Zapojení zaměstnanců je často snazší říci než udělat.
Výzkum společnosti Gartner HR také ukazuje, že 70 % zaměstnanců se cítí odcizeni, protože jejich zpětná vazba je přehlížena. Tento nedostatek propojení může mít přímý dopad na produktivitu, retenci a celkový obchodní úspěch.
Interní komunikace může v tomto ohledu sehrát významnou roli, ale ne bez správných poznatků, dat a podpory.
Právě zde přichází na řadu AI v interní komunikaci. Od analýzy zpětné vazby zaměstnanců po poskytování cenných datových informací – komunikační nástroje AI pomáhají interním komunikátorům vytvářet poutavější a responzivnější komunikační strategie.
V tomto blogu se podíváme na příklady využití umělé inteligence a na to, jak mění interní komunikaci, praktické příklady řešení komunikačních mezer a klíčové výzvy, kterých je třeba si být vědom.
Jak umělá inteligence zlepšuje interní komunikaci
Účinná interní komunikace spočívá v udržení spojení, informovanosti a zapojení vašich zaměstnanců. Abyste však dosáhli skutečného úspěchu, musíte se dívat dál než jen na každodenní aktualizace – musíte sledovat interní dynamiku vaší organizace a širší komunikační trendy.
To znamená porozumět náladám zaměstnanců, sledovat ukazatele zapojení a předvídat komunikační potřeby. Má to vliv na vše, od sladění vedení až po spolupráci v týmu.
Klíčem k úspěchu je shromažďování dat, identifikace vzorců a využití těchto poznatků k vytvoření chytřejších a efektivnějších komunikačních strategií. Tímto způsobem budete komunikovat, zvýšíte zapojení zaměstnanců a podpoříte obchodní úspěch.
Ale co kdyby podniky mohly proměnit zpětnou vazbu v akci a udělat to rychleji?
Umělá inteligence může v tomto případě zasáhnout jako dokonalý pomocník, který provádí úkoly chytřeji a rychleji a zajišťuje jasnou a působivou komunikaci. Takto vám může umělá inteligence zaměřená na člověka pomoci:
- Strojové učení: Získává smysluplné poznatky z komunikačních vzorců zaměstnanců, jako jsou úrovně zapojení, trendy zpětné vazby a spotřeba informací.
- Prediktivní modelování: Předpovídá komunikační potřeby zaměstnanců, anticipuje potenciální výzvy a předpovídá dopad iniciativ.
- Zpracování přirozeného jazyka (NLP): Poskytuje okamžitou podporu prostřednictvím chatbotů a virtuálních asistentů, odpovídá na dotazy zaměstnanců a zajišťuje personalizovanou komunikaci.
- Analýza sentimentu: Sleduje zpětnou vazbu zaměstnanců a monitoruje komunikační kanály, aby bylo možné vyhodnotit jejich obavy a podle toho upravit strategie.
- Analýza scénářů: Simuluje komunikační scénáře, jako jsou organizační změny nebo krize, a pomáhá plánovat proaktivní strategie.
👀 Věděli jste, že... Millenialové, zejména ti ve věku 35 až 44 let, jsou v přijímání AI mezi zaměstnanci průkopníky. Až 62 % této demografické skupiny uvádí pokročilé znalosti AI. Naproti tomu generace Z (18–24 let) sice vykazuje rostoucí obeznámenost s AI, ale pouze 50 % z nich uvádí vysokou úroveň znalostí AI. Baby boomers nad 65 let vykazují nejnižší míru přijetí, pouze 22 % z nich uvádí významnou znalost AI.
Jak využít AI pro interní komunikaci
Na otázku, proč se cítí nezapojení, jeden zaměstnanec přiznal: „Obecně mi chybí přesné a úplné informace a je mi nepříjemné, když je musím hledat, zejména když si nejsem jistý, koho se zeptat.“
Abychom se vypořádali s touto výzvou v oblasti interní komunikace a zlepšili zkušenosti zaměstnanců, přinášíme několik praktických příkladů využití umělé inteligence, které můžete implementovat:
1. Personalizované zaškolení a školení
Kromě jednoduchého shromažďování zdrojů může váš tým využít AI k poskytování personalizovanějších vzdělávacích zkušeností. AI dokáže přizpůsobit materiály pro zaškolení nových zaměstnanců a školicí moduly na základě analýzy profilů nových zaměstnanců tak, aby odpovídaly jejich rolím a oddělením.
