Разпръскването на процеса на набиране на персонал в различни таблици, имейли и бележки е по-проблематично, отколкото си мислите. Губите време в пресяване на данни и съгласуване на информация, понякога до 60% от деня си!
Залогът е голям: всяко забавяне означава загуба на най-добрите служители в полза на по-бързите конкуренти. А най-лошото? Вашият екип започва да се изчерпва от хаоса.
👀 Знаете ли, че... Средното време за запълване на дадена позиция е 47,5 дни, а този брой се увеличава значително, когато нямате ясен процес или инструменти за визуализиране на напредъка на кандидатите през различните етапи.
Използването на шаблон за процес на набиране на персонал ви позволява да се фокусирате по-малко върху административните задачи и повече върху изграждането на отличен екип.
В тази публикация ще ви покажем точните шаблони, които използват най-добрите HR екипи и специалисти по подбор на персонал, за да ускорят процеса на наемане, да поддържат организация и да създадат по-гладко преживяване за всички участници – от специалиста по подбор на персонал до кандидата.
Какво представляват шаблоните за набиране на персонал?
Шаблоните за набиране на персонал са структурирани инструменти, предназначени да помогнат на екипите по човешки ресурси, мениджърите по набиране на персонал и специалистите по подбор на кадри да визуализират и управляват всеки етап от процеса на набиране на персонал. Те действат като единствен източник на информация, като проследяват пътя на кандидата от кандидатстването до получаването на оферта, през ясни, определени етапи като подбор, интервю и избор.
Мислете за тях като за готови за употреба работни процеси: получавате предварително създадена рамка с полета, които можете да персонализирате за длъжности, статуси на кандидати, етапи на интервюта, бележки за оценка и др. Те ви помагат да намалите ръчното проследяване, да координирате екипите и да се уверите, че никой кандидат не остава незабелязан.
Шаблоните за набиране на персонал често се използват в ATS (система за проследяване на кандидати) или платформа за управление на проекти като ClickUp, за да се оптимизира сътрудничеството в екипа и вземането на решения. Независимо дали наемате един човек или разширявате отдел, те помагат да стандартизирате процеса, така че да не се налага да измисляте колелото всеки път, когато отваряте заявка.
Какво прави един добър шаблон за процес на набиране на персонал?
Добрият шаблон за набиране на персонал отразява процеса на наемане и се адаптира към реалните сложности. Ето някои задължителни функции:
- Включва ясно обозначени етапи (като „Намерени“, „Проверени“, „Интервюирани“, „Наети“), проследяване на статуса и вградени автоматизации или предупреждения, за да поддържате процеса в движение.
- Осигурява прозрачност: Кои са кандидатите? Какъв е техният статус? Къде са пречките?
- Работи добре с съществуващите инструменти на вашия екип – независимо дали става дума за календар, формуляри за обратна връзка или карти за оценка на интервюта – така че да не дублирате усилията си.
- Поддържа сътрудничество, като коментари или задачи, така че всички да са в синхрон.
Най-важното е, че вашият шаблон за набиране на кадри трябва да е лесен за използване и настройка, за да можете да преминавате най-добрите таланти през процеса на набиране на кадри ефективно и уверено. Няма два напълно еднакви процеса на набиране на кадри – и вашият екип заслужава шаблон, който работи по начина, по който вие работите.
20 шаблона за набиране на персонал за безпроблемно наемане
Добрият шаблон за набиране на кадри разделя процеса на набиране на кадри на логични етапи, като преглед на кандидатурите, интервюта, оценки и окончателен подбор, което улеснява проследяването на статуса на всеки кандидат. Той улеснява и оценяването на кандидатите с вградени критерии за оценяване и сравнение.
Ето няколко шаблона, които предлагат тези функции, за да опростят процеса на набиране на персонал:
1. Шаблон за набиране и наемане на персонал на ClickUp
Шаблонът за набиране и наемане на персонал на ClickUp е вашата цялостна система за управление на свободни работни места, етапи на кандидатите и сътрудничеството в екипа по наемане – всичко на едно място.
Най-хубавото е, че той се интегрира плътно с ClickUp Docs, Forms и Calendar, така че можете да създавате описания на длъжности, да събирате кандидатури и да планирате интервюта, без да напускате платформата.
