Az olyan AI-eszközök, mint a ChatGPT, felforgatják a dolgok rendjét – a hosszú e-mail-tervezetek és tartalomkészítési maratonok gyors sprintekké válnak.
És ez nem csak látszat – az e-mailek személyre szabásához mesterséges intelligenciát használó marketingesek 41%-os bevétel-növekedésről számoltak be. A helyesírási hibák csökkentésétől és a tökéletes tárgy sor megfogalmazásától az emberies hangvételű e-mailek megírásáig a ChatGPT időt takarít meg Önnek.
Akár tartalomkészítő, szerző vagy webalkalmazás-vállalkozó vagy, a ChatGPT elsajátításával legyőzheted a beérkező levelek káoszát.
Kövesse ezt az útmutatót, hogy megtanulja, hogyan írhat éles üzleti e-maileket anélkül, hogy feláldozná az ép elméjét!
Bónuszként próbálja ki a kommunikációs munkafolyamatokhoz legalkalmasabb ChatGPT alternatívát, a ClickUp Brain-t.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
Így használhatja a ChatGPT-t e-mailek írásához:
- Optimalizálja e-mailjeit a személyre szabás, a célközönség megcélzása és a visszhangot kiváltó tartalom fókuszálásával. 📩
- Használja a ChatGPT-t gyors vázlatok készítéséhez, de vegye figyelembe annak korlátait az egyedi üzleti igények tekintetében.
- Adjon meg kontextust (hangnem, szerkezet, részletek) a legjobb vázlat elkészítéséhez.
- Újra létrehozhatja vagy szerkesztheti a vázlatokat az egyértelműség és a személyre szabás érdekében.
- Ellenőrizze a pontosságot és az Ön hangvételével való összhangot.
- Váltson át a ClickUp-ra . Kezdje el használni az AI-t e-mailekhez a ClickUp Brain segítségével, és egyszerűsítse a jegyzetelést, az adatelemzést, az e-mailek megírását és a kommunikációt.
- Kezelje az összes e-mailjét és munkáját egy helyen, a ClickUp e-mail projektmenedzsment segítségével.
Hogyan használhatja a ChatGPT-t e-mailek írásához
Ha elegendő kontextust ad a ChatGPT-nek, az olyan tartalmat állíthat össze, amely tökéletes kiindulópontot jelent az e-mailjeihez. Csak osszon meg néhány egyértelmű utasítást, és voilá – Ön is használhatja az AI-t olyan e-mailek írásához, amelyek illeszkednek a hangneméhez és üzenetéhez, miközben értékes időt takarít meg.
Készen áll? Íme, hogyan használhatja hatékonyan a ChatGPT-t e-mailek írásához:
1. lépés: Határozza meg a kontextust és a célt
Mielőtt elkezdené megismerni a ChatGPT működését, tisztázza magában, hogy miről fog szólni az e-mailje.
Végül is, ahogy Shakespeare egyszer írta: „A rövidség a lélek szelleme. ” Tehát, gondold át, mit szeretnél elérni az e-maileddel, anélkül, hogy túl sokat kertelnél.
Minél jobban megtanítja a ChatGPT-t, annál jobban meg fogja érteni az írás stílusát, célját és az e-mail felépítését. Küldhet emlékeztetőt, válaszolhat egy kérdésre vagy nyomon követhet egy feladatot, de a kontextus beállítása elengedhetetlen.
Tegyük fel, hogy frissítést kér egy kollégától vagy ügyféltől. A célja valószínűleg az, hogy cselekvésre ösztönözze a másik felet, vagy további részleteket gyűjtsön. Ha találkozót szeretne egyeztetni, akkor az e-mailnek udvariasnak és világosnak kell lennie, hogy a címzett könnyen megtehesse a következő lépést.
Itt a ChatGPT megérti, hogy a cél az, hogy visszajelzést kérjen egy frissítésről, ezért úgy alakítja az e-mailt, hogy az a jelenlegi állapotra és a következő lépésekre összpontosítson. Ez biztosítja, hogy az üzenet világos, udvarias és tömör legyen, így a címzett könnyebben tud válaszolni a szükséges információkkal.
🧠Érdekesség: A ChatGPT 2022-es bevezetése után mindössze öt nap alatt elérte az egymillió felhasználót .
