”Kommunikation är nyckeln” är något vi alla har hört någon gång i livet. Effektiv kommunikation är grunden för alla personliga relationer, men den är lika viktig, om inte viktigare, i en professionell miljö.
En framgångsrik arbetsplats blomstrar med idealisk horisontell kommunikation. Oavsett om du pratar med en kollega om en uppgift eller skickar ett e-postmeddelande bör du tillämpa principerna för effektiv horisontell kommunikation.
Men innan vi dyker in i detaljerna i detta koncept, låt oss först förstå vad horisontell kommunikation är och hur den påverkar interaktionerna på arbetsplatsen.
Vad är horisontell kommunikation?
Horisontell kommunikation omfattar interaktioner mellan personer eller avdelningar som arbetar på samma nivå i en organisation. Den kallas även lateral kommunikation och är lika viktig för företaget som extern kommunikation.
I boken Organizational Communication av Michael J. Papa definieras horisontell kommunikation som ”flödet av meddelanden mellan funktionella områden” på en viss nivå i en organisation. När människor kommunicerar direkt och effektivt med sina kollegor blir det lättare att lösa problem, dela information mellan olika arbetsgrupper och samordna uppgifter mellan avdelningar eller projektteam.
Oavsett om du arbetar i ett litet eller stort företag är det den interna kommunikationen som i grunden sätter tonen för atmosfären på kontoret och bidrar till att bygga upp interpersonella relationer på arbetsplatsen.
Denna kommunikation kan ske personligen eller via telefon och e-post. Men oavsett vilken väg den tar påverkar den direkt produktiviteten och företagets resultat. Det är därför vi måste förstå och praktisera effektiv kommunikation på arbetsplatsen.
Förstå horisontell eller lateral kommunikation
Alla arbetsplatser behöver regelbunden kommunikation för att fungera smidigt.
Informella personliga interaktioner hjälper till att bygga interpersonella relationer med dina kollegor, men effektiv kommunikation på arbetsplatsen är nyckeln till tillväxt i alla organisationer.
Den officiella kommunikationsflödet kan omfatta arbetsinstruktioner, e-postmeddelanden med projektuppdateringar, hjälpförfrågningar och så vidare. Strikt sett i ett arbetsplatssammanhang faller dessa under begreppet horisontell kommunikation.
Till exempel behöver din byrås grafiska avdelning informera copywritingavdelningen om förändringar i ikoner och teman för nästa reklamkampanj. De kan hålla ett möte för att diskutera detta och även skicka ut ett e-postmeddelande där de nya standarderna framhävs.
I grund och botten räknas en interaktion som horisontell kommunikation om den:
- Förekommer mellan personer eller enheter på samma hierarkiska nivå.
- Är något informell och mindre strukturerad.
- Syftar till att uppnå samarbete och problemlösning.
- Underlättar samordning, informationsutbyte och konfliktlösning.
Kommunikationskedjan i dessa fall kan vara lång, tidskrävande och distraherande. Innan du vet ordet av har du tillbringat halva arbetsdagen med att skicka och ta emot e-post, memon osv.
Proffstips: Använd ClickUps e-posthantering och korrekturläsningsfunktioner för att säkerställa att din kommunikation förblir organiserad och lättillgänglig. Det fungerar som en central knutpunkt för att hålla allt strömlinjeformat och på ett ställe, vilket ersätter behovet av att hoppa mellan din inkorg och olika korrekturläsningsverktyg. Du kan till och med använda det för att omvandla specifika e-postmeddelanden till uppgifter i ClickUp.
Viktiga egenskaper hos effektiv horisontell kommunikation
Effektiv horisontell kommunikation har några tydliga kännetecken:
- Tydlighet: Kommunikationen är tydlig och målinriktad, i ett format som mottagaren förstår och tolkar.
- Aktivt lyssnande: Målet är att lyssna noga och diskutera eventuella tvivel eller hinder i förväg.
- Öppenhet: Kommunikationssättet, innehållet och syftet med kommunikationen uppmuntrar till att bygga förtroende, öppenhet och ansvarstagande.
- Samarbete: Horisontell kommunikation syftar till att optimera samarbetsinsatser och eliminera silos från arbetsflödet för smidiga affärsprocesser.
- Driva innovation: Genom att göra det enkelt för team att dela idéer bidrar det till att främja innovation och nytänkande.
- Uppföljning: De inblandade drar slutsatser från kommunikationen och följer upp med diskussioner eller åtgärder efter behov.
