Изборът на подходящия инструмент за документи е като избора на перфектната смес кафе – имате нужда от нещо, което да пасва на вашия работен процес, да поддържа енергията на екипа ви и да не оставя горчив вкус.
За потребителите на Almanac Docs това е като да им изтеглят любимата напитка от рафтовете. С прекратяването на Almanac Docs на 31 януари 2025 г. много потребители търсят нов, надежден инструмент за документиране.
Популярна алтернатива за него е Notion. Notion е чудесен заради гъвкавостта и набора си от функции, което го прави привлекателен избор за онези, които са останали в затруднение след излизането на Almanac.
Нека разберем как се съпоставят двата инструмента за сътрудничество, Almanac и Notion.
В тази статия ще сравним Almanac и Notion, техните разширени функции, лекота на използване и разнообразие, а също така ще представим перфектната алтернатива на Almanac и Notion (това е ClickUp ). Да започнем.
Какво е Almanac?
Almanac е платформа за съвместно управление на документи, предназначена за консолидиране на професионални документи и оптимизиране на работните процеси за одобрение от екипа.
Основните функции на Almanac включват:
- Съвместно редактиране на документи
- Специализирани работни пространства и папки за управление на документи
- Галерия с персонализирани шаблони за различни типове документи
- Коментари, обратна връзка и одобрение на документи в приложението
Въпреки това, тъй като Almanac Docs скоро ще бъде закрит, неговите активни потребители търсят надеждни алтернативи. Затова, преди да се впуснем в подробно сравнение, нека оценим най-добрите функции на Almanac.
Най-добрите функции на Almanac
Функциите на Almanac са подходящи за екипи, които поддържат строг контрол върху версиите на всеки споделен документ. Ето няколко функции, които се открояват досега:
Функция № 1: Проследяване на важни събития
Almanac замества времевите отметки с важни събития, за да ви помогне да навигирате лесно в историята на вашата работа.
Проследяването на етапите позволява на екипите да задават ключови етапи в документите – от определяне на конкретни цели до задаване на крайни срокове и проследяване на напредъка директно във файловете. Освен това ви позволява да свържете процесите на одобрение на документи с конкретни етапи и подобрява надзора и отчетността по проектите.
Той работи най-добре за проекти, които изискват внимателно наблюдение и координация, особено за пускане на продукти на пазара, маркетингови кампании или сложни правни дела.
Функция № 2: Съвместно редактиране в реално време
Редакторът на документи на Almanac позволява на вашия екип да работи едновременно върху един документ. Това означава, че можете:
- Вижте промените в реално време, докато се правят редакциите.
- Идентифицирайте кой го е редактирал чрез имената на всички активни хора в документа.
- Маркирайте и добавяйте бележки към определени точки
- Маркирайте хора и оставяйте коментари за тях в документа.
Въпреки това, той е полезен за екипи, които се нуждаят от съвместно създаване на документи. Някои примери включват екипи за маркетинг на съдържание, правни екипи, които изготвят договори, или продуктови екипи, които разработват ръководства за потребители.
Допълнителна информация: Открийте как да създавате ефективни шаблони за документи.
Функция № 3: Управление на работния процес с документи
Инструментът за управление на работния процес на Almanac помага за оптимизиране на процеса на създаване на документи. Можете да настроите процес на одобрение, да възлагате задачи на конкретни отдели (и членове на екипа) и да следите как се развива документацията ви през различните фази на проекта.
В съчетание с интеграцията на Almanac с популярни инструменти на трети страни, този подход за управление на работния процес намалява затрудненията и гарантира, че вашите документи се преглеждат и одобряват навреме.
Цени на Almanac
- Безплатно завинаги
- Team (за малки екипи): 59 $/месец
- Pro (за разрастващи се екипи): 149 $/месец
- Enterprise (за персонализирани екипи): Персонализирано ценообразуване
Знаете ли, че Almanac е основан през 2019 г. от главния изпълнителен директор Адам Натан в Сан Франциско?
Какво е Notion?
Notion е цифрово работно пространство, което комбинира функциите за водене на бележки, управление на проекти, проследяване на задачи, създаване на база от знания, организиране на данни и цялостни операции на екипа в една платформа.
Подобно на вътрешен софтуер за уики на компанията, Notion ви помага да организирате работата, да управлявате задачите, да създавате списъци със задачи и да сътрудничите в реално време за по-добро управление на проектите.
Тази гъвкавост прави Notion идеален за подобряване на управлението на знанията и елиминиране на изолираните данни в рамките на организацията.
Но Notion предлага още много други възможности. 👇
Най-добрите функции на Notion
Основната сила на Notion се крие в неговата архитектура. Просто, изчистено и мултифункционално работно пространство, което може да се адаптира към разнообразните нужди на проектите в различни организации.
Ето някои от основните функции на това унифицирано работно пространство:
Функция № 1: Бази данни на Notion
Базите данни на Notion са колекция от взаимосвързани страници, които ви позволяват да организирате данните по различни начини.
Можете да персонализирате тези бази данни с различни типове полета и свойства, вариращи от текст и числа до дати и отметки.
