Jak vytvořit působivé zprávy A3

Hlavní a nejdůležitější úlohou projektového manažera nebo vedoucího pracovníka je odstranit překážky, které brání jejich týmům, a umožnit jim odvádět dobrou práci.

Dobrý projektový manažer je v podstatě skvělý řešitel problémů. K tomu potřebuje správné nástroje a rámce, aby mohl efektivně rozebrat problém, prozkoumat možná řešení a vybrat to nejvhodnější.

V tomto blogovém příspěvku se podíváme na jeden takový nástroj, zprávu A3.

Co je to zpráva A3?

Pokud jste viděli termín „zpráva A3“ a spojili jste si jej s formátem papíru ISO-A3, jste na správné cestě. Metoda řešení problémů A3, kterou jako první zavedla společnost Toyota a která se široce uplatňuje v oblasti štíhlé výroby, předepisuje způsob, jak zefektivnit informace a přijímat rozhodnutí.

Účel zprávy A3

Základně řečeno, zpráva A3 je nástroj pro řešení problémů. V tomto kontextu slouží zpráva A3 k různým účelům.

✅ Struktura: Zpráva formátu A3 poskytuje strukturovaný přístup k řešení problémů s jasnými hranicemi. Pomáhá týmům prozkoumat problém ze všech možných úhlů. Současně také pomáhá eliminovat zbytečné informace a soustředit se na to, co je důležité.

✅ Omezení: V zásadě byste měli být schopni shrnout problém na list papíru formátu A3. To pomáhá stanovit priority možných příčin a podle toho přidělit zdroje.

✅ Proveditelnost: Ačkoli se nazývá „zpráva“, přístup A3 jasně vymezuje hranici mezi problémem (analýzou) a správným řešením (akčním plánem).

✅ Opakovatelnost: Zpráva A3 je nástroj, který lze použít pro širokou škálu problémů. Ať už se zabýváte stavebnictvím, výrobou, správou sociálních médií nebo vývojem softwaru, zpráva A3 vám může pomoci!

Na vysoké úrovni je zpráva A3 pracovním listem pro řešení problémů. Na podrobnější úrovni nabízí větší přehlednost a viditelnost. Podívejme se na to blíže.

Porozumění struktuře zprávy A3

Dobrý proces A3 nabízí strukturu pro prozkoumání kontextu, identifikaci cílů, provedení důkladné analýzy a přijetí rozhodnutí. Takto by to vypadalo v praxi.

Klíčové součásti zprávy A3

Nejlepší způsob, jak začít s A3 zprávou, je zahrnout základní informace, jako například:

Nyní, když máme toto za sebou, zde jsou klíčové součásti zprávy A3:

1. Kontext/pozadí

Tato část obsahuje všechny důležité informace, které potřebujete, než se dostanete k samotnému problému.

Podívejme se na příklad, jak by to mohlo vypadat.

2. Současná situace

Zde rozebíráte problém. V této části vysvětlete události, změny a aktivity z nedávné minulosti, které mohly problém způsobit.

3. Cíle

Nyní, když máte kompletní kontext, je čas stanovit cíle. Cíl by obvykle odrážel výsledek ideálního řešení.

4. Analýza příčin (RCA)

Tady konečně zjistíte, proč k vašemu problému dochází. Například, proč klesá ziskovost tohoto klienta?

V výše uvedeném příkladu by vaše část věnovaná analýze příčin mohla vypadat následovně.

5. Navrhovaná protiopatření

Je to přesně to, co název napovídá. Víte, v čem spočívá problém, co je jeho příčinou a do jaké míry ovlivňuje problém. Nyní je čas navrhnout řešení. Níže uvedená struktura je užitečná.

6. Plán provedení

V této fázi nastíňte, jak budete provádět opatření, která jste identifikovali. Pokud například plánujete snížit velikost týmu, abyste vyřešili příčinu mzdových nákladů, váš plán provedení bude zkoumat, jak by to vypadalo.

