Elárasztják az értesítések, az elmulasztott üzenetek és a több platformon szétszórt beszélgetések? Nem vagy egyedül. Sok vállalkozó szembesül a „csevegés szétszóródásának” káoszával, a zavarral és a hatékonyság hiányával, ami abból adódik, hogy túl sok kommunikációs és üzenetküldő eszközt kell egyszerre kezelni.
Ez a káosz nem korlátozódik a beérkező levelek és a csapat csevegéseire. Ez egy sokkal nagyobb probléma, az úgynevezett Work Sprawl része. A Work Sprawl akkor fordul elő, amikor a munkatevékenységek, beszélgetések, feladatok és eszközök egymástól független rendszerekre vannak szétosztva, amelyek nem kommunikálnak egymással. Ez arra kényszeríti a csapatokat, hogy folyamatosan kontextust váltsanak és információkat keressenek.
A szakértők becslései szerint a munkaterület szétszóródása évente körülbelül 2,5 billió dollár termelékenységi veszteséget okoz a szervezeteknek, mivel a csapatok időt pazarolnak az alkalmazások közötti váltogatásra, a kontextus keresésére és a feladatok megkettőzésére, ahelyett, hogy a tényleges munkát végeznék.
De mi lenne, ha az összes üzleti beszélgetését, frissítését és munkafolyamatát egy helyen központosíthatná?
Rólam: ClickUp által hitelesített tanácsadó és hatékonysági szakértő
Yvonne „Yvi” Heimann vagyok, ClickUp hitelesített tanácsadó és üzleti hatékonysági coach, és nagyon jól ismerem ezt a problémát. A legutóbbi ClickUp közösségi webináriumon megosztottam az utamat a kommunikációs káosztól a tisztaságig. Mindez akkor történt, amikor a ClickUp munkaterületemet igazi üzleti irányító központtá alakítottam!
Az én kihívásom: kommunikációs túlterhelés és a csevegés szétszóródása
A tudásmunkások 83%-a elsősorban e-mailekre és csevegésre támaszkodik a csapatkommunikációban. Munkaidejük közel 60%-át azonban ezeknek az eszközöknek a váltogatásával és az információk keresésével töltik.
Csapatom értékes időt és információkat veszített a széttagolt kommunikáció miatt:
- A fontos frissítések elsüllyedtek a Slackben
- Az ügyfelek kérései e-mailekben voltak szétszórva
- A projekt megbeszélések túl sok helyen zajlottak ahhoz, hogy nyomon lehessen követni őket.
A kommunikáció szétszórt volta megnehezítette a szervezettség fenntartását és a gyors válaszadást.
A megoldás: a kommunikáció központosítása a ClickUp Chat segítségével
Az áttörést az hozta meg, amikor elkezdtem a ClickUp Chatet használni az összes üzleti kommunikációnk központjaként. Ahelyett, hogy a beszélgetéseket ott hagytuk volna, ahol éppen zajlottak, szándékosan úgy terveztük meg a Chatet, hogy a munkát, a frissítéseket és a döntéseket egy helyre összpontosítsa.
Így használtam a ClickUp Chat szolgáltatást a csevegés szétszóródásának végleges megszüntetésére:
Értesítések továbbítása dedikált ClickUp Chat csatornákra
A csevegés szétszóródásának egyik legnagyobb oka a jel túlterhelés. A fontos frissítések összekeverednek az alkalmi üzenetekkel, és a kritikus üzenetek eltűnnek, amint valami hangosabb megjelenik.
Ezt úgy oldottuk meg, hogy a legfontosabb értesítéseket – feladatfrissítéseket, határidőváltozásokat, ügyfélaktivitásokat és projektmérföldköveket – a tényleges munkához kapcsolódó konkrét ClickUp Chat csatornákba irányítottuk. Minden csatorna egyértelmű céllal rendelkezett, így a csapat tagjai pontosan tudták, hol keressék a fontos frissítéseket.
Ahelyett, hogy a Slack-szálakat vagy e-mail-láncokat kellett volna átkutatni, minden látható, kereshető és a munkához kapcsolódó maradt, ami jelentősen csökkentette a határidők és a nyomon követések elmulasztását.
A projekt- és ügyfélfrissítések automatizálása a ClickUp Chat-en belül
A kézi állapotfrissítések a munkaterhelés elszaporodásának másik rejtett oka. Amikor az embereknek emlékezniük kell arra, hogy másokat frissítsenek, az információk elkerülhetetlenül elvésznek.
A ClickUp Automations segítségével olyan munkafolyamatokat állítottam be, amelyek automatikusan közzétették a frissítéseket a Chatben, amikor valami változott, legyen az feladat előrehaladása, jóváhagyások, átadások vagy ügyfélhez kapcsolódó tevékenységek. A megfelelő emberek a megfelelő pillanatban értesítést kaptak, anélkül, hogy bárkinek is utánajárnia kellett volna a kontextusnak.
Ezzel a Chat valós idejű tevékenységi feeddé vált az üzleti életben, ahol a munka láthatóan haladt előre.
📮 ClickUp Insight: A megkérdezettek 75%-a szerint a csevegő megnyitása minden reggel megkönnyíti a munkába állást. A többiek második munkának tartják!
A paradoxon? A csevegés produktívnak tűnik, amíg rá nem jössz, hogy a napod felét görgetéssel, kereséssel vagy hosszú, összefüggéstelen szálak újraolvasásával töltöd.
A csevegést túl gyorssá tettük a kontextushoz képest, és túl fragmentáltá a világos nyomon követéshez. A ClickUp Chat visszahozza a fókuszt. A beszélgetéseket a valódi munkához köti, ahol egy üzenet azonnal feladattá, nyomon követéssé vagy döntési ponttá válhat. A ClickUp Brain ezeket is összefoglalja, mert a munkád és a csevegés végre összekapcsolódnak!
A ClickUp Brain használata valós idejű jelentésekhez és betekintéshez
A csevegés szétszóródása nem csak a túl sok üzenetről szól, hanem arról is, hogy túl sok helyen kell megkeresni a válaszokat. A jelentések egy eszközben, a beszélgetések egy másikban, a frissítések pedig valahol máshol vannak elrejtve.
A ClickUp Brain, a ClickUp natív, kontextusfüggő AI asszisztensének használatával kezdtem el ezt a hurkot bezárni. Ahelyett, hogy manuálisan készítettem volna jelentéseket vagy eszközöket váltottam volna, a munkaterületről közvetlenül, valós időben tudtam betekintést nyerni a feladatok, az ütemtervek és a folyamatban lévő beszélgetések alapján.
Ez a fajta átláthatóság gyorsabb döntéshozatalt és kevesebb „Küldene nekem egy frissítést?” üzenetet eredményezett, amelyek elárasztották a csevegést.
💡 Profi tipp: Ha a kommunikáció, a frissítések és a jelentések egy összekapcsolt rendszerben történnek, a csevegés már nem zaj, hanem kontextus lesz. A ClickUp-ban történő központosítás nem csak csökkenti a zavaró tényezőket, hanem egy olyan egységes információforrást is létrehoz, amelyre az egész csapat támaszkodhat.
💡 Profi tipp: Ha a kommunikáció, a frissítések és a jelentések egy összekapcsolt rendszerben történnek, a csevegés már nem zaj, hanem kontextussá válik. A ClickUp-ban történő központosítás nem csak csökkenti a zavaró tényezőket, hanem egy olyan egységes információforrást is létrehoz, amelyre az egész csapat támaszkodhat.
Az eredmény: egy igazi üzleti irányítóközpont
Mivel az összes kommunikáció, frissítés és jelentés a ClickUp-ban van központosítva, csapatom megszüntette a csevegés szétszóródásának okozta zavart és hatékonyságcsökkenést. Most minden csapattag, beleértve a ClickUp Brain-t is, pontosan tudja, hol keresse az információkat, hol működjön együtt a projektekben, és hogyan tartsa szem előtt az üzleti célokat.
Nézze meg a bemutatót
Kíváncsi a munkamenetemre? Nézze meg ezt a lépésről lépésre bemutató videót, hogy megtudja, hogyan alakítottuk a ClickUp Chatet üzleti irányító központunkká, és szerezze be ingyenes forrásomat: ClickUp AI Prompt & Make Blueprint.
💡 Profi tipp: A Make új „Csevegőüzenet küldése” modulja még könnyebbé tette ezt. Mivel ez a funkció még béta verzióban van, kérjük, ellenőrizze a Make példányát, hogy hozzáférhet-e hozzá.
A túl sok üzenettől az egyértelmű parancsközponthoz
A csevegés szétszóródása nem tűnik „termelékenységi problémának”, amíg rá nem jössz, hogy üzeneteid mindenhol ott vannak, de a kontextus sehol.
A probléma megoldása nem egy újabb eszköz hozzáadásával lehetséges. Hanem egy olyan konvergált AI munkaterület kiválasztásával, ahol a munka, a beszélgetések és a döntések együtt léteznek – AI segítségével továbbfejlesztve. A kommunikáció ClickUp Chat-ben történő központosításával, a frissítések automatizálásával és a valós idejű jelentések használatával olyan üzleti irányító központot hozhat létre, amely Önnel együttműködik, nem pedig Ön ellen.
Ha napjai zajosnak és széttöredezettnek tűnnek, vegye ezt jelnek: nem több alkalmazásra van szüksége, hanem kevesebb helyre, ahol ellenőriznie kell a dolgokat.
Készen áll arra, hogy átvegye az irányítást üzleti kommunikációja felett? Hozzon létre saját irányító központot a ClickUp-ban, és tapasztalja meg, mennyivel könnyebbé válik a munka, ha végre minden egy helyen található. ✨
Yvonne Heimann a FemAuthority LLC alapítója, az Ask Yvi vezérigazgatója és a Boss Your Business Academy létrehozója, ahol egyszerű rendszerek és AI-alapú munkafolyamatok segítségével segíti a vállalkozóknak a fenntartható üzleti tevékenységek kiépítését. ClickUp-szakértőként és automatizálási stratégaként a manuális munka csökkentésére, a végrehajtás javítására és a növekedés elősegítésére specializálódott, emberközpontú tervezéssel.