V důsledku velké rezignace, kdy mnoho zaměstnanců odešlo nebo plánovalo odejít za novým zaměstnáním, se personalisté a vedoucí pracovníci organizací ptají, proč. Fluktuace zaměstnanců je nákladná, což činí aktivity zaměřené na udržení zaměstnanců ještě důležitějšími.
Pohovory o setrvání jsou nejjednodušší a nejrychlejší z různých strategií pro udržení zaměstnanců, jako jsou zpětná vazba od zaměstnanců, aktivity zaměřené na zapojení zaměstnanců a věrnostní programy.
Manažeři věnují více času tomu, aby pochopili, proč se zaměstnanci rozhodli zůstat, co je váže k jejich pracovišti, a tyto informace využívají k zavádění proaktivnějších postupů.
Zpráva organizace Non-Profit HR zjistila, že využití pohovorů o setrvání vzrostlo z 33 % v roce 2022 na 46 % v roce 2023, což svědčí o jejich účinnosti při snižování fluktuace zaměstnanců.
Pohovor o setrvání v zaměstnání poskytuje cenné informace o zapojení týmu, spokojenosti zaměstnanců a jejich udržení a umožňuje manažerům znovu navázat kontakt s cennými zaměstnanci, aby zabránili odchodu talentů z vaší organizace.
Pokud chcete zavést efektivní pohovory o setrvání, čtěte dál.
Co je pohovor o setrvání?
Pohovory o setrvání, nazývané také rozhovory o setrvání, jsou schůzky mezi manažery a zaměstnanci, během nichž se hovoří o tom, proč rádi pracují ve vaší společnosti a co by změnili na podnikání, týmu nebo současné pozici.
Tyto rozhovory lze využít k posouzení rizika odchodu zaměstnanců a předvídání potřeb v oblasti náboru.
Organizace provádějí pohovory o setrvání, aby odhalily a řešily to, co nefunguje, a výzvy, které existují nebo které je čekají. Tyto informace se používají k odstranění příčiny nespokojenosti zaměstnanců, než se začnou poohlížet po nové práci.
Význam pohovoru o setrvání v zaměstnání dnes
Existuje několik důvodů, proč lidé opouštějí svá pracovní místa; některé z nich se během pandemie změnily a jiné vyplývají ze specifických pracovních podmínek v současnosti. Mezi hlavní faktory, které v dnešní době přispívají k fluktuaci zaměstnanců, patří:
- Nedostatek kariérního růstu a nespokojenost s vlastní rolí
- Pandemie přiměla lidi k zamyšlení a přehodnocení svých cílů a toho, co pro ně dělá práci smysluplnou.
- Touha po větší flexibilitě v oblasti práce na dálku/hybridní práce
- Problémy po pandemii, jako jsou rostoucí náklady na péči o děti a ztráta loajality vůči zaměstnavateli v důsledku rozsáhlých propouštění.
Toto jsou některé z otázek, na které získáte odpovědi od členů týmu, když provádíte pohovory o setrvání v zaměstnání s cílem zlepšit zkušenosti zaměstnanců a pracovní kulturu.
Účel a hodnota pohovoru o setrvání
Pohovory zaměřené na udržení zaměstnanců mají za cíl klást otázky, které se týkají toho, co byste se dozvěděli z pohovorů při odchodu. Můžete je začlenit do svých stávajících individuálních pohovorů nebo je provádět měsíčně, pokud nemáte pravidelné kontrolní schůzky (ale proč byste je neměli mít?).
Řeší otázku udržení zaměstnanců
Hlavním cílem pohovorů o setrvání ve firmě je zjistit, co motivuje vaše stávající zaměstnance k setrvání ve firmě, a identifikovat, co by je mohlo inspirovat k odchodu. Mezi možné odpovědi na druhou otázku patří nedostatek uznání, vyhoření nebo omezené možnosti kariérního postupu a růstu.
Řešte tyto otázky včas, abyste zvýšili spokojenost a zabránili odchodu nejlepších zaměstnanců. Podle vědecké studie pozitivní pracovní prostředí zvyšuje úroveň odhodlání zaměstnanců, jejich výkonnost a motivaci k dosahování výsledků.
