Hur vet du som projektledare om du gör framsteg enligt plan? Dels genom att jämföra framstegen med planen, dels genom att jämföra planen med riktmärken. S-kurvan är ett enkelt, effektivt och visuellt sätt att uppnå båda dessa mål.
Låt oss gå in på detaljerna!
Vad är en S-kurva inom projektledning?
En S-kurva är, som namnet antyder, en S-formad matematisk graf som plottar kumulativa datapunkter över X- och Y-axeln.
Om du till exempel plottar den ackumulerade tiden för projektet (dagligen/veckovis/månadsvis) på X-axeln och de ackumulerade uppgifterna du har utfört på Y-axeln, får du en graf som ungefär ser ut som bokstaven S.
En S-kurva har två brytpunkter. Tillväxten i ett projekt är vanligtvis långsam i de tidiga faserna eftersom teamen håller på att vänja sig vid branschen eller förstå kraven.
Dessa initiala problem löses vid den första brytpunkten, och projektet accelererar och skapar en uppåtgående kurva. Vid den andra brytpunkten mognar projektet och utvecklingen planar ut.
S-kurvan är inte något som är utformat eller påtvingat, utan bara en naturlig utveckling i ett projekt. Det enda du kanske kan påverka är var brytpunkterna inträffar.
S-kurvornas betydelse för beslutsfattande
S-kurvan är ett av de enklaste verktygen som finns tillgängliga för projektledare och erbjuder enorma fördelar. S-kurvan ger en helhetsbild av projektet och blir en viktig del av beslutsprocessen. Så här fungerar det.
Följ framstegen med S-kurvor
I början av projektet gör alla projektledare prognoser om hur lång tid projektet kommer att ta, hur många personer de behöver, vilka andra resurser de behöver, hur mycket det kommer att kosta osv.
Den vanligaste användningen av en S-kurva är att kartlägga dessa prognoser med pågående framsteg, vilket fungerar som en utmärkt projektstatusrapport. Projektledare kan visualisera variationer genom att lägga den aktuella prestationsgrafen över prognoskurvan.
Om vi tar exemplet med National Gas Pipeline S-kurvan ovan är den orange linjen prognosen och den blå linjen framstegen. Du ser att från 1870 till 1985 överträffade resultatet prognoserna.
För en projektledare kan detta vara ett gott tecken, med tanke på de kostnader och konsekvenser som är förknippade med detta.
Prognosera projektbehov
En S-kurva är också ett utmärkt sätt att förutsäga när projektet kommer att behöva maximala resurser eller investeringar. I ett projekt för utveckling av en mjukvaruprodukt kommer till exempel minimikravet för produktens genomförbarhet (MVP) inte att kräva lika många resurser som när kunden accepterar MVP och beställer produkten.
Genom att kartlägga brytpunkten (acceptans av MVP) kan projektledare förutsäga när ytterligare teammedlemmar kommer att behövas. De kan också förutsäga den flexibilitet som behövs i systemet under hela projektets livscykel, vilket hjälper till att skapa reservplaner.
Scenarioplanering
Genom att variera ingångsvärdena i S-kurvan kan du planera för potentiella scenarier. Du kan till exempel se om kostnaderna minskar när du förlänger projektets tidsram. Eller så kan du öka projektteamets storlek för att flytta den första brytpunkten åt vänster.
På så sätt kan du planera och visualisera olika möjligheter och göra rimliga förutsägelser om resultaten.
Hantera kassaflödet
Alla chefer strävar efter att slutföra projektet inom den budget som tilldelats dem. Ändå överskrider nästan 60 % av organisationerna sina budgetar. Detta sker gradvis och i små steg, utan att det märks.
En S-kurva kan förhindra detta. Projektledare kan göra kassaflödesprognoser genom att lägga planerade utgifter på en S-kurva med tidsplanen för frigörande av medel (som finns i din projektbudgetmall).
Om de överskrider budgeten kan de omförhandla budgeten eller minska omfattningen. Om de ligger under budgeten kan de lägga till resurser eller visa på besparingar.
Typer av S-kurvor
S-kurvan är ett samlingsbegrepp som omfattar flera grafer formade som bokstaven S, men alla är inte likadana. Olika typer av S-kurvor tjänar olika syften och erbjuds av olika datavisualiseringsverktyg. Här är de vanligaste.
Baslinje S-kurva
Detta är den plan/prognos som projektledaren gör i början. Vanligtvis beskriver denna projektplan arbetsinsatsen, kostnaden och arbetssekvensen.
Den fastställer baslinjen för allt arbete som ligger framför oss, därav namnet. Även om den i allmänhet inte modifieras kan ibland oundvikliga förändringar i omfattning eller tidsplan leda till att chefer också ändrar baslinjen för S-kurvan.
Mål-S-kurva
Den används för att följa projektets framsteg i realtid. Den kartlägger de olika projektelementen baserat på verkliga data, ofta i realtid. Om mål-S-kurvan skär baslinje-S-kurvan är ditt projekt på rätt spår, dvs. det fortskrider enligt plan.
Eventuella avvikelser kan kräva åtgärder, såsom att tilldela mer resurser eller öka investeringarna.
Banan-kurvan
En banankurva är en grafisk framställning av två S-kurvor på samma diagram. När du planerar ett projekt kan du till exempel ta hänsyn till tidiga start-/slutdatum och sena start-/slutdatum och plotta in dem alla på ett diagram.
De korsande S-kurvorna kommer att bilda en bananform som visar den kritiska vägen och hur mycket flyt/fritt flyt du har.
