프로젝트를 성공적으로 완료하려면 무엇이 필요할까요? 사람, 시간, 돈? 네, 하지만 그 외에도 더 많은 것이 필요합니다. 프로젝트를 성공적으로 완료하려면 논리적 순서에 따라 정확한 시간에 적절한 작업에 적절한 리소스를 할당해야 합니다.
그렇기 때문에 비즈니스에서 프로젝트가 실패하는 것은 당연합니다 수백만 달러 지연 또는 예산 초과로 인한 실제 및 기회 비용.
프로젝트 관리자로서 효과적인 리소스 스케줄링은 성공을 보장하는 핵심 요소입니다.
리소스 스케줄링이란 무엇인가요?
리소스 스케줄링은 프로젝트 관리의 중요한 부분으로, 사용 가능한 팀원에게 정해진 시간 내에 완료해야 할 특정 작업을 할당하는 것입니다. 리소스 스케줄링 방법에는 크게 두 가지가 있습니다: 시간 제약형 또는 리소스 제약형입니다.
시간 제약형 리소스 스케줄링
프로젝트 마감일이 정해져 있는 경우 해당 일정 내에 일을 완료할 수 있도록 리소스를 할당합니다. 이 경우 마감일은 정해져 있지만 리소스는 유동적입니다. 프로젝트를 기다리는 추가 리소스가 있는 전문 서비스 조직이나 대행사는 일반적으로 시간 제한 리소스 스케줄링을 사용합니다.
시작 날짜가 설정된 프로젝트에도 적용할 수 있습니다. 예를 들어 크리스마스 출시를 앞두고 있다면 12월 25일(또는 그 이전)로 시간 제약이 있을 수 있습니다.
리소스 제한적 스케줄링
반면에 리소스 번호가 한정되어 있다면 리소스 가용성과 용량을 중심으로 프로젝트를 플랜할 수 있습니다.
이 리소스 관리 방법에는 타임라인의 유연성이 요구됩니다. 리소스 제약 일정은 일반적으로 추가 팀원이나 계약자를 고용하는 제품 회사 또는 사내 팀에서 사용합니다. 예를 들어, ClickUp에서 플랫폼에 AI 기능을 추가할 때, 저희는 프로젝트 일정을 리소스 제약 를 염두에 두세요.
어느 쪽이든 리소스 일정은 기본적으로 리소스와 시간에 의해 관리됩니다. 예시를 들어 보겠습니다 콘텐츠 제작 팀 . SEO 분석가, 작가, 에디터, 디자이너, 퍼블리셔로 구성되어 있습니다. 여기서 각 사람은 이전 작업을 완료한 후 자신의 작업을 수행합니다. 따라서 2주 단위의 스프린트처럼 리소스를 순차적으로 예약해야 합니다.
- 1~3일차 SEO 조사 및 개요 작성
- 4~9일차 글쓰기
- 10~12일차 편집
- 13~15일차 디자인
이 간단한 리소스 일정에도 어려움이 있습니다. 위의 차트에서 볼 수 있듯이 SEO 분석가나 에디터는 작업을 완료하는 데 3일이 필요한 반면, 작가는 6일이 필요합니다.
따라서 이 팀에 각 스킬을 가진 리소스가 하나씩만 있다면 작가를 제외한 모든 사람의 활용도가 떨어지게 됩니다. 효과적인 리소스 스케줄링이 해결하고자 하는 문제가 바로 이 문제입니다.
프로젝트 관리에서 리소스 스케줄링이 중요한 이유는 무엇인가요?
인건비는 "조직의 총 운영 비용의 70%"에 달합니다 제안 인적 자본 관리 연구소(HCMI)의 연구 결과입니다. 즉, 직원은 기업의 가장 큰 자산인 동시에 가장 큰 비용이기도 합니다. 따라서 직원을 최적으로 효과적으로 활용해야 합니다.
리소스 최적화
clickUp에서 작업량 보기
'인적 자원 최대화'라는 표현을 사용하지 않은 이유는 사람의 능력을 최대한 활용하는 것이 항상 100%의 시간을 활용하는 것과 같을 필요는 없기 때문입니다. 사실, " 가트너 연구 에 따르면 활용도가 낮은 팀은 비즈니스 가치를 제공하는 데 걸리는 시간을 30% 이상 단축할 수 있는 것으로 나타났습니다."
리소스 스케줄링은 프로젝트 관리자가 팀원들의 시간을 효과적으로 사용할 수 있도록 지원합니다. 이를 통해 인력과 기술을 최대한 활용하여 성과를 극대화할 수 있습니다.
