10 Perangkat Lunak Pengontrol Versi Dokumen Teratas untuk Tahun 2024

Pernah tidak sengaja menghapus atau mengacaukan versi terbaru dari sebuah dokumen? Hal ini sering terjadi pada kita semua.

Perangkat lunak kontrol versi dokumen adalah jaring pengaman Anda dalam kasus seperti itu. Jika terjadi kesalahan, Anda selalu dapat kembali ke versi sebelumnya, memulihkannya, dan menghindari momen "ups".

Tanpa perangkat lunak manajemen dokumen kontrol versi, semua orang memiliki salinannya, dan Anda tidak dapat memastikan siapa yang memiliki versi terbaru. Perangkat lunak kontrol dokumen menjaga segala sesuatunya tetap teratur, memastikan semua orang berada di halaman yang sama (secara harfiah!) dengan mengelola berbagai versi proses bisnis Anda.

Mari kita tinjau 10 perangkat lunak versi kontrol dokumen terbaik untuk tahun 2024, menganalisis kekuatan dan kelemahannya, dan mengeksplorasi bagaimana perangkat lunak tersebut dapat membantu bisnis Anda berkembang.

Apa yang Harus Anda Cari dalam Perangkat Lunak Kontrol Versi Dokumen?

Saat memilih sistem manajemen versi dokumen terbaik untuk bisnis Anda, prioritaskan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Berikut adalah beberapa fitur utama yang dapat Anda cari:

1. Pelacakan riwayat versi: Perangkat lunak kontrol versi yang tangguh menyimpan riwayat perubahan dokumen secara mendetail, yang menampilkan setiap pemilik dan hasil suntingannya. Fitur ini memastikan transparansi dan akuntabilitas serta memungkinkan perbandingan versi, sehingga pengguna dapat kembali ke versi sebelumnya bila diperlukan
2. Kolaborasi waktu nyata: Memungkinkankolaborasi waktu nyata sangatlah penting. Kemampuan untuk menambahkan komentar dan anotasi memfasilitasi kerja tim yang lancar, sehingga memudahkan banyak pengguna untuk mengerjakan dokumen yang sama secara bersamaan
3. Kontrol akses yang fleksibel: Mengelola siapa yang dapat mengakses apa yang penting, terutama untuk informasi yang sensitif. Perangkat lunak Anda harus menawarkan kontrol akses yang fleksibel, sehingga memastikan hanya personel yang berwenang yang dapat melihat atau mengedit dokumen tertentu
4. Antarmuka yang intuitif: Desain yang intuitif memastikan pengguna, terlepas dari keahlian teknis mereka, dapat menavigasi perangkat lunak dengan mudah
5. Kemampuan integrasi: Kemampuan integrasi yang memungkinkan platform manajemen dokumen bekerja secara harmonis dengan alat bantu yang sudah ada, sehingga Anda dapat menjadi lebih efisien
6. Fitur pencadangan: Perangkat lunak harus menyediakan fitur pencadangan yang kuat untuk mencegah kehilangan data dan memastikan dokumen sensitif Anda selalu aman, bahkan dalam keadaan yang tidak terduga
7. Skalabilitas: Seiring dengan pertumbuhan organisasi Anda, begitu pula dengan solusi manajemen dokumen Anda. Skalabilitas memastikan bahwa perangkat lunak kontrol versi dokumen dapat menangani peningkatan data dan beban pengguna, semuanya tanpa mengorbankan kinerja
8. Pelatihan: Beberapa orang yang berkolaborasi pada dokumen yang sama dapat menyebabkan kebingungan, terutama jika mereka tidak tahu cara menggunakan alat dan fitur-fiturnya. Jadi, alat ini harus memiliki materi pelatihan yang komprehensif untuk keberhasilan adopsi perangkat lunak

10 Perangkat Lunak Kontrol Versi Dokumen Terbaik yang Akan Digunakan pada Tahun 2024

Sementara solusi perangkat lunak manajemen dokumen yang tersedia di pasaran, beberapa mungkin masih kurang memiliki fitur yang signifikan. Kami telah melihat berbagai pilihan dan memeriksa pro dan kontra untuk menyajikan 10 perangkat lunak kontrol versi dokumen terbaik untuk Anda. Mari kita cari tahu siapa saja yang masuk dalam daftar!