2. lépés: Nyisson fiókot a ChatGPT-n
A ChatGPT használatának megkezdéséhez látogasson el a chat.openai.com oldalra, és hozzon létre egy fiókot. Regisztrálhat e-mail címével vagy a Google-fiókjával. Miután fiókját igazolták (hat számjegyű kódot kap a telefonjára), máris készen áll a használatra!
Hozzáférhet a GPT-3.5 ingyenes verziójához, vagy ha fejlettebb élményre vágyik, havi 20 dollárért frissítheti a GPT-4-re.
A GPT-4 gyorsabb válaszokat és fejlett funkciókat kínál, mint például a böngészés és a kód értelmezése, így kiváló választás azok számára, akik időérzékeny e-mailekkel foglalkoznak, vagy a termelékenység további növelésére törekednek.
Ha időérzékeny e-maileken dolgozik, és gyorsabb, személyre szabottabb válaszokat szeretne, akkor a GPT-4 megvásárlása megéri a befektetést.
👀 Tudta? Az amerikaiaknak csak a fele ismeri valamilyen szinten a ChatGPT-t, és közülük kétharmad posztgraduális diplomával rendelkezik. Érdekes módon a válaszadók 54%-a azt állította, hogy „egyáltalán nem” hallott a ChatGPT-ről.
3. lépés: Adjon meg egyéni utasításokat a ChatGPT-nek
Már regisztrált? Akkor itt az ideje beállítani a ChatGPT-t, hogy az Ön utasításait kövesse. De mielőtt elkezdené generálni a válaszokat és az e-maileket, meg kell adnia neki néhány háttérinformációt. Adja meg, hogyan szeretné, hogy az eszköz generálja a válaszokat.
Ahhoz, hogy a ChatGPT valóban az asszisztensed legyen, kövesd az alábbi lépéseket: Kattints a megjelenített nevedre vagy képedre a legördülő menü megnyitásához. Ezután kattints a ChatGPT testreszabása lehetőségre.
Két fontos kérdést kell megválaszolnia, hogy az AI válaszai személyre szabottak legyenek:
- Mit szeretne, ha a ChatGPT tudna Önről, hogy jobb válaszokat tudjon adni?
Megoszthatja munkájával, e-mailes kommunikációs stílusával, hangnemével és egyéb releváns preferenciáival kapcsolatos részleteket. Ez magában foglalhatja a szakmáját, hogy formális vagy informális hangnemet preferál, és hogy mennyi részletet szeretne az e-mailjeiben megosztani.
- Hogyan szeretné, hogy a ChatGPT válaszoljon?
Itt meghatározhatja a ChatGPT által generált e-mailek hangvételét és szerkezetét. Adja meg, hogy tömör vagy részletes formátumot preferál, válassza ki a formalitás szintjét (barátságos, formális vagy valahol a kettő között), és döntse el, hogy szeretné-e, ha az AI véleményt nyilvánítana, vagy semleges álláspontot tartana fenn.
Alternatív megoldásként elküldheti bemutatkozását és utasításait a csevegőablakon keresztül, hogy a ChatGPT jobban megértse Önt.
Íme egy példa a bevezetőre, amelyet használhat:
🧠Érdekes tény: Az amerikai vállalatok körülbelül 25%-a 50 000 és 70 000 dollár közötti összeget takarított meg a ChatGPT használatával.
4. lépés: Kérje meg a ChatGPT-t, hogy írja meg az e-mailt
Miután megosztotta adatait, preferenciáit és a kívánt hangnemet, megkérheti a ChatGPT-t, hogy készítse el a szükséges e-mailt. Ha az első vázlat nem teljesen megfelelő, kérje meg, hogy újratervezze a választ.
🤖 Ha például felmondó e-mailt ír, a ChatGPT segíthet olyan üzenet megfogalmazásában, amely megfelelő egyensúlyt teremt – függetlenül attól, hogy új lehetőségek miatt vagy elégedetlenség miatt távozik. A cél az, hogy jó viszonyban távozzon, és professzionálisan váljon el, anélkül, hogy megrontaná a kapcsolatokat.
Íme egy példa arra, amit a ChatGPT generálhat:
🤖Egy másik eset lehet egy projekt megbízás elutasítása.
Ha túlterhelt vagy és nem tudsz új feladatot vállalni, akkor fontos, hogy átgondolt választ adj. Bár csábító lehet kifejezni a frusztrációt, fontos, hogy nyugodt, figyelmes és profi maradj. A ChatGPT segítségével diplomáciai üzenetet fogalmazhatsz, amelyben közlöd a korlátaidat anélkül, hogy elutasítóan hangzana.
