조달 프로세스를 관리하려면 까다로운 공급망을 다루고, 공급업체와 거래하고, 규칙을 따르고, 글로벌 소싱을 처리해야 하는데, 이는 결코 쉬운 작업이 아닙니다!
공급망 성과를 최적화하려면 효과적인 커뮤니케이션과 투명성이 매우 중요합니다.
공급업체와 최상의 조건을 확보하고 수익을 극대화하려면 신중한 전략이 필요합니다. 물론 올바른 조달 도구를 갖추는 것은 이러한 전략을 주도하는 데 매우 중요합니다.
비즈니스 목표를 달성하기 위한 유용한 팁과 ClickUp 조달 플랫폼에 대한 소개를 준비하세요. 이 솔루션은 전례 없는 속도로 전체 프로세스를 가속화할 수 있도록 도와드립니다.
조달이란 무엇인가요?
조달이란 외부에서 상품, 서비스 또는 일을 구매하는 것을 말합니다. 조달은 소싱, 구매, 협상, 물류 등 여러 단계로 이루어지는 프로세스입니다. 목표는 조직의 운영이나 프로젝트를 지원하는 데 필요한 리소스를 확보하는 것입니다.
조달은 비즈니스의 전략적 목표를 달성하기 위해 비용을 처리하고, 품질을 보장하고, 공급업체 관계를 구축하는 데 매우 중요합니다. 기본 조달은 이러한 초기 단계를 다루지만 고급 수준에서는 조달 데이터 분석, 정산 처리, 향후 조달 플랜 수립 등 보다 심층적인 내용을 다룹니다.
조달 전략에는 비즈니스 요구 사항 연구, 영수증 추적, 결제 조건 업데이트 등이 포함될 수 있습니다. 하지만 조달 프로세스의 핵심은 모든 조달 부서가 경쟁력 있는 가격의 물품을 적시에 공급하고 가치를 극대화한다는 동일한 목표를 공유하고 있습니다.
조달의 핵심 단계에는 수요 파악, 계약 협상 및 관리, 견적 처리, 예산 승인 받기, 송장 발행, 기록 유지 등이 포함됩니다. 이에 대해서는 이후 섹션에서 자세히 설명하겠습니다.
조달 프로세스의 유형
조달 프로세스를 더 잘 이해하기 위해 조달 프로세스를 여러 유형으로 분류해 보겠습니다:
1. 직접 조달 프로세스
직접 조달은 최종 제품을 위한 상품, 서비스 또는 원자재를 직접 구매하는 것을 말합니다. 여기에는 회사의 핵심 제품이나 서비스를 생산하거나 제조하는 데 필수적인 자재를 조달하는 것이 포함됩니다.
직접 서비스 조달은 품질 투입물을 효율적으로 확보하고, 공급업체와 협상하고, 계약을 관리하고, 적시 납품을 보장하여 생산 사이클을 지원하는 것을 목표로 합니다.
제조 기업의 경우 최종 제품을 만드는 데 필요한 원자재와 서비스를 확보하는 것입니다. 마찬가지로 소매업체의 경우 최종 고객에게 판매하기 위해 도매업체로부터 제품을 구매하는 것이 포함됩니다.
이러한 유형의 조달은 자재의 품질과 적시 가용성이 최종 제품에 큰 영향을 미치는 제조업과 같은 산업에 매우 중요합니다.
2. 간접 조달 프로세스
간접 조달은 최종 제품 생산과 직접 관련이 없는 상품과 서비스를 구매하는 것입니다. 여기에는 비즈니스의 전반적인 운영과 기능을 지원하지만 최종 제품의 일부가 되지 않는 상품과 서비스의 구매가 포함됩니다.
사무용품, IT 지원, 마케팅 서비스, 컨설팅 서비스, 시설 유지보수 및 기타 조직을 계속 운영하기 위한 모든 것들이 간접 조달에 해당합니다.
간접 조달을 통해 내부 운영 및 비즈니스 활동을 지원하는 데 필요한 리소스를 확보할 수 있습니다.
3. 전략적 조달 프로세스
전략적 조달은 전반적인 조달 전략과 연계된 조달 전략의 개발 및 실행을 포함하는 프로세스입니다 목표 및 오브젝트 조직의 목표와 목적. 이는 상품과 서비스를 구매하는 트랜잭션 측면을 넘어 조직의 장기적인 가치를 창출하는 데 중점을 둡니다.
여기에는 적시에 올바른 품질의 상품을 조달하기 위해 회사 내 여러 부서의 협업이 포함됩니다.
