Instant Messaging gebruiken op het werk

Het is maandagochtend. Je hebt je laptop opengeklapt, een kop koffie naast je en je maakt je klaar om de uitdagingen van de dag aan te gaan.

En het zal je niet verbazen, maar je inbox ziet eruit als een popcornmachine die overloopt van de ongelezen berichten. Je begint te scannen naar iets belangrijks dat in het weekend is binnengekomen, wetende dat je nog ongeveer 20 minuten hebt voor je eerste vergadering van die dag.

Tussen alle threads en bijlagen van e-mails valt je oog op een notificatie met een kernachtig bericht: vergadering met client uitgesteld tot morgen. Check je e-mail voor de nieuwe uitnodiging

Je haalt diep adem en stopt met haasten. 🧘🏼

Dit is de kracht van instant messaging: het snijdt door de ruis heen en levert de belangrijke updates die er echt toe doen, wanneer ze er toe doen. Terwijl de inbox zich opstapelt met e-mails van verschillend belang, houdt instant messaging u op de hoogte zonder gedoe.

De uitdagingen op het gebied van veiligheid en de beste werkwijzen zullen je helpen om optimaal gebruik te maken van instant messaging op het werk. Gelukkig geven we je hier een overzicht van de voordelen.

Inzicht in de relevantie van instant messaging op het werk

Uit recente gegevens blijkt dat we elke dag meer dan 250 minuten op onze telefoon doorbrengen. Dat is ruwweg 70 dagen aan gemiddelde schermtijd per jaar.

Of we nu op onze telefoon kijken om te zien wat onze vrienden aan het doen zijn, Instagram aan het checken zijn of de bestelling bij Amazon aan het bijhouden zijn om te zien of hij verzonden is, onze telefoons zijn altijd binnen handbereik. En de meesten van ons hebben Microsoft Teams of Slack op hun telefoon geïnstalleerd, zodat ze toegang hebben tot belangrijke werkberichten.

Op het werk kan onmiddellijke toegang tot berichten een redder in nood zijn. E-mails blijven vaak dagen in de inbox hangen, maar tekstberichten? We lezen ze vrijwel meteen. Deze directheid maakt instant messaging een onmisbaar hulpmiddel om dingen Nog te doen.

Maar het gaat niet alleen om dingen Klaar krijgen. Instant messaging werkt door:

• Verbeteren van productiviteit: Een direct bericht betekent een onmiddellijk antwoord dat leidt tot snelle besluitvorming en probleemoplossing. Bovendien maakt het spontane brainstormsessies en snelle delen van ideeën mogelijk, wat de productiviteit verhoogt
• Samenwerking bevorderen: Met instant messaging kunnen de leden van een team gemakkelijk communiceren, waar ze ook zijn. Niet alleen berichten, maar ook het delen van bestanden, documenten en koppelingen versnelt de workflow in vergelijking met lange e-mails
• **Instant messaging bevordert een samenwerkingsomgeving waarin teamleden gemakkelijk ideeën kunnen uitwisselen, vragen kunnen stellen en ondersteuning kunnen bieden. Het kan helpen om een positievere en meer ondersteunende bedrijfscultuur te creëren door een gevoel van gemeenschap en erbij horen aan te moedigen

De rol van instant messaging in cultuur van werken op afstand

• Instant messaging moedigt collectief brainstormen aan, net als uw interne vergaderingen, maar met een archief van de berichtgeschiedenis als referentie. Het zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit
• Het is ook gemakkelijk toegankelijk vanaf verschillende apparaten, waardoor ononderbroken interacties mogelijk zijn op het werk, tijdens het woon-werkverkeer of tijdens het doen van boodschappen
• Het biedt uitstekende zichtbaarheid in activiteiten en project statussen om iedereen op de hoogte en betrokken te houden, zelfs als team leden verspreid zijn over verschillende tijdzones

Instant messaging is essentieel in de cultuur van werken op afstand omdat het helpt bij effectieve teamcommunicatie, de teambanden versterkt, de samenwerking bevordert en flexibele werkschema's mogelijk maakt. Op het gebied van projectmanagement helpt instant messaging bij het vereenvoudigen van workflows, het stimuleren van verantwoording, het sneller oplossen van problemen en het verbeteren van de algemene transparantie.