- Stödjande: Team som hanterar horisontell kommunikation på ett effektivt sätt skapar en trygg miljö där medlemmarna kan dela med sig av sina tankar och idéer på ett självklart sätt.
I bästa fall uppmuntrar horisontell kommunikation till lagarbete, ökar ansvarstagandet och skapar synlighet bland kollegor. Den förstärker känslan av att arbeta mot ett gemensamt mål i en organisation, vilket blir enklare med rätt kommunikationsverktyg.
Kommunikationsverktyg på arbetsplatsen hjälper dig att centralisera alla interaktioner och hålla teamen samordnade, med fokus på de viktigaste egenskaperna för effektiv kommunikation.
Horisontell kommunikation skiljer sig främst från de två andra typerna av kommunikation på arbetsplatsen: diagonal och vertikal kommunikation.
Horisontell kontra diagonal kommunikation
Medan horisontell kommunikation sker mellan individer eller avdelningar på samma nivå, är diagonal kommunikation mer hybrid.
Det handlar både om nedåtgående kommunikation (med medarbetare på lägre nivåer i hierarkin) och uppåtgående kommunikation (med medarbetare på högre nivåer i hierarkin), oavsett vilken avdelning de tillhör.
Låt oss säga att du är en försäljningschef med uppgiften att driva en säsongskampanj. Du behöver samarbeta med marknadsförare och chefer för att skapa regelbundna annonstexter och nyhetsbrev för kampanjen. All din kommunikation kring detta skulle betraktas som diagonal.
Effektiva metoder för diagonal kommunikation kan förbättra ett företags produktivitet och medarbetarnas tillfredsställelse. Detsamma gäller för vertikal kommunikation.
Horisontell kontra vertikal kommunikation
Vertikal kommunikation sker mellan personer som tillhör två nivåer i organisationshierarkin. Denna form av kommunikation kan vara antingen uppåt eller nedåt.
Till exempel håller ditt företags ledning ett möte med alla anställda för att diskutera företagets budget och planer för nästa räkenskapsår. De delar sin vision och sina beslut med alla på arbetsplatsen, ända ner till de lägre nivåerna i hierarkin.
Det motsatta skulle vara när en anställd rapporterar till sin chef om sina framsteg i ett projekt. Denna rapport vidarebefordras sedan till avdelningens vice vd för bättre beslutsfattande.
Båda dessa är lämpliga exempel på vertikal kommunikation.
Till skillnad från horisontella kommunikationsstrukturer har vertikal kommunikation en starkare och tydligare feedbackkanal, med mindre utrymme för diskussioner om samma fråga.
Horizontell kommunikation vinner dock mark i det moderna företagslandskapet tack vare sin transparenta och flexibla karaktär och positiva inverkan på arbetsplatskulturen.
Vikten och syftet med horisontell kommunikation
Även om det kan låta repetitivt är horisontell kommunikation nyckeln till att skapa en hälsosam och samarbetsinriktad arbetsmiljö. Den stärker de fyra grundpelarna i en positiv arbetsplatskultur: lagarbete, effektivitet, problemlösning och arbetsglädje.
Låt oss lära oss mer om syftet med och fördelarna med horisontell kommunikation:
Ökar samarbetet och lagandan
Framgången för alla projekt beror på realtidssamarbete mellan medarbetare och avdelningar. Problem blir enklare att lösa och informationen blir lättare att dela. Du kan minska flaskhalsar och uppnå snabbare resultat för högre produktivitet.
Om flera personer arbetar med en fil samtidigt är det till exempel bäst om det finns en onlineversion av filen med åtkomstbehörigheter, där de kan samarbeta när det behövs och snabbt slutföra uppgiften tillsammans.
Möjliggör ett snabbt och effektivt informationsflöde
Informationsflöde innebär inte bara att dela information via chattar eller e-post, utan även att dela data mellan processer och verktyg inom organisationen. Smarta verktyg för kommunikationshantering främjar effektivt samarbete och informationsdelning samtidigt som rapporteringshierarkier upprätthålls och alla intressenter involveras.
Du kan hålla koll på dina informationskanaler och återkomma till valfri tråd när det behövs.
Förbättrar problemlösning och konfliktlösning
Konflikter och hinder i arbetsflödet är en oundviklig del av alla organisationer. Att upprätthålla en organiserad lateral kommunikationskanal gör det lättare att hantera sådana situationer.
