วิธีที่เราใช้ ClickUp Chat เพื่อแก้ไขปัญหาการสื่อสารที่ซับซ้อนสำหรับทีมระยะไกลของเรา

ทีมส่วนใหญ่ไม่ได้มีปัญหาเรื่องการสื่อสาร

พวกเขามีปัญหา การสื่อสารที่กระจายตัว

อัปเดตอยู่ใน Slack การตัดสินใจอยู่ใน DM ไฟล์อยู่ในอีเมล สถานะอยู่ในหัวของใครสักคน และไม่รู้ทำไม สิ่งเดียวที่คุณ หาไม่เคยเจอ ก็คือข้อความที่คุณต้องการจริงๆ

เกี่ยวกับฉัน: ที่ปรึกษาที่ได้รับการยืนยันจาก ClickUp และผู้เชี่ยวชาญด้านสถาปัตยกรรมโซลูชัน

ผมคือคริสโตเฟอร์ เดย์ ผู้ก่อตั้งและสถาปนิกหลักของUpicent ซึ่งเป็นบริษัทสถาปัตยกรรมโซลูชันที่เชี่ยวชาญในการสร้างพื้นที่ทำงาน ClickUp สำหรับธุรกิจทุกขนาด

ในการสัมมนาผ่านเว็บของชุมชน ClickUp เมื่อเร็วๆ นี้ ฉันได้แบ่งปันวิธีที่ทีมของฉันใช้ ClickUp Chat เพื่อแก้ไขปัญหาการสื่อสารที่มากเกินไป

มุมมองนี้มาจากประสบการณ์หลายปีในการสร้างพื้นที่ทำงานและเทมเพลต ClickUp สำหรับทีมจริง ไม่ใช่แค่ทฤษฎีเท่านั้น ดังนั้นแนวทางของเราในการแชทจึงมีพื้นฐานมาจากการออกแบบเวิร์กโฟลว์

ปัญหา: การสื่อสารที่กระจายตัวไปทั่วเครื่องมือและช่องทางต่างๆ

เช่นเดียวกับหลายทีม หน่วยงานของเราเริ่มต้นจากการใช้ชีวิตอยู่ใน Slack ข้อความ การอัปเดต และการตัดสินใจต่าง ๆ กระจัดกระจายไปตามกระทู้แชท ในขณะที่งานจริง ๆ นั้นกลับอยู่แยกออกไปอีกที่หนึ่ง

นั่นหมายความว่า:

แนวทาง: การย้ายไปสู่แพลตฟอร์มการสื่อสารและการทำงานร่วมกันของทีมแบบรวมศูนย์

เมื่อClickUp Chatเปิดตัว ผมได้ทำการตรวจสอบอย่างละเอียดและเห็นศักยภาพในการรวมการสื่อสารเข้ากับแพลตฟอร์มเดียวกับงาน เอกสาร และเทมเพลตได้อย่างรวดเร็ว เรา ย้ายจาก Slack มาใช้ ClickUp Chat อย่างทันท่วงที—และเราไม่เคยหันกลับไปอีกเลย

หากคุณอยากรู้ นี่คือตัวอย่างสั้น ๆ ของการทำงานของ ClickUp Chat:

ตอนนี้ ชัยชนะที่แท้จริงของเราไม่ได้มาจากการที่เราสามารถ "แชทกันภายใน ClickUp" ได้เท่านั้น ไม่เลย มันมากกว่านั้นมาก

และด้วยClickUp Brain ซึ่งเป็น AI เชิงบริบทของ ClickUp ที่เพิ่มเข้ามาในพื้นที่ทำงานของคุณ พื้นที่ทำงานของคุณจะไม่ใช่แค่ที่เก็บการสื่อสารอีกต่อไป แต่เป็นพื้นที่ที่ AI เข้าใจเนื้อหา สรุปใจความ และช่วยให้ทีมของคุณดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

นั่นคือความแตกต่างระหว่างแอปแชทธรรมดา กับแอปที่ออกแบบมาเพื่อตัดปัญหาการสื่อสารที่มากเกินไปตั้งแต่ต้น

