De flesta team har inga kommunikationsproblem.
De har ett problem med kommunikationskaos.
Uppdateringar finns i Slack. Beslut fattas i direktmeddelanden. Filer finns i e-post. Status finns i någons huvud. Och på något sätt är det enda du alltid inte kan hitta det meddelande du faktiskt behöver.
Team lägger 60 % av sin tid på ”arbete om arbete” – statuskontroller, kontextjakt, verktygsbyte och upprepade uppföljningar. Kommunikationsspridning är hur den siffran tyst blir din norm.
Om mig: Verifierad ClickUp-konsult och expert på lösningsarkitektur
Jag heter Christopher Day och är grundare och chefsarkitekt på Upicent , en byrå som specialiserar sig på att bygga ClickUp-arbetsytor för företag i alla storlekar.
I ett nyligen hållet webinar för ClickUp-communityn berättade jag hur mitt team använder ClickUp Chat för att lösa problemet med spridd kommunikation.
Denna synpunkt bygger på många års erfarenhet av att skapa ClickUp-arbetsytor och mallar för verkliga team, inte bara teori – så vår inställning till chatt är grundad i arbetsflödesdesign.
Problemet: Kommunikationskaos mellan olika verktyg och kanaler
Liksom många andra team började vår byrå med att använda Slack. Meddelanden, uppdateringar och beslut flög fram och tillbaka mellan chattrådar, medan det faktiska arbetet sköttes någon annanstans.
Det innebar följande:
- Viktig information var spridd över flera olika verktyg (och vi stod inför ett problem med spridning av arbetsuppgifter ).
- Konversationerna var inte pålitligt kopplade till de uppgifter och mallar som de påverkade.
- Teammedlemmar på distans i olika tidszoner hade svårt att veta vem som var tillgänglig och när.
Strategin: Migrera till en enhetlig plattform för teamkommunikation och samarbete
När ClickUp Chat lanserades gjorde jag en grundlig genomgång och insåg snabbt potentialen i att samla kommunikationen på samma plattform som uppgifter, dokument och mallar. Vi migrerade förebyggande från Slack till ClickUp Chat – och vi har inte ångrat oss.
Om du är nyfiken kan du här få en snabb överblick över hur ClickUp Chat fungerar:
Den verkliga vinsten för oss kom inte bara från att ha vår "chatt inuti ClickUp". Nej, det var mycket mer än så.
ClickUp erbjöd oss en konvergerad AI-arbetsplats där konversationer, arbete och sammanhang är sammankopplade som standard.
I ett sådant system är ett meddelande inte bara ett meddelande. Det kan peka direkt på en uppgift, hämta ett dokument, utlösa en automatisering eller bli starten på ett riktigt arbete. Ingen behöver slösa tid på att kopiera länkar mellan verktyg eller upprepa samma sammanhang fem gånger.
Och med ClickUps kontextuella AI, ClickUp Brain, som tillägg blir din arbetsplats inte längre bara en plats för att lagra kommunikation. Det är en plats där AI faktiskt förstår, sammanfattar och hjälper ditt team att agera snabbare.
Det är skillnaden mellan en enkel chattapp och en app som är utvecklad för att eliminera kommunikationsspill vid källan.
Att göra rätt: Börja med arbetsplatsarkitekturen, inte chattkanalerna
Arbetsplatsens arkitektur är både början och slutet på din ClickUp-upplevelse.
Arbetsplatsens arkitektur är både början och slutet på din ClickUp-upplevelse.
Mitt grundläggande mantra är enkelt: din arbetsplatsarkitektur bör styra din chattstrategi.
Om du ännu inte är en avancerad användare av ClickUp är detta det enklaste sättet att förstå ClickUps arkitektur (eller projekthierarki ):
- Ett Space är som en avdelning eller en viktig funktion (marknadsföring, leverans, produkt, kundarbete).