예산 범위 내에서 정시에 제공
리소스 스케줄링을 활용하여 할당된 시간과 예산 내에서 프로젝트를 완료할 수 있습니다.
이를 통해 프로젝트의 향후 진행 과정을 시각화하여 필요한 비상 계획 미리 준비하세요. 예상치 못한 이벤트가 발생하면 필요에 따라 조정하거나 피벗하세요.
양질의 서비스 제공
프로젝트 스케줄링은 그 이상입니다 리소스 달력 . 리소스 캘린더는 프로젝트가 어떻게 진행되는지 투명하게 시각화한 것입니다. 여기에는 프로젝트 작업, 책임, 의존성, 핸드오프, 협업, 피드백 주기 등이 포함됩니다.
이러한 종합적인 보기를 통해 모든 팀원은 프로젝트 수명 주기에서 자신의 역할을 이해합니다. 이렇게 하면 동료와 보다 효과적으로 협업하고 전체적인 핸드오프를 받으며 명확한 지시를 전달할 수 있습니다. 팀원들은 함께 기대되는 표준을 충족하는 서비스를 제공할 수 있습니다.
비용 절감
리소스를 미리 예약하면 플랜의 공백을 쉽게 파악할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 부족한 인력을 미리 채용하거나 팀을 교체하여 공백을 메울 수 있는 시간과 기회를 확보할 수 있습니다.
리소스 일정이 없으면 프로젝트 진행 중에 공백이 자주 발생하여 모두가 해결책을 찾느라 허둥대고 불필요한 비용이 발생하게 됩니다. 프로젝트 일정의 공백은 직원 참여, 성과 및 유지와 관련된 리소스 관리 문제도 일으킵니다.
강력한 리뷰 및 회고
좋은 리뷰는 플랜과 비교하여 결과를 측정하고 리소스 일정이 플랜의 역할을 하는 것입니다. 검토를 통해 지연, 예산 초과, 협업 문제 또는 기타 대인 관계상의 문제가 있었는지 파악할 수 있습니다. 이를 바탕으로 향후 프로젝트를 위한 지속적인 개선 플랜을 구성하세요.
리소스 스케줄링의 장점 ## 리소스 스케줄링의 이점
모든 프로젝트의 목표는 수익을 창출하거나 늘리는 것입니다. 리소스 스케줄링은 필요한 결과를 얻을 수 있도록 보장합니다.
팀 회원용
가시성 있고 투명한 리소스 일정을 통해 모든 팀원은 자신이 해야 할 일을, 어떤 기준에 따라, 언제까지 해야 하는지 정확히 알 수 있습니다. 따라서
- 자신의 역할에 대한 명확성을 통해 최선을 다해 일하고 결과에 대한 책임을 집니다
- 휴가, 휴식, 안식년 및 기타 중요한 인생 이벤트를 계획할 수 있는 완료 경로
- 자신의 작업을 비즈니스 목표와 연결하여 커밋을 촉진하는 목적의식
- 더 나은 협업을 위한 직장 내 참여
- 목표 달성을 위한 성과 가시성프로젝트 전체에 걸친 목표 성공이 어떻게 평가될지 이해합니다
자동 진행을 통해 작업 및 프로젝트에 대한 측정 가능한 목표를 설정하여 정의된 타임라인과 정량화 가능한 목표를 보다 효과적으로 달성할 수 있습니다
프로젝트 관리자용 ### 프로젝트 관리자용
리더는 강력한 기능을 통해 프로젝트, 작업, 팀, 결과를 효과적으로 관리할 수 있습니다 리소스 할당 를 통해 다음을 제공합니다:
- 누가 무엇을 하고 있는지 명확하게 파악하여 활용도 및 직원 참여도 최적화
- 격차 또는 과부하에 대한 개요를 파악하여 이를 해결하고 프로젝트를 추적할 수 있습니다
- 지연이나 예산 초과를 예측하여 문제를 방지하고 불가피한 문제에 대비할 수 있는 능력
- 시장 요구, 고객 요구 또는 조직 구조가 진화함에 따라 변화에 대한 적응성
- 프로젝트 상태를 경영진에게 정확하고 정기적으로 전달할 수 있는 자유로움
조직을 위해 ###
효과적인 리소스 스케줄링은 조직이 팀을 최적으로 활용하는 데 도움이 됩니다.
- 적시에 적합한 인재 채용
- 거의 정확한 노력과 시간 추정을 기반으로 고객에게 적절한 가격을 청구하세요
- 기술 또는 역량의 격차를 파악하여 학습 및 개발 전략 플랜 수립
- 리소스 수요의 정확한 예측
- 범위 크리프 방지
리소스 일정은 어떻게 생성하나요?
