Även om nästan alla någon gång befinner sig i en ledarroll, medför rollen som projektledare unika och ibland oförutsägbara ansvarsområden.
Som projektledare och teamledare måste du följa företagets vedertagna rutiner och arbetsmetoder, men du måste också vara öppen för feedback och anpassa ditt arbetsflöde efter behov.
Det är där mallar för projektledning kommer väl till pass!
I det här inlägget diskuterar vi några projektledningsmetoder och tips som hjälper dig att möta de utmaningar du stöter på. Vi ger dig också en fantastisk projektledningsmall i ClickUp som du kan använda.
1. Definiera dina ansvarsområden
Det är måndag morgon och du har tre intervjuer med potentiella nya medarbetare.
Du har också 13 möten med nuvarande anställda, och antalet e-postmeddelanden i din inkorg ökar till en punkt där det inte längre går att vända.
Hur håller du reda på allt?
Börja med att visualisera dina centrala fokuspunkter som chef. Dela upp din övergripande roll systematiskt i mindre, mer hanterbara delar.
ClickUps hierarki gör detta till en enkel process. Du kan skapa projekt för varje grupp som du hanterar inom ett centralt utrymme. Använd sedan dina listor inom varje projekt för att dela upp projektets olika komponenter. Här är ett exempel:
Utrymme: Ledning > Projekt: Personal > Listor: Anställd 1, Anställd 2, etc.
Plattformen har även färdiga projektmallar som du kan lägga in direkt i ditt team för att komma igång:
2. Övervaka dina framsteg i realtid
Ibland räcker det inte med att sätta ett slutdatum för ett projekt eller en uppgift. När du behöver hantera flera uppdrag som delegerats till stora grupper av människor kan det vara riktigt svårt att hålla reda på var allt står.
Lösningen? Hitta ett sätt att få omedelbara uppdateringar från hela teamet när förändringar sker.
I ClickUp kan du enkelt ställa in detta med anpassade fält.
Skapa unika uppgiftskolumner för att hantera kontaktinformation, framstegsstatus, länkar till viktiga dokument och mycket mer.
När uppgiftsansvariga uppdaterar dessa fältuppgifter får du en översiktlig bild av allas arbetsflöden på ett och samma ställe:
Du kan till och med skapa skräddarsydda statusarbetsflöden för vart och ett av dina projekt. Teammedlemmarna kan flytta uppgifter från en fas till nästa så att du alltid vet om allt går enligt plan:
En annan viktig funktion i ClickUp som är värd att kolla in är rapportering.
Rapporter gör det enkelt att övervaka dina teammedlemmars framsteg från olika perspektiv inom en angiven tidsperiod. Se vilka uppgifter som har arbetats med, vem som har försenade åtgärder och mycket mer:
Slutligen, se till att kolla in ClickUps portföljfunktion. Portföljer gör det möjligt för dig att samla alla dessa fantastiska planer i en övergripande översikt, så att du enkelt kan övervaka framstegen och hälsan hos allt i ditt team.
3. Planera alltid i förväg
En del av att vara chef innebär att hantera många olika förfrågningar. Oavsett om du ansvarar för rekrytering och utbildning av nyanställda, övervakar ett säljteam eller planerar ett stort evenemang, är det troligt att du befinner dig i en position där många av dina kollegor vänder sig till dig för att få saker gjorda.
Så hur hanterar du alla dessa förfrågningar i rätt tid, samtidigt som du ger dina teammedlemmar den tydlighet och beslutsamhet de behöver?
Du måste tänka framåt och avsätta den tid som krävs för att få saker gjorda. Bestäm när ett projekt ska starta, avslutas och allt däremellan.
Med ClickUps tidsvy kan du dra och släppa oplanerade uppgifter för att lägga till start- och slutdatum direkt i din kalender.
Du kan också färgkoda dem efter status eller filtrera kalendern efter ansvarig för att se vem som arbetar med vad.
Är du osäker på när du ska schemalägga en viss uppgift?
Försök att lägga till en tidsuppskattning för att ange hur lång tid du tror att det kommer att ta att slutföra uppgiften. Det hjälper dig att bättre placera uppgiften i din kalender när du är redo.
Slutsats
Oavsett omfattningen av dina ledningsansvar finns det alltid verktyg du kan använda för att få mer gjort, snabbare. Istället för att försöka hålla reda på alla uppgifter och möten på post-it-lappar (eller ännu värre, i huvudet), varför inte synkronisera dina arbetsflöden på en sammanhängande plattform?