人々の注意力が金魚並み（あるいはそれ以下）の世界では、自分にとって価値のあるものでない限り、長くて詳細な文書を読む時間は作れない。では、その文書に価値があることを読者に納得してもらうにはどうすればいいのだろうか？そこで登場するのが要約である。
エグゼクティブサマリーとは？
エグゼクティブサマリーは、長い企業文書の短縮バージョンです。ビジネスプラン、提案書、報告書の重要なポイントを要約し、エグゼクティブが要旨を把握し、重要な内容をさらに読み進めることができるようにします。
言い換えれば、tl;dr（長すぎて読んでいない）バージョンです。
典型的なエグゼクティブサマリーには以下が含まれる：
- 問題提起
- 提案された解決策
- 期待される成果
- 結論
これは、何のために要約を書くかによって異なるかもしれない。プロジェクトレポートの例を見てみよう。提案した解決策と期待される成果を、それぞれ実行した解決策と実際に達成した成果に置き換える必要があるかもしれない。あるいは、ビジネスプラン、研究企画書、市場分析であれば、方法論も含めるかもしれない。
エグゼクティブ・サマリーの目的が分かったところで、書き方を見ていきましょう。
エグゼクティブサマリーの書き方と例
エグゼクティブサマリーは長いレポートの要約バージョンに過ぎませんが、書くのは簡単ではありません。レポートの本質を捉え、重要なポイントを概説し、レポート本編と同じくらい説得力のあるストーリーを語る必要がある。そのための方法をいくつか紹介しよう。
1.ストーリーを特定する
ただ事実やデータを述べるだけでは、誰にとっても魅力的な読み物にはならないだろう。そこで、人々の生活に本当に影響を与えるストーリーを特定する。業界用語で ワークフロー最適化 やコスト管理は人々の注目を集めるが、あなたの努力の背後にある本当のストーリーを語らない。後者に焦点を当てよう。
もしあなたがソフトウェア開発におけるプロジェクト要約を書いているのであれば、読者にとって重要なことから次のように始めるかもしれない。
2020年、小売大手は在庫をスプレッドシートで管理していた。そのため、顧客から商品の在庫の有無を尋ねられるたびに、メンバーが5000平方フィートの店舗を歩いて確認しなければならなかった。
新しいABCデジタル在庫管理システムは、在庫の入出庫をオンラインでリアルタイムに記録します。メンバーは瞬時に確認することができる。さらに重要なのは、店内に設置された25台のキオスク端末のどれでも、カスタム・チェックができることだ。
2.データを持ち込む
ストーリーはより重要だが、データは役に立たないわけではない。正確で関連性のあるデータは、信頼性の確立に役立つ。次のセクションでは、ABCデジタル在庫管理システムの例で次のように言うかもしれない。
ABC在庫管理システムを導入して以来、小売大手は次のような成果を上げている： 在庫確認にかかる時間が85％削減された。 在庫を確認する時間が75％減少した。
3.利点の拡大
データは、実際に改善があったことを示している。しかし、読者がその影響を理解するためには、メリットを説明する必要がある。これは、実際のシナリオや引用でも完了できる。例
セントラルパーク店のカスタマーサービス・ マネージャー、エイドリアンは言う。即座に答えが返ってくるので、カスタマーを喜ばせています。"
データを使うこともできる。例えば、在庫確認にかかる時間が短縮されたことで、スタッフの生産性、顧客満足度、会社の収益がどのように向上したかを説明することができます。あるいは、ここにあなたの提案を盛り込むこともできます。あなたの観察に基づき、以下のことを説明してください。 プロセス改善方法論 をお勧めします。
4.力強く締めくくる
ストーリーを完了するときです。ここでは、あなたのプロジェクトがどのように現在の変化をもたらし、さらに豊かな未来への設定を行ったかを話す。これは次のようなものだ：
ABC在庫管理システムは、小売大手のデジタル変革の最初のステップです。来年第2四半期までに、店舗ソリューションとeコマース在庫プラットフォームをリンクさせて、在庫状況を360度可視化する。また、BOPIS（Buy Online, Pick Up in Store）というフォームで新たな販売チャネルを実現し、即日出荷を可能にする。
エグゼクティブ・サマリーのベストプラクティス
エグゼクティブ・サマリーを書く際に覚えておきたいベストプラクティスをいくつか紹介しよう。
短く、シンプルに書く：要約するレポートによって長さは異なりますが、さっと読めるように1ページ以内にまとめるのがベストです。また、決まり文句や専門用語は避け、読みやすくしましょう。1ページ以下の簡潔なビジネスプランが、第一印象を良くします。
ターゲットに焦点を合わせる：すべてのエグゼクティブ要約がビジネス・エグゼクティブに読まれるわけではありません。要約を同業者、ベンダー、パートナー、あるいは10代の若者に向けて書きたい場合も多い。ターゲットオーディエンスを把握し、それに合わせて要約をカスタマイズしましょう。
適切なツールを使うもちろん、メモ帳やワードドキュメントを使って要約を書くこともできます。しかし、次のような最新の文書作成ソフトを使えば、より効果的です。 ClickUp ドキュメント .
