Вследствие на „Голямото напускане“, при което много служители напуснаха или планираха да напуснат, за да потърсят нова работа, мениджърите по човешки ресурси и организационните лидери се питат защо. Флуктуацията на персонала е скъпа, което прави дейностите за задържане на служителите още по-важни.
Интервютата за задържане са най-лесните и бързи за прилагане от различните стратегии за задържане, като обратна връзка от служителите, дейности за ангажираност и програми за лоялност.
Мениджърите инвестират повече време в разбирането защо служителите избират да останат, какво ги кара да се чувстват привързани към работното си място, и използват тази информация, за да въведат по-проактивни практики.
Доклад на Non-Profit HR установи, че използването на интервюта за задържане на служителите е нараснало от 33% през 2022 г. до 46% през 2023 г., което е доказателство за тяхната ефективност при намаляване на текучеството на персонала.
Интервюто за задържане предоставя ценна информация за ангажираността на екипа, удовлетвореността на служителите и задържането им и позволява на мениджърите да се ангажират отново с ценни служители, за да предотвратят напускането на таланти от вашата организация.
Ако искате да проведете ефективни интервюта за задържане на служителите, продължете да четете.
Какво е интервю за задържане?
Интервютата за задържане, наричани още разговори за задържане, са срещи между мениджъри и служители, на които се обсъжда защо им харесва да работят във вашата компания и какво биха променили в бизнеса, екипа или настоящата си роля.
Тези разговори могат да се използват за оценка на риска от напускане на служителя, за да се предвидят нуждите от наемане на нови кадри.
Организациите провеждат интервюта за задържане на служителите, за да разкрият и отстранят проблемите и предизвикателствата, които съществуват или предстоят. Тази информация се използва за отстраняване на основната причина за недоволството на служителите, преди те да започнат да търсят нова работа.
Значението на интервюто за задържане днес
Има няколко причини, поради които хората напускат работата си; някои от тях са преосмислени по време на пандемията, а други произтичат от конкретни условия на работа в настоящето. Основните фактори, които водят до текучество в днешно време, са:
- Липсата на кариерно развитие и разочарованието от собствената роля
- Пандемията накара хората да се замислят и да преоценят своите цели и това, което прави работата им значима.
- Желанието за по-голяма гъвкавост по отношение на дистанционната/хибридната работа
- Проблеми след пандемията, като нарастващите разходи за грижи за децата и загубената лоялност към работодателя вследствие на масовите съкращения.
Ето някои от нещата, които можете да научите от членовете на екипа си, когато провеждате интервюта за задържане на служителите, за да подобрите тяхното преживяване и работната култура.
Целта и значението на интервюто за задържане
Интервютата за задържане имат за цел да задават въпроси, които отговарят на това, което бихте научили от интервютата за напускане. Можете да ги включите в съществуващите си индивидуални срещи или да ги провеждате ежемесечно, ако нямате редовни срещи за проверка (макар че, защо да не ги имате?).
Разглежда въпроса за задържането на служителите
Основната цел на интервютата за задържане е да разберете какво мотивира настоящите ви служители да останат в компанията и да идентифицирате какво би могло да ги накара да напуснат. Възможни отговори за последното могат да бъдат липса на признание, изчерпване или ограничени възможности за кариерно развитие и растеж.
Разгледайте тези въпроси навреме, за да подобрите удовлетворението и да предотвратите напускането на най-добрите служители. Според научно проучване, положителната работна среда подобрява нивото на ангажираност, производителността и мотивацията за постижения на служителите.
Влияе върху удовлетвореността от работата и мотивацията
Интервютата за задържане са нещо повече от просто събиране на информация. На служителите се показва, че техните критики, притеснения и обратна връзка се ценят и се вземат под внимание. Когато почувстват, че са чути, те са по-щастливи от работата си и по-мотивирани да се представят добре.
Освен това, интервютата за задържане позволяват на мениджърите да идентифицират най-добрите служители, които не са достатъчно предизвикани или оценени. Това отваря вратата за дискусии относно възможностите за кариерно развитие и помага за задържането на най-добре представящите се служители.
Например, въпреки че имате програма за награждаване на служителите, екипът по човешки ресурси не разполага с подходящите инструменти за измерване и оценяване на представянето на служителите, което води до недоволство сред екипа. Интервютата за задържане могат да ви помогнат да откриете този проблем и да разберете какво се крие зад него.
Предотвратява текучеството на персонала
Благодарение на активния си характер, програмата за интервюта за задържане може да помогне за намаляване на текучеството на персонала. Тя помага за идентифициране на вероятни проблеми, които могат да бъдат решени, преди да се превърнат в сериозни проблеми.
