Napsali jste někdy e-mail svému týmu a dostali jste zmatené odpovědi, protože vaše zpráva nebyla jasná? Nebo jste možná poslali zprávu a později jste si uvědomili, že ji kazí překlepy, které by mohly vést k nedorozuměním?
Podle magazínu Forbes až 40 % zaměstnanců potvrzuje, že špatná komunikace snižuje jejich důvěru ve vedení a svůj tým. U zaměstnanců pracujících na dálku je tento podíl dokonce 54 %.
Ztráta času patří mezi nejhorší důsledky špatné komunikace a její řešení je důležitější než cokoli jiného.
Účinná písemná komunikace je nezbytná, ať už se snažíte budovat týmového ducha nebo připravujete marketingové kampaně. Od inženýrů, kteří sdělují technické specifikace, až po zdravotníky, kteří dokumentují péči o pacienty, jasné psaní zajišťuje přesnost a zabraňuje nákladným chybám.
Právní smlouvy a finanční zprávy závisí na přesném jazyku, aby se předešlo nedorozuměním. I kreativní obory, jako je design, se spoléhají na písemnou komunikaci při přípravě návrhů, prezentací a nabídek pro klienty. Písemná komunikace překlenuje kulturní rozdíly a překračuje časová pásma.
Podívejme se, jak zlepšit písemné komunikační dovednosti v práci a eliminovat obávané dotazy typu „Co tím myslíš?“.
Proč jsou dovednosti písemné komunikace důležité?
Zvažte tento scénář: Michael je vynikající zaměstnanec, který podává příkladný výkon. Má mimořádnou schopnost zkoumat trh a vyhledávat informace, které nikdo jiný nedokáže najít. Díky svým zkušenostem v oboru a výzkumným schopnostem je pro společnost cenným přínosem.
Když však své poznatky převádí do zprávy, často to vede k nejasnostem. Informace jsou zřídka strukturované, obsahují gramatické chyby a postrádají soudržnost.
Proč se to děje? Protože písemná komunikace není jeho silnou stránkou.
Takto mohou silné komunikační dovednosti pomoci Michaelovi:
- Prokažte své vůdčí schopnosti: Schopnost srozumitelně formulovat nápady a řešení, která zdůrazňují schopnost vést tým.
- Zvyšte provozní efektivitu: Minimalizuje riziko nedorozumění a chyb, čímž zefektivňuje a zrychluje procesy.
- Lepší profesionální vztahy: Buduje důvěru a spokojenost v rámci týmů i u externích zainteresovaných stran.
- Podporujte kolektivní růst: Podporujte celkový růst a úspěch v rámci organizace prostřednictvím efektivní komunikace a posílených vzájemných vztahů.
Podívejme se na různé druhy písemné komunikace, které mohou zaměstnancům, jako je Michael, pomoci lépe sdělovat své poznatky a dosahovat většího dopadu prostřednictvím své práce.
Typy písemné komunikace
Vše, co dáváte jiné osobě písemně, představuje písemnou komunikaci.
Může se jednat o formální i neformální komunikaci a může mít různý rozsah.
Formální komunikace
Rozhodnutí, návrhy a dohody jsou součástí formální komunikace, která podporuje profesionální interakci. Formální písemná komunikace zahrnuje:
- E-maily: Podle nejnovějších statistik se denně odešle a přijme 300,4 miliardy pracovních e-mailů. Interní komunikace mezi kolegy, týmy a odděleními, stejně jako externí korespondence s klienty, dodavateli a zainteresovanými stranami, probíhá prostřednictvím e-mailu.
- Memo a oznámení: Jedná se o součást interní komunikace, která se zabývá záležitostmi, jako jsou oznámení o schůzkách a změny politik.
- Zprávy: Obchodní zprávy jsou komplexní dokumenty, které slouží k prezentaci dat, finančních výsledků, individuálního nebo týmového výkonu, postupu projektu a výsledků.
- Návrhy: Obchodní návrhy, návrhy projektů a dokumentace jsou nedílnou součástí sdílení nápadů se stávajícími a potenciálními klienty.
