A legtöbb csapatnak nincs kommunikációs problémája.
Kommunikációs zavarok problémájuk van.
A frissítések a Slackben vannak. A döntések a DM-ekben vannak. A fájlok az e-mailekben vannak. Az állapot valakinek a fejében van. És valahogy az egyetlen dolog, amit soha nem találsz meg, az az üzenet, amire valójában szükséged van.
A csapatok idejük 60%-át „munkával kapcsolatos munkával” töltik – állapotellenőrzéssel, kontextuskereséssel, eszközváltással és ismételt nyomon követéssel. A kommunikációs zavarok miatt ez a szám csendesen normává válik.
Rólam: ClickUp hitelesített tanácsadó és megoldás-architektúra szakértő
Christopher Day vagyok, az Upicent alapítója és vezető építészmérnöke, egy olyan megoldás-építészeti ügynökségé, amely minden méretű vállalkozás számára ClickUp munkaterületek létrehozására specializálódott.
A legutóbbi ClickUp közösségi webináriumon elmeséltem, hogyan használja a csapatom a ClickUp Chatet a kommunikációs zavarok megoldására.
Ez a szemlélet több évnyi, valódi csapatok számára készített ClickUp munkaterületek és sablonok létrehozásán alapul, nem csupán elméleten – így a csevegéshez való hozzáállásunk a munkafolyamatok tervezésén alapszik.
A probléma: kommunikációs zavarok a különböző eszközök és csatornák között
Sok más csapathoz hasonlóan ügynökségünk is a Slackkel kezdte. Az üzenetek, frissítések és döntések a csevegési szálak között pattogtak, míg a tényleges munka valahol máshol zajlott.
Ez azt jelentette, hogy:
- A kritikus kontextus több eszközön volt elosztva (és a munkaterhelés elszaporodásával kellett szembenéznünk).
- A beszélgetések nem voltak megbízhatóan összekapcsolva azokkal a feladatokkal és sablonokkal, amelyekre hatással voltak.
- A különböző időzónákban dolgozó távoli csapat tagjai nehezen tudták megmondani, ki és mikor elérhető.
A megközelítés: áttérés egy egységes csapatkommunikációs és együttműködési platformra
Amikor a ClickUp Chat megjelent, alaposan áttekintettem, és hamar felismertem annak előnyeit, hogy a kommunikációt ugyanarra a platformra helyezzük, mint a feladatokat, dokumentumokat és sablonokat. Megelőzően áttértünk a Slackről a ClickUp Chatre, és nem bántuk meg.
Ha kíváncsi vagy, itt egy rövid áttekintés a ClickUp Chat működéséről:
A valódi győzelem számunkra nem egyszerűen abból fakadt, hogy „a ClickUp-on belül cseveghettünk”. Nem, ennél sokkal többről volt szó.
A ClickUp egy konvergált AI munkaterületet kínált nekünk, ahol a beszélgetések, a munka és a kontextus alapértelmezés szerint összekapcsolódnak.
Egy ilyen rendszerben egy üzenet nem csak egy üzenet. Közvetlenül utalhat egy feladatra, behívhat egy dokumentumot, automatizálást indíthat el, vagy a valódi munka kezdetévé válhat. Senkinek nem kell időt pazarolnia linkek másolásával az eszközök között, vagy ugyanazon kontextus öt különböző alkalommal történő megismétlésével.
A ClickUp kontextusfüggő mesterséges intelligenciájával, a ClickUp Brain-nel kiegészítve a munkaterület már nem csupán a kommunikáció tárolásának helye. Itt a mesterséges intelligencia valóban megérti, összefoglalja és segít a csapatnak gyorsabban reagálni.
Ez a különbség egy egyszerű csevegőalkalmazás és egy olyan alkalmazás között, amelynek célja a kommunikációs zavarok gyökeres megszüntetése.
A helyes megoldás: kezdje a munkaterület felépítésével, ne a csevegőcsatornákkal
A munkaterület felépítése egyben a ClickUp-élmény kezdete és vége is.
A munkaterület felépítése egyben a ClickUp-élmény kezdete és vége is.
Az alapelvem egyszerű: a munkaterület felépítése határozza meg a csevegési stratégiát.
Ha még nem vagy ClickUp-haladó felhasználó, itt van a legegyszerűbb módja annak, hogy megértsd a ClickUp felépítését (vagy projekt hierarchiáját ):
- A Space olyan, mint egy osztály vagy főbb funkció (marketing, szállítás, termék, ügyfélmunka).
- A mappa olyan, mint egy program vagy munkafolyamat az adott térben (kampányok, sprintek, bevezetés).
- A Lista az a hely, ahol a tényleges munkát szervezik (Backlog, Kérések, Feladatok, Hibák).
