsmöten (men varför inte?).
Behandlar frågor om att behålla medarbetare
Det främsta målet med stay-intervjuer är att ta reda på vad som motiverar dina befintliga medarbetare att stanna kvar i företaget och identifiera vad som skulle kunna inspirera dem att lämna det. Möjliga svar på det senare kan vara brist på erkännande, utbrändhet eller begränsade karriärmöjligheter och tillväxtmöjligheter.
Ta itu med dessa frågor tidigt för att öka nöjdheten och förhindra att de bästa medarbetarna lämnar företaget. Enligt en vetenskaplig studie förbättrar en positiv arbetsmiljö medarbetarnas engagemang, prestationer och prestationsvilja.
Påverkar arbetsglädje och motivation
Stay-intervjuer är mer än bara ett sätt att samla in information. De visar medarbetarna att deras kritik, farhågor och feedback värdesätts och tas på allvar. När de känner sig hörda blir de nöjdare med sitt arbete och mer motiverade att prestera.
Dessutom gör stay-intervjuer det möjligt för chefer att identifiera de mest underutnyttjade eller underskattade medarbetarna. Detta öppnar dörren för diskussioner om karriärutvecklingsmöjligheter och hjälper till att behålla de mest prestationsstarka medarbetarna.
Till exempel, även om du har ett belöningsprogram för anställda, har HR-teamet inte rätt verktyg för att mäta och uppskatta de anställdas prestationer, vilket leder till missnöje bland de anställda i teamet. Stay-intervjuer kan hjälpa dig att upptäcka detta problem och varningssignalerna.
Förhindrar personalomsättning
Eftersom ett program med kvarstannandeintervjuer är aktivt kan det bidra till att minska personalomsättningen. Det hjälper till att identifiera troliga problem som kan hanteras innan de blir fullt utvecklade problem.
Nyckeln till en effektiv stay-intervju är att ställa specifika frågor som hjälper dig att få ut så mycket som möjligt av intervjun.
Viktiga frågor att ställa i en stay-intervju
Helst bör du ställa frågor som får dina anställda att prata och ge ärlig feedback.
Frågor om karriärutveckling
- Vad lär du dig här?
- Vilka nya färdigheter vill du utveckla?
- Vad tycker du om de utbildningsprogram som företaget erbjuder?
- Vad kan förbättras när det gäller utvecklingsmöjligheterna?
- Beskriv ditt drömjobb.
- Vad tyckte du mest om i din tidigare roll som du inte längre får göra här?
- Vilka aspekter av ditt förra jobb uppskattade du som saknas nu?
- Vilka är dina kortsiktiga och långsiktiga karriärmål? Hur kan vi hjälpa dig att uppnå dem?
- Finns det ytterligare ansvarsområden som du skulle vilja ta på dig inom din roll?
- Finns det några förmåner som du skulle uppskatta i din nuvarande roll som vi inte erbjuder?
Frågor om ledarskap och management
- Hur kan jag göra din arbetsupplevelse trevligare?
- Vilka förändringar skulle göra ditt jobb mer tillfredsställande för dig?
- Hur kan vi bättre stödja dig i din roll?
- Vilken typ av erkännande motiverar dig mest?
Frågor om arbetsplatskulturen
- Vad motiverar dig att arbeta här?
- Vad tycker du om hur vi uppmärksammar medarbetarnas prestationer?
- Tycker du att du har en bra balans mellan arbete och privatliv? Om inte, hur kan vi förbättra den?
- Beskriv företagskulturen. Vad gillar du och ogillar du med den?
Frågor om övergripande tillfredsställelse
- Vad är det som gör dig mest glad över att gå till jobbet varje dag?
- Har du någonsin funderat på att lämna företaget? Om ja, varför?
- Vad ser du fram emot på jobbet varje dag?
- Vilka aspekter av ditt dagliga arbete tycker du är frustrerande?
- Kan du beskriva en arbetsdag nyligen som orsakade stress eller ångest?
