Ön egy közösségi művészeti vásárt szervez, és felkérte a helyi művészeket, hogy nyújtsák be ötleteiket. Hamarosan a post-it cetlikre felhalmozódnak a javaslatok: absztrakt festmények, kerámia szobrok, élő művészeti bemutatók, kézműves műhelyek és még sok más.
Az ötletek puszta száma izgalmas, de egyben nyomasztó is, ami megnehezíti, hogy átlássuk, hogyan illeszkednek össze a dolgok.
Nem lenne egyszerűbb ezeket az ötleteket kategóriákba csoportosítani, például „kiállítások”, „műhelyek” és „előadások”?
Pontosan ezt teszi az affinitási diagram. Segít a kapcsolódó ötleteket strukturált tervbe rendezni – mintha a művészeti vásárral kapcsolatos ötleteit egyértelmű kategóriákba sorolná, hogy koherens rendezvénytervet készítsen.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan használhatja az affinitási diagramokat a munkahelyi döntéshozatal és problémamegoldás irányításához. De előtte tisztázzuk az alapokat.
6 lépéses útmutató az affinitási diagramok készítéséhez
Végigvezetjük Önt az affinitási diagram készítésének folyamatán. Kövesse ezt a hat lépést, és máris készen áll arra, hogy átlássa a komplex adathalmazokat és megkapja a legfontosabb információkat.
1. Határozza meg a problémát
Néha egy probléma új szemszögből való megközelítése áttörést hozhat. Ezért kérdezze meg magától, hogy az információk másféle átszervezése nem tenné-e a problémát érthetőbbé és kezelhetőbbé.
Ha a válasz igen, akkor az affinitási diagram elkészítésének első lépése a következő: határozza meg egyértelműen a megoldani kívánt problémát/témát és a diagram elkészítésével elérni kívánt célokat.
Szánjon tehát egy kis időt a kérdéses probléma átgondolására, és határozza meg pontosan, mit szeretne megoldani vagy megérteni. Fontos döntést kell hoznia? Vagy van egy projekt, amely nem halad a várt ütemben? A probléma pontos meghatározása segít a releváns információk összegyűjtésében.
Az affinitási diagramok akkor működnek jól, ha céljai/elvárásai a következőkre koncentrálnak:
- Ügyfélkutatási adatok elemzése
- Ötletek generálása új projektekhez
- A meglévő folyamatok problémáinak azonosítása
Ehhez a lépéshez használhatja a ClickUp Docs alkalmazást. Az affinitási diagram létrehozásával valós időben dolgozhat együtt távoli csapatával, és felsorolhatják a legfontosabb problémákat, amelyekkel szembesülnek, valamint a elérni kívánt célokat. Mivel több ember is egyszerre szerkesztheti, mindenki a lehető legrövidebb idő alatt leírhatja gondolatait.
2. Információk gyűjtése
Miután tisztán megértette a problémát, ideje információkat gyűjteni. Itt jön képbe a brainstorming.
Vonja be a folyamatba a funkcióközi csapatokat és a külső érdekelt feleket . Ők különböző véleményeket hoznak majd, és így széles körű visszajelzéseket kaphat.
Ne tartsa vissza magát – jegyezzen fel minden ötletet, legyen az bármilyen kicsi vagy szokatlan.
Ez a lépés akkor működik a legjobban, ha mindenki a jó öreg post-it cetlikre írja fel az ötleteit. Ha azonban sok az ötlet, érdemes lehet a digitális úton haladni, hogy hatékonyan rögzíthesse és elemezze az adatokat.
A ClickUp Whiteboards, egy valós idejű vizuális együttműködésre szolgáló platform, kiválóan alkalmas brainstorming üléseihez. Az eszköz kreatív felületet kínál, ahol csapattagjai jegyzeteket írhatnak, alakzatokat adhatnak hozzá, szabadkézzel rajzolhatnak, és a legjobb ötleteiket megoszthatják.
A ClickUp munkaterületéről releváns feladatokat, fájlokat és dokumentumokat is összekapcsolhat, hogy a jegyzetek kontextusban is értelmezhetőek legyenek.