Ook lezen: ClickUp vs. Slack: Welke tool voor teamcommunicatie is het beste?

Best Practices voor efficiënt gebruik van Instant Messaging op het werk

Het is duidelijk dat instant messaging helpt bij productiviteit en samenwerking en dat de rol ervan in de cultuur van werken op afstand bijna onvervangbaar is. Laten we een stap verder gaan en begrijpen hoe instant messaging tot betere resultaten kan leiden als het met de juiste intentie en zorg wordt gebruikt.

Hier zijn een paar basisregels en geaccepteerde etiquette die je moet volgen bij het werken met instant messaging op het werk:

1. Wees professioneel

Op het eerste gezicht lijkt instant messaging werk een informeel hulpmiddel, gezien het ontwerp en het mechanisme. Maar het is nog steeds een app voor zakelijke berichten in hart en nieren. Vermijd dus informele taal en houd het professioneel. Gebruik emoji's spaarzaam, vooral wanneer je communiceert met het management of mensen die je niet goed kent.

2. Kom ter zake

Het doel van instant messaging is om snelle, belangrijke gesprekken te voeren die om actie vragen. Als je langdradige uitleg geeft, verraad je het doel. Houd je berichten kort, bondig en to-the-point.

3. Respecteer privacy

Vermijd het bespreken van gevoelige of vertrouwelijke informatie, zoals persoonlijke gegevens, financiële informatie of bedrijfseigen gegevens, via instant messaging. Als je gevoelige informatie moet delen, overweeg dan het gebruik van veilige communicatiekanalen zoals versleutelde e-mail of persoonlijke vergaderingen.

4. Tijdige antwoorden

Snel reageren is essentieel voor effectieve communicatie en samenwerking op de werkplek. Als je een bericht ontvangt, doe dan je best om binnen een redelijke termijn te antwoorden. Dit toont respect voor je collega's en helpt een productieve werkstroom in stand te houden.

5. Grenzen stellen

Instant messaging betekent niet onmiddellijke toegang, vooral buiten de traditionele werkuren. Zelfs binnen traditionele werktijden kan je ontvanger in een vergadering zitten of diep aan het werk zijn.

Stel duidelijke richtlijnen op voor je team over het gebruik van instant messaging. Het belangrijkste is om regels voor jezelf op te stellen. Plan specifieke tijden om berichten te controleren en houd je daaraan. Stel grenzen en moedig je team aan om statussen in te stellen als ze met andere taken bezig zijn. Idealiter stoor je je teamgenoten niet buiten werktijd, tenzij het gaat om een noodgeval en niet-routinematige updates. Respecteer ieders tijd en moedig deze cultuur aan binnen je team.

6. Blijf georganiseerd

Groepeer en label je berichten netjes in instant messaging tools. Maak verschillende groepen of kanalen voor specifieke onderwerpen om afleiding en wanorde te voorkomen. Dit maakt het makkelijk om informatie snel te vinden als je het nodig hebt. Classificeer je individuele chats en gebruik kleuren of andere markeringen om ze te markeren.

7. Status updates

Gebruik statusupdates effectief om aan te geven wanneer je bezig of beschikbaar bent. Zo kun je geconcentreerd blijven zonder onbedoelde onderbrekingen.

8. Minimaliseer afleiding

Beperk afleiding om geconcentreerder en productiever te werken. Dit houdt ook in dat je het gebruik van instant messaging tijdens vergaderingen moet minimaliseren, of wanneer je werkt aan taken die opperste concentratie vereisen. Overweeg om specifieke tijden in te stellen voor het controleren en beantwoorden van berichten, zoals tijdens pauzes of aan het einde van de dag.

9. Een tool voor werkbeheer gebruiken

Hulpmiddelen voor werkbeheer zoals ClickUp centraliseren werkplekcommunicatie en het vereenvoudigen van berichtgevingsprocessen, zodat teams efficiënter kunnen werken en met elkaar in verbinding kunnen blijven, wat uiteindelijk leidt tot betere projectresultaten.

