Ha nyaral, vagy szabadságon van, nem szeretné, hogy a folyamatosan csengő telefon zavarja, igaz? De néha vannak olyan üzenetek, amelyekre egyszerűen muszáj válaszolnia.
Ha nem válaszol, akkor fontos beszélgetéseket és ügyfél-visszajelzéseket hagyhat ki, ami hatással lehet az általános elégedettségre. Ilyen esetekben még egy egyszerű üzenet is jó megoldás lehet, amellyel jelzi, hogy látta az üzenetet.
Ha Ön is a WhatsApp Business 1,5 milliárd felhasználója közé tartozik, az automatikus válasz funkció megoldást kínál Önnek. A WhatsApp automatikus válasz funkciójával automatikus válaszokat küldhet minden üzleti kommunikációjára.
A hatékony kommunikáció biztosítása, még akkor is, ha egy kis szabadságot vesz ki, a jól szervezett személyiség jellemzője. Nézzük meg, hogyan teheti könnyebbé a WhatsApp automatikus válasz funkciója a beérkező üzeneteit.
Hogyan állítsd be az automatikus válaszadást a WhatsAppban
Először megnézzük, hogyan állíthatja be ezeket az automatikus válaszokat a WhatsApp üzleti alkalmazásban. Ha követi ezeket a lépéseket, akkor képes lesz ellenőrizni az automatikus válaszüzenetét, hogy kinek küldi el, és akár az üzleti órákat is megadhatja.
1. lépés: Hozzon létre egy WhatsApp Business fiókot
Az automatikus válaszüzenetek beállításához először is szükséged lesz egy fiókra a WhatsApp Business alkalmazásban. Ez nagyon egyszerű: csak töltsd le az alkalmazást az alkalmazásboltokból, és jelentkezz be a regisztrált WhatsApp Business telefonszámoddal.
2. lépés: Keresse meg az üzleti eszközöket
Ezután keresse meg az Üzleti eszközök részt a WhatsApp Business alkalmazásban. Android esetén ez a jobb felső sarokban található menüben található, ezért csak a három pontra kell kattintania. iOS felhasználók a Beállítások alatt találják meg az Üzleti eszközök részt.
Olvassa el még: WhatsApp állapotidézetek
3. lépés: Állítson be „Távollét üzenetet”
Az Üzleti eszközök részben található a Távollét üzenet fül, ahol beállíthatja az automatikus válaszüzeneteket. Ha rákattint, megjelenik a Távollét üzenet küldése kapcsoló. Kapcsolja be a kapcsolót.
4. lépés: Személyre szabhatja üzenetét
Az „Away Message” (Távollét üzenet) fülön szerkesztheti WhatsApp automatikus válaszüzeneteit. Az automatikus üzenetet üzleti vagy személyes igényeihez igazíthatja.
5. lépés: Üzenetek ütemezése
A folyamat következő lépése az, hogy kiválasztja az elhagyott üzenethez követni kívánt ütemtervet. Három alapvető lehetőség közül választhat:
- Mindig küldés: Ez a standard válasz kerül elküldésre azoknak, akik kapcsolatba lépnek Önnel. Ha útközben is készen áll az üzenete, azok, akik kapcsolatba lépnek Önnel, soha nem érzik magukat elhanyagolva.
- Egyéni ütemezés: WhatsAppot használ üzleti vagy belső kommunikációra? Állítsa be az automatikus válaszokat úgy, hogy azok meghatározott időpontokban kerüljenek elküldésre. Ez egyben kiváló módszer a dolgozó szakemberek számára a beérkező üzenetek hatékony kezelésére.
- Munkaidőn kívül: Még akkor is, ha nem dolgozik, a WhatsApp automatikus üzenettel válaszol ügyfeleinek.
Olvassa el még: 10 csapatkommunikációs stratégia a hatékony együttműködésért
6. lépés: Válassza ki a címzetteket
Miután testreszabta az üzenetet és eldöntötte, mikor küldje el, be kell állítania a címzetteket. Ez lehet mindenki vagy csak azok, akiket hozzáadott a címjegyzékéhez. Itt kisebb testreszabások is lehetségesek, például kiválaszthatja, hogy bizonyos személyeknek ne küldjön távollevő üzenetet.
Ennyi volt! El kell mentenie az elvégzett munkát, és egy gyors ellenőrzés után már kész is van!
💡Profi tipp: Győződjön meg arról, hogy készüléke aktív internetkapcsolattal rendelkezik, hogy az elutasító üzenetek működjenek.
A WhatsApp használatának korlátai
Bár ezeknek a válaszoknak az automatizálása a WhatsApp Business alkalmazásban több időt jelent Önnek, vannak bizonyos korlátai is:
- Nem teljesen testreszabható: A WhatsApp jelenlegi, mindenre alkalmazható megoldása csak az első üzenet testreszabását teszi lehetővé. Frissítések vagy követési feladatok létrehozásához a WhatsApp továbbra is megköveteli, hogy manuálisan lépjen kapcsolatba a névjegyekkel.