A legtöbb csapat pont ellenkezőleg jár el. Először a csevegéssel kezdenek. Hosszú listát készítenek a csatornákról, mint például #bejelentések, #hibák, #véletlenszerű, #ügyfél-kérések… és csak később próbálják összekapcsolni ezeket a beszélgetéseket a munkával.
Így kezdődik a kommunikációs zavar.
Párosítsa a ClickUp beépített projekt hierarchiáját a Chat funkcióval
A ClickUp-ban a Hierarchy és a ClickUp Chat egy oldalsávban található.
Minden tér, mappa és lista rendelkezhet saját dedikált csevegőcsatornával.
Alapértelmezés szerint „szunnyadó” állapotban van – ott van, amikor szükség van rá. De abban a pillanatban, amikor rákattintasz az Add channel (Csatorna hozzáadása) gombra, az adott helyszínre egy konkrét, a valódi munkához kapcsolódó beszélgetési stream kerül.
Miért fontos ez?
- A csatornák automatikusan öröklik a megosztási és engedélyezési beállításokatHa valaki nem rendelkezik hozzáféréssel a munkához, nem látja a csatornát. Nincs szükség külön meghívókra. Nincs szükség manuális ellenőrzésre.
- A megfelelő emberek a megfelelő frissítéseket kapják megKövesse azt a teret/mappát/listát, amelyben ténylegesen dolgozik, és a csatorna tagsága természetesen megegyezik azokkal az emberekkel, akik cselekedhetnek.
- A csevegés végre tükrözi a munka struktúrájátA kommunikáció a munkaterület részévé válik, nem pedig egy párhuzamos univerzum, ahol a döntéseket meghozzák, majd elfelejtik.
Ha a munka jellegéhez igazodó csevegést építesz ki, a csapatok kevesebb időt töltenek az üzenetek rendezésével, és több időt fordíthatnak a projektek előrehaladására.
A fontos helyszíneket koncentrált csatornákká alakítsa
A webináriumon ezt a munkaterületünk Digitális termékek részlegén mutattuk be – ez alapvetően az a hely, ahol a csapatunk a ClickUp sablonokat készíti és karbantartja.
Normális esetben a csapatok ezt úgy oldanák meg, hogy létrehoznának egy széles körű #product-announcements csatornát a Slackben (vagy bármely más általuk használt csevegőeszközben). A probléma az, hogy a csatorna távol van a tényleges munkától. Ez egy újabb frissítési áramlat lesz, amelyet az emberek átfutnak, elmulasztanak vagy elfelejtenek összekapcsolni a feladatokkal.
Ehelyett valami egyszerűbbet tettünk a ClickUp-on belül:
- Létrehoztunk egy külön Közlemények listát a Digitális termékek területen belül.
- Kattintson a Csatorna hozzáadása gombra a listán, hogy azonnal létrehozzon egy ahhoz kapcsolódó csevegőcsatornát.
- A megfelelő személyeket követőként hozzáadta, így csak az adott munkáért felelős csapat láthatja azt.
Most már minden digitális termékeinkkel kapcsolatos bejelentés azon a helyen jelenik meg, ahol a termékek fejlesztése is zajlik.
A csatorna tagságát azokhoz igazítsa, akik tudnak reagálni az üzenetekre
Mivel a csatornák helyhez kötöttek, a csatornát láthatók és követhetik azok a személyek, akiket a munkaterület megosztási beállításai már előre meghatároznak. Ezt arra használjuk, hogy a kommunikáció célzott és könnyen megtalálható legyen:
- Bárki, aki hozzáfér a térhez, mappához vagy listához, követheti a csatornát.
- Miután követőként hozzáadták őket, minden frissítést láthatnak anélkül, hogy külön, csak meghívóval elérhető Slack-csatornára lenne szükségük.
- Az új csapattagok azonnal megismerhetik a korábbi eseményeket, ha böngészik a csatornát, amely az általuk éppen elérhetővé vált helyhez kapcsolódik.
💡 Profi tipp: Amikor új emberek csatlakoznak egy csatornához, ne kényszerítsd őket arra, hogy heteknyi üzenetet görgessenek végig, hogy összerakják a dolgokat. Használd a ClickUp Chat AI CatchUp funkcióját, hogy azonnal összefoglald, amit kihagytak – fontos döntéseket, aktuális prioritásokat és nyitott témákat –, így gyorsan megismerhetik a kontextust, és elkezdhetnek hozzájárulni a munkához anélkül, hogy a csapatot pingelnék egy összefoglalásért.
Hogyan tarthatjuk a beszélgetéseket a munkához kapcsolva a ClickUp feladatkapcsolatok segítségével
A feladatok közötti kapcsolatokra támaszkodunk, hogy a csevegés mindig kapcsolódjon a munkához, amiről szó van.
