Като проектен мениджър, как да разберете дали напредвате според плана? Първо, като сравните напредъка с плана, и второ, като сравните плана с еталоните. S-кривата е прост, ефективен и визуален начин да постигнете и двете.
Нека влезем в подробности!
Какво е S-кривата в управлението на проекти?
S-кривата, както подсказва името, е математическа графика с форма на буквата S, която изобразява кумулативни точки от данни по ос X и Y.
Например, ако нанесете на X ос кумулативното време за проекта (дневно/седмично/месечно), а на Y ос кумулативните задачи, които сте изпълнили, ще получите графика, която прилича на буквата S.
S-кривата има две точки на пречупване. Растежът на един проект обикновено е бавен в началните етапи, защото екипите се приспособяват към индустрията или се запознават с изискванията.
Тези начални трудности се разрешават в първата точка на прелом и проектът се ускорява, създавайки възходяща крива. Във втората точка на прелом проектът достига зрялост и напредъкът се изравнява.
S-кривата не е нещо, което е проектирано или наложено; тя е просто естественото развитие на един проект. Единственото нещо, върху което може би можете да повлияете, е къде се появяват инфлекциите.
Значението на S-кривите за вземането на решения
S-кривата е един от най-простите инструменти, с които разполага проектният мениджър, и предлага огромни предимства. S-кривата представя цялостен поглед върху проекта и се превръща в мощна част от процеса на вземане на решения. Ето как.
Проследявайте напредъка с S-криви
В началото на проекта всички мениджъри правят прогнози за това колко време ще отнеме проектът, колко хора ще са необходими, какви други ресурси ще са необходими, колко ще струва и т.н.
Най-често S-кривата се използва за съпоставяне на тези прогнози с текущия напредък, като служи като отличен отчет за състоянието на проекта. Проектните мениджъри могат да визуализират отклоненията, като наложат графиката на текущото изпълнение върху кривата на прогнозата.
Ако вземем за пример S-кривата на Националния газопровод по-горе, оранжевата линия е прогнозата, а синята линия е напредъкът. Ще видите, че от 1870 до 1985 г. резултатите надхвърлят прогнозите.
За проектния мениджър това може да е добър знак, като се имат предвид свързаните разходи и последствия.
Прогнозиране на нуждите на проекта
S-кривата е и чудесен начин да се прогнозира кога проектът ще се нуждае от максимални ресурси или инвестиции. Например, в проект за разработване на софтуерен продукт, етапът на минимално жизнеспособния продукт (MVP) няма да се нуждае от толкова много ресурси, колкото когато клиентът приеме MVP и поръча продукта.
Чрез начертаване на точката на пречупване (приемане на MVP), проектните мениджъри могат да предвидят кога ще са необходими допълнителни членове на екипа. Те могат също да предвидят необходимата гъвкавост в системата през целия жизнен цикъл на проекта, което помага за създаването на резервни планове.
Планиране на сценарии
Чрез промяна на входните данни на S-кривата можете да планирате потенциални сценарии. Например, можете да видите дали разходите намаляват, когато удължите срока на проекта. Или можете да увеличите размера на екипа по проекта, за да преместите първата точка на пречупване наляво.
По този начин можете да планирате и визуализирате различни възможности и да предвидите разумно резултатите.
Управление на паричния поток
Всеки мениджър се стреми да завърши проекта в рамките на отпуснатия му бюджет. Въпреки това, почти 60% от организациите надхвърлят бюджетите си. Това се случва постепенно и с малки стъпки, без да се забелязва.
S-кривата може да предотврати това. Проектните мениджъри могат да правят прогнози за паричния поток, като наслагват планираните разходи върху S-кривата с графика за освобождаване на средствата (който ще се намира във вашия шаблон за бюджета на проекта).
Ако надхвърлят бюджета, могат да предоговорят бюджета или да намалят обхвата. Ако са под бюджета, могат да добавят ресурси или да покажат икономии.
Видове S-криви
Макар S-кривата да е общ термин, обхващащ няколко графики с формата на буквата, не всички те са еднакви. Няколко вида S-криви служат за различни цели и се предлагат от различни инструменти за визуализация на данни. Ето най-често срещаните от тях.
Базова S-крива
Това е планът/прогнозата, изготвен от проектния мениджър в самото начало. Обикновено този график на проекта очертава усилията, разходите и последователността на работата, която трябва да бъде изпълнена.
Тя определя базовата линия за цялата предстояща работа, откъдето идва и нейното име. Макар че обикновено не се променя, понякога неизбежни промени в обхвата или графика могат да накарат мениджърите да променят и базовата S-крива.
Целева S-крива
Тя се използва за проследяване на напредъка на проекта в реално време. Тя отразява различните елементи на проекта въз основа на реални данни, често в реално време. Ако целевата S-крива се пресича с базовата S-крива, проектът ви е в добро състояние, т.е. напредва според плана.
Всякакви отклонения може да наложат интервенции, като например разпределяне на повече ресурси или добавяне на инвестиции.
Бананова крива
Банановата крива е нанасянето на две S-криви на една и съща графика. Например, при планирането на проект можете да вземете предвид ранните и късните дати за начало/край и да ги нанесете на графика.
Пресичащите се S-криви ще придобият формата на банан, показвайки ви критичния път и колко свободно време имате.
