هل لدى شركتك خطة عند وقوع كارثة؟ سواءً كانت كارثة طبيعية أو أزمة علاقات عامة، فإن وجود خطة جاهزة في متناول يدك سيساعدك على الخروج أقوى من أي حالة طارئة. 💪
في حين أن القليل من الشركات يمكنها التنبؤ بكارثة كبيرة مثل الجائحة، إلا أن الشركات التي لديها إجراءات تعافي جاهزة يمكن أن تكون في وضع أفضل للتصرف بشكل أسرع في المستقبل. عندما تستثمر في خطة استمرارية الأعمال (BCP)، يمكنك الحفاظ على سلامة فريقك وتجنب تعطل الأعمال وحماية صورة علامتك التجارية.
تغطي خطة استمرارية الأعمال جميع حالات الطوارئ المحتملة التي يمكن أن تؤثر على عملك. ولكن إنشاء خطة استمرارية قوية يستغرق وقتاً طويلاً - وتحتاج إلى تركيز طاقتك على جوهر الخطة، وليس على التنسيق.
لحسن الحظ، فإن قوالب خطة استمرارية الأعمال تجعل من السهل عليك أن تقوم بسرعة إنشاء خطط طوارئ التي لا تدخر جهدًا. 🔍
سنشرح في هذا الدليل ما هو قالب خطة الاستمرارية، وسنشرح المكونات الرئيسية لقالب خطة استمرارية الأعمال، وسنشارك أفضل 10 قوالب مجانية لخطة استمرارية الأعمال.
ما هو قالب خطة الاستمرارية؟
قالب خطة الاستمرارية هو مستند منظم يساعد عملك على الاستمرار في العمل حتى أثناء حالات الطوارئ.
يدور نموذج خطة الاستمرارية في جوهره حول التأهب والاستعداد. وسواء كنت تواجه كارثة طبيعية مثل الإعصار أو انقطاعاً من صنع الإنسان بسبب هجوم إلكتروني، فإن نموذج خطة استمرارية الأعمال يمنحك خارطة طريق لتقليل تعطل الأعمال ووقت التوقف عن العمل.
ولا يقتصر ذلك على الشركات الكبيرة فقط. فالشركات الصغيرة أكثر عرضة للكوارث لأن لديها موارد أقل، لذلك من المهم جداً للشركات الصغيرة أن تضع خطة استمرارية.
الجانب السلبي هو أن إنشاء خطة استمرارية الأعمال يستغرق وقتاً وموارد، وهذا هو السبب في أن العديد من الشركات لا تمتلك واحدة. لحسن الحظ، يمكن أن يؤدي اتباع قالب جاهز إلى اختصار ساعات من عملية إنشاء خطة استمرارية الأعمال. كما أنه يساعدك أيضاً على النظر في عدة جوانب للتأهب للكوارث بحيث تقل احتمالية إغفال شيء مهم.