Výstupy: Vše, co je třeba udělat k provedení plánu. To znamená:

Časová osa: Naplánujte si dodávky v časovém období, pro které jste si stanovili cíle. Pro efektivní správu překrývajících se dodávek použijte Ganttův diagram.

RACI: Ujistěte se, že máte jasnou představu o tom, kdo je zodpovědný, kdo nese odpovědnost, kdo je konzultován a kdo je informován (RACI). Pokud používáte nástroj jako ClickUp, přiřaďte každému úkolu vykonavatele a pozorovatele. Možná dokonce naplánujte pravidelné automatické zprávy o postupu.

Recenze: Naplánujte pravidelné kontrolní schůzky, abyste zajistili dokončení nápravných opatření. K dokumentaci postupů použijte šablony pro zpětnou analýzu nebo šablony pro zprávy po akci.

7. Sledujte

Pokud si prohlédnete příklady neustálého zlepšování, zjistíte, že většina, ne-li všechny, mají následné kroky nebo retrospektivu, aby se zajistilo, že růst je postupný. Zpráva A3 není jiná. V této části uveďte následné kroky pro každého zúčastněného. Uveďte také, kdy je plánováno další sledování pokroku.

Výše uvedená struktura, přehledně rozdělená do sedmi částí, může působit jako klinický proces. Většinou to však není tak jednoduché.

Role storytellingu v A3 zprávách

Dobrá zpráva ve formátu A3 také slouží jako způsob, jak všem relevantním zúčastněným stranám, ať už se jedná o členy týmu, vedoucí pracovníky nebo klienty, představit podstatu problému a robustnost navrhovaných řešení.

Aby byla tato prezentace poutavá, je nezbytné vyprávět příběh. Zde je několik věcí, které je třeba mít na paměti při vyprávění příběhu v rámci omezení zprávy formátu A3.

Mnoho tváří A3

Zpráva A3 byla původně navržena jako způsob řešení problémů. To však není jediný způsob, jakým se používá.

A3 jako nástroj pro organizační učení

Zprávy A3 slouží jako dokument, ze kterého se mohou poučit týmy v budoucnosti. V příkladu kreativní agentury s klesající ziskovostí může zpráva A3 sloužit jako znalostní základna pro:

Dobrá zpráva A3 v jistém smyslu řeší nejen aktuální problém, ale i několik problémů budoucích. Navíc samotné použití rámce zprávy A3 je organizační postup, který může pomoci standardizovat, urychlit a zlepšit efektivitu každodenních operací.

A3 jako rámec pro zlepšování procesů

Každá zpráva A3 obsahuje následné akce, které jsou navrženy tak, aby postupně zlepšovaly výsledky v průběhu času. Tyto následné akce se pak stávají jakousi zpětnou vazbou pro další iteraci.

V příkladu agentury předpokládejme, že jste snížením mzdových nákladů zvýšili ziskovost o 10 %. Stále však máte možnost snížit náklady na technologie a zvýšit efektivitu. Zpráva A3 na to upozorní a povzbudí týmy, aby dlouhodobě pokračovaly v nastoleném kurzu.

A3 v kontextu Lean a Six Sigma

Zpráva A3 vznikla ve světě štíhlé výroby v Japonsku. Díky tomuto pozadí pomáhají zprávy A3 rozvíjet štíhlé myšlení, jako je eliminace plýtvání, zvyšování hodnoty a neustálé zlepšování.

Dost bylo teorie, pojďme se podívat, jak můžete vytvořit vlastní zprávu A3.

Vytvoření zprávy A3

Skvělá věc na zprávě A3 je, že nepotřebujete žádný speciální software ani kancelářské potřeby. Stačí vám k tomu jednoduchá prázdná stránka. Použijte nástroj pro správu projektů, jako je ClickUp, využijte stávající data a vytvořte svou zprávu během chvilky!

1. Nastavte si zprávu A3

Otevřete prázdnou stránku (v případě, že máte k dispozici formát A3, ale není to nutné) nebo otevřete ClickUp Docs a začněte nový dokument.