- Rugalmasság hiánya: Bár kissé módosíthatja a menetrendjét, vannak olyan helyzetek, amikor jó lenne automatizálni a folyamatot. Például a dolgozó szakemberek csak az ünnepekre szeretnének beállítani automatikus válaszokat a WhatsApp-on.
- Vigyázzon a félreértésekre: Ha nem frissíti rendszeresen az automatikus válaszokat, akkor rossz információkat adhat. Ügyeljen arra, hogy figyelemmel kísérje az automatikus üzeneteit, és időnként szerkessze őket.
- Hiányzik az emberi érintés: Az automatizált üzenetek egyik legnagyobb kihívása az interaktív kommunikáció hiánya. Valós idejű válasz nélkül a címzettek elidegenedhetnek Öntől.
Igen, a WhatsApp Business alkalmazás kezeli a vállalkozások számára beérkező üzeneteket. Ha azonban az üzeneteket és beszélgetéseket cselekvésre késztető elemekké kell alakítani, akkor egy olyan all-in-one termelékenységi eszköz, mint a ClickUp, lehetőséget kínál az üzleti kommunikáció javítására. Tudjon meg többet!
Olvassa el még: A 11 legjobb WhatsApp-alternatíva üzleti célokra
Ügyeljen az irodán kívüli üzenetek ütemezésére a ClickUp segítségével
Ha rájön, hogy a WhatsApp Business automatikus válaszai nem elegendőek a problémáinak megoldásához, akkor egy átfogóbb megoldást kell keresnie, amely lehetővé teszi a zökkenőmentes kommunikációt, miközben automatizálja a válaszokat és prioritás alapján szétválasztja a feladatokat.
Egy gyors kereséssel számos, ilyen funkciókat kínáló eszközt találhat. De melyiket válassza?
Nos, a ClickUp a megoldás. Ez egy rugalmas és hatékony megoldás az üzleti kommunikáció egyszerűsítésére. Használhatja beérkező üzenetek kezelésére, fájlok megosztására és videohívások lebonyolítására is.
A ClickUp bevezetése előtt a megbeszélések és a oda-vissza e-mailek kommunikációja olyan fekete lyukhoz vezetett, ahol a tételek láthatatlanok és figyelmen kívül maradtak. Emiatt a feladatokat nem vizsgálták át időben, és senki sem tudta, hogyan halad a kreatív fejlesztés. Most a csapat minden tagja egyértelműen láthatja, mikor esedékesek a teendők, cseveghet és együttműködhet a feladatokon belül.
A ClickUp bevezetése előtt a megbeszélések és a oda-vissza e-mailek kommunikációja olyan fekete lyukhoz vezetett, ahol a tételek láthatatlanok és figyelmen kívül maradtak. Emiatt a feladatokat nem vizsgálták át időben, és senki sem tudta, hogyan halad a kreatív fejlesztés. Most a csapat minden tagja egyértelműen láthatja, mikor esedékesek a teendők, cseveghet és együttműködhet a feladatokon belül.
A dinamikus ClickUp Chat segítségével akkor is haladhatnak a dolgok, ha Ön nincs az irodában. Íme néhány funkciója:
1. Csökkentse a szűk keresztmetszeteket a ClickUp Chat segítségével
A ClickUp egy mindenre kiterjedő munkaalkalmazás. A ClickUp Chat segítségével pedig minden munkáját egy helyen összpontosíthatja. Ahelyett, hogy automatikus válaszokat állítana be a WhatsApp Business alkalmazásban, amely a beszélgetéseket elkülöníti a munkaterületétől, a ClickUp Chat közvetlenül integrálódik az egész munkafolyamatába.
A ClickUp Chat megszünteti a folyamatos kontextusváltást. Küldhet megjegyzéseket, megoszthat visszajelzéseket vagy kérhet frissítéseket arról, hogy hol kerültek hozzáadva a feladatok.
A testreszabáshoz a csevegőcsatornák egyedi szálakként működnek, és csapatok, projektek vagy beszélgetések szerint elkülöníthetők. A ClickUp Chat több résztvevővel, akik láthatják az Ön elérhetőségét, ütemtervét és prioritási feladatait, lehetővé teszi kollégáinak, hogy Ön távollétében is zökkenőmentesen folytassák a kommunikációt!
A csevegés tovább integrálja a video- és audiohívásokat, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy ugyanazon a platformon belül zökkenőmentesen váltsanak írásbeli beszélgetésről élő beszélgetésre.
Olvassa el még: A 11 legjobb csapatmunkát segítő alkalmazás és eszköz
2. Állítson be automatikus üzeneteket, hogy figyelmeztesse csapatait
A munkahelyére integrálva, szabadsága előtt létrehozhat egy „Frissítés” vagy „Közlemény” bejegyzést. Összekapcsolhatja az összes releváns frissítést, dokumentumot vagy utasítást ezzel a frissítéssel, és kollégái hozzáférhetnek azokhoz, amíg Ön távol van!