Примери за използване на S-кривата
Макар че можете да създадете S-криви за всеки два свързани параметра, ето тези, които проектните мениджъри намират за най-полезни.
- S-крива на разходите спрямо времето: Отразява времето по хоризонталната ос и разходите за изпълнение на проекта по вертикалната ос. Тази S-крива помага да се проследяват разходите през целия жизнен цикъл на проекта.
- S-крива на продажбите/приходите спрямо времето: Отразява прогнозните данни за продажбите във времето. Тази S-крива помага да се определи прагът на рентабилност и потенциалната възвръщаемост на инвестициите.
- Работни часове срещу време S-крива: Отразява времето, необходимо за завършване на проекта в различните фази. Тази S-крива помага при оценката и разпределението на ресурсите.
Макар S-кривите да са гъвкави и полезни в различни сценарии, те имат и свои ограничения.
Ограничения на S-кривите
Самата форма на S-кривата не е най-показателна, освен че тя е израз на факта как една ситуация се развива естествено. Като цяло, повечето точки от данните вероятно ще имат S-форма, когато бъдат нанесени на графиката.
По-нататък, S-кривата не предлага какви действия трябва да се предприемат освен това, което могат да направят допълнителните средства или ресурси. Това ограничава творческото решаване на проблеми.
S-кривата не отчита непредвидени обстоятелства или външни фактори, като пандемия или пускането на подобен продукт от конкурент. Тя е графично представяне на събитията, когато всичко остава непроменено.
Тя също така не отразява динамичната еволюция на пазара. S-кривата може да бъде ограничена до вземането на решения за конкуренция на постоянно развиващия се пазар.
Тези ограничения са подобни на тези на всеки инструмент или рамка, създадени за конкретна цел. В зависимост от това за какво я използвате, S-кривата може да бъде изключително полезна. Ето как.
Как да създадете S-крива
За да създадете S-крива, всичко, от което се нуждаете, са данни. След като разполагате с данни, можете да създадете S-крива във всяка електронна таблица или софтуер за мисловно картографиране.
1. Съберете данните си
За основните S-криви в управлението на проекти са ви необходими данни за отнетото време, свързаните разходи, необходимите ресурси, възможностите за приходи и т.н. Съберете всички тях в стандартна скала.
Ако изберете S-крива „време срещу x“, може да искате да включите и важни етапи. Например, ако става въпрос за проект за разработване на софтуерен продукт, важните етапи биха били прототип, тестване от потребители, пускане на MVP, пускане на бета версия и т.н. Картографирането им помага да се съпоставят естествените точки на пречупване с важните етапи на проекта ви. Ако вече използвате софтуер за визуално управление на проекти като ClickUp, вероятно сте събрали тези данни с течение на времето.
2. Изберете необходимите данни
Докато управлявате проектите си в ClickUp, вероятно разполагате с голямо разнообразие от информация:
- Задачи
- Важни етапи
- Графици
- Приоритети
- Крайни срокове и действителни дати на доставка
- Оценки на времето и отчетено действително време
- Работна натовареност за всеки член на екипа
Изберете данните, от които се нуждаете, в зависимост от анализа, който искате да направите. Това могат да бъдат кумулативни данни в реално време. ClickUp Whiteboard е чудесен начин да визуализирате работните процеси, да комбинирате всички тези елементи и да ги видите на едно място.
3. Начертайте вашата S-крива
След като сте избрали двете точки, с които искате да начертаете S-кривата, сте готови да ги нанесете на графиката! Например, ако искате да създадете диаграма на изразходването, таблото на ClickUp ви позволява да ги създадете автоматично.
Диаграмата на кумулативния поток може да ви помогне да следите действителния напредък на проекта си в сравнение с очаквания напредък на S-кривата. С напредването на проекта можете да създавате джаджи за всякакви данни, от които се нуждаете. Можете дори да персонализирате източника на данни за подробни отчети, за да измервате напредъка.
4. Предприемете действия с вашата S-крива
След като графиката ви е готова, използвайте бялата дъска на ClickUp като работно пространство, за да разберете информацията. Добавете фигури, диаграми, схеми и други визуални елементи към S-кривата си, за да представите цялостния контекст.
Отворете ClickUp Mind Maps, за да разберете връзките между елементите, задачите и проектите. Можете също да използвате нашите шаблони за диаграми на потока от данни, за да визуализирате как вашите решения по всеки параметър могат да повлияят на другите.
Оптимизирайте работните процеси и вземайте по-добри решения въз основа на наличните графики и диаграми, базирани на данни.
Изкачете S-кривата с ClickUp
Успехът на един проектен мениджър се определя от изпълнението „в срок и в рамките на бюджета“. Най-голямото предизвикателство, пред което са изправени проектните мениджъри при постигането на тази цел, е липсата на видимост. Често те са прекалено фокусирани върху дърветата, че пропускат гората, дори и неволно.
Инструментът за управление на проекти на ClickUp е проектиран да предотврати това. С ClickUp можете да влезете в подробности за всеки аспект на проекта, като задачи, подзадачи, списъци за проверка и т.н.
Можете също така лесно да намалите мащаба и да видите по-голямата картина на таблото си всеки ден, актуализирано в реално време.
S-кривата е просто една от десетките диаграми и графики, до които имате достъп в ClickUp. Kanban табла, времеви линии, таблични изгледи, цели, проследяване на времето и десетки външни интеграции ви предоставят всичко необходимо, за да напредвате според плана.