ما هي المكونات الرئيسية لقالب خطة استمرارية الأعمال؟
لكل شركة تعريف مختلف لما يشكل "حالة طوارئ" والخبر السار هو أنك ستظل قادراً على اتباع نفس صيغة إدارة الطوارئ باستخدام القالب الصحيح. يجب أن تتضمن خطة استمرارية الأعمال القوية هذه المكونات كحد أدنى:
- جدول المحتويات: اذكر جميع الأقسام في النموذج - مع روابط الانتقال - لسهولة الوصول إليها
- مقدمة: تقديم الغرض من خطة استمرارية الأعمال ونطاقها. من المهم أيضًا التمييز بين الوقت الذي تحتاج فيه إلى استخدام هذه الخطة والوقت الذي تحتاج فيه إلى الاتصال بخدمات الطوارئ بدلاً من ذلك
- تقييم المخاطر: يجب أن يحدد هذا القسم التهديدات المحتملة التي يمكن أن تؤثر على عملك. ويجب أن يتضمن تحليلاً للأثر على الأعمال لقياس مدى الضرر الذي قد يلحق بشركتك من هذه المخاطر
- استراتيجيات التعافي: بمجرد فهمك للمخاطر المحتملة، يمكنكوضع خطة استراتيجية للتعافي. تحقق مع فريقك القانوني لمعرفة ما إذا كانت هناك متطلبات تنظيمية لهذه الخطوة
- أصحاب المصلحة الأدوار و معلومات الاتصال: اذكر جميع أعضاء الفريق وأرقام هواتفهم للاتصال بهم في حالات الطوارئ. قم بتضمين جهات الاتصال ذات الصلة في الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات وفريق الإدارة. يجب أن تحدد الخطة أيضًا أصحاب المصلحة المسؤولين عن كل جزء من الخطة
- خطة التواصل : حدد كيف ستشارك المعلومات مع الموظفين والإدارة العليا وشركاء العمل والجمهور
10 نماذج مجانية لخطة الاستمرارية ## 10 نماذج مجانية لخطة الاستمرارية
تحافظ خطة استمرارية الأعمال على استمرارية عملك حتى عندما تصبح الأمور صعبة. يستغرق إنشاء خطة وقتاً طويلاً، ولكن باستخدام القالب المناسب، يمكنك تبسيط التنسيق والوصول مباشرةً إلى الأشياء الجيدة. اطلع على هذه النماذج العشرة المجانية لخطة الاستمرارية لتسريع عملية إنشاء خطة الاستمرارية. ⚡
1. قالب خطة استمرارية الأعمال من ClickUp
تأكد من سلاسة العمليات التجارية مع وجود خطة استمرارية استباقية بمساعدة هذا النموذج المفصل
يؤدي تعطل المعدات والأوبئة والكوارث الطبيعية إلى إحداث فوضى في أي عمل تجاري. أنت بحاجة إلى خطة عمل مرنة التي تعمل حتى عندما يحدث الأسوأ. قد يعني ذلك أنك تؤدي وظائف العمل الحرجة فقط، ولكن هذا أفضل من لا شيء، أليس كذلك؟
لا يمكنك التنبؤ بكل كارثة محتملة، ولكن قالب خطة استمرارية الأعمال ClickUp هو ثاني أفضل شيء بعد الكرة البلورية السحرية. 🔮
يتضمن عدة أقسام مفيدة لـ
- تقييم المخاطر
- استراتيجيات الاسترداد
- اختبار العملية ومراجعاتها
يتضمن هذا القالب حتى تصورات وألوان جميلة لجذب انتباهك إلى الأماكن الصحيحة. قم بإنشاء حالات وحقول وطرق عرض مخصصة لجعل القالب خاص بك.
قالب خطة استمرارية الأعمال ClickUp يتكامل أيضًا مع ClickUp الخاص بك أدوات إدارة المشاريع حتى تتمكن من إنشاء المهام وتتبع الوقت وإنشاء التبعيات والمزيد دون مغادرة قالب BCP الخاص بك. 🤩
2. قالب خطة طوارئ ClickUp
استخدم طرق عرض القائمة والمجلس في قالب خطة الطوارئ ClickUp هذا لتتبع المخاطر والإجراءات التي تخطط لاتخاذها بشكل أفضل
تختلف خطة الطوارئ عن خطة الاستمرارية. يحدد هذا النوع من قوالب خطة استمرارية الأعمال المخاطر المحتملة، ويسرد الحلول الممكنة، ويمنح فريقك خطة استراتيجية للاستجابة للاضطرابات الأكثر احتمالاً.
إن نموذج خطة الطوارئ ClickUp للطوارئ يمنح فريقك إطار عمل خبير لـ
- تحليل المخاطر
- تحديد الأهداف والنتائج المرجوة
- إيجاد الموارد والموظفين لتنفيذ خطة الطوارئ
- اختبار جميع السيناريوهات البديلة
إن الشيء الرائع في هذا النموذج هو أنه يوفر عملية لإنشاء خطة طوارئ فريدة من نوعها مصممة خصيصاً للمخاطر التي تهتم بها أكثر من غيرها. كما أنه يحدد مسؤوليات أعضاء الفريق ومهامهم لكل سيناريو، مما يجعل خطواتك التالية واضحة تماماً.
