Hogyan lehet stratégiailag rangsorolni a projekteket (ingyenes sablon mellékelve)

Kétségtelen, hogy a projektidő-kezelés nehéz feladat, ami azt jelenti, hogy a legtöbb csapat órákat pazarol el olyan projektekre, amelyek nem is fontosak.

A valódi bűnös azonban nem a gyenge végrehajtás. Hanem az, hogy mindenre igent mondanak anélkül, hogy lenne egy világos rendszerük arra, hogy eldöntsék, mi érdemel valójában a csapat figyelmét.

Amikor a projektkérések minden irányból érkeznek, és senki sem szűri ki az értékeseket, akkor végül olyan munkával töltöd az idődet, ami sehová sem vezet.

Az intelligens projektprioritizálás változtat ezen. Íme, hogyan építhetsz fel egy rendszert, amely megóvja a csapatod idejét és energiáját.

Főbb tanulságok

Mi az a projektprioritizálás?

A projektek fontossági sorrendbe állítása azt jelenti, hogy eldöntjük, melyik feladat a legfontosabb, amikor az idő és az erőforrások korlátozottak. A csapatok a stratégiai célok, a várható haszon, a költségek és a kockázatok alapján értékelik a projekteket, majd rangsorolják őket, hogy meghatározzák, melyikre kell elsőként figyelmet fordítani.

Ennek a koncepciónak az a nagy előnye, hogy a rangsorolás nehéz döntésekre kényszerít. A projektek egymás melletti összehasonlítása olyan konfliktusokat és kompromisszumokat tár fel, amelyek korábban nem voltak nyilvánvalóak.

Egyes projektek zöld utat kapnak, másokat pedig félretesznek, mert nem illeszkednek a vállalat tényleges céljaihoz.

Egy megbízható rangsorolási rendszer kiküszöböli a találgatásokat, mivel világossá teszi a csapatok számára, hogy mire törekednek, miért fontos ez, és hogyan mérhető az előrehaladás.

Ahelyett, hogy az erőforrásokat minden beérkező kérésre elapróznák, a csapatok azokra a feladatokra koncentrálhatnak, amelyek valóban előreviszik az üzletet.

Miért fontos a projektek prioritásainak meghatározása a projektmenedzsmentben?

A rossz prioritáskezelés gyakran abból fakad, hogy egyszerre több projektet kell kezelni, ami idővel egyre súlyosbodó problémák sorozatát eredményezi:

A pénzügyi veszteség is jelentős: a szervezetek a rossz projekt teljesítmény miatt minden befektetett dollár 9,9%-át pazarolják el. Ez azt jelenti, hogy a csapatok elszalasztják a piaci lehetőségeket, és nézik, ahogy a költségvetés olyan projektekbe folyik el, amelyeket soha nem kellett volna elindítani.

A hatékony prioritásrendezés közös megértést teremt arról, hogy mit jelent a siker, ami egyértelműséget ad a csapatoknak, így gyorsabban tudnak döntéseket hozni és magabiztosan végrehajtani azokat, ahelyett, hogy folyamatosan kétségbe vonnák a következő lépésüket.

Jelek, amelyek arra utalnak, hogy jobb projektprioritizálásra van szükséged

Mielőtt belevetnéd magad a keretrendszerekbe, gondold át, hogy csapatodnak valóban szüksége van-e jobb prioritáskezelésre: figyeld meg, hogy van-e olyan mintázat, amely kicsiben kezdődik, majd egyre nagyobb spirálba torkollik.

Minden sürgősnek tűnik, ami a csapatokat állandó tűzoltási módba kényszeríti, ahol soha nem tudnak folyamatos haladást elérni a tervezett munkában. Ez a káosz általában egy mögöttes egyensúlyhiányt tár fel.

Ilyenkor a legjobban teljesítő munkatársak elmerülnek a kérésekben, míg mások kihasználatlan kapacitással rendelkeznek, főként azért, mert a munka inkább ahhoz kerül, aki a legbiztosabbnak tűnik, nem pedig ahhoz, akinek van kapacitása vagy szüksége van a fejlődési lehetőségre.

A helyzet tovább romlik, amikor az érintettek észreveszik, hogy a folyamat nem működik, és „gyors kérésekkel” teljesen megkerülik azt.

Ezek önmagukban gyakran ésszerűnek tűnnek, de együttesen szétszórják a figyelmet és megakadályozzák a stratégiai projektek lendületét.

Végül a csapatok azt veszik észre, hogy ugyanazokat a kezdeményezéseket tolják át újra és újra a következő sprintre, anélkül, hogy tudnák, miért. Ez azt jelzi, hogy hiányzik az a közös kritérium, amely alapján meg tudnák különböztetni, mi érdemel most figyelmet, és mi várhat.

Ha ez a folyamat ismerősen hangzik, egy strukturált megközelítés megoldja a problémát azáltal, hogy egyértelmű kritériumokat hoz létre, megóvja a kapacitást, és a munkát a mérhető üzleti értékhez igazítja.

Hogyan lehet stratégiailag rangsorolni a projekteket 5 lépésben

Egy hatékony prioritásrendszer kiépítése egy olyan átfogó folyamatot igényel, amelyben minden lépés kiegészíti a többit.

Kezdje azzal, hogy kiszűri, mi jut el a csapatához, majd folytassa a rangsorolással, összehangolással, szervezéssel és feladatátadással, hogy olyan rendszert hozzon létre, amely a gyakorlatban is működik.

1. Szűrd ki a projektkéréseket, mielőtt azok eljutnának a csapatodhoz

Az első védelmi vonal a túlterhelés ellen még a prioritások meghatározása előtt kialakul.

Amikor a kérések e-mailben, a Slacken, megbeszéléseken és a folyosókon keresztül érkeznek, a csapatok időt pazarolnak a részletek felkutatására, az ismétlődések szétválogatására és félkész ötletekbe való belekeveredésre.

A ClickUp űrlapok egyetlen belépési pontot hoznak létre, ahol a kérelmezőknek meg kell adniuk a szükséges információkat, mielőtt projektjük eljutna a csapathoz.

A felvételi űrlap olyan kérdéseket tesz fel, amelyek stratégiai gondolkodásra késztetik a válaszadót:

Egy olyan marketingkérés, amely nem fogalmazza meg a sikermutatókat vagy a stratégiai célokat, még nem áll készen a csapat bevonására, és az űrlap ezt egyértelművé teszi, mielőtt bárki is időt pazarolna a megbeszélésekre.

Ossza meg széles körben a linket, hogy a csapattagok az ad hoc kéréseket a következő mondattal irányíthassák át: „Kérjük, küldje el ezt a felvételi űrlapunkon keresztül, hogy megfelelően értékelhessük”, ahelyett, hogy elterelnék a figyelmet a folyamatban lévő munkáról.

Sikeresen bevezettünk egy űrlapalapú jegyrendszert a ClickUp mérnöki csapatán belül, ami drasztikusan csökkentette a csapatok sürgős feladatait, és segített nekik visszanyerni egy részét a produktív idejüknek.

2. Használj prioritási mátrixot a fennmaradó feladatok rangsorolásához

A befejezetlen kérések kiszűrése után rangsorold a fennmaradó projekteket úgy, hogy két tengelyre helyezed őket, ahol a függőleges tengely a hatást, a vízszintes pedig a ráfordítást jelenti.

Így négy kvadráns jön létre, amelyek megmutatják, mit kell tenni az egyes projektekkel.

A nagy hatással járó, kis erőfeszítést igénylő munkák azonnal elvégezhető gyors sikerekké válnak, míg a nagy hatással járó, nagy erőfeszítést igénylő projektek gondos tervezést igénylő stratégiai kezdeményezésekké válnak.

Bármilyen erőfeszítést igénylő, alacsony hatással járó munkát háttérbe szorítanak vagy megszüntetnek, mert ezek a projektek elvonják az erőforrásokat azoktól a feladatoktól, amelyek ténylegesen javítják az üzleti mutatókat.

A ClickUp prioritási mátrix sablonja egy olyan táblát kínál, amelyen a csapatok a körülmények változásával a projekteket a négy kvadráns között húzhatják.

A vizuális formátum azonnal feltárja a veszélyes mintákat, például hat nagy erőfeszítést igénylő projektet, amelyek három vezető fejlesztőért versengenek, vagy a gyors sikerek, amelyek elterelik a figyelmet a folyamatos koncentrációt igénylő stratégiai munkáról.

A körülmények változásával rendszeresen tekintsd át a mátrixot.

Az a infrastrukturális projekt, amely felemésztette a mérnöki kapacitást, hirtelen sokkal egyszerűbbé válhat, miután elvégezted a kapcsolódó platformfrissítést, ami megváltoztatja a projekt helyét a többi munkához képest, és indokolhatja a projekt felgyorsítását.

3. Hangold össze a projekteket az üzleti célokkal, és tanuld meg nemet mondani

Az előzetes felmérésen való átjutás és a kedvező kvadránsba kerülés még nem garantálja a végrehajtást.

A szigorúbb szűrő azt vizsgálja, hogy a munka konkrét ROI-n, stratégiai összehangoláson vagy jelentős működési hatáson keresztül mérhető üzleti értékhez kapcsolódik-e.

Azok a projektek kerülnek természetesen az élre, amelyek kijavítják a termék használatát gátló termelési problémákat, kezelik a lemorzsolódási adatok által alátámasztott ügyfélmegtartási kockázatokat, vagy új bevételi forrásokat nyitnak meg.

Másrészt az olyan munkák, amelyek érdekesnek tűnnek, de nem kapcsolódnak a stratégiai célokhoz, félre kerülnek, függetlenül attól, ki támogatja őket.

A nehéz rész az, hogy ezeket a döntéseket közöljük azokkal az érdekelt felekkel, akik más eredményeket vártak. De a világos érvelés kezelhetővé teszi a helyzetet:

Ezek a beszélgetések idővel egyre könnyebbé válnak.

Ha következetesen ugyanazokat a kritériumokat alkalmazod, ahelyett, hogy ad hoc döntéseket hoznál aszerint, ki kérdezi a legkitartóbban, azzal hitelességet építesz, ami a jövőbeli prioritási megbeszéléseket egyszerűbbé teszi.

4. Csoportosítsd a hasonló projekteket sprintekbe

Miután eldöntötted, mely projekteket szeretnéd megvalósítani, szervezd a munkát sprintekbe, amelyek a kapcsolódó projekteket csoportosítják. Ez csökkenti a kontextusváltást és lendületet ad a munkának, ami felgyorsítja a megvalósítást.

Vegyük például a tervezőket, akik egy sprint alatt akár három márkafrissítést is elvégezhetnek.

Ugyanazon a gondolati síkon maradnak, hogy újrafelhasználható komponenseket építsenek, és olyan ritmust alakítsanak ki, amelynek köszönhetően a harmadik projekt gyorsabban készül el, mint az első.

Hasonlóképpen, amikor a fejlesztők csoportosítják az infrastruktúra-frissítéseket, hatékonyan kezelik a függőségeket, és elkerülik a technikai kontextusok közötti váltás indítási költségeit.

Mindkettő sprinteket használ, azaz meghatározott időtartamokat egy adott feladat elvégzésére.

A szoftverfejlesztő csapatok általában kéthetes ciklusokat alkalmaznak, míg a marketingcsapatok kampányokhoz igazodó, egyhónapos sprinteket futtathatnak, a tervezőcsapatok pedig háromhetes sprinteket használnak, amelyek mind a gyors átfutási időket, mind a többszöri felülvizsgálatot igénylő projekteket figyelembe veszik.

Minden sprint során a csapatok feladatokra bontják a projekteket, a kapacitásnak megfelelően osztják ki a feladatokat, majd áttekintik az elért eredményeket, mielőtt megterveznék a következő ciklust. Ez természetes ellenőrzési pontokat teremt, amelyek segítségével értékelhető, hogy a prioritások továbbra is érvényesek-e.

A feladatok csoportosítása emellett időt biztosít olyan karbantartási munkákra is, mint a technikai adósságok rendezése vagy az állandó eszközök frissítése, anélkül, hogy ez megzavarná a folyamatos figyelmet igénylő stratégiai projekteket.

Tipp: Ismerd meg a leggyakoribb termelékenységi rendszereket, hogy kevesebb erőfeszítéssel többet tudj elvégezni.

5. A feladatokat a kapacitás, ne csak a készségek alapján oszd ki

A prioritások megfelelő meghatározása kudarcba fullad, ha folyamatosan a rossz embereket terheled túl.

Ha egy személy lesz az alapértelmezett felelős minden fontos projektért, mert megbízhatóan teljesít, akkor olyan szűk keresztmetszetet hoztál létre, amely előbb-utóbb meg fog szakadni.

Ez három problémát vet fel: a kiemelkedő munkatársak kiégésének kockázatát, a korlátozott fejlődést az azonos feladatok ismételt elvégzése miatt, valamint azt, hogy mások nem tudják fejleszteni azokat a készségeket, amelyekkel oszthatnák a terhet.

Figyeljen a kiégés előtti figyelmeztető jelekre:

A munka újraelosztásakor magyarázd el az indokokat, hogy ne érezzék büntetésnek:

„A honlap frissítését átadom Jordannek, így te a portál újratervezésére koncentrálhatsz, amihez szükség van a tapasztalatodra, és ami jobban elősegíti a fejlődésedet, mint egy újabb adag marketingoldal.”

