Jak jako projektový manažer zjistíte, zda postupujete podle plánu? Zaprvé porovnáním pokroku s plánem a zadruhé porovnáním plánu s referenčními hodnotami. S-křivka je jednoduchý, efektivní a vizuální způsob, jak dosáhnout obojího.
Pojďme se podívat na podrobnosti!
Co je S-křivka v projektovém řízení?
S-křivka, jak již název napovídá, je matematický graf ve tvaru písmene S, který znázorňuje kumulativní datové body na ose X a Y.
Pokud například vynesete kumulativní čas projektu (denní/týdenní/měsíční) na osu X a kumulativní úkoly, které jste provedli, na osu Y, získáte graf, který má přibližně tvar písmene S.
S-křivka má dva inflexní body. Růst projektu je v počátečních fázích obvykle pomalý, protože týmy si zvykají na dané odvětví nebo se seznamují s požadavky.
Tyto počáteční potíže jsou vyřešeny v prvním bodě zlomu a projekt se zrychluje, čímž vytváří vzestupnou křivku. V druhém bodě zlomu projekt dozrává a pokrok se zpomaluje.
S-křivka není něco, co je navrženo nebo vynuceno; je to pouze přirozený průběh projektu. Jediné, co můžete ovlivnit, je místo, kde dochází k inflexním bodům.
Význam S-křivek pro rozhodování
S-křivka je jedním z nejjednodušších nástrojů, které má projektový manažer k dispozici, a nabízí mimořádné výhody. S-křivka poskytuje ucelený pohled na projekt a stává se tak důležitou součástí rozhodovacího procesu. Zde je vysvětleno, jakým způsobem.
Sledujte pokrok pomocí S-křivek
Na začátku projektu všichni manažeři vytvářejí prognózy, jak dlouho projekt potrvá, kolik lidí budou potřebovat, jaké další zdroje budou potřebovat, kolik to bude stát atd.
Nejběžnějším použitím S-křivky je zmapování těchto prognóz s průběžným pokrokem, což slouží jako skvělá zpráva o stavu projektu. Projektoví manažeři mohou vizualizovat odchylky překrytím aktuálního grafu výkonu na křivce prognózy.
Pokud vezmeme jako příklad výše uvedenou S-křivku národního plynovodu, oranžová čára představuje prognózu a modrá čára pokrok. Vidíte, že od roku 1870 do roku 1985 výkon překonal prognózy.
Pro projektového manažera to může být dobrý signál, vezmeme-li v úvahu související náklady a důsledky.
Předpověď potřeb projektu
S-křivka také slouží jako skvělý způsob, jak předpovědět, kdy bude projekt potřebovat maximální zdroje nebo investice. Například v projektu vývoje softwarového produktu nebude fáze minimálně životaschopného produktu (MVP) vyžadovat tolik zdrojů jako v případě, kdy klient MVP přijme a zadá výrobu produktu.
Pomocí zmapování inflexního bodu (přijetí MVP) mohou projektoví manažeři předpovědět, kdy budou potřební další členové týmu. Mohou také předpovědět flexibilitu potřebnou v systému během celého životního cyklu projektu, což pomáhá při vytváření záložních plánů.
Plánování scénářů
Změnou vstupních údajů S-křivky můžete plánovat potenciální scénáře. Můžete například zjistit, zda se náklady sníží, když prodloužíte časový rámec projektu. Nebo můžete zvětšit velikost projektového týmu, aby se první inflexní bod posunul doleva.
Tímto způsobem můžete plánovat a vizualizovat různé možnosti a rozumně předvídat výsledky.
Řízení cash flow
Každý manažer se snaží dokončit projekt v rámci přiděleného rozpočtu. Přesto téměř 60 % organizací překračuje rozpočty. K tomu dochází postupně a po malých krocích, takže to zůstává bez povšimnutí.
