Projektmenedzserként hogyan tudhatja meg, hogy a tervek szerint halad-e? Először is összehasonlítva a haladást a tervvel, másodszor pedig összehasonlítva a tervet a referenciaértékekkel. Az S-görbe egy egyszerű, hatékony és vizuális módszer mindkét cél eléréséhez.
Nézzük meg a részleteket!
Mi az S-görbe a projektmenedzsmentben?
Az S-görbe, ahogy a neve is sugallja, egy S alakú matematikai grafikon, amely az X és Y tengelyen ábrázolja a kumulatív adatpontokat.
Például, ha a projekt összesített idejét (napi/heti/havi) az X tengelyen, az elvégzett összesített feladatokat pedig a Y tengelyen ábrázolja, akkor egy nagyjából S betű alakú grafikont kap.
Az S-görbének két inflexiós pontja van. A projekt növekedése általában lassú a korai szakaszokban, mert a csapatok még csak most ismerkednek az iparággal, vagy még csak most ismerik meg a követelményeket.
Ezek a kezdeti nehézségek az első inflexiós ponton megoldódnak, és a projekt felgyorsul, felfelé ívelő görbét alkotva. A második inflexiós ponton a projekt éretté válik, és a haladás lelassul.
Az S-görbe nem valami tervezett vagy kikényszerített dolog, csupán a projekt természetes előrehaladása. Az egyetlen dolog, amire talán hatással lehet, az az, hogy hol történnek a görbe töréspontjai.
Az S-görbe fontossága a döntéshozatalban
Az S-görbe az egyik legegyszerűbb eszköz, amely a projektmenedzser rendelkezésére áll, és hatalmas előnyökkel jár. Az S-görbe holisztikus képet ad a projektről, és így a döntéshozatali folyamat hatékony részévé válik. Íme, hogyan.
Kövesse nyomon az előrehaladást az S-görbék segítségével
A projekt kezdetén minden vezető előrejelzést készít arról, hogy mennyi időt vesz igénybe a projekt, hány emberre lesz szükség, milyen egyéb erőforrásokra lesz szükség, mennyibe fog kerülni stb.
Az S-görbe leggyakoribb felhasználása az, hogy ezeket a prognózisokat a folyamatos előrehaladással összekapcsolja, így kiváló projektállapot-jelentésként szolgál. A projektmenedzserek a jelenlegi teljesítménygrafikont a prognózis görbéjére helyezve vizualizálhatják a eltéréseket.
Ha a fenti National Gas Pipeline S-görbe példáját vesszük, a narancssárga vonal a prognózis, a kék vonal pedig az előrehaladás. Látható, hogy 1870-től 1985-ig a teljesítmény meghaladta a prognózisokat.
A projektmenedzser számára ez jó jel lehet, figyelembe véve a kapcsolódó költségeket és következményeket.
A projekt igényeinek előrejelzése
Az S-görbe kiválóan alkalmas arra is, hogy előre jelezze, mikor lesz szükség a projekt maximális erőforrásaira vagy beruházásaira. Például egy szoftvertermék-fejlesztési projektben a minimálisan életképes termék (MVP) szakaszában nem lesz szükség annyi erőforrásra, mint amikor az ügyfél elfogadja az MVP-t és megrendeli a terméket.
A fordulópont (MVP elfogadása) feltérképezésével a projektmenedzserek előre jelezhetik, mikor lesz szükség további csapattagokra. Emellett előre jelezhetik a projekt életciklusa során a rendszerben szükséges rugalmasságot, ami segít a tartalék tervek kidolgozásában.
Szenáriótervezés
Az S-görbe bemeneti értékeinek változtatásával előre megtervezheti a lehetséges forgatókönyveket. Például megnézheti, hogy csökkennek-e a költségek, ha meghosszabbítja a projekt időtartamát. Vagy növelheti a projektcsapat méretét, hogy az első inflexiós pontot balra tolja.
Így különböző lehetőségeket tervezhet és vizualizálhat, valamint ésszerűen megjósolhatja az eredményeket.
A cash flow kezelése
Minden menedzser arra törekszik, hogy a projektjét a számára elkülönített költségvetésen belül valósítsa meg. Ennek ellenére a szervezetek közel 60%-a túllépi a költségvetést. Ez fokozatosan, apránként történik, és észrevétlenül marad.