- En mapp är som ett program eller ett arbetsflöde inom det utrymmet (kampanjer, sprints, onboarding).
- En lista är där det faktiska arbetet organiseras (backlog, förfrågningar, uppgifter, buggar).
De flesta team gör tvärtom. De börjar med chatten först. De skapar en lång lista med kanaler som #announcements, #bugs, #random, #client-requests… och försöker först senare koppla dessa konversationer till arbetet.
Det är så kommunikationsproblemen börjar.
Kombinera ClickUps inbyggda projekthierarki med Chat
I ClickUp finns Hierarchy och ClickUp Chat tillsammans i en sidofält.
Varje utrymme, mapp och lista kan ha sin egen dedikerade chattkanal.
Den är "vilande" som standard – den finns där när du behöver den. Men så fort du klickar på Lägg till kanal får just den platsen en fokuserad konversationsström kopplad till det verkliga arbetet.
Här är varför det är viktigt:
- Kanaler ärver delning och behörigheter automatisktOm någon inte har tillgång till arbetet ser de inte kanalen. Inga separata inbjudningar. Ingen manuell övervakning.
- Rätt personer får rätt uppdateringar enligt designDu följer det utrymme/den mapp/den lista du faktiskt arbetar i, och kanalmedlemskapet matchar naturligtvis de personer som kan vidta åtgärder.
- Chatten speglar äntligen hur arbetet är struktureratKommunikationen blir en del av arbetsytan – inte ett parallellt universum där beslut fattas och sedan glöms bort.
När du bygger chatten kring arbetsformen lägger teamen mindre tid på att sortera meddelanden och mer tid på att driva projekten framåt.
Förvandla viktiga platser till fokuserade kanaler
I webbinariet demonstrerade vi detta med hjälp av ett område för digitala produkter i vårt arbetsutrymme – i princip den plats där teamet skapar och underhåller våra ClickUp-mallar.
Normalt skulle team hantera detta genom att skapa en bred #product-announcements-kanal i Slack (eller vilket chattverktyg de än använder). Problemet är att kanalen ligger långt från det faktiska arbetet. Den blir ytterligare en ström av uppdateringar som människor skummar igenom, missar eller glömmer att koppla tillbaka till uppgifterna.
Istället gjorde vi något enklare i ClickUp:
- Skapade en särskild lista för meddelanden inom vårt område för digitala produkter.
- Klicka på Lägg till kanal i listan för att omedelbart skapa en chattkanal kopplad till den.
- Lade till rätt personer som följare, så att endast det team som ansvarar för det arbetet ser det.
Nu visas alla meddelanden om våra digitala produkter på samma plats där det faktiska produktarbetet är strukturerat.
Se till att kanalmedlemskapet matchar de som kan agera på meddelandena
Eftersom kanaler är kopplade till platser är de personer som kan se och följa en kanal redan definierade av arbetsytans delningsinställningar. Vi använder detta för att hålla kommunikationen både riktad och lättillgänglig:
- Alla som har tillgång till utrymmet, mappen eller listan kan följa kanalen.
- När de har lagts till som följare ser de alla uppdateringar utan att behöva en separat Slack-kanal som endast är tillgänglig för inbjudna.
- Nya teammedlemmar får omedelbart historisk kontext genom att bläddra i kanalen som är kopplad till den plats de just fått tillgång till.
💡 Proffstips: När nya personer ansluter sig till en kanal, låt dem inte bläddra igenom veckor av meddelanden för att försöka få en överblick. Använd AI CatchUp i ClickUp Chat för att omedelbart sammanfatta vad de har missat – viktiga beslut, aktuella prioriteringar och öppna trådar – så att de snabbt kan få en överblick och börja bidra utan att behöva be teamet om en sammanfattning.
Hur man håller konversationer kopplade till arbetet med uppgiftsrelationer i ClickUp
Vi förlitar oss på uppgiftsrelationer för att säkerställa att chatten förblir kopplad till det arbete den handlar om.