Ha még nem ismeri a ClickUp-ot, íme egy egyszerű magyarázat: a feladatkapcsolat csak egy módszer két feladat összekapcsolására, hogy a kontextus összekapcsolva maradjon. Ahelyett, hogy a beszélgetés elszigetelten zajlana egy csevegőeszközben, a ClickUp lehetővé teszi, hogy a beszélgetést összekapcsolja az azzal kapcsolatos feladattal, így az üzenet nem vész el, amikor a szál elcsendesedik.
A webináriumban láthatjátok, ahogy belépek egy alfa verziójú munkaterületre, ahol a csapatom fejlett sablonokat állít össze a közelgő piactérünkhöz – mindent, az agilis Scrum környezettől a roadmapokkal és ceremóniákkal, a belső jegyrendszerekig és támogatási központokig.
Amikor egy csapattag videót készít egy sablonról (például egy részletes bevezető útmutatót egy agilis Scrum projekt sablonhoz), mi:
- Ossza meg a videófrissítést a megfelelő csevegőcsatornán!
- Használja a Kapcsolatok funkciót, hogy azt az üzenetet közvetlenül egy adott feladathoz (például a Kezdő útmutató feladathoz) kapcsolja.
- Hagyja, hogy a ClickUp összevonja ezeket az üzeneteket a feladat tevékenységi áramlásába.
Ez azt jelenti, hogy bárki, aki később megnyitja a feladatot, a következőket látja:
- A feladat részletei és mezők
- Kapcsolódó üzenetek és videófrissítések egy helyen
- Világos feljegyzés arról, hogy miről beszéltek, mi változott és miért.
Ez az egyik legegyszerűbb módszer a kommunikáció szétszóródásának hosszú távú csökkentésére. A csevegést eldobható beszélgetésből tartós kontextussá alakítja, amely a munkával együtt él.
📮ClickUp Insight: Az emberek 75%-a szerint a reggeli csevegés megnyitása segít belekezdeni a munkanapba. A többiek második munkának tartják!
A paradoxon? A csevegés produktívnak tűnik, amíg rá nem jössz, hogy a napod felét görgetéssel, kereséssel vagy hosszú, összefüggéstelen szálak újraolvasásával töltöd.
A csevegést túl gyorssá tettük a kontextushoz képest, és túl fragmentáltá a világos nyomon követéshez. A ClickUp Chat visszahozza a fókuszt. A beszélgetéseket a valódi munkához köti, ahol egy üzenet azonnal feladattá, nyomon követéssé vagy döntési ponttá válhat. A ClickUp Brain ezeket is összefoglalja, mert a munkád és a csevegés végre összekapcsolódnak!
Hogyan használhatjuk az automatizálást és a mesterséges intelligenciát, hogy ne kelljen ismételni magunkat a ClickUp Chatben?
⚡️ Íme az egyik legjobb (ha nem is túl becsületes!) profi tippem: hagyja, hogy a ClickUp automatizálási és mesterséges intelligencia funkciói kezeljék az összefoglalást, értesítést és válaszadást, amennyiben ez lehetséges a csevegőcsatornákon. Így a csapata a döntésekre koncentrálhat, nem pedig az információk után kutathat.
Két mintázat emelkedik ki:
AI-alapú dokumentumok említésekből
Kis „AI-csapatokat” vagy szabályokat hozhatunk létre, amelyek figyelik, hogy egy adott AI-dokumentumot megemlítenek-e egy feladatban. Ha ez megtörténik, a ClickUp összefoglaló dokumentumot generál az adott feladathoz, összeállítva a legfontosabb részleteket és az eddigi tevékenységeket.
Ez különösen akkor hasznos, ha egy feladat sok oda-vissza kommunikációt igényel. A frissítések és megjegyzések között való görgetés helyett egy áttekinthető dokumentumot kapsz, amely tartalmazza a lényeges információkat.
Autopilot ügynökök a csatornákban
Bizonyos csatornákon (például a webdev csatornán) engedélyezhetjük az Autopilot Agents funkciót, így amikor üzenet érkezik, az ügynök automatikusan válaszol.
Ez a válasz lehet:
- Fedezze fel, mi történik a kapcsolódó feladatokban
- Gyakori kérdések
- Mutassa meg valakinek a megfelelő dokumentumot vagy a következő lépést
Így az emberek azonnal segítséget kapnak, anélkül, hogy a csapat valamelyik tagjának meg kellene szakítania a munkáját, hogy válaszoljon.
📚 További információ: Ezek a minták összhangban vannak a ClickUp AI-alapú munkamenedzsmentre vonatkozó tágabb elképzelésével, amelyben olyan funkciók, mint a ClickUp Super Agents és a ClickUp Brain segítik a csapatokat a produktívabb munkavégzésben és a gyorsan változó beszélgetések nyomon követésében.
Ha Ön is ezt az irányt fontolgatja, ezek a részletes ismertetők hasznos segítséget nyújthatnak:
Hogyan lehet a ClickUp segítségével megoldani a távoli csapatok kommunikációs problémáit: a napi naplózás rituáléja
Ügynökségünk teljes mértékben távoli munkavégzésre épül, a csapat tagjai több időzónában dolgoznak. Egy ilyen elosztott felépítésben a kommunikáció szétszóródása gyorsan jelentkezik. A folyamatos pingelések és a „itt vagy?” üzenetek számának csökkentése érdekében létrehoztunk egy napi napló rendszert a ClickUp-ban.
Így működik:
- Emberi erőforrások területünkön létrehoztunk egy Napi napló listát a Csapat mappában.
- Minden csapattagnak van egy saját feladata, amelynek frissítéséért felelős.
- Ez a feladat olyan egyéni állapotokat tartalmaz, mint Online, Mély munkavégzés, Utazás, Szabadság és Szünet.
- Az automatizálások figyelik az állapotváltozásokat, és üzenetet küldenek egy erre a célra létrehozott Napi napló chat csatornára.
Ha tehát a státuszomat harminc percre szünetre állítom, az automatizálás egy barátságos frissítést tesz közzé a Napi napló csatornán a feladat nevével, státuszával és időtartamával – lényegében azt mondva: „Most szüneten vagyok, kérlek, ne zavarj.”
📌 Az eredmény: a csapat minden tagja azonnal láthatja, ki érhető el gyors hívásokra, ki dolgozik, és ki nincs online – anélkül, hogy véletlenszerű csatornákat árasztanának el állapotfrissítésekkel.
Miért működik ez olyan jól a távoli csapatok esetében?
Ez a modell olyan távoli csapatoknak, mint a miénk, könnyű módszert kínál a következőkre:
- Tiszteljük egymás koncentrációs idejét és személyes határait
- Ne kelljen találgatni, hogy valaki ráér-e telefonálni
- Tartsa a státuszfrissítéseket egy előre látható helyen, a szétszórt DM-ek helyett.
Ezeket az állapotokat más csatornákon történő nyomon követés ütemezésénél is használjuk. Ha valaki szüneten van vagy nincs az irodában, akkor üzenetet ütemezhetünk arra az időpontra, amikor visszatér. Ezáltal a kommunikáció lényegre törő marad, és nem válik állandóvá.
A szétszórt üzenetekről a célzott belső kommunikációs rendszerre: másolja ezt a ClickUp Chat beállítást
A ClickUp Chat-hez való hozzáállásunk nem annyira egy „újabb üzenetküldő eszköz” megszerzéséről szól, hanem inkább egy célzott kommunikációs rendszer kiépítéséről, amely tükrözi munkánk felépítését. És ezt Ön is lemásolhatja!
- Először tervezzen meg egy világos munkaterület-architektúrát
- A legfontosabb helyszíneket koncentrált csatornákká alakítsa
- Használjon napi napló listát a távoli jelenléthez
- Kapcsolja össze a legfontosabb üzeneteket a feladatokkal a Kapcsolatok funkció segítségével.
- Ismétlődő kérdéseket AI-támogatott wiki munkafolyamatokká alakít.
Ez a rendszer segített nekünk átállni a Slack-stílusú szétszórt kommunikációtól a ClickUp által biztosított egyértelműségre.
De ne aggódjon, nem kell minden mintát egyszerre átvennie. Kezdje azzal, hogy felteszi a következő kérdést:
- Hol van már szilárd hierarchia (tér, mappa, lista), amely megérdemel egy saját csatornát?
- Hogyan segíthet a napi napló lista a távoli csapatunknak a koncentrációs idő és a rendelkezésre állás tiszteletben tartásában?
- Melyik nagy forgalmú csatornáknak lenne hasznos a feladatkapcsolatok vagy az autopilot ügynökök, hogy ne kelljen folyamatosan ismételni magunkat?
Ezután folytassa onnan.
Kezdje egy ingyenes ClickUp-fiókkal, és kezdjen el építkezni!
Christopher az Upficient alapítója, egy független ClickUp-megoldások szolgáltatója, amely hatékony ClickUp-megoldásokkal szolgálja ki a világszerte működő kis- és nagyvállalatokat. Emellett rendelkeznek egy ClickUp-sablonok piacával is, amely az OKR és EOS operációs rendszerektől az agilis projektkörnyezetekig és a belső támogatási központokig terjed, és amely a Business Plus és Enterprise felhasználóknak szól.