A ClickUp felhasználók imádják a Whiteboards alkalmazást:
A ClickUp segített csapatunknak a különböző időzónákban dolgozó távoli csapatok közötti kommunikációban, és abban, hogy tudjuk, mi történik a projektben, anélkül, hogy felesleges megbeszéléseket kellene tartanunk, vagy e-mailben vagy Slacken keresztül kellene információkat kérnünk az emberektől. A fehér tábla funkció segít nekünk a folyamatok és munkafolyamatok megvitatásában, valamint a feladatok valós idejű kiosztásában.
A ClickUp segített csapatunknak a különböző időzónákban dolgozó távoli csapatok közötti kommunikációban, és abban, hogy tudjuk, mi történik a projektben, anélkül, hogy felesleges megbeszéléseket kellene tartanunk, vagy e-mailben vagy Slacken keresztül kellene információkat kérnünk az emberektől. A fehér tábla funkció segít nekünk a folyamatok és munkafolyamatok megvitatásában, valamint a feladatok valós idejű kiosztásában.
3. Az információk rendezése és csoportosítása
Miután összesítette ötleteit, a következő lépés azok rendezése és kategóriákba csoportosítása. Kezdje azzal, hogy áttekinti az összegyűjtött elemeket, és meghatározza a közös témákat vagy mintákat.
Ha például az ügyfélszolgálat fejlesztésén dolgozik, létrehozhat olyan kategóriákat, mint „Ügyfél-visszajelzések”, „Személyzetképzés” és „Folyamatfejlesztések”. Címkézze meg egyértelműen az egyes kategóriákat, és rendezze logikus sorrendbe az egyes csoportok elemeit.
Ezzel a módszerrel vizualizálhatja a különböző információk közötti kapcsolatokat, és áttekintheti a teljes képet.
A ClickUp Mind Maps (a ClickUp Whiteboards részeként) segítségével ábrázolhatja az ötletek közötti kapcsolatokat. Az eszköz a következőket teszi lehetővé:
- A komplex ötleteket bontsa kisebb egységekre az érthetőség kedvéért.
- Szerkessze, törölje vagy rendezze át ötleteit az igényeinek megfelelően.
- Adjon hozzá ötleteket a térképhez, és alakítsa azokat megvalósítható feladatokká!
- Átszervezze a térképet a Re-Layout segítségével, és őrizze meg a hierarchiát.
Például a „Személyzetképzés” alatt lehetnek olyan alkategóriák, mint „Soft Skills képzés”, „Csevegő támogatás képzés” és „Műszaki képzés”. A gondolattérkép átfogó képet ad egy adott feladat/ötlet különböző aspektusairól.
4. Készítsen affinitási diagramot
Most itt az ideje, hogy csoportosított információit affinitási diagramba rendezze. Helyezze kategóriáit és elemeit egy táblára, és rendezze őket úgy, hogy vizuálisan is látható legyen a köztük lévő kapcsolat.
Ezenkívül vonalak, nyilak vagy más vizuális összekötők segítségével mutathatja be, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a különböző kategóriák és ötletek.
Ne féljen a dolgokat átrendezni a munka során; a cél egy olyan diagram létrehozása, amely hatékonyan kommunikálja az adatok közötti kapcsolatokat és mintákat.
Ha a ClickUp Whiteboards alkalmazást használja, ötleteit drag and drop módszerrel áthelyezheti, átrendezheti és vizuális jelöléseket (nyilak, összekötők, színkódok stb.) adhat hozzá a zökkenőmentes kategorizáláshoz.
5. Az affinitási diagram felülvizsgálata és finomítása
Miután elkészítette a diagramot, lépjen hátra egy lépést, és elemezze az elrendezést. Győződjön meg arról, hogy a diagram tartalmazza az összes csoportot és elemet, és hogy a kapcsolatok pontosan tükrözik a különböző információk közötti viszonyokat.