Neformální komunikace
Není nutné vždy psát e-mail nebo vytvářet zprávu. Někdy stačí vyměnit si jednoduché zprávy, zejména v případě komunikace v hybridním pracovním prostředí. Mezi takové typy neformální písemné komunikace patří:
- Textové zprávy: Méně formální komunikace mezi kolegy probíhá prostřednictvím okamžitých textových zpráv, které umožňují rychlejší reakce.
- Interní zpravodaje: Kromě zpravodajů zasílaných externím odběratelům společnosti někdy rozesílají interní zpravodaje s neformálními aktualitami a oznámeními o událostech nebo činnosti společnosti.
Jak tedy můžete zlepšit své psaní v práci? Čtěte dál a dozvíte se to!
Jak zlepšit písemnou komunikaci v práci
Zvládnutí písemné komunikace není tak nudné, pokud máte správné pokyny. Vytvořili jsme podrobného průvodce, který vám pomůže pokrýt všechny základy a pochopit dopad písemné komunikace.
1. Začněte se základy: Zopakujte si gramatiku a pravopis
Základním předpokladem pro jasnou a srozumitelnou komunikaci je gramatická správnost.
Věta jako následující může způsobit zmatek:
John připravuje prezentaci z minulého týdne.
Není jasné, zda byla prezentace připravena minulý týden a je kompletní, nebo zda se právě připravuje.
Podobně stačí jedna chyba v pravopisu, aby se význam věty zcela změnil. Vezměme si například
Zajistěte prosím, aby všechny osobní soubory byly aktualizovány do pátku vs. Zajistěte prosím, aby všechny personální soubory byly aktualizovány do pátku.
Zatímco osobní soubory zde mohou odkazovat na osobní dokumentaci, slovo „personál“ odkazuje na soubory týkající se osob zaměstnaných v organizaci.
Nástroje jako Grammarly vám pomohou opravit gramatické a pravopisné chyby. Můžete použít integraci Grammarly do ClickUp, abyste na platformě komunikovali souvisle a bez chyb. Pomůže vám to nejen v bezchybné komunikaci, ale také zefektivní spolupráci.
2. Dbejte na srozumitelnost, stručnost a soudržnost (3 S komunikace)
Účinná komunikace stojí na 3C komunikace:
- Jasnost: Zajišťuje, že zprávy jsou srozumitelné bez jakýchkoli nejasností, nesprávných interpretací nebo pochybností.
- Stručnost: Odstraňte zbytečné slovíčkaření, aby byla zpráva výstižná.
- Konzistentní: Vytváří spolehlivý komunikační tok pro hladkou a efektivní interakci.
Každou zprávu, od krátkého e-mailu po dlouhou zprávu o projektu, byste měli psát na základě těchto komunikačních pilířů.
Díky němu vaše písemné sdělení upoutá pozornost, pomůže při rozhodování, respektuje čas, který příjemce věnuje čtení zprávy, a zabrání nesprávné interpretaci.
3. Efektivně strukturovejte své zprávy
Vaše zpráva může být gramaticky správná, bez pravopisných chyb a stručná, ale přesto může být neúčinná.
Jak? Průběh zprávy nemusí být správný.
Každá forma písemné komunikace, stejně jako každý příběh, má svou specifickou strukturu – začátek, střed a konec.
Organizované informace poskytují logický tok, který čtenáři pomáhá rychleji jim porozumět.
V závislosti na předmětu vaší komunikace můžete zvolit způsob prezentace informací a názorů založený na příčině/následku, problému/řešení, chronologickém pořadí a dalších faktorech.
4. Používejte v písemné komunikaci rozmanitou slovní zásobu a tón
Rozmanitá slovní zásoba vám pomůže vybrat nejvhodnější slovo k popisu něčeho. Díky tomu bude vaše obchodní korespondence nejen srozumitelnější, ale také stručnější. Budete moci vyjádřit své myšlenky méně slovy a s větším účinkem.
Použití správného tónu může rozhodnout o tom, zda získáte vytouženého klienta, nebo navždy zničíte obchodní vztah. Harmonický, zdvořilý a ohleduplný tón vytváří pozitivní dojem a také zajišťuje, že vaše komunikace zůstane v souladu s hodnotami vaší organizace.
