Proje yönetimi, her şey yolunda gibi göründüğünde bile zorlu bir görev olabilir.
Her takım, teslim tarihlerini başarıyla karşılamak ve projelerinin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamak ister. Ancak, en ayrıntılı planla bile, sizi programın gerisinde bırakabilecek beklenmedik sorunlar sıklıkla ortaya çıkar.
İşte burada proje yönetiminde float devreye girer.
Verimliliği artırarak ve öncelik verilecek görevleri belirleyerek, karşılaşabileceğiniz gecikmeleri veya aksaklıkları kolayca halledebilirsiniz. Kısacası, projenizin son teslim tarihine yetişeceğinden emin olabilirsiniz.
Bu makalede, proje yönetimi float'ın tam olarak ne olduğunu, birçok avantajını ve projelerinizi hedefinize ulaştırmak için nasıl kullanabileceğinizi özetleyeceğiz. 🎯
Proje Yönetimi Float Nedir?
"Slack" olarak da bilinen proje yönetimi float, bir projenin son teslim tarihine kadar gecikebileceği süreyi ifade eder. Genellikle bu süre, ilgili görevlerin türüne ve her birinin izin verdiği float süresine bağlıdır.
Ancak, belirli görevler esnekliğe izin vermeyebilir ve bir projenin tamamlanma tarihini doğrudan etkileyebilir. Başka bir görevin tamamlanmadan başlatılamayan görevler, projenin kritik yolu olarak bilinen yere yerleştirilir.
Bir proje tamamlanmadan önce bu görevler belirli bir sırayla tamamlanmalıdır. Kritik yol görevleri, projenin son teslim tarihini doğrudan etkilemeden gecikmelere tahammül edemez.
Bunun bir örneği aşağıdaki resimde görülebilir. Gri renkli dört görev: alçıpan, dolaplar, sıhhi tesisat ve elektrik ve zemin döşeme, göründükleri sırayla tamamlanmalıdır ve gecikme için yer yoktur. Bunlar kritik yoldadır. Listelenen diğer görevler (boyama ve dekorasyon) çok daha esnektir ve farklı zamanlarda tamamlanabilir. Sonuç olarak, bunlar daha yüksek bir float'a sahiptir.
Proje yönetiminde esnekliğin önemi
Proje yöneticileriniz mutlak rock yıldızlarıdır. Çevik ortamlarda birden fazla değişken, takım, görev ve uzaktan çalışan işgücünü aynı anda idare ederler.
Float, proje yöneticilerine gerçek dünyada meydana gelebilecek aksaklıklar ve gecikmeler için biraz nefes alma alanı sağlar. Proje yönetiminde float, proje yöneticilerinin bir projenin mevcut zaman çizelgesini izlemesine ve en kritik görevlere öncelik vermesine yardımcı olur.
Kaynakları daha iyi yönetebilir ve zaman açısından hassas görevlere yeniden tahsis ederek projenin zamanında tamamlanmasını sağlayabilirler.
Proje yönetiminde esnekliğin faydaları
Proje yönetiminde float, işlerinizi ayakta tutmaktan daha fazlasını yapar. Son teslim tarihlerini asla kaçırmamanıza yardımcı olmaktan, takımınızın yapılması gereken işlere odaklanmasını sağlamaya kadar birçok avantaj sunar.
Proje yönetiminize float'u eklemenin en önemli dört avantajına göz atalım.
1. İlerleme izlemeye yardımcı olur
Proje yöneticileri, bir projenin nasıl ilerlediğini doğru bir şekilde izlemek için float'u kullanabilir. Geride kalan görevleri veya herhangi bir gecikmenin doğrudan etkileyeceği görevleri belirleyebilirler. Bu, beklentileri ve son teslim tarihlerini buna göre ayarlamalarına olanak tanır.
2. Verimliliği ve üretkenliği artırır
Float, herhangi bir projenin planlama aşaması için bir yol haritası görevi görür. Proje yöneticileri, zaman açısından en hassas görevlerin planlandığı gibi ilerlemesini sağlamak için herhangi bir gecikmeyi veya eksikliği kullanabilir. Ayrıca, görevlerin sırasını belirlerken herhangi bir gözden kaçırmayı önlemeye yardımcı olur.
3. Öncelik verilmesi gerekenleri belirler
Proje yönetiminde float, önceliklendirme aracı olarak da işlev görür. Zaman esnekliği olan projeler geriye alınabilir, böylece kısa veya float olmayan görevler önce tamamlanabilir. Yöneticiler, ClickUp'ın Sohbet görünümü gibi yerleşik takım iletişim özellikleri veya Microsoft Teams Voice gibi bir platform aracılığıyla bu bilgileri aktarabilir.
4. İşyerinde morali artırır
Hepimiz "Monday" (veya Salı, Çarşamba vb.) sendromunu yaşarız. İş için doğru araçları kullanmak, herkesin moralini yükseltebilir ve iş hayatlarını kolaylaştırabilir. Proje yönetimi float, yöneticilere ve takım üyelerine hangi görevlerin kritik ve kritik olmayan olduğunu daha iyi görünürlük sağlar.