1. ClickUp

dasbor kolaboratif ClickUp memudahkan untuk membuat, melacak, dan mencapai tugas_

ClickUp adalah platform produktivitas dan kolaborasi lengkap yang dirancang untuk tim dari berbagai ukuran agar dapat bekerja bersama tanpa gangguan.

Ini adalah aplikasi yang ideal untuk membuat wiki perusahaan dan dokumen teknis dan untuk mendokumentasikan fitur produk, proses departemen, serta tugas dan tanggung jawab individu. Dokumen ClickUp fitur kontrol versi memungkinkan Anda melindungi dokumen Anda dengan privasi dan kontrol edit serta menetapkan kepemilikan dengan menambahkan Pemilik dan Kontributor. Buat tautan yang dapat dibagikan secara eksklusif dengan tim, tamu, atau anggota publik tertentu dengan mengundang mereka.

Lihat juga riwayat perubahan yang dilakukan pada Dokumen atau kembalikan ke versi sebelumnya jika diperlukan.

clickUp memungkinkan Anda menautkan Tugas ke Dokumen sehingga Anda memiliki semuanya di satu tempat!

Dengan Deteksi kolaborasi langsung dari ClickUp semua orang di ruang kerja Anda bisa mengedit dokumen secara bersamaan, membuat daftar info, menambahkan tag, tugas, dan deskripsi tujuan, dan mengelola perubahan . Terlebih lagi, platform ini langsung memperbarui semuanya secara real-time.

lacak beberapa anggota tim yang mengedit secara bersamaan, secara real-time dengan fitur pengeditan langsung ClickUp

Fitur terbaik ClickUp

• Menambahkan header, tabel, spanduk, tag, komentar, bookmark, gambar, video, dan tautan, yang memungkinkanberbagi pengetahuan yang efisien* Mengedit dokumen secara kolaboratif dalam waktu nyata
• Memanfaatkan templat agar dokumen Anda terlihat konsisten
• Hemat waktu dan selesaikan lebih banyak hal dengan mode Fokus, Detail Halaman, dan fitur Arsip
• Gandakan dokumen yang dibagikan secara publik
• Lindungi dokumen Anda dari perubahan yang tidak diinginkan dengan memilih Paket Business Plus
• Buat tag Dokumen untuk menemukan dokumen dengan mudah

• Menulis, memformat, meringkas, dan mengedit konten dengan cepat menggunakanClickUp AI

  Keterbatasan ClickUp

• Mungkin ada kurva pembelajaran untuk pengguna pertama kali
• Beberapa fitur tidak dapat diakses sepenuhnya di aplikasi seluler

Harga ClickUp

• Free Forever
• Tak Terbatas: $7/bulan per pengguna
• Bisnis: $12/bulan per pengguna
• Perusahaan: Hubungi untuk harga
• ClickUp Brain: Tersedia pada semua paket berbayar seharga $5/anggota Workspace/bulan

Peringkat dan ulasan ClickUp

• G2: 4.7/5 (9000+ ulasan)
• Capterra: 4.7/5 (3900+ ulasan)

2. Adobe Acrobat

via adobe Acrobat Adobe Acrobat adalah perangkat lunak yang membantu Anda membuat, mengedit, dan mengelola file PDF. Anda dapat mengonversi dokumen dari berbagai format menjadi PDF dan juga menambahkan fitur keamanan seperti kata sandi atau izin tanda tangan untuk melindungi file Anda.

Fitur kontrol versinya memperbarui nomor versi setiap kali dokumen dimodifikasi. Anda juga dapat membandingkan perubahan dan menyimpan versi yang berbeda.

