Ангажираността на служителите често е по-лесно да се каже, отколкото да се направи.
Всъщност проучването на Gartner HR показва, че 70% от служителите се чувстват незаинтересовани, защото тяхното мнение се пренебрегва. Тази липса на връзка може да се отрази пряко на производителността, задържането на служителите и цялостния успех на бизнеса.
Вътрешните комуникации могат да имат значително влияние в този аспект, но не и без подходящи прозрения, данни и подкрепа.
Тук на помощ идва изкуственият интелект във вътрешните комуникации. От анализиране на обратната връзка от служителите до предоставяне на ценни данни, инструментите за комуникация с изкуствен интелект помагат на вътрешните комуникатори да създават по-ангажиращи и отзивчиви комуникационни стратегии.
В този блог ще разгледаме примери за използване на изкуствен интелект и как той променя вътрешната комуникация, практически примери за преодоляване на комуникационни бариери и основни предизвикателства, които трябва да имате предвид.
Как изкуственият интелект подобрява вътрешната комуникация
Ефективната вътрешна комуникация се състои в поддържането на връзка, информираност и ангажираност на вашите служители. Но за да постигнете наистина добри резултати, трябва да погледнете отвъд ежедневните новини – трябва да следите вътрешната динамика на вашата организация и по-широките тенденции в комуникацията.
Това означава да разбирате настроенията на служителите, да проследявате показателите за ангажираност и да изпреварвате комуникационните нужди. Това оказва влияние върху всичко, от съгласуваността на ръководството до сътрудничеството в екипа.
Ключът тук е да събирате данни, да идентифицирате модели и да действате въз основа на тези прозрения, за да изградите по-умни и по-ефективни комуникационни стратегии. Когато направите това, вие комуникирате, повишавате ангажираността и стимулирате успеха на бизнеса.
Ами ако фирмите можеха да превърнат обратната връзка в действие и да го направят по-бързо?
Изкуственият интелект може да се превърне в идеалния помощник за по-умно и по-бързо изпълнение на задачите, като гарантира ясна и ефективна комуникация. Ето как изкуственият интелект, ориентиран към човека, може да ви подпомогне:
- Машинно обучение: Извлича значими заключения от моделите на комуникация на служителите, като нива на ангажираност, тенденции в обратната връзка и потребление на информация.
- Предсказуемо моделиране: Предсказва комуникационните нужди на служителите, предвижда потенциални предизвикателства и прогнозира въздействието на инициативите.
- Обработка на естествен език (NLP): Осигурява незабавна поддръжка чрез чатботове и виртуални асистенти, отговаря на въпросите на служителите и предоставя персонализирани съобщения.
- Анализ на настроенията: Проследява обратната връзка от служителите и наблюдава комуникационните канали, за да оцени проблемите и да коригира стратегиите съответно.
- Анализ на сценарии: Симулира комуникационни сценарии, като организационни промени или кризи, за да помогне при планирането на проактивни стратегии.
👀 Знаете ли, че... Милениалите, особено тези на възраст от 35 до 44 години, са лидери в приемането на изкуствен интелект сред работната сила. Значителни 62% от тази демографска група посочват, че притежават напреднали умения в областта на изкуствения интелект. В контраст с това, докато поколението Z (18-24 години) демонстрира нарастваща запознатост, само 50% твърдят, че притежават висока експертиза в областта на изкуствения интелект. Бебе бумърите над 65 години показват най-ниската степен на внедряване, като само 22% от тях посочват значителни умения в областта на изкуствения интелект.
Как да използвате изкуствен интелект за вътрешна комуникация
Когато беше попитан защо се чувства незаинтересован, един служител призна: „Като цяло ми липсва точна и пълна информация и се чувствам неудобно, когато трябва да я търся, особено когато не съм сигурен на кого да я попитам. ”
За да се справите с това предизвикателство във вътрешната комуникация и да подобрите опита на служителите, ето някои практически примери за използване на изкуствен интелект, които можете да приложите:
1. Персонализирано въвеждане и обучение
Освен простото събиране на ресурси, вашият екип може да използва изкуствения интелект, за да предостави по-персонализирано обучение. Изкуственият интелект може да адаптира материалите за въвеждане в работата и модулите за обучение, като анализира профилите на новоназначените служители, за да ги съобрази с техните роли и отдели.