Ключът към едно ефективно интервю за задържане е да задавате конкретни въпроси, които да ви помогнат да извлечете максимална полза от интервюто.
Ключови въпроси, които да зададете по време на интервю за задържане
В идеалния случай задавайте въпроси, които карат служителите ви да говорят и да дават честна обратна връзка.
Въпроси за кариерното развитие
- Какво научавате тук?
- Какви нови умения искате да развиете?
- Какво харесвате в програмите за обучение, предлагани от компанията?
- Какво може да се подобри по отношение на възможностите за развитие?
- Опишете идеалната си работа.
- Какво ви харесваше най-много в предишната ви работа, което вече не можете да правите тук?
- Кои аспекти от предишната ви работа харесвахте, които сега липсват?
- Какви са вашите краткосрочни и дългосрочни кариерни цели? Как можем да ви помогнем да ги постигнете?
- Има ли допълнителни отговорности, които бихте искали да поемете в рамките на вашата длъжност?
- Има ли някакви допълнителни ползи, които считате за ценни в настоящата си длъжност, които ние не предлагаме?
Въпроси за лидерството и управлението
- Как мога да направя вашия трудов опит по-приятен?
- Какви промени биха направили работата ви по-удовлетворяваща за вас?
- Как можем да ви подкрепим по-добре в работата ви?
- Какъв вид признание ви мотивира най-много?
Въпроси за културата на работното място
- Какво ви мотивира да работите тук?
- Как се чувствате по отношение на начина, по който признаваме постиженията на служителите?
- Смятате ли, че имате добър баланс между работата и личния живот? Ако не, как можем да го подобрим?
- Опишете корпоративната култура. Какво харесвате и какво не харесвате в нея?
Въпроси за общата удовлетвореност
- Какво ви радва най-много, когато идвате на работа всеки ден?
- Мислили ли сте някога да напуснете компанията? Ако да, защо?
- Какво очаквате с нетърпение всеки ден на работа?
- Кои аспекти от ежедневната ви работа намирате за разочароващи?
- Можете ли да опишете един от последните си работни дни, който ви е причинил стрес или тревога?
- Разкажете ми за скорошно положително преживяване на работното място.
- Какви мисли заемат ума ви по време на пътуването ви до работа?
- Какво ви минава през ума, докато се прибирате от работа?
- Използват ли се напълно вашите умения и опит?
- Кои конкретни задачи ви харесват? Какво бихте искали да промените в работата си?
- Как бихте описали отношенията си с прекия си ръководител?
- Смятате ли, че имате здравословен баланс между работата и личния живот? Обяснете отговора си.
- Чувствате ли се оценени за приноса си в работата? Защо да или защо не?
- Какво ви кара да се чувствате най-продуктивни и успешни на работа?
- Има ли някакви скорошни ситуации, които са ви накарали да помислите за напускане на компанията?
Тези отговори могат да ви помогнат да направите отделните служители щастливи, например като им възлагате проекти в областите, които ги интересуват. Някои от тях ще ви позволят да подобрите настоящото преживяване на служителите, например като осигурите допълнителен персонал за по-добър баланс между работата и личния живот за всички.
Редовните последващи въпроси могат да ви помогнат да прецените морала, да установите доверие и да идентифицирате области за подобрение, ангажираност и задържане.
💡Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Brain, вграден AI асистент, като партньор за мозъчна атака, за да генерирате тези въпроси. След срещата ClickUp Brain също обобщава ключовите точки, спестявайки ви тежкия труд по писането на дълги бележки от срещата. Ако желаете, можете да ги превърнете в задачи в ClickUp, които да възложите на съответните заинтересовани страни.
Използвайте безплатните HR шаблони на ClickUp, за да създадете набор от инструкции на средно и високо ниво, които документират конкретни задачи, въпроси и процеси, които трябва да се следват по време и след интервюто за задържане.
Как да подготвите и проведете интервюта за задържане на служителите
Разбира се, отделът по човешки ресурси може да проведе тези разговори. Те обаче са по-ефективни, когато се водят от мениджъра на служителя или от мениджър на по-високо ниво, на когото служителят има доверие, тъй като тогава служителят може да бъде по-открит в обратната си връзка.
Планирайте го предварително
- Изберете подходящ момент: Не планирайте интервюта за оставане веднага след като човекът започне нова длъжност или по време на оценка на представянето. Изберете момент, в който служителят се е настанил и може да даде обмислена обратна връзка.