Selain itu, Anda dapat memodifikasi dokumen PDF secara komprehensif menggunakan alat pengeditan Adobe Acrobat, termasuk teks, gambar, dan pemformatan.

Fitur terbaik Adobe Acrobat

• Berkolaborasi dengan mudah dengan membuat versi dokumen dan membandingkan hasil edit
• Ketik komentar, tambahkan gambar bebas, dan sorot teks untuk memberikan umpan balik
• Melakukan pengeditan ekstensif seperti menambahkan teks dan halaman, memotong dan memutar halaman, memodifikasi gambar, dan memperbaiki kesalahan ketik
• Menambah, menghapus, dan menyusun ulang halaman menggunakan fitur seret dan lepas yang sederhana
• Mengonversi file menjadi PDF dan sebaliknya dengan tetap mempertahankan format
• Bagikan file dengan mudah dengan mengompresnya tanpa kehilangan kualitas

Keterbatasan Adobe Acrobat

• Mungkin memiliki kurva pembelajaran yang signifikan untuk pemula
• Pengguna melaporkan masalah kompatibilitas sesekali

Harga Adobe Acrobat

• Acrobat Reader: Gratis
• Acrobat Standard: $12,99/bulan
• Acrobat Pro: $19,99/bulan
• Acrobat untuk Tim: Mulai dari $22,19/bulan per pengguna

Peringkat dan ulasan Adobe Acrobat

• G2: 4.5/5 (3200+ ulasan)
• Capterra: 4,7/5 (10.200+ ulasan)

3. QT9 QMS

via QT9 QMS QT9 QMS adalah perangkat lunak manajemen kualitas dengan fitur manajemen dan kontrol dokumen. Perangkat lunak ini memungkinkan Anda berbagi dokumen terkontrol dengan tim dan pengguna lain seperti pemasok dan pelanggan.

Fitur salinan master dan salinan tampilan memastikan Anda mengelola perubahan dengan mudah. Pengguna menghargai fitur pengarsipan otomatisnya, sehingga Anda dapat bekerja hanya dengan apa yang relevan.

QT9 QMS membantu Anda mengatur dokumen, memperbaiki masalah, melakukan audit, dan mengelola pemasok. Sistem ini juga memastikan bahwa bisnis mengikuti proses, meningkatkan pekerjaan mereka, dan melacak informasi berkualitas untuk membuat keputusan yang lebih cerdas untuk perbaikan yang berkelanjutan.

Fitur-fitur terbaik QT9 QMS

• Menghubungkan catatan dokumentasi secara terpusat di berbagai lokasi
• Gunakan beberapa alat yang mencakup berbagai aspek kepatuhan
• Lihat garis waktu elektronik dari perubahan yang dibuat pada dokumen apa pun
• Gunakan analitik waktu nyata untuk melacak perubahan
• Mengirimkan pemberitahuan melalui email agar dokumen ditinjau
• Menetapkan pemberi persetujuan dan mengaktifkan kepatuhan tanda tangan elektronik

Keterbatasan QT9 QMS

• Dapat menimbulkan tantangan dalam mengintegrasikan dengan sistem atau perangkat lunak lain
• Kustomisasi mungkin menantang

Harga QT9 QMS

• Hubungi untuk harga

Peringkat dan ulasan QT9 QMS

• G2: 4.8/5 (40+ ulasan)
• Capterra: 4.7 (70+ ulasan)

4. MasterControl

via masterControl_ MasterControl adalah perangkat lunak manajemen kualitas yang lengkap. Perangkat lunak ini membuat tugas-tugas yang berhubungan dengan kualitas menjadi lebih lancar dan efisien, terutama untuk industri yang diatur.

Perangkat lunak manajemen revisi dokumennya memungkinkan perusahaan mengontrol revisi dokumen dan memelihara versi terbaru dalam sistem berbasis web. Dokumen-dokumen ini kemudian dapat tersedia bagi pengguna secara virtual di mana saja.