Användningsfall för S-kurvan
Du kan skapa S-kurvor för två valfria relaterade parametrar, men här är de som projektledare finner mest användbara.
- S-kurva för kostnad kontra tid: Visar tiden på den horisontella axeln och kostnaden för att genomföra projektet på den vertikala axeln. Denna S-kurva hjälper dig att spåra kostnaderna under ett projekts livscykel.
- Försäljning/intäkter vs. tid S-kurva: Kartlägger prognostiserade data för försäljning över tid. Denna S-kurva hjälper till att identifiera break-even-punkten och potentiell avkastning på investeringen (ROI).
- Arbetstimmar kontra tid S-kurva: Kartlägger den tid det tar att slutföra projektet i olika faser. Denna S-kurva hjälper till med uppskattningar och resursallokering.
S-kurvor är flexibla och användbara i många olika scenarier, men de har också sina begränsningar.
Begränsningar med S-kurvor
S-kurvans form i sig är inte särskilt insiktsfull, förutom att den är ett uttryck för hur en situation naturligt utvecklas. Sammantaget kommer de flesta datapunkter sannolikt att bilda en S-form när de plottas.
I förlängningen anger en S-kurva inte vilka åtgärder som behöver vidtas utöver vad ytterligare medel eller resurser kan åstadkomma. Detta begränsar kreativ problemlösning.
En S-kurva tar inte hänsyn till oförutsedda omständigheter eller externa faktorer, såsom en pandemi eller en konkurrent som lanserar en liknande produkt. Det är en graf över händelser när allt förblir oförändrat.
Den återspeglar inte heller marknadens dynamiska utveckling. S-kurvan kan vara begränsad till att fatta beslut för att konkurrera på en marknad i ständig utveckling.
Dessa begränsningar liknar alla verktyg eller ramverk som är utformade för ett specifikt ändamål. Beroende på vad du använder den till kan S-kurvor vara extremt praktiska. Så här fungerar det.
Hur man skapar en S-kurva
För att skapa en S-kurva behöver du bara data. När du har data kan du skapa en S-kurva i valfri kalkylblad- eller mindmapping-programvara.
1. Samla in dina data
För grundläggande S-kurvor inom projektledning behöver du data om tidsåtgång, kostnader, resursbehov, intäktsmöjligheter etc. Samla all information på en standardskala.
Om du väljer en tid vs. x S-kurva kanske du också vill inkludera milstolpar. Om det till exempel är ett projekt för utveckling av en mjukvaruprodukt skulle milstolparna vara prototyp, användartestning, MVP-lansering, betalansering etc. Att kartlägga dem hjälper dig att korrelera de naturliga brytpunkterna med dina projektmilstolpar. Om du redan använder en visuell projektledningsprogramvara som ClickUp har du troligen samlat in dessa data över tid.
2. Välj den data du behöver
När du hanterar dina projekt på ClickUp har du sannolikt tillgång till en mängd olika typer av information:
- Uppgifter
- Milstolpar
- Tidslinjer
- Prioriteringar
- Förfallodatum och faktiska leveransdatum
- Tidsberäkningar och faktisk spårad tid
- Arbetsbelastning för varje teammedlem
Välj den data du behöver beroende på vilken analys du vill göra. Det kan vara kumulativ data i realtid. ClickUp Whiteboard är ett utmärkt sätt att visualisera arbetsflöden, kombinera alla dessa element och se dem på ett och samma ställe.
3. Rita din S-kurva
När du har valt de två datapunkter som du vill rita en S-kurva med är du redo att plotta dem! Om du till exempel vill skapa ett burn up-diagram kan du göra det automatiskt i ClickUps instrumentpanel.
Det kumulativa flödesdiagrammet kan också hjälpa dig att övervaka projektets faktiska framsteg jämfört med förväntade framsteg på en S-kurva. Allteftersom projektet fortskrider kan du skapa widgets för alla datapunkter du behöver. Du kan till och med anpassa datakällan för detaljerad rapportering för att mäta framstegen.
4. Vidta åtgärder med din S-kurva
När din graf är klar kan du använda ClickUps whiteboard som arbetsyta för att tolka informationen. Lägg till former, diagram, tabeller och andra visuella element till din S-kurva för att presentera ett komplett sammanhang.
Öppna ClickUp Mind Maps för att förstå kopplingarna mellan objekt, uppgifter och projekt. Du kan också använda våra mallar för dataflödesdiagram för att visualisera hur dina beslut om en parameter kan påverka andra.
Optimera arbetsflöden och fatta bättre beslut baserat på de datadrivna grafer och diagram som finns till hands.
Klättra uppför S-kurvan med ClickUp
En projektledares framgång definieras av att leverera "i tid och inom budget". Den största utmaningen för projektledare när det gäller att uppnå detta är bristen på översikt. Ofta är de så fokuserade på detaljerna att de missar helheten, även om det är oavsiktligt.
ClickUps projektledningsverktyg är utformat för att förhindra detta. Med ClickUp kan du gå in på detaljerade uppgifter om alla aspekter av ett projekt, såsom uppgifter, deluppgifter, checklistor och så vidare.
Du kan också enkelt zooma ut och se helheten på din instrumentpanel varje dag, uppdaterad i realtid.
S-kurvan är bara en av dussintals diagram och grafer som du kan komma åt på ClickUp. Kanban-tavlor, tidslinjer, tabellvyer, mål, tidsspårning och dussintals externa integrationer ger dig allt du behöver för att gå framåt enligt plan.