Nastavte proces přidáním sedmi sekcí, z nichž každá se týká kontextu, aktuální situace, cílů, analýzy příčin, navrhovaných protiopatření, plánu provedení a následných kroků. K oddělení sekcí a usnadnění přehlednosti použijte formátovací prvky, jako jsou bannery.

Pokud se vám to zdá příliš složité, vyzkoušejte šablonu denního akčního plánu ClickUp. Pomocí předem navržených prvků této plně přizpůsobitelné šablony můžete rychle nastavit sekce své zprávy A3.

2. Přidejte relevantní informace

Vyplňte data v každé sekci. Označte osoby v rámci platformy a pozvěte je, aby přidaly své příspěvky týkající se příčin, důkazů atd. Dokument můžete také bezpečně sdílet s externími zainteresovanými stranami, které je třeba konzultovat.

3. Propojte odpovídající zdroje dat

Když spravujete projekty pomocí ClickUp, máte k dispozici pokladnici dat, která můžete využít. Pokud se například domníváte, že využití zdrojů ve vašem projektu je nízké, můžete tuto teorii snadno ověřit nahlédnutím do zpráv o pracovní zátěži.

Při vytváření zprávy A3 propojte tyto přizpůsobitelné panely s vaším dokumentem. Přidejte screenshoty, propojte další dokumenty ClickUp nebo vložte do zprávy externí soubory. Umožněte lidem, aby si kliknutím prohlédli a pochopili trendy, pokud si to přejí.

4. Vytvořte akční položky

Jakmile bude zpráva A3 odeslána, zkontrolována a odsouhlasena, vytvořte úkoly pro každé protiopatření přímo ve vaší zprávě. Přiřaďte osoby, stanovte termíny, přidejte kontrolní seznamy a mnoho dalšího!

5. Vraťte se k recenzím

Jakmile provedete nápravná opatření, přiveďte všechny zúčastněné strany zpět k tomuto dokumentu k přezkoumání. Poznamenejte si zpětnou vazbu a další pokyny pro další iterace. Můžete jednoduše přidat sekce do stejného dokumentu nebo otevřít poddokument pro retrospektivy.

Dosud jsme viděli, co dělat při vytváření zpráv A3. Nyní se podívejme, co nedělat.

Časté chyby, kterým se v A3 zprávách vyvarujte

🚫 Nejasné definice: Klíčem k řešení jakéhokoli problému je jeho jasná definice. Týmy však často dokumentují problémy nejasným a nejednoznačným způsobem, což brání nalezení řešení.

Místo toho jasně definujte problém. Pomůže také, pokud můžete problém nějakým způsobem kvantifikovat.

🚫 Příliš mnoho příčin: Je lákavé zahrnout do zprávy všechny možné příčiny. Ne všechny však mají stejný dopad na problém. Neschopnost stanovit priority nebo zefektivnit uvažování je tedy velkou chybou.

Místo toho se zaměřte na 2–3 základní příčiny, ne více. Ujistěte se, že mají největší vliv na daný problém.

🚫 Nesprávné plánování: Plán provedení musí být důkladný a zároveň rozumný. Nestanovujte si příliš ambiciózní cíle, abyste změnili vše přes noc. To může být rušivé a kontraproduktivní.

Místo toho vytvořte akční plány, které lze hladce integrovat do stávajícího pracovního vytížení a snah o neustálé zlepšování.

🚫 Nedostatečná koordinace: Ať už tento proces nastavíte jakkoli demokraticky, vždy se najdou lidé, kteří s vaší zprávou A3 nebudou souhlasit. Tento nesouhlas vede k nezájmu a nakonec k zmaření nápravných opatření.

Místo toho vytvořte kulturu, ve které se lidé i v případě nesouhlasu zavazují.

Implementace řešení problémů A3

Zpráva A3 je dokument, který zaznamenává proces. Řešení problémů A3 je však organizační postup, který vytváří společný kontext a vede k rozhodnutím. Implementace řešení problémů A3 vyžaduje určitou změnu v myšlenkovém procesu. Zde je několik tipů, jak toho dosáhnout.

