誰かがタスクを完了したりマイルストーンを達成したりするのに必要な情報を得られないままプロジェクトに携わったことはないだろうか？あるいは、もっと悪いことに、その人が何かを割り当てられていることを知らなかったことはないだろうか？
もしかしたら、あなたもそのような経験があるかもしれない。プロジェクト管理者としてでさえ。
このような状況が起こるのは、オブジェクトが不明確だから、リソースが限られているから、あるいはコミュニケーション不足だからだと言うのは簡単だ。しかし、これらの理由はより大きな問題の症状なのだ。
ほとんど プロジェクトの40 の失敗の原因はプランニングの甘さである。
複数のチームが関与する複雑なプロジェクトは、さらに難しくなる可能性がある。
ワークストリームはこの問題を解決するダイナミックなソリューションである。このガイドでは、ワークストリームについて知っておくべきことをすべて説明する。プロジェクト管理におけるワークストリームとは何か、その利点、そしてワークストリームを作成するための5つの例について説明します。
さっそく見てみよう！
プロジェクト管理におけるワークストリームとは？
ワークストリームとは、プロジェクトを前進させるために、大きな仕事の塊を分解するためのツールである。
特定の目標を達成するために完了しなければならない、関連する一連のタスクや活動のことである。ワークストリームは、プロジェクトによってはマイルストーンと同義であったり、マイルストーンを含んでいたりすることもある。ワークストリームを正しく使うことで、チームは部門横断的に仕事を整理し、プランニングし、進行中をリアルタイムで追跡できるようになる。
ワークストリームの基本的な考え方は、プロジェクトに関わる各チームが自分の担当分だけを処理すればよいので、プロジェクトマネージャーが進捗を管理しやすくなることだ。
その結果、プロジェクトは混乱や遅延を最小限に抑えながら、迅速かつスムーズに進む。ワークストリームは仕事を分割するように設計されているため、チームはそれぞれの得意分野に集中でき、効率が高まる。
ガントチャートは、ワークストリームとは何かを視覚化するのに役立つ。例えば、建設プロジェクトでは、多くの作業工程があります。 依存関係 -次に進む前に完了しなければならないマイルストーン。
ClickUpで複数のプロジェクトを1つのガントチャートでビュー。
許可取得を担当するチームは、プロジェクトが解体チームに "フローダウン "する前にタスクを達成しなければなりません。
ワークストリームを以下のように混同しがちです。 ワークフロー .ワークフローはプロジェクトの プロセスマップ あなたが直面している
ClickUpで依存関係を作成するために、タスクをお互いにブロックしたり、待ち合わせたりするように設定する。
ワークストリーム・アプローチは、プロジェクトが期限内に予算内で完了することを保証します。 プロジェクト実行 の企業がサイロ化したチームを抱えている。
ワークストリームはサイロ化を防ぐ。ワークストリームは、プロジェクトメンバーが部門や組織を超えて、迅速かつ容易に情報を共有できるようにするためのものだ。つまり、全員がプロジェクトの最新動向を知ることができ、サイロ化が解消される。
ワークストリーム
/参照 /ブログ?p=5096 チーム・コラボレーションの向上 /%href/
明確なフレームワークを提供することによって。チームメンバーは、自分がどのタスクを担当するのかがわかり、適切なタスクを通して可視化することができる。 コミュニケーションツール そして、特定の仕事の流れに関連したタスクを完了するために協力することができる。
3.改善すべき分野を簡単に特定できる
プロジェクトの成功には、プロジェクトの各構成要素に関連する特定のメトリクスを追跡することが不可欠です。ここでもワークストリームが役立ちます。各ワークストリームでこれらのメトリクスを分析することで、プロジェクト管理者はパフォーマンスが低いエリアを特定し、改善のステップを踏むことができる。
/参考文献 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-Gantt-Chart-View-Product-Example-1400x930.png ClickUp ガントチャートビュー 製品例 /%img/
複数のプロジェクトをスケジュールし、依存関係を管理し、すべてに優先順位をつけて、カスタムの プロジェクトタイムライン ガントチャートビューを使って