Ето защо ще го харесате:
- Той е проектиран със структурирани статуси на задачите като „В очакване на обратна връзка“, „В процес“ и „Затворен“, което улеснява проследяването на кандидатите от първия контакт до окончателното наемане.
- Ще намерите полета за съхранение на линкове към автобиографии, бележки от интервюта и обратна връзка от мениджъра по набиране на персонал до имената на кандидатите.
- Вградените функции за автоматизация помагат за разпределянето на задачи, изпращането на актуализации и поддържането на динамиката.
👉🏼 Идеален за: HR екипи и мениджъри по привличане на таланти, които искат да консолидират процеса си по набиране на персонал в един мащабируем и повтаряем работен процес.
2. Шаблон за интервюта на ClickUp
Шаблонът за интервюта на ClickUp ви помага да създадете последователен и повтаряем процес на интервюта за всяка длъжност и отдел. Той осигурява съгласуваност между интервюиращите и гарантира, че нито една стъпка няма да бъде пропусната.
Ето защо ще го харесате:
- Той очертава всеки етап от процеса на интервюиране, от първоначалните телефонни разговори до финалните интервюта пред комисия.
- Той ви позволява да назначите интервюиращи, да планирате срещи и да събирате обратна връзка в реално време.
- Шаблонът поддържа различни формати на интервюта – по телефона, видео или лично – така че можете да го адаптирате към нуждите на вашата организация.
Всеки етап включва шаблони за задачи, които трябва да подготвите, въпроси, които да зададете, и начини за събиране на обратна връзка. Можете дори да вградите формуляри за оценка директно в работния процес, така че оценките да се съхраняват на едно място и да са лесни за сравнение.
👉🏼 Идеален за: Компании, които се разрастват бързо или наемат персонал за няколко екипа, където промяната в интервютата е често срещан проблем.
3. Шаблон за списък за наемане на персонал на ClickUp
Наемането на персонал включва много дейности – обяви за работа, одобрения, интервюта, документация – и пропускането на една стъпка може да ви струва най-добрите таланти. Шаблонът за списък за наемане на персонал на ClickUp е прост, но мощен инструмент, който ви помага да поддържате целия процес строг и отговорен.
Ето защо ще го харесате:
- Той включва персонализиран списък със задачи, в който можете да добавите елементи като „Финализиране на описанието на длъжността“, „Публикуване в борси за работа“, „Планиране на интервю с комисия“ и „Изпращане на писмо с оферта“, като за всяка задача можете да зададете краен срок и отговорно лице.
- Тъй като се намира в ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата, получавате проследяване в реално време, актуализации на статуса и напомняния, които гарантират, че всичко се извършва навреме.
👉🏼 Идеален за: HR специалисти и мениджъри по набиране на персонал, които искат надежден и повтаряем процес, за да поддържат всеки процес по набиране на персонал в правилната посока.
4. Шаблон за набиране на кандидати на ClickUp
Шаблонът за набиране на кандидати на ClickUp предоставя визуална табло за управление на активните кандидати за различни позиции. Той ви помага да видите веднага кой е на какъв етап и какво изисква вашето внимание.
Създаден като табло в стил Kanban, той позволява лесно преместване на кандидатите от един етап в друг (например „Телефонно интервю“ → „Първи кръг интервю“ → „Очакване на решение“), като запазва автобиографиите, бележките и обратната връзка, прикачени към всяка карта.
Ето защо ще го харесате:
- Сортирайте кандидатите по длъжност или наемащ и използвайте персонализирани етикети като „Бърза процедура“ или „Вътрешно препоръчан“, за да определите приоритетите.
- Превърнете набирането на персонал в сътруднически и прозрачен процес, като намалите броя на срещите за обсъждане на статуса и веригите от имейли.
👉🏼 Идеален за: Рекрутери и екипи по набиране на персонал, които се занимават с множество свободни позиции и се нуждаят от визуален, базиран на данни начин за сравняване на кандидатите и ускоряване на вземането на решения.
5. Шаблон за матрица за подбор на кандидати за наемане на персонал от ClickUp
Шаблонът за матрица за подбор на кандидати на ClickUp внася обективност и прозрачност в процеса на оценяване на кандидатите. Този шаблон ви позволява да сравнявате кандидатите един до друг, използвайки персонализирани критерии, така че да можете да вземете уверени решения за наемане на базата на данни.