전략적 구매에서는 공급업체 관계 관리, 위험 평가, 시장 분석, 주요 이해관계자와의 협업에 대해 논의합니다. 목표는? 현명한 의사결정을 내리고 공급업체와 견고하고 지속 가능한 파트너십을 구축하여 비용을 절감하고 효율성을 높이며 조직의 성공을 지원하는 것입니다.
4. 운영 조달 프로세스
운영 조달은 조직의 일상적인 기능 수행에 필요한 상품과 서비스를 확보하는 일상적인 프로세스입니다. 여기에는 제품이나 서비스의 요청, 주문, 수령과 같은 일상적인 작업을 실행하는 것이 포함됩니다.
운영 조달은 즉각적인 요구 사항을 회의하고 트랜잭션을 관리하고 정시 배송을 보장하며 적절한 재고 수준을 유지하는 등 원활한 운영을 유지하는 것입니다.
여기에는 구매 주문 처리, 트랜잭션 공급업체 관리, 일상적인 조달 관리자 처리와 같은 작업이 포함됩니다.
5. 전술적 조달 프로세스
이 조달 프로세스에서 팀은 광범위한 조달 프로세스 내에서 구체적인 조치와 전략을 실행합니다. 비용 절감, 효율성 개선, 프로세스 최적화와 관련된 단기 및 중기 목표를 달성하는 데 중점을 둡니다.
전술 조달에서는 공급업체를 선택하고, 계약을 협상하고, 비용 절감 방안을 구현합니다.
이는 다른 조달 유형에 비해 반응적이고 트랜잭션에 중점을 둔 접근 방식입니다. 또한 비즈니스의 긴급한 요구 사항을 회의하는 데 이상적입니다.
조달 프로세스의 ## 단계
모든 비즈니스에는 조달과 관련된 고유한 업무 방식이 있습니다. 간단하게 설명하기 위해 프로세스를 보편적으로 적용되는 9가지 단계로 분류해 보겠습니다:
1단계: 요구 사항 파악하기
필요한 것을 파악하는 것은 하나의 프로세스입니다. 먼저 최종 사용자, 부서장, 의사 결정권자 등 관련 이해관계자와 대화하여 그들의 요구사항과 기대치를 파악합니다.
그런 다음 현재 재고 수준을 분석하고, 성능 격차를 평가하거나, 향후 조직 목표를 고려하여 철저한 요구 사항 평가를 수행합니다.
수량, 품질 표준, 기술 사양, 배송 타임라인 및 기타 관련 기준과 같은 세부 사항을 추가하여 필요한 상품 또는 서비스의 사양과 요구 사항을 명확하게 정의하세요.
다음으로, 예산 제약을 평가하고 이해하여 현실적인 기대치를 설정하세요. 마지막으로 위험 평가를 실시하여 조달과 관련된 잠재적인 문제나 위험을 파악합니다.
이러한 모든 세부 사항을 공식 문서로 문서화하여 잠재적 공급업체와 소통할 때 제안요청서(RFP) 또는 견적서(RFQ) 작성의 근거로 활용하세요.
2단계: 구매 요청서(PR) 작성 및 제출하기
요구 사항을 파악했다면 이제 구매 요청을 제출할 차례입니다.
구매 요청(PR) 또는 구매 요청서는 조직 내에서 조달 프로세스를 시작하기 위해 사용하는 공식 문서 또는 양식입니다.
PR에는 필요한 항목이나 서비스에 대한 명확한 설명, 수량 사양, 예산 정보, 배송 요구 사항, 공급업체 선호도, 승인 서명 등 중요한 세부 정보가 포함됩니다.
구매 요청이 승인되면 선택한 공급업체에 구매 주문을 발행하기 위한 근거로 사용합니다. 이 문서는 부서 간의 원활한 커뮤니케이션을 보장하고 조직의 필요와 예산에 맞게 구매를 조정합니다.
3단계: 공급업체 선택하기
구매 요청을 받았으니 이제 최대한의 가치를 지닌 비용 효율적인 서비스를 제공하는 공급업체를 찾을 차례입니다.
공급업체 후보를 선정한 후 견적 요청 에서 각각 견적을 요청하세요. 자세한 내용은 정보 요청 를 사용하면 다양한 가격과 서비스를 더 쉽게 비교하고 분석할 수 있습니다.