Ovlivňuje spokojenost v práci a motivaci
Pohovory o setrvání v zaměstnání nejsou jen prostým shromažďováním informací. Zaměstnancům se tím dává najevo, že jejich kritika, obavy a zpětná vazba jsou ceněny a řešeny. Když mají pocit, že jsou vyslyšeni, jsou spokojenější se svou prací a motivovanější k výkonu.
Kromě toho pohovory o setrvání v zaměstnání umožňují manažerům identifikovat nejlepší zaměstnance, kteří nejsou dostatečně vytíženi nebo oceňováni. To otevírá prostor pro diskusi o možnostech kariérního růstu a pomáhá udržet nejlepší zaměstnance.
Například, i když máte program odměn pro zaměstnance, personální tým nemá správné nástroje k měření a oceňování výkonu zaměstnanců, což vede k nespokojenosti zaměstnanců v týmu. Rozhovory o setrvání vám mohou pomoci odhalit tento problém a varovné signály.
Zabraňuje fluktuaci zaměstnanců
Díky své aktivní povaze může program pohovorů o setrvání pomoci snížit fluktuaci zaměstnanců. Pomáhá identifikovat pravděpodobné problémy, které lze vyřešit, než se stanou plnohodnotnými problémy.
Klíčem k účinnému pohovoru o setrvání v zaměstnání je klást konkrétní otázky, které vám pomohou z pohovoru vytěžit maximum.
Klíčové otázky, které je třeba položit při pohovoru o setrvání
V ideálním případě položte otázky, které zaměstnance přimějí k rozhovoru a získají jejich upřímnou zpětnou vazbu.
Otázky týkající se kariérního rozvoje
- Co se zde učíte?
- Jaké nové dovednosti chcete rozvíjet?
- Co se vám líbí na školicích programech nabízených společností?
- Co by se dalo zlepšit v oblasti rozvojových příležitostí?
- Popište svou ideální práci.
- Co se vám na vaší předchozí pozici líbilo nejvíce a co už zde nemůžete dělat?
- Jaké aspekty vaší poslední práce se vám líbily a nyní vám chybí?
- Jaké jsou vaše krátkodobé a dlouhodobé kariérní cíle? Jak vám můžeme pomoci je dosáhnout?
- Existují nějaké další povinnosti, které byste ve své funkci rádi převzali?
- Existují nějaké benefity, které byste ve své současné pozici považovali za cenné, ale které my nenabízíme?
Otázky týkající se vedení a managementu
- Jak mohu zpříjemnit vaše pracovní prostředí?
- Jaké změny by vám přinesly větší spokojenost v práci?
- Jak vám můžeme lépe pomoci ve vaší roli?
- Jaký druh uznání vás motivuje nejvíce?
Otázky týkající se kultury na pracovišti
- Co vás motivuje k práci v této společnosti?
- Jak vnímáte způsob, jakým oceňujeme úspěchy zaměstnanců?
- Máte pocit, že máte vyvážený pracovní a soukromý život? Pokud ne, jak to můžeme zlepšit?
- Popište firemní kulturu. Co se vám na ní líbí a co se vám nelíbí?
Otázky týkající se celkové spokojenosti
- Co vás nejvíce motivuje k tomu, abyste každý den chodili do práce?
- Uvažovali jste někdy o odchodu ze společnosti? Pokud ano, proč?
- Na co se každý den těšíte v práci?
- Které aspekty vaší každodenní práce vás frustrují?
- Můžete popsat nedávný pracovní den, který vám způsobil stres nebo úzkost?
- Povězte mi o nějaké nedávné pozitivní pracovní zkušenosti.
- Jaké myšlenky vás napadají během cesty do práce?
- Co vás napadá cestou z práce domů?
- Jsou vaše dovednosti a zkušenosti plně využity?
- Jaké konkrétní úkoly vás baví? Co byste ve své pozici rádi dělali jinak?
- Jak byste popsal svůj vztah se svým přímým nadřízeným?
- Máte pocit, že máte zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem? Vysvětlete svou odpověď.
- Cítíte se oceněni za svůj přínos v práci? Proč ano, nebo proč ne?
- Co vám pomáhá cítit se v práci nejproduktivnější a nejúspěšnější?