Kérjen visszajelzést a csapat tagjaitól vagy a legfontosabb érdekelt felektől, hogy megismerje véleményüket, és azonosítsa az esetleges hiányosságokat vagy fejlesztési területeket. A visszajelzések alapján végezze el a szükséges módosításokat, ha vannak ilyenek.
Készüljön fel arra, hogy ebben a lépésben esetleg át kell szerveznie a kategóriákat, hozzá kell adnia/kihagynia információkat, vagy tisztáznia kell a kapcsolatokat.
A ClickUp Whiteboards segítségével ez a lépés gyerekjáték. Belső csapata és az érdekelt felek közvetlenül együttműködhetnek a táblán, és szükség szerint módosíthatják az affinitási diagramot. Nincs szükség oda-vissza e-mailekre vagy telefonálásra – végezze el a munkát egyetlen platformon.
6. Prioritások meghatározása és cselekvés
Végül használja az affinitási diagramot a kategóriák fontossági sorrendjének megállapításához és egy cselekvési terv kidolgozásához. Keresse meg azokat a kulcsfontosságú témákat vagy csoportokat, amelyek kiemelik a legkritikusabb területeket, amelyekre figyelmet kell fordítani.
Például, ha a diagramból kiderül, hogy a problémák többsége a „Vásárlói visszajelzések” kategóriába tartozik, akkor ezeket érdemes elsőként kezelni.
Készítsen tervet az egyes prioritási területek kezelésére, ossza ki a felelősségi köröket, és állapítson meg egyértelmű határidőket. A tervek végrehajtása során kövesse nyomon az előrehaladást, és az eredmények és visszajelzések alapján folyamatosan módosítsa a tervét.
A ClickUp Whiteboards segítségével könnyen átléphet a probléma megértéséről a hatékony cselekvésre. Ha olyan ötletet/problémát azonosít, amely azonnali cselekvést igényel, közvetlenül a tábláról létrehozhat egy ClickUp feladatot.
A több mint 15 testreszabható ClickUp nézetnek köszönhetően a kívánt módon követheti nyomon az előrehaladást – függetlenül attól, hogy a teljes munkafolyamatot szeretné áttekinteni, vagy egy adott feladat részletes nézetét szeretné megtekinteni. Íme néhány nézet, amely hasznos lehet Önnek:
- Gantt-nézet: Vizuális idővonalat nyújt a feladatokról, megmutatva, hogyan fedik egymást és hogyan hatnak egymásra. Ezzel a nézettel egy pillanat alatt áttekintheti a projekt ütemtervét és a függőségeket.
- Naptár nézet: A feladatokat a határidőik alapján havi, heti vagy napi naptár formátumban jeleníti meg. Ez a nézet lehetővé teszi a határidők kezelését és a munkarend jobb tervezését.
- Lista nézet: Részletes, lineáris nézetet nyújt a feladatokról. A feladatokat prioritás, határidő, felelős személy, állapot és egyéb szempontok alapján csoportosíthatja.
Ezeket a lépéseket kihagyhatja, és közvetlenül diagramot készíthet előre elkészített affinitási diagram sablonokkal, például a ClickUp Affinitási Diagram Sablonjával. Ezzel a testreszabható keretrendszerrel egyetlen helyen listázhatja ötleteit, csoportosíthatja a hasonló ötleteket kategóriákba, rangsorolhatja a kritikus elemeket és vizualizálhatja a feladatok előrehaladását.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Együttműködés távoli csapattagokkal
- Rendezze gyorsan nagy mennyiségű adatot és ötletet
- Az adatok pontos kategorizálása és a minták azonosítása
- Gyorsítsa fel a döntéshozatalt
A felhasználói kutatástól, a folyamatok fejlesztésétől és a stratégiai tervezéstől a tartalomszervezésig, különböző célokra készíthet affinitási diagramokat, és kidolgozhat egy szilárd cselekvési tervet. Ezenkívül a natív vizualizációs eszközök, beleértve a Lista, Gantt, Munkafolyamat és Naptár nézeteket, segítségével mindig naprakész lehet a feladatok előrehaladásáról.
Az affinitási diagramok 5 sokoldalú felhasználási módja
Fedezze fel, hogyan alkalmazhatja az affinitási diagramokat a projektmenedzsment különböző területein:
1. Affinitási diagramok a tervezési gondolkodásban
A tervezői gondolkodás egy problémamegoldó megközelítés, amely a felhasználók igényeire szabott innovatív megoldások kidolgozására összpontosít. Öt nem lineáris szakaszból áll: empátia, meghatározás, ötletelés, prototípus készítés és tesztelés. Az affinitási diagramok sok ilyen szakaszban hasznosak.
- Az Empathize szakaszban, amelynek célja a felhasználók mélyreható megértése interjúk és megfigyelések segítségével, az affinitási diagram segít a nagy mennyiségű kvalitatív adat kategorizálásában.
- A Meghatározás szakaszban az affinitási diagramon szereplő klaszterek segítségével a felhasználók által gyakran tapasztalt problémákra koncentrálhat.
2. Affinitási diagramok és Six Sigma
A Six Sigma módszertan célja az üzleti folyamatok javítása és a hibák csökkentése a szinte tökéletes minőség és teljesítmény elérése érdekében. A DMAIC keretrendszert (Define, Measure, Analyze, Improve, Control – Meghatározás, Mérés, Elemzés, Javítás, Ellenőrzés) követi, és az affinitási diagramok segítségével szervezett megközelítéssel végigjárhatja ezeket a lépéseket.
Így kell csinálni:
| DMAIC fázis | Az affinitási diagramok használata |
| Meghatározás | Rendezze a vevői igényeket és a projektcélokat egyértelmű kategóriákba, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon. |
| Mérjen | Rendezze és vizualizálja az adatmutatókat, és azonosítsa a trendeket és a legfontosabb értékelési területeket. |
| Elemzés | Csoportosítsa az adatokat a kiváltó okok és mintázatok felkutatásához |
| Javítson | Csoportosítsa és értékelje a lehetséges megoldásokat brainstorming üléseken |
| Vezérlés | Kategorizálja és figyelje a KPI-ket és a projekt kockázatait |
3. Affinitási diagramok a döntéshozatalban
Hatalmas feladat nagy mennyiségű adatpont, ötlet vagy visszajelzés elemzése, és az elemzés alapján konkrét döntések meghozatala. Az affinitási diagram hatékony eszköz lehet mindennek világos, szervezett kategóriákba rendezéséhez.
Például, ha csapata egy termék új funkcióinak kidolgozásán töri a fejét, akkor több tucat javaslatot kaphat. Az affinitási diagram segítségével összevonhatja a hasonló ötleteket, és gyorsan felismerheti a közös témákat/prioritásokat.
Ezek a diagramok azt is megmutatják, hogy a különböző inputok hogyan illeszkednek egymáshoz, így a csapat tagjai könnyebben jutnak konszenzusra és hoznak megalapozott döntéseket.
Olvassa el még: 10 ingyenes kontextusdiagram-sablon
4. Affinitási diagramok a felhasználói élményben
A felhasználói élménytervezés során az affinitási diagramok segítségével értelmezheti az ügyfélkutatásokból, például interjúkból vagy felmérésekből gyűjtött kvalitatív adatokat.
Tegyük fel például, hogy egyes ügyfelek a weboldal navigációjának nehézségeiről beszélnek, míg mások a testreszabási lehetőségek hiányát említik.
Az affinitási diagram segítségével ezeket a jegyzeteket közös témák, például „navigációs problémák” vagy „funkciók iránti igények” alapján csoportokba rendezheti, és így észreveheti a felhasználói igények és problémák mintáit.
Olvassa el még: Munkafolyamat-diagram készítése: lépésről lépésre
5. Affinitási diagramok az Agile-ben
Az agilis csapatok egyszerre több feladatot és ötletet is kezelnek, és az affinitási diagramok tökéletesen alkalmasak a dolgok strukturált kezelésére. Íme, hogyan:
- A backlog finomítás során előfordulhat, hogy több felhasználói történetet vagy feladatot kell rendezni. Az affinitási diagram segítségével a kapcsolódó történeteket csoportosíthatja és hatékonyabban rangsorolhatja őket.