3. قالب مصفوفة الاحتمالات والتأثيرات ClickUp
سواء كنت تعمل على إطلاق منتج أو عملية داخلية، فإن قالب ClickUp هذا سيساعدك على اتخاذ القرار بثقة
لقد رأينا عن كثب مدى سهولة أن تتسبب الجائحة في حدوث اضطرابات هائلة في الأعمال. ولكن هناك بعض الكوارث التي من المرجح أن يكون لها تأثير أكبر (وأقل) على عملك.
على سبيل المثال، إذا كنت في الغرب الأوسط، فعلى الأرجح أن الأعاصير ليست على رادارك. ومع ذلك، إذا كانت سلسلة التوريد الخاصة بك تعتمد على المواد التي يتم جلبها من الساحل، فمن المحتمل أن تهتم كثيراً بالأعاصير. 🌀
إن قالب مصفوفة الاحتمالات والتأثيرات ClickUp يساعدك على فرز المخاطر التي من المرجح أن تعطل أعمالك. كما أنه يصنف هذه المخاطر من حيث الأضرار المحتملة لمساعدتك على تحديد أولويات وقتك ومواردك. بهذه الطريقة، يمكنك الاستعداد لحالات الطوارئ الأكثر ضرراً (والأكثر احتمالاً) أولاً.
هذا النموذج ضروري إذا كان فريقك يعاني في اتخاذ قرارات مدروسة أو تحديد أولويات المهام. حتى أن نموذج خطة استمرارية الأعمال هذا يتضمن تصوراً بسيطاً يمكنك مشاركته مع أعضاء الفريق الآخرين لاتخاذ قرارات جماعية مستنيرة في وقت أقل. 🙌
4. قالب تحليل تأثير الأعمال ClickUp
اربط أنظمتك وعملياتك بتأثيرها على الأعمال باستخدام قالب تحليل تأثير الأعمال ClickUp
يحدد تحليل تأثير الأعمال (BIA) المخاطر المحتملة على شركتك. بمجرد تحديد المخاطر، يقوم BIA بتسجيل جميع خطط العمل التي يمكنك تفعيلها في حالة الطوارئ.
كبداية، قم بتسجيل كل حالة طوارئ محتملة في قالب تتبع المشكلات . من هناك، استخدم نموذج تحليل تأثير الأعمال ClickUp لتوصيل المعايير بسرعة مثل التأثير المالي وسمعة العلامة التجارية وتجربة العملاء والمزيد. ✨
يساعد نموذج خطة الاستمرارية هذا الفرق على الخروج من دورات القلق غير المنتجة من خلال التركيز على تفعيل الخطة. فبدلاً من اتباع حدسك في الأزمات، هذا نموذج على غرار نموذج التقييم يدعم القرارات الهادئة والموضوعية باستخدام بيانات محددة كمياً.
5. قالب مصفوفة أولويات ClickUp السبورة البيضاء
استخدم السبورة البيضاء لمصفوفة الأولويات 2 × 2 لمساعدتك في تنظيم مهامك وفقًا لأهميتها ومستوى أولويتها
بمجرد معرفتك لحالات الطوارئ ذات الأولوية القصوى التي قد تؤثر على عملك، قد تحتاج إلى المساعدة في تحديد أولويات المهام التي يجب معالجتها أولاً. استخدم قالب مصفوفة أولويات ClickUp Whiteboard Matrix Matrix Matrix ذات الأولوية لتوضيح خطط الكوارث والمهام التي يجب عليك تنفيذها أولاً.