Örneğin, bir proje yöneticisi, projenin zamanında tamamlanmasını sağlamak için kaynakları geciken görevlere yeniden tahsis edebilir. Başka bir örnekte, gecikmelerden etkilenen tüm takımları önceden bilgilendirebilir.
Daha İyi Proje Yönetimi için Doğru Float Türünü Seçme
Proje yönetiminde farklı türde float vardır. Her birinin kendine özgü gücü ve amacı vardır. Bir tanesi, bir takımın bir görev için ne kadar slack'i olduğunu bildirirken, diğeri proje yöneticisini mevcut float süresi hakkında bilgilendirir.
5 farklı türde float
Proje yönetimindeki gecikmeler birkaç kategoriye ayrılır, ancak burada göreceğiniz beş farklı tür vardır:
1. Toplam esneklik
Planlanmış bir görevin, projenin tamamlanma tarihini etkilemeden ertelenebileceği veya uzatılabileceği toplam süre
Nasıl hesaplanır
Toplam Float'ı hesaplamak için, "en erken" tarihini "en geç" tarihinden çıkarmanız gerekir. Bu, başlangıç tarihinden veya bitiş tarihinden olabilir, ancak her ikisi de görevin aynı kronolojik tarafında olmalıdır. Erken ve geç tarihleri karıştırmayın, aksi takdirde ciddi bir sorunla karşılaşabilirsiniz!
Yani seçenekler şunlardır:
Toplam Float = (En Son Başlangıç) - (Erken Başlangıç veya Toplam Float) Toplam Float = (En Son Bitiş) - (Erken Bitiş)
2. Ücretsiz float
Ücretsiz float, hesaplamalar açısından toplam float'a benzer. Aradaki fark, toplam float'un proje tamamlanmasıyla ilgili olması, ücretsiz float'un ise bir görevin, yol üzerindeki sonraki görevi etkilemeden ertelenebileceği süre olmasıdır.
Bir görevin ücretsiz gecikme süresini aşan herhangi bir gecikme veya uzantı, bir sonraki görevin erken başlangıç tarihini doğrudan geciktirir.
Örneğin, iletişim yönetimi yazılımı üzerinde çalışan bir geliştiriciye bakalım. İlgili takım grafik kullanıcı arayüzünü (GUI) tasarlamaya başlamadan önce arka uç kodlaması tamamlanmalıdır.
Nasıl hesaplanır
Ücretsiz Float'ı hesaplamak için, mevcut görevin erken bitiş tarihini alın ve bunu, aşağıdaki bağımlı görevin erken başlangıç tarihinden çıkarın.
Ücretsiz Float = (Bağımlılığın erken başlangıcı) – (Mevcut erken bitişi)
3. Proje float
Bir projenin, müşteri veya müşteri son teslim tarihine geçmeden gecikebileceği veya uzatılabileceği toplam süreye proje gecikmesi denir. İşletmeler için bu, izlenmesi gereken en önemli sayıdır, ancak tüm projeyle ilgili görevleri izlemek için bir platform gösterge paneli kullanılması gerekir.
Müşteri, şartların bir parçası olarak bir zaman kısıtlaması getiriyor olabilir veya son tarih, şirketin kararlaştırdığı tarihtir. Her iki durumda da, sizin gibi işletmeler bir projenin bitiş tarihini kaçırmayı göze alamaz.
Nasıl hesaplanır
Proje Float, toplam float ile aynı şekilde hesaplanır. Şirketler genellikle bu iki terimi birbirinin yerine kullanır, ancak bugün basit bir ayrım yapacağız: Toplam Float tek bir faaliyet veya görevle ilgilidir, proje float ise projenin tamamlanmasıyla ilgilidir.
Proje Float'u hesaplamak için benzer bir süreç izleyeceğiz, ancak önce bir projenin en erken ne zaman bitebileceğini bilmemiz gerekir. Dolayısıyla bu sayı, hem kritik hem de kritik olmayan yolların etkili planlamasına bağlıdır.
Bu sefer, projenin en erken veya planlanan bitiş tarihini alıp, son teslim tarihinden, zorunlu veya commit tarihinden çıkarırız.
Proje Float = (En Son Bitiş) – (En Erken Bitiş)
4. Engelleyici float
Bir görevin, projeye commit edilen son teslim tarihini geçmeden ertelenebileceği süreye Interfering Float denir. Diğer bir deyişle, bu süreyi aşmak projeyi etkiler.
Bir görev geciktiğinde iki şey olabilir. İlk olarak, toplam float'ınızı tüketir, bu da diğer görevlerin zaman esnekliğinin azalması anlamına gelir.