1. 프로젝트 범위 및 리소스 요구 사항 결정하기
리소스 스케줄링 프로세스를 시작하기 전에 프로젝트의 범위와 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스를 결정하는 것부터 시작하세요. 이 과정에서 다음 사항을 고려하세요.
시간: 근무일 수를 넘어서 생각하세요. 또한 사람들이 긴 주말을 보낼 수 있는 다른 휴일이 있는지 또는 팀이 참여할 수 있는 큰 사내 이벤트가 있는지 고려하세요.
필요한 기술: 기술, 운영 및 관리 기술을 포함하여 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 기술을 파악하세요.
필요한 리소스: 한 개인이 두 가지 이상의 기술을 보유할 수 있습니다. 여러 사람이 같은 기술을 보유할 수도 있습니다. 필요한 기술을 구성할 수 있는 최적의 팀원 조합을 만드세요.
작업 분류 구조(WBS): 프로젝트를 작고 계층적이며 관리하기 쉬운 구성 요소, 즉 작업으로 세분화합니다.
의존성: 팀이 작업을 완료해야 하는 순서와 하나의 작업이 업스트림 또는 다운스트림 활동에 어떤 영향을 미치는지 간략하게 설명하세요.
제약 조건: 타이트한 프로젝트 일정 ? 필요한 인원이 생각보다 적나요? 예산 한도가 정해져 있나요? 팀이 서로 겹치지 않는 다른 시간대에 걸쳐 일하고 있나요?
직면할 수 있는 모든 장애물을 파악하세요. 또한 더 나은 기술 공유를 위해 조직 내 리소스 수요를 평가하세요.
프로젝트 결과물 및 성공의 척도: 각 팀원에게 기대하는 결과물과 성과를 측정할 방법을 적어두세요. 이렇게 하면 모두가 같은 페이지에서 함께 일할 수 있습니다.
2. 리소스 관리 도구 선택하기
조직에서는 오랫동안 테이블과 스프레드시트를 사용하여 리소스를 예약해 왔습니다. 이는 위에서 설명한 것과 같이 단순하고 순차적인 작업에 적합합니다. 하지만 팀 규모가 커지고 작업이 복잡해지며 의존성이 높아지면 요구사항을 충족하도록 설계된 리소스 예약 소프트웨어가 필요합니다.
리소스 예약에 필요한 모든 기능은 ClickUp의 프로젝트 관리 앱에 포함되어 있습니다.
- 프로젝트 작업
- 사용자는 다음에 특정 작업을 할당할 수 있습니다
- 업무량을 확인하고 현재 필요에 맞게 조정하는 기능
- 작업과 프로젝트 간의 의존성 표시
- 더 간단한 관리를 위한 시간 추적기 및 타임시트
- 목록, 칸반, 달력 및간트 차트 보기* 빠른 성과 검토를 위한 대시보드
- 협업을 위한 문서, 댓글 및 화이트보드
가장 중요한 작업을 마일스톤으로 변환하여 프로젝트의 진행 상황을 시각적으로 표현하세요
또한 ClickUp은 간편한 드래그 앤 드롭 기능, 사용자 친화적인 인터페이스, 알림, 사용자 지정 가능한 워크플로우를 통해 프로젝트 일정을 간단하고 효과적으로 관리할 수 있습니다.
3. 작업 만들기
ClickUp을 사용하여 작업과 프로젝트를 관리하고 팀과 효율적으로 협업하세요
리소스 관리 도구를 선택한 후에는 프로젝트를 하위 프로젝트, 작업, 하위 작업 및 체크리스트의 모음으로 설정하세요. ClickUp을 사용하면 다음과 같은 유연성을 완벽하게 확보할 수 있습니다 작업 관리 .
맞춤형: 다음을 사용하여 필요한 구조를 만듭니다 자동화 , 스프린트 포인트, 사용자 지정 필드 데이터 등을 제공합니다.
계층: 중첩된 하위 작업을 만들고 쉽게 재정렬하거나 일괄 편집할 수 있습니다. 또한, 작업 중에도 의존성을 설정할 수 있습니다.
그룹화: 카테고리별로 작업을 큐레이션하고, 맞춤형 상태를 만들고, 우선순위를 지정하고, 태그를 추가하세요. 작업, 문서, 통합을 연결해 모든 팀원이 지식에 액세스할 수 있도록 하세요.
반복 작업: 주간 회의 또는 일일 알림을 반복 작업으로 설정하여 목록에 자동으로 추가하세요.