يمكنك استخدام هذا القالب أثناء مرحلة التخطيط لإنشاء خطة الاستمرارية أو حتى عند وقوع الكارثة. تعمل مصفوفة الأولويات على وضع فريقك في نفس الصفحة، وتصنيف مدى إلحاح المهام المختلفة، وتصور كل شيء لمجموعتك في رسم بياني جميل. 📊
6. قالب خطة الطوارئ ClickUp
تتبع مسارات الإخلاء وتفاصيل السلامة المهمة الأخرى باستخدام قالب خطة الطوارئ ClickUp
يجب أن يحتوي كل نموذج لخطة استمرارية الأعمال على خطة طوارئ من نوع ما. إن قالب خطة الطوارئ ClickUp مفيد ليس فقط لخطة الاستمرارية الخاصة بك، ولكن أيضًا للافتات الطوارئ في جميع أنحاء المبنى الخاص بك.
لك الحرية في تخصيص الخطة حسب رغبتك، ولكن خارج الصندوق، يتضمن القالب:
- خطط الإخلاء
- طرق الهروب
- نقاط التجمع
- أدوار الموظفين الرئيسيين
- إجراءات خطوة بخطوة لحالات الطوارئ المختلفة
تقوم بعض الشركات بوضع خطة طوارئ واحدة بينما تحتاج شركات أخرى إلى وضع خطط طوارئ متعددة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء خطة طوارئ للحرائق وأخرى منفصلة للأعاصير. 🌪️
ضع في اعتبارك أن القوانين المحلية أو قوانين الولاية أو القوانين الفيدرالية ستطبق على لافتات الطوارئ. تحقق مع فريقك القانوني لضمان عرض هذه العلامات وفقًا لتلك المتطلبات.
7. انقر فوق قالب خطة عمل الطوارئ في مكان العمل
استيفاء متطلبات إدارة السلامة والصحة المهنية مع قالب خطة العمل الطارئة في مكان العمل ClickUp
صُممت بعض نماذج خطط استمرارية الأعمال لحماية العمليات التجارية أو الجمهور، ولكن من المهم أن يكون لديك خطة لحماية موظفيك أيضاً. إن نموذج خطة العمل الطارئة في مكان العمل ClickUp يساعدك على القيام بذلك.
هذه خطة طوارئ أكثر تعمقًا تساعدك على:
- التواصل بسرعة ووضوح مع الموظفين أثناء جميع أنواع حالات الطوارئ
- تحديد من المسؤول عن ماذا في حالات الطوارئ - قبل حدوث حالة الطوارئ بالفعل
- تخزين جميع خطط الطوارئ في مكان واحد آمن
تُعد خطة الطوارئ رائعة لأنها تزود موظفيك بالمهارات والمعرفة المطلوبة للارتقاء إلى مستوى الطوارئ. تطلب بعض شركات التأمين من الشركات أن يكون لدى الشركات خطة طوارئ موثقة، لذلك يمكن أن يساعدك هذا أيضًا في تأمين التغطية. 🌻
يُعد ClickUp حلاً شاملاً لمكان العمل، لذا فإن تخزين خطة العمل في حالات الطوارئ في نفس النظام الأساسي الذي تخزن فيه مهامك ومحادثاتك يجعلها أكثر سهولة لفريق العمل بأكمله.
8. قالب خطة استمرارية الأعمال في Word قالب خطة التعافي من الكوارث
img/
عبر قالب خطة التعافي من الكوارث
هل أنت شركة مايكروسوفت؟ إذًا ستحب نموذج قالب خطة استمرارية الأعمال في Word بواسطة قالب خطة التعافي من الكوارث. إنها نسخة متاحة للعامة من خطة استمرارية الأعمال الخاصة بمعهد ماساتشوستس للتكنولوجيا، لذا يمكنك الوثوق في أنها تغطي جميع القواعد الخاصة بك.