Ez a funkció rendkívül hasznos annak biztosításában, hogy a munka ne álljon le hiányzó információk miatt, amikor a csapatából valaki nem elérhető.
3. Egy perc alatt áttekinthető
A ClickUp Chat nemcsak biztosítja, hogy ne legyen szünet a munkafolyamatában, hanem rögzíti és összekapcsolja az összes releváns megjegyzést a megfelelő feladatokkal.
Ha kollégája egy adott feladatot említ a csevegésben, az azonnal linkkel ellátottá válik. Ez lehetővé teszi, hogy nyomon kövesse a feladat lépéseit anélkül, hogy bármilyen információt kihagyná. Amikor visszatér a szünetéből, áttekintheti a csevegéseket, és perceken belül bepótolhatja az elmulasztottakat.
A ClickUp Chat végtelen lehetőségeket kínál. Ha jól használja, ez a belső kommunikációs eszköz megváltoztathatja a termelékenységről alkotott véleményét.
Olvassa el még: Hogyan javíthatja csapatvezetési készségeit
📮ClickUp Insight: A felmérésünkben résztvevők közel 20%-a naponta több mint 50 azonnali üzenetet küld. Ez a nagy mennyiség azt jelezheti, hogy a csapat folyamatosan gyors üzenetváltásokkal zsong, ami remek a sebesség szempontjából, de a kommunikáció túlterheltségéhez is vezethet. A ClickUp integrált együttműködési eszközeivel, mint például a ClickUp Chat és a ClickUp Assigned Comments, a beszélgetései mindig a megfelelő feladatokhoz kapcsolódnak, ami javítja a láthatóságot és csökkenti a felesleges nyomon követés szükségességét.
ClickUp Brain: az AI-társad
Néha a munka során azt kívánjuk, bárcsak valaki válaszolna helyettünk az egyszerű kérdésekre vagy azokra a kérdésekre, amelyeket munkaidőn kívül kapunk. Nos, a ClickUp Brain pontosan ezekre a feladatokra van kiképezve.
A ClickUp Brain egy mesterséges intelligencia eszköz, amely arra van betanítva, hogy egyszerű kérdésekre válaszoljon az Ön nevében, még akkor is, ha Ön nincs jelen, azáltal, hogy a korábbi beszélgetésekből következtet a kontextusra.
Ezenkívül a ClickUp Brain összefoglalhatja a projektekben elért előrehaladást is, amelyet esetleg elmulasztott. Felejtse el azokat a napokat, amikor oldalakon át kellett böngésznie az e-maileket és az adatokat, hogy felzárkózzon; most már csak másodpercekbe telik!
A ClickUp Brain segítségével tökéletes távolléti üzenetet is készíthet, figyelembe véve az automatikus válaszban megemlítendő információkat, a hangnemet és a kontextust.
Az automatikus válaszokat és az automatizált üzeneteket a WhatsApp Business vagy bármely más üzenetküldő alkalmazás segítségével állíthatja be. Ezenkívül egy hatékony kommunikációs terv kidolgozása tovább erősíti üzleti kommunikációs igényeit.
4. Kövesse nyomon minden beszélgetést a ClickUp sablonokkal
Az azonnali üzenetküldés a modern munkamenedzsment elengedhetetlen részévé vált. Azonban több platformon zajló beszélgetések kezelése káoszhoz és információk elvesztéséhez vezethet.
A ClickUp azonnali üzenet sablonja központosított megoldást kínál a csapat kommunikációjának megkönnyítésére.
Ez a sablon segítségével rendszerezheti a csapat belső üzeneteit. Ezzel a következőket teheti:
- Tekintse meg az összes beszélgetési szálat egy helyen
- Jelölje ki a prioritást élvező feladatokat, és azoknak megfelelően dolgozzon!
- Soha ne kockáztassa, hogy lemarad egy üzenetről
Olvassa el még: Együttműködés a munkahelyen: 10 előny és szakértői példák
Javítsa kommunikációját a ClickUp segítségével
Bár a WhatsApp automatikus válasz funkciója hasznos lehet, vannak hatékonyabb megoldások az üzleti kommunikáció kezelésére.
A WhatsAppnak vannak olyan kihívásai, mint a karakterkorlátozás, a fejlett automatizálás hiánya és a félreértések lehetősége, amelyek gátolhatják a termelékenységet.
A ClickUp viszont egy átfogó platformot kínál, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy egyszerűsítsék kommunikációjukat és növeljék hatékonyságukat. A Chat segítségével a napi kommunikációtól a feladatkezelésig minden egy helyen található.
De ez még nem minden! Adjon hozzá, szerkesszen, töröljön és automatizáljon válaszokat, mint egy kommunikációs ninja.
Ha tehát szeretne egy kis szünetet tartani a munkában, vagy az AI-ra bízni a mindennapi kérdések megválaszolását, próbálja ki még ma ingyenesen a ClickUp alkalmazást!