To znamená, že noví zaměstnanci získají správné informace rychleji, což jim pomůže rychle se zapracovat, zkrátit dobu zaučení a cítit se zapojení od prvního dne.
📌 Příklad: Zaměstnanec se může chatbota zeptat: „Jak požádám o volno?“ a obratem obdrží pokyny a odkazy na příslušné formuláře, aniž by musel kontaktovat personální oddělení.
2. Automatizované interní zprávy a aktualizace
Oznámení společnosti, aktualizace projektů a novinky z oboru mohou působit jako banální záležitosti. Personalizovaný feed pro zaměstnance však pomáhá udržovat všechny informované, aniž by je zahlcoval, a zajišťuje, že zaměstnanci zůstanou ve spojení a zapojení.
📌 Příklad: Prodejní tým může AI využívat jako osobního asistenta a nechat jej zasílat aktuality o uvedení nového produktu v automatizovaném denním přehledu.
3. Analýza sentimentu zpětné vazby od zaměstnanců
Pomocí nástrojů umělé inteligence analyzujte průzkumy mezi zaměstnanci, formuláře zpětné vazby a dokonce i příspěvky na interních sociálních sítích, abyste zjistili jejich náladu. Umělá inteligence dokáže odhalit opakující se témata, potenciální problémy a dokonce i tón zpětné vazby, což vám pomůže pochopit, co zaměstnanci skutečně zajímá.
Stává se dokonalým nástrojem umělé inteligence pro HR. Umožňuje proaktivní zásahy a objasňuje morálku zaměstnanců, než se drobné problémy stanou většími.
📌 Příklad: Pokud AI zaznamená nárůst negativních reakcí souvisejících s novou firemní politikou, personální oddělení může rychle reagovat na obavy zaměstnanců prostřednictvím personalizovaných zpráv a úpravy politiky.
4. Interní chatboty s umělou inteligencí pro okamžitou podporu
Interní komunikátoři mohou využívat chatboty s umělou inteligencí k zodpovídání běžných dotazů zaměstnanců. Tyto boty poskytují okamžitou podporu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, čímž snižují zátěž týmů podpory a shromažďují všechny komunikační materiály na jednom místě.
Zjistit, jak skutečně ovlivnit zapojení zaměstnanců, je velkou prioritou, protože má významný dopad na několik klíčových obchodních výsledků.
Zjistit, jak skutečně ovlivnit zapojení zaměstnanců, je velkou prioritou, protože má významný dopad na několik klíčových obchodních výsledků.
5. Cílené komunikační kampaně pro řízení změn
Asistent AI může segmentovat zaměstnance podle role, oddělení a komunikačních preferencí, čímž zajistí, že během organizačních změn budou dostávat cílené zprávy. Může také sledovat metriky zapojení, aby vylepšil zasílané zprávy a zvýšil účinnost kampaní.
📌 Příklad: Pokud zavádíte nový systém řízení výkonu, umělá inteligence může provést analýzu dat, aby pochopila minulou zpětnou vazbu zaměstnanců a identifikovala, kdo je vůči změnám rezistentní. Poté může doručit osobní zprávy, které se budou zabývat jejich obavami a zdůrazní výhody nového systému.
6. Překlad obsahu a přístupnost
Společnosti s inkluzivní kulturou zaznamenávají o 83 % vyšší zapojení zaměstnanců. K dosažení tohoto cíle použijte překladatelské nástroje založené na umělé inteligenci k překladu zpráv a automatickému generování titulků k videím. Tím zajistíte, že všichni budou informováni, bez ohledu na jazykové bariéry nebo bariéry přístupnosti.
📌 Příklad: Globální společnost může pomocí AI automaticky překládat zprávy v příručce pro zaměstnance do více jazyků, čímž zajistí, že všichni zaměstnanci budou mít přístup ke stejným informacím. AI generované titulky pro školicí videa je zpřístupní zaměstnancům se sluchovým postižením.
