Ако ръководите екип за услуги или софтуер, вероятно познавате този модел. Вашият спринт борд е пълен, експериментите с клиенти са наполовина завършени и всеки „бърз въпрос“ по някакъв начин се озовава на вашия бюро. Тогава в най-лошия възможен момент в пощенската ви кутия пристига имейл от клиент с висок залог.
За мен този момент настъпи на Нова година.
Клиент, за когото смятахме, че почти сигурно ще поднови договора си, ни написа: „Ще направим пауза. Моля, фактурирайте ни надвишението. Нека приключим нещата.“
В миналото бих прекарал уикенда, зяпайки празния курсор и опитвайки се да обмислям всички последствия. Въздействие върху приходите, риск при доставката, капацитет на екипа и запазване на взаимоотношенията. Този път предадох ситуацията на това, което сега наричаме AI борд на директорите – малък списък от ClickUp Super Agents, които действат като назначени изпълнителни съотборници в нашето работно пространство.
Повечето екипи вече разполагат с инструменти, пълни с данни. Това, което им липсва, е надежден AI управленски слой, който превръща неочакваните промени в спокоен и структуриран план.
За мен: Изпълнителен директор на Hybrid Helix Consulting и експерт по ClickUp
Аз съм Андрю и като сертифициран консултант на ClickUp проектирам системи за управление, базирани на изкуствен интелект, за екипи за разработка на софтуер. Моята компания, Hybrid Helix Consulting, предоставя консултации и коучинг за продуктивност, за да помогне на екипите да работят по-добре с инструментите, които вече използват.
Тази публикация разкрива как точно създадохме AI борд на директорите в ClickUp и как той се справи с реална промяна в позицията на клиент, без да ми коства почивния уикенд или отношенията с клиента.
Защо екипите с ограничен брой членове се нуждаят от борд на директорите с изкуствен интелект
Като основатели и самостоятелни лидери, вие почти винаги ставате маршрутизатор за всичко. Всяко ескалиране, всяко решение, всяко „какво да правим тук?“ минава през главата ви.
Имате прекалено много инструменти, които са пълни с информация. Имате спринт табла, коментари, документи, билети и много имейли, но всички те съдържат само фрагменти от историята. И никой от тях не ви помага да решите какво да правите по-нататък. Това е Work Sprawl в действие. И затова се чувствате толкова изтощени.
Проблемът е липсата на конвергентна система, която може да чете обстановката, да очертае ситуацията и да ви представи структурирано решение, вместо суров шум. Нашият борд на директорите с изкуствен интелект е проектиран да запълни тази празнина.
👀 Знаете ли, че... 61% от главните изпълнителни директори вече активно използват AI агенти. Те планират да ги внедрят и в по-голям мащаб.
Защо създадохме нашия AI борд в ClickUp?
Защото AI бордът е толкова добър, колкото контекста, който може да види.
Повечето AI инструменти са извън вашата работа. Те обобщават документ, преписват имейл или отговарят на въпрос изолирано. Но те не могат да видят как решенията се свързват между задачите, графиците, разговорите и работата по доставката. Точно така се запазва разрастването на работата. Контекстът остава фрагментиран и лидерите все още са принудени сами да съберат историята.
ClickUp работи по различен начин. Това е първото в света конвергентно AI работно пространство, където задачите, документите, чатът, спринт плановете и решенията съществуват едновременно. Тази конвергенция е важна, защото дава на AI достъп до цялостната картина, а не само до един елемент.
Когато създадохме нашия AI борд в ClickUp, ние добавихме управленско ниво към работата, която вече беше свързана. Super Agents могат да четат активни разговори, да разбират какво се случва, да се позовават на исторически решения и да пишат обратно в същата система. Това им позволява да създават задачи, да оформят спринтове и да записват уроци, без да преминават от един инструмент в друг.
С други думи, ClickUp дава на AI място, където да мисли в контекста. И след като AI може да види цялата система, тя може да спре да се държи като чатбот и да започне да се държи като борд на директорите.