Pojďme si na příkladu vysvětlit, jak důležitá je správná slovní zásoba a tón.
Slovní zásoba:
- Silná slovní zásoba: Představte si e-mail klientovi o zpoždění projektu. Místo toho, abyste napsali „Projekt je na neurčito odložen“, můžete použít „Čelíme nepředvídané překážce, která ovlivnila časový harmonogram projektu“. Tím vyjádříte vážnost situace bez negativního podtónu a umožníte profesionálnější vysvětlení.
- Slabá slovní zásoba: Používání obecných výrazů jako „věci“ nebo „předměty“ může způsobit, že vaše psaní bude nejasné. Namísto toho, abyste například řekli „Musíme přesunout nějaké věci“, buďte konkrétní: „Musíme přemístit některé důležité vybavení.“
Podobně může být problémem i žargon. Používání příliš technických termínů s klientem, který jim nemusí rozumět, vede pouze k záměně.
Tón:
- Pozitivní tón: Při hodnocení výkonu je zdůraznění „oblastí pro rozvoj“ zaměstnance s návrhy na zlepšení povzbudivější než pouhé konstatování, že „podává nedostatečný výkon“.
- Negativní tón: Agresivní tón v e-mailu týkajícího se jednání, například „Potřebujeme rozhodnutí hned“, může mít opačný účinek. Spolupracující přístup, například „prodiskutujme další kroky k dosažení vzájemně výhodné dohody“, podporuje lepší pracovní vztahy.
Díky použití bohatého slovníku a zachování profesionálního tónu se písemná komunikace stává jasnou, stručnou a působivou, což v konečném důsledku vede k lepším pracovním vztahům a lepším obchodním výsledkům.
5. Čtěte často: Tipy na zlepšení schopnosti porozumění
Výjimečným způsobem, jak si zdokonalit psací dovednosti, je více číst. Přirozeně to zlepší vaše psací schopnosti, protože se seznámíte s různými styly psaní, úhly pohledu, slovní zásobou a argumentací.
Zde je několik tipů, jak zlepšit své schopnosti porozumění:
- Dělejte si poznámky a shrňte klíčové body z četby, abyste je mohli rozvést ve svém textu.
- Rozdělte informace na logické části , abyste je mohli prezentovat srozumitelnějším způsobem.
- Vytvořte si v hlavě scénář otázek a odpovědí a zahrňte odpovědi na všechny otázky, které podle vás mohou čtenáře napadnout .
6. Pište efektivně: Cvičení dělá mistra
Není lepšího učitele než praxe – čím více budete cvičit, tím rychleji dosáhnete dokonalosti. Pokud pokaždé, když něco napíšete, dostanete odpověď „Nejsem si jistý, zda tomu rozumím“, je tu něco, co se můžete naučit.
Můžete se poučit ze svých chyb i z toho, jak komunikují ostatní lidé. Například si vždy, když narazíte na dobře strukturovaný a napsaný e-mail, poznamenejte si ho. Zkuste tento přístup napodobit.
Pravidelné používání kvalitní písemné komunikace vám pomůže zlepšit slovní zásobu, gramatiku, prezentaci a styl psaní.
Zde je několik doporučení na knihy od našeho týmu, které vám pomohou zlepšit vaše obchodní psaní:
- Everybody Writes od Ann Handley: Pokrývá širokou škálu témat, včetně psaní jasných a stručných e-mailů, vytváření poutavých blogových příspěvků a vytváření efektivního obsahu pro sociální média.
- The Elements of Style od Williama Strunka Jr. a E. B. Whitea: Nabízí jasné a stručné rady ohledně gramatiky, interpunkce a stylu.
- HBR Guide to Better Business Writing od Bryana A. Garnera: Poskytuje praktické rady pro psaní jasných, stručných a přesvědčivých obchodních dokumentů. Garner nabízí tipy, jak strukturovat text, používat silná slovesa a vyhýbat se žargonu.
7. Vyhledávejte konstruktivní kritiku a zpětnou vazbu: nástroj pro růst
Zpětná vazba poskytuje přehled o oblastech, které je třeba zlepšit, a pomáhá jednotlivcům zdokonalit srozumitelnost, soudržnost a dopad jejich sdělení.