S-křivka tomu může zabránit. Projektoví manažeři mohou vytvářet prognózy cash flow tak, že na S-křivku navrství plánované výdaje s časovým harmonogramem uvolňování finančních prostředků (který bude uveden ve vaší šabloně rozpočtu projektu).
Pokud překročí rozpočet, mohou znovu vyjednat rozpočet nebo snížit rozsah projektu. Pokud rozpočet nedosáhnou, mohou přidat zdroje nebo ukázat úspory.
Typy S-křivek
Ačkoli S-křivka je zastřešující termín zahrnující několik grafů ve tvaru písmene S, ne všechny jsou stejné. Existuje několik druhů S-křivek, které slouží k různým účelům a jsou nabízeny různými nástroji pro vizualizaci dat. Zde jsou ty nejběžnější.
Základní S-křivka
Jedná se o plán/prognózu, kterou projektový manažer vytvoří hned na začátku. Tento harmonogram projektu obvykle popisuje náročnost, náklady a pořadí prací, které je třeba provést.
Stanovuje základní linii pro veškerou budoucí práci, odtud pochází i její název. Ačkoli se obvykle nemění, někdy mohou nevyhnutelné změny v rozsahu nebo harmonogramu vést manažery k úpravě základní S-křivky.
Cílová S-křivka
Slouží ke sledování průběhu projektu v reálném čase. Mapuje různé prvky projektu na základě skutečných údajů, často v reálném čase. Pokud se cílová S-křivka protíná s základní S-křivkou, váš projekt je v dobrém stavu, tj. postupuje podle plánu.
Jakékoli odchylky mohou vyžadovat zásahy, jako je přidělení více zdrojů nebo navýšení investic.
Banánová křivka
Banánová křivka je znázornění dvou S-křivek na stejném grafu. Například při plánování projektu můžete zvážit rané a pozdní termíny zahájení/ukončení a všechny je zaznamenat do grafu.
Protínající se S-křivky budou mít tvar banánu a ukážou vám kritickou cestu a kolik máte volného času/volného času.
Příklady použití S-křivky
Ačkoli můžete vytvořit S-křivky pro libovolné dva související parametry, zde jsou ty, které projektoví manažeři považují za nejužitečnější.
- S-křivka nákladů vs. času: Na horizontální ose znázorňuje čas a na vertikální ose náklady na realizaci projektu. Tato S-křivka pomáhá sledovat náklady v průběhu životního cyklu projektu.
- S-křivka prodejů/tržeb vs. čas: Zobrazuje předpokládané údaje o prodejích v čase. Tato S-křivka pomáhá identifikovat bod zvratu a potenciální návratnost investic.
- S-křivka pracovních hodin vs. čas: Zobrazuje čas potřebný k dokončení projektu v různých fázích. Tato S-křivka pomáhá při odhadování a přidělování zdrojů.
Ačkoli jsou S-křivky flexibilní a užitečné v různých scénářích, mají také svá omezení.
Omezení S-křivek
Tvar S-křivky sám o sobě není nijak zvlášť přínosný, kromě toho, že vyjadřuje skutečnost, jak se situace přirozeně vyvíjí. Kumulativně většina datových bodů pravděpodobně při vynesení do grafu vytvoří tvar písmene S.
S-křivka tedy nenaznačuje, jaké kroky je třeba podniknout nad rámec toho, co lze dosáhnout pomocí dodatečných finančních prostředků nebo zdrojů. To omezuje kreativní řešení problémů.
S-křivka nezohledňuje nepředvídatelné okolnosti ani vnější faktory, jako je pandemie nebo uvedení podobného produktu na trh konkurencí. Jedná se o graf událostí, kdy vše zůstává neměnné.
Neodráží také dynamický vývoj trhu. S-křivka může být omezena na rozhodování o konkurenci na neustále se vyvíjejícím trhu.
Tato omezení jsou podobná jako u jakéhokoli nástroje nebo rámce navrženého pro konkrétní účel. V závislosti na tom, k čemu ji používáte, může být S-křivka velmi užitečná. Zde je návod, jak na to.
Jak vytvořit S-křivku
K vytvoření S-křivky potřebujete pouze data. Jakmile data máte, můžete S-křivku vytvořit v jakémkoli tabulkovém procesoru nebo softwaru pro mindmapping.
1. Shromážděte data
Pro základní S-křivky projektového řízení potřebujete údaje o čase, nákladech, potřebných zdrojích, příležitostech k výnosům atd. Shromážděte je všechny na standardní stupnici.
Pokud zvolíte časovou S-křivku, možná budete chtít zahrnout také milníky. Například v případě projektu vývoje softwarového produktu by milníky představovaly prototyp, uživatelské testování, spuštění MVP, spuštění beta verze atd. Jejich zmapování pomáhá korelovat přirozené inflexní body s milníky vašeho projektu. Pokud již používáte vizuální software pro řízení projektů, jako je ClickUp, pravděpodobně jste tyto údaje postupem času shromáždili.
2. Vyberte data, která potřebujete
Při správě projektů v ClickUp budete pravděpodobně mít k dispozici širokou škálu informací:
- Úkoly
- Milníky
- Časové osy
- Priority
- Termíny a skutečné termíny dodání
- Odhady času a skutečně zaznamenaný čas
- Pracovní vytížení jednotlivých členů týmu
Vyberte data, která potřebujete, v závislosti na analýze, kterou chcete provést. Může se jednat o kumulativní data v reálném čase. Tabule ClickUp je skvělý způsob, jak vizualizovat pracovní postupy, kombinovat všechny tyto prvky a zobrazit je na jednom místě.
3. Nakreslete si svou S-křivku
Jakmile vyberete dva datové body, ze kterých chcete nakreslit S-křivku, můžete je začít zakreslovat! Pokud například chcete vytvořit graf spotřeby, můžete jej automaticky vytvořit v dashboardu ClickUp.
Kumulativní diagram toku vám také pomůže sledovat skutečný pokrok vašeho projektu ve srovnání s očekávaným pokrokem na S-křivce. V průběhu projektu můžete vytvářet widgety pro libovolné datové body, které potřebujete. Můžete dokonce přizpůsobit zdroj dat pro podrobné reporty, abyste mohli měřit pokrok.
4. Jednejte podle své S-křivky
Jakmile je graf hotový, použijte tabuli ClickUp jako pracovní prostor pro pochopení informací. Přidejte do své S-křivky tvary, grafy, diagramy a další vizuální prvky, abyste představili kompletní kontext.
Otevřete ClickUp Mind Maps, abyste pochopili souvislosti mezi položkami, úkoly a projekty. Můžete také použít naše šablony diagramů toku dat, abyste vizualizovali, jak vaše rozhodnutí ohledně jakéhokoli parametru mohou ovlivnit ostatní.
Optimalizujte pracovní postupy a přijímejte lepší rozhodnutí na základě grafů a tabulek založených na datech, které máte k dispozici.
Vyšplhejte se na S-křivku s ClickUp
Úspěch projektového manažera se definuje jako dodání „včas a v rámci rozpočtu“. Největší výzvou, které projektoví manažeři při dosahování tohoto cíle čelí, je nedostatečná přehlednost. Často se příliš soustředí na detaily, že jim uniká celkový obraz, i když neúmyslně.
Nástroj pro řízení projektů ClickUp je navržen tak, aby tomu zabránil. S ClickUpem můžete získat podrobné informace o jakémkoli aspektu projektu, jako jsou úkoly, podúkoly, kontrolní seznamy atd.
Stejně snadno můžete každý den oddálit pohled a podívat se na celkový přehled na vaší nástěnce, který je aktualizován v reálném čase.
S-křivka je pouze jedním z desítek grafů a diagramů, ke kterým máte přístup na ClickUp. Kanbanové tabule, časové osy, tabulkové zobrazení, cíle, sledování času a desítky externích integrací vám poskytnou vše, co potřebujete k dosažení plánovaného pokroku.