Бъдещето на производителността е в обединяването на целия работен контекст и ангажираност на едно място, където AI работи в средата. Ambient AI се интегрира безпроблемно в живота на потребителите, като използва контекста и ангажираността, за да предвижда нуждите, да предоставя информация и да доставя стойност, без да се налага изрично подканяне. Това е бъдещето на работата.
Бъдещето на производителността е в обединяването на целия работен контекст и ангажираност на едно място, където AI работи в средата. Ambient AI се интегрира безпроблемно в живота на потребителите, като използва контекста и ангажираността, за да предвижда нуждите, да предоставя информация и да доставя стойност, без да се налага изрично подканяне. Това е бъдещето на работата.
Как всъщност изглежда бордът на директорите с изкуствен интелект в ClickUp
Нашият AI борд не е един-единствен асистент или умен помощник. Той е малък списък от Super Agents, всеки с ясна задача, работещи в ClickUp с достъп до същия контекст, който използва нашият човешки екип.
В центъра на тази настройка е това, което наричаме карта на контекста за сортиране за всеки клиент.
Как контекстната карта за сортиране поддържа всичко свързано
В горната част картата обединява активния работен контекст:
- Последни имейли и съобщения от клиенти
- Бележки от срещи и чат низове
- Коментари по задачи в процес на изпълнение
В основата стои по-стабилна база от знания:
- Документация на това, което е изградено досега
- GitHub проблеми и pull заявки
- Минали спринт планове и пътни карти
- „Архив на знания“ за това, което екипът е научил
В центъра се намира списъкът с супер агенти директори , които знаят как да използват този контекст.
Кои са членовете на борда на директорите на AI?
Нашият AI борд на директорите понастоящем включва:
- Директор по растежа: Отговаря за приходите, подновяването на договори и важните решения по сделките.
- Директор по операции и производствена поддръжка: Следи работната натовареност, капацитета и производствения риск в ClickUp Spaces.
- Супер агент за управление на клиентски проекти: Работи в контекста на клиентския проект и вижда всеки списък за проверка, спринт и текущи задачи.
- Client Sprint Planner: Преобразува спринтовете, за да стабилизира ClickUp двигателя на клиента по време на промени.
- Директор по разузнаване: Превръща суровия контекст в прости, четими от човека резюмета.
- Директор по обучение на клиенти: Записва какво научава екипът, за да бъдат бъдещите сделки по-умни.
Всеки директор има конкретна област на отговорност, определени входни данни и ясни резултати, така че те се държат като малък изпълнителен екип в ClickUp, а не като купчина несвързани автоматизации.
📮 ClickUp Insight: 12% от участниците в нашето проучване казват, че AI агентите са трудни за настройка или свързване с техните инструменти, а други 13% казват, че има прекалено много стъпки, за да се свършат прости неща с агентите.
Данните трябва да се въвеждат ръчно, разрешенията трябва да се предефинират и всеки работен процес зависи от верига от интеграции, които могат да се прекъснат или да се променят с течение на времето.
Добрата новина? Не е необходимо да „свързвате“ Super Agents на ClickUp с вашите задачи, документи, чатове или срещи. Те са вградени в работната ви среда и използват същите обекти, разрешения и работни процеси като всеки друг колега.
Тъй като интеграциите, контролът на достъпа и контекстът се наследяват по подразбиране от работната среда, агентите могат да действат незабавно в различните инструменти без специално конфигуриране. Забравете за конфигурирането на агенти от нулата!
Как бордът на директорите с изкуствен интелект се справя с рискови промени в клиентската политика
Обратно към имейла от Нова година.
Часът е 16:59. Клиент, който изглеждаше като „сигурен“ подновяващ договор, пише, че спира услугите и иска да прекрати сътрудничеството. Причината е проста – клиентът отказва това, което очаквахте да сключите – но ситуацията е сложна.
Имах три конкуриращи се цели:
- Защитете взаимоотношенията и уважавайте бизнес контекста на клиента.
- Избягвайте да вземате прибързани, емоционални решения въз основа на един-единствен имейл.
- Да защитя времето, прекарано с моето семейство през почивните дни
Така че, вместо да се втурвам веднага към пощенската си кутия, оставям борда на директорите с изкуствен интелект да се заеме с развиващата се ситуация.