Perangkat ini memfasilitasi manajemen pelatihan, kontrol perubahan, audit, dan kepatuhan, memastikan kepatuhan terhadap standar industri dan persyaratan peraturan. Selain itu, pengguna menyukai alur kerja persetujuannya, yang mengurangi penundaan.

Fitur terbaik MasterControl

• Sederhanakan pekerjaan Anda dengan alur kerja otomatis
• Temukan semua dokumen di satu tempat dan dapatkan jejak audit dengan cap waktu
• Memanfaatkan alat untuk melacak, mengelola, dan meningkatkan kualitas dengan platform terpusat
• Melacak inspeksi dan pemeriksaan dengan pembaruan tepat waktu
• Pertahankan versi terbaru melalui kontrol dokumen
• Memastikan kepatuhan terhadap kepatuhan dengan alat bantu yang kuat

Keterbatasan MasterControl

• Implementasi mungkin menantang dan memakan waktu karena kerumitannya
• Penyesuaian membutuhkan keahlian khusus, sehingga kurang fleksibel untuk beberapa pengguna

Harga MasterControl

• Hubungi untuk harga

Peringkat dan ulasan MasterControl

• G2: 4.3/5 (280+ ulasan)
• Capterra: 4.6/5 (130+ ulasan)

5. Sierra QMS

via Sierra QMS Sierra QMS adalah perangkat lunak manajemen kualitas yang mudah digunakan yang mengelola tugas-tugas kualitas untuk organisasi. Perangkat lunak ini berfokus pada kontrol dokumen, tindakan korektif, dan manajemen audit untuk mengikuti standar industri.

Fitur kontrol dokumennya memungkinkan Anda mengontrol visibilitas dan hak untuk setiap pengguna yang ditugaskan. Selain itu, perangkat lunak ini menonjol karena fitur pemrosesan bahasa alami (NLP) yang memungkinkan Anda mengetahui di mana harus menambahkan konten untuk cakupan topik yang lebih baik.

Fitur-fitur terbaik Sierra QMS

• Menugaskan tugas pelatihan secara otomatis kepada pengguna dengan akses mudah ke SOP dan kebijakan
• Memantau status dokumen dengan notifikasi dan laporan khusus
• Mengatur dan mengelola dokumen dengan sistem pencatatan yang kuat
• Unggah templat agar dokumen Anda tetap konsisten

Keterbatasan Sierra QMS

• Mungkin ada tantangan dalam menghubungkan atau bekerja dengan lancar dengan perangkat lunak atau alat lain di luar sistemnya
• Mungkin tidak menawarkan kemampuan analisis data tingkat lanjut

Harga Sierra QMS

• Hubungi untuk harga

Peringkat dan ulasan Sierra QMS

• Capterra: Tidak ada ulasan yang cukup
• G2: Tidak tersedia

6. HotDocs

via HotDocs HotDocs adalah sebuah dokumen perangkat lunak otomasi yang membantu membuat dokumen dengan cepat dan mudah.

Dengan plugin HotDocs Author, Anda bisa melacak berbagai versi templat yang telah Anda buat. Plugin ini juga memungkinkan Anda berbagi peran pengembangan templat dengan anggota tim lain dan mengelola repositori terorganisir dari semua file templat Anda.

HotDocs menggunakan dua jenis kontrol versi: terpusat dan terdistribusi, berdasarkan lokasi repositori file.

Anda bisa membuat templat untuk berbagai dokumen, seperti kontrak atau formulir, dan kemudian mengisi detailnya secara otomatis. Hal ini menghemat waktu dan memastikan akurasi dengan mengurangi pekerjaan manual saat membuat dokumen berulang.