Bu, kritik olmayan ve kritik görevlerin her ikisini de etkiler. Ayrıca, projenizin float'ını tüketerek kalan tüm görevlerin kritik hale gelmesine ve artık ücretsiz float'ları kalmamasına neden olarak bardağı taşıran son damla olabilir.
İkincisi, sonraki kritik bir görevi geciktirebilir. Bu, projenin tamamlanmasının gecikmesine neden olur. Kalan proje float miktarı, projenin hala zamanında tamamlanıp tamamlanamayacağını belirler.
Nasıl hesaplanır
Engelleyici esnekliği hesaplamak için, toplam esnekliği alır ve ücretsiz esnekliği çıkarırız.
Engelleyici Float = (Toplam Float) – (Ücretsiz Float)
5. Bağımsız float
Adından da anlaşılacağı gibi, bağımsız float hem önceki hem de sonraki faaliyetlerle ilgilidir. Bir faaliyetin başlangıç zamanının, sonraki faaliyetlerin en erken başlangıç zamanını etkilemeden ertelenebileceği süre olarak tanımlanır.
Dolayısıyla, bağımsız gecikme, projenin erken bitirme tarihine etkisi olmayan tüm proje görevlerindeki gecikmedir. Bu şekilde, bu gecikme kategorisi tamamen bağımsızdır.
Nasıl hesaplanır
Bağımsız gecikmeyi hesaplamak için, önceki görevlerin geç bitim tarihlerini alır ve sonraki görevlerin erken başlangıç tarihlerini çıkarırız. Ardından, görevin gerçek süresini çıkarırız.
Bağımsız Float = (Sonraki Görevin Erken Başlangıcı) - (Önceki Görevin Geç Bitişi) - (Önceki Görevin Toplam Süresi)
Proje Yönetiminde Float, Takımınızın İş Verimliliğine ve Verimliliğine Nasıl Yardımcı Olur?
Proje yönetiminde float, mühendislik ve kurumsal mikro hizmetler gibi büyük işletmeler ve teknoloji sektörleri için bir yaklaşım gibi görünebilir. Ancak durum böyle değildir.
Proje yönetimi float, küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) ve inşaat gibi sektörler veya hemen hemen her alanda işe yarar. Float, mevcut proje yönetimi stratejilerinizle birlikte kullanılabilecek bir taktiktir. ClickUp gibi iş akışı ve proje yönetimi çözümleriyle kullanımı kolaydır.
Bu, Kanban panoları, Gantt grafikleri, Scrum panoları ve diğer iş akışı yönetimi çözümleri gibi çevik araç ve yöntemlerle iyi çalıştığı anlamına gelir. Proje yönetiminde float kullanmak, proje yöneticilerinize kaynak tahsisi ve önceliklendirme için kolay bir yol haritası sunar.
Bu, bağımlılıklar hesaba katıldığında özellikle geçerlidir. Bağımlılıklar, önceki bir görevin tamamlanmadan tamamlanamayan veya başka bir görev başlatılmadan önce tamamlanması gereken görevlerdir.
ClickUp ile görevler arasında bağlantılar oluşturabilir ve bağımlılıklar ayarlayabilirsiniz, böylece takımınız bir sonraki adımda ne yapılması gerektiğini tam olarak bilir. İşinize entegre etmesi çok kolay bir konsept! Proje yönetiminiz, bir projenin her an ne kadar gecikmesi olduğunu tam olarak bilmenin sakinleştirici etkisini hissedecek. Takımınız da daha kolay işbirliği yaparak gecikmeleri telafi edebilecek ve projenizi zamanında tamamlayabileceksiniz.
Daha İyi Proje Yönetimi için Float'u Kullanın
Kim daha iyi proje yönetimi istemez ki? Bir satın alma projesinde çalışıyor veya bir web sitesi barındırmayı öğreniyor olun, proje float trenine atlayın ve sorunsuz ve istikrarlı bir yolculuğun tadını çıkarın.
Uygulamaya geçtikten sonra, tüm önemli proje kararlarını yönlendiren kendi kendini düzelten bir sisteme sahip olacaksınız. Takım üyeleri, proje Slack'inin yönünü ve şeffaflığını çok sevecekler.
En kötü veya beklenmedik durumlar ortaya çıkarsa, proje yöneticileri kötü haberleri takım üyelerine ve müşterilere mümkün olan en erken zamanda verebilir. Bu sayede hayal kırıklıkları azaltılabilir ve müşteri hizmetleri ve başarı takımlarınız hasar onarımına bir adım önde başlayabilir.
Hemen bir strateji uygulamaya başlayın, farkına bile varmadan siz ve takımınız iş çıkışı birer kök birası içerek bir başka başarılı projenin kutlamasını yapıyor olacaksınız.
Guest Yazar:
Richard Conn, bulut tabanlı çağrı merkezi çözümleri ve ses, video ve sohbet fonksiyonlarına sahip lider bir iletişim platformu olan 8×8'de Talep Oluşturma Kıdemli Direktörüdür.