- Berätta om en positiv arbetsupplevelse du haft nyligen.
- Vilka tankar upptar ditt sinne under pendlingen till jobbet?
- Vad tänker du på när du är på väg hem från jobbet?
- Utnyttjas dina kunskaper och erfarenheter fullt ut?
- Vilka specifika arbetsuppgifter tycker du om? Vad skulle du vilja göra annorlunda i din roll?
- Hur skulle du beskriva din relation till din närmaste chef?
- Känner du att du har en sund balans mellan arbete och privatliv? Förklara ditt svar.
- Känner du dig uppskattad för dina insatser på jobbet? Varför eller varför inte?
- Vad får dig att känna dig mest produktiv och framgångsrik på jobbet?
- Har någon situation nyligen fått dig att fundera på att lämna företaget?
Svaren kan hjälpa dig att göra enskilda medarbetare nöjda, till exempel genom att tilldela dem projekt inom deras intresseområden. Vissa svar kan också hjälpa dig att förbättra de nuvarande medarbetarnas upplevelse, till exempel genom att säkra ytterligare personal för en bättre balans mellan arbete och privatliv för alla.
Regelbundna uppföljningsfrågor kan hjälpa dig att mäta moral, skapa förtroende och identifiera områden som kan förbättras, engagemang och personalbehållning.
💡Proffstips: Använd ClickUp Brain, en inbyggd AI-assistent, som din brainstormingpartner för att generera dessa frågor. Efter mötet sammanfattar ClickUp Brain också de viktigaste punkterna, vilket sparar dig det tråkiga arbetet med att skriva långa mötesanteckningar. Om du vill kan du också omvandla dessa till uppgifter i ClickUp som du kan tilldela relevanta intressenter.
Använd ClickUps kostnadsfria HR-mallar för att skapa en uppsättning instruktioner på medelnivå och hög nivå som dokumenterar specifika uppgifter, frågor och processer som ska följas under och efter anställningsintervjun.
Hur man förbereder och genomför stay-intervjuer
Visst kan HR-avdelningen genomföra dessa samtal. Men de är mer effektiva när de leds av medarbetarens chef eller en chef på en högre nivå som medarbetaren litar på, eftersom medarbetaren då kan vara mer öppen med sin feedback.
Planera in den i förväg
- Välj rätt tidpunkt: Planera inte kvarstannandeintervjuer direkt efter att en person har börjat i en ny roll eller under en prestationsutvärdering. Välj en tidpunkt när medarbetaren har kommit till rätta och kan ge genomtänkta synpunkter.
- Ge dem tid att förbereda sig: Informera medarbetarna om stay-intervjun minst en vecka i förväg. Det ger dem tid att samla sina tankar och formulera eventuella frågor.
- Erbjud flexibilitet: Var flexibel med schemaläggningen. Överväg att erbjuda alternativ för tidiga morgnar, sena eftermiddagar eller till och med virtuella möten för att anpassa dig efter medarbetarnas scheman.
Dela med dig av syftet med och förväntningarna på mötet
- Ställ tydliga förväntningar: Förklara anledningen till stay-intervjun. Låt medarbetarna förstå att det är en möjlighet att prata om sitt arbete, vad som motiverar dem och eventuella utvecklingsområden.
- Fokusera på öppen kommunikation: Betona att kommunikationen är konfidentiell och att deras ärliga kommentarer värdesätts.
- Förbered en översikt: Gör en enkel översikt över de ämnen du måste ta upp. Det kan till exempel vara deras erfarenheter av sin roll, åsikter om flexibiliteten på arbetsplatsen, möjligheter till professionell utveckling och balans mellan arbete och privatliv.
- Uppmuntra frågor: Låt dem veta att detta är en ömsesidig konversation och uppmuntra dem att ställa frågor om sin karriärväg eller sina funderingar.
Förstå vikten av äkta feedback från medarbetarna
- Aktivt lyssnande är grundläggande: Se till att du inte styr samtalet. För att förstå ”varför” bakom deras svar, var tyst och lyssna när du har ställt frågan. Dina anställda bör stå för större delen av samtalet.