- Дайте им време да се подготвят: Информирайте служителите за интервюто за оставане поне една седмица предварително. Това ще им даде време да съберат мислите си и да подготвят въпросите, които биха могли да имат.
- Предлагайте гъвкавост: Бъдете гъвкави при планирането на графика. Помислете за предоставяне на алтернативи за ранни сутрешни, късни следобедни или дори виртуални срещи, за да се съобразите с графиците на служителите.
Споделяне на целта и очакванията от срещата
- Определете ясни очаквания: Обяснете причината за интервюто за оставане. Позволете на служителите да разберат, че това е възможност да говорят за работата си, за това, което ги мотивира, и за всяка област, в която могат да се развиват.
- Фокусирайте се върху отворения разговор: Подчертайте, че комуникацията е изключителна и че искрените им коментари се ценят.
- Подгответе план: Направете прост план на темите, които трябва да обхванете. Той може да включва техния опит в ролята им, мнението им за гъвкавостта на работното място, възможностите за професионално усъвършенстване и баланса между работата и личния живот.
- Насърчавайте въпросите: Дайте им да разберат, че това е двустранен разговор, и ги насърчавайте да задават въпроси за кариерното си развитие или за нещата, които ги притесняват.
Разбиране на важността на искрената обратна връзка от служителите
- Активното слушане е от основно значение: Уверете се, че не диктувате разговора. За да разберете „защо“ зад отговорите им, мълчете и слушайте, след като сте задали въпроса. Вашите служители трябва да говорят по-голямата част от времето.
- Покажете признателност: Благодарете им за отделеното време и честните коментари. Покажете им, че мнението им е важно и че техните предложения ще бъдат използвани при вземането на решения и за подобряване на работната среда.
- Вземете бележки: Запишете ключовите моменти по време на интервюто, включително мотиваторите, възраженията и притесненията на служителите. Ако имате съгласието на служителя, запишете разговора, за да прегледате отговорите, ако е необходимо.
- Допълнителни въпроси: След интервюто, продължете разговора с тях. Направете кратко резюме на ключовите фактори, които сте обсъдили, и на следващите стъпки, които планирате да предприемете въз основа на обратната връзка, която сте получили.
💡Съвет от професионалист: Вместо да използвате няколко инструмента за управление на интервютата за задържане, използвайте платформата за управление на човешките ресурси на ClickUp като централен хъб за информация за служителите между мениджърите и пряко подчинените им.
Софтуерът за управление на служителите ви позволява да проследявате отговорите на въпросите от интервюто, за да получите ценна информация и да вземете по-интелигентни решения.
Прочетете още: AI инструменти за вземане на решения
Най-добри практики и съвети за ефективни интервюта за задържане
Не забравяйте, че едно добро интервю за оставане е разговор, а не разпит. Ето няколко съвета за провеждането на успешно интервю за оставане, което ще накара вашите служители да се почувстват чути и ценени.
Значението на двустранната комуникация
Интервютата за задържане не са оценки на представянето. Целта е да се проведе разговор, в който служителят да се чувства комфортно да обсъди своите притеснения.
Специалистите по човешки ресурси и мениджърите трябва да изслушват служителите, да им обръщат цялото си внимание и да избягват прекъсвания. Те трябва също така да насърчават откровените и честни коментари, като подчертават, че няма грешни отговори.
Ето няколко начина да насърчите двустранната комуникация:
- Започнете с поощрение: признайте приноса на служителя и му благодарете за упоритата работа.
- Задавайте отворени въпроси: Въпросите, които изискват повече от отговор „да“ или „не“, насърчават подробни отговори.
- Използвайте отразяващо слушане: Обръщайте внимание на вербалните и невербалните сигнали и езика на тялото на говорещия, за да различите неизразените емоции.
- Бъдете присъстващи: Отстранете разсейващите фактори като телефони и се концентрирайте върху разговора.
Това гарантира структуриран разговор, като същевременно позволява индивидуални отговори.
Също така, обмислете използването на шаблони за интервюта, за да структурирате интервютата си и да имате последователна рамка за задаване на въпроси и записване на отговорите.
Изберете удобно място
Мястото, на което се провежда интервюто за задържане, може да окаже значително влияние върху неговия успех. Изберете тихо, лично пространство, където няма да ви прекъсват. Това може да бъде празна конферентна зала, специално предназначено място за интервюта или дори тихо кътче в кафене (с разрешението на служителя).
Най-важният фактор е ангажираността на служителите – служителят да се чувства комфортно и спокойно. Избягвайте да провеждате интервюта за оставане на работното място, тъй като това може да ги постави в „работен“ режим и да попречи на отворения разговор.
Отделете достатъчно време и отделете толкова, колкото ви е необходимо.