Fitur terbaik HotDocs

• Menghemat waktu dengan templat yang dapat digunakan kembali untuk berbagai jenis formulir atau kontrak
• Tautkan repositori kontrol versi ke ruang kerja Anda dan buat perubahan pada file templat langsung dari ruang kerja
• Mengotomatiskan pembuatan templat sekaligus memenuhi pedoman merek internal dan persyaratan kepatuhan industri
• Mengurangi kesalahan dokumentasi hukum dengan fitur otomatisasi

Keterbatasan HotDocs

• Mungkin memerlukan keahlian pemrograman untuk membuat templat tertentu yang rumit
• Kompatibilitas terbatas dengan sistem operasi tertentu atau versi perangkat lunak yang lebih lama

Harga HotDocs

• Hubungi untuk harga

Peringkat dan ulasan HotDocs

• G2: 4.4/5 (80+ ulasan)
• Capterra: 4.1/5 (60+ ulasan)

7. Seismik

via seismik Seismic adalah sebuah platform yang membantu bisnis mengelola dan mengoptimalkan konten penjualan dan pemasaran mereka. Platform ini memusatkan semua aset yang berhubungan dengan konten, seperti presentasi, dokumen, dan video, serta menyediakan alat untuk membuat, mengatur, dan membagikan materi-materi ini.

Seismic menawarkan kontrol versi dokumen di mana Anda bisa mengelola kontrol dan izin. Anda dapat melihat kapan sebuah file diunggah dan apakah bagian tertentu bersifat rahasia. Alat ini juga mengarsipkan dan menyimpan versi file sebelumnya dan memelihara jejak audit.

Fitur terbaik Seismic

• Gunakan alat analisis data yang kuat untuk pemasaran dan penjualan
• Mengatur dan mengelola materi terkait penjualan secara efisien
• Terhubung dengan berbagai sistem atau perangkat lunak, memungkinkan alur kerja yang lancar danberbagi data* Gunakan LiveDocs untuk mengotomatiskan dan mempersonalisasi konten

Keterbatasan seismik

• Bisnis kecil mungkin merasa mahal dibandingkan dengan alternatif lain
• Penyiapan memakan waktu yang lama

Harga seismik

• Hubungi untuk harga

Peringkat dan ulasan seismik

• G2: 4.7/5 (1400+ ulasan)
• Capterra: 4.6/5 (200+ ulasan)

8. Dokumen Google

via Google Docs Google Docs adalah alat pengolah kata online dari Google yang membantu pengguna membuat, mengedit, dan berkolaborasi pada dokumen secara real-time. Alat ini menawarkan antarmuka yang ramah pengguna dan memiliki berbagai opsi pengeditan mirip dengan pengolah kata tradisional.

Alat berbasis cloud ini memungkinkan kolaborasi yang lancar di antara beberapa pengguna dengan fitur seperti penyimpanan otomatis dan akses mudah dari perangkat apa pun dengan akses internet. Fitur kontrol dokumennya memungkinkan Anda mengakses versi sebelumnya dalam format stempel waktu.

Integrasinya dengan aplikasi Google Workspace, dan kemampuan untuk mengekspor dokumen dalam berbagai format, semakin meningkatkan kegunaannya.

Fitur terbaik Google Docs

• Berkolaborasi pada dokumen dengan banyak pengguna secara real-time
• Mengidentifikasi apakah seseorang memperbarui dokumen sejak terakhir kali Anda melihatnya
• Buat berbagai jenis dokumen dengan pustaka templat
• Memberi nama hingga 40 versi dalam dokumen apa pun untuk memudahkan identifikasi

Keterbatasan Google Dokumen

• Versi offline memiliki kemampuan yang lebih rendah, yang memengaruhi aksesibilitas dan fitur pengeditan
• Menawarkan lebih sedikit fitur pemformatan tingkat lanjut dibandingkan dengan beberapa pengolah kata tradisional

Harga Google Docs

• **Gratis
• Pemula Bisnis: $7,20/bulan per pengguna
• Business Standard: $14,40/bulan per pengguna
• Business Plus: $21,60/bulan per pengguna
• Perusahaan: Hubungi untuk harga

Peringkat dan ulasan Google Docs

• G2: 4.6/5 (42200+ ulasan)
• Capterra: 4.7/5 (28000+ ulasan)

9. Microsoft Word

via microsoft Microsoft Word adalah perangkat lunak populer yang digunakan untuk membuat dan mengedit dokumen berbasis teks seperti surat, laporan, atau resume. Ini biasanya merupakan alat bantu utama bagi bisnis untuk dokumentasi dan pelaporan.