🔑 Ключово заключение: Когато пристигне важен имейл, бордът се събужда и го формулира като структурирано решение, преди да се наложи да се взирам в празния курсор.
Фаза 1: Директорът по растежа преформулира плашещо имейл като структурирано решение
Първият агент, който отговаря, е директорът по растежа.
Този агент събра:
- Полученото имейл
- Последни бележки и проверки
- Подписаното споразумение и фактурите
- Всички отворени възможности или пробни версии, свързани с клиента
Какво промени играта? Вместо да третира съобщението като билет за поддръжка, директорът по растеж го разпозна като момент на решение за лоялност.
Зад кулисите това:
- Създадох специална задача за сделката за пивота, за да не се загуби сред общата поддръжка.
- Маркирах работата правилно, така че тя се появи в краткия ми списък с решения.
- Очертайте трифазен план за обмислено реагиране: Решете какво всъщност да предложите Изпратете ясен, професионален имейл за промяна Ако клиентът се съгласи, изпълнете промяната безпроблемно
- Решете какво всъщност да предложите
- Изпратете ясен и професионален имейл
- Ако клиентът каже „да“, изпълнете решението безпроблемно.
- Решете какво всъщност да предложите
- Изпратете ясен и професионален имейл
- Ако клиентът каже „да“, изпълнете решението безпроблемно.
В същото време директорът по разузнаване се включи, прочете цялата история на клиента и обясни какво всъщност се случва:
- Клиентът остана възхитен от „двигателя“ на ClickUp и гъвкавата система за управление, която беше създадена.
- Те преминаваха в режим на съхранение на парични средства за новата година.
- Проблемът се оказа авансовото плащане, а не самата система.
Това преосмисляне промени всичко. Вместо да се бори с паузата, бордът предложи професионално напускане, съчетано с DIY миграция и път към самоуправление. Това щеше да помогне на клиента да запази двигателя и практиките, които обичаше, като същевременно намали текущите разходи за обслужване.
🔑 Ключово заключение: Директорите по растеж и интелигентност превръщат един шокиращ имейл в спокоен, трифазен план за промяна за минути.
Фаза 2: Защита на доставката, преди да се повреди – с операции, управление на проекти и спринтове
След като планът на високо ниво беше оформен, останалата част от борда се включи, за да защити работата в ход.
Директорът по операции и производствена поддръжка прегледа всички активни работни задачи в ClickUp Spaces и попита:
- Ако прекратим работата с този клиент, какво ще се промени?
- Къде трябва да защитим капацитета или да коригираме други спринтове?
- Как би се отразило това на нашата продуктивност и капацитет, ако клиентът приеме предложението за миграция?
Това разкри ефекта на доминото, така че екипът да не претовари случайно други проекти, докато се опитва да „спаси“ този.
Супер агентът за управление на клиентски проекти работи в контекста на собствения проект на клиента. Той разбира:
- Всеки списък за проверка, спринт и елемент от услугата в процес на изпълнение
- Зависимости, които преминават в проблеми в GitHub и заявки за изтегляне
- Кои експерименти са активни и кои са в режим на изчакване
Оттам започна да се очертава ясен, изпълним план за предаване, така че клиентът винаги да знае какво ще бъде завършено, какво ще бъде преустановено и в какво състояние ще остане двигателят им в ClickUp.
Накрая, Client Sprint Planner преобразува следващия спринт в стабилизиращ спринт:
- Завършете критичните части от работата, които поддържат надеждността на системата.
- Отложете експериментите с по-ниска стойност, за да запазите последователността на пътната карта.
- Подгответе краткосрочен план за развитие, който клиентът може да следва през следващите няколко седмици без помощта на агенцията.
🔑 Ключово заключение: Вместо да претърсвам табла и списъци с нерешени задачи, моят AI борд на директорите ми даде ясна, съставена от AI представа за това какво да завърша, какво да спра и как да оставя системата в отлично състояние.
Фаза 3: Проектирайте професионален изход и DIY миграционен път
След като бордът разбра както решението, така и неговото въздействие, той пристъпи към изпълнението му.
Заедно агентите за планиране на спринтове създадоха:
- Краткосрочна пътна карта за развитие: кои задачи да приключим сега, кои експерименти да отложим и какво да наблюдаваме през следващите няколко дни.