A középvezetői szintű munkatársaknak kihívásokkal teli munkára van szükségük, hogy fejlesszék ítélőképességüket és készségeiket. Ha alacsony kockázatú, rutin jellegű munkát adunk nekik, készségbeli hiány keletkezik, ami miatt továbbra is túlzottan támaszkodniuk kell a tapasztaltabb munkatársakra.

Javaslom, hogy nézd meg a ClickUp „Workload” nézetét, amely vizuális formában mutatja az egyes tagok rendelkezésre álló kapacitását.

Ahelyett, hogy az intuícióra hagyatkoznál, hogy ki tűnik elfoglaltnak, az adatok alapján döntesz arról, kinek van még kapacitása, és ki áll a túlterhelés szélén.

Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni

Még a legmegbízhatóbb rendszerek is kudarcot vallanak, ha a csapatok beleesnek a jól előre látható csapdákba.

Ha mindent sürgősnek kezelünk, az tönkreteszi a prioritásokat. Határozz meg konkrét kritériumokat arra, hogy mit jelent a „sürgős”: hatással van-e a mai bevételre, gátolja-e más csapatok munkáját, vagy ügyfélkapcsolati problémákat okoz-e.

A felülvizsgálati ciklusok kihagyása miatt a prioritások eltérhetnek a valóságtól. A piaci körülmények változnak, akadályok merülnek fel, az igények alakulnak. A heti vagy kétheti felülvizsgálatok még időben észlelik ezeket a változásokat, mielőtt azok megakadályoznák a tervezett munkavégzést.

Ha a leghangosabb hang nyer, a stratégia helyébe a politika lép. Tartsd be a keretrendszeredet akkor is, ha ezzel csalódást okozol a hangos érdekelt feleknek, mert a következetesség építi a hitelességet.

A csapat kapacitásának figyelmen kívül hagyása a munkák elfogadásakor garantáltan kudarchoz vezet. A reálisnál több feladat vállalása túlterheltséget okoz, ami miatt az emberek túlterheltek lesznek, és késve, alacsony minőségű munkát nyújtanak be.

Ha elmulasztják közölni a döntéseket, az emberek feltételezésekkel töltik ki a hiányzó információkat. Ha az érintettek nem értik a halasztásokat, vagy a csapat tagjai nem ismerik a feladat célját, nem tudnak megalapozott döntéseket hozni a kompromisszumokról.

Ez az öt lépés egymással összefügg, de a rendszer hatékonyságának fenntartásához folyamatos karbantartásra van szükség.

A rendszer karbantartása

Kezdjétek heti 15 perces megbeszélésekkel, hogy megbizonyosodjatok arról, hogy a legfontosabb prioritások nem változtak-e az új információk alapján.

Ezek természetesen beépülnek a havi áttekintésekbe, ahol megvizsgálod az összes aktív projektet, és megszüntetsz mindent, ami megakadt vagy eltért a stratégiától.

Minden negyedévben lépj egy lépést hátra, hogy frissítsd stratégiai céljaidat, és a változások vagy a tanulságok alapján igazítsd az egész projektcsatornát.

Készíts egy „parkolóhely” dokumentumot az elutasított munkák számára, hogy ezek az ötletek ne vesszenek el, és ne bukkanjanak fel újra új kérésekben. Kövesd nyomon a konkrét mutatókat, mint például a befejezési arányokat és az érdekelt felek elégedettségét, hogy megmérhesd, valóban működik-e a rendszer, ahelyett, hogy csak a megérzéseidre támaszkodnál.

A folyamat idővel egyre könnyebbé válik, ahogy a csapatod közös megértést alakít ki arról, hogy mi a fontos, élesebb ítélőképességet fejleszt ki a kompromisszumok terén, és valódi önbizalmat szerez abban, hogy nemet mondjon azokra a feladatokra, amelyek nem szolgálják a céljaitokat.

Tedd a termelékenységet elsődleges prioritássá a ClickUp segítségével

Próbáld ki a ClickUp-ot, és tapasztald meg, milyen pozitív változásokat hozhat a csapatod termelékenységében.

Platformunk olyan eszközöket kínál, amelyekkel kialakíthatod az ideális projektprioritizálási folyamatot. Csak néhány kattintással áttekintheted az összképet, majd bármely feladat részleteibe is belemélyülhetsz.

Hozz létre még ma egy ingyenes ClickUp-fiókot, és tartsd fenn az energiádat a előtted álló munkákhoz. Ha bármilyen segítségre van szükséged, kérjük, lépj kapcsolatba velünk a Súgó Központon keresztül, vagy nézd meg bármelyik on-demand webináriumunkat.

Kellemes tervezést!