Това означава, че новите служители получават правилната информация по-бързо, което им помага да се адаптират бързо, да намалят времето за навлизане в работата и да се чувстват ангажирани от първия ден.
📌 Пример: Служител може да попита чатбота: „Как да подам молба за отпуск?“ и да получи незабавни инструкции и линкове към съответните формуляри, без да се свързва с отдел „Човешки ресурси“.
2. Автоматизирани вътрешни новини и актуализации
Съобщенията на компанията, актуализациите по проектите и новини от бранша могат да изглеждат банални. Персонализираният фийд за служителите обаче помага да се информират всички, без да се претоварват, като по този начин се гарантира, че служителите остават свързани и ангажирани.
📌 Пример: Екипът по продажбите може да използва изкуствения интелект като личен асистент и да получава актуална информация за пускането на нов продукт в автоматизиран ежедневен бюлетин.
3. Анализ на настроенията в обратната връзка от служителите
Използвайте AI инструменти за анализ на анкети сред служителите, формуляри за обратна връзка и дори публикации във вътрешни социални медии, за да прецените настроенията им. AI може да открие повтарящи се теми, потенциални проблеми и дори тона на обратната връзка, като ви помага да разберете какво наистина мислят служителите.
Това е идеалният AI инструмент за HR. Той позволява проактивни интервенции и изяснява настроението на служителите, преди малките проблеми да се превърнат в големи.
📌 Пример: Ако изкуственият интелект засече скок в негативните настроения, свързани с нова фирмена политика, отделът по човешки ресурси може бързо да отговори на притесненията чрез персонализирани съобщения и корекции в политиката.
4. Вътрешни чатботове, задвижвани от изкуствен интелект, за незабавна поддръжка
Служителите, отговарящи за вътрешната комуникация, могат да използват AI чатботове, за да отговарят на често задавани въпроси от служителите. Тези ботове осигуряват незабавна поддръжка 24/7, което намалява натоварването на екипите за поддръжка и събира всички комуникационни материали на едно място.
Да разберете как да повлияете на ангажираността на служителите е от огромно значение, защото това има значителен ефект върху няколко ключови бизнес резултата.
Да разберете как да повлияете на ангажираността на служителите е от огромно значение, защото това има значителен ефект върху няколко ключови бизнес резултата.
5. Целенасочени комуникационни кампании за управление на промените
AI асистентът може да сегментира служителите по роля, отдел и предпочитания за комуникация, като гарантира, че те получават целеви съобщения по време на организационни промени. Той може също да проследява показателите за ангажираност, за да усъвършенства съобщенията и да повиши ефективността на кампанията.
📌 Пример: Ако внедрявате нова система за управление на производителността, изкуственият интелект може да извърши анализ на данните, за да разбере обратната връзка от служителите в миналото и да идентифицира кои от тях се съпротивляват на промяната. След това може да изпрати лични съобщения, за да отговори на техните притеснения и да подчертае предимствата на новата система.
6. Превод и достъпност на съдържанието
Компаниите с инклюзивна култура отчитат 83% по-висока ангажираност на служителите. За да постигнете това, използвайте AI-базирани преводачески инструменти за превод на съобщения и автоматично генериране на субтитри за видеоклипове. Това гарантира, че всички остават информирани, независимо от езиковите бариери или бариерите за достъпност.
📌 Пример: Глобална компания може да използва AI за автоматично превеждане на съобщенията в наръчника за служители на няколко езика, като по този начин гарантира, че всички служители имат достъп до една и съща информация. Генерираните от AI субтитри за обучителни видеоклипове ще ги направят достъпни за служители с увреден слух.