Az S-görbe megakadályozhatja ezt. A projektmenedzserek készpénzforgalmi előrejelzéseket készíthetnek úgy, hogy a tervezett kiadásokat az S-görbére helyezik, a források felszabadulásának ütemtervével (amely a projekt költségvetési sablonjában található).
Ha túllépik a költségvetést, újratárgyalhatják azt, vagy csökkenthetik a projekt hatókörét. Ha a költségvetés alatt maradnak, hozzáadhatnak erőforrásokat, vagy megtakarításokat mutathatnak fel.
Az S-görbe típusai
Bár az S-görbe egy gyűjtőfogalom, amely több, betű alakú grafikont foglal magában, ezek nem mind egyformák. Az S-görbék többféle típusa különböző célokat szolgál, és különböző adatvizualizációs eszközökkel állíthatók elő. Íme a leggyakoribbak közül néhány.
Alapvonal S-görbe
Ez a projektmenedzser által a projekt kezdetén készített terv/előrejelzés. Általában ez a projektütemterv felvázolja a megvalósítandó munkákhoz szükséges erőfeszítéseket, költségeket és a munkák sorrendjét.
Ez határozza meg az összes előttünk álló munka alapvonalát, innen ered a neve. Bár általában nem módosítják, néha elkerülhetetlen változások a hatókörben vagy az ütemtervben arra késztetik a vezetőket, hogy az alapvonal S-görbét is módosítsák.
Cél S-görbe
Ez a projekt előrehaladásának nyomon követésére szolgál. A valós adatok alapján, gyakran valós időben ábrázolja a projekt különböző elemeit. Ha a cél S-görbe metszi az alapvonal S-görbét, akkor a projekt jó úton halad, azaz a tervek szerint halad előre.
Bármilyen eltérés beavatkozást igényelhet, például több erőforrás elkülönítését vagy további beruházások hozzáadását.
Banán görbe
A banán görbe két S-görbe ábrázolása ugyanazon a grafikonon. Például egy projekt ütemezésénél figyelembe vehetjük a korai kezdési/befejezési dátumokat és a késői kezdési/befejezési dátumokat, és ezeket mind ábrázolhatjuk egy grafikonon.
A keresztező S-görbék banán alakúak lesznek, és megmutatják a kritikus utat, valamint azt, hogy mennyi tartalék/szabad tartalék áll rendelkezésre.
Az S-görbe használatának esetei
Bár bármely két kapcsolódó paraméterhez létrehozhat S-görbéket, itt bemutatjuk azokat, amelyeket a projektmenedzserek a leghasznosabbnak tartanak.
- Költség vs. idő S-görbe: A vízszintes tengelyen az időt, a függőleges tengelyen pedig a projekt végrehajtásának költségét ábrázolja. Ez az S-görbe segít nyomon követni a projekt életciklusa alatti költségeket.
- Értékesítés/bevétel vs. idő S-görbe: Az értékesítésre vonatkozó előrejelzett adatokat ábrázolja az idő függvényében. Ez az S-görbe segít azonosítani a megtérülési pontot és a potenciális ROI-t.
- Munkaórák vs. idő S-görbe: Ábrázolja a projekt különböző fázisainak befejezéséhez szükséges időt. Ez az S-görbe segít a becslésben és az erőforrások elosztásában.
Bár az S-görbék rugalmasak és sokféle helyzetben hasznosak, vannak bizonyos korlátaik is.
Az S-görbe korlátai
Az S-görbe alakja önmagában nem túl informatív, kivéve, hogy tényként mutatja be, hogyan alakul egy helyzet természetesen. Összességében a legtöbb adatpont valószínűleg S-alakot fog felvenni, ha ábrázoljuk.
Továbbá, az S-görbe nem javasol olyan intézkedéseket, amelyek túlmutatnak a további források vagy erőforrások felhasználásán. Ez korlátozza a kreatív problémamegoldást.
Az S-görbe nem veszi figyelembe az előre nem látható körülményeket vagy külső tényezőket, mint például egy világjárvány vagy egy versenytárs hasonló termékének piacra dobása. Ez egy olyan eseménygrafikon, amelyben minden állandó marad.
Emellett nem tükrözi a piac dinamikus fejlődését sem. Az S-görbe korlátozott lehet a folyamatosan változó piacon való versenyképességet biztosító döntések meghozatalában.
Ezek a korlátozások hasonlóak bármely, egy adott célra tervezett eszközhöz vagy keretrendszerhez. Attól függően, hogy mire használja, az S-görbe rendkívül hasznos lehet. Íme, hogyan.