การทำให้ถูกต้อง: เริ่มต้นด้วยสถาปัตยกรรมพื้นที่ทำงาน ไม่ใช่ช่องแชท

สถาปัตยกรรมของพื้นที่ทำงานคือทั้งจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของประสบการณ์ ClickUp ของคุณ

คติประจำใจของฉันเรียบง่าย: สถาปัตยกรรมของพื้นที่ทำงานของคุณควรขับเคลื่อนกลยุทธ์การแชทของคุณ

หากคุณยังไม่ได้เป็นผู้ใช้ ClickUp อย่างเชี่ยวชาญ นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำความเข้าใจเกี่ยวกับสถาปัตยกรรมของ ClickUp (หรือลำดับชั้นของโครงการ):

ทีมส่วนใหญ่ทำตรงกันข้าม พวกเขาเริ่มต้นด้วยการแชทก่อน พวกเขาสร้างรายการช่องที่ยาวเหยียด เช่น #ประกาศ, #ข้อบกพร่อง, #สุ่ม, #คำขอจากลูกค้า...และเพียงหลังจากนั้นจึงพยายามเชื่อมโยงการสนทนาเหล่านั้นกลับไปยังงาน

นั่นคือจุดเริ่มต้นของการขยายตัวของการสื่อสาร

จับคู่ลำดับชั้นโครงการในตัวของ ClickUp กับแชท

ใน ClickUp, ระบบลำดับชั้นและ ClickUp Chat อยู่ร่วมกันในแถบด้านข้างเดียว

ทุกพื้นที่, โฟลเดอร์, และรายการสามารถมีช่องแชทเฉพาะของตัวเองได้

มันอยู่ในสถานะ "ไม่ใช้งาน" โดยค่าเริ่มต้น—จะปรากฏเมื่อคุณต้องการใช้ แต่ทันทีที่คุณคลิก เพิ่มช่องทาง ตำแหน่งนั้นจะกลายเป็นศูนย์กลางของการสนทนาที่มุ่งเน้นและเชื่อมโยงกับงานจริงทันที

นี่คือเหตุผลว่าทำไมสิ่งนี้จึงมีความสำคัญ:

เมื่อคุณสร้างการสนทนาโดยยึดตาม รูปแบบของงาน ทีมงานจะใช้เวลาน้อยลงในการจัดระเบียบข้อความ และใช้เวลาในการขับเคลื่อนโครงการให้ก้าวหน้าได้มากขึ้น

เปลี่ยนสถานที่สำคัญให้เป็นช่องทางที่มุ่งเน้น

ในการสัมมนาผ่านเว็บ เราได้สาธิตสิ่งนี้โดยใช้ พื้นที่ผลิตภัณฑ์ดิจิทัล ในพื้นที่ทำงานของเรา—โดยพื้นฐานแล้วคือสถานที่ที่ทีมสร้างและดูแลเทมเพลต ClickUp ของเรา

โดยปกติแล้ว ทีมจะจัดการเรื่องนี้โดยการสร้างช่อง #product-announcements ที่กว้างใน Slack (หรือเครื่องมือแชทที่พวกเขาใช้) ปัญหาคือช่องนี้อยู่ ห่าง จากงานจริง มันกลายเป็นอีกกระแสของการอัปเดตที่ผู้คนจะอ่านผ่านๆ พลาด หรือลืมที่จะเชื่อมโยงกลับไปยังงานที่ต้องทำ

ดังนั้นแทนที่จะทำเช่นนั้น เราได้ทำสิ่งที่ง่ายขึ้นภายใน ClickUp:

ขณะนี้ ทุกการประกาศเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ดิจิทัลของเราจะปรากฏ ในที่เดียวกับที่งานผลิตภัณฑ์จริงถูกจัดโครงสร้างไว้

ทำให้การเป็นสมาชิกช่องตรงกับผู้ที่สามารถดำเนินการกับข้อความได้

เนื่องจากช่องทางถูกผูกไว้กับตำแหน่ง ผู้ที่สามารถมองเห็นและติดตามช่องทางได้จึงถูกกำหนดไว้แล้วโดยการตั้งค่าการแชร์ของเวิร์กสเปซ เราใช้สิ่งนี้เพื่อให้การสื่อสารทั้ง มีเป้าหมายและค้นหาได้:

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: เมื่อมีคนใหม่เข้าร่วมช่อง อย่าปล่อยให้พวกเขาต้องเลื่อนดูข้อความย้อนหลังเป็นสัปดาห์เพื่อพยายามทำความเข้าใจเรื่องราว ใช้ AI CatchUp ใน ClickUp Chat เพื่อสรุปสิ่งที่พวกเขาพลาดไปอย่างรวดเร็ว—ทั้งการตัดสินใจสำคัญ เรื่องสำคัญที่กำลังดำเนินการ และหัวข้อที่ยังค้างอยู่—เพื่อให้พวกเขาเข้าใจบริบทได้อย่างรวดเร็วและเริ่มมีส่วนร่วมได้ทันทีโดยไม่ต้องส่งข้อความถามทีมซ้ำเพื่อขอสรุป

วิธีรักษาการสนทนาให้เชื่อมโยงกับงานโดยใช้ความสัมพันธ์ของงานใน ClickUp

เราพึ่งพา ความสัมพันธ์ระหว่างงาน เพื่อให้แน่ใจว่าแชทยังคงเชื่อมโยงกับงานที่กำลังพูดถึง

หากคุณเป็นผู้ใช้ใหม่ของ ClickUp นี่คือเวอร์ชันที่ง่าย: ความสัมพันธ์ของงาน คือวิธีเชื่อมโยงสองชิ้นงานเข้าด้วยกันเพื่อให้บริบทยังคงเชื่อมโยงกันอยู่ แทนที่การสนทนาจะอยู่ในเครื่องมือแชทอย่างโดดเดี่ยว ClickUp ช่วยให้คุณเชื่อมโยงการสนทนานั้นกลับไปยังงานที่ได้รับผลกระทบ—ทำให้ข้อความไม่สูญหายเมื่อการสนทนานั้นเงียบหายไป

ในเว็บบินาร์นี้ คุณจะได้เห็นผมเข้าไปใน พื้นที่ทำงานของเวอร์ชันอัลฟา ซึ่งทีมของผมกำลังรวบรวมเทมเพลตขั้นสูงสำหรับตลาดที่กำลังจะเปิดตัวของเรา—ตั้งแต่สภาพแวดล้อม Scrum ที่มีความคล่องตัวพร้อมแผนงานและพิธีการไปจนถึงระบบตั๋วภายในและศูนย์สนับสนุน

เมื่อเพื่อนร่วมทีมบันทึกวิดีโออัปเดตเกี่ยวกับเทมเพลต (เช่น คู่มือเริ่มต้นอย่างละเอียดสำหรับเทมเพลตโครงการ Scrum แบบ Agile) เรา:

นั่นหมายความว่าใครก็ตามที่เปิดงานนี้ในภายหลังจะเห็น:

นี่คือหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการลดการกระจายของระบบสื่อสารในระยะยาว มันเปลี่ยนการแชทจากการสนทนาที่ใช้แล้วทิ้งให้กลายเป็นบริบทที่คงทนซึ่งอยู่กับงาน

วิธีใช้ระบบอัตโนมัติและ AI เพื่อหยุดการพูดซ้ำในแชท ClickUp

มีสองรูปแบบที่โดดเด่น:

เอกสารที่ขับเคลื่อนด้วย AI จากการกล่าวถึง

เราสามารถสร้าง "ทีม AI" ขนาดเล็กหรือกฎที่คอยตรวจสอบเอกสาร AI เฉพาะที่ถูกกล่าวถึงในภารกิจ เมื่อเกิดเหตุการณ์นั้นขึ้น ClickUp จะสร้างเอกสารสรุปสำหรับภารกิจนั้น โดยรวบรวมรายละเอียดสำคัญและกิจกรรมที่เกิดขึ้นจนถึงขณะนี้

นี่มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีงานที่ต้องทำไปมาหลายครั้ง แทนที่จะต้องเลื่อนดูการอัปเดตและความคิดเห็นต่าง ๆ คุณจะได้เอกสารที่สะอาดซึ่งรวบรวมสิ่งที่สำคัญไว้

ตัวแทนระบบนำร่องอัตโนมัติในช่องทาง

ในบางช่องทาง (เช่น ช่องทางเว็บดีเวลลอปเปอร์) เราสามารถเปิดใช้งานตัวแทนอัตโนมัติ (Autopilot Agents) ได้ เมื่อมีข้อความถูกโพสต์ ตัวแทนจะตอบกลับโดยอัตโนมัติ