あるワークストリームが常にスケジュールから遅れていたり、品質に問題があるとします。このような場合、プロジェクト管理者は次のことを行うことができます。
/参照 /ブログ?p=66269 根本原因分析 /%href/
を行い、根本的な問題を見つけ、手遅れになってからではなく、今すぐターゲットとなる解決策を特定する。
4.ワークフローとプロセスの合理化
一度 継続的改善 タスクをどのように完了すべきかを研究することに時間を費やすこと。
カスタムまたは構築済みの自動化レシピを使用して、ルーチンワークを自動化し、複雑なワークフローを簡素化する。
ワークストリームは次のように設定できます。 自動化の実施 可能な限り自動化を導入し、手作業の必要性を減らす。自動化はエラーを減らし、効率を向上させ、チームメンバーをより戦略的なタスクに集中させることができる。
プロジェクト管理ワークストリームの5つの例
プロジェクト管理というと、高層ビルの建設やソフトウェアの設計が思い浮かぶだろう。しかし、始まり、中間、終わりがあるものはすべてプロジェクトなのだ。
どのようなプロジェクトであっても、ワークストリームは役立ちます。
今回は、プロジェクト管理ワークストリームの例を5つ紹介する。読んでいただくにあたって覚えておいていただきたいのは、ほとんどのプロジェクトが完全に直線的であることはほとんどない、ということだ。
どのプロジェクトでも、鍵になるメンバーが病気になったり、プロジェクトの進行が遅れたりといった、自分ではコントロールできない変化が起こるものだ。 プロジェクトの範囲 調整、予算の削減。タイムラインやプロセスが制御不能に陥る可能性がある。そのため、ワークストリームを構築する必要がある。この5つの例は、あなたの歯車を回転させるはずだ。
1.イベントのプランニング
イベントの企画は、プロジェクト管理の中でも最もシンプルなフォームの1つかもしれない。しかし、単純だからといって取るに足らないという意味ではない。イベントプランニングは
/イベント企画は
https://www.ibisworld.com/industry-statistics/market-size/party-event-planners-united-states/#:‾:text=Questions%20Clients%20Ask%20About%20This%20Industry&text=The%20market%20size%2C%20measured%20,is%%2045.6 billion%2023.
56億ドル産業
/%href/
.
ここでは、ほとんどすべてのタイプのイベントをプランするために必要な鍵のワークストリームを紹介します。
- イベントの目的、ターゲット、目標を明確にする。
- イベントの全側面（会場、ケータリング、エンターテイメントなど）の費用を決定する。
- イベントに適した会場をリサーチし、選択する。
- ケータリングやその他必要なサービスを業者に依頼する。
- イベント資料（招待状、ポスター、チラシ、バナーなど）をデザインする。
- イベントを一般に売り込む。( /参照 https://www.beaconstac.com/qr-code-generator QRコードを追加する /%href/ 電子メールマーケティング、ソーシャルメディアグループ、新しくデザインしたチラシやバナーの使用など)
- イベントの成功と運営
やることすべてがこれではないかもしれない。しかし、これらのワークストリームは、プロジェクトを成功させるために達成しなければならないアウトプットの大きなブロックである。
PRO TIP イベントプランニングシステムは
/参照 https://clickup.com/templates/event-planning-t-4389476 ClickUpのイベント管理テンプレート /%href/
イベント管理テンプレートは、ビュー、カスタムステータス、カスタムフィールド、ドキュメントなど、様々な機能を備えています。このテンプレートを使って、場所のスカウティングから入札の確保まで、あらゆることをプランニングして可視化し、チームとリソースを調整してスムーズなコラボレーションを実現し、進捗と目標を追跡して、イベントを予算内で時間通りに開催できるようにしましょう。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image7-1400x830.png ClickUp リストビューでのイベントプランニング /クリックアップリストビュー