يتضمن نموذج خطة الاستمرارية المجاني هذا أقساماً لـ
- مقدمة
- تصميم الخطة
- تنظيم الاستجابة للكوارث والتعافي منها
- خطة استمرارية الأعمال
- إجراءات إدارة الفريق
- إجراءات التعافي، بما في ذلك قائمة الإشعارات
تتوفر التنزيلات لبرنامجي Word و Adobe PDF، ولكن نص النموذج متاح على الموقع الإلكتروني إذا كنت لا ترغب في تنزيله.
9. قالب خطة استمرارية أعمال الشركات الصغيرة Word من FINRA.org
عبر Finra.org
تنظم هيئة تنظيم الصناعة المالية (FINRA) صناعة الاستثمار. تتمحور الاستثمارات حول إدارة المخاطر، لذا فليس من المستغرب أن تصدر هيئة تنظيم الصناعة المالية (FINRA) نموذج خطة استمرارية أعمال الشركات الصغيرة .
خطة الاستمرارية مطلوبة إذا كنت شركة وساطة صغيرة أو إذا كنت مطالبًا باتباع إرشادات هيئة تنظيم الخدمات المالية (FINRA). فبدلاً من التساؤل عما إذا كنت متوافقاً مع إرشادات هيئة تنظيم الخدمات المالية (FINRA)، اتبع نموذج خطة الاستمرارية لمزيد من راحة البال. 🧘
يتضمن أقساماً لـ
- موظفو الاتصال في حالات الطوارئ
- مواقع المكاتب والمواقع البديلة
- سياسات الشركة
- التقييمات المالية والتشغيلية
- أنظمة المهام الحرجة
- التقارير التنظيمية
- التحديثات والمراجعات السنوية
لا يزال يتعين عليك تصميم القالب وفقاً لاحتياجاتك الفريدة، ولكن القالب سيساعدك على توفير الكثير من الوقت.
10. قالب خطة استمرارية الأعمال في Word من LegalTemplates
عبر LegalTemplates
قالب LegalTemplate's قالب خطة استمرارية الأعمال في Word بدون زخرفة، لكنه يتضمن جميع المعلومات التي تحتاجها لإنشاء خطة استمرارية الأعمال الخاصة بك.
يعجبنا أن الموقع يأخذك بالفعل من خلال عملية منظمة لإنشاء خطة الاستجابة للحوادث (IRP)، وخطة الاستجابة للطوارئ (ERP)، وخطة استمرارية سلسلة التوريد، وأنواع أخرى من خطط الاستمرارية التي قد تحتاجها.
كما يقدم موقع LegalTemplates أيضاً بعض النصائح المفيدة من أجل تتبع أهداف خطة الاستمرارية بمرور الوقت . يقولون أنك بحاجة إلى مراجعة قائمة المراجعة مرتين في السنة، والتدرب على تنفيذ كل شيء مرة واحدة في السنة، وإجراء تجديد رسمي لخطة الاستمرارية الخاصة بك كل عامين.
تحسين العمليات التجارية باستخدام ClickUp
إدارة استمرارية الأعمال أمر لا بد منه للشركات من جميع الأحجام. سواء كانت كارثة طبيعية أو أي حالة طوارئ أخرى، فأنت بحاجة إلى خطة قبل وقت طويل من حدوث الأسوأ.
اعتمد على هذه القائمة من قوالب خطط الاستمرارية المجانية لإنشاء خطة التعافي من الكوارث التي تساعدك على العودة إلى العمليات التجارية العادية بسرعة أكبر. 👔
القوالب مفيدة، ولكن ألن يكون من الأفضل أن تتمكن من تخزين القوالب الخاصة بك إلى جانب المهام والمشاريع والمستندات واللوحات البيضاء وغيرها؟
يجمع ClickUp جميع أعمالك في منصة واحدة من أجل توفير الوقت والتخلص من متاعب تبديل المنصات. شاهد الفرق في ClickUp بنفسك: أنشئ مساحة عمل ClickUp المجانية الآن.