Hier zijn enkele functies van ClickUp die u kunnen helpen met instant messaging op het werk:

ClickUp Weergave chatten: Weergave ClickUp chatten biedt een gebruiksvriendelijke interface voor het verzenden en ontvangen van berichten in realtime. De weergave van chatten is naadloos geïntegreerd in de ClickUp-werkruimte waarmee u rechtstreeks kunt communiceren zonder het platform te verlaten.

Werk samen, verzend bestanden en maak speciale chatkanalen in ClickUp Chatweergave

U kunt deelnemen aan één-op-één gesprekken of groepschats, waarbij alle discussies georganiseerd en toegankelijk blijven binnen de projectmanagementomgeving.

Enkele van de andere functies die de Chatweergave biedt, zijn:

• Deel bestanden: U kunt bestanden, documenten en afbeeldingen direct in de chat delen, waardoor het eenvoudig is om samen te werken aan projecten en informatie te delen
• Taken toewijzen: GebruikClickUp @mentions om iedereen bij het gesprek te betrekken en opmerkingen toe te wijzen om ervoor te zorgen dat het werk zonder afleiding verloopt
• Integratie van takenbeheer: Verbind gesprekken in ClickUp naadloos met taken in ClickUp, zodat u projectdetails kunt bespreken, taken kunt toewijzen en de voortgang direct in de chat kunt bijhouden
• Realtime updates: Blijf op de hoogte van projectontwikkelingen en ontvang notificaties voor taaktoewijzingen, opmerkingen en vermeldingen

Ook lezen: 10 beste apps en tools voor teamcommunicatie in 2024 ClickUp Brein: ClickUp Brein is een slimme assistent die u helpt effectieve berichten op te stellen. Het biedt suggesties en sjablonen voor het schrijven van duidelijke en impactvolle berichten en zorgt ervoor dat ze goed gestructureerd en relevant zijn. Deze functie verbetert de kwaliteit van interacties en voorkomt misverstanden.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-569.png ClickUp Brein /%img/

Vraag AI om abonnementen te maken en berichten voor u te schrijven met ClickUp Brain

Zo kan ClickUp Brain u helpen:

• Snelle toegang: Gebruik de zoekfunctie om snel de informatie te vinden die u nodig hebt, zodat u tijd bespaart en geen lange heen-en-weer gesprekken hoeft te voeren
• Uw berichten oppoetsen: Laat belangrijke berichten door ClickUp Brain lopen om ze te controleren op spelling, grammatica en toon

ClickUp Automatiseringen: ClickUp's automatisering mogelijkheden zijn onder andere de messaging app, waarmee gebruikers automatische reacties kunnen instellen en berichten kunnen plannen.

Bouw workflows om sneller te werken met ClickUp Automations

Dit kan vooral handig zijn voor het verzenden van herinneringen, updates of notificaties zonder handmatige tussenkomst. Automatisering zorgt voor consistente communicatie op de werkplek en zorgt ervoor dat belangrijke berichten of updates op het juiste moment naar de juiste persoon worden gestuurd.

ClickUp's sjabloon voor onmiddellijke berichten: ClickUp's sjabloon voor onmiddellijke berichten pakt uw eerste angst aan - hoe te beginnen? Het is klaar voor gebruik en kan u binnen enkele seconden pushen om aan de slag te gaan.

Om gesprekken effectief te beheren, maak je voor elk onderwerp een apart project aan en nodig je relevante leden van het team uit om deel te nemen aan deze projecten. Gebruik de zoekbalk in het sjabloon om snel belangrijke berichten terug te vinden en verouderde berichten te archiveren om je werkruimte te organiseren. Je kunt ook notificaties instellen om op de hoogte te blijven van de voortgang van gesprekken en tijdig te reageren.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-571.png Voorkom ongeorganiseerde chats en vereenvoudig samenwerking met de ClickUp Instant Message Template https://app.clickup.com/signup?template=t-32j4707&department=other Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Met dit sjabloon kan uw team:

• Gesprekken organiseren: Alle threads van berichten op één goed gestructureerde locatie bewaren
• Effectief prioriteiten stellen: Zich richten op de belangrijkste gesprekken voor maximale productiviteit
• Zorg ervoor dat er geen berichten worden gemist:Voorkom dat berichten over het hoofd worden gezien of worden vergeten
• Stroomlijn de samenwerking: Zeg gedag tegen ongeorganiseerde chats en geniet van efficiënt teamwerk

Ook lezen: 15 Gratis sjablonen voor projectcommunicatieplannen: Excel, Word & ClickUp

Veiligheidsaspecten van Instant Messaging om bewust van te zijn

Cyberbedreigingen kunnen ernstige schade toebrengen aan zakelijke communicatie, vooral als het gaat om vertrouwelijke organisatiegegevens. Hier zijn enkele dingen om in gedachten te houden om te begrijpen hoe ClickUp's veiligheid functies te vergelijken met die van andere grote platforms.

1. Ongeautoriseerde toegang

Houd uw interne kanalen en groepen in stand om te voorkomen dat hackers ongeautoriseerde toegang krijgen tot uw bedrijfskritische communicatie. Zorg voor robuuste maatregelen voor verificatie en dat iedereen deze maatregelen volgt.

ClickUp stelt beheerders in staat om rollen en toestemmingen van gebruikers duidelijk te definiëren, waardoor uiteindelijk de toegang tot gevoelige informatie wordt beperkt op basis van rollen van gebruikers.

2. Gevoelige gegevens

Instant messaging is ongelooflijk handig omdat je er gemakkelijk eender welk deel van de informatie mee kan delen. Het brengt echter ook risico's met zich mee. Een van de belangrijkste is datalekken. Gevoelige informatie die wordt gedeeld via instant messaging kan een belangrijk target zijn voor hackers.

ClickUp ondersteunt Single Sign-On (SSO), waarmee gebruikers zich kunnen verifiëren met hun identiteitsgegevens van de onderneming. Dit betekent simpelweg dat u het risico van het beheren van meerdere wachtwoorden elimineert.

3. Zwakke wachtwoorden

We kennen allemaal de verleiding om vaak gebruikte, gemakkelijk te onthouden wachtwoorden te gebruiken. Hiermee kunnen we snel en moeiteloos inloggen op onze accounts. Maar luiheid kan uw organisatie een fortuin kosten. Als je een zwak of oud wachtwoord hebt, is de kans groter dat je account wordt gehackt dan iemand met een moeilijk wachtwoord. Het is ook een goede gewoonte om je wachtwoorden regelmatig bij te werken.

ClickUp houdt zich aan industriestandaarden en regelgeving, waaronder de General Data Protection Regulation (GDPR), System and Organization Controls 2 (SOC 2) en de California Consumer Privacy Act (CCPA), waardoor het platform voldoet aan hoge normen op het gebied van veiligheid en privacy.

Vergelijking van functies voor veiligheid met andere platforms

Favoriet in de sector software voor zakelijke communicatie en apps zoals Google chatten en Skype for Business hebben robuuste functies voor veiligheid. Laten we eens kijken hoe de functies voor veiligheid van ClickUp zich verhouden tot andere populaire apps voor instant messaging.

Google chatten

• Google Chat voldoet aan populaire beveiligingsstandaarden zoals de General Data Protection Regulation (GDPR), de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en de Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)
• De berichten van Google Chatten zijn gedurende hun hele levenscyclus versleuteld. Het wordt zowel tijdens het verzenden als tijdens het opslaan versleuteld
• Google Chat heeft een sessie die kan variëren op basis van factoren zoals gebruikersactiviteit en instellingen voor accounts. Instanties en superbeheerders kunnen bijvoorbeeld een kortere sessieduur hebben

Skype voor Bedrijven

• Microsoft gebruikt OAuth, een protocol voor verificatie tussen servers, voor een veilige uitwisseling van expresberichten op Skype for Business en andere eigen servers zoals Microsoft Exchange
• Skype's Role-based Access Control (RABA) zorgt ervoor dat gebruikers alleen de vereiste toestemming krijgen op basis van hun rol. Het delegeert administratieve taken en voorkomt fouten met volledige toestemming
• Skype voor bedrijven gebruikt 128-bits Advanced Encryption Standard (AES), Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP) en Transport Layer Security (TLS). In principe kun je zeggen dat ze hier veilig zijn

Slack

• Slack biedt end-to-end encryptie voor directe berichten en bestanden die worden gedeeld in directe berichten. Dit betekent dat alleen jij en de ontvanger de content kunnen lezen of openen
• Je kunt tweefactorauthenticatie (2FA) inschakelen in Slack om een extra laag van veiligheid toe te voegen door naast je wachtwoord een code van je telefoon of een ander apparaat te vragen
• Slack houdt zich aan industriestandaard compliance-certificeringen zoals SOC 2 Type II, ISO 27001 en GDPR, waarmee het zijn toewijzing aan gegevensbescherming laat zien

Ook lezen: Wat is real-time samenwerking en hoe kan je team er voordeel uit halen?

Omgaan met de uitdagingen en nadelen van Instant Messaging

Hoewel de voordelen van Instant Messaging legio zijn, heeft het ook een aantal nadelen:

1. Afleiding en lage productiviteit

De constante stroom notificaties van een instant messaging app kan de werkstroom onderbreken en de productiviteit verlagen, waardoor je dag alleen nog maar bestaat uit 'ping!'-momenten die het moeilijk maken om je ergens op te concentreren.

Deze constante behoefte om berichten te controleren kan leiden tot wat bekend staat als 'contextschakelen', waarbij je hersenen moeten schakelen, waardoor je energie en tijd verliest.

Oplossingen:

• Bepaal specifieke tijden gedurende de dag om berichten te controleren en te beantwoorden
• Activeer de functie Niet storen op je apparaat om afleiding tijdens cruciale Taken te voorkomen
• Bepaal duidelijk je prioriteiten en wijs tijd dienovereenkomstig toe

2. Miscommunicatie en gebrek aan duidelijkheid

In tegenstelling tot telefoongesprekken of video-oproepen kunnen chatberichten gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd door een gebrek aan toon en context, wat kan resulteren in potentiële conflicten of misverstanden tussen werknemers. Dit kan resulteren in potentiële conflicten of misverstanden tussen werknemers. Dit kan tot gevolg hebben dat ontvangers de bedoeling of ernst van een bericht verkeerd interpreteren, wat verwarring of belediging kan veroorzaken.

Oplossingen:

• Aarzel niet om verduidelijking te vragen als u niet zeker bent over de betekenis van een bericht
• Vermijd jargon en dubbelzinnige termen. Wees specifiek en direct in je berichtgeving
• Gebruik emoji's en GIF's spaarzaam om toon en emotie over te brengen, maar houd rekening met culturele verschillen

3. Overvloed aan informatie

Een instant messaging app kan je overspoelen met informatie, waardoor het moeilijk wordt om prioriteiten te stellen en geconcentreerd te blijven. Deze overdaad aan informatie kan leiden tot verwarring, gemiste berichten en belangrijke details die verloren gaan in het geklets.

Oplossingen:

• Gebruik de zoekfunctie om snel specifieke berichten of informatie te vinden
• Gebruik kanalen of mappen om gesprekken te categoriseren en georganiseerd te houden
• Demp notificaties van minder belangrijke kanalen of personen om informatieoverbelasting te verminderen

4. Afhankelijkheid van technologie

Extreme afhankelijkheid van een instant messaging app kan voor kritieke problemen zorgen als deze technische problemen ondervindt en weigert mee te werken.

Als werknemers sterk afhankelijk zijn van instant messaging, kan een storing het werk stilleggen. Belangrijke berichten komen misschien niet door, kritieke updates worden niet gecontroleerd en de besluitvorming kan worden vertraagd, wat tot frustratie kan leiden.

Oplossingen:

• Vertrouw niet alleen op instant messaging. Overweeg het gebruik van e-mail, telefoongesprekken of vergaderingen voor belangrijke discussies
• Ontwikkel noodplannen voor technische storingen of uitval, zoals het gebruik van alternatieve communicatiemethoden
• Houd uw app en apparaatsoftware up-to-date om technische problemen tot een minimum te beperken

5. Gebrek aan persoonlijke interactie

Instant messaging kan face-to-face interacties verminderen, wat een negatieve invloed heeft op je doelen om een team op te bouwen.