ClickUpのイベント管理テンプレートを使って、イベントプロジェクトの管理を簡単にしましょう。 イベントを成功させるためのビューや機能があらかじめ用意されており、カスタマイズも可能です。
2.モバイルアプリの構築
その アプリ開発 ClickUpは次のようなことに適している。 アジャイルプロジェクト管理 やリスト、ホワイトボード上の人物まで、あらゆるものを視覚化できます。まずは
/で始めましょう。 https://clickup.com/templates/introduction-to-whiteboards!-t-175478383。 ホワイトボード入門テンプレート by ClickUp /%href/
!ClickUpのホワイトボード機能を最大限に活用するためのガイド付きです。
3.ブランディング展開
その リブランディング・プロセス リブランディングのプロセスでは、マーケティング、人事、エグゼクティブ・リーダーシップ・チームにまたがる入念なプランニング、実行、コミュニケーションが必要となる。鍵になるワークストリームには以下のようなものがある：
小規模ビジネスでは マーケティング部門 は、これらの流れの多くで働く従業員が1人か2人しかいないかもしれない。大企業では 研究開発チーム グラフィック・デザイン・チーム、マーケティング・チーム、ソーシャル・メディア・チームなどなど、全員が一緒にこのプロジェクトに取り組んでいる。
PRO TIP 使う ブランド管理ソフトウェア を使えば、ブランドの展開と成功の維持に必要なすべてをプランニング、追跡、管理することができます。また、カスタマイズ可能な
/を利用することもできる。 https://clickup.com/templates/brand-management-t-54073155 ブランド管理テンプレート /%href/
を参照し、プロセスを一貫させ、円滑に進めるのに役立つ強固なフレームワークにアクセスしよう。
4.従業員定着キャンペーン
人事部門は一般的に「オペレーション」とみなされ、プロジェクト管理とはまったく別のものとビューされている。それは通常正しい。
人事キャンペーンに開始、中間、終了がない限り。それならプロジェクトだ。
ここでは、HRリテンションキャンペーンの重要なワークストリームを紹介する。
- 従業員満足度の調査従業員エンゲージメント戦略 採用、オンボーディングのための
/人事管理プラットフォーム /ブログ?p=67981 タレントマネジメント /%href/
そして従業員管理。
5.長期戦略プランニング
最後の例も、既成概念にとらわれないプロジェクトである。 長期戦略プラン は、具体的な生産物を生み出すという意味でのプロジェクトではない。
組織全体の方向性を決めるプロジェクトなのだから、他のすべてのプロジェクトは組織の文脈の中で意味を持つ。
戦略プランニングのワークストリームには、以下のようなものがある：
- 状況分析（強み、弱み、機会、脅威）の実施
- 会社のビジョンを定義する
- 会社のミッションを明確にする
- 組織目標を設定する。
- リソース要件の決定
- 確立する /を設定する。 /ブログ?p=53362 KPIとパフォーマンス・メトリクス /を策定する。
- KPIの策定 /を開発する。 /ブログ?p=68674 実施プラン /%href/
- 戦略プランの監視と調整
PRO TIP 10の無料プランをチェックする 戦略プランテンプレート をご覧ください。
独自のワークストリームを作成するには
このセクションでは、ワークストリームを作成するための基本的なステップをリストアップします。例2では、ワークストリームの作成に使用できるClickUpの機能に重点を置いています。
1.チームと関係者の特定
プロジェクトのワークストリームを作成するには、複数のチームと個人が協力し、それぞれの役割と責任を果たす必要があります。最初のステップは、各ワークストリームにどのチーム、具体的にはどのような人が参加するのかを正確に把握することです。
ここでは、業界によって異なるが、4つの大まかなチームグループを紹介する。
- 仕事グループ：実際のプロジェクトの仕事を完了する責任を負う個別のチームです（デザイナー、開発者、製品テスターなど）。
- アナリスト：アナリスト：次のようなチームです。プロジェクト要件の収集と分析 と 非同期通信 各ワークストリームに含まれる、または含まれる重要なマイルストーン。ワークフローはそのためにあるのだから。
各ワークストリームには、それぞれ時間を示す行が必要であり、その行の長さは、それがどれだけの時間を要するかに依存する。