Интервютата за задържане не трябва да се провеждат набързо. Отделете достатъчно време в календара си за разговора, без да се чувствате принудени да приключите по-рано. В идеалния случай се стремете към 45 минути до един час. Това дава на служителите достатъчно време да споделят свободно своите мисли и притеснения.
Бъдете гъвкави с отреденото време. Ако разговорът протича естествено и служителят има още какво да добави, не го прекъсвайте бързо. Целта е да съберете ценна обратна връзка, което понякога отнема повече време от очакваното.
Приоритизиране на обратната връзка от служителите и искреност в процеса
В основата на успешните интервюта за задържане на служителите е да се даде приоритет на обратната връзка от служителите и да се покаже искрен интерес към тяхното благополучие. Служителите могат бързо да преценят дали интервюто за задържане е било само формалност.
Ето няколко метода, с които да покажете искреността си:
- Изразете благодарност за отделеното време и коментарите им.
- Обръщайте внимание на това, което казват, и практикувайте активно слушане.
- Водете подробни бележки по време на интервюто.
- След интервюто направете обобщение на ключовите точки, които са били споменати, и на планираните действия.
💡Съвет от професионалист: Използвайте шаблона за интервюта на ClickUp, за да проектирате, тествате и оптимизирате процеса на интервюто за задържане. Той осигурява структура и последователност за стандартизиране на процеса, позволява ви да сравнявате обратната връзка и събира данни в организиран формат за по-нататъшен анализ.
Резюме: Как да проведете ефективно интервю за задържане:
- Насрочете го предварително, за да имат време да се подготвят.
- Определете очакванията относно целта
- Изберете удобно и тихо място
- Водете откровен разговор и насърчавайте задаването на въпроси.
- Практикувайте двустранна комуникация
- Обръщайте внимание на невербалните сигнали
- Водете бележки и задавайте последващи въпроси.
- Покажете признателност за обратната връзка, която получавате от тях.
Използвайте интервюта за задържане, за да запазите най-добрите си служители
Вместо да се фокусирате върху това, което вашите служители могат да направят за вашата организация, разберете какво те очакват от вас. Провеждайте интервюта за задържане на служителите, за да насърчите тяхното развитие, да им помогнете да постигнат мечтите си и да повишите лоялността и задържането на служителите.
Не чакайте те да обмислят напускане, преди да предприемете действия.
Готови ли сте да оптимизирате задачите си в областта на човешките ресурси и да освободите време за интервюта за задържане? Регистрирайте се безплатно в ClickUp.
Често задавани въпроси (FAQ)
Как се наричат интервютата за задържане?
Интервютата за задържане се наричат още разговори за задържане. Някои организации може да ги наричат интервюта за задържане на служители или разговори със заинтересовани страни. Въпреки това, всички тези термини описват една и съща основна концепция: активни разговори, за да се разбере защо служителите са доволни и какво може да ги накара да обмислят напускане.
Как да се справите отлично с интервюто за задържане?
Когато провеждате интервю за оставане като специалист по човешки ресурси, задавайте ясни въпроси, слушайте активно, без да съдите, записвайте важната информация и насочвайте разговора в желаната от вас посока въз основа на отговорите на служителя на вашите въпроси.
Ето как да проведете успешно интервю за задържане на служителите:
- Подготовка: Прегледайте досието на служителя и проектите му според въпросите.
- Обстановка: Изберете уютно и уединено място, където е малко вероятно да бъдете прекъсвани.
- Въпроси: Фокусирайте се върху проблемите, удовлетворението от работата, възможностите за развитие и областите, които се нуждаят от подобрение.
- Слушайте: Слушайте внимателно вербалните и невербалните сигнали.
- Действие: Благодарете на служителите за обратната връзка и проследете конкретните им загрижености.
Интервюто за задържане на служителите същото ли е като оценката на представянето?
Не, интервютата за задържане и оценките на представянето служат за различни цели. Интервютата за задържане се фокусират върху чувствата на служителите и върху това, което компанията може да направи, за да подобри тяхното преживяване. Интервютата за представяне разглеждат миналите резултати на служителя и поставят бъдещи цели.
Интервютата за оставане същите ли са като интервютата за напускане?
Не, интервютата за задържане са проактивни и имат за цел да предотвратят напусканията, докато интервютата при напускане са реактивни, провеждат се, когато служителите напускат, и целят да се извлекат поуки от тях, за да се подобри работата в бъдеще. В идеалния случай компанията би използвала както интервю за задържане, така и интервю при напускане, за да получи цялостна представа за настроенията на служителите.