템플릿: 작업 템플릿을 사용해 반복 작업을 위한 워크플로우를 만드세요. 예를 들어, 후보자 관계 템플릿을 설정하여 누군가가 새로운 채용 요청을 올릴 때마다 재사용할 수 있습니다.
마일스톤: 프로젝트의 필수 단계가 완료되었음을 나타내는 목표를 설정하세요. 목표 달성을 축하하는 시간도 가져보세요.
4. 프로젝트 리소스 할당
작업에서 사용자에게 직접 댓글을 할당하여 댓글이 표시되도록 하고, 체크리스트에서 할당된 댓글을 빠르게 볼 수 있습니다
각 작업/하위 작업에 개인을 할당하세요. ClickUp의 리소스 관리 도구를 사용하면 한 작업에 여러 명의 개인을 할당할 수 있습니다. 업데이트나 상태 변경이 있을 때 알림을 받을 뷰어를 추가할 수도 있습니다.
ClickUp 박스 보기를 사용하여 팀원들의 업무량이나 가용 시간을 확인하세요. 작업량 보기를 사용해 각 팀원의 용량이 초과되었는지 또는 부족한지 확인하세요. 진행 상황을 파악하려면 시간 추적 및 추정 기능을 사용 설정하세요.
5. 실현 가능성 평가
설정을 마쳤다면 이제 모든 것이 정상인지 확인하고 확인해야 할 때입니다. 설정이 완료되면 15회 이상 보기 ClickUp이 이를 제안합니다.
달력 보기: 달력 보기(일, 주 또는 월)를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다 시간 관리 를 통해 마일스톤이 프로젝트 마감일과 일치하는지 확인하세요.
간트 보기: 간트 보기를 사용해 병렬로 실행되는 작업이 서로 의존성이 없는지 확인하세요. 한 단계에서 다른 단계로 작업을 원활하게 넘겨 리소스 관리를 강화할 수 있도록 작업을 이동하세요. ClickUp에서 다음을 식별할 수도 있습니다 중요 경로 및 유예 시간 를 사용하여 더 큰 마감일에 영향을 주지 않고 일부 일의 일정을 조정할 수 있습니다.
유연한 달력으로 프로젝트를 구성하고, 타임라인을 플랜하고, 팀의 일을 시각화하여 모두가 같은 페이지를 공유할 수 있도록 하세요
타임라인 보기: 로드맵, 완료한 작업, 향후 이벤트를 선형으로 시각화하세요 프로젝트 타임라인 를 통해 이상 징후를 살펴보세요.
6. 성공을 위한 팀 설정하기
ClickUp의 문서를 사용하여 멋진 문서, 위키 등을 만들고 연결하여 팀과 아이디어를 원활하게 실행하세요
필요한 모든 프로젝트 자산을 한곳에 모아보세요. 다음을 사용할 수 있습니다 ClickUp 문서 를 사용하여 프로젝트를 문서화하세요. Figma나 Google 스프레드시트와 같은 다른 도구에 에셋이 있는 경우, ClickUp 작업 공간에도 에셋을 포함하세요. 사용 ClickUp 화이트보드 를 사용하여 브레인스토밍하세요. 팀이 서로 대화할 수 있도록 댓글을 활성화하거나 댓글을 작업으로 빠르게 전환하세요!
7. 모니터링 및 개선
ClickUp 대시보드 보기에서 작업, 리소스 및 프로젝트 진행 상황 추적 및 모니터링하기
리소스 스케줄링은 프로젝트가 시작된다고 해서 끝나는 것이 아닙니다. 팀이 매일 작업을 완료할 때마다 프로젝트 매니저는 진행 상황을 모니터링하고 필요한 경우 조정해야 합니다. 사용 ClickUp 대시보드 를 클릭하세요.
꼭 필요한 프로젝트 지표로 맞춤형 대시보드를 구축하세요. 팀원, 중요 경로, 스프린트, 상태 및 기타 측면에 대한 위젯을 한곳에 추가하세요.
빈 작업 공간을 찾고 있다면 ClickUp의 리소스 계획 템플릿 . 필요에 따라 손쉽게 맞춤형으로 설정할 수 있습니다. 다음은 몇 가지 더 있습니다 리소스 계획 템플릿 을 Excel과 Google 스프레드시트에서 사용할 수 있습니다.
효과적인 리소스 스케줄링을 위한 6가지 전략
효과적인 리소스 스케줄링에 필요한 세부 사항을 살펴본 후, 프로젝트 관리를 위한 몇 가지 효과적인 전략을 소개합니다.
