От теорията на хаоса до маркетинговата аналитика, вроденото човешко търсене на смисъл често зависи от причинно-следствената връзка. За всяко преживяване търсим да разберем причината. За всяко действие искаме да предвидим последствията или ефектите.
Това е особено често срещано в бизнес света, където цялата работа е поредица от свързани задачи, което означава, че когато една от тях се обърка, всичко се срива като кула от карти.
За да предотвратят това, бизнес лидерите и проектните мениджъри използват инструмент, наречен диаграма на причините и следствията, която отразява факторите и причините за конкретни събития.
В тази публикация в блога ще разгледаме как можете да използвате тези диаграми на причинно-следствените връзки във вашата организация, за да решите сложни проблеми.
Какво е диаграма на причините и следствията?
Диаграмата на причинно-следствените връзки е визуално представяне на потенциалните причини за дадено събитие. Диаграмата поставя хипотезата, че всяка причина (т.е. отклонение, несъвършенство или грешка) е източник на вариация в крайния резултат.
В най-прости термини, ако добавите две чаши захар към кафето си вместо препоръчваните две лъжици (грешка), ще получите напитка, която е прекалено сладка! Ако добавите прекалено много мляко (отклонение), кафето ще бъде прекалено слабо.
Създадени от известния организационен теоретик Каору Ишикава през 1920-те години, диаграмите на причинно-следствените връзки, наричани още диаграми на рибна кост или диаграми на Ишикава, са мощни инструменти за системно мислене. Те помагат за ефективното разбиране и управление на сложни индустриални процеси.
Значението на диаграмите на причинно-следствените връзки
В основата си една добра диаграма на причинно-следствените връзки отделя зърното от плявата. Тя ясно идентифицира факторите, които допринасят за проблема, като отхвърля всичко останало. Това може да бъде чудесен инструмент за решаване на проблеми в различни индустрии.
В бизнеса, особено в разработването на продукти, екипите използват диаграмата „рибна кост“, за да проучат основните причини за неочаквано събитие.
Например, ако има непланирано прекъсване, екипът за ИТ операции може да използва диаграмата „рибна кост“, за да разбере всички фактори, допринесли за това, преди да идентифицира действителната причина.
В управлението на проекти диаграмата „рибна кост“ често се използва при планирането на ресурсите. Проектните мениджъри симулират версии на очаквания резултат въз основа на комбинация от причинни фактори, като хора, процеси и технологии.
При контрола на качеството, както е предвидено от Ишикава, екипите излагат факторите, допринасящи за това, като измервания, материали, хора, процеси, машини и т.н., за да идентифицират какво е причинило дефектния резултат.
Във всички отрасли ползите от диаграмите на причинно-следствените връзки са неоспорими.
- Яснота: Разбиране на различните пресичащи се фактори, които причиняват възникването на дефект или събитие
- Скорост: Ускоряване на решаването на проблеми въз основа на цялостно картографиране на всички свързани елементи в процеса
- Ефективност: Способност да симулирате потенциалните резултати от промените, направени в процеса, и да се адаптирате съответно
- Ефективност: Очертаване на причините и симптомите, за да разберете какво realmente се случва
Нека видим как това би функционирало на практика.
Компоненти на диаграмата на причинно-следствените връзки
Въпреки че е изключително проста, диаграмата на причинно-следствените връзки включва редица компоненти, като например:
Панели: Диаграмата на причините и следствията е визуализирана в две части. В лявата част са всички потенциални причини или фактори, които допринасят за проблема, като материали, труд, околна среда и др. В дясната част е следствието или проблемът.
Централна ос: Централната ос свързва двете страни, като се простира отляво надясно, и след това се свързва с различните първични и вторични фактори.
Основни причини: Всеки фактор, допринасящ за проблема, обикновено има основна причина. Например, ниското качество на материала може да е основната причина за дефекта, което е визуализирано в диаграмата като такова.
Вторични причини: Може да има и вторични причини за дефекта, които подчертават основната причина. Например, съхранението на нискокачествения материал във влажно складово помещение може да е повлияло на крайния продукт.
В зависимост от структурата на вашата организация и процесите, можете да имате неограничен брой фактори, които се визуализират като рибни кости.
Сега, след като научихте какво означава всяка фигура в диаграмата, нека да се заемем с нейното създаване.