7. Optimalizace znalostí a vyhledávání
Algoritmy umělé inteligence založené na strojovém učení mohou optimalizovat znalostní bázi společnosti, což zaměstnancům usnadní vyhledávání informací. Na základě vyhledávání zaměstnanců mohou také navrhovat relevantní obsah a další čtecí materiál.
Tento proces zlepší sdílení znalostí a zkrátí čas strávený hledáním informací.
📌 Příklad: Pokud více zaměstnanců vyhledává „politiku práce na dálku“, AI může tento dokument zvýraznit a doporučit související články o rovnováze mezi pracovním a soukromým životem a nástrojích pro spolupráci na dálku.
8. Analýza a poskytování zpětné vazby k výkonu
Systémy umělé inteligence dokážou analyzovat velké množství hodnocení výkonu. Umožňují poskytovat 360stupňovou zpětnou vazbu a přispívat k projektům, aby bylo možné identifikovat vzorce a poskytovat zaměstnancům personalizovanou zpětnou vazbu. Tento systém může také navrhovat příležitosti k rozvoji na základě individuálních silných a slabých stránek.
Spojte tyto prvky a získáte výkonnější řízení založené na datech a lepší rozvoj zaměstnanců.
📌 Příklad: AI může shromáždit zpětnou vazbu z více zdrojů a vygenerovat souhrnnou zprávu, která zdůrazní silné stránky zaměstnance v oblasti projektového řízení a oblasti, ve kterých je třeba zlepšit komunikaci.
➡️ Přečtěte si také: Jak používat AI v e-mailech (příklady použití a nástroje)
Využití softwaru AI pro interní komunikaci
Téměř 60 % vedoucích pracovníků na úrovni C považuje přizpůsobení svých strategií firemní komunikace za náročné, zatímco téměř polovina vedoucích pracovníků přiznává, že nemají přehled o tom, co zaměstnance zajímá.
Toto odpojení může být nákladné, ale analýza dat a sentimentu založená na umělé inteligenci může situaci změnit sledováním zpětné vazby zaměstnanců a trendů v jejich zapojení. Se správným softwarem pro interní komunikaci mohou společnosti předcházet problémům, vylepšovat komunikační strategie a posilovat celkové propojení.
Investujte do propojené umělé inteligence, která sjednotí vaše pracovní prostředí.
Pro odborníky v oblasti interní komunikace mohou inteligentní asistenti, jako je ClickUp Brain, znamenat zásadní změnu v opakujících se úkolech, zlepšení dostupnosti znalostí a zvýšení zapojení.
To je tajný recept na efektivnější a účinnější strategii komunikace na pracovišti.
Tento propojený systém umělé inteligence je centrálním uzlem, který se hladce integruje s nástroji na pracovišti a znalostními bázemi. Nabízí funkce jako:
1. Okamžité odpovědi pro zaměstnance založené na umělé inteligenci
Místo čekání na odpovědi od personálního nebo IT oddělení mohou zaměstnanci použít ClickUp Brain, aby získali rychlé odpovědi na otázky týkající se firemních politik, zůstatků dovolené, stavu projektů a dalších témat. Brain prohledá váš pracovní prostor a firemní wiki uložené v platformě, aby vybral relevantní odpovědi, prohlášení a dokonce i soubory týkající se vašich otázek.
Závěr: Pomocí funkce Ask AI můžete klást otázky kdekoli ve svém pracovním prostoru. Už nemusíte přemýšlet, co dělat!
📌 Příklad: Nový zaměstnanec chce znát správný formát pro odevzdání své závěrečné zprávy. Místo toho, aby poslal e-mail vedoucímu týmu nebo manažerovi, zeptá se ClickUp Brain a obdrží okamžitou a přesnou odpověď založenou na firemních pokynech.
2. Automatizované poznámky z jednání, shrnutí a akční body
Většina našich schůzek je rozptýlena mezi více nástrojů – hovory na Zoomu, poznámky v Google Docs nebo Notion a sledování úkolů na platformách jako ClickUp nebo Asana. Toto neustálé přepínání způsobuje třenice, přehlédnutí detailů a zbytečnou práci jen proto, aby všichni zůstali v obraze. ClickUp to mění tím, že schůzky přináší přímo do vašeho pracovního postupu. Díky vestavěným audio a video hovorům není třeba přepínat mezi platformami.
