AI инструменти като ChatGPT променят нещата – превръщат дългите чернови на имейли и маратоните по създаване на съдържание в бързи спринтове.
И това не е само за показ – маркетолозите, които използват изкуствен интелект за персонализиране на имейли, отчитат 41% ръст на приходите. От намаляване на правописните грешки и измисляне на перфектния предмет на писмото до създаване на имейли, които звучат човешки, ChatGPT е тук, за да ви спести време.
Независимо дали сте създател на съдържание, автор или предприемач в областта на уеб приложенията, овладяването на ChatGPT означава да се справите с хаоса в пощенската си кутия.
Следвайте това ръководство, за да научите как да пишете изразителни бизнес имейли, без да жертвате здравия си разум!
Като бонус, опитайте най-добрата алтернатива на ChatGPT за вашите комуникационни работни процеси, ClickUp Brain.
⏰ 60-секундно резюме
Ето как можете да използвате ChatGPT за писане на имейли:
- Оптимизирайте имейла си за ангажираност, като се фокусирате върху персонализацията, насочването към аудиторията и резониращото съдържание 📩
- Използвайте ChatGPT за бързи чернови, но имайте предвид неговите ограничения за специфичните нужди на вашия бизнес.
- Предоставете контекст (тон, структура, подробности) , за да получите най-добрия чернови вариант.
- Регенерирайте или редактирайте чернови за яснота и персонализация.
- Проверете два пъти за точност и съответствие с вашия стил.
- Преминаване към ClickUp . Започнете да използвате изкуствен интелект за имейли с ClickUp Brain и оптимизирайте воденето на бележки, анализа на данни, изготвянето на имейли и комуникацията.
- Управлявайте всичките си имейли и работа от едно място с ClickUp Email Project Management.
Как да използвате ChatGPT за писане на имейли
Ако предоставите на ChatGPT достатъчно контекст, той може да създаде съдържание, което е перфектна отправна точка за вашите имейли. Просто споделете някои ясни инструкции и ето – и вие можете да използвате AI, за да пишете имейли, които съответстват на вашия тон и послание, като същевременно спестявате ценно време.
Готови ли сте? Ето как можете да използвате ChatGPT ефективно за писане на имейли:
Стъпка 1: Задайте контекста и целта
Преди да започнете да разбирате тънкостите на ChatGPT, бъдете ясни за това, за какво ще бъде имейлът ви.
В края на краищата, както Шекспир някога е написал, „Краткостта е умът на душата. ” Затова, определете какво искате да постигнете с имейла, без да се заобикаляте прекалено много.
Колкото по-добре инструктирате ChatGPT, толкова по-добре той ще разбере вашия тон на писане, целта и структурата на имейла. Можете да изпратите напомняне, да отговорите на запитване или да проследите задача, но определянето на контекста е от решаващо значение.
Да предположим, че искате актуална информация от колега или клиент. Вероятно целта ви е да предизвикате действие или да съберете повече подробности. Ако планирате среща, ще искате имейлът да бъде учтив и ясен, за да улесни получателя да предприеме следващата стъпка.
Тук ChatGPT разбира, че целта е да се поиска обратна връзка за актуализация, така че адаптира имейла, за да се фокусира върху запитването за текущото състояние и какво следва по-нататък. Това гарантира, че съобщението е ясно, учтиво и кратко, което улеснява получателя да отговори с необходимата информация.
🧠Интересен факт: ChatGPT достигна един милион потребители само пет дни след стартирането си през 2022 г.
Стъпка 2: Отворете акаунт в ChatGPT
За да започнете да използвате ChatGPT, отидете на chat.openai.com и създайте акаунт. Можете да се регистрирате с вашия имейл адрес или чрез Google. След като акаунтът ви бъде потвърден (ще получите шестцифрен код на телефона си), сте готови!
Ще имате достъп до безплатната версия на GPT-3. 5, а ако търсите по-разширени възможности, можете да преминете към GPT-4 за 20 долара на месец.
GPT-4 предлага по-бързи отговори и разширени функции като преглед и интерпретация на код, което го прави солиден избор за тези, които се занимават с имейли, които изискват бърза реакция, или търсят допълнителен тласък в производителността.
Ако работите с имейли, които изискват бърза реакция, и искате по-бързи и по-персонализирани отговори, GPT-4 може да си струва инвестицията.
👀 Знаете ли, че... Само половината от американците са запознати до някаква степен с ChatGPT, като две трети от тях имат магистърска степен. Интересното е, че 54% от анкетираните са отговорили, че „изобщо не са чували“ за ChatGPT.
Стъпка 3: Дайте на ChatGPT персонализирани инструкции
Вече сте се регистрирали? Време е да настроите ChatGPT, за да изпълнява вашите задачи. Но преди да започнете да генерирате отговори и имейли, трябва да му предоставите някои основни информации. Посочете как бихте искали инструментът да генерира отговори.
За да превърнете ChatGPT в свой асистент, следвайте тези стъпки: Кликнете върху името или изображението си, за да отворите падащото меню. След това кликнете върху „Персонализиране на ChatGPT“.
Ще ви бъдат зададени два ключови въпроса, на които да отговорите, за да персонализирате отговорите на AI:
- Какво бихте искали ChatGPT да знае за вас, за да ви дава по-добри отговори?
Можете да споделите подробности за работата си, стила на комуникация по имейл, тона и други relevante предпочитания. Това може да включва вашата професия, дали предпочитате формален или неформален тон и колко подробности бихте искали да включите в имейлите си.
- Как бихте искали ChatGPT да отговори?
Тук можете да определите тона и структурата на имейлите, които ChatGPT ще генерира. Посочете дали предпочитате кратки или подробни формати, изберете нивото на формалност (приятелско, формално или нещо средно) и решете дали искате AI да изразява мнения или да поддържа неутрална позиция.
Алтернативно, можете да изпратите вашето представяне и инструкции чрез чат прозореца, за да помогнете на ChatGPT да ви разбере по-добре.
Ето един пример за въведение, което можете да използвате:
🧠Интересен факт: Около 25% от американските компании са спестили между 50 000 и 70 000 долара благодарение на ChatGPT.
Стъпка 4: Помолете ChatGPT да напише имейла
След като споделите вашите данни, предпочитания и желания тон, можете да помолите ChatGPT да създаде имейла, от който се нуждаете. Ако първият чернови вариант не е съвсем подходящ, помолете го да генерира отново отговора.
🤖 Например, ако пишете имейл за напускане, ChatGPT може да ви помогне да съставите съобщение, което да постигне правилния баланс – независимо дали напускате заради нови възможности или поради неудовлетвореност. Целта е да си тръгнете в добри отношения и да се разделите професионално, без да изгаряте мостове.
Ето един пример за това, което ChatGPT може да генерира:
🤖Друг сценарий може да бъде отказ от задача по проект.
Внимателният отговор е от ключово значение, ако сте затрупани с работа и не можете да поемете нова отговорност. Макар че може да е изкушаващо да изразите разочарованието си, е важно да останете спокойни, внимателни и професионални. ChatGPT може да ви помогне да съставите дипломатично съобщение, което да комуникира вашите ограничения, без да звучи пренебрежително.
Ето един пример за учтив и професионален начин да откажете нов проект:
Стъпка 5: Прегледайте и редактирайте имейла
След като ChatGPT генерира имейла, прегледайте го внимателно. Можете да коригирате тона, да добавите липсващи подробности или да промените структурата, за да съответства по-добре на вашите намерения. Проверете дали е необходимо да поправите граматически или правописни грешки в имейла си.
Преди да натиснете „Изпрати“, проверете отново отговора си за яснота и съответствие с политиките на компанията. Това гарантира, че съобщението ви е професионално и отговаря на очакванията, като ви помага да избегнете грешки.
Въпреки че ChatGPT е много способен, генерираното съдържание може да не винаги да е перфектно. Персонализацията е от решаващо значение, за да се гарантира, че то напълно съответства на вашия стил и конкретния контекст на вашето съобщение.
👀 Знаете ли, че... ChatGPT понякога може да изпитва „халюцинации“, при които генерира информация, която звучи правдоподобно, но е изцяло измислена. Това може да включва измислени факти, несъществуващи проучвания или неточни подробности. Макар че AI моделите са обучени да предлагат полезни и точни отговори, те не могат да verificat верността на информацията си в реално време.
Ето защо е от съществено значение да проверявате два пъти важните факти, когато използвате изкуствен интелект за проучвания или вземане на решения!
За вашите специфични нужди, не забравяйте да:
- Уверете се, че е включена цялата необходима информация.
- Уверете се, че тонът съответства на вашия стил.
- Проверете два пъти датите, имената или важните подробности за точност.
Малко допълнително внимание може да ви донесе много!
Стъпка 6: Изпратете имейла
След като сте прегледали и редактирали имейла си, е време да натиснете „Изпрати“.
Преди да го направите, отделете малко време, за да проверите дали всичко изглежда добре в полето за съставяне. Уверете се, че имейлът следва вашите стратегии за управление на имейли и е професионален, ясен и кратък.
Да предположим, че изпращате имейли по важни теми, като тези, които обсъдихме. Тогава е още по-важно да изберете подходящия тон. Изпратете имейла, когато сте сигурни, че съобщението е изпипано и съответства на вашите цели!
Не се притеснявайте прекалено много за реакцията – имайте доверие, че изкуственият интелект ви е помогнал да създадете обмислен и добре формулиран отговор.
💡Съвет от професионалист: Етикетът при изпращане на имейли е ключов за това как вашето съобщение ще бъде възприето и как ще получите отговор. От проверка за яснота до използване на уважителен тон, тези малки промени могат да направят голяма разлика, за да се уверите, че вашите имейли са професионални и ефективни.
Ограничения при използването на ChatGPT за писане на имейли
Използването на изкуствен интелект за писане на имейли може да бъде удобно, но има и някои предизвикателства. Ето няколко, които трябва да имате предвид:
- Ограничено разбиране на контекста: AI може да има затруднения да разбере подробностите на вашето съобщение или нуждите на вашата аудитория. Това може да доведе до общо или несъответстващо съдържание (халюцинации), особено в сложни или деликатни ситуации ❌
- Трудности с персонализацията: Макар ChatGPT да може да генерира базово съобщение, то може да пропусне личния подход, който резонира с вашата аудитория. Да речем, че при управлението на имейл кампании инструментът може да пропусне важни персонализирани детайли като имена или предпочитания, което да повлияе на ефективността на съобщението ❌
- Проблеми с точността: Въпреки огромната си база от знания, изкуственият интелект не винаги предоставя точна информация. Необходимо е да проверявате два пъти важни детайли като дати, имена или цифри, особено когато се позовавате на KPI за имейл маркетинг ❌
- Непостоянен брой думи: Ако зададете ограничение за броя думи в подсказката си, ChatGPT може понякога да го спазва. Много пъти това е непредсказуемо и може да не отговаря на вашата заявка. Както в примера по-долу, ChatGPT отговаря с 39 думи, а не с 42. ❌
- Прекомерна употреба на общи фрази: ChatGPT често се опира на прекомерно използвани фрази и клишета, особено в професионалните имейли. Макар че те може да звучат безопасно, те могат да се възприемат като неискрени или повтарящи се, което прави вашето съобщение по-малко привлекателно ❌
- Затруднения с комплексни инструкции от няколко стъпки: ChatGPT може да не се справя добре с инструкции от няколко стъпки. Например, имейл, който съчетава напомняния, одобрения и последващи действия в един чернови вариант, може да бъде несъгласуван или неясен ❌
Прочетете също: Най-добрите инструменти за комуникация по имейл (ревюта и цени)
Използване на ClickUp Brain за писане и управление на вашите имейли
Представете си, че имате AI асистент, който може да създава интересни имейли, да генерира привлекателни теми, да персонализира съобщенията за всяка аудитория и да автоматизира последващите имейли.
Е, ето го, в ClickUp — приложението за всичко, свързано с работата.
ClickUp Brain е усъвършенствана изкуствена интелигентна невронна мрежа, интегрирана в платформата за управление на имейл проекти на ClickUp. Тя ви помага да създавате маркетингови текстове, да отговаряте на имейли и да управлявате задачи ефективно – всичко на едно място!
ClickUp Brain
За разлика от ChatGPT, който понякога генерира неточна или остаряла информация, ClickUp Brain се интегрира директно с базата от знания на вашия екип и текущите задачи по проекта.
Това ви гарантира, че винаги имате достъп до най-актуалната и релевантна информация, което намалява риска от граматически грешки и прави отговорите ви по имейл по-точни и надеждни.
С AI Writer for Work на ClickUp Brain получавате:
- Асистент за писане, който да се погрижи за всичките ви нужди, свързани с копирайтинга
- Бързи автоматизирани отговори на задачи, коментари и имейли
- Автоматичен транскриптор на реч в текст за безръчно водене на бележки и актуализации
- Възможност да транскрибирате вашите срещи и екранни записи, като отговаряте на всички последващи въпроси директно от ClickUp Clips.
- Лесни за създаване шаблони за всички ваши нужди – от имейл кампании, реклами, дрип кампании или набиране на персонал.
Ето как да го направите с ClickUp:
За да създадете нов имейл с ClickUp Brain, просто намерете отворена задача и отидете в секцията с коментари.
След това кликнете върху иконата за имейл и въведете командата „/Write email“, след което натиснете Return или Enter. Ще се появи прозорец на ClickUp Brain, в който можете да въведете кратко резюме на целта на имейла.
Ето как би изглеждало това:
ClickUp Brain ще анализира въведената информация и ще генерира чернова на имейл въз основа на вашето описание.
Можете да персонализирате генерирания чернови вариант, за да отговаря на вашия стил или тон. Платформата предлага и допълнителни опции за гъвкавост: можете да копирате генерирания текст на имейла директно в клипборда си.
Ако черновият вариант не е съвсем точен, кликнете върху „Опитай отново“, за да ClickUp Brain да генерира различна версия въз основа на същите ключови точки. Това гарантира, че всеки път ще получавате перфектния имейл с минимални усилия!
Имейлът е отживял, ClickUp е на мода! ClickUp ни позволи да намалим броя на имейлите, които изпращаме и получаваме като екип, което промени изцяло нещата. Това означава също, че имейл кореспонденцията не се губи, хората не прекъсват комуникацията и т.н., тъй като цялата информация се намира в ClickUp.
Имейлът е отживял, ClickUp е на мода! ClickUp ни позволи да намалим броя на имейлите, които изпращаме и получаваме като екип, което промени изцяло нещата. Това също означава, че имейл кореспонденцията не се губи, хората не прекъсват комуникацията и т.н., тъй като цялата информация се намира в ClickUp.
ClickUp за маркетингови екипи
Най-доброто в ClickUp е, че ви позволява да използвате неговите AI инструменти, за да пишете убедителни текстове, като същевременно съхранявате всичките си документи на едно централно място.
С ClickUp for Marketing можете бързо да създавате, организирате и съхранявате шаблони за имейли директно в ClickUp Docs. Вместо да превключвате между различни платформи, всичко, от което се нуждаете, е на едно място.
ClickUp Docs
ClickUp Docs се интегрира и с работните процеси, така че всяка задача, създадена от генериран имейл, остава свързана с по-голямата картина.
За сътрудничество в екип можете да възлагате конкретни части от документа на членовете на екипа. Това улеснява споделянето и сътрудничеството по документи в реално време. Независимо дали усъвършенствате сценарии за имейли или управлявате маркетингова кампания, вашият екип може да допринася, коментира и актуализира документа едновременно.
Шаблони на ClickUp
Освен че е мощен инструмент за писане с изкуствен интелект, ClickUp предлага разнообразие от персонализирани шаблони, предназначени да подобрят работните процеси по управление на имейлите ви. ChatGPT не разполага с това, тъй като няма такива интеграции за управление на целия ви маркетингов работен процес.
Шаблон за имейл маркетинг на ClickUp
Например, шаблоните за имейл маркетинг на ClickUp ви позволяват да бъдете организирани и ефективни, докато планирате кампании, пишете предметни редове, планирате съобщения и проследявате ключови показатели за успех.
Можете също да автоматизирате имейлите въз основа на поведението на потребителите, като гарантирате, че определени действия задействат вашите съобщения. Това улеснява изпращането на целеви имейли до правилните клиенти в подходящия момент.
ClickUp Brain не е само за писане на имейли – той ви помага да организирате, персонализирате и сътрудничите с екипа си. Той преодолява обичайните ограничения на AI инструментите, като прави писането на имейли и маркетинга по-ефективни и лесни.
Прочетете също: Най-добрият софтуер за управление на имейли (безплатен и платен)
Оптимизирайте имейлите си за по-добро взаимодействие с ClickUp Brain
Оптимизирането на имейла ви за ангажираност е нещо повече от писането на перфектното съобщение – става въпрос за персонализация, насочване към правилната аудитория и гарантиране, че съдържанието ви ще привлече читателя.
Макар ChatGPT да може да ви помогне, той може да не отговаря винаги на уникалните нужди на вашия бизнес. Ако писането на имейли или започването от нулата ви се струва като досадна задача, ClickUp е на ваша страна.
С ClickUp Brain можете да си водите бележки, да анализирате данни и да съставяте имейли по-бързо, спестявайки време. Просто активирайте Email ClickApp в работното си пространство, за да отключите всички функции за имейли. Кажете сбогом на писателския блок и повтарящите се задачи, като същевременно запазите автентичността и персонализирания характер на имейлите си.
ClickUp не се ограничава само до имейли – управлявайте задачи, сътрудничество и проследявайте времето, за да повишите продуктивността на екипа. Готови ли сте да подобрите комуникацията си по имейл? Регистрирайте се за безплатен акаунт в ClickUp още днес!