Zefektivněte procesy řešení problémů

Vždy je snazší stavět na něčem, než začínat úplně od nuly. V rámci svého štíhlého projektového řízení proto nastavte systémy. Například s ClickUp můžete spravovat úkoly, projekty, pracovní zátěž, prodej, finance a další. V průběhu času se tak objeví cenné poznatky, které mohou usnadnit a urychlit řešení problémů.

Kroky k integraci postupů zprávy A3 do vaší organizace

Jakmile si vyberete řešení problémů A3 jako jeden ze svých modelů, důkladně jej integrujte do organizace.

Šiřte osvětu: Zajistěte, aby všichni v organizaci byli seznámeni s procesem řešení problémů A3. Nabízejte školení o přístupech k řešení problémů A3. Zařaďte je do zaškolování nových zaměstnanců. Přidejte je dokonce do svých manažerských postupů, abyste je uvedli do praxe.

Aktivujte: Vytvořte zdroje, které může používat každý. Napište osvědčené postupy nebo prohlášení o postupech (SOP) pro používání zpráv A3 a sdílejte je široce. Integrujte je do svých šablon Six Sigma pro snadný přístup.

Povzbuzujte: Motivujte vedoucí oddělení nebo projektové manažery, aby se podělili o své poznatky se svými kolegy. Nastavte software pro řešení problémů, ke kterému mají všichni přístup a ze kterého se mohou poučit. Zveřejňujte zprávy A3, aby k nim měly přístup i jiné týmy a mohly se jimi inspirovat.

Překonávání výzev pomocí zpráv A3

Přiznejme si, že vytvoření efektivní zprávy A3 je hodně práce. Zejména v místech, kde jsou instinkty vrcholového managementu nebo nejhlasitějších členů týmu často přijímány bez otázek.

Skutečný problém však může ležet jinde. Dobrá zpráva ve formátu A3 vám může zabránit v přijímání špatných rozhodnutí na základě neúplných údajů.

Strategie, jak přesvědčit zainteresované strany o hodnotě A3

Dobře napsaná zpráva formátu A3 je sama o sobě účinným způsobem, jak přesvědčit zainteresované strany o její hodnotě. Na jednom místě přesně mapuje problém a jeho řešení. Pokud to nefunguje, zde je několik dalších strategií.

Vytvořte vizuální dokument: Přidejte tabulky, diagramy, zvýraznění a dokonce i obrázky, aby byl dokument vizuálně přitažlivý a zainteresované strany jej mohly snadno pochopit.

Podložte to: Použijte skutečná data a poznatky na podporu svých argumentů. Využijte dashboardy a grafy, aby byly působivé. Udržujte je v kontextu svých systémů řízení.

Umožněte přístup: Usnadněte zainteresovaným stranám kontrolu nebo přispívání. Pomůže také, pokud bude dokument přístupný na mobilních zařízeních i na cestách.

Řešte problémy a maximalizujte produktivitu s ClickUp

Bez ohledu na odvětví, geografickou polohu, povahu práce nebo konkrétní roli musíme všichni být schopni řešit problémy.

Na individuální úrovni musíte najít způsoby, jak co nejvíce automatizovat a optimalizovat, abyste uvolnili čas pro jiné lidské činnosti. Na úrovni organizace musíte minimalizovat plýtvání, zvýšit efektivitu a vytvořit vyšší hodnotu.

I když to zní vznešeně, řešení problémů není zázrak, který se stane najednou. Je to soubor malých kroků, které se provádějí po delší dobu. Strategické a systematické provádění těchto malých kroků – pomocí nástroje zvaného zpráva A3 – je to, co odlišuje úspěšnou firmu od ostatních.

Integrujte rámce a techniky řešení problémů do pracovních postupů vaší organizace pomocí ClickUp. Propojte problémy s daty pomocí přizpůsobitelných dashboardů a navrhněte správná řešení. Efektivně je implementujte pomocí správy úkolů. Sdílejte bezpečně a smysluplně spolupracujte s ClickUp.

Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.