Om du är ny på ClickUp, här är en enkel förklaring: en uppgiftsrelation är bara ett sätt att länka samman två arbetsuppgifter så att sammanhanget förblir kopplat. Istället för att en konversation lever isolerat i ett chattverktyg, låter ClickUp dig koppla tillbaka konversationen till den uppgift den påverkar – så att meddelandet inte går förlorat när tråden tystnar.
I webbinariet får du se mig hoppa in i en alfa-version av arbetsytan där mitt team sammanställer avancerade mallar för vår kommande marknadsplats – allt från agila Scrum-miljöer med roadmaps och ceremonier till interna ärendehanteringssystem och supportcenter.
När en teammedlem spelar in en videouppdatering om en mall (till exempel en detaljerad startguide för en agil Scrum-projektmall) gör vi följande:
- Dela videouppdateringen i relevant chattkanal.
- Använd Relationships för att länka meddelandet direkt till den specifika uppgiften (till exempel uppgiften Getting Started Guide).
- Låt ClickUp samla dessa meddelanden i uppgiftens aktivitetsflöde.
Det innebär att alla som öppnar uppgiften senare ser:
- Uppgiftsdetaljer och fält
- Relaterade meddelanden och videouppdateringar på samma plats
- En tydlig dokumentation av vad som diskuterades, vad som ändrades och varför.
Detta är ett av de enklaste sätten att minska kommunikationskaoset på lång sikt. Det förvandlar chatten från en engångskonversation till ett bestående sammanhang som lever med arbetet.
📮ClickUp Insight: 75 % av människor säger att det känns som att komma igång med arbetsdagen när de öppnar chatten varje morgon. Resten beskriver det som ett andra jobb!
Paradoxen? Chatt känns produktivt tills man inser att halva dagen går åt till att bläddra, söka eller läsa om långa, osammanhängande trådar.
Vi har gjort chatten för snabb för att kunna ta hänsyn till sammanhanget och för fragmenterad för att kunna följa upp på ett tydligt sätt. ClickUp Chat återför fokus. Den kopplar konversationerna till det verkliga arbetet, där ett meddelande omedelbart kan bli en uppgift, en uppföljning eller ett beslut. ClickUp Brain sammanfattar också dessa eftersom ditt arbete och din chatt äntligen är kopplade!
Hur du använder automatiseringar och AI för att slippa upprepa dig själv i ClickUp Chat
⚡️ Här är ett av mina bästa (om än lite fula!) proffstips: Låt ClickUps automatiseringar och AI sköta sammanfattningar, aviseringar och svar där det är möjligt i dina chattkanaler. På så sätt kan ditt team fokusera på beslut istället för att leta efter information.
Två mönster sticker ut:
AI-drivna dokument från omnämnanden
Vi kan skapa små ”AI-team” eller regler som övervakar om ett specifikt AI-dokument nämns i en uppgift. När det händer genererar ClickUp ett sammanfattande dokument för den uppgiften, där de viktigaste detaljerna och aktiviteterna hittills sammanställs.
Detta är särskilt användbart när en uppgift kräver mycket fram- och återkommande kommunikation. Istället för att bläddra igenom uppdateringar och kommentarer får du ett överskådligt dokument som sammanfattar det viktigaste.
Autopilot-agenter i kanaler
I vissa kanaler (till exempel en webbutvecklingskanal) kan vi aktivera Autopilot Agents så att agenten svarar automatiskt när ett meddelande publiceras.
Det svaret kan:
- Ta reda på vad som händer i relaterade uppgifter
- Svara på vanliga frågor
- Hänvisa någon till rätt dokument eller nästa steg
Så att människor får hjälp direkt, utan att någon i teamet behöver avbryta sitt arbete för att svara.
📚 Läs mer: Dessa mönster stämmer överens med ClickUps bredare vision för AI-driven arbetshantering, där funktioner som ClickUp Super Agents och ClickUp Brain hjälper team att arbeta mer produktivt och hålla koll på snabba konversationer.