- Visa uppskattning: Tacka dem för deras tid och ärliga kommentarer. Låt dem förstå att deras åsikter är viktiga och att deras synpunkter kommer att användas i beslutsfattandet och för att förbättra arbetsmiljön.
- Ta anteckningar: Notera de viktigaste punkterna under intervjun, inklusive deras motivationsfaktorer, invändningar och farhågor. Om du har medarbetarens samtycke kan du spela in samtalet för att kunna återkomma till svaren vid behov.
- Uppföljningsfrågor: Efter intervjun, följ upp med dem. Sammanfatta kortfattat de viktigaste faktorerna som diskuterats och eventuella efterföljande åtgärder du planerar att vidta baserat på deras feedback.
💡Proffstips: Istället för att använda flera olika verktyg för att hantera stay-intervjuer kan du använda ClickUps HR-plattform som en central knutpunkt för medarbetarinformation mellan chefer och direktunderställda.
Med hjälp av programvaran för personalhantering kan du spåra svaren på intervjufrågorna för att få värdefull information och fatta smartare beslut.
Läs mer: AI-verktyg för beslutsfattande
Bästa praxis och tips för effektiva stay-intervjuer
Kom ihåg att en bra stay-intervju är ett samtal, inte ett förhör. Här är några tips för att genomföra en lyckad stay-intervju som får dina anställda att känna sig hörda och uppskattade.
Vikten av tvåvägskommunikation
Stay-intervjuer är inte prestationsutvärderingar. Målet är att ha ett samtal där medarbetaren känner sig bekväm med att diskutera sina bekymmer.
HR-personal och chefer måste lyssna på medarbetarna, ge dem sin fulla uppmärksamhet och undvika avbrott. De bör också uppmuntra öppna och ärliga kommentarer genom att betona att det inte finns några felaktiga svar.
Här är några sätt att uppmuntra tvåvägskommunikation:
- Börja med att förstärka: Erkänn medarbetarens insatser och tacka dem för deras hårda arbete.
- Ställ öppna frågor: Frågor som inte kan besvaras med ett enkelt ja eller nej uppmuntrar till detaljerade svar.
- Använd reflekterande lyssnande: Var uppmärksam på verbala och icke-verbala signaler och talarens kroppsspråk för att urskilja outtalade känslor.
- Var närvarande: Lägg undan distraktioner som telefoner och fokusera på samtalet.
Detta säkerställer ett strukturerat samtal samtidigt som det möjliggör individuella svar.
Överväg också att använda intervjuprocesser för att strukturera dina intervjuer och skapa ett enhetligt ramverk för att ställa frågor och logga deras svar.
Välj en bekväm plats
Platsen för stay-intervjun kan ha stor inverkan på dess framgång. Välj en lugn, personlig plats utan störningar. Det kan vara ett tomt konferensrum, ett särskilt intervjurum eller till och med ett lugnt hörn på ett kafé (med medarbetarens tillstånd).
Den viktigaste faktorn är medarbetarnas engagemang – att de känner sig bekväma och avslappnade. Undvik att genomföra stay-intervjuer på arbetsplatsen, eftersom det kan få dem att hamna i ”arbetsläge” och hindra ett öppet samtal.
Ta dig god tid och ta så lång tid du behöver.
Stay-intervjuer får inte stressas igenom. Planera in tillräckligt med tid i din kalender för samtalet utan att känna dig tvingad att avsluta tidigt. Helst bör du sikta på 45 minuter till en timme. Det ger medarbetarna tillräckligt med tid att fritt dela med sig av sina tankar och funderingar.
Var flexibel med den avsatta tiden. Om samtalet flyter på naturligt och medarbetaren har mer att tillägga, avbryt inte för snabbt. Målet är att samla in värdefull feedback, vilket ibland kan ta längre tid än beräknat.