Microsoft Word memungkinkan Anda mengontrol versi dokumen dengan memberi Anda akses ke semua versi sebelumnya dalam format hanya-baca.

Fitur terbaik Microsoft Word

• Memanfaatkan berbagai alat pemformatan untuk mengubah tampilan teks, menyisipkan gambar, dan membuat dokumen yang terlihat profesional
• Berkolaborasi secara real-time dengan fitur berbagi dokumennya
• Akses versi mayor atau minor berdasarkan kebutuhan Anda

Keterbatasan Microsoft Word

• Membutuhkan pembaruan rutin
• Mengakses berbagai aplikasi Microsoft Office, termasuk Word, mungkin memerlukan pembelian paket lengkapPaket Office. Namun, hal ini bisa jadi mahal untuk beberapa pengguna

Harga Microsoft Word

• Versi gratis dengan jangka waktu terbatas
• Lisensi khusus untuk perorangan dan bisnis

Peringkat dan ulasan Microsoft Word

• G2: 4,7/5 (1790+ ulasan)
• Capterra: 4.7/5 (2000+ ulasan)

10. monday.com

via Monday.com monday.com adalah sistem manajemen proyek di mana tim dapat mengelola alur kerja, tugas, dan proyek secara kolaboratif. Sistem ini menyediakan antarmuka visual dengan papan, garis waktu, dan dasbor yang dapat disesuaikan, sehingga tim dapat mengatur tugas, melacak kemajuan, dan berkomunikasi secara efektif.

monday.com mengontrol dan memelihara versi dokumen dan menyimpan semua file di tempat yang sama. Hal ini membuat peninjauan dan persetujuan konten menjadi lebih mudah dibandingkan dengan melacak banyak dokumen melalui email.

monday.com fitur terbaik

• Pratinjau, unduh, dan tambahkan anotasi ke setiap versi
• Menghapus versi lama untuk menghindari kekacauan
• Jadikan manajemen proyek lebih mudah melalui antarmuka yang intuitif secara visual
• Membuat dan menyesuaikan alur kerja
• Melacak dan mengelola proyek secara real-time

monday.com keterbatasan

• Mungkin rumit untuk beberapa pengguna
• Pengguna mungkin memerlukan paket yang lebih tinggi untuk mengakses fitur-fitur canggih

harga monday.com

• Penggunaan pribadi: Gratis
• Dasar: $12/bulan per kursi
• Standar: $14/bulan per kursi
• Pro: $24/bulan per kursi
• Perusahaan: Hubungi untuk harga

monday.com peringkat dan ulasan

• G2: 4.7/5 (9900+ ulasan)
• Capterra: 4.6/5 (4.280+ ulasan)

Baca lebih lanjut: Alternatif Hari Senin

Versi Kontrol untuk Mengontrol Kualitas

Perangkat lunak kontrol versi dokumen adalah alat bantu akurasi Anda dalam kolaborasi tim. Perangkat lunak ini menciptakan sebuah pusat di mana tim Anda dapat mengerjakan dokumen terbaru, sehingga tidak ada kebingungan akibat pengeditan yang saling bertentangan dan data yang hilang. Pilih alat yang membuat semuanya tetap teratur dan bebas dari kekacauan.

Jika Anda belum menentukan pilihan, cobalah ClickUp!

Perangkat lunak canggih ClickUp menyediakan antarmuka yang ramah pengguna yang melacak perubahan, menyimpan riwayat versi yang terperinci, memungkinkan pengembalian versi yang mudah, dan masih banyak lagi! Selain sistem kontrol versi dokumen, ClickUp juga menghadirkan manajemen tugas dan fitur manajemen proyek untuk memperlancar alur kerja Anda.

Jadi Mendaftar untuk ClickUp hari ini untuk meningkatkan cara kerja dan kolaborasi tim Anda.