Můžete například požádat o zpětnou vazbu někoho, kdo měl potíže s porozuměním vaší e-mailové zprávě nebo ji zcela špatně interpretoval. Zjištění, co způsobilo zmatek, vám pomůže vyhnout se podobným situacím v budoucnu.
Díky zpětné vazbě a jejímu využití můžete posílit komunikaci se svým týmem a budovat důvěru.
Přispívá k osobnímu rozvoji a produktivnějšímu pracovnímu prostředí, kde je jasná a efektivní komunikace klíčová pro dosažení cílů organizace.
8. Korektura pro úspěšnou písemnou komunikaci
Někdy se chyba nestane kvůli nesprávnému pravopisu nebo gramatice, ale kvůli přehlédnutí. Nejlepší je tyto malé chyby odhalit sami, než na ně upozorní někdo jiný.
Jak toho dosáhnout? Korekturou svých písemných textů.
Korektura vám pomůže odhalit chyby v gramatice, interpunkci, pravopisu a formátování, které mohou výrazně ovlivnit vnímání vaší zprávy.
Další výhodou korektury je, že se můžete vžít do role čtenáře a ověřit, zda zpráva dává smysl.
Proto je vždy doporučeno si před odesláním přečíst, co jste napsali.
9. Používejte nástroje a software pro psaní, jako je ClickUp
Co kdybyste měli asistenta, který by za vás spravoval veškerou písemnou komunikaci, psal e-maily od nuly, opravoval chyby a zajišťoval efektivní komunikaci?
Chytré nástroje pro psaní e-mailů tento sen proměňují ve skutečnost a navrhují účinné gramatické opravy a silné větné struktury. S pomocí umělé inteligence je navíc možné automaticky vytvořit kompletní písemný návrh, e-mail nebo zprávu od nuly.
Už nemusíte trávit hodiny finalizací obchodního dokumentu před jeho odesláním. AI splní všechny vaše požadavky na psaní, ať už potřebujete vzorovou zprávu o nepřítomnosti v kanceláři nebo obchodní návrh.
ClickUp, komplexní software pro správu projektů a nástroj pro komunikaci na pracovišti, to umožňuje díky svému AI kopilotu ClickUp Brain. Jeho AI Writer for Work pomáhá spravovat veškerou vaši komunikaci a zdokonaluje vaše psaní v práci díky vestavěné kontrole pravopisu a funkcím pro vylepšení psaní.
Ať už potřebujete odpovědět na e-mail, převést hromadu surových dat do srozumitelných tabulek, napsat odpovědi na často kladené otázky pomocí nástroje pro tvorbu nápovědy nebo okamžitě vypracovat souhrny a zprávy o projektech, tento nástroj to za vás udělá. Stačí jen napsat podrobný popis toho, co chcete, a v mžiku získáte dobře napsanou odpověď.
Už jste nadšení? To nejlepší teprve přijde! S tímto komunikačním nástrojem pro pracoviště můžete také vytvářet přepisy verbální komunikace a rychle odpovídat na otázky z jednání.
Potřebujete často odesílat e-maily nebo zprávy? ClickUp Brain vám pomůže vytvořit šablonu komunikačního plánu a dokonce i šablony poznámek, abyste ušetřili čas a zachovali konzistenci.
ClickUp vás také díky své chatovací funkci sblíží s kolegy a členy týmu. Už nemusíte přeskakovat mezi různými platformami, abyste koordinovali a zůstali v kontaktu při každodenních úkolech, zpětné vazbě nebo komunikaci s klienty.
Chat View od ClickUp sdružuje vše pod jednou střechou, čímž zjednodušuje komunikaci a celkové řízení úkolů.
S funkcí Chat View od ClickUp můžete:
- Přiřazujte úkoly a zlepšujte koordinaci týmu pomocí chatových kanálů v reálném čase.
- Usnadněte si rychlý přístup k důležitým informacím sdílením odkazů na projekty a vkládáním příloh .
- Zajistěte vizuální přehlednost písemné komunikace formátováním zpráv pomocí bloků kódu, odrážek a bannerů.
- Spojte se individuálně s kolegy a klienty prostřednictvím přímých zpráv, když je to potřeba.