기준을 명확하게 정의하기
모든 작업을 수행하고 고객의 모든 사양을 충족하면 프로젝트가 완료된 것으로 간주합니다. 따라서 리소스 스케줄링 시스템을 사용하여 다음과 같이 하세요:
- 요구사항, 기대치, 성공의 척도, 품질 표준을 정의하세요
- 전체 프로젝트 팀을 한데 모아 표준에 대해 논의하세요
- 이를 간단한 언어로 게시하여 누구나 나중에 사용할 수 있도록 접근성을 높입니다
추가 시간 및 리소스에 대한 플랜 수립
다음을 사용하여 작업과 리소스를 한 곳에서 시각화하세요 ClickUp 리소스 계획 템플릿 갑작스러운 변경이나 개발에 대비하여 약간의 여유를 두고 리소스 일정을 계획하세요. 인적 자원을 100% 활용하지 마세요. 75~80%의 활용도는 모두에게 숨통을 트이게 합니다.
여유 시간은 특히 글쓰기, 디자인, 소프트웨어 개발과 같은 창의적인 작업에서 인지적 에너지를 보존하여 전반적으로 더 나은 결과를 이끌어냅니다.
또한 마지막 순간까지 일정을 잡지 마세요. 예상치 못한 지연에 대비해 마지막에 1~2일 정도 여유를 두세요. 새로 개발한 웹사이트가 다운되거나 배너 광고에 오타가 있는 경우, 이 여유 시간은 하루를 절약할 수 있습니다.
의존성을 고려한 플랜 세우기
아무리 단순해 보이는 프로젝트라도 모든 프로젝트에는 내재된 의존성이 있습니다. 누구도 과로하지 않도록 종속성을 중심으로 플랜을 짜세요. 워크플로우가 끝날 무렵에 지연으로 인해 팀원들에게 과도한 부담을 주지 않도록 하세요.
예를 들어, 소규모 데브옵스 팀이 마지막 날에 수백 개의 기능을 프로덕션에 푸시해야 한다면 기술적, 정서적 고장에 직면할 가능성이 높습니다. 대신 이러한 활동은 신중하게 시차를 두세요.
항상 모니터링하기
진행 상황을 계속 주시하세요, 팀 용량 및 활용률 를 매일은 아니더라도 매주 확인합니다. 리소스의 과부하 또는 활용도 저하를 방지하세요. 중요한 작업이나 개인적 응급 상황이나 질병과 같은 예상치 못한 장애물에 리소스를 재할당하세요.
선제적으로 소통하기
팀 간의 협업을 장려하기 위해 커뮤니케이션 채널을 열어두세요. 모든 이해관계자에게 각자의 필요에 따라 진행 상황을 알려주세요. 예를 들어, 최고 기술 책임자(CTO)는 전체 프로젝트의 진행 상황에 대해 매주 높은 수준의 업데이트를 받아야 합니다.
최고 경영진 이하의 팀원에게는 업스트림 작업에 대한 마이크로 수준의 업데이트가 필요합니다. 이 작업을 수동으로 수행하거나 정기적으로 보고를 자동화하세요.
프로젝트를 의미 있게 마무리하세요
- 고객이 프로젝트의 모든 측면에 만족하는지 확인하세요
- 잘 완료됨과 개선이 필요한 부분에 대한 피드백을 구하세요
- 팀과 함께 승리를 축하하세요
- 회고 또는 성과 검토를 수행하여 팀으로서 작업 또는 프로젝트의 성공에 대해 논의합니다
- 모든 작업을 닫힘프로젝트 관리 도구 에 저장하고 적절히 보관하세요
효과적인 리소스 스케줄링으로 팀의 잠재력을 극대화하세요
프로젝트를 성공적으로 완료하려면 모든 팀원이 자신의 책임을 알고 필요할 때 서로를 도와야 합니다. 의존성과 특정 시간에 작업을 완료해야 하는 필요성을 알리는 것이 중요합니다. 효과적인 리소스 스케줄링은 이를 가능하게 하는 핵심적인 역할을 합니다.
ClickUp의 리소스 스케줄링 기능을 활용하여 모든 프로젝트 매니저에게 시작부터 마무리까지 팀을 올바른 방향으로 이끌 수 있는 도구를 제공하세요. 적합한 사람을 적합한 작업에 배정하든, 밀어붙일 작업을 선택하든, ClickUp은 모든 작업을 수행할 수 있는 권한을 부여합니다. 팀의 잠재력을 극대화하는 방법을 다음과 같이 알아보세요 무료로 가입하기 오늘.