Íme egy példa arra, hogyan lehet udvariasan és professzionálisan elutasítani egy új projektet:
5. lépés: Az e-mail áttekintése és szerkesztése
Miután a ChatGPT létrehozta az e-mailt, gondosan olvassa át. Beállíthatja a hangnemet, kiegészítheti a hiányzó részleteket, vagy megváltoztathatja a szerkezetet, hogy az jobban megfeleljen az Ön szándékainak. Ellenőrizze, hogy kell-e javítania az e-mailben található nyelvtani vagy helyesírási hibákat.
Mielőtt elküldené az e-mailt, ellenőrizze, hogy a válasz világos-e és összhangban van-e a vállalati irányelvekkel. Ez biztosítja, hogy üzenete professzionális legyen és megfeleljen az elvárásoknak, így elkerülheti a hibákat.
Bár a ChatGPT rendkívül hatékony, a generált tartalom nem mindig tökéletes. A személyre szabás elengedhetetlen ahhoz, hogy az teljes mértékben összhangban legyen az Ön hangjával és az üzenet konkrét kontextusával.
👀 Tudta? A ChatGPT néha „hallucinációkat” tapasztalhat, amikor olyan információkat generál, amelyek hihetőnek tűnnek, de teljesen kitaláltak. Ez magában foglalhat kitalált tényeket, nem létező tanulmányokat vagy pontatlan részleteket. Bár az AI modelleket arra képezik ki, hogy hasznos és pontos válaszokat adjanak, nem tudják valós időben ellenőrizni az információik valódiságát.
Ezért is fontos, hogy az AI-t kutatáshoz vagy döntéshozatalhoz használva mindig ellenőrizzük a kritikus tényeket!
Az Ön egyedi igényeinek megfelelően ügyeljen a következőkre:
- Győződjön meg arról, hogy minden szükséges információ szerepel az e-mailben.
- Győződjön meg arról, hogy a hangnem illeszkedik a stílusához.
- Ellenőrizze a dátumokat, neveket és fontos részleteket, hogy azok pontosak legyenek.
Egy kis plusz figyelem sokat számít!
6. lépés: Küldje el az e-mailt
Miután átnézte és szerkesztette az e-mailjét, ideje megnyomni a „Küldés” gombot.
Mielőtt ezt megtenné, szánjon egy percet arra, hogy még egyszer ellenőrizze, hogy minden rendben van-e az írási mezőben. Győződjön meg arról, hogy az e-mail megfelel az e-mailkezelési stratégiájának, és professzionális, világos és tömör.
Tegyük fel, hogy olyan fontos témákról küld e-maileket, mint amikről eddig beszéltünk. Ilyenkor még fontosabb, hogy a hangnem pontosan megfelelő legyen. Csak akkor küldje el az e-mailt, ha biztos benne, hogy a üzenet kifogástalan és összhangban van a céljaival!
Ne aggódjon túlságosan a reakció miatt – bízzon abban, hogy az AI segített Önnek átgondolt, jól megfogalmazott választ írni.
💡Profi tipp: Az e-mail-etikett kulcsfontosságú ahhoz, hogy üzenete hogyan fogják fogadni és hogyan reagálnak rá. A világosság érdekében végzett lektorálástól a tiszteletteljes hangnem megteremtéséig, ezek a kisebb módosítások nagy különbséget jelenthetnek abban, hogy e-mailjei professzionálisak és hatékonyak legyenek.
A ChatGPT e-mail íráshoz való használatának korlátai
Az AI használata e-mailek írásához kényelmes lehet, de sajátos kihívásokkal is jár. Íme néhány, amit érdemes szem előtt tartani:
- Korlátozott kontextusértés: az AI-nek nehézséget okozhat az üzenet részleteinek vagy a közönség igényeinek megértése. Ez általános vagy nem megfelelő tartalomhoz (hallucinációkhoz) vezethet, különösen összetett vagy érzékeny helyzetekben ❌
- A személyre szabás nehézségei: Bár a ChatGPT képes alapüzenetet generálni, előfordulhat, hogy hiányzik belőle az a személyes érintés, amely a közönségét megérinti. Például az e-mail kampánykezelés során az eszköz figyelmen kívül hagyhat fontos személyre szabott részleteket, mint a nevek vagy a preferenciák, ami befolyásolhatja az üzenet hatékonyságát ❌
- Pontossági problémák: Az AI hatalmas tudásbázisa ellenére nem mindig ad pontos információkat. Fontos részleteket, mint például dátumokat, neveket vagy számokat, különösen az e-mail marketing KPI-k hivatkozásakor, kétszer is ellenőriznie kell ❌.