- Zůstaňte v obraze díky sledování celopodnikových kanálů s živými aktualizacemi a obecnými oznámeními.
ClickUp může písemnou komunikaci výrazně usnadnit. Abyste se však vyhnuli nesrovnalostem, měli byste i nadále dbát na každodenní komunikační bariéry.
Výzvy v písemné komunikaci
Účinné písemné komunikaci brání několik překážek, od zajištění srozumitelnosti a stručnosti až po zvládnutí tónu a kontextu. Tyto překážky činí komunikaci matoucí, neúčinnou nebo dokonce nadbytečnou.
Podívejme se na komunikační výzvy v pracovním prostředí a podělme se o způsoby, jak je překonat.
1. Překonávání běžných překážek
Tři hlavní překážky v písemné komunikaci jsou nejednoznačnost, nadbytečnost a žargon. Nedostatečný kontext může způsobit nejednoznačnost vaší komunikace, neznáte-li cíl a záměr komunikace, může být nadbytečná, a pokud nepíšete jasně a srozumitelně, můžete se vystavit nadměrnému používání žargonu.
Řešení: Používejte jasný a přímý jazyk, definujte nezbytné pojmy a vynechte zbytečná slova.
2. Porozumění vašemu publiku
Různí zúčastnění mají různé očekávání, preference a úroveň porozumění. Největší chybou, kterou můžete při psaní udělat, je nezohlednit jedinečné vlastnosti a charakteristiky vašich cílových čtenářů, což může vést k nedorozuměním, zmatkům nebo ztrátě zájmu.
Řešení: Přizpůsobte svou komunikaci a klíčové sdělení znalostní úrovni, zájmům a komunikačním cílům svého publika, abyste dosáhli srozumitelnosti a zaujetí.
3. Kontextualizace písemné komunikace
Nedostatek kontextu často vede k nejasnostem. I když uvedete všechny informace, tým na ně nemusí reagovat kvůli chybějícímu kontextu. Veškeré úsilí přijde vniveč, pokud nevyjasníte účel své komunikace.
Řešení: Zajistěte jasnou a účelovou kontextualizaci písemné komunikace, abyste předešli nejasnostem a usnadnili efektivní jednání.
Příklad scénáře: Jste marketingový manažer a potřebujete, aby designový tým vytvořil grafiku pro sociální média pro nadcházející uvedení produktu na trh.
Bez kontextu:
Předmět: Potřeba grafiky pro sociální média
Ahoj týme,
Potřebujeme grafiku pro sociální média pro nadcházející uvedení produktu na trh. V případě jakýchkoli dotazů mě prosím kontaktujte.
S kontextem:
Předmět: Potřeba grafických prvků pro sociální média pro uvedení [název produktu] na trh
Ahoj týme,
S radostí oznamujeme uvedení našeho nového produktu [název produktu] na trh dne [datum uvedení na trh]!
Abychom vyvolali zájem a nadšení, potřebujeme poutavé grafické prvky pro sociální média, které můžeme použít na všech našich platformách (Facebook, Instagram, Twitter).
Zde je několik klíčových detailů, které je třeba zohlednit při navrhování grafiky:
- Cílová skupina: [Popis cílové skupiny]
- Hlas a tón značky: [Popis hlasu a tónu značky]
- Klíčové sdělení: [Klíčová sdělení, která chcete sdělit]
- Datum spuštění: [Datum spuštění]
Pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete další vysvětlení, neváhejte se na mě obrátit.
Příklady efektivní písemné komunikace v práci
Nyní, když víme, co tvoří efektivní písemnou komunikaci a jak ji dosáhnout, pojďme se podívat na tři běžné scénáře komunikace na pracovišti a jak k nim efektivně přistupovat:
1. Návrhy projektů
Dobře napsaný návrh projektu funguje jako plán, který podrobně popisuje účel projektu, jeho cíle a plán realizace. Obvykle obsahuje:
- Úvod: Stručně vysvětlete koncepci projektu a jeho význam.
- Cíle: Jasně nastínit požadované výsledky
- Rozsah: Definuje hranice projektu a výstupy.
- Metodika: Vysvětluje přístup k dosažení cílů.
- Zdroje: Určuje potřebné osoby, nástroje a rozpočet.
- Výhody: Zdůrazňuje pozitivní dopad projektu na organizaci.
- Posouzení rizik: Uznává potenciální výzvy a plány na jejich zmírnění.
- Závěr: Shrnuje návrh a znovu zdůrazňuje hodnotu návrhu.
Díky komplexnímu přehledu získá projektový návrh podporu zainteresovaných stran a připraví půdu pro úspěšný projekt.
2. Následné e-maily
Účinné následné e-maily zajistí, že po schůzkách nebo diskusích budou všichni na stejné vlně. Dobře strukturovaný e-mail by měl obsahovat:
- Jasný předmět: Identifikuje účel e-mailu (např. „Následná akce po schůzce týmu – akční body“).
- Shrnutí schůzky: Stručně shrňte klíčové body, které byly projednány.
- Akční položky: Seznam konkrétních úkolů s přidělenými vlastníky a termíny
- Další kroky: Nastínit plán dalšího postupu
- Výzva k akci: Vyzývá příjemce, aby potvrdili přijetí a položili případné dotazy.
Jasné následné e-maily podporují odpovědnost, udržují projekty na správné cestě a zlepšují celkovou produktivitu týmu.
Zde je příklad dobře napsaného následného e-mailu:
Předmět: Následná opatření z týmové schůzky
Vážený týme,
Doufám, že se máte dobře. Chtěl bych navázat na naši nedávnou týmovou schůzku, která se konala [datum]. Níže jsou uvedeny klíčové úkoly a jejich termíny:
Úkol 1: Prozkoumejte trendy na trhu
Přiřazeno: [Jméno člena týmu]
Termín: [konkrétní datum]
Úkol 2: Aktualizujte časový plán projektu
Přiřazeno: [Jméno člena týmu]
Termín: [konkrétní datum]
Potvrďte prosím přijetí tohoto e-mailu a dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete úpravy ohledně těchto úkolů. Naše příští týmová schůzka je naplánována na [datum], kde zhodnotíme pokrok a prodiskutujeme případné novinky.
Děkujeme za vaši pozornost. Pojďme společně pracovat na tom, abychom efektivně dosáhli našich cílů.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
[Vaše pozice]
[Vaše kontaktní údaje]
3. Zprávy o pokroku
Pravidelné zprávy o postupu prací informují zúčastněné strany a dokládají pokrok projektu. Dobře napsaná zpráva obvykle obsahuje:
- Shrnutí: Stručně zdůrazňuje klíčové úspěchy a případné překážky.
- Úkoly projektu: Podrobnosti o dokončených úkolech a nadcházejících milnících
- Výzvy: Identifikuje všechny problémy, které mají vliv na pokrok, a navrhuje řešení.
- Další kroky: Jasně nastínit akční plán pro další vykazované období.
Zprávy o postupu prací posilují důvěru, identifikují oblasti, které je třeba zlepšit, a zajišťují úspěch projektu tím, že poskytují transparentní přehled o jeho postupu.
Dodržováním těchto zásad jasnosti, účelu a akce můžete vytvořit efektivní písemnou komunikaci, která přinese výsledky v jakémkoli pracovním prostředí.
Vylepšete písemnou komunikaci s ClickUp
Účinná písemná komunikace je základem hladké spolupráce, plynulého pracovního toku a zdravých vztahů v týmu. Svou písemnou komunikaci můžete zlepšit tím, že budete postupovat podle tohoto podrobného průvodce a zdokonalíte jednu složku po druhé. Čím více budete číst a psát, tím lepší budou vaše písemné komunikační dovednosti.
Funkce písemné komunikace ClickUp, jako jsou ClickUp Brain a Chat View, mohou zjednodušit spolupráci v týmu a zajistit bezchybnou komunikaci. S tímto softwarem pro externí a interní komunikaci můžete zdokonalit své stávající zprávy, psát poznámky, zprávy, e-maily a další dokumenty od nuly a vytvářet šablony pro budoucnost, a to vše na jednom místě.
Zaregistrujte se na ClickUp a zrychlete, zjednodušte a zefektivněte písemnou komunikaci na svém pracovišti.