- Ръководство за самоуправление: Прост наръчник, който разяснява на клиента как да провежда седмично планиране и прегледи на спринтовете самостоятелно.
- Наръчник след напускане: Ясно описание на системата, която наследяват, и как да я използват.
В този случай клиентът беше софтуерна фирма. Това означава, че качеството на опита на разработчиците с двигателя на ClickUp беше от голямо значение за тях.
Целта на борда не беше просто да „излезе“ чисто. Тя беше да:
- Запазете гъвкавите практики, изградени през последните дванадесет седмици.
- Уверете се, че пътната карта остава последователна, вместо да се превърне в хаос.
- Оставете клиента в по-добра позиция, отколкото в началото на ангажимента.
🔑 Ключово заключение: Независимо дали клиентът е запазил аванса или не, AI бордът гарантира, че системата, пътната карта и взаимоотношенията не се сриват.
Записване на уроците, за да става вашият AI борд все по-умен
Последният елемент от системата е един от любимите ми: директорът по уроците за клиенти.
Този директор разгледа какво всъщност се случи в този „сигурен“ процес на колебание:
- Кои ранни сигнали подсказваха, че подновяването може да е изложено на риск?
- Кои части от пивотния имейл и DIY офертата се приеха добре?
- Къде се появиха конфликти за клиента или вътрешния екип?
В сътрудничество с директора по разузнаване, тези прозрения бяха превърнати в модел за многократна употреба в ClickUp:
- Документирани сигнали за ранно предупреждение за бъдещи изпитания и подновявания
- Референтен план за подобни пивотни имейли
- Чеклисти и предпазни мерки, които другите директори могат да използват като referencia следващия път.
Следващия път, когато едно дело или ангажимент „изглежда сигурно“, бордът може тихо да вдигне ръка и да каже:
„Хей, това много прилича на опита на другия клиент. Може би трябва да подготвим план за самостоятелно изпълнение, преди да приемем подновяване.“
🔑 Ключово заключение: Всяко колебание се превръща в момент за обучение за борда, така че вашият AI мениджмънт слой става по-остър с всяко ангажиране.
📮 ClickUp Insight: Нашето проучване за зрелостта на изкуствения интелект установи, че 33% от хората се съпротивляват на новите инструменти и само 19% бързо приемат и мащабират изкуствения интелект. Когато всяка нова функционалност се предлага под формата на друго приложение, друг логин или друг работен процес, който трябва да се научи, екипите почти веднага се изморяват от инструментите. ClickUp Brain запълва тази празнина, като се намира директно в обединено, конвергентно работно пространство, където екипите вече планират, проследяват и комуникират. Той внася множество AI модели, генериране на изображения, поддръжка на кодиране, дълбоко търсене в интернет, незабавни обобщения и усъвършенствано разсъждение точно там, където вече се извършва работата.
„Хей, това много прилича на опита на онзи друг клиент. Може би трябва да подготвим план за самостоятелно решение, преди да приемем подновяване.“
🔑 Ключово заключение: Всяко колебание се превръща в момент за обучение за борда, така че вашият AI мениджмънт слой става по-остър с всяко ангажиране.
📮 ClickUp Insight: Нашето проучване за зрелостта на изкуствения интелект установи, че 33% от хората се съпротивляват на новите инструменти и само 19% бързо приемат и мащабират изкуствения интелект. Когато всяка нова функционалност се предлага под формата на друго приложение, друг логин или друг работен процес, който трябва да се научи, екипите почти веднага се изморяват от инструментите. ClickUp Brain запълва тази празнина, като се намира директно в обединено, конвергентно работно пространство, където екипите вече планират, проследяват и комуникират. Той предоставя множество AI модели, генериране на изображения, поддръжка на кодиране, дълбоко търсене в интернет, незабавни обобщения и усъвършенствано разсъждение точно на мястото, където вече се извършва работата.
Как да създадете свой собствен AI борд на директорите в ClickUp
За да направите това, не се нуждаете от голям екип. Нашият подход е специално разработен за малки екипи, които работят в ClickUp през целия ден.