С помощта на Relations и Rollups можете да свържете свойства или бази данни между страници и да дефинирате взаимоотношения между елементи за динамично управление на данни.
Например, базата данни с задачи може да бъде свързана с календара на проекта, като автоматично актуализира графиците при добавяне или завършване на задачи.
Функция № 2: Интегрирана AI функционалност
Notion интегрира изкуствен интелект в платформата си, за да улесни работата. Например, можете да:
- Използвайте изкуствен интелект, за да попълвате автоматично полетата и свойствата с подходящото съдържание/данни от вашата база данни.
- Създавайте, редактирайте и форматирайте съдържание с помощта на Notion AI writer
- Въпроси и отговори, за да отговорите на въпроси за конкретни екипи, проекти и други, като търсите в цялото работно пространство.
Функция № 3: Мощни възможности за персонализиране и шаблони
Notion предлага хиляди готови шаблони за лично планиране и проследяване на производителността (дори в безплатния акаунт), за да помогне на вашия екип да бъде информиран за натоварването и задълженията си.
Независимо дали става дума за табла за проекти за различни ниши или бележки от срещи за аудио-видео взаимодействия с отдалечени екипи, интерфейсът с функция „плъзгане и пускане“ ви позволява да пренареждате съдържанието свободно и да се адаптирате към практически всеки работен процес.
Функция № 4: Опции за многоизглед и превключващи се списъци
Визуализирането на информация от бази данни става лесно с Notion, тъй като поддържа представяне на данни в различни изгледи. Изберете от таблици, Kanban табла и други средства за представяне на данни, за да получите по-добра представа за това, от което се нуждаят вашите продукти, клиенти и услуги.
По същия начин, превключващите се списъци и сгъваемите секции ви позволяват да скривате и разкривате съответното съдържание, като поддържате страниците чисти и фокусирани върху наличните показатели.
Тази функция ще ви бъде изключително полезна в ситуации на управление на проекти, в които различните членове на екипа може да се нуждаят от различни изгледи на един и същ набор от данни.
Цени на Notion
- Безплатно завинаги
- Плюс: 12 $/месец
- Бизнес: 18 $/месец
- Enterprise: Персонализирани цени
Допълнителна информация: Научете как да използвате Notion AI
Almanac и Notion: сравнение на функциите
Докато Almanac е най-подходящ за организации, които се нуждаят от строг контрол на документите и структурирано сътрудничество, Notion предлага гъвкаво, консолидирано работно пространство, задвижвано от изкуствен интелект, за задачи, които надхвърлят управлението на документи.
Ето кратка оценка, сравняваща функциите на всяка платформа:
Функция № 1: Функции за управление на документи и сътрудничество
Almanac се отличава в управлението на документи с възможността за съвместно редактиране в реално време и мощното разширение за контрол на версиите. Той позволява също така на няколко членове на екипа да работят едновременно върху един документ.
Въпреки че Notion предлага същото, той интегрира тези функции в различни формати на съдържание, от бележки и задачи до бази данни. В крайна сметка Notion е универсална, всеобхватна платформа за управление на уикита с информация, документи и данни.
🏆Победител: В сравнението между Almanac и Notion, Notion печели, тъй като позволява сътрудничество и управление на голям архив от документи, действайки почти като център за данни.
Функция № 2: Възможности за управление на задачи и проекти
Екипите за разработка на софтуер използват Notion, за да проследяват докладите за грешки и да планират спринтове в изглед на Kanban табло. Това ниво на интеграция позволява гъвкаво управление на проекти, при което промените се отразяват във всички зависими бази данни.
Възможността на Notion да показва данните под формата на списъци, календари или табла означава, че няколко заинтересовани страни, като разработчици, маркетинг специалисти и проектни мениджъри, могат да останат свързани с едни и същи основни данни чрез различни изгледи.
От друга страна, функциите за управление на проекти на Almanac са тясно свързани с проекти, които изискват интензивна работа с документи. Екипите за разработка на продукти могат да използват тази функция, за да проследяват документи на различни етапи, като първоначална концептуализация и отчитане на съответствието с нормативните изисквания.
🏆Победител: Между Notion и Almanac, Notion поема щафетата в управлението на проекти, тъй като създава и свързва бази данни за управление на задачи, планиране на спринтове и разпределение на сложни ресурси.
Функция № 3: Персонализиране на шаблони и екосистема за интеграция
Потребителите на Notion могат бързо да създават документи, използвайки персонализирани шаблони за работни процеси като регистрация на клиенти и канали за съдържание. Вместо статични форми, шаблоните на Notion включват динамични елементи като проследяване на напредъка, отметки за отметка и дори вградени видеоклипове.
Още по-добре, Notion работи бързо с широко разпространени инструменти на трети страни като Slack, Trello, Google Drive, Microsoft Office и др. По този начин екипите могат да извличат данни от други платформи и да поддържат всичките си инструменти взаимосвързани.
Например, вашият продуктов екип може да интегрира своя план за развитие в Notion с табло Trello! А ако се опитвате да научите как да създадете фирмена уики, Notion също се справя доста добре.