공급업체를 선택할 때는 가격, 서비스, 품질, 평판, 속도 및 신뢰성 요소를 고려하세요. 가장 이상적인 업체는 이 모든 Box를 충족하는 업체입니다. 사회적 책임을 중요하게 생각하는 조직이라면 공급업체의 환경 커밋과 윤리를 고려하세요.
이러한 요소를 분석하면 가장 적합한 공급업체를 찾고 조달 요구사항에 맞는 공급망 관리를 구축할 수 있습니다.
4단계: 최상의 거래를 위한 협상하기
이제 최종 후보 목록에서 가장 좋은 거래를 이끌어내는 것이 중요합니다. 여러 공급업체와 채팅하여 각 공급업체가 제공하는 제품을 확인하고 예산 범위 내에서 최고의 제품을 얻기 위해 협상하세요.
이 단계는 경쟁 입찰 프로세스를 통해 최종 공급업체를 선택하는 단계입니다.
최소 3개 이상의 공급업체를 최종 후보로 선정하고 이들과 협상을 통해 최상의 가격을 제시하는 것이 좋습니다. 각 공급업체와 개별적으로 협상을 마친 후에는 각 공급업체의 제안을 비교할 차례입니다.
각 벤더가 제시한 최상의 조건을 평가하고, 잠시 시간을 내어 심사숙고하고, 꼼꼼히 비교한 후 선택한 벤더로부터 서면 계약서를 받습니다.
이 단계에서는 커밋을 확고히 하고 잠재적인 오해를 방지할 수 있습니다.
5단계: 구매 주문(PO) 시작하기
최적의 거래를 성사시켰다면 주문하기 .
구매 주문서를 작성하여 공급업체에 보내기만 하면 됩니다. 구매 시 정확한 세부 정보를 제공하여 혼란을 방지하세요.
합의된 가격과 사양을 견적하고 모든 것을 다시 확인한 후 모든 것을 서면으로 작성하세요. 이렇게 신중하게 접근하면 트랜잭션이 더 원활하게 진행되고 오해의 소지가 줄어듭니다.
6단계: 상품 수령 및 검사하기
상품을 받는 순간이 바로 진실의 순간입니다. 공급업체가 약속한 대로 상품을 배송했는지 확인해야 할 때입니다.
물품을 검사하여 품질을 평가하고 오류나 결함을 발견하세요. 주문 내용을 검토하고 품질이 회사 표준에 부합하는지 확인할 수 있는 기회입니다.
적절한 공급업체를 선택하기 위한 여러분의 노력은 납품된 물품의 품질로 결실을 맺어야 합니다.
7단계: 3자 매칭 수행하기
상품을 확인한 후에는 공급업체에 최종 결제를 하기 전에 인보이스를 검증할 차례입니다.
3자 매칭 기법을 사용하여 구매 주문서, 주문 영수증, 인보이스를 서로 비교하여 미지급금을 확인합니다. 이를 통해 불일치하거나 부정확한 인보이스가 있는지 확인할 수 있습니다.
조달 주기에서 이 단계의 핵심은 결제가 잘못되었거나 잘못 추가되었는지 다시 한 번 확인해야 한다는 데 있습니다. 이는 귀하의 주요 책임 중 하나입니다.
8단계: 인보이스 결제하기
이제 공급업체에게 제때 대금을 지급하고 미래를 위한 따뜻한 관계를 맺음으로써 보답해야 할 때입니다.
좋은 품질과 저렴한 가격이 공급업체를 다른 많은 업체보다 돋보이게 하는 것처럼, 정시 결제는 매력적인 구매자의 기본입니다. 3자 매칭 프로세스에 문제가 없는 경우, 인보이스 승인 및 미지급금 계정을 통한 결제를 진행하세요.
따라서 적시에 결제하는 것은 좋은 공급업체 관계를 구축하고, 정시 결제에 대한 리베이트를 받고, 회사의 평판을 높이는 데 중요한 요소 중 하나입니다. 또한 연체료 신청을 방지하고 신규 공급업체가 회사와 연결될 수 있도록 장려합니다.
9단계: 기록 유지
조달 프로세스의 마지막 단계이자 가장 중요한 단계는 기록 보관입니다.
기록 보관이란 초기 가격 견적과 협상부터 구매 주문과 송장에 이르기까지 조달 프로세스의 모든 단계를 노트에 기록하는 것을 의미합니다.
기록 유지는 향후 구매, 감사, 세금 계산을 위한 플랜을 세우는 데 매우 중요합니다. 이는 내부적인 이익뿐 아니라 분쟁 해결을 위한 귀중한 자산이기도 합니다.