- Inkonzisztens szószám: Ha a promptban megad egy szószám-korlátozást, a ChatGPT esetenként betartja azt. Sokszor azonban ez kiszámíthatatlan, és előfordulhat, hogy nem felel meg az Ön kérésének. Az alábbi példában a ChatGPT 39 szóval válaszol, nem pedig 42-vel. ❌
- Általános kifejezések túlzott használata: A ChatGPT gyakran támaszkodik túlzottan használt kifejezésekre és klisékre, különösen a professzionális e-mailekben. Bár ezek biztonságosnak tűnhetnek, hamisnak vagy ismétlődőnek hatnak, ami kevésbé vonzóvá teszi az üzenetet ❌
- Nehézségek a bonyolult, több lépésből álló utasításoknál: A ChatGPT nem feltétlenül teljesít jól a több lépésből álló utasításoknál. Például egy e-mail, amely emlékeztetőket, jóváhagyásokat és nyomon követéseket kombinál egy vázlatban, összefüggéstelen vagy nem egyértelmű lehet ❌
A ClickUp Brain használata e-mailek írásához és kezeléséhez
Képzelje el, hogy van egy AI-asszisztense, aki vonzó e-mail szövegeket tud írni, figyelemfelkeltő tárgyakat generálni, személyre szabott üzeneteket készíteni minden egyes célközönség számára, és automatizálni tudja a követő e-maileket.
Nos, itt van, a ClickUp -on – a mindenre kiterjedő munkaalkalmazás.
A ClickUp Brain egy fejlett neurális hálózati mesterséges intelligencia, amely a ClickUp e-mailes projektmenedzsment platformjába van integrálva. Segít marketing szövegek írásában, e-mailekre való válaszadásban és a feladatok hatékony kezelésében – mindezt egy helyen!
ClickUp Brain
A ChatGPT-vel ellentétben, amely néha pontatlan vagy elavult információkat generál, a ClickUp Brain közvetlenül integrálódik a csapata tudásbázisába és a jelenlegi projektfeladatokba.
Így mindig a legfrissebb és legrelevánsabb információkhoz fér hozzá, csökken a nyelvtani hibák kockázata, és e-mailes válaszai pontosabbak és megbízhatóbbak lesznek.
A ClickUp Brain AI Writer for Work segítségével a következőket kapja:
- Írási asszisztens, amely minden szövegírási igényét kielégíti
- Gyors automatikus válaszok feladatokra, megjegyzésekre és e-mailekre
- Automatikus beszéd-szöveg átíró a kézmentes jegyzeteléshez és frissítésekhez
- Lehetőség van a megbeszélések és a képernyőfelvételek átírására, valamint a ClickUp Clipsből közvetlenül válaszolhat a további kérdésekre.
- Könnyen elkészíthető sablonok minden igényéhez – e-mail kampányokhoz, hirdetésekhez, drip kampányokhoz vagy toborzáshoz.
Így teheti meg a ClickUp segítségével:
Ha új e-mailt szeretne írni a ClickUp Brain segítségével, egyszerűen keresse meg a nyitott feladatot, és lépjen a megjegyzések részhez.
Ezután kattintson az e-mail ikonra, írja be a „/Write email” parancsot, majd nyomja meg a Return vagy Enter billentyűt. Ekkor megjelenik a ClickUp Brain modális ablak, amelyben beírhatja az e-mail célját összefoglaló rövid beszédpontot.
Így nézne ki:
A ClickUp Brain elemzi a bevitt adatokat, és a leírás alapján e-mail vázlatot generál.
A generált vázlatot saját stílusához vagy hangvételéhez igazíthatja. A platform további rugalmassági lehetőségeket is kínál: a generált e-mail szöveget közvetlenül a vágólapra másolhatja.
Ha a vázlat nem teljesen felel meg az elvárásoknak, kattintson a „Próbáld újra” gombra, hogy a ClickUp Brain ugyanazon kulcsfontosságú pontok alapján egy másik változatot generáljon. Így minimális erőfeszítéssel minden alkalommal tökéletes e-mailt kaphat!