このプロジェクトの時間枠も、グラフ上部の水平線で表す。
ワークストリームによっては依存関係があるかもしれない。それらを特定し、それがビジュアルで表現されていることを確認する。これで、ワークストリームのタイムラインを作成する準備が整いました。あとは適切なツールを選ぶだけです。ClickUpにはタイムラインをビジュアル化するのに必要なものがすべて揃っています。
4.プロジェクトチームの役割とルールを決める
プロジェクトに関わる全員が、各ストリームの目標を理解し、そのマイルストーンを達成するために自分の役割をやること。各チームメンバーに、特定のワークストリームに関連する具体的な役割と責任を割り当てることから始める。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/image9.png ClickUpのホワイトボードビューにおけるRACIの役割 /クリックアップのホワイトボード・ビューにおけるRACIの役割
クリックアップのホワイトボードビューにおけるRACIの役割 via Alladdine Djaidani
こうすることで、全員が自分の責任と期待されていることを確実に理解できるようになる。次に、これら3つの問題に焦点を当てる：
- 各ワークストリームに期限を設定し、進捗を維持する。
- プロジェクトの進捗を全員に知らせるために、定期的なコミュニケーションチャネルを確立する。
- 意思決定、コンフリクトの解決、問題のエスカレーションの手順を明確にし、問題がプロジェクトを頓挫させる可能性を減らす。
以下をチェックする *RACIテンプレート* !
5.自動化できるところは自動化する
ワークストリームは必要に応じて自動化を取り入れることができると指摘した。何が自動化でき、何を人間がやる必要があるのか、自問自答してみよう。
/参照 https://clickup.com/features/automations 自動化プロセス /自動化されたプロセス
また、ビジネスニーズの変化に応じて、従業員1人分のコストよりもはるかに少ないコストで、規模を拡大したり縮小したりすることもできます。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/ClickUp-Automation-1400x930.png ClickUp ワークフロー自動化 /クリックアップ
あらかじめ構築された自動化レシピを使用するか、ニーズに合わせてカスタマイズすることで、チームは最も重要な部分に集中することができます。
6.評価と改良
これは、ハードワークの出番である。KPIに向かって進捗していることを確認するために、ワークストリームを定期的にモニターする。プロジェクトのタイムライン、予算、品質、利害関係者の満足度に注目しましょう。
そして、ワークストリームを軌道に乗せるために必要な調整を行うのが、プロジェクト管理者としてのあなたの仕事です。
プロジェクト管理ツールを使って大規模プロジェクトを制覇しよう
プロジェクトは複雑になりがちだ。どんな業界であろうと、どんなプロジェクトであろうと関係ない。締め切りがあったり、複数のチームが関わっていたりする場合は、プロジェクトの統計にならないよう、しっかりとプランを立てましょう。
そこでワークストリームの出番だ。このガイドでは、コミュニケーションと生産性の向上、ワークフローの改善、コラボレーションの強化について説明しました。いよいよ実行に移しましょう。
プロジェクトのプランニング方法を変え、ワークストリームの構築を今すぐ始めましょう。ClickUpには、ワークストリームを構築するために必要なツールがすべて揃っています。
/参照
https://clickup.com/
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Guest Write r:
/参照/ https://twitter.com/freyalaskowski フレイア・ラスコウスキー /%参照/_
はSEOコンサルタントで、コンテンツの作成と配布によってブランドのオーガニック・トラフィックを拡大する手助けをしている。ビジネス・インサイダー、フォックス・ビジネス、ヤフー・ファイナンス、ハフィントン・ポストなど、複数のオンライン出版物で引用される貢献者である。
彼女はまた、CollectingCents（一から育てたパーソナル・ファイナンスのブログ）のオーナーでもある。連絡は freya@collectingcents.com_ まで。