7. Оптимизация на знанията и търсенето
Алгоритмите за машинно обучение на изкуствения интелект могат да оптимизират базата от знания на компанията, улеснявайки служителите в търсенето на информация. Въз основа на търсенията на служителите, те могат да предлагат и подходящо съдържание и допълнителни материали за четене.
Този процес ще подобри споделянето на знания и ще намали времето, прекарано в търсене на информация.
📌 Пример: Ако няколко служители търсят „политика за дистанционна работа“, изкуственият интелект може да подчертае този документ и да препоръча свързани статии за баланса между работата и личния живот и инструменти за дистанционно сътрудничество.
8. Анализ и предоставяне на обратна връзка за представянето
AI системите могат да анализират големи обеми от оценки на представянето. Те позволяват да се предостави 360-градусова обратна връзка и да се проектират приноси, за да се идентифицират модели и да се предостави персонализирана обратна връзка на служителите. Тази система може също да предложи възможности за развитие въз основа на индивидуалните силни и слаби страни.
Съчетайте тези елементи и ще постигнете по-добро управление на производителността и развитие на служителите, базирано на данни.
📌 Пример: AI може да събере обратна връзка от различни източници и да генерира обобщаващ доклад, в който се подчертават силните страни на служителя в управлението на проекти и областите, в които има нужда от подобрение в комуникацията.
➡️ Прочетете също: Как да използвате изкуствен интелект в имейлите (примери за употреба и инструменти)
Използване на софтуер за изкуствен интелект за вътрешна комуникация
Близо 60% от лидерите на ниво C считат, че адаптирането на корпоративните комуникационни стратегии е предизвикателство, а почти половината от бизнес лидерите признават, че не са запознати с това, което е важно за служителите.
Тази липса на връзка може да струва скъпо, но анализите на данни и настроенията, базирани на изкуствен интелект, могат да променят нещата, като проследяват обратната връзка от служителите и тенденциите в ангажираността. С подходящия софтуер за вътрешна комуникация компаниите могат да изпреварят проблемите, да усъвършенстват комуникационните си стратегии и да подобрят общата връзка.
Инвестирайте в свързана изкуствена интелигентност, която обединява работното ви пространство.
За професионалистите в областта на вътрешната комуникация интелигентните асистенти като ClickUp Brain могат да променят изцяло повтарящите се задачи, да подобрят достъпността на знанията и да повишат ангажираността.
Това е тайната съставка за по-ефективна и ефикасна стратегия за комуникация на работното място.
Тази свързана AI система е централен хъб, който се интегрира безпроблемно с инструментите на работното място и базите от знания. Тя предлага функции като:
1. Незабавни отговори за служителите, базирани на изкуствен интелект
Вместо да чакат отговори от HR или IT отдела, служителите могат да използват ClickUp Brain, за да получат бързи отговори относно фирмените политики, баланса на отпуските, статуса на проектите и др. Brain се впуска в работното ви пространство и фирмените уикита, съхранявани в платформата, за да избере подходящи отговори, декларации за отказ от отговорност и дори файлове за вашите въпроси.
В крайна сметка: Можете да задавате въпроси, използвайки функцията „Ask AI“ (Попитай AI) навсякъде в работното си пространство. Няма повече да се чудите какво да правите!
📌 Пример: Нов служител иска да знае как да форматира правилно окончателния си доклад. Вместо да изпраща имейл на ръководителя на екипа или мениджъра, той пита ClickUp Brain и получава незабавен и точен отговор, базиран на фирмените указания.
2. Автоматизирани бележки от срещи, обобщения и задачи за изпълнение
Повечето от нашите срещи са разпръснати в различни инструменти – разговори в Zoom, бележки в Google Docs или Notion и проследяване на задачи в платформи като ClickUp или Asana. Това постоянно превключване създава конфликти, пропуснати детайли и допълнителна работа, само за да се поддържа синхрон. ClickUp променя това, като вкарва срещите директно във вашия работен процес. С вградените аудио и видео разговори няма нужда да превключвате между платформи.