Az e-mail kiment, a ClickUp bejött! A ClickUp lehetővé tette számunkra, hogy csapatként csökkentsük az elküldött és fogadott e-mailek számát, ami forradalmi változást jelent. Ez azt is jelenti, hogy az e-mail szálak nem vesznek el, az emberek nem szakítják meg a kommunikációt stb., mivel minden információ a ClickUp-ban található.
Az e-mail kiment, a ClickUp bejött! A ClickUp segítségével csökkenteni tudtuk a csapatként küldött és fogadott e-mailek számát, ami forradalmi változást jelent. Ez azt is jelenti, hogy az e-mail szálak nem vesznek el, az emberek nem szakítják meg a kommunikációt stb., mivel minden információ a ClickUp-ban található.
ClickUp marketingcsapatok számára
A ClickUp legnagyobb előnye, hogy lehetővé teszi az AI-eszközök használatát lenyűgöző szövegek írásához, miközben az összes dokumentumot egy központi helyen tárolja.
A ClickUp for Marketing segítségével gyorsan megfogalmazhat, rendszerezhet és tárolhat e-mail sablonokat közvetlenül a ClickUp Docs-ban. Ahelyett, hogy különböző platformok között kellene váltogatnia, minden, amire szüksége van, egy helyen található.
ClickUp Docs
A ClickUp Docs a munkafolyamatokkal is integrálható, így a generált e-mailekből létrehozott feladatok továbbra is kapcsolódnak a nagyobb képhez.
A csapatmunkához konkrét dokumentumrészeket rendelhet a csapattagokhoz. Ez megkönnyíti a Docs-dokumentumok valós idejű megosztását és közös szerkesztését. Akár e-mail-szövegeket finomít, akár marketingkampányt irányít, csapata egyszerre járulhat hozzá, kommentálhatja és frissítheti a dokumentumot.
ClickUp sablonok
A ClickUp nemcsak egy hatékony AI írási eszköz, hanem számos testreszabható sablont is kínál, amelyek célja az e-mailkezelési munkafolyamatok javítása. A ChatGPT-nek ez hiányzik, mivel nem rendelkezik ilyen integrációkkal a teljes marketing munkafolyamat kezeléséhez.
ClickUp e-mail marketing sablon
Például a ClickUp e-mail marketing sablon segítségével szervezett és hatékony maradhat, miközben kampányokat tervez, tárgyat ír, üzeneteket ütemez és nyomon követi a legfontosabb sikermutatókat.
Az e-maileket a felhasználói viselkedés alapján automatizálhatja is, így biztosítva, hogy bizonyos cselekvések üzeneteket indítsanak el. Ez megkönnyíti a célzott e-mailek elküldését a megfelelő ügyfeleknek a megfelelő időben.
A ClickUp Brain nem csak e-mailek írására szolgál – segít a szervezésben, a személyre szabásban és a csapatával való együttműködésben is. Megoldja az AI-eszközök szokásos korlátait, így az e-mailek írása és a marketing hatékonyabbá és könnyebbé válik.
Olvassa el még: A legjobb e-mailkezelő szoftverek (ingyenesek és fizetősök)
Optimalizálja e-mailjeit a ClickUp Brain segítségével a jobb interakció érdekében
Az e-mailek optimalizálása a hatékonyság érdekében nem csupán a tökéletes üzenet megírását jelenti – hanem a személyre szabást, a megfelelő célközönség megcélzását és annak biztosítását, hogy a tartalom elnyerje az olvasó tetszését.
Bár a ChatGPT segítséget nyújthat, nem mindig felel meg az Ön vállalkozásának egyedi igényeinek. Ha az e-mailek írása vagy a nulláról való indulás fárasztónak tűnik, a ClickUp segít Önnek.
A ClickUp Brain segítségével gyorsabban készíthet jegyzeteket, elemezhet adatokat és írhat e-maileket, így időt takaríthat meg. Csak engedélyezze az Email ClickApp alkalmazást a munkaterületén, és máris hozzáférhet az összes e-mail funkcióhoz. Búcsút inthet az írói blokknak és az ismétlődő feladatoknak, miközben e-mailjei hitelesek és személyre szabottak maradnak.
A ClickUp nem csak e-mailek kezelésére alkalmas – feladatok kezelésére, együttműködésre és időkövetésre is, hogy növelje a csapat termelékenységét. Készen áll arra, hogy új szintre emelje e-mailes kommunikációját? Regisztráljon még ma egy ingyenes ClickUp-fiókra!