Zonder persoonlijke communicatie is het een uitdaging om gezonde relaties op te bouwen, non-verbale hints te begrijpen en een gemeenschapsgevoel onder teamleden te creëren. Dit gebrek aan persoonlijke verbindingen kan leiden tot gevoelens van isolatie en de algemene teamgeest verzwakken.

Oplossingen:

• Bevorder informele interacties buiten het werk, zoals teambuildingactiviteiten of virtuele koffiepauzes
• Organiseer regelmatig vergaderingen voor het team, zowel persoonlijk als virtueel, om persoonlijke verbindingen aan te moedigen en relaties op te bouwen
• Gebruik waar mogelijk video-conferenties om elkaar te zien en te horen, wat de communicatie kan verbeteren en een goede verstandhouding kan opbouwen

6. Ongepast gebruik

Het kan gebeuren dat we een instant messaging app gebruiken voor niet-werkgerelateerde gesprekken. Als we verwikkeld raken in informele chats, kan dat ons afleiden van onze taken.

Dit misbruik van berichtenplatforms kan resulteren in minder aandacht voor het werk en meer tijd voor discussies die niets met het onderwerp te maken hebben.

Oplossingen:

• Informeer werknemers over de mogelijke gevolgen van ongepast gebruik en moedig verantwoordelijk gedrag aan
• Stel duidelijke richtlijnen op voor het juiste gebruik van instant messaging op de werkplek

7. Moeilijk bijhouden en verantwoording afleggen

Het kan een uitdaging zijn om gesprekken bij te houden en verantwoording af te leggen met instant messaging, vooral in omstandigheden waarin op afstand wordt gewerkt.

Belangrijke discussies en beslissingen kunnen verstopt raken in de berichten, waardoor het moeilijk wordt om interacties uit het verleden te bekijken of werknemers verantwoordelijk te houden voor hun bijdragen en toewijzingen.

Oplossingen:

• Communiceer duidelijk verwachtingen met betrekking tot responstijden, verantwoordelijkheid en documentatie
• Bekijk uw chatgeschiedenis om gesprekken, lijsten met taken en beslissingen bij te houden

ClickUp's benadering van instant messaging

• Instellingen voor werkruimte en beleid kunnen geconfigureerd worden om aan te sluiten bij bedrijfsrichtlijnen en het gebruik te controleren
• Gedetailleerde auditlogboeken, berichtgeschiedenis en functies voor het toewijzen van taken helpen bijhouden en verantwoording afleggen
• Checklists voor ClickUp bieden tools zoals tags, threads en kanalen om informatie effectief te beheren en te prioriteren
• Aanpasbare instellingen voor notificaties en Do Not Disturb-modi helpen u om afleidingen te beheren
• Geïntegreerde functies in de instant messaging app, zoals threaded gesprekken en bewerking van berichten, verbeteren de duidelijkheid en context. ClickUp AI bewerken functies helpen bij het opstellen van een bericht, of u kunt ook de bestaande tekst bewerken
• Garandeert hoge beschikbaarheid en betrouwbaarheid door regulier onderhoud en robuuste infrastructuur
• Integreert met tools voor videoconferenties en stimuleerthybride communicatie strategieën

Gebruik Instant Messaging op het werk voor efficiënte communicatie

De evolutie van instant messaging tools, met name met platforms zoals ClickUp en andere populaire instant messaging apps, heeft een lange weg afgelegd vanaf het nederige begin.

Platformen voor instant messaging waren aanvankelijk eenvoudige hulpmiddelen voor snelle uitwisselingen, maar ze zijn geëvolueerd tot geavanceerde platforms waarin geweldige functies voor projectmanagement zijn geïntegreerd.

Maak dus gebruik van de functies van ClickUp, zoals de weergave van chatten, de AI-assistent, automatisering en sjablonen voor berichten, om efficiënt gebruik te maken van instant messaging op het werk. Aanmelden bij ClickUp vandaag nog!