K dispozici je také ClickUp AI Notetaker, který v reálném čase zaznamenává a shrnuje klíčové body diskuse. Po skončení schůzky může ClickUp Brain pomoci proměnit tyto poznámky v praktické úkoly pouhým zadáním příkazu, což usnadňuje přechod od konverzace k realizaci. Vše zůstává na jednom místě, přímo propojené s vašimi projekty a časovými plány.
3. Inteligentní tvorba a úprava obsahu
Místo přeskakování mezi asistenty pro psaní, gramatickými kontrolami a nástroji pro AI prompty ušetříte čas a zajistíte plynulý pracovní tok, když budete mít vše na jednom místě. S nástroji, jako je AI Writer od ClickUp Brain, mohou týmy psát cílené zprávy, předměty e-mailů, aktuality společnosti nebo změny politiky pomocí jednoduchých pokynů v přirozeném jazyce – bez nutnosti zvládnout složité příkazy nebo nejprve vyhledávat kontext.
A protože je integrována do vašeho pracovního prostoru, není třeba instalovat další rozšíření jen proto, abyste mohli kontrolovat pravopis nebo vylepšovat své texty. Integrovaná AI usnadňuje všem členům týmu psát jasně a sebevědomě přímo v místě, kde se práce odehrává.
4. Sjednoťte své konverzace, oznámení, hovory a aktualizace na jednom místě
Jsou vaše interní oznámení a konverzace roztříštěné mezi různými aplikacemi, platformami a stovkami chatovacích místností? To může ztěžovat vyhledávání relevantních informací.
Místo toho, aby zaměstnanci museli používat několik aplikací, mohou komunikovat, spolupracovat a řídit práci na jednom místě, v ClickUp Chat, což zajišťuje, že konverzace vedou k akci.
Agenti AI Autopilot od ClickUp Brain spolupracují s ClickUp Chat na zlepšení komunikace bez ztráty kontextu. ClickUp Brain například prohledává dlouhé chatové vlákna a generuje stručné souhrny, které zaměstnancům pomáhají rychle se seznámit s klíčovými body.
Může také navrhovat odpovědi a vylepšovat zprávy, čímž zajišťuje srozumitelnost a profesionalitu. A to nejlepší? Můžete převést chatové diskuse na úkoly, přiřadit jim vlastníky a propojit související dokumenty, čímž snížíte množství manuálních následných úkonů.
ClickUp Chat také trochu zjednodušuje každodenní úkoly díky:
- Okamžité shrnutí: Rychle shrňte dlouhé chatové konverzace, aby všichni měli stejné informace.
- Hlavní body: Automaticky extrahujte důležité body nebo rozhodnutí z konverzací.
- Vytvářejte akční položky: Jediným kliknutím přeměňte body diskuse na úkoly nebo následné kroky.
- Rychlé návrhy: Požádejte AI, aby vám pomohla psát odpovědi, aktualizace nebo následné zprávy přímo v chatu.
💡 Tip pro profesionály: Pomocí ClickUp Connected Search můžete rychle najít jakýkoli dokument, úkol nebo konverzaci ve všech připojených pracovních aplikacích. Stačí zadat, co potřebujete, a ClickUp Brain vyhledá nejrelevantnější výsledky a dokonce shrne klíčové informace.
5. Integrujte asynchronní zasílání zpráv do své strategie interní komunikace
Asynchronní videozprávy jsou skvělým způsobem, jak sdělovat novinky, sdílet oznámení nebo poskytovat zpětnou vazbu, zejména při práci s týmy rozptýlenými v různých časových pásmech. Umožňují všem dohnat zmeškané informace podle vlastního uvážení, aniž by jim unikly důležité souvislosti.
S ClickUp Clips se asynchronní komunikace stává ještě výkonnější. Tento nástroj automaticky přepisuje vaše videoklipy, takže je lze vyhledávat podle klíčových slov nebo konkrétních momentů, a kolegové tak mohou rychle najít ty části, které jsou pro ně nejdůležitější.
Klipy jsou také automaticky organizovány v centrálním hubu a AI pomáhá s jejich pojmenováním a kategorizací pro snadné vyhledávání. Ať už hlásíte chybu nebo sdílíte aktualizaci, stačí natočit krátké video a AI z něj dokonce vygeneruje úkol.