- Stalo se vám v poslední době něco, co vás přimělo uvažovat o odchodu ze společnosti?
Tyto odpovědi vám mohou pomoci zajistit spokojenost jednotlivých zaměstnanců, například přidělením projektů v oblastech, které je zajímají. Některé z nich vám také umožní zlepšit zkušenosti současných zaměstnanců, například zajištěním dalších pracovních sil pro lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem pro všechny.
Pravidelné následné otázky vám pomohou změřit morálku, navázat důvěru a identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, zapojení a udržení zaměstnanců.
💡Tip pro profesionály: K vymýšlení těchto otázek využijte ClickUp Brain, vestavěného asistenta s umělou inteligencí, jako partnera pro brainstorming. Po schůzce ClickUp Brain také shrne klíčové body, čímž vám ušetří namáhavou práci s psaním dlouhých poznámek ze schůzky. Pokud chcete, můžete je také převést na úkoly v ClickUp, které můžete přiřadit příslušným zúčastněným stranám.
Pomocí bezplatných šablon ClickUp pro personální oddělení vytvořte sadu středně pokročilých a pokročilých pokynů, které dokumentují konkrétní úkoly, otázky a procesy, které je třeba dodržovat během pohovoru o setrvání v zaměstnání a po něm.
Jak připravit a provést pohovory o setrvání
Tyto rozhovory může samozřejmě vést personální oddělení. Jsou však účinnější, pokud je vede nadřízený zaměstnance nebo manažer o úroveň výš, kterému zaměstnanec důvěřuje, protože zaměstnanec pak může být otevřenější ve své zpětné vazbě.
Naplánujte si jej předem
- Vyberte si správný čas: Neplánujte pohovory o setrvání hned po nástupu zaměstnance do nové pozice nebo během hodnocení výkonu. Vyberte si čas, kdy je zaměstnanec již zaběhnutý a může poskytnout konstruktivní zpětnou vazbu.
- Dejte jim čas na přípravu: Informujte zaměstnance o pohovoru o setrvání v práci alespoň týden předem. Tak budou mít čas si uspořádat myšlenky a připravit si případné otázky.
- Nabídněte flexibilitu: Buďte flexibilní při plánování. Zvažte možnost nabídnout alternativy pro ranní, odpolední nebo dokonce virtuální schůzky, aby se přizpůsobily rozvrhům zaměstnanců.
Sdílení účelu a očekávání schůzky
- Stanovte jasná očekávání: Vysvětlete důvod pohovoru o setrvání. Dejte zaměstnancům najevo, že se jedná o příležitost promluvit si o jejich práci, o tom, co je motivuje, a o všech oblastech, ve kterých se mohou rozvíjet.
- Zaměřte se na otevřenou konverzaci: Zdůrazněte, že komunikace je exkluzivní a že si ceníte jejich upřímných komentářů.
- Připravte si osnovu: Vytvořte si jednoduchou osnovu témat, která musíte probrat. Může zahrnovat jejich zkušenosti s danou pozicí, názor na flexibilitu pracoviště, možnosti profesního rozvoje a rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
- Podporujte kladení otázek: Dejte jim najevo, že se jedná o oboustranný rozhovor, a povzbuďte je, aby kladli otázky týkající se jejich kariérního postupu nebo obav.
Pochopení významu upřímné zpětné vazby od zaměstnanců
- Aktivní naslouchání je zásadní: Dbejte na to, abyste rozhovor neovládali. Abyste pochopili „proč“ za jejich odpověďmi, po položení otázky mlčte a naslouchejte. Vaši zaměstnanci by měli mluvit převážně oni.
- Projevte uznání: Poděkujte jim za jejich čas a upřímné komentáře. Dejte jim najevo, že jejich názory jsou důležité a že budou zohledněny při rozhodování a zlepšování pracovního prostředí.
- Dělejte si poznámky: Během rozhovoru si poznamenejte klíčové body, včetně motivátorů, námitek a obav. Pokud máte souhlas zaměstnance, nahrajte si rozhovor, abyste se k odpovědím mohli v případě potřeby vrátit.
- Následné otázky: Po pohovoru s nimi zůstaňte v kontaktu. Stručně shrňte klíčové faktory, o kterých jste diskutovali, a všechny následné kroky, které plánujete podniknout na základě jejich zpětné vazby.
💡Tip pro profesionály: Místo používání několika nástrojů pro správu pohovorů o setrvání v zaměstnání použijte platformu ClickUp pro správu lidských zdrojů jako centrální uzel informací o zaměstnancích mezi manažery a přímými podřízenými.
Software pro správu zaměstnanců vám umožňuje sledovat odpovědi na otázky z pohovoru, abyste získali cenné informace a mohli se lépe rozhodovat.
Číst více: Nástroje AI pro rozhodování
Osvědčené postupy a tipy pro efektivní pohovory o setrvání
Pamatujte, že dobrý pohovor o setrvání v zaměstnání je rozhovor, nikoli výslech. Zde je několik tipů, jak vést úspěšný pohovor o setrvání v zaměstnání, po kterém budou vaši zaměstnanci mít pocit, že jsou vyslyšeni a oceňováni.
Důležitost oboustranné komunikace
Pohovory o setrvání nejsou hodnocení výkonu. Cílem je vést rozhovor, při kterém se zaměstnanec cítí pohodlně a může diskutovat o svých obavách.
Personalisté a manažeři musí zaměstnancům naslouchat, věnovat jim plnou pozornost a vyhýbat se přerušování. Měli by také podporovat otevřené a upřímné vyjádření tím, že zdůrazní, že neexistují žádné špatné odpovědi.
Zde je několik způsobů, jak podpořit oboustrannou komunikaci:
- Začněte s posílením: Oceněte přínos zaměstnance a poděkujte mu za jeho tvrdou práci.
- Ptejte se otevřenými otázkami: Otázky, na které nelze odpovědět pouze „ano“ nebo „ne“, podněcují k podrobnějším odpovědím.
- Používejte reflexivní naslouchání: Věnujte pozornost verbálním i neverbálním signálům a řeči těla mluvčího, abyste rozpoznali nevyřčené emoce.
- Buďte přítomní: Odložte rušivé prvky, jako jsou telefony, a soustřeďte se na probíhající rozhovor.
Zajistí strukturovaný rozhovor a zároveň umožní individuální reakce.
Zvažte také použití šablon pro pohovory, abyste mohli strukturovat své pohovory a mít jednotný rámec pro kladení otázek a zaznamenávání odpovědí.
Vyberte si příjemné místo
Místo, kde se pohovor o setrvání v zaměstnání koná, může mít významný vliv na jeho úspěch. Vyberte si klidné, osobní místo, kde vás nikdo nebude rušit. Může to být prázdná zasedací místnost, speciální prostor pro pohovory nebo dokonce klidný koutek v kavárně (s souhlasem zaměstnance).
Nejdůležitějším faktorem je zapojení zaměstnanců – aby se zaměstnanci cítili pohodlně a uvolněně. Vyhněte se pohovorům o setrvání v pracovním poměru v rámci pracoviště, protože by to mohlo zaměstnance uvést do „pracovního“ režimu a bránit otevřené konverzaci.
Vyhraďte si dostatek času a věnujte tomu tolik času, kolik potřebujete.
Pohovory o setrvání v zaměstnání nesmí být uspěchané. Naplánujte si v kalendáři dostatek času na rozhovor, abyste neměli pocit, že ho musíte předčasně ukončit. Ideálně by měl trvat 45 minut až hodinu. Zaměstnanci tak budou mít dostatek času, aby se svobodně podělili o své myšlenky a obavy.
Buďte flexibilní, co se týče vyhrazeného času. Pokud rozhovor plyne přirozeně a zaměstnanec má ještě co dodat, nepřerušujte ho. Cílem je získat cennou zpětnou vazbu, což někdy trvá déle, než se předpokládalo.
Upřednostnění zpětné vazby od zaměstnanců a upřímnosti v tomto procesu
Základem úspěšných pohovorů o setrvání v zaměstnání je upřednostnění zpětné vazby od zaměstnanců a projevení upřímného zájmu o jejich blaho. Zaměstnanci rychle vycítí, zda byl pohovor o setrvání v zaměstnání pouze formalitou.
Zde je několik metod, jak projevit svou upřímnost:
- Vyjádřete jim vděčnost za jejich čas a komentáře.