Има и ClickUp AI Notetaker, който записва и обобщава ключовите точки от дискусията в реално време. След края на срещата ClickUp Brain може да ви помогне да превърнете тези бележки в изпълними задачи само с едно напомняне, което улеснява преминаването от разговор към изпълнение. Всичко остава на едно място, пряко свързано с вашите проекти и графици.
3. Интелигентно създаване и редактиране на съдържание
Вместо да преминавате от асистенти за писане, граматически проверяващи и AI инструменти за подсказване, всичко на едно място спестява време и поддържа гладкото протичане на работния процес. С инструменти като AI Writer на ClickUp Brain, екипите могат да пишат целеви съобщения, теми, новини за компанията или промени в политиката, използвайки прости инструкции на естествен език – без да е необходимо да овладяват сложни подсказвания или да проследяват контекста предварително.
И тъй като е вграден в работното ви пространство, няма нужда да инсталирате още едно разширение, само за да проверявате правописа или да усъвършенствате писането си. Интегрираният AI улеснява всички членове на екипа да пишат ясно и уверено, точно там, където се извършва работата.
4. Обединете разговорите, съобщенията, обажданията и актуализациите си в едно място
Вашите вътрешни съобщения и разговори разпръснати ли са в различни приложения, платформи и стотици чат стаи? Това може да затрудни намирането на подходяща информация.
Вместо да се занимават с множество приложения, служителите могат да комуникират, да си сътрудничат и да управляват работата си на едно място, ClickUp Chat, като по този начин разговорите водят до действие.
AI Autopilot Agents на ClickUp Brain работят с ClickUp Chat, за да подобрят комуникацията, без да се губи контекстът. Например, ClickUp Brain сканира дълги чат низове и генерира кратки резюмета, помагайки на служителите бързо да се запознаят с ключовите моменти.
Той може също да предлага отговори и да усъвършенства съобщенията, като гарантира яснота и професионализъм. А най-хубавото? Можете да преобразувате чат дискусиите в задачи, да назначите отговорници и да свържете свързани документи, като по този начин намалите ръчното проследяване.
ClickUp Chat също така прави ежедневните задачи малко по-малко сложни чрез:
- Мгновенни обобщения: бързо обобщавайте дълги чат низове, за да сте на една вълна с всички
- Ключови изводи: Извличайте автоматично важни точки или решения от разговорите.
- Генерирайте действия: Превърнете темите за дискусия в задачи или последващи действия с едно просто кликване.
- Бързи чернови: Помолете AI да ви помогне да напишете отговори, актуализации или последващи съобщения директно в чата.
💡 Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Connected Search, за да намерите бързо всеки документ, задача или разговор във всичките си свързани работни приложения. Просто въведете това, от което се нуждаете, и ClickUp Brain ще ви предостави най-релевантните резултати, като дори ще обобщи ключовите идеи.
5. Интегрирайте асинхронните съобщения във вашата стратегия за вътрешна комуникация
Асинхронните видеосъобщения са чудесен начин да съобщавате новини, да споделяте съобщения или да давате обратна връзка, особено когато работите с екипи, разпръснати в различни часови зони. Те позволяват на всеки да се информира, когато му е удобно, без да пропуска важни подробности.
С ClickUp Clips асинхронната комуникация става още по-ефективна. Инструментът автоматично транскрибира вашите видеоклипове, като ги прави търсени по ключови думи или конкретни моменти, така че колегите ви могат бързо да намерят най-важните части.
Клиповете също се организират автоматично в централен хъб, а изкуственият интелект помага при именуването и категоризирането им за лесно намиране. Независимо дали съобщавате за грешка или споделяте актуална информация, можете просто да запишете кратко видео, а изкуственият интелект дори ще генерира задача от него.
Това е интелигентен начин да поддържате всичко организирано и да гарантирате, че вашите съобщения са лесни за справка, без да е необходимо да провеждате допълнителни срещи или дълги последващи действия.