คำตอบนั้นอาจ:

ดังนั้น ผู้คนจึงได้รับความช่วยเหลือ ในทันที โดยไม่ต้องให้ใครในทีมหยุดสิ่งที่กำลังทำอยู่เพื่อตอบสนอง

วิธีใช้ ClickUp เพื่อแก้ไขปัญหาการสื่อสารที่ซับซ้อนสำหรับทีมระยะไกล: พิธีกรรมบันทึกประจำวัน

หน่วยงานของเราทำงานแบบรีโมทเต็มรูปแบบ โดยมีสมาชิกทีมกระจายอยู่ในหลายเขตเวลา และในสภาพแวดล้อมที่กระจายตัว การสื่อสารที่กระจายตัวจะปรากฏขึ้นอย่างรวดเร็ว เพื่อลดการส่งข้อความไปมาและข้อความ "คุณว่างไหม?" เราจึงสร้าง ระบบบันทึกประจำวัน ใน ClickUp

นี่คือวิธีการทำงาน:

ดังนั้น หากฉันตั้งค่าสถานะเป็น "พัก" เป็นเวลาสามสิบนาที ระบบอัตโนมัติจะโพสต์การอัปเดตที่เป็นมิตรลงในช่อง Daily Logs พร้อมชื่องาน สถานะ และระยะเวลา ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วจะบอกว่า "ฉันกำลังพักอยู่ตอนนี้ กรุณาอย่ารบกวน"

📌 ผลลัพธ์: ทุกคนในทีมสามารถเห็นได้ทันทีว่าใครพร้อมสำหรับการโทรด่วน ใครกำลังทำงานอย่างตั้งใจ และใครออฟไลน์—โดยไม่ต้องส่งการอัปเดตสถานะไปรบกวนช่องสนทนาทั่วไป

ทำไมสิ่งนี้จึงได้ผลดีสำหรับทีมระยะไกล

รูปแบบนี้ช่วยให้ทีมระยะไกลเช่นของเราสามารถ:

เราใช้สถานะเหล่านี้แม้กระทั่งเมื่อกำหนดการติดตามผลในช่องทางอื่น ๆ หากใครอยู่ในช่วงพักหรือไม่อยู่ที่ทำงาน เราสามารถกำหนดเวลาส่งข้อความไว้เมื่อพวกเขากลับมาได้ นี่ช่วยให้การสื่อสารมีความจำเป็นมากกว่าการติดต่ออย่างต่อเนื่อง

จากข้อความกระจัดกระจายสู่ระบบสื่อสารภายในที่ชัดเจน: คัดลอกการตั้งค่าแชท ClickUp นี้

แนวทางของเราต่อ ClickUp Chat ไม่ได้เน้นแค่การเป็น "เครื่องมือสื่อสารอีกตัวหนึ่ง" แต่เป็นการสร้าง ระบบสื่อสารที่มีจุดประสงค์ชัดเจน ซึ่งสะท้อนถึงโครงสร้างการทำงานของเรา และคุณสามารถคัดลอกมันได้เช่นกัน!

แต่อย่ากังวลไป คุณไม่จำเป็นต้องนำทุกแบบมาใช้พร้อมกัน เริ่มต้นด้วยการถามตัวเองว่า:

จากนั้น ให้ทำซ้ำจากจุดนั้น

เริ่มต้นด้วยบัญชี ClickUp ฟรีและเริ่มสร้างได้เลย!

คริสโตเฟอร์เป็นผู้ก่อตั้ง Upficient ซึ่งเป็นผู้ให้บริการโซลูชัน ClickUp อิสระที่รองรับธุรกิจทุกขนาดทั่วโลกด้วยโซลูชัน ClickUp ที่ทรงพลัง พวกเขายังมีตลาดสำหรับเทมเพลต ClickUp ตั้งแต่ระบบปฏิบัติการ OKR และ EOS ไปจนถึงสภาพแวดล้อมโครงการแบบ Agile และศูนย์สนับสนุนภายในองค์กร ซึ่งออกแบบมาสำหรับผู้ใช้ Business Plus และ Enterprise