- Věnujte pozornost tomu, co říkají, a aktivně je poslouchejte.
- Během pohovoru si dělejte podrobné poznámky.
- Po pohovoru navazujte shrnutím klíčových bodů a plánovaných akcí.
💡Tip pro profesionály: Použijte šablonu ClickUp Interview Process Template k navržení, otestování a optimalizaci procesu pohovorů se stávajícími zaměstnanci. Poskytuje strukturu a konzistenci pro standardizaci procesu, umožňuje porovnávat zpětnou vazbu a shromažďuje data v organizovaném formátu pro další analýzu.
Shrnutí: Jak provést efektivní pohovor o setrvání:
- Naplánujte jej předem, aby měli čas se připravit.
- Stanovte očekávání ohledně účelu
- Vyberte si příjemné a klidné místo
- Vedejte otevřený rozhovor a vybízejte k otázkám.
- Procvičujte oboustrannou komunikaci
- Věnujte pozornost neverbálním signálům
- Dělejte si poznámky a klást doplňující otázky.
- Projevte jim uznání za jejich zpětnou vazbu
Využijte rozhovory o setrvání v zaměstnání k udržení svých nejlepších zaměstnanců
Místo toho, abyste se soustředili na to, co mohou vaši zaměstnanci udělat pro vaši organizaci, zjistěte, co oni mohou očekávat od vás. Zaveďte pohovory o setrvání v zaměstnání, abyste podpořili rozvoj svých zaměstnanců, pomohli jim dosáhnout jejich snů a zvýšili jejich loajalitu a retenci.
Nečekejte, až začnou uvažovat o odchodu, než začnete jednat.
Jste připraveni zefektivnit své úkoly v oblasti lidských zdrojů a uvolnit si čas na pohovory se stávajícími zaměstnanci? Zaregistrujte se zdarma na ClickUp.
Často kladené otázky (FAQ)
Jak se ještě nazývají pohovory o setrvání?
Pohovory o setrvání se také nazývají rozhovory o setrvání. Některé organizace je mohou nazývat pohovory o udržení zaměstnanců nebo rozhovory se zainteresovanými stranami. Všechny tyto termíny však popisují stejný základní koncept: aktivní rozhovory s cílem pochopit, proč jsou zaměstnanci spokojeni a co by je mohlo přimět k úvahám o odchodu.
Jak uspět v pohovoru o setrvání?
Při provádění pohovoru o setrvání v zaměstnání jako personalista kladte jasné otázky, aktivně naslouchejte bez předsudků, zapisujte si důležité informace a na základě odpovědí zaměstnanců na vaše otázky veďte rozhovor směrem, kterým si přejí.
Zde je návod, jak zvládnout pohovor o setrvání v zaměstnání na jedničku:
- Příprava: Projděte si složku zaměstnance a projekty podle otázek.
- Prostředí: Vyberte si soukromé, pohodlné místo, kde vás nikdo nebude rušit.
- Otázky: Zaměřte se na problematické body, spokojenost v práci, možnosti růstu a oblasti, které je třeba zlepšit.
- Naslouchejte: Pozorně naslouchejte verbálním i neverbálním signálům.
- Akce: Poděkujte zaměstnancům za jejich zpětnou vazbu a reagujte na konkrétní připomínky.
Je pohovor o setrvání ve firmě totéž jako hodnocení výkonu?
Ne, pohovory o setrvání a hodnocení výkonu slouží k různým účelům. Pohovory o setrvání se zaměřují na pocity zaměstnanců a na to, co může společnost udělat pro zlepšení jejich zkušeností. Pohovory o výkonu zkoumají minulý výkon zaměstnance a stanovují budoucí cíle.
Jsou pohovory o setrvání ve firmě stejné jako pohovory při odchodu?
Ne, pohovory o setrvání jsou proaktivní a jejich cílem je zabránit odchodům, zatímco pohovory při odchodu jsou reaktivní, provádějí se při odchodu zaměstnanců a jejich cílem je poučit se z nich a zlepšit se do budoucna. V ideálním případě by společnost měla využívat jak pohovory o setrvání, tak pohovory při odchodu, aby získala ucelený obraz o náladě zaměstnanců.