- 面倒な手順を踏むことなく、豊富なフォーマット機能を使用できます。
- 色分けされたバナーやボタンなどで、重要な情報をスタイリッシュに表示。
- コメント、アクションアイテム、追跡可能なタスクでリアルタイムにコラボレーション。
- 適切なアクセスコントロールで誰とでもセキュアに共有。
適切なテンプレートを選ぶ：エグゼクティブサマリーを書くのが初めてという方でも、ご安心ください。次のいずれかを起動します。 ClickUpの要約テンプレート または コンテンツ作成テンプレート で、私の仕事を始めよう。
ClickUp Docsでエグゼクティブ要約をモダンにする
AIブースト：レポート作成にAIを活用すれば、エグゼクティブ・サマリーをより迅速に作成することができます。 AIライティングツール .インスタンス、 ClickUp AI は、ClickUpドキュメント上でシングルクリックで要約するオプションを提供しています。
ClickUp AIでミーティングメモをワンクリックで要約。
さらにClickUp AIは、新しいアイデアのブレーンストーミング、エグゼクティブ・サマリーの初稿作成、そして校正をサポートします。
エグゼクティブ・サマリーの例10選
エグゼクティブ・サマリーの書き方について理論的に説明したところで、実際にどのような例があるのか見てみましょう。ここでは、見習うべき10例を紹介しよう。
1.ボードレポート要約
ClickUpの無料ボードレポートエグゼクティブサマリーテンプレート
定期的に、ボードは組織のパフォーマンスに関する報告書を見ることを期待している。通常、様々な部門が報告書を作成し、それがボード報告書にまとめられる。その効果的な要約は以下のようなものである。
- ハイライト
- 収入と支出
- 重点分野
- 重要成功要因
- 財務情報
- 課題と障害
- 質問
これは ClickUpボードレポート要約テンプレート を使えば、すぐに要約を作成することができます。無料でカスタマイズできます。 要約テンプレート をあなたのニーズに合わせて変更し、適宜データを記入してください。
2.マッキンゼーの調査報告書要約例
マッキンゼーによる調査レポート。 出典 ]
世界有数のコンサルティング会社であるマッキンゼーは、年間数十本の調査レポートを作成している。そのひとつひとつに、しばしば「イン・ブリーフ」と呼ばれるエグゼクティブ・サマリーが書かれている。
このレポートのタイトルは、' 人によるパフォーマンス：人的資本を競争優位に変える エグゼクティブ・サマリーは2つのアプローチをとっている。1ページにはテキストで、次のページにはインフォグラフィックスで主要な洞察を提示している。
テキストでの洞察：レポートの冒頭では、調査の主な目的に直接触れている。以下は最初の数文である。
人材育成は企業の財務リターンにどのような影響を与えるのか？本調査は、人的資本の育成とその適切な管理に二重の焦点を当てた企業が、業績面で優位に立つことを発見した。
このセクションでは、調査から得られた重要な洞察を要約する。各セクションの見出しは太字で表示され、読者が読み飛ばしやすいようになっている。
ビジュアルで見るデータテキストセクションに続いて、データから得られた重要な知見をインフォグラフィックで紹介。1ページ内に、読者に関連するすべてのグラフを魅力的に提示している。
2ページ以内に、マッキンゼーは40ページに及ぶ文書から、ターゲット市場向けにカスタマイズされたものを俯瞰的に読者に提供する。
本レポートの要約は、以下のサイトで読むことができる。 マッキンゼーのウェブサイト .