- A sprint tervezés során ezek a diagramok segítenek a feladatok vizualizálásában és szervezésében, valamint a tervezési folyamat zökkenőmentesebbé tételében.
- Az agilis retrospektívákban az affinitási diagramok kiváló eszközként szolgálnak a visszajelzések csoportosításához és az ismétlődő problémák azonosításához, így a csapatok meg tudják határozni a fejlesztendő területeket és kidolgozhatják a megvalósítható terveket.
További információk: Adatok vizualizálására szolgáló diagramtípusok
Mi a különbség az affinitási diagram és a gondolattérkép között?
Az affinitási diagramok és a gondolattérképek egyaránt információszervező eszközök, de működésük kissé eltérő. Alapvetően az affinitási diagramok a hasonló elemeket természetes kapcsolataik alapján csoportosítják.
A gondolattérképek viszont egy központi ötlettel indulnak, és onnan ágaznak el a kapcsolódó gondolatok. Leginkább brainstorminghoz és egy téma különböző aspektusainak feltárásához alkalmasak.
Nézzünk meg egy példát az affinitási diagramok és a gondolattérképek közötti különbségek megértéséhez:
Affinitási diagram: Tegyük fel, hogy a tartalommarketing-csapat brainstormingot tart egy új blogsorozat témáiról, amelynek címe „Hatékony közösségi média stratégiák”. Összegyűjti a különböző ötleteket, például:
- Sikeres kampányok esettanulmányai
- Tippek az analitika használatához
- Közösségi média eszközök áttekintése
- Stratégiák az elkötelezettség növelésére
Írja le ezeket az ötleteket post-it cetlikre, majd csoportosítsa őket a hasonlóságok alapján.
Ebben a folyamatban rájön, hogy a „Sikeres kampányok esettanulmányai” és a „Az elkötelezettség növelésének stratégiái” a „Sikertörténetek” kategóriába tartoznak, míg az „Analitika használatának tippjei” és a „Közösségi média eszközök áttekintése” a „Gyakorlati tippek” kategóriába tartoznak.
Ennyi – megvannak a blogsorozat fő témái.
Elméleti térkép: Tegyük fel, hogy tartalmi stratégiát készít ugyanahhoz a blogsorozathoz. Kezdje a „Közösségi média stratégiák” elemmel az elméleti térkép közepén. Innen ágakat hozhat létre olyan kulcsfontosságú elemekhez, mint a „Tartalomtípusok”, „Terjesztési csatornák”, „Célközönség” és „Sikerességi mutatók”.
A „Tartalomtípusok” alatt találhatóak a „Hogyan kell?” útmutatók, az „Infografikák” és a „Videó oktatóanyagok”.
A „Terjesztési csatornák” alatt létrehozhat ágakat a „Meta”, a „LinkedIn” és az „Instagram” számára.
És máris kész is van a vizuális térkép, amelyen láthatók az elsődleges ötlet témái és al témái.
Mesterkedjen az adatok szervezésében a ClickUp segítségével
Ha hatalmas (és összetett) nyers adathalmazokból készít affinitási diagramokat, a fizikai Post-it cetlik nem lesznek elegendőek. Hatékony digitális eszközre van szüksége, hogy hatékonyan rendszerezze az ötleteket, megértse azok összefüggéseit, majd értelmes lépéseket tegyen.
Itt jön a segítségére a ClickUp. Ez a vizuális együttműködési és adatkezelési platform lehetővé teszi ötletek rögzítését, kapcsolatok felvázolását és az ötletek színekkel való jelölését az egyértelműség érdekében. Emellett egy helyen összekapcsolhatja az ötleteket a feladatokkal, kioszthatja a felelősségeket és nyomon követheti az előrehaladást.
Készítsen affinitási diagramokat pillanatok alatt – kezdje el még ma a ClickUp használatát!