Ето защо ще го харесате:
- Оценявайте кандидатите по умения, опит и културно съответствие с претеглени критерии.
- Използвайте визуалната матрица за лесно сравнение на всички кандидати.
- Коментарите позволяват съвместна обратна връзка от множество заинтересовани страни.
- Експортируемите отчети улесняват споделянето с ръководството или за нуждите на съответствието.
👉🏼 Идеален за: Екипи, които искат да елиминират пристрастията и да гарантират справедлива и последователна оценка на кандидатите.
6. Шаблон за календарно планиране на ClickUp
Шаблонът за календарно планиране на ClickUp е вашият незаменим инструмент за планиране на интервюта, сесии за въвеждане в работата и събития за набиране на персонал – всичко на едно място. Интуитивният календар на ClickUp се синхронизира с Google Calendar и Outlook, което ви помага да избегнете двойни резервации и да държите всички в течение.
Ето защо ще го харесате:
- Начертайте визуално целия си график за набиране на персонал, за да не пропуснете нищо.
- Пренареждайте и приоритизирайте лесно, като премествате задачи като интервюта, крайни срокове за обратна връзка или одобрения на оферти в календара.
- Задайте напомняния и зависимости между задачите (например интервю преди обратна връзка)
- Кодирайте събитията за набиране на персонал с цветове според отдела, набиращия персонал или длъжността.
👉🏼 Идеален за: Рекрутери и екипи по набиране на персонал, които трябва да съгласуват множество променливи елементи в различни времеви рамки.
7. Шаблон за срещи в ClickUp
Срещите за наемане на персонал са известни с това, че са неясни или се отклоняват от темата. Шаблонът за срещи на ClickUp ви помага да провеждате по-бързи и по-продуктивни разговори – независимо дали става дума за синхронизиране на оценката на кандидатите или седмичен преглед на процеса.
Ето защо ще го харесате:
- Предварително създадени раздели в дневния ред за структурирани разговори
- Напомняния за последващи действия, за да се гарантира отчетността
- Централизирана папка с записи на всички срещи за бъдеща справка
👉🏼 Идеален за: Екипи по набиране на персонал, които искат да провеждат ефективни и продуктивни срещи за набиране на персонал и никога да не губят представа за следващите стъпки.
💡 Професионален съвет: Искате да автоматизирате стенограмите и бележките от срещите за набиране на персонал? Използвайте ClickUp AI Notetaker. Той изпраща обобщение на срещата с ясно обозначени дискусии и добре дефинирани действия директно във вашата ClickUp Inbox.
8. Шаблон за бележки от интервюта на ClickUp
Шаблонът за бележки от интервюта на ClickUp е създаден за записване на подробна и последователна обратна връзка по време на интервюта с кандидати. Няма повече разпръснати бележки или забравени впечатления – всичко е организирано и достъпно.
Ето защо ще го харесате:
- Стандартизирайте въпросите за интервю и критериите за оценка
- Записвайте впечатленията на интервюиращия и отговорите на кандидатите в реално време
- Споделяйте бележките си незабавно с екипа по набиране на персонал, за да вземете съвместно решение.
- Поддържайте архив с възможност за търсене на всички бележки от интервюта
👉🏼 Идеален за: Комисии за интервюта и мениджъри по набиране на персонал, които искат бърза и ясна обратна връзка, която да доведе до по-добри решения.
📮ClickUp Insight: 92% от работниците използват непоследователни методи за проследяване на задачите, което води до пропуснати решения и забавено изпълнение. Независимо дали изпращате бележки за проследяване или използвате електронни таблици, процесът често е разпръснат и неефективен.
Решението за управление на задачите на ClickUp осигурява безпроблемно превръщане на разговорите в задачи, така че екипът ви да може да действа бързо и да остане съгласуван.
9. Шаблон за формуляр за оценка на ClickUp
Шаблонът за формуляр за оценка на ClickUp стандартизира начина, по който екипът ви оценява кандидатите, така че всяко решение се основава на едни и същи критерии, независимо от това кой провежда интервютата.
Ето защо ще го харесате:
Можете да персонализирате напълно формуляра с:
- Компетенции, специфични за дадена длъжност, и скали за оценяване
- Задължителни полета за намаляване на непълните заявки
- Падащи менюта, текстови полета и опции с многовариантен избор за структурирано въвеждане на данни
- Безпроблемна интеграция с ClickUp Tasks, за да проследявате процеса на интервюиране и да ускорите последващите действия.
👉🏼 Идеален за: Комисии за интервюта и мениджъри по набиране на персонал, които искат бърза и ясна обратна връзка, която да доведе до по-добри решения.
👀 Знаете ли, че... Можете да превърнете подадените формуляри в проследими задачи в ClickUp!
Това означава, че всеки път, когато кандидат попълни формуляр за кандидатстване или подаде данните си по време на процеса на наемане, ClickUp може незабавно да създаде задача с предварително попълнена информация: име, автобиография, кандидатствана позиция, данни за контакт и др. Можете да възложите задачата на специалист по подбор на персонал, да зададете крайни срокове и дори да задействате автоматизирани действия, като изпращане на имейли за проследяване или преместване на задачата в статус „Проверка“.
10. Шаблон за управление на интервюта и отчети на ClickUp
Случавало ли ви се е да загубите представа кой е интервюирал кого или какви отзиви са били споделени? Шаблонът за управление на интервюта и отчети на ClickUp е създаден, за да елиминира този хаос.
Ето защо ще го харесате:
- Записвайте всеки кръг от интервюта, интервюиращия и кандидата в единен табло.
- Прикачете бележки от интервюта, автобиографии и карти за оценка директно към досието на всеки кандидат.
- Генерирайте незабавни отчети, за да сравните представянето на кандидатите в няколко кръга
- Използвайте персонализирани статуси на задачите като „Планирано“, „В процес“ и „Очаква се обратна връзка“, за да поддържате всички в синхрон.
👉🏼 Идеален за: Екипи за привличане на таланти, които управляват наемането на голям брой служители и се нуждаят от прозрачен, лесен за одит архив на всяко интервю.
11. Шаблон за доклад за оценка на потенциални кандидати на ClickUp
Най-добрите кандидати не винаги са най-очевидните. Как да се уверите, че всеки кандидат получава справедлива и обективна оценка? Шаблонът за оценка на потенциални кандидати на ClickUp ви помага да задълбочите анализа си, като комбинирате качествени и количествени данни в един доклад в стил документ.
Ето защо ще го харесате:
- Съберете показателите за силни и слаби страни, както и за пригодност за дадена длъжност, в опростен табличен изглед в ClickUp.
- Създавайте визуализации и подкрепени с метрики анализи с интегрираните табла на ClickUp.
- Използвайте персонализирани полета, за да проследявате всичко – от подходящостта за екипа до техническите показатели.
👉🏼 Идеален за: Наемане на лидери и мениджъри, които искат официални, прозрачни доклади, които обосновават решенията за наемане с надеждни данни.
12. Шаблон за последващо имейл съобщение на ClickUp
Колко често кандидатите изчезват след интервюто, просто защото не получават отговор? Шаблонът за последващо имейл съобщение на ClickUp гарантира бързи и персонализирани последващи действия, за да държите кандидатите информирани, без допълнителни усилия.
Ето защо ще го харесате:
- Редактируеми фрагменти от имейли, пригодени за различни цели – благодарност, следващи стъпки или отказ.
- Потребителски полета, които автоматично извличат имената, длъжностите и времето на кандидатите
- Интегрирани напомняния за задачи и автоматизации на ClickUp — например, задействане на последващо имейл съобщение, ако не бъде получен отговор в рамките на три дни.
👉🏼 Идеален за: Малки екипи по човешки ресурси или самостоятелни специалисти по подбор на персонал, които искат да останат отзивчиви и уважителни, без да губят време.
💡 Професионален съвет: Независимо дали изпращате благодарност, очертавате следващите стъпки или отказвате кандидатурата, с ClickUp Brain, вградения AI асистент на ClickUp, можете да генерирате персонализирани съобщения за последващи действия директно в задачата на кандидата.
Просто добавете няколко контекстуални указания – като етап на интервюто, резултат и обратна връзка – в подсказката си. Можете дори да запазите тези чернови като шаблони, за да ги използвате по-бързо в целия си процес.
Ето още няколко начина за използване на изкуствен интелект, за да направите набирането на персонал по-бързо и по-умно:
13. Шаблон за въвеждане на нови служители в ClickUp
При въвеждането в работата първите впечатления се превръщат в трайни. Шаблонът на ClickUp за въвеждане в работата на нови служители гарантира, че всеки нов член на екипа се чувства добре дошъл, информиран и продуктивен от първия ден.
Ето защо ще го харесате:
- Предлагайте на кандидатите стъпка по стъпка списъци за назначаване, съобразени с различните роли или отдели.
- Автоматизирайте задачите за ИТ настройки, HR документация и представяне на екипа
- Използвайте вградената функция за проследяване на напредъка, за да могат мениджърите да виждат на какъв етап е всеки нов служител.
- Създайте раздел с ресурсна библиотека за фирмените политики, обучителни видеоклипове и често задавани въпроси.
👉🏼 Идеален за: HR екипи, които искат да осигурят безпроблемно и мащабируемо въвеждане на нови служители, което да ги подготви за успех.
14. Шаблон за списък за въвеждане в работата на ClickUp
Притеснявате ли се, че задачите по въвеждането на нов служител (или екип) ще бъдат пропуснати? Шаблонът за списък за въвеждане на ClickUp е вашата предпазна мрежа за безупречно въвеждане.
Ето защо ще го харесате:
- Обхваща основни елементи като настройка на оборудването, разрешения за достъп и първоначално представяне на екипа.
- Използва девет персонализирани полета – длъжност, начална дата, отдел – за оптимизиране на събирането на информация.
- Съвместим с изгледи „Списък“, „Гант“, „Календар“ и „Натоварване“ – вижте графиците или задачите по лица.
- Вградените предупреждения за зависимости, проследяване на времето и етикети гарантират, че всяка стъпка от процеса на наемане се изпълнява, всеки път.
👉🏼 Идеален за: HR екипи и мениджъри, които търсят надежден начин да осигурят последователно и професионално въвеждане на нови служители.
15. Шаблон за план за 30-60-90 дни на ClickUp
Искате новите служители да постигнат отлични резултати до 90-ия ден? Разделете първите три месеца на управляеми цели с шаблона за 30-60-90-дневен план на ClickUp.
Ето защо ще го харесате:
- Разделя целите и етапите на 30-, 60- и 90-дневни сегменти.
- Задавайте задачи и учебни цели за всеки етап
- Вградени точки за обратна връзка и преглед за мениджъри и служители
- Може да се персонализира за всяка длъжност, от начално ниво до ръководна позиция.
👉🏼 Идеален за: Мениджъри и ръководители на човешки ресурси, които искат да ускорят производителността на новоназначените служители и да измерват напредъка им от първия ден.
16. Шаблон за план за действие на служителите на ClickUp
Когато оценката на представянето или развитието на служителите се нуждае от яснота, шаблонът за план за действие на служителите на ClickUp ви помага да превърнете обратната връзка в практически стъпки.
Ето защо ще го харесате:
- Помага на мениджърите да поставят ясни, измерими цели, свързани с мисията на компанията.
- Проследява напредъка в реално време – вижте какво е направено и какво предстои
- Идеален за индивидуални срещи, проверки на развитието или планове за подобрение
👉🏼 Идеален за: HR специалисти и ръководители на екипи, които управляват планове за подобряване на производителността или кариерно развитие
17. Шаблон за дистанционно въвеждане в работата на ClickUp
Дистанционно наетите служители могат да се чувстват изолирани, особено през първата седмица. Шаблонът за дистанционно въвеждане в работата на ClickUp е специално създаден за разпределени екипи, като гарантира, че всеки дистанционно нает служител получава свързано и изчерпателно въведение в работата.
Ето защо ще го харесате:
- Персонализираните статуси (В процес, Завършено, Отворено) проследяват ясно задачите по назначаването.
- Потребителските полета като „Категория“ и „Заявител“ помагат да се приоритизират работните заявки, свързани с доставка на оборудване, съответствие и други.
- Предварително зададените изгледи, като Наръчник за служители, Изглед на списък и Наръчник за начинаещи, улесняват намирането на ресурси.
👉🏼 Идеален за: Разпределени екипи, които искат да стандартизират дистанционното въвеждане в работата и да създадат приятно виртуално преживяване.
18. ClickUp Обучение Списък за набиране на кадри Шаблон
Няма нужда да ви се повтаря, че въвеждането в работата включва много обучение. Шаблонът на ClickUp за списък с обучения за въвеждане в работата разбива всичко по точки за всеки нов член на екипа:
Ето защо ще го харесате:
- Организирайте модулите за обучение, ресурсите и крайните срокове в един централизиран списък.
- Възлагайте задачи за обучение на новоназначените служители и проследявайте статуса на изпълнението им в реално време.
- Добавете връзки към видеоклипове, документи и тестове за комбинирано обучение.
- Вградените напомняния помагат както на обучителите, така и на обучаващите се да спазват графика.
👉🏼 Идеален за: Координатори по назначаването, които искат прозрачна, ориентирана към отчетността програма за обучение, която бързо води новите служители към продуктивност.
19. Шаблон за бяла дъска за план за набиране на персонал на ClickUp
Разширявате ли екипа си или планирате сезонни наеми? Шаблонът за бяла дъска на ClickUp Staffing Plan ви предоставя визуално пространство за сътрудничество, където можете да планирате цялата си стратегия за набиране на персонал.
Ето защо ще го харесате:
- Използвайте прост интерфейс с функция „плъзгане и пускане“ в ClickUp Whiteboards за създаване на организационни диаграми и визуализиране на свободни позиции.
- Добавяйте бележки, крайни срокове и приоритети за наемане директно на бялата дъска.
- Сътрудничество в реално време с ръководителите на отделите по човешки ресурси, финанси и други
- Интегрирайте го с задачите във вашия процес на подбор на персонал за безпроблемно изпълнение.
👉🏼 Идеален за: Ръководители на човешки ресурси и отдели, които трябва да съгласуват плановете за наемане на персонал с бизнес целите и бюджета.
20. Шаблон за планиране на приемствеността на ClickUp
Шаблонът за планиране на приемствеността на ClickUp предоставя централизирана система за идентифициране на ключови роли и подготовка на бъдещи лидери, с яснота и структура. Създаден, за да съчетае планиране, готово за бъдещето, с изпълнение в реално време, този шаблон гарантира, че няма да бъдете изненадани от липса на лидерство.
Ето защо ще го харесате:
- Изгледите „Табло“ и „Списък“ ви позволяват да видите на един поглед критичните позиции и потенциалните наследници.
- Персонализираните статуси (отворен, в процес, затворен) ви помагат да проследявате степента на готовност за всяка позиция.
- Полетата за персонализиране събират подробности като текуща позиция, степен на готовност, пропуски в уменията и етапи на развитие.
👉🏼 Идеален за: Ръководители на човешки ресурси и отдели, които искат да създадат надеждна резервна група и да поддържат непрекъснатостта на операциите при настъпване на промени.
По-бързо от намирането до подписването с безплатните шаблони за процес на набиране на персонал на ClickUp
Независимо дали се разраствате бързо, наемате специалисти за конкретни позиции или просто искате да елиминирате пречките, шаблоните за набиране на персонал и свързаните с тях шаблони на ClickUp ви осигуряват яснота и контрол, от които се нуждаете на различните етапи.
Всеки шаблон има свои предимства:
- Яснота и съгласуваност за кандидатите и екипите по набиране на персонал чрез изгледа на Kanban таблото и инструментите за отчитане
- Последователност и намаляване на пристрастията чрез използване на карти за оценка, контролни списъци и матрици за оценка
- Ефективност и последователност с автоматизация, напомняния и структурирани работни процеси
- Мащабируемост и адаптивност в дистанционни, хибридни или глобални условия на наемане на персонал
Когато ги съчетаете заедно – процес, обучение, анализ на персонала и въвеждане в работата – създавате не само процес на наемане, но и кохезивен механизъм за привличане на таланти.
Ето каква е силата на избора: регистрирайте се в ClickUp, изберете типично организирани шаблони, които най-добре отговарят на слабите места в процеса на подбор на вашия екип, приложете ги и измерете ефекта. С течение на времето процесът на подбор на персонал ще се превърне от реактивен в проактивен, от фрагментиран в усъвършенстван – и да, точно така ще спечелите войната за таланти.