Hogyan készítsünk S-görbét?
Az S-görbe létrehozásához csak adatokra van szükség. Ha rendelkezik adatokkal, bármely táblázatkezelő programmal vagy gondolattérkép-szoftverrel létrehozhat S-görbét.
1. Gyűjtse össze az adatait
Az alapvető projektmenedzsment S-görbékhez adatokra van szükség a felhasznált időről, a felmerült költségekről, a szükséges erőforrásokról, a bevételi lehetőségekről stb. Gyűjtse össze ezeket egy szabványos skálán.
Ha az idő vs. x S-görbét választja, érdemes lehet a mérföldköveket is belevenni. Például, ha egy szoftvertermék-fejlesztési projektről van szó, a mérföldkövek a prototípus, a felhasználói tesztelés, az MVP bevezetése, a béta verzió bevezetése stb. lennének. Ezek feltérképezése segít összefüggésbe hozni a természetes inflexiós pontokat a projekt mérföldköveivel. Ha már használ vizuális projektmenedzsment szoftvert, mint például a ClickUp, akkor valószínűleg már összegyűjtötte ezeket az adatokat.
2. Válassza ki a szükséges adatokat
A ClickUp-on történő projektmenedzsment során valószínűleg sokféle információval fog találkozni:
- Feladatok
- Mérföldkövek
- Ütemezés
- Prioritások
- Határidők és tényleges szállítási határidők
- Időbecslések és ténylegesen nyomon követett idő
- A munkaterhelés az egyes csapattagok számára
Válassza ki a szükséges adatokat a végrehajtani kívánt elemzés függvényében. Ez lehet valós idejű kumulatív adat. A ClickUp Whiteboard kiválóan alkalmas a munkafolyamatok vizualizálására, az összes elem kombinálására és egy helyen történő megtekintésére.
3. Rajzolja meg az S-görbéjét
Miután kiválasztotta a két adatpontot, amelyekkel S-görbét szeretne rajzolni, készen áll a grafikon elkészítésére! Ha például burn up diagramot szeretne készíteni, a ClickUp Dashboard segítségével automatikusan létrehozhatja azokat.
A kumulatív áramlási diagram segítségével nyomon követheti a projekt tényleges előrehaladását az S-görbén a várt előrehaladással összehasonlítva. A projekt előrehaladtával widgeteket hozhat létre a szükséges adatpontokhoz. Akár a részletes jelentésekhez is testreszabhatja az adatforrást az előrehaladás méréséhez.
4. Tegyen lépéseket az S-görbével
Miután elkészült a grafikon, használja a ClickUp Whiteboardot munkaterületként az információk értelmezéséhez. Adjon hozzá alakzatokat, táblázatokat, diagramokat és egyéb vizuális elemeket az S-görbéhez, hogy teljes kontextust mutasson be.
Nyissa meg a ClickUp Mind Maps alkalmazást, hogy megértse az elemek, feladatok és projektek közötti kapcsolatokat. Adatáramlási diagram sablonjainkat is felhasználhatja, hogy vizualizálja, hogyan befolyásolhatják másokat az egyes paraméterekkel kapcsolatos döntései.
Optimalizálja a munkafolyamatokat és hozzon jobb döntéseket a rendelkezésre álló adatalapú grafikonok és táblázatok alapján.
Hajtson fel az S-görbén a ClickUp segítségével
A projektmenedzser sikere a „határidőre és a költségvetésen belül” történő teljesítéssel mérhető. A projektmenedzserek legnagyobb kihívása ennek elérésében a láthatóság hiánya. Gyakran túlságosan a fákra koncentrálnak, és emiatt – akár akaratlanul is – nem látják az erdőt.
A ClickUp projektmenedzsment eszköze ezt hivatott megakadályozni. A ClickUp segítségével részletesen áttekintheti a projekt bármely aspektusát, például a feladatokat, alfeladatokat, ellenőrzőlistákat stb.
Ugyanígy könnyedén kicsinyítheti a képet, és minden nap megtekintheti a valós időben frissülő, átfogóbb képet a műszerfalon.
Az S-görbe csak egy a ClickUp-on elérhető több tucatnyi diagram és grafikon közül. A Kanban táblák, ütemtervek, táblázatok, célok, időkövetés és több tucatnyi külső integráció minden szükséges eszközt biztosít ahhoz, hogy a tervek szerint haladjon előre.