Как да създадете диаграма на причинно-следствените връзки
Създаването на диаграма на причинно-следствените връзки е също начин да разберете процесите в най-малките подробности. Затова обърнете внимание и проучете всяка стъпка.
1. Идентифицирайте ефекта
Диаграмата на причините и следствията се изготвя най-добре отдясно. Преди да вземете решение, определете следствието, грешката, проблема или въпроса. Определете следствието по конкретен и лесно разбираем за всички заинтересовани страни начин.
Например, вместо да казвате „Качеството е спаднало“, можете да определите ефекта като „Броят на грешките в производствения код е нараснал с 20% през последните три месеца“.
Ето няколко шаблона за формулиране на проблеми, които могат да ви послужат за вдъхновение.
Сега начертайте тънката централна ос с стрелка, сочеща към следствието.
2. Идентифицирайте факторите, които допринасят за това
Не забравяйте, че може да има неограничен брой фактори, които по един или друг начин влияят на резултата. Най-добре е да ги изброите всички в диаграмата си. За да идентифицирате тези основни категории фактори, можете да използвате някой от следните подходи.
Брейнсторминг: Съберете екипа си, за да споделите идеи на дъската. Задайте въпроси на съответните членове на екипа за това какво правят, как го правят и защо.
Например, можете да съберете бизнес анализатори, разработчици и тестери на среща, за да проучите защо броят на бъговете се е увеличил.
ClickUp Whiteboards е чудесен начин да добавяте лепящи се бележки, текст, коментари и др.
Ако сте начинаещ в областта на виртуалното сътрудничество или използването на диаграмата на Ишикава, опитайте шаблона за диаграма на причините и следствията на ClickUp. Този напълно персонализируем и лесен за начинаещи шаблон за бяла дъска помага за ефективното картографиране на причинно-следствените връзки и идентифициране на основните причини.
Ако сте начинаещ в тази област, можете да нарисувате диаграмата „рибена кост“ в Excel.
Картографиране на процесите: Картографирайте стъпка по стъпка целия процес, който води до ефекта. Например, в случай на софтуерни грешки, това може да включва стъпки като:
- Кодиране
- Преглед на кода
- Тестване
- Проследяване на грешки
- Разгръщане на производството
Допълнителна информация: Използвайте всеки шаблон за блок-схема, за да ускорите тази стъпка.
Използване на рамка: Като изключително популярно средство, съществуват редица рамки и шаблони, които поддържат диаграмата на причинно-следствените връзки.
Например, в производството петте М – работна ръка, материали, методи, машини и измервания – се определят като фактори, които допринасят за резултата.
По същия начин можете да намерите такава, която работи във вашата сфера на дейност. Поставете факторите, допринасящи за това, в отделни правоъгълници от лявата страна. Начертайте свързващи стрелки към централната ос.
3. Идентифицирайте основните причини
Под всеки фактор, допринасящ за проблема, избройте основните причини. Например, възможните причини за увеличаване на софтуерните грешки могат да бъдат следните.
- Кодиране: Програмни грешки, логически грешки
- Преглед на кода: Процесуални пропуски, времеви ограничения за старши разработчици
- Тестване: Неадекватно тестване, непълни случаи на употреба
- Проследяване на грешки: Ръчно проследяване, непълни описания на грешките
Начертайте връзки от всяка основна причина към централната ос, за да обозначите причинно-следствената връзка.
4. Идентифицирайте вторичните причини (ако има такива)
Понякога може да има причина за възникването на някоя от основните причини.
Например, може да има увеличение на програмните грешки поради липса на стандарти в цялата организация за писане на висококачествен код.
Извън инженерната област логически грешки могат да възникнат поради наемането на неподходящи или неопитни кандидати.
Начертайте връзки от вторичния източник към първичния източник, за да покажете разширени взаимоотношения. След като приключите, диаграмата ви ще изглежда подобно на следната.
5. Потвърдете точността и валидността
След като сте начертали цялата диаграма на причините и следствията, е време да проверите всичко отново. Уверете се, че:
- Всяка причина следва логическа верига до следствието
- Всяка стъпка се вписва в оперативната рамка на ефекта, който изучавате
- Всички причини от трети или четвърти ред са интегрирани точно
- Всички фактори, допринасящи за това, са проучени в подробности, като са обхванати всички включени причини.
Това са основите. С няколко съвета и трика можете да извлечете повече от диаграмите за причина и следствие. Ето как.
Съвети за ефективни диаграми на причинно-следствените връзки
Когато ефектът е ясен, като например чаша кафе, която е толкова сладка, че ви боли зъбите, причините са лесни за определяне. Бизнес проблемите обаче рядко са толкова ясни. Нещо, което изглежда очевидно, като например грешка в кода, може да има редица причини. За да изготвите и използвате ефективно диаграмите за причина и следствие, следвайте тези най-добри практики.
Използвайте я като рамка (не като доказателство).
Диаграмата на причините и следствията не е доказателство за наличието на проблем. Тя е просто инструмент, който ви помага да разработите теория. Тя визуализира всички фактори, които могат да причинят проблема. Най-доброто приложение на диаграмите на рибната кост е да се използват като рамка за разследване на действителната основна причина за проблема.
⚡️Архив с шаблони: Шаблони за диаграми „рибна кост“
Направете я изчерпателна (не сложна)
Добрите диаграми на причинно-следствените връзки трябва да предоставят на изследователя изчерпателен списък на всичко, което трябва да бъде проучено. Затова се уверете, че не пропускате да добавите нещо, защото смятате, че е тривиално или няма връзка с ефекта.
Въпреки това, докато правите това, внимавайте да не добавите прекалено много нерелевантни елементи. Това може да направи диаграмата сложна и трудна за интерпретиране.
Приемете повторението (не излишното повторение)
Една и съща първична или вторична причина може да попада под два фактора. В примера с софтуерните грешки липсата на умения може да бъде първична причина както при кодирането, така и при тестването. Не се колебайте да добавите и двете, защото те са различни.
Въпреки това, уверете се, че не се повтаряте ненужно. Например, липсата на умения и липсата на опит може да означават едно и също нещо в този контекст и не е необходимо да се повтарят.
Използвайте ги проактивно (а не само реактивно)
Често екипите използват диаграмата на причинно-следствените връзки, за да проследят корените на даден проблем. Но това не е единственият начин. Можете да я използвате и за симулиране на потенциални проблеми, свързани с даден избор, който правите.
Например, при кодирането да приемем, че основната причина е грешка в програмирането. Можете да предположите, че промяна в езика за програмиране може да повлияе на резултата. Въз основа на това можете да симулирате до каква степен това ще реши проблема и да вземете съответните решения.
Нека използваме няколко примера, за да илюстрираме това.
Примери за диаграми на причинно-следствени връзки
Диаграмата на причинно-следствените връзки е ясна визуализация на връзката между причините и последствията. Можете да изберете да я изобразите във всякаква форма, която ви е най-удобна. Ето няколко примера за диаграми, които да ви вдъхновят.
Анализ на процесите
Нека започнем с един от най-простите примери за диаграма на работния процес. Тази диаграма от TIBCO разглежда целия процес на захранване на лампа, за да идентифицира възможните причини за нейната неизправност.
Управление на качеството
Следващият пример е взет от книгата „Ръководство за контрол на качеството“ на нейния автор Кауро Ишикава. Тази диаграма илюстрира всичко, което е необходимо за приготвянето на „вкусен ориз“.
Анализ на основните причини
Както подсказва името, диаграмата „рибена кост“ свързва различни възможни причини, използвайки костите на риба. В този пример от учебното ръководство Six Sigma диаграмата „причина-следствие“ се използва за разследване на причините за рекламации на услугите поради неточен диаметър на уплътнението.
⚡️Център за шаблони: Други шаблони за анализ на основните причини, от които можете да избирате.
Контрол на проблемите
Когато се сблъскате с проблем при управлението на проекти, диаграмата „рибена кост“ е чудесен инструмент за диагностика. Ето как да извършите анализ на основните причини с помощта на шаблон.
Шаблонът за анализ на основните причини на ClickUp е напълно персонализирана рамка на средно ниво, която ви позволява да анализирате данни, да идентифицирате същността на проблема и да намерите ефективни и устойчиви решения.
Независимо дали проследявате източника на софтуерен бъг или идентифицирате проблеми в производствената си линия, този шаблон улеснява решаването на проблеми.
Анализ и прогнози на поведението
Тази фигура от научно изследване показва всички потенциални причини и подпричини за проблеми с надеждността на системата. Тя използва диаграмата „рибена кост“, за да създаде инструмент за инженерите по надеждност за моделиране, анализ и прогнозиране на поведението на индустриалните системи.
Управление на информацията
Тази диаграма на причинно-следствените връзки обобщава всички пречки, които възпрепятстват организациите да управляват данните си като бизнес актив. Тя се основава на мненията на учени и бизнес лидери от Австралия, Южна Африка и САЩ, за да вдъхнови дискусии относно ефективното управление на информацията.
Персонализирана диаграма „рибна кост“
Ако картографирате толкова сложен процес, шаблонът за диаграма на рибна кост на ClickUp е чудесна отправна точка. Този шаблон за средно ниво помага да категоризирате всички причини в среда, машина, човек, материал и метод, за да определите връзките между проблема и факторите, които го влияят.
Взаимосвързани причини и следствия
Отклонявайки се от традиционния стил „рибна кост“, тази диаграма помага да се демонстрира как ефектът от един процес може да се превърне в причина за следващия. Това е полезен инструмент за визуализиране на взаимосвързани причини и следствия на всеки процес.
Както можете да видите от примерите по-горе, няма един единствен правилен начин за създаване на диаграма на причинно-следствените връзки. Съществуват няколко инструмента за анализ на основните причини, които отговарят на различни нужди. Въпреки това, има грешки, които можете да избегнете.
Често срещани грешки, които трябва да се избягват
Когато се използва правилно, диаграмата на причините и следствията е мощен инструмент. Когато обаче се използва неправилно, тя може да има неблагоприятни ефекти. Ето някои грешки, които трябва да избягвате при създаването и използването на диаграмата на рибната кост.
Прибързано вземане на решения
Една добра диаграма на причинно-следствените връзки трябва да бъде изчерпателна и всеобхватна. Често екипите изготвят основна диаграма и бързат да я използват за вземане на решения, което се отразява на полезността на диаграмата.
Начертайте диаграмата внимателно и изчерпателно. Проучете цялостно целия процес и се уверете, че сте взели предвид всичко. Когато приключите, проверете отново.
Неточно определяне на проблемите
Диаграмата на причинно-следствените връзки е полезна само ако е точна. Понякога екипите правят невинна грешка, като добавят неточни или несвързани причини към диаграмата. Те могат също така да създадат неправилни причинно-следствени връзки.
Получете експертна подкрепа при изготвянето на диаграмата. Прегледайте диаграмата с няколко експерти по темата, за да се уверите в нейната точност.
Объркване на потенциалните причини с данни
Диаграмата на Ишикава просто визуализира всяка възможна причина за даден ефект/събитие. Тя не предоставя непременно данни за това кой елемент е причината за събитието.
Използвайте диаграмата на причинно-следствените връзки, за да формулирате теории. След това, преди да стигнете до заключение, проверете самостоятелно логическата последователност на теорията и всяка причинно-следствена връзка.
Поддържане на статичността на диаграмата
Диаграмата на Ишикава е точна само в момента на създаването й. Процесите се развиват и променят с времето. Ако я запазите статична, ще пропуснете последните промени, което я прави неефективна при решаването на проблеми.
Актуализирайте диаграмата за причина и следствие на регулярни интервали. Преди да я използвате за анализ на основните причини, уверете се, че е актуализирана.
Създайте положителен ефект с ClickUp
Съвременните бизнес процеси са сложни и често невидими. Нека вземем за пример софтуера. Днес екипите разбиват големия софтуер на малки функции и ги внедряват като независими, но взаимосвързани единици. Това означава, че ако една функция не работи правилно, това може да се дължи на безброй други функции, с които е свързана.
В такива сценарии една добра диаграма на причинно-следствените връзки може да бъде мощен визуален инструмент за проследяване на проблемите до техните решения. Тя помага да се разбере ясно общата картина на проблема. В резултат на това можете също да моделирате и симулирате решения, за да видите дали те ще доведат до нежелани последствия.
Независимо дали рисувате сложна архитектурна диаграма във формат „причина-следствие“ или просто картографирате процесите си, ClickUp предлага всичко необходимо за управлението им. Белите дъски на ClickUp са гъвкав, персонализируем и повтаряем начин за управление на причините и следствията. Решавайте проблемите ефективно. Опитайте ClickUp безплатно още днес.