🏆Победител: Като се има предвид ограничената полезност на Almanac за задачи, свързани с документацията, Notion го превъзхожда по тези фактори.
Almanac и Notion в Reddit
Много потребители на Reddit предпочитат Notion заради неговата гъвкавост при управлението на документи и бази данни. Той подобрява производителността чрез опциите за персонализиране на шаблоните и опростява задачите по управлението на проекти.
Моят личен табло показва само задачите, които трябва да бъдат изпълнени днес, категоризирани по проект (или област). Мога да превключа, за да видя времевата линия на останалите задачи в този проект (или област). Използвам този изглед на таблото, за да се подготвя сутрин, да сортирам задачите през деня и след това да приключвам и коригирам датите според нуждите, когато завършвам работата.
Моят личен табло показва само задачите, които трябва да бъдат изпълнени днес, категоризирани по проект (или област). Мога да превключа, за да видя времевата линия на останалите задачи в този проект (или област). Използвам този изглед на таблото, за да се подготвя сутрин, да сортирам задачите през деня и след това да приключвам и коригирам датите според нуждите, когато завършвам работата.
Колкото и привлекателен да става Notion, много потребители на Almanac все още обичат „Git-подобното версиониране“ на инструмента. Фокусът на инструмента върху документацията позволява на потребителите да планират и документират всяка малка подробност от проекта.
Almanac има някои сходства с GitHub по отношение на контрола на клоновете – което може да бъде много полезно, но ме притеснява кривата на обучение за този начин на работа, когато трябва да привлека хора, които не са свикнали с процеса на планиране и документиране.
Almanac има някои сходства с GitHub по отношение на контрола на клоновете – което може да бъде много полезно, но ме притеснява кривата на обучение за този начин на работа, когато трябва да привлека хора, които не са свикнали с процеса на планиране и документиране.
Прочетете също: 15-те най-добри алтернативи и конкуренти на Notion през 2024 г.
Запознайте се с ClickUp – най-добрата алтернатива на Almanac и Notion
С прекратяването на Almanac и ограниченията на Notion е важно да потърсите инструменти за управление на цифровото работно пространство, които могат да правят всичко. А ClickUp успява да блесне като платформа, която отговаря на всички ваши нужди за продуктивност.
Инструмент за управление на проекти с богат набор от функции като ClickUp ще ви помогне да придобиете тази мощна комбинация от гъвкавост в управлението, високо ниво на персонализация и над 1000 интеграции.
От съвместна работа по документи до използване на изкуствен интелект за намаляване на ръчната работа, трябва да тествате как този инструмент за документиране на проекти може да ви бъде полезен в работата. Повярвайте ни, той наистина се отличава от другите приложения.
Предимство №1 на ClickUp: Разширено управление на документи
Функциите за създаване на документи на ClickUp Docs са проектирани да променят начина, по който вашите екипи работят съвместно върху цифрови файлове. Включете множество формати на съдържание, свързани със задачи, и превърнете коментарите в практически действия на екипа, като същевременно форматирате документите си с таблици, заглавия, индекси и др.
Още по-добре, можете да създавате вложени страници и подстраници в документите, за да отразите намеренията за контрол на версиите. Вашите екипи могат също да редактират тези документи едновременно на различни платформи и да работят с разширени функции за коментиране на конкретни раздели.
Предимство № 2 на ClickUp: функции, базирани на изкуствен интелект
ClickUp Brain предлага незабавни отговори на спонтанни въпроси, свързани с документи и проекти, които се записват. Освен това, напомнянията, задвижвани от изкуствен интелект, поддържат проекта ви в правилната посока, без да се налага ежедневна ръчна намеса.
Не забравяйте, че AI писателят действа като машина за създаване на съдържание, която ви помага да генерирате отчети, имейли и дори вътрешни бюлетини за секунди.
Предимство № 3 на ClickUp: Изчерпателен шаблон за Wiki
Най-важното е, че Wiki Template на ClickUp предоставя на вашите екипи едно място, където да събират данни за проектите от вътрешни и външни източници. Този централен център за данни позволява на всички отдели да имат достъп до информация при поискване, което елиминира необходимостта от отнемащи време разговори за намиране на подходящите документи.
Настройте го според желания стил на брандиране, определете собственици и сътрудници за всеки файл и създайте цялостен списък с процедури (SOP) – всичко това в ClickUp.
Архив с шаблони: Разгледайте и тези страхотни Wiki шаблони за повече формати, които отговарят на вашите нужди.
Кой е по-добър за управление на работната среда – Almanac, Notion или ClickUp?
Almanac може би дълго време е доминирал в областта на управлението на документи. Но тъй като той се закрива, все повече погледи се насочват към Notion и ClickUp.
Честно казано, когато става въпрос за производителност в жестоко конкурентен пазар, вашите екипи не могат да си позволят компромиси.
Лесните за използване функции и постоянните ъпгрейди на ClickUp дават възможност на организациите да внедрят многофункционален инструмент. И, по наше мнение, това е най-добрият избор за всички ваши нужди.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес и вижте дали сте съгласни!