Du kan hålla olika personer och team informerade och kommunicera mellan arbetsgrupper. Du kan också hitta mer transparenta sätt att lösa konflikter med en rättvis och välgrundad beslutsprocess baserad på effektiv kommunikation.
Med effektiv horisontell kommunikation kan du uppmuntra öppenhet i interaktioner och uppmana människor att dela med sig av sina idéer och perspektiv. Detta skapar en mer välkomnande arbetsplatsatmosfär och förbättrar relationen mellan medarbetare och företag avsevärt.
ClickUp Whiteboards är den perfekta platsen för dig och dina teammedlemmar att tillsammans komma på idéer, visualisera och planera. Alla i ditt team kan arbeta tillsammans på Whiteboard samtidigt, oavsett var de befinner sig.
Horisontell kommunikation i platta organisationer
Din organisations struktur avgör ofta hur effektivt du kan kommunicera mellan avdelningarna. Den kan skapa och påverka informationsflaskhalsar, kommunikationssilos, förseningar inom företaget och så vidare.
Man kan med säkerhet säga att en strikt siloindelad organisationsstruktur hindrar effektiv kommunikation. Det andra alternativet är en platt organisation, där företagen avskaffar avdelningshierarkin. På så sätt är all kommunikation i en platt organisation horisontell.
Några populära exempel på platta organisationer är Amazon, Netflix och Spotify. Dessa företag har försökt att ta bort mellancheferna för att påskynda innovation och beslutsfattande, vilket leder till snabbare lösningar.
Enkelt uttryckt handlar tvärfunktionellt arbete om att hoppa över hierarkier. Istället för att vänta på att cheferna ska ta kontakt kan du vända dig direkt till andra avdelningar och samarbeta för att lösa problemet snabbare.
I dessa fall främjar en minimerad hierarki samarbetsinriktad kommunikation, medarbetarnas ambitioner, lateralt lärande och mer innovativt tänkande. Medarbetarna fattar självständiga beslut, vilket ökar ägarskapet och stärker företagets kunskapsbas.
Precis som allt annat är horisontell kommunikation inte bara en dans på rosor, utan har både för- och nackdelar.
För- och nackdelar med horisontell kommunikation
Om den praktiseras på rätt sätt främjar horisontell kommunikation effektivt teamarbete, förbättrad produktivitet och minskade driftskostnader. Den skapar också en känsla av sammanhållning bland medarbetarna, som får dem att känna att de arbetar mot ett gemensamt mål.
Om den inte hanteras korrekt kan horisontell kommunikation skapa flaskhalsar i verksamheten. Anställda fastnar i fallgroparna med multikanalkommunikation, tappar bort sina mål och orsakar förseningar i arbetsflödet.
Föreställ dig hur lång tid det skulle ta att läsa och svara på hundratals e-postmeddelanden, lista viktiga uppgifter, ta kontakt för feedback och genomföra förändringar i ett projekt. Ju större volymen av ineffektiv kommunikation är, desto svårare är det att uppnå positiva resultat.
Fördelar
I bästa fall har horisontell kommunikation många fördelar:
- Ökad arbetsglädje: Medarbetarna känner sig mer motiverade i en flexibel arbetskultur där de fritt kan kommunicera med varandra om ett projekt.
- Kortare handläggningstider: Direkt kommunikation med berörda personer minskar handläggningstiderna avsevärt.
- Snabbare beslutsfattande: Färre ledningsnivåer innebär att du kan fatta snabbare beslut och hantera problem i realtid.
- Förbättrad kommunikation: Horisontell kommunikation förbättrar arbetsrelationer och underlättar ett smidigare samarbete.
- Mindre missförstånd: När alla intressenter kommunicerar öppet minskar risken för missförstånd avsevärt.
Nackdelar
Nackdelarna med horisontell kommunikation uppstår när den inte används eller organiseras systematiskt, vilket leder till följande:
- Bristande kontroll: Chefer och arbetsledare har mindre kontroll över besluten i ett horisontellt tillvägagångssätt.
- Större risk för konflikter: Risken för konflikter ökar när kommunikationen sker mellan enheter på samma hierarkiska nivå.
- Slöseri med tid: Om horisontell kommunikation inte organiseras och spåras effektivt kan det leda till att mer tid går åt till mindre viktiga frågor.
- Större förvirring: När det finns flera kommunikationskanaler att underhålla kan en anställd bli förvirrad varje dag.
- Informationssilos: Det finns inget som garanterar att all relevant information har delats med intressenterna, vilket kan leda till kunskapsförlust och skapa silos.