Je to chytrý způsob, jak udržet vše organizované a zajistit, aby vaše zprávy byly snadno dostupné, aniž byste museli pořádat další schůzky nebo provádět dlouhá následná opatření.
💟 Bonus: Vylepšete své interní komunikační procesy integrací několika LLM (jako ChatGPT, Claude nebo Gemini) přímo do svého pracovního prostoru. Kombinujte to s vestavěnými nástroji pro vyhledávání na webu, abyste mohli brainstormovat, provádět výzkum a generovat obsah – to vše bez opuštění ClickUp. Ať už píšete e-maily, analyzujete data nebo navrhujete projekty, přepínejte mezi modely a výsledky vyhledávání v reálném čase, abyste získali ty nejlepší poznatky z každého nástroje. ✨
Samantha Dengate, senior projektová manažerka ve společnosti Diggs, strukturovala komunikaci pomocí ClickUp:
Před zavedením ClickUp vedly schůzky a e-mailová komunikace k černé díře, kde některé položky zůstávaly přehlédnuté a bez povšimnutí. Z tohoto důvodu nebyly úkoly kontrolovány včas a nikdo nevěděl, jak kreativní vývoj postupuje. Nyní všichni členové týmu jasně vidí, kdy jsou úkoly splatné, mohou chatovat a spolupracovat v rámci úkolů.
Před zavedením ClickUp vedly schůzky a e-mailová komunikace k černé díře, kde některé položky zůstávaly přehlédnuté a bez povšimnutí. Z tohoto důvodu nebyly úkoly kontrolovány včas a nikdo nevěděl, jak kreativní vývoj postupuje. Nyní všichni členové týmu jasně vidí, kdy jsou úkoly splatné, mohou chatovat a spolupracovat v rámci úkolů.
➡️ Přečtěte si také: AI na pracovišti: způsoby, jak zvýšit produktivitu a efektivitu
Výzvy a úvahy při implementaci AI do interní komunikace
Vnitřní komunikace pomocí umělé inteligence zní jako řešení všech problémů souvisejících s komunikací na pracovišti. Přináší však také řadu výzev.
Před implementací těchto procesů věnujte pozornost těmto překážkám a přizpůsobte řešení:
1. Ochrana osobních údajů
Přibližně 50 % amerických zaměstnanců se obává nepřesnosti a 40 % se obává porušení duševního vlastnictví při implementaci generativní AI do interní komunikace.
K vyřešení tohoto problému musí organizace:
- Zajistěte soulad s právními předpisy na ochranu osobních údajů, jako jsou GDPR nebo CCPA, abyste ochránili informace o zaměstnancích.
- Zaveďte šifrování a kontrolu přístupu, abyste zabránili neoprávněnému úniku dat.
- Buďte transparentní vůči zaměstnancům ohledně toho, jak AI zpracovává a ukládá jejich komunikační data.
➡️ Přečtěte si také: Šablony plánů projektové komunikace zdarma: Excel, Word a ClickUp
2. Odpor proti přijetí
Podle zpráv potřebuje 70 % zaměstnanců zdokonalit své dovednosti, aby mohli využívat AI ve svých pracovních procesech. Tato mezera v nich přirozeně vyvolává obavy o jistotu zaměstnání, pochybnosti o spolehlivosti a nepříjemné pocity z automatizace. Aby se tento přechod usnadnil, mohou společnosti:
- Komunikujte roli AI jako podpůrného nástroje, nikoli jako náhrady lidské interakce.
- Poskytněte školení a zaškolení, abyste zaměstnancům ukázali, jak umělá inteligence může zjednodušit jejich pracovní postupy (v rámci ekosystému ClickUp můžete pro školení využít ClickUp University ).
- Pravidelně sbírejte zpětnou vazbu, abyste mohli řešit případné problémy a vylepšovat implementaci umělé inteligence.
👀 Věděli jste, že... 78 % zaměstnanců uvádí, že dostupnost vzdělávacích příležitostí ovlivňuje jejich rozhodnutí změnit zaměstnání.
3. Integrace se stávajícími nástroji
Jednou z největších příčin komunikačního chaosu jsou roztříštěné komunikační kanály napříč několika nástroji. Chcete-li mít všechny informace na jednom místě, vyberte si jednotnou platformu s bohatými integračními možnostmi.
Například integrace ClickUp jsou kompatibilní s více než 1 000 nástroji pro pracoviště.
Pro hladký přechod:
- Využijte nástroje umělé inteligence s kompatibilitou API, které se hladce propojí se stávajícím softwarem.
- Spusťte pilotní programy před plným nasazením, abyste otestovali účinnost integrace.
- Sledujte výkonnost a vylepšujte pracovní postupy, aby umělá inteligence komunikaci zlepšovala, nikoli komplikovala.
➡️ Přečtěte si také: Jak používat AI v projektovém řízení (příklady použití a nástroje)
Budoucí trendy v oblasti umělé inteligence a interní komunikace
S dalším vývojem AI bude její role v interní komunikaci přesahovat pouhou automatizaci. Očekávejte chytřejší analýzu sentimentu, hyperpersonalizované zprávy a prediktivní poznatky, které firmám umožní zvýšit zapojení, řešit problémy a posílit vztahy na pracovišti jako nikdy předtím. Zde je náhled do budoucnosti interní komunikace s využitím AI:
Řešení informační přetíženosti
Jednou z největších překážek je obrovské množství zpráv, kterým zaměstnanci čelí. Alespoň 43 % interních komunikátorů označilo informační přetížení za největší výzvu.
Generativní AI může pomoci tím, že:
- Filtrování a prioritizace obsahu na základě relevance a rolí zaměstnanců
- Vytváření personalizovaných souhrnů klíčových sdělení, které zajistí, že nikdy nezmeškáte důležité aktualizace.
Například AI pro analýzu dat může prohledat vaši doručenou poštu a interní chat a poté vytvořit stručné ranní briefingy, které zdůrazní urgentní zprávy, nadcházející schůzky a důležité aktualizace přizpůsobené vaší roli.
📮 ClickUp Insight: 88 % respondentů našeho průzkumu používá AI pro své úkoly, ale více než 50 % se bojí ji používat v práci. Tři hlavní překážky jsou nedostatečná integrace, nedostatek znalostí a obavy o bezpečnost.
Ale co když je AI zabudována do vašeho pracovního prostoru a je již zabezpečená? ClickUp Brain, vestavěný AI asistent ClickUp, to umožňuje. Rozumí pokynům v běžném jazyce, řeší všechny tři obavy spojené s přijetím AI a zároveň propojuje váš chat, úkoly, dokumenty a znalosti v rámci celého pracovního prostoru. Najděte odpovědi a informace jediným kliknutím!
Experimentování s novými médii
Podle zprávy se mnoho organizací obrací k jiným médiím než e-mailům a plánování schůzek. Jako účinné alternativy se objevují krátká videa, interaktivní podcasty a dokonce i imerzivní zážitky s využitím AR/VR.
Tato změna může vyhovět různým komunikačním preferencím a snížit informační přetížení, což v konečném důsledku zvýší zapojení zaměstnanců.
23 % lidí popisuje současnou roli AI v interní komunikaci jako „neutrální“, zatímco 48 % přiznává, že nástroje AI zvýšily jejich produktivitu. Bez ohledu na to můžete od AI očekávat:
- Přizpůsobte se individuálním komunikačním preferencím a nabídněte větší personalizaci.
- Upravujte komunikační strategie na základě okamžité zpětné vazby a chování zaměstnanců v reálném čase.
- Integrujte je do strategií vedení a vytvořte transparentní a působivou komunikaci vedení.
👀 Věděli jste? 58 % zaměstnanců uvádí, že díky efektivní komunikaci na pracovišti se zvýšila jejich spokojenost v práci a zlepšily se jejich vztahy s kolegy.
Zlepšete zkušenosti svých zaměstnanců s ClickUp
Rozptýlená komunikace může vést k tomu, že se zaměstnanci budou cítit ztracení a odpojeni. Proto je klíčová jasná struktura – udržuje týmy v souladu, snižuje přetížení informacemi a zvyšuje produktivitu.
Jednotná platforma, jako je ClickUp, může změnit způsob komunikace. Proměňte rychlý chat v úkol, automaticky přepisujte záznamy obrazovky nebo shrňte klíčové aktualizace pomocí umělé inteligence – vše na jednom místě.
Jste připraveni zjednodušit interní komunikaci? Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp!