Apakah Anda seseorang yang berpikir tentang cara menggunakan Slack dengan aman dan efektif? Apakah pertanyaan seperti "Dapatkah saya mengirim foto anjing saya ke tim saya?", "Apakah mereka melihat pesan saya?", "Dapatkah saya mengirim emoji?", dan "Haruskah saya mengirim teks ini di pesan langsung atau obrolan tim?" berputar di benak Anda?
Mungkin Anda tidak sendirian, karena sebagian besar dari kita khawatir akan kemungkinan terjadinya miskomunikasi saat mengobrol. Sangat mudah untuk mengaburkan batas antara pribadi dan profesional.
Itulah mengapa sebuah organisasi harus memiliki bahasa resmi rencana komunikasi yang menentukan bagaimana karyawan berkomunikasi di tempat kerja.
Komunikasi di tempat kerja yang efektif melalui platform seperti Slack dan alternatifnya adalah keterampilan yang tidak selalu datang dengan mudah kepada semua orang. Namun kabar baiknya, siapa pun dapat mempelajari etiket Slack sesuai dengan kecepatan dan waktu mereka sendiri untuk menggunakan platform komunikasi ini secara optimal dengan panduan etiket Slack kami.
Memahami Etiket Slack
Etiket Slack berarti mengikuti aturan dan panduan yang tidak terucapkan yang dapat menyelamatkan Anda dari kerepotan miskomunikasi, penilaian, dan klarifikasi maksud saat menggunakan platform. Etiket ini mencakup praktik terbaik untuk komunikasi, kolaborasi, dan pembangunan komunitas dalam tim dan saluran Slack.
Aturan-aturan yang tidak terucapkan ini akan berlaku:
- Membuat Anda terlihat profesional
- Membantu Anda berkomunikasi dengan lebih baik
- Memastikan Anda tidak membuat kekacauan di depan tim Anda atau, lebih buruk lagi, organisasi Anda!
- Memaksimalkan produktivitas Anda
Kami telah mengumpulkan beberapa strategi komunikasi dan kiat-kiat untuk memungkinkan kolaborasi tim yang produktif.
Hal yang Boleh dan Tidak Boleh dilakukan di Slack
Setelah mengetahui mengapa kita perlu mengikuti etiket Slack, mari kita pahami beberapa hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam menggunakan Slack dan lihat beberapa kiat etiket Slack.
Bersikaplah langsung dengan pesan Anda
Jangan memulai pesan langsung di Slack dengan "hai" atau "halo" tanpa menindaklanjutinya dengan maksud pesan Anda. Pastikan Anda menyertakan alasan pesan Slack Anda dengan jelas.
Ingatlah bahwa orang yang Anda kirimi pesan mungkin sedang fokus pada pekerjaan penting. Notifikasi yang diikuti dengan pesan yang tidak jelas dapat mengganggu alur mereka dan menghambat pekerjaan mereka.
Ketika mengirim pesan kepada seseorang, Anda harus memperhatikan waktu mereka. Sebuah pesan singkat yang mencakup apa yang Anda butuhkan dari mereka dan jadwal adalah informasi yang cukup bagi mereka untuk mengambil tindakan kapan pun mereka punya waktu.
Sebagai contoh, alih-alih mengatakan:
"Hei!" (1 detik yang lalu) "Kamu di sana?" (1 detik yang lalu)_
dan kemudian menghilang sampai mereka merespons, Anda dapat mengatakan,
"Hei, bisakah Anda membantu saya dengan deskripsi produk singkat untuk media sosial? Saya harus mengirimkannya melalui EOD hari ini."_
Cobalah untuk menyampaikan inti permasalahan dalam satu pesan Slack daripada mengirim banyak pesan. Gunakan poin-poin penting, teks tebal, huruf miring, dan angka agar pesan Anda dapat dipindai.
via Kendur
Gunakan saluran dan utas publik untuk komunikasi yang lebih baik di tempat kerja
Saluran Slack sangat bagus untuk percakapan grup mengenai topik, departemen, acara, atau proyek tertentu. Gunakan saluran Slack untuk membicarakan topik tertentu dan buatlah tempat penyimpanan grup untuk semua informasi terkait.
Jika Anda mengirim pesan langsung kepada rekan kerja untuk mendapatkan informasi terbaru atau keraguan tentang kampanye yang menyangkut lebih dari Anda berdua, Anda membuka peluang untuk melakukan banyak percakapan tentang masalah yang sama. Anda mungkin akan melewatkan informasi penting dan membuang waktu untuk mengklarifikasi keraguan yang sama.
Sebaliknya, mengoptimalkan komunikasi tim dan kirim pesan Slack di saluran Slack tertentu atau utas Slack yang menandai orang yang Anda tanyakan. Dengan cara ini, semua orang dalam proyek dapat mengetahui kemajuan, hambatan, atau apa pun yang terkait dengan proyek.
Dalam jangka panjang, juga akan lebih cepat untuk langsung masuk ke saluran dan mencari informasi apa pun yang mungkin Anda perlukan untuk melanjutkan proyek atau melihat kembali setelah proyek selesai untuk menganalisis hasilnya.
Anda juga dapat mendorong tim Anda untuk menggunakan saluran Slack publik untuk mengadakan sesi curah pendapat untuk proyek, kampanye, atau acara apa pun. Awali sesi dengan melemparkan pertanyaan terbuka di saluran dan meminta semua orang untuk menambahkan ide mereka dalam sebuah utas.
Membalas dalam sebuah utas akan merapikan kanal dan membantu Anda mempertahankan kendali atas ruang kerja Anda. Dengan utas, Anda dapat membuat silo informasi dalam saluran yang lebih luas yang akan mengoptimalkan bank informasi Anda.
💡 Utas adalah cara termudah untuk menjaga alur percakapan dan memulai kolaborasi.
Akui pesan secepatnya
Tim jarak jauh sangat mengandalkan saluran komunikasi seperti Slack, Teams, dan Google Meet karena mereka tidak bisa bertemu langsung untuk mengklarifikasi keraguan. Jadi, meskipun Anda menerima pesan saat sedang sibuk, Anda bisa langsung mengakuinya.
Mengakui pesan membantu dalam membangun kepercayaan, terutama dalam tim jarak jauh. Hal ini meyakinkan orang tersebut bahwa Anda telah melihat pesannya.
Ini bisa berupa pesan sederhana seperti "Dicatat. Akan kami kerjakan di sore hari."
Gunakan sebutan dengan hati-hati
Kami memahami bahwa menyebut atau menandai seseorang di platform komunikasi penting untuk memastikan orang yang ingin Anda ajak bicara melihat pesan Anda. Namun, menggunakan fitur @everyone atau @channel secara berlebihan dapat mengganggu dan mengirimkan pemberitahuan yang tidak perlu kepada anggota tim lainnya. Gunakan tag ini hanya jika Anda ingin menyapa seluruh saluran.
Jika Anda ingin anggota tim tertentu merespons permintaan satu lawan satu, @sebut hanya mereka dalam pesan Anda di grup tertentu sehingga mereka tahu bahwa permintaan tersebut memerlukan respons khusus.
Hal ini juga akan memastikan bahwa anggota tim lainnya mengetahui masalah tersebut, meskipun tidak secara langsung memerlukan tanggapan dari mereka. Fitur ini sangat bagus, tetapi hanya jika digunakan dengan bijak.
Misalnya, alih-alih menulis pesan yang tidak jelas pada saluran, seperti:
"Adakah yang bisa membantu saya jika ada keraguan tentang acara ini?"
Anda dapat menulis:
"@amy @lee, dapatkah Anda membantu saya dengan pertanyaan tentang acara tersebut atau memberi tahu saya siapa yang dapat membantu saya?"
Memperbarui status dan waktu kerja Anda
via Kendur Kelelahan karena notifikasi itu nyata! Itulah mengapa Anda harus menghargai ketersediaan rekan kerja Anda dengan memeriksa status mereka sebelum Anda menghubungi mereka. Slack juga menyediakan opsi untuk memperbarui status Anda.
Anda bisa menggunakan ruang ini untuk menambahkan waktu kerja, zona waktu, dan pesan OOO serta memperbarui tim Anda ketika Anda sedang pergi, dalam mode fokus, atau rapat. Dengan cara ini, jika seseorang ingin menghubungi Anda, mereka dapat mengetahui bahwa Anda tidak tersedia dan dapat menghubungi orang lain untuk meminta bantuan atau menunggu sampai Anda tersedia.
💡Etika Slack yang baik tidak hanya untuk orang lain. Anda dapat memaksimalkan produktivitas Anda dengan menggunakan fitur status untuk menghindari spam. Ketika Anda telah memperbarui ketersediaan Anda, anggota tim tidak boleh mengganggu Anda ketika Anda tidak tersedia.
Jangan menghindar dari mengubah obrolan menjadi rapat
Menurut rumus 55/38/7 komunikasi adalah 55% nonverbal, 38% vokal, dan 7% kata-kata saja. Betapapun mudahnya berbicara melalui teks, terkadang akan lebih efisien jika menggunakan video atau pertemuan tatap muka daripada mengetik tanpa henti atau mengirim spam ke grup saat mencoba menjelaskan sesuatu secara mendetail.
Orang-orang dapat terhubung dengan lebih baik ketika melihat bahasa tubuh, ekspresi, dan gerak tubuh satu sama lain.
Tinjauan kinerja, penilaian, sesi umpan balik, sesi pelatihan, tinjauan klien, dan lain-lain, membutuhkan sentuhan manusiawi yang hanya dapat dilakukan dengan pertemuan tatap muka. Selain itu, sinkronisasi harian untuk pembaruan harian dan rapat scrum harus dilakukan secara langsung atau melalui panggilan video.
Lihat buku pedoman yang kami junjung tinggi untuk etiket rapat tim virtual dan praktik-praktik terbaik untuk rapat Anda berikutnya.
Meningkatkan Komunikasi Tim dengan ClickUp dan Slack
Meskipun begitu banyak aplikasi yang melakukan apa yang dilakukan Slack, namun hampir tidak ada yang mendekati apa yang ditawarkannya. Selain fitur-fiturnya yang praktis, platform ini menawarkan beberapa integrasi terbaik untuk meningkatkan kolaborasi di tempat kerja.
Sebagai contoh, fitur ClickUp Integrasi slack menggabungkan kolaborasi online dan manajemen proyek untuk membuat aplikasi yang lengkap.
Gabungkan kekuatan manajemen proyek dan kolaborasi dengan integrasi ClickUp Slack
Sederhananya, dengan integrasi ini, Anda bisa menggunakan Slack untuk manajemen proyek ! Integrasi ClickUp dengan Slack juga dapat meningkatkan etiket Slack tim Anda dengan memungkinkan Anda untuk membuat tugas dan komentar dari pesan! Cukup ketik /ClickUp new dari pesan Slack mana pun untuk menambahkannya sebagai tugas ke ClickUp.
Buat dan kelola tugas di ClickUp dengan integrasi Slack
Anda bisa mengirim pemberitahuan tentang status pekerjaan, komentar baru, pembaruan, dll., langsung di saluran Slack Anda.
Dengan Tampilan Obrolan ClickUp anda bisa berbagi pembaruan, menautkan sumber daya, dan berkomunikasi secara lancar dengan anggota tim mengenai berbagai proyek tanpa meninggalkan platform.
Anda bisa merampingkan dan merapikan komunikasi tim dengan saluran obrolan real-time.
Tambahkan siapa pun ke dalam percakapan dengan @mentions dan berikan komentar agar tim Anda terus bergerak pada item tindakan.
Mengobrol sambil bekerja berdampingan dengan tampilan Obrolan ClickUp
Berkomunikasi dan Berkolaborasi Lebih Baik dengan Slack dan ClickUp
Slack adalah alat hebat yang menyeimbangkan percakapan profesional dan pribadi. Itulah mengapa sangat mudah untuk jatuh ke dalam kebiasaan komunikasi informal yang dapat menghambat produktivitas tim, membuat Anda terlihat tidak profesional, dan menyebabkan miskomunikasi.
Mulai dari pesan yang jelas hingga menggunakan kanal dengan bijak, mengikuti etika Slack yang boleh dan tidak boleh dilakukan berikut ini akan membuat pengalaman Anda berikutnya dengan aplikasi ini lebih menyenangkan dan bermanfaat!
Anda juga dapat mempertimbangkan untuk mengatur tujuan komunikasi dalam organisasi untuk memastikan setiap orang menyampaikan pesan mereka dengan jelas dan produktif.
Kombinasi ClickUp-Slack menawarkan keuntungan besar di sini! Menggabungkan fitur-fitur dari kedua aplikasi ini menawarkan cara yang mudah untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas tim. Coba ClickUp hari ini dan buka tingkat efisiensi yang baru!