Om du funderar på att gå i denna riktning kan dessa djupdykningar vara till hjälp:
Hur man använder ClickUp för att lösa kommunikationsproblemen för distansarbetande team: Ritualen med dagliga loggar
Vår byrå är helt distansbaserad, med teammedlemmar spridda över flera tidszoner. Och i en distribuerad miljö uppstår snabbt kommunikationsproblem. För att minska antalet pingar och "är du där?"-meddelanden skapade vi ett dagligt loggsystem i ClickUp.
Så här fungerar det:
- I vårt Personalavdelningsutrymme skapade vi en lista med dagliga loggar i mappen Team.
- Varje teammedlem har en specifik uppgift som de ansvarar för att uppdatera.
- Denna uppgift inkluderar anpassade statusar som Online, Deep Work, Resande, Ledighet och Paus.
- Automatiseringar övervakar statusändringar och skickar ett meddelande till en särskild chattkanal för dagliga loggar.
Om jag ställer in min status på Paus i trettio minuter, publicerar automatiseringen en vänlig uppdatering i kanalen Daily Logs med uppgiftens namn, status och varaktighet – i princip med meddelandet ”Jag har paus just nu, stör mig inte.”
📌 Resultatet: alla i teamet kan omedelbart se vem som är tillgänglig för snabba samtal, vem som är upptagen och vem som är offline – utan att översvämma slumpmässiga kanaler med statusuppdateringar.
Varför detta fungerar så bra för distansarbetande team
Detta mönster ger distansarbetande team som vårt ett enkelt sätt att:
- Respektera varandras fokuseringstid och personliga gränser
- Undvik att gissa om någon är tillgänglig för ett samtal
- Samla statusuppdateringar på ett förutsägbart ställe istället för i spridda direktmeddelanden.
Vi använder till och med dessa statusar när vi planerar uppföljningar i andra kanaler. Om någon är på rast eller inte är på kontoret kan vi schemalägga ett meddelande till när de är tillbaka. Detta gör att kommunikationen förblir väsentlig istället för konstant.
Från spridda meddelanden till ett genomtänkt internt kommunikationssystem: Kopiera denna ClickUp Chat-konfiguration
Vår inställning till ClickUp Chat handlar mindre om att det är ”ännu ett meddelandeverktyg” och mer om att bygga ett medvetet kommunikationssystem som speglar hur vårt arbete är strukturerat. Och du kan också kopiera det!
- Utforma först en tydlig arbetsplatsarkitektur
- Förvandla nyckelplatser till fokuserade kanaler
- Använd en daglig logglista för fjärrnärvaro
- Länka viktiga meddelanden till uppgifter med hjälp av Relationships.
- Förvandla repetitiva frågor till ett AI-stött wiki-arbetsflöde
Detta system hjälpte oss att gå från Slack-liknande spridning till ClickUp-driven tydlighet.
Men oroa dig inte, du behöver inte anamma alla mönster på en gång. Börja med att fråga:
- Var har vi redan en solid hierarki (utrymmen, mappar, listor) som förtjänar en egen kanal?
- Hur kan en lista med dagliga loggar hjälpa vårt distansarbete att respektera fokuseringstid och tillgänglighet?
- Vilka kanaler med hög trafik skulle ha nytta av uppgiftsrelationer eller autopilotagenter så att vi inte behöver upprepa oss hela tiden?
Sedan fortsätter man därifrån.
Börja med ett gratis ClickUp-konto och sätt igång!
Christopher är grundare av Upficient, en oberoende leverantör av ClickUp-lösningar som betjänar stora och små företag över hela världen med kraftfulla ClickUp-lösningar. De har också en marknadsplats för ClickUp-mallar – från OKR- och EOS-operativsystem till agila projektmiljöer och interna supportcenter – riktade mot Business Plus- och Enterprise-användare.