Prioritera medarbetarnas feedback och uppriktighet i processen
Grunden för framgångsrika stay-intervjuer är att prioritera medarbetarnas feedback och visa ett genuint intresse för deras välbefinnande. Medarbetarna kan snabbt avgöra om stay-intervjun bara var en formalitet.
Här är några metoder för att visa din uppriktighet:
- Tacka dem för deras tid och kommentarer.
- Lyssna uppmärksamt på vad de säger och öva dig i aktivt lyssnande.
- Gör detaljerade anteckningar under intervjun.
- Följ upp intervjun med en sammanfattning av de viktigaste punkterna som nämnts och eventuella planerade åtgärder.
💡Proffstips: Använd ClickUps mall för intervjuprocessen för att utforma, testa och optimera din process för kvarhållningsintervjuer. Den ger struktur och konsekvens för att standardisera processen, gör det möjligt att jämföra feedback och samlar in data i ett organiserat format för vidare analys.
Sammanfattning: Hur man genomför en effektiv stay-intervju:
- Boka in den i förväg så att de hinner förbereda sig.
- Fastställ förväntningar om syftet
- Välj en bekväm och lugn plats
- Ha ett öppet samtal och uppmuntra frågor
- Öva på tvåvägskommunikation
- Var uppmärksam på icke-verbala signaler
- Ta anteckningar och ställ följdfrågor
- Visa uppskattning för deras feedback
Använd stay-intervjuer för att behålla dina bästa medarbetare
Istället för att fokusera på vad dina anställda kan göra för din organisation, ta reda på vad de kan förvänta sig av dig. Genomför stay-intervjuer för att främja dina anställdas utveckling, hjälpa dem att uppnå sina drömmar och öka lojaliteten och kvarhållandet bland anställda.
Vänta inte tills de överväger att sluta innan du vidtar åtgärder.
Är du redo att effektivisera dina HR-uppgifter och frigöra tid för stay-intervjuer? Registrera dig gratis på ClickUp.
Vanliga frågor (FAQ)
Vad är ett annat namn för stay-intervjuer?
Stay-intervjuer kallas också stay-samtal. Vissa organisationer kallar dem kanske för medarbetarretentionsintervjuer eller intressentsamtal. Men alla dessa termer beskriver samma grundläggande koncept: aktiva samtal för att förstå varför medarbetarna är nöjda och vad som kan få dem att överväga att sluta.
Hur lyckas man med en stay-intervju?
När du genomför en stay-intervju som HR-ansvarig ska du ställa tydliga frågor, lyssna aktivt utan att döma, anteckna viktig information och styra samtalet i den riktning de vill att det ska gå utifrån medarbetarens svar på dina frågor.
Så här lyckas du med en stay-intervju:
- Förberedelser: Gå igenom medarbetarens personalakt och projekt utifrån frågorna.
- Miljö: Välj en privat, bekväm plats där det är osannolikt att ni blir störda.
- Frågor: Fokusera på problemområden, arbetsglädje, utvecklingsmöjligheter och förbättringsområden.
- Lyssna: Lyssna noga på verbala och icke-verbala signaler.
- Åtgärd: Tacka medarbetarna för deras feedback och följ upp eventuella specifika problem.
Är en stay-intervju samma sak som en prestationsutvärdering?
Nej, stay-intervjuer och prestationsutvärderingar har olika syften. Stay-intervjuer fokuserar på medarbetarnas känslor och vad företaget kan göra för att förbättra deras upplevelse. Prestationsutvärderingar granskar en medarbetares tidigare prestationer och sätter upp framtida mål.
Är stay-intervjuer samma sak som exit-intervjuer?
Nej, stay-intervjuer är proaktiva och syftar till att förhindra avgångar, medan exit-intervjuer är reaktiva och genomförs när medarbetarna slutar, i syfte att lära av dem för att förbättra framtiden. Idealiskt sett skulle ett företag använda både stay-intervjuer och exit-intervjuer för att få en heltäckande bild av medarbetarnas inställning.