- Informell approach: Horisontell kommunikation är ofta informell och kan i vissa fall strida mot företagets policy.
Hur man mildrar utmaningarna
Nackdelarna verkar visserligen oroande, men det finns enkla åtgärder du kan vidta för att minska riskerna med horisontell kommunikation.
Håll chefer och arbetsledare informerade
Det bästa sättet att reglera lateral kommunikation är att hålla cheferna informerade. Detta säkerställer att dina överordnade är uppdaterade om statusen på uppgifterna och har tillgång till informationsutbytet. Det kan också hjälpa dig i svåra situationer där du kan behöva involvera en chef. Det gör det också möjligt för chefer att skapa rapporter om ett projekt och kommunicera med andra team om det behövs.
Minska antalet onödiga e-postmeddelanden genom att använda meddelandekanaler
En centraliserad kommunikationsprogramvara förhindrar kommunikationsöverbelastning genom att ersätta större delen av e-postkommunikationen med chattar i realtid via meddelandeplattformar. Det är effektivare och sparar tid – människor tenderar att svara snabbare på korta chattmeddelanden än på e-post. Så om du behöver snabb hjälp från en SME om ett koncept behöver du inte vänta på deras e-postsvar. Meddelanden är smartare och snabbare.
ClickUp Chat View erbjuder en strömlinjeformad lösning för dina kommunikationsbehov på arbetsplatsen med avancerade funktioner som att tilldela kommentarer och tagga personer. Skapa chattrum för specifika projekt, team eller ämnen, så att konversationerna hålls organiserade och informationsöverflödet undviks.
Bestäm dina tillgänglighetstider
Det är viktigt att hålla strikta arbetstider när man huvudsakligen förlitar sig på horisontell kommunikation. Dina kollegor kan tro att du är tillgänglig dygnet runt och kan kontakta dig vid udda tider med frågor och önskemål. Undvik detta genom att sätta tydliga gränser för din tillgänglighet och skapa ett meddelandeschema så att du endast får meddelanden under arbetstid.
De flesta meddelandeplattformar har en funktion som heter "stör ej" som låter dig pausa aviseringar under en viss tid varje dag. Använd den och alternativ för att stänga av ljudet och tysta för en bättre balans mellan arbete och privatliv.
Sätt upp kommunikationsmål
Dina kommunikationsmål måste vara SMART:
- Specifikt
- Mätbar
- Uppnåeligt
- Relevant
- Tidsbegränsad
Använd ClickUp Goals för att sätta upp tydliga mål för din kommunikation så att du håller dig på rätt spår, slutför uppgifter i tid och optimerar din produktivitet. De större målen kan enkelt delas upp i ClickUp Tasks för bättre resultat. Dessa uppgifter kan lyfta fram kommunikationsbehov, som att skapa rapporter eller dela uppdateringar med intressenter.
För att göra detta krävs några välgrundade strategier för att förbättra samarbetet i stort.
Strategier för att förbättra horisontell kommunikation
Använd ett projektledningsverktyg
En intelligent projektledningsprogramvara har flera kommunikationskanaler för samarbete, såsom chatt eller snabbmeddelanden, dokumentation, videosamtal och inkorgar. Den hjälper dig att samla kommunikation från flera plattformar under ett och samma tak och automatiserar även uppgifter som mötespåminnelser och meddelanden om frånvaro.
Använd AI-drivna ClickUp för att hitta en helhetslösning för alla dina behov av kommunikation och samarbete på arbetsplatsen.
Organisera ditt arbete, chatta med teammedlemmar, tilldela åtgärder till teammedlemmar, bädda in och dela länkar, dela dokument och finjustera ditt meddelande med avancerade redigeringsfunktioner. Dessa funktioner kan förbättra teamkommunikationen för bättre prestationshantering.
Utnyttja kraften i AI med ClickUp Brain för att förbättra din skriftliga kommunikation. ClickUp Brain kan automatiskt sammanfatta långa dokument, e-postmeddelanden eller diskussioner inom ClickUp-uppgifter. Detta kan hjälpa kollegor som arbetar på olika avdelningar att snabbt förstå de viktigaste punkterna i varandras arbete, vilket förbättrar förståelsen och informationsflödet.
Använd mallar för kommunikationsplaner
Kommunikationsmallar är en gedigen resurs för planering av affärsinteraktioner. De har anpassningsbara fält, vyer och projektledningsfunktioner som hjälper dig att skapa personliga meddelanden och samordna konversationer med intressenter.
En kommunikationsplan hjälper dig att:
- Förbättra kommunikationens kvalitet
- Organisera interaktioner baserat på organisatoriska mål, tidsplaner och avdelningar.
- Standardisera ditt budskap
- Fokusera på viktiga mätvärden med snabba resultat
Mallar för kommunikationsplaner kan spela en viktig roll för att förbättra samarbetet mellan teammedlemmar. En mall hjälper dig att skapa ett effektivt budskap genom att ta bort onödiga detaljer och effektivt rikta dig till din önskade målgrupp.
Genom att använda anpassningsbara mallar för din kommunikationsplan kan du också fokusera på rätt målgrupper och kommunikationsformer, skapa användbara CTA:er, planera och organisera din kommunikationsstrategi kring verksamheten och hålla din stil och ton konsekvent.
Förbättra samarbetet och följ upp dina insatser med hjälp av ClickUps mall för kommunikationsplan. Anpassa planen efter dina specifika affärsbehov genom att lägga till anpassade fält, statusar och vyer. Funktioner som förfallodatum, uppgiftskommentarer, automatisering, AI och mycket mer hjälper dig att använda mallen effektivt för både intern och extern kommunikation.
Proffstips: Använd ClickUp Brain för att skapa dina egna unika mallar för mötesdagordningar eller samarbetsplaner
Samarbeta med HR
Ditt företags personalavdelning kan vara en värdefull allierad när det gäller att säkerställa att horisontell kommunikation sker. De kan officiellt uppmuntra olika avdelningar att interagera mer, dela idéer, innovera, samarbeta och lösa konflikter på ett konstruktivt sätt.
Varje företag har sina egna policyer för hantering av kommunikationsfrågor, men några standardåtgärder kan bidra till att allt fungerar smidigt i alla organisationsstrukturer:
- Upprätta standardiserade kommunikationskanaler som digitala plattformar och regelbundna avstämningsmöten.
- Uppmuntra alla intressenter att genomföra och delta i möten och presentationer
- Ta kontakt med medarbetarna för att identifiera deras problem och införa åtgärder för att lösa dem.
- Analysera silos och arbeta för att eliminera dem genom bättre samarbete.
ClickUp-mallar för HR och rekrytering är idealiska för att stödja lateral kommunikation och skapa innehåll för flera scenarier, såsom rapporter, årliga mål, ansökningsformulär, en företagswiki och så vidare.
Granska internkommunikationen
Om du inte spårar och analyserar kommunikationen, hur ska du då kunna ta reda på vad som går fel och varför?
Alla organisationer har nytta av interna revisioner. Dessa bör främst fokusera på att identifiera områden i arbetsflödet som presterar dåligt och optimera dem för bättre resultat. Regelbunden analys och implementering av feedback kan bidra till att maximera produktiviteten och eliminera ineffektiva kommunikationskanaler.
Utarbeta en effektiv strategi för horisontell kommunikation
Kommunikationsstrategier är mycket anpassningsbara, beroende på din organisations krav och mål.
Att skapa en effektiv strategi för horisontell kommunikation har stora fördelar för en arbetsplats, eftersom den:
- Bidrar till bättre kunskapsfördelning genom att standardisera schemalagda möten, nyhetsbrev, prestationsutvärderingar och så vidare.
- Hjälper medarbetarna att finslipa sina färdigheter och ger dem de verktyg de behöver för att utföra sitt arbete effektivt.
- Säkerställer att din organisation regelbundet uppnår viktiga KPI:er
- Uppmuntrar samarbete vid problemlösning
- Minskar antalet långa och överflödiga möten
- Främjar samordning mellan olika avdelningar och team som befinner sig på olika platser och i olika tidszoner.
Bli en mästare på horisontell kommunikation med ClickUp
Nu när du har en god förståelse för horisontell kommunikation och hur den gynnar din arbetskultur är nästa steg att välja en lämplig samarbetsplattform för din organisation. Rätt plattform förstärker alla fördelar med lateral kommunikation, såsom transparens, flexibilitet, lagarbete och produktivitet i interaktioner.
Allt du behöver är ClickUp för att få alla på samma sida och eliminera kommunikationsproblem. Kom igång och revolutionera din arbetsdag genom att förbättra samarbetet, öka synligheten, automatisera rutinmässiga uppgifter och alltid leverera projekt i tid.
Registrera dig gratis på ClickUp-plattformen och kom igång med nästa generations kommunikation på några sekunder!