Ето как можете да започнете с малки стъпки и все пак да видите реално въздействие:
- Изберете един критичен момент за вземане на решение. За нас това беше подновяване и „колебания“ по време на пробния период. За вас може да е разширяване на обхвата, инциденти с висока степен на риск или големи залози за продукти.
- Създайте своя първи директор. Започнете с директор по растежа, например: Дайте му ясна посока (например решения за подновяване и разширяване) Определете неговите входни данни (имейли, ключови списъци в ClickUp, фактури, бележки от срещи) Определете неговите изходни данни (резюмета на решения, чернови на имейли, задачи по сделки, актуализации на наръчници)
- Дайте му ясна посока (например решения за подновяване и разширяване).
- Определете входните данни (имейли, ключови списъци в ClickUp, фактури, бележки от срещи)
- Определете резултатите (резюмета на решения, чернови на имейли, задачи по сделки, актуализации на наръчници).
- Дайте му ясна посока (например решения за подновяване и разширяване).
- Определете входните данни (имейли, ключови списъци в ClickUp, фактури, бележки от срещи)
- Определете резултатите (резюмета на решения, чернови на имейли, задачи по сделки, актуализации на наръчници).
- Включете го в съществуващата си структура в ClickUp. Използвайте ClickUp Super Agents и ClickUp Brain (вградения AI асистент), за да четете от подходящите пространства, списъци и документи и да пишете структурирани задачи, коментари и обобщения.
- Добавете директор по разузнаване. Неговата задача е да превежда суровия контекст в прости разкази, които можете да проверите за достоверност за няколко минути, а не за час.
- Извършете тест в реалния свят. Следващия път, когато „сигурното нещо“ започне да се колебае, нека бордът да вземе първото решение. Сравнете плана му с това, което бихте направили сами.
- Превърнете резултата в модел. Запишете какво е проработило, какво не е проработило и какво бихте променили – след това актуализирайте инструкциите и списъците за проверка на директорите си в ClickUp.
🎥 Бонус: Искате готов за ClickUp план за проектиране на свой собствен директор по растеж? Разгледайте нашия план за директори на Super Agent!
💡 Съвет от професионалист: Как да започнете да използвате Super Agents (дори ако сте нови в ClickUp)
Започнете, като отворите AI Hub в ClickUp и създадете един Super Agent с една задача. Изберете „Създаване на агент от нулата“, след което опишете ролята му с прости думи (например: „Да действа като директор по растежа и да ми помага да обмислям рисковете, свързани с подновяването, и промените в клиентите. “). Не е необходимо да пишете код, за да го създадете.
Когато ви бъде поискано, свържете агента с едно пространство или списък, където вече се вземат тези решения. Задайте прост тригер – ръчно изпълнение или планирана проверка – и го тествайте върху реална задача. Можете да усъвършенствате инструкциите директно в профила на агента, докато работите.
Гледайте това видео за кратко упътване:
Осигурете си спокойно AI управление преди следващото колебание
Един от всеки двама основатели споделя, че се чувства изтощен. Не защото се интересува прекалено много, а защото носи цялото дърво на решенията в главата си.
Съветът на директорите с изкуствен интелект показва различен път:
- Контекстът от чатове, документи, билети и репозитории се картографира в един споделен изглед.
- Super Agents се активират, когато се случи нещо важно, а не само по график.
- Получавате кратки обобщения на решенията, стабилизиращи спринтове и професионални изходи – преди да се наложи да жертвате уикенда си.
Ако сте готови да спрете да бъдете маршрутизатор за всичко и да започнете да действате като председател на борда на директорите на собствения си бизнес, опитайте да определите обхвата на един директор във вашето работно пространство в ClickUp. Нека той се справи с следващото колебание, научете от резултата и след това го превърнете в пълен AI борд на директорите с течение на времето.
Бъдещото ви „аз“ – и следващото ви подновяване – ще ви бъдат благодарни!
Регистрирайте се за безплатен акаунт в ClickUp, за да започнете!
Андрю е главен изпълнителен директор на Hybrid Helix Consulting и експерт по ClickUp, който проектира системи за управление, базирани на изкуствен интелект, за екипи за разработка на софтуер.