조달의 ## 과제
조달 프로세스를 부지런히 진행하더라도 전반적인 과정에서 문제가 발생할 수 있습니다. 공급망 관리에서 대부분의 조달 팀이 겪는 몇 가지 일반적인 문제점은 다음과 같습니다:
1. 공급업체 파편화
주목해야 할 다양한 제품과 서비스가 너무 많나요?
공급업체 데이터베이스가 여러 카테고리에 걸쳐 여러 공급업체로 파편화되어 있어 대량 할인 협상이 어렵고, 복잡한 계약 관리 .
분류 및 개별 계정 유지 관리에는 조달 팀의 엄청난 시간과 주의가 필요할 수 있습니다.
솔루션: 공급업체 평가를 위한 가이드라인을 만들고 공급업체 데이터베이스를 지속적으로 업데이트하여 최신 상태를 유지합니다. 공급업체 상호 작용을 간소화하고 데이터를 통합하며 협업을 촉진하기 위해 ClickUp과 같은 조달 관리 솔루션을 사용합니다.
2. 매버릭 지출
조직 내 개인이 정해진 조달 정책과 절차를 준수하지 않고 무단으로 또는 규정을 준수하지 않고 구매하는 것을 매버릭 지출로 분류합니다.
여러 부서의 고위급 직원과 경영진이 표준 절차를 무시하고 독자적으로 구매를 진행할 수 있습니다. 이는 구매 비용 증가, 비용 절감 기회 누락, 일관성 없는 품질로 회사에 영향을 미칠 수 있습니다.
회사에는 손실이 되고 구매 팀에는 기록 관리 문제가 발생합니다. 예산이 흔들리거나 구매가 기록에서 아예 누락될 수도 있습니다.
해결 방법_모든 직원에게 명확한 구매 규칙을 설정하여 이러한 문제를 방지하세요. 사용 https://clickup.com/ko/blog/72479/undefined/ 조달 전략의 모든 측면을 중앙에서 관리하는 데 도움이 되는 ClickUp과 같은 소프트웨어
3. 전략 수립 한도 제한
구매 팀은 비즈니스의 일상적인 요구사항에 얽매여 구매 요구사항을 프롬프트하는 소싱에만 집중할 수 있습니다.
주요 초점은 다음과 같습니다 운영 요구 사항 에 집중하다 보면 공급업체 통합, 비용 절감, 파트너십과 같은 전략은 뒷자리를 차지할 수 있습니다. 단기적인 목표에는 도움이 될 수 있지만 조달 관리의 핵심 역할이 위태로워질 수 있습니다.
해결책: _ClickUp을 사용하여 팀 협업, 간소화된 보기 등을 통해 전략적으로 조달 프로세스를 생성, 모니터링 및 관리하세요
4. 규정 준수 및 위험 관리
조달에서 규정 준수와 리스크 관리는 쉽지 않은 일입니다. 규정을 신중하게 준수하고, 법적 영향을 고려하며, 사전 예방적 조치를 취해야 합니다 위험 완화 전략 를 통해 예상치 못한 합병증으로부터 보호할 수 있습니다.
이러한 규정 준수에 따라 일하고 데이터 유출이나 판매자의 규정 미준수로 인한 위험을 완화하는 것은 팀에게 가장 중요한 일입니다. 다시 한 번 강조하지만, 이는 시간이 많이 걸리고 민감한 프로세스입니다.
해결 방법: ClickUp을 사용하여 규정 준수를 추적하고, 위험 관리 프로토콜을 통합하고, 조달 프로세스를 중앙 집중화하세요. 오류를 줄이고 가시성을 높이며 원활한 협업을 장려하는 체계적인 접근 방식으로 조달의 규정 준수 및 위험 관리를 간소화합니다
5. 수작업의 문제점
구매 요청, 송장, 결제 승인을 처리하는 일은 여전히 수작업 프로세스에 익숙한 구매 팀에게는 어려운 일일 수 있습니다. 이 프로세스는 노동 집약적이고 오류가 발생하기 쉬우며 시간이 오래 걸리고 비효율적입니다.
수작업 프로세스에 의존하면 속도가 느려지고 정확성이 떨어지며 전반적인 생산성이 저하되어 빠르게 변화하는 조달 수요를 따라잡기 어렵습니다.
솔루션: _ClickUp의 자동화는 데이터 입력, 승인, 커뮤니케이션을 간소화하여 팀이 일상적인 작업을 처리하는 동안 전략에 집중할 수 있도록 하여 조달의 정확성과 생산성을 높여줍니다
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