3.国連による研究報告書要約
その 適応ギャップレポート2023 国連環境計画によるこの報告書は112ページで、要約は8ページにも及ぶかなり詳細なものである。情報の深さと扱われているトピックの深刻さから、要約をもっと長くする必要がある。
しかし、執筆者はタイポグラフィ、デザイン、グラフを組み合わせて、魅力的なものにする努力を惜しまない。冒頭は次のように始まる。
世界中で気候リスクと影響が加速していることが明らかに示されているにもかかわらず、適応資金のギャップは拡大しており、現在では年間1,940億米ドルから3,660億米ドルに達している。適応資金のニーズは、現在の国際的な公的適応資金のフローの10倍から18倍であり、これまでの見積もりよりも少なくとも50％高い。
次のページでは、これらの鍵になる発見をグラフで示す。
適応ギャップ報告書の概念風景 ソース ]
4.プロジェクト・パフォーマンス・レポート要約
どのプロジェクト管理者も、毎週、毎月、四半期の終わりにパフォーマンスレポートを作成する。これには通常 タスク追跡 様々なプロジェクト管理のためにカスタムデザインされたテンプレートを提供しています。
もう一つの方法は、ダイナミックレポートを使用することです。 ClickUpダッシュボード このダッシュボードは、すべての鍵メトリクスをまとめ、リアルタイムで更新し、誰とでも共有することができます。
クリックUpダッシュボードでのプロジェクトの進捗レポート作成。
5.給与報告書要約テンプレート
給与要約レポートテンプレート by ClickUp_
人事や人材管理チームは、通常スプレッドシートで、隔週または毎月の支払い期間ごとに給与レポートを作成します。このデータは、財務プロジェクトの構築にも役立ちます。シニア・ファイナンス・リーダーの場合は、以下のような重要な情報の要約を作成することが多い：
- 支払給与総額
- カテゴリー別の控除額
- 累計給与支出
- 有給休暇クレジット
- 正味給与要約 ClickUpの給与要約レポートテンプレート を使用すると、プラットフォームからすべての関連データを自動的に収集することで、時間を節約することができます。ClickUp上でデータが利用できない場合は、テキストをハイライトしてチームメンバーを指名し、正しい情報を入力してもらうことができます。
完了したら、アクセスコントロールのためにドキュメントの設定を更新し、即座にマネージャーチームと共有することができます。
6.Mailchimpコンテンツスタイルガイドのtl;dr
混雑した市場で目立つためには、会社の説明やプロジェクトの進め方が重要になることが多い。Mailchimpはそのスタイルガイドで際立っていた。このガイドは包括的で、まだ独自のスタイルを持っていない小規模なコンテンツチームに広く利用されている。
Mailchimpはこのガイドを公開し、クリエイティブ・コモンズ 表示 - 非営利 4.0 国際 ライセンスの下で利用できるようにしている。
このスタイルガイドのどのセクションも魅力的で価値のあるものですが、この記事の目的では、以下のセクションに注目していただきたいと思います。 tl;drセクション というセクションがあり、準要約として機能している。
7つのサブセクションからなる箇条書きリストで、Mailchimpのライティングスタイルの基礎を強調しています。
Mailchimpのスタイルガイドです。 ソース ]
このtl;drバージョンで印象的なのは、そのシンプルさである。視覚的な要素やインフォグラフィック、チャートがなくても、このページは読者にスタイルガイド全体の要約をリアルかつ実用的に伝えている。
7.ClickUpリリースメモ
エグゼクティブサマリーといえば、ほとんどの場合、文書全体の縮小バージョンを思い浮かべるだろう。そうである必要はない。
ソフトウェアエンジニアリングチームにとって、リリースノートは最新バージョンで行われたすべての変更/アップグレードの要約のようなものです。
ニューヨーカーのプロフィール 出典 ]
ニューヨーカー誌は
/参照 _COPYAI00 ジェフリー・ヒントンの10,000語のプロフィール /%href/
コンピュータ科学者であり認知心理学者でもあるジェフリー・ヒントンの10,000字に及ぶプロフィールを、2023年11月20日号のタイトル「メタモルフォーゼ」に掲載した。ポッドキャストフォームでも60分以上ある。
オンラインで公開する際には、一般の読者がクリックして読みたくなるように要約したタイトルと説明が必要だった。見出しは、記事の中で探求されている主要な対立をとらえる。説明文は主人公を紹介する。
これは通常、エグゼクティブ・サマリーとして分類されるものではないが、長い記事のエッセンスをわずかな言葉で力強く表現した素晴らしい例である。
このエグゼクティブ・サマリーは、何を書くかに関係なく、書き手が要点を簡潔にまとめるだけでなく、力強く魅力的に要約するためのヒントになる。
9.ハーバード大学によるアンケートレポートエグゼクティブサマリー
2019年春、ハーバード大学はキャンパスカルチャーに関する初めてのアンケートを実施した。このアンケート回答に関する報告書の要旨は、素晴らしいレポート作成となっている。また、不愉快な調査結果であっても、重要な結果を正直に認証して提示する方法の好例でもある。
インクルージョンと帰属に関するパルスアンケート最終報告書 出典 ]
要約は複数の面で正直である。それは次のように認めている：
- ハーバード大学がキャンパス文化をアンケート調査したのは、2019年が史上初めてである。
- ハーバード・コミュニティの10人に3人が、自分の居場所がないと感じている。
- 34％の学生が、ハーバード大学がハラスメントや差別のインシデントに対して適切な行動をとるという考えに同意していない。
- 歴史的に社会的地位が低く、不利な立場に置かれているグループの出身者は、肯定的な見解が少なかった。
この要約の最後には、ハーバード大学がコミュニティからのこれらの反応に対処するための具体的なステップの概要が示されている。
プロジェクト管理者は、これをヒントに、うまくいかなかったプロジェクトのエグゼクティブ・サマリーを扱うことができる。リーダーが起こったことに責任を持ち、将来の失敗を防ぐシステムを構築するのに役立つ。
10.ClickUp AIによるメタ・エグゼクティブ・サマリー
すべてのエグゼクティブ要約をあなたが手作業で書く必要はない。無料の要約テンプレートも検討の余地がある。多くのツールがそれを提供している。数十の AIツール 自動化のためのAIツールは、テキストを数秒で要約することができる。以下はその例である。 ClickUp AI は、上の記事を挿入して要約を求めたときに返された。
この記事では、エグゼクティブ・サマリーの目的と重要性について論じている。エグゼクティブ・サマリーは、詳細な文書の概要を簡潔に説明し、時間のない読者にとって読みやすいものにするものである。
エグゼクティブ・サマリーには通常、問題提起、解決案、期待される成果、結論が含まれる。説得力のある要約を作成するには、主要なストーリーを特定し、関連データを盛り込み、利点を拡大し、力強く結論付けることが重要である。
ClickUp Docsのような最新のドキュメントソフトやClickUp AIのようなAIツールを使用することで、エグゼクティブ・サマリーの質と執筆効率を高めることができる。この記事では、さまざまなフィールドにおけるエグゼクティブ・サマリーの実践例も紹介し、その多様性と応用可能性を紹介している。
白紙のページを恐れている人には、素晴らしい出発点となるだろう。これを編集して、詳細を追加したり、画像を追加したり、引用を挿入したりすることができる。
ClickUp AIでは、トーン（プロフェッショナル、ストレート、インスピレーション、楽観的、カジュアル、自信、フレンドリー、ユーモアから）とクリエイティビティ（低、中、高）を選択し、ニーズに合わせて要約をカスタマイズすることができます。
それだけではありません！プロジェクトマネージャーやビジネスリーダーのために、ClickUp AIは、スコープ文書、プロジェクト概要、ミーティングのアジェンダ、仕事のステートメント、アンケートの質問など、幅広いライティング・要約ツールを提供しています。
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