💟 Бонус: Повишете ефективността на вътрешните комуникационни процеси, като интегрирате няколко LLM (като ChatGPT, Claude или Gemini) директно в работното си пространство. Комбинирайте това с вградените инструменти за търсене в интернет, за да генерирате идеи, да правите проучвания и да създавате съдържание – всичко това, без да напускате ClickUp. Независимо дали пишете имейли, анализирате данни или изготвяте проекти, превключвайте между моделите и резултатите от търсенето в реално време, за да получите най-добрите резултати от всеки инструмент. ✨
Саманта Денгейт, старши проектен мениджър в Diggs, структурира комуникацията им с ClickUp:
Преди ClickUp, срещите и обменът на имейли водеха до черна дупка, в която някои въпроси оставаха незабелязани и без внимание. Поради това задачите не се преглеждаха навреме и никой не знаеше как върви творческото развитие. Сега всички в екипа могат ясно да видят кога са крайните срокове за действие, да общуват и да си сътрудничат в рамките на задачите.
Преди ClickUp, срещите и обменът на имейли водеха до черна дупка, в която някои въпроси оставаха незабелязани и без внимание. Поради това задачите не се преглеждаха навреме и никой не знаеше как върви творческото развитие. Сега всеки от екипа може ясно да види кога са крайните срокове за действие, да общува и да сътрудничи в рамките на задачите.
➡️ Прочетете също: Изкуствен интелект на работното място: начини за подобряване на производителността и ефективността
Предизвикателства и съображения при внедряването на изкуствен интелект във вътрешната комуникация
Изкуственият интелект във вътрешната комуникация звучи като решение на всички проблеми, свързани с комуникацията на работното място. Въпреки това, той носи със себе си и редица предизвикателства.
Преди да приложите тези процеси, обърнете внимание на следните препятствия и адаптирайте решенията:
1. Поверителност на данните
Около 50% от американските служители са загрижени за неточността, а 40% се притесняват от нарушаване на правата върху интелектуалната собственост при внедряването на генеративен AI във вътрешните комуникации.
За да решат този проблем, организациите трябва:
- Гарантирайте спазването на законите за защита на данните, като GDPR или CCPA, за да защитите информацията на служителите.
- Внедрете криптиране и контрол на достъпа, за да предотвратите неразрешено нарушаване на сигурността на данните.
- Бъдете прозрачни с служителите относно начина, по който изкуственият интелект обработва и съхранява данните от тяхната комуникация.
➡️ Прочетете също: Безплатни шаблони за план за комуникация по проекти: Excel, Word и ClickUp
2. Съпротива срещу приемането
Според доклади, 70% от служителите се нуждаят от повишаване на квалификацията си, за да могат да използват изкуствен интелект в работните си процеси. Естествено, тази празнина ги изпълва със страхове за сигурността на работните им места, съмнения за надеждността и дискомфорт от автоматизацията. За да улеснят прехода, компаниите могат:
- Комуникирайте ролята на изкуствения интелект като подпомагащо средство, а не като заместител на човешкото взаимодействие.
- Осигурете обучение и въвеждане в работата, за да покажете на служителите как изкуственият интелект може да опрости работните им процеси (в екосистемата на ClickUp можете да използвате ClickUp University за обучение).
- Събирайте редовно обратна връзка, за да отговорите на притесненията и да усъвършенствате внедряването на изкуствен интелект.
👀 Знаете ли, че... 78% от служителите споделят, че наличието на възможности за обучение влияе на решението им да сменят работата си.
3. Интеграция със съществуващи инструменти
Една от основните причини за хаоса в комуникацията е разпръскването на комуникационните канали в множество инструменти. За да имате цялата информация на едно място, изберете унифицирана платформа с богати интеграции.
Например, ClickUp Integrations е съвместим с над 1000 инструмента за работа.
За плавен преход:
- Използвайте AI инструменти с API съвместимост, които се свързват безпроблемно със съществуващия софтуер.
- Изпълнете пилотни програми преди пълномащабно внедряване, за да тествате ефективността на интеграцията.
- Наблюдавайте производителността и усъвършенствайте работните процеси, за да се уверите, че изкуственият интелект подобрява, а не усложнява комуникацията.
➡️ Прочетете също: Как да използвате изкуствен интелект в управлението на проекти (примери за приложение и инструменти)
Бъдещи тенденции в изкуствения интелект и вътрешните комуникации
С развитието на изкуствения интелект, неговата роля във вътрешните комуникации ще надхвърли автоматизацията. Очаквайте по-интелигентен анализ на настроенията, хиперперсонализирани съобщения и предсказуеми прозрения, които ще позволят на компаниите да повишат ангажираността, да отговорят на притесненията и да създадат по-силни връзки на работното място, както никога досега. Ето един поглед към бъдещето на вътрешните комуникации с изкуствен интелект:
Справяне с информационното претоварване
Едно от най-големите препятствия, които са идентифицирани, е огромният обем съобщения, с които се сблъскват служителите. Най-малко 43% от специалистите по вътрешна комуникация посочват претоварването с информация като основно предизвикателство.
Генеративният AI може да помогне чрез:
- Филтриране и приоритизиране на съдържанието въз основа на релевантност и роли на служителите
- Създаване на персонализирани обобщения на ключови съобщения, гарантиращи, че важните актуализации никога не се пропускат
Например, AI за анализ на данни може да сканира вашата пощенска кутия и вътрешния чат, след което да създаде кратко сутрешно брифинг, в което да подчертае спешните съобщения, предстоящите срещи и важните актуализации, съобразени с вашата роля.
📮 ClickUp Insight: 88% от участниците в нашето проучване използват AI за своите задачи, но над 50% се въздържат да го използват на работа. Трите основни пречки са липсата на безпроблемна интеграция, пропуските в знанията и опасенията относно сигурността.
Ами ако AI е вграден във вашето работно пространство и вече е защитен? ClickUp Brain, вграденият AI асистент на ClickUp, прави това реалност. Той разбира команди на обикновен език, решавайки и трите проблема, свързани с внедряването на AI, като същевременно свързва вашия чат, задачи, документи и знания в цялото работно пространство. Намерете отговори и информация с едно кликване!
Експериментиране с нови средства
Според доклада, много организации се обръщат към други средства, различни от електронната поща и планирането на срещи. Къси видеоклипове, интерактивни подкасти и дори потапящи AR/VR преживявания се очертават като ефективни алтернативи.
Тази промяна може да отговори на разнообразните предпочитания за комуникация и да намали претоварването с информация, което в крайна сметка ще повиши ангажираността на служителите.
23% от хората описват настоящата роля на изкуствения интелект във вътрешните комуникации като „неутрална“, докато 48% признават, че инструментите за изкуствен интелект са ги направили по-продуктивни. Независимо от това, можете да очаквате изкуственият интелект да:
- Адаптирайте се към индивидуалните предпочитания за комуникация и предложете по-голяма персонализация.
- Адаптирайте комуникационните стратегии въз основа на незабавна обратна връзка и поведението на служителите в реално време.
- Интегрирайте с лидерски стратегии, за да изградите прозрачна и въздействаща комуникация на ръководството.
👀 Знаете ли, че... 58% от служителите отчитат повишена удовлетвореност от работата и подобрени взаимоотношения с колегите в резултат на ефективната комуникация на работното място.
Подобрете опита на вашите служители с ClickUp
Разпръснатата комуникация може да накара служителите да се чувстват изгубени и изолирани. Ето защо е важно да имате ясна структура – тя поддържа екипите съгласувани, намалява претоварването с информация и повишава производителността.
Една унифицирана платформа като ClickUp може да промени начина, по който се осъществява комуникацията. Превърнете бърз чат в задача, автоматично транскрибирайте екранни записи или обобщавайте ключови актуализации с изкуствен интелект – всичко